COMO USAR A CENTRAL DE SUBSÍDIOS

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1 PORTUGUESE (PT) COMO USAR A CENTRAL DE SUBSÍDIOS Na Central você gerencia todos os aspectos relacionados aos subsídios da Fundação Rotária e acessa diversos recursos relacionados ao assunto. Este guia explica como: Navegar na nova plataforma Solicitar Subsídios Globais Autorizar pedidos de Subsídios Globais (presidentes de clube e líderes distritais) Fornecer informações da conta bancária Enviar relatórios de Subsídios Globais Autorizar relatórios de Subsídios Globais Solicitar Subsídios Distritais (líderes distritais) Para mais informações, consulte a página Subsídios. Navegação na Central de Subsídios A página principal dá uma visão geral sobre os subsídios do Rotary e fornece links úteis. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 1

2 Use o campo Buscar subsídios para encontrar todos os Subsídios Globais e Distritais do seu distrito, independentemente de o seu clube estar envolvido ou não. Você também pode procurar subsídios por número, nome ou área de enfoque. Depois de inserir os critérios, clique em Buscar. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 2

3 Em Meus subsídios, você pode visualizar aqueles com os quais está envolvido. Eles estarão agrupados por status. Ao clicar em Minhas ações, você verá todos os subsídios que exigem sua atenção. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 3

4 Solicitação de Subsídios Globais Para iniciar um pedido de Subsídio Global, acesse Solicitar subsídio. Escolha Subsídio Global no menu e clique em Começar. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 4

5 Na Etapa 1, Informações básicas, forneça o nome e o tipo do projeto, e os contatos local e internacional. Clique nos ícones com os pontos de interrogação ao longo do pedido para ver informações importantes. Para passar à etapa seguinte, clique em Salvar e continuar. A ferramenta gerará um número para o seu subsídio. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 5

6 Na Etapa 2, Membros da comissão, adicione os dados de pelo menos dois integrantes da comissão do parceiro local (formada por rotarianos que moram no país em que o projeto será realizado ou onde o bolsista cursará seus estudos) e dois do parceiro internacional. Responda à pergunta sobre conflito de interesses. Depois, clique em Salvar e continuar. Um sinal de visto ( ) aparecerá ao lado de cada etapa concluída. Se precisar editar alguma informação fornecida, clique no lápis à direita. Você também pode Pular uma etapa e voltar mais tarde para completá-la, mas qualquer mudança feita dentro dela não será salva. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 6

7 Se você salvar uma etapa sem fornecer todas as informações solicitadas, uma mensagem aparecerá no topo da página e as seções incompletas ficarão destacadas. A mensagem continuará na página até que todos os campos sejam preenchidos. A qualquer momento você pode Salvar e sair do pedido, criar um arquivo em PDF pelo link Imprimir pedido (PDF) ou Deletar o pedido que ainda estiver na fase rascunho. No final da coluna à direita você encontrará alguns Recursos. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 7

8 Na Etapa 3, forneça um breve Panorama do projeto. Na Etapa 4, você terá que indicar as Áreas de enfoque relacionadas ao seu projeto. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 8

9 Na Etapa 5, indique como você fará a Análise do sucesso do projeto, assinalando pelo menos uma meta para cada área de enfoque relacionada ao projeto e adicionando os critérios de mensurabilidade correspondentes. Na Etapa 6, adicione o Local e data do projeto. No caso de bolsas de estudo e equipes de formação profissional, inclua as datas estimadas da viagem. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 9

10 Na Etapa 7, informe quem são os demais Participantes do projeto, como organizações colaboradoras, candidatos a bolsas de estudo, líderes de equipes de formação profissional, parceiros, voluntários e clubes/distritos. A Etapa 8 é sobre o Orçamento do projeto. Informe a moeda local e taxa de câmbio, relacione os itens do orçamento e faça o upload de qualquer documento de apoio. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 10

11 Descreva as fontes de Financiamento do projeto na Etapa 9. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 11

12 Na Etapa 10, sobre Sustentabilidade, você deverá explicar cada passo do projeto, como ele atende às necessidades comunitárias e o que torna suas atividades sustentáveis. Você também responderá a algumas perguntas sobre a relação do orçamento com a sustentabilidade da iniciativa. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 12

13 Depois de completar as etapas de 1 a 10, você estará pronto para finalizar enviar o pedido. Na Etapa 11, Conferir e bloquear, você deverá se certificar de que as respostas estejam corretas e completas (pode ser útil imprimir o pedido inteiro), e congelar as informações. Com isso, o status passará de rascunho para autorização exigida e só ficará disponível para leitura (não será possível fazer mudanças). Apenas o contato principal pode bloquear o pedido. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 13

14 Na Etapa 12, Autorizações, os contatos principais, líderes de distrito e clube autorizam o pedido. Confira as informações e, depois, clique em Autorizar agora. Assim que todas as partes derem a autorização, o pedido será enviado para a Fundação Rotária. Depois disso, não será possível efetuar mudanças ao conteúdo sem a ajuda dos funcionários. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 14

15 Autorização de pedidos de Subsídios Globais (presidentes de clube e líderes de distrito) Para autorizar um pedido de Subsídio Global, acesse Minhas ações. Em Autorização exigida, você pode usar o campo Buscar para procurar um subsídio por número. Você verá diversos links de autorização, dependendo da sua função (presidente de clube, presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária ou governador). Ao localizar o subsídio para o qual quer dar autorização, clique no link correspondente. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 15

16 Você será levado à etapa 12 do pedido, Autorizações. Leia o acordo jurídico e, depois, clique em Sim, concordo, ou leia as informações da autorização e clique em Autorizar agora. Você pode imprimir uma cópia do acordo para sua referência. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 16

