GUIA RÁPIDO PARA CONCLUSÃO DE RELATÓRIOS FINAIS DE PROJETOS

Transcrição

1 Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento Coordenadoria de Gestão da Informação GUIA RÁPIDO PARA CONCLUSÃO DE RELATÓRIOS FINAIS DE PROJETOS Pág. 1/12

2 3 condições são necessárias: 1) Campos de textos preenchidos; 2) Resultados relatados e validados; 3) Atividades do projeto relatadas. Passos gerais para relato dos resultados: 1) Responsáveis por atividades relatam, concluindo ou cancelando (com validação pelos CTIs) 2) Líder: Relata formas de entregas, inserindo os objetos; 3) CTI: Avalia os objetos relatados; 4) Líder: Inclui Resumo de Alcance. O relatório final dos projetos, principalmente a informação dos resultados alcançados, é a forma mais correta da Empresa obter informações sobre sua produção. Valorize seu trabalho! Pág. 2/12

3 1) Relatar formas de entregas: (Um parêntese muito importante!) Instruções para o título e descrição dos resultados: A descrição e o título do resultado são muito importantes, pois são esses dois dados que serão consultados quando a Empresa precisar obter informações sobre sua produção. Por isso, devem fornecer informações claras sobre o produto/processo que se pretende alcançar, sua finalidade e benefícios. Por exemplo, se a categoria do resultado é Prática/processo agroindustrial, que é definido como conjuntos encadeados de operações utilizadas em nível comercial ou industrial na agroindústria, deve-se, na descrição e título, indicar qual é essa prática, sua aplicabilidade e potenciais benefícios. Evitar descrições genéricas que impossibilitem a avaliação correta do valor do resultado para a Empresa. Sugere-se primeiro elaborar a descrição, fazendo do título um resumo dessa descrição. Instruções para o título e descrição dos objetos: Da mesma forma, a correta identificação dos objetos que comprovam as entregas devem ser bem claras e indicadoras do conteúdo do objeto, de modo a permitir uma avaliação correta pelas instâncias que irão utilizar essa informação, como o CTI e o DPD. Evitar repetir no título e descrição, a categoria do objeto. É muito comum, por exemplo, ao relatar cursos de capacitação, colocarem na identificação Curso de capacitação, sem especificar o objetivo e conteúdo do curso. Pág. 3/12

4 1) Relatar formas de entregas: Use Incluir Novos Resultados se desejar incluir resultados inicialmente não previstos. Use Editar Resultado para abrir os detalhes do resultados e, se desejar, acrescentar novas formas de entregas não previstas inicialmente. Clique em Inserir Objeto para abrir a tela de inclusão do objeto (ver detalhes na próxima página). A forma de entrega padrão de cada resultado vem realçada em vermelho. Essas formas de entrega devem obrigatoriamente ser marcadas e relatadas. Somente os objetos da forma de entrega padrão necessitarão de validação pelo CTI. As demais são de validação opcional Os resultados podem ser relatados durante todo o período de execução do projeto, à medida que vão sendo alcançados. Isso pode ser feito pelo líder, responsáveis por planos de ação e atividades. Mas somente o líder pode concluir o relato (ver pág. 5) disponibilizando para avaliação pelo CTI. Pág. 4/12

5 1) Relatar formas de entregas: Selecione o tipo de objeto que deseja relatar. As opções variam conforme a forma de entrega. Forneça um título para o objeto, o qual deve ser um resumo do que consta no campo Descrição, logo abaixo. Forneça uma descrição para o objeto. Depende do tipo do objeto, mas deve-se fornecer um texto que descreva correta e resumidamente o objeto, de modo a facilitar o entendimento de quem vai consultar essa informação no futuro, nas instâncias de Gestão da Empresa. Forneça a data de obtenção, que deve ser dentro do período de execução do projeto. Indique uma ou mais das atividades do projeto que deram origem ao objeto. Role a tela para ver mais informações. Clique em Incluir Participante, para informar as pessoas que participaram na obtenção do objeto. Após fornecer todas as informações, clique em Confirmar. Observe atentamente caso sejam apresentadas mensagens de erro em texto vermelho na parte superior da tela. Pág. 5/12

6 1) Relatar formas de entregas: A qualquer momento após inclusão objetos, o líder pode concluir o relato (não o relatório), para que os objetos se tornem disponíveis para avaliação pelo CTI (ver próxima página). Não é preciso relatar todos os objetos para concluir, pode-se ir disponibilizando aos poucos. Por exemplo, se para uma forma de entrega estão previstos 10 objetos, o líder pode relatar apenas 5 e já disponibilizar ao CTI, clicando em Concluir Relato. Posteriormente, pode inserir novos relatos e concluir novamente para enviar ao CTI. Pág. 6/12

