GUIA RÁPIDO PARA CONCLUSÃO DE RELATÓRIOS FINAIS DE PROJETOS

Transcrição

1 Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento Coordenadoria de Gestão da Informação GUIA RÁPIDO PARA CONCLUSÃO DE RELATÓRIOS FINAIS DE PROJETOS Pág. 1/16

2 3 condições são necessárias: 1) Campos de textos preenchidos; 2) Resultados relatados e validados; 3) Atividades do projeto relatadas. Passos gerais para relato dos resultados: 1) Responsáveis por atividades relatam as atividades, concluindo ou cancelando (com validação pelos CTIs); 2) Líder ou resp. por PA e Atividades: Relata as formas de entregas, inserindo os objetos; 3) Líder submete os objetos para avaliação pelos CTIs; 4) CTI: Avalia os objetos relatados; 5) Líder: Inclui Resumo de Alcance. O relatório final dos projetos, principalmente a informação dos resultados alcançados, é a forma mais correta da Empresa obter informações sobre sua produção. Valorize seu trabalho! Pág. 2/16

3 1) Relatar formas de entregas: (Um parêntese muito importante!) Instruções para o título e descrição dos resultados: A descrição e o título do resultado são muito importantes, pois são esses dois dados que serão consultados quando a Empresa precisar obter informações sobre sua produção. Por isso, devem fornecer informações claras sobre o produto/processo que se pretende alcançar, sua finalidade e benefícios. Por exemplo, se a categoria do resultado é Prática/processo agroindustrial, que é definido como conjuntos encadeados de operações utilizadas em nível comercial ou industrial na agroindústria, deve-se, na descrição e título, indicar qual é essa prática, sua aplicabilidade e potenciais benefícios. Evitar descrições genéricas que impossibilitem a avaliação correta do valor do resultado para a Empresa. Sugere-se primeiro elaborar a descrição, fazendo do título um resumo dessa descrição. Instruções para o título e descrição dos objetos: Da mesma forma, a correta identificação dos objetos que comprovam as entregas devem ser bem claras e indicadoras do conteúdo do objeto, de modo a permitir uma avaliação correta pelas instâncias que irão utilizar essa informação, como o CTI e o DPD. Evitar repetir no título e descrição, a categoria do objeto. É muito comum, por exemplo, ao relatar cursos de capacitação, colocarem na identificação Curso de capacitação, sem especificar o objetivo e conteúdo do curso. Pág. 3/16

4 1) Relatar formas de entregas: Use Incluir Novos Resultados se desejar incluir resultados inicialmente não previstos. Use Editar Resultado para abrir os detalhes do resultados e, se desejar, acrescentar novas formas de entregas não previstas inicialmente. Clique em Inserir Objeto para abrir a tela de inclusão do objeto (ver detalhes na próxima página). A forma de entrega padrão de cada resultado vem realçada em vermelho. Essas formas de entrega devem obrigatoriamente ser marcadas e relatadas. Somente os objetos da forma de entrega padrão necessitarão de validação pelo CTI. As demais são de validação opcional. Alguns resultados possuem 2 formas de entrega padrão. Para esses não é obrigatório marcar ambas, mas apenas uma delas. Os resultados podem e devem ser relatados durante todo o período de execução do projeto, à medida que vão sendo alcançados. Isso pode ser feito pelo líder, responsáveis por planos de ação e atividades. Mas somente o líder pode concluir o relato (ver pág. 5) disponibilizando para avaliação pelo CTI. Pág. 4/16

5 1) Relatar formas de entregas: Selecione o tipo de objeto que deseja relatar. As opções variam conforme a forma de entrega. Forneça um título para o objeto, o qual deve ser um resumo do que consta no campo Descrição, logo abaixo. Forneça uma descrição para o objeto. Depende do tipo do objeto, mas deve-se fornecer um texto que descreva correta e resumidamente o objeto, de modo a facilitar o entendimento de quem vai consultar essa informação no futuro, nas instâncias de Gestão da Empresa. Forneça a data de obtenção, que deve ser dentro do período de execução do projeto. Indique uma ou mais das atividades do projeto que deram origem ao objeto. Role a tela para ver mais informações. Clique em Incluir Participante, para informar as pessoas que participaram na obtenção do objeto. Após fornecer todas as informações, clique em Confirmar. Observe atentamente caso sejam apresentadas mensagens de erro em texto vermelho na parte superior da tela. Pág. 5/16