17 Informações da conta bancária do Subsídio Global Depois que um subsídio for aprovado, os contatos primários devem fornecer os dados da conta bancária do projeto para que a Fundação envie os fundos do subsídio. Para tanto, acesse Minhas ações. Na categoria Aprovado, digite o número do subsídio no campo Buscar. Depois de encontrá-lo, clique em Dados bancários. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 17

18 Outras opções aparecerão à medida que você for selecionando suas respostas. Clique em Adicionar para designar dois rotarianos como signatários da conta. Depois de fornecer as informações, clique em Enviar e, depois, em Salvar e sair. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 18

19 Relatórios de Subsídios Globais Para enviar um relatório de Subsídio Global, clique em Meus subsídios. Na categoria Aprovado, clique em Ver subsídios para visualizar todos os subsídios aprovados com os quais você está envolvido. Ou use o campo Buscar para procurar um subsídio pelo número. Depois de localizá-lo, clique em Relatórios. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 19

20 Se as atividades do projeto ainda estiverem em andamento, crie um relatório intermediário. Se o projeto estiver concluído, crie um relatório final. No caso de bolsista ou equipe de formação profissional, uma mensagem será automaticamente enviada ao estudante ou ao líder do grupo para preencher a sua parte do relatório. Se você já tiver começado a redigir um relatório, escolha a opção Abrir para continuar de onde parou. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 20

21 Preencha cada seção do relatório, começando com os Objetivos. Explique qualquer mudança às metas do projeto, assim como o progresso feito até agora. Na aba Participantes, descreva como os rotarianos participaram do projeto e acrescente outros clubes e distritos que tenham ajudado com a iniciativa. Se houver alguma organização colaboradora envolvida, forneça detalhes sobre suas atividades. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 21

22 Se o subsídio envolver uma bolsa de estudo, a aba Relato do bolsista aparecerá. A pessoa em questão deve preencher esta seção. Em Autorização do bolsista, o mesmo precisa atestar que o relatório está completo e que as informações estão corretas, e clicar em Salvar e sair. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 22

23 Se o projeto incluir uma equipe de formação profissional, a opção Relato EFP aparecerá. O líder do grupo deve preencher esta seção. Os membros da equipe e os contatos principais do subsídio não terão acesso. Na aba Autorizações da EFP, o líder da equipe confirmará que o relatório está completo e correto, e clicará em Salvar e sair. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 23

24 Na aba Orçamento, você verá os itens incluídos no pedido. Indique o que já gastou desde a aprovação do subsídio. Você também responderá a perguntas sobre o orçamento, gerenciamento financeiro e desafios. Você precisará fornecer extratos bancários tanto para os relatórios intermediários quanto para os finais. Também é possível fazer o upload de documentos de apoio, como recibos ou registros contábeis. Quando enviar um relatório final, a aba Áreas de enfoque aparecerá no menu. Os critérios selecionados no pedido aparecerão aqui. Clique em Alterar para incluir os resultados correspondentes a cada opção. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 24

25 Quando o relatório (incluindo, se for o caso, as partes do bolsista e da equipe de formação profissional) estiver concluído, clique na aba Autorizações. Um dos dois principais contatos do subsídio deverá confirmar que o documento está pronto para ser autorizado. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 25

26 Autorização de Subsídios Globais Depois que os contatos principais confirmarem que o relatório está completo e o status passar para Autorização exigida, os presidentes dos clubes ou os presidentes das Comissões Distritais da Fundação Rotária dos parceiros locais e internacionais deverão acessar Minhas ações para autorizá-lo. Na seção Aprovado, depois de localizar o subsídio em questão, clique em Autorização exigida e, depois, em Abrir. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 26

27 Leia o relatório e clique na aba Autorizações. Marque a caixinha atestando que as informações estão completas e corretas e, depois, cliquem em Autorizar. Quando o segundo autorizador concluir esta etapa, o status do relatório passará para enviado e os funcionários do Rotary verão que o mesmo está pronto para análise. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 27

28 Solicitação de Subsídio Distrital Para iniciar um pedido de Subsídio Distrital, clique na opção Solicitar subsídio. Somente governadores, presidentes das Comissões da Fundação Rotária e presidentes das Subcomissões de Subsídios podem solicitar Subsídios Distritais. Portanto, apenas eles verão a opção Subsídio Distrital abaixo de Escolha o tipo de subsídio que irá solicitar. Selecione Subsídio Distrital e clique em Começar. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 28

29 Na aba Plano de gastos, clique em Adicionar atividade para começar a detalhar seu plano. Para cada atividade, forneça o número do distrito ou nome do clube e o tipo, descrição, local e custo da atividade. Depois de inseridas as informações, clique em Salvar. Faça o mesmo para cada item do plano de gastos. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 29

30 Na aba Conta bancária, escolha o país onde o banco está localizado. Depois disso, outros campos aparecerão. Forneça todas as informações solicitadas. Utilize a opção Adicionar para designar dois rotarianos do distrito como os signatários da conta bancária. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 30

31 Forneça as informações sobre os signatários da conta bancária. Para achar seus dados, digite o nome dos respectivos clubes e clique em Buscar. Na aba Autorizações, aceite os termos do acordo do subsídio e autorize o pedido. Mensagens em vermelho aparecerão quando houver informações erradas ou campos em branco. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 31

32 Marque a caixinha para autorizar o pedido e, depois, clique na opção Salvar e sair. Após autorizar o pedido, os demais líderes distritais envolvidos com o subsídio receberão uma notificação para também darem a sua autorização. Como usar a Central de Subsídios (março de 2017) 32

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