7 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: O CTI deve validar obrigatoriamente apenas os objetos da forma de entrega padrão. Os demais são de validação opcional. Pág. 7/12

8 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: O líder pode consultar a avaliação do CTI. Números na cor vermelha indicam a existência de objeto(s) reprovado(s). Clicando em Editar/Ver na coluna Qtde Alcançada, pode-se acessar a lista de objetos com o resultado da avaliação (ver na próxima página). Pág. 8/12

9 2) Avaliação pelo CTI dos objetos relatados: Quando um objeto for reprovado pelo CTI, o status do relato funciona como um link que permite ver a justificativa da reprovação. Quando um objeto é reprovado, o líder tem as opções de excluir esse relato ou de alterar, para corrigir a falha e submeter novamente para avaliação. Nesse caso, por exemplo, o CTI reprovou porque não foi encontrado no SIEVE o registro do evento e não foram preenchidos os participantes da obtenção do objeto. Pág. 9/12

10 3) Inclusão de Resumo de Alcance: Após a avaliação pelo CTI dos objetos relatados e para concluir o relatório final, o líder deve inserir um Resumo de Alcance do Resultado. 'Em elaboração = significa que o resultado ainda está sendo elaborado, está sendo produzido, e não há, naquele momento, condições do líder dizer se ele será alcançado totalmente, parcialmente ou não alcançado; Totalmente alcançado = significa que todos os objetos das formas de entrega foram alcançados, ou seja, o número da coluna quantidade alcançada deverá ser igual (ou maior) do que o da quantidade prevista; Alcançado parcialmente ou Não alcançado = permitirá concluir o relatório sem relatar todos os objetos prometidos. Sabe-se que na pesquisa nem sempre as coisas saem como planejado. Por isso, é facultado ao líder colocar um resultado como não alcançado ou alcançado parcialmente ao concluir o relatório final. Nesse caso, não é obrigatório que todas as formas de entrega prometidas sejam relatadas. Isso somente será obrigatório se o status do alcance do resultado for colocado como Alcançado Totalmente. O sistema controla essas regras e emite avisos, se necessário. O líder deve selecionar um dos 3 status, de acordo com o ocorrido. Caso o resultado tenha sido alcançado total ou parcialmente, é necessário fornecer uma descrição resumida do resultado, de modo a permitir fácil entendimento por terceiros em futuras buscas. Somente em caso de o status ser Não alcançado, é que se deve fornecer uma justificativa para o não alcance. Pág. 10/12

11 4) Dúvida frequente: Como fazer no caso de publicações (ou outros objetos) que ainda não estão prontas no momento de concluir o relatório final? - para concluir o relatório final indicar o status 'Alcançado Parcialmente' ou 'Não alcançado no resumo do alcance do resultado. No texto que acompanha esse status, colocar justificativas para o não alcance ou alcance parcial; - Será possibilitado ao líder efetuar o relato posteriormente, a qualquer momento quando o objeto for alcançado. Assim, por exemplo, ao receber a resposta da publicação de um artigo científico que comprova o resultado, basta que o líder solicite ao CTI a reabertura do relatório e atualize os status do resultado. - Esses novos relatos de objetos serão também submetidos para validação pelo CTI. Somente após validados estarão disponíveis para outros processos/sistemas como o SISGP e Integro. Pág. 11/12

12 5) Consulta ao status das atividades - O status das atividades podem ser consultado na aba Acompanhamento Atividades ; - Para concluir o relatório final Para projetos iniciados a partir de 01/01/2013, todas as atividades deverão estar com status de Executada ou Execução cancelada. - Como o cancelamento ou conclusão de atividades tem que ser validado pelos CTIs, o líder deve solicitar antecipadamente o relato dos responsáveis, antes de iniciar o preenchimento do relatório final. Para projetos iniciados a partir de 01/01/2013, somente será possível concluir o relatório final após todas as atividades estarem nos status de Executada ou Execução cancelada. O número funciona como um link para ver a lista das atividades naquele status. Pág. 11/12

13 6) Conversão de resultados no formato antigo: Para os projetos que entraram em execução com resultados no formato antigo, será exigido, para a conclusão do relatório final, que todos os resultados sejam convertidos para o formato novo. Todos aqueles que forem conversíveis são indicados pelo sistema (ver na figura abaixo) e têm que ser convertidos e relatados, para que se possa concluir o relatório final. Os resultados antigos que não são conversíveis (marcados com 2 asteriscos), por serem formas de entrega e não resultados, devem ser adicionados como formas de entrega dos resultados convertidos ou de outros adicionados para esse fim (ler instruções no texto abaixo da tabela. Pág. 12/12