6 1) Relatar formas de entregas: A qualquer momento após inclusão objetos, o líder pode concluir o relato de cada resultado individualmente, para que os objetos deste se tornem disponíveis para avaliação pelo CTI (ver próxima página). Não é preciso relatar todos os objetos de uma vez, pode-se ir disponibilizando aos poucos. Por exemplo, se para uma forma de entrega estão previstos 10 objetos, o líder pode relatar apenas 5 e já disponibilizar ao CTI, clicando em Enviar objetos deste resultados para o CTI/CTS. Posteriormente, pode inserir novos relatos e concluir novamente para enviar ao CTI. Alguns resultados possuem 2 formas de entrega padrão. Para esses, não é obrigatório relatar comprovantes para ambas, mas apenas de uma delas, por escolha do usuário. Pág. 6/16

7 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: O CTI deve validar obrigatoriamente apenas os objetos da forma de entrega padrão. Os demais são de validação opcional. Pág. 7/16

8 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: O líder pode consultar a avaliação do CTI. Números na cor vermelha indicam a existência de objeto(s) reprovado(s). Clicando em Editar/Ver na coluna Qtde Alcançada, pode-se acessar a lista de objetos com o resultado da avaliação (ver na próxima página). Pág. 8/16

9 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: Quando um objeto for reprovado pelo CTI, o status do relato funciona como um link que permite ver a justificativa da reprovação. Quando um objeto é reprovado, o líder tem as opções de excluir esse relato ou de alterar, para corrigir a falha e submeter novamente para avaliação. Nesse caso, por exemplo, o CTI reprovou porque não foi encontrado no SIEVE o registro do evento e não foram preenchidos os participantes da obtenção do objeto. Pág. 9/16

10 3) Inclusão de Resumo de Alcance: Após a avaliação pelo CTI dos objetos relatados e para concluir o relatório final, o líder deve inserir um Resumo de Alcance do Resultado. Veja nos próximo slide como fazer isso. O status de Aguardando comprovante pode ser usado quando no momento da conclusão do relatório final, o líder está aguardando a produção ou aprovação de um comprovante, tal como uma publicação em revista científica. Pode-se colocar esse status, portanto, mesmo que não tenha sido incluído nenhum objeto ainda. Condições para dar um status para o resultado: 1) A forma de entrega padrão deve estar prevista; 2) Deve haver pelo menos 1 objeto da forma de entrega padrão relatado e validado pelo CTI; 3) Com as condições acima NÃO atendidas, só é possível colocar para o resultado os status de Não alcançado, Substituído (se for do tipo original) ou Aguardando comprovante ; 4) Com as condições acima atendidas é possível colocar para o resultado os status Alcançado totalmente ou Alcançado parcialmente. A decisão por um ou outro está a cargo do líder em conjunto com o CTI. Não se trata de considerar a quantidade alcançada, o sistema não verificará isso. É uma decisão qualitativa. Pág. 10/16

11 3) Inclusão de Resumo de Alcance: Após a avaliação pelo CTI dos objetos relatados e para concluir o relatório final, o líder deve inserir um Resumo de Alcance do Resultado. Previsto = significa que o resultado ainda está sendo produzido e não há, no momento, condições do líder dizer se ele será alcançado totalmente, parcialmente ou não alcançado. Um resultado do tipo Original (oriundo da elaboração do projeto) pode ser colocado como Substituído, indicando-se outro que o substitui. O status de Aguardando comprovante pode ser usado quando no momento da conclusão do relatório final, o líder está aguardando a produção ou aprovação de um comprovante, tal como uma publicação em revista científica. Sabe-se que na pesquisa nem sempre as coisas saem como planejado. Por isso, é facultado ao líder colocar um resultado como não alcançado ou alcançado parcialmente ao concluir o relatório final. Mas este pode ser o relato do momento de conclusão do relatório final. Se depois disso o objeto comprovante for obtido, pode-se pedir para reabrir o relatório final e mudar o status do resultado. O líder deve selecionar um dos status, de acordo com o ocorrido. Caso o resultado tenha sido alcançado total ou parcialmente, é necessário fornecer uma descrição resumida do resultado, de modo a permitir fácil entendimento por terceiros em futuras buscas. Somente em caso de o status ser Não alcançado, é que se deve fornecer uma justificativa para o não alcance. Pág. 11/16

12 4) Dúvida frequente: O que pode ou não pode ser alterado nos resultados? a) Resultado Original (inserido desde a elaboração do projeto): Pode-se alterar apenas o status final, o ano de previsão de alcance e incluir formas de entrega inicialmente não previstas. Não podem ser desmarcadas formas de entrega originais; b) Resultado Inserido (acrescentado durante a execução do projeto): Pode ser alterado totalmente e até excluído. Se houver objetos relatados, não pode ser alterado o tipo de resultado; c) Resultado Original ou Inserido associado ao Integro (para o qual aparece a palavra Integro ): Não podem ser excluídos. Se for Inserido, pode ser editado quanto ao título, descrição e formas de entrega. Não pode ser alterado o ano de previsão de alcance; d) Nenhum resultado pode ser alterado ou excluído se o relatório final estiver no status de Concluído. Observação: O sistema apresenta mensagens de alerta quando se tenta uma alteração indevida. Deve-se ler atentamente a mensagens antes de concluir que há erro no sistema. Pág. 12/16

13 5) Dúvida frequente: Como fazer no caso de publicações (ou outros objetos) que ainda não estão prontas no momento de concluir o relatório final? - para concluir o relatório final indicar o status 'Aguardando comprovante no resumo do alcance do resultado. No texto que acompanha esse status, colocar a justificativas para o atraso na obtenção do comprovante; - Será possibilitado ao líder alterar esse relato posteriormente, a qualquer momento quando o objeto for alcançado. Assim, por exemplo, ao receber a resposta da publicação de um artigo científico que comprova o resultado, basta que o líder solicite a reabertura do relatório final e atualize os status do resultado. O link Reabrir aparece na tabela com a lista de relatórios do projeto, quando o relatório final está com o status de concluído. - Esses novos relatos de objetos serão também submetidos para validação pelo CTI e Gestor de Macroprograma. Pág. 13/16

14 6) Consulta ao status das atividades - O status das atividades podem ser consultado na aba Acompanhamento Atividades ; - Para concluir o relatório final Para projetos iniciados a partir de 01/01/2013, todas as atividades deverão estar com status de Executada ou Execução cancelada. - Como o cancelamento ou conclusão de atividades tem que ser validado pelos CTIs, o líder deve solicitar antecipadamente o relato dos responsáveis, antes de iniciar o preenchimento do relatório final. Para projetos iniciados a partir de 01/01/2013, somente será possível concluir o relatório final após todas as atividades estarem nos status de Executada ou Execução cancelada. O número funciona como um link para ver a lista das atividades naquele status. Pág. 14/16

15 7) Conversão de resultados no formato antigo: Para os projetos que entraram em execução com resultados no formato antigo, estes devem ser relatados no formato novo. Para isso, é facultado ao líder convertê-los para o formato novo ou inserir outros resultados que os substituem. Não é obrigatório que todos sejam convertidos., essa funcionalidade é apenas uma sugestão do sistema e essa sugestão não precisa ser obrigatoriamente acatada na conversão, o líder pode alterar a sugestão de conversão dada pelo sistema Os resultados antigos que não são conversíveis (marcados com 2 asteriscos), por serem formas de entrega e não resultados, podem ser adicionados como formas de entrega dos resultados convertidos ou de outros adicionados para esse fim (ler instruções no texto abaixo da tabela. Caberá ao CTI e Gestores de MP julgarem a adequabilidade das conversões, isso não é controlado pelo sistema. Pág. 15/16

16 Observação Importante: O sistema apresenta mensagens de alerta quando se tentam alterações indevidas. Devese ler atentamente a mensagens antes de concluir que há erro no sistema. Pág. 16/16