IDEARE SISTEMA DE GESTÃO DA PROGRAMAÇÃO - SEG

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1 IDEARE SISTEMA DE GESTÃO DA PROGRAMAÇÃO - SEG INSTRUÇÕES PARA LÍDERES DE PROJETOS EM EXECUÇÃO REALIZAREM A DISTRIBUIÇÃO ANUAL DO ORÇAMENTO Objetivo: Instruções passo a passo para entrar e executar as ações relativas à função de líder de projeto em relação à distribuição do orçamento anual dos projetos no novo sistema. 1 O site do IDEARE é melhor visualizado na resolução 1024x768, nos navegadores Mozilla Firefox versão 3.6 (ou superior) ou Internet Explorer versão 8.0 (ou superior). É necessário que a configuração desses navegadores esteja autorizando a exibição de janelas flutuantes ( popup ); 2 Acessar o sistema por meio do endereço Ao acessar esse endereço, pode aparecer uma mensagem de alerta de segurança. O usuário deve escolher a opção Continuar neste site (não recomendado) a cada vez ou adicionar uma exceção para que a mensagem não apareça no futuro. Na tela de acesso, deve-se utilizar para login m+matrícula, se for empregado de unidades descentralizadas ou o login da rede da Sede, se for empregado de unidades centrais. Nesse caso, a senha a ser utilizada é a mesma que se usa nos sistemas SAAD e contracheque. Se for colaborador externo, o login é pf+cpf (letras pf seguidas do número do CPF, sem pontos nem traços) e a senha provisória que foi enviada automaticamente pelo sistema (entrar em contato com suporte.ideare@embrapa.br caso seja necessário repetir a emissão da senha). 3 Para consultar ou realizar a distribuição anual do orçamento acessar o menu Submissões e, dentro desse, selecionar Distribuição orçamentária : O menu Distribuição orçamentária estará disponível para todas as pessoas que fazem parte da submissão, mas somente com a opção de visualizar os dados. Somente o líder da submissão e os responsáveis por planos de ação têm a opção de alterar os dados; Importante: Cada responsável por plano de ação poderá alterar apenas os dados de distribuição do plano de ação pelo qual é responsável e visualizar dos demais planos de ação. O líder da submissão pode alterar a distribuição de todos os planos de ação. Isso foi feito assim para facilitar o trabalho do líder, compartilhando a tarefa da distribuição com os responsáveis por plano de ação. Portanto, se o líder decidir que somente ele irá realizar a distribuição de todos os planos de ação, deve comunicar isso aos responsáveis por planos de ação, solicitando-lhes que não alterem os dados. Somente o líder pode concluir a distribuição, assim, o botão Concluir não aparece para os responsáveis por planos de ação; A primeira tela irá solicitar a informação do ano fiscal que se deseja alterar ou consultar. Digitar o ano com 4 dígitos e clicar no botão Consultar ; Se no ano fornecido houver projeto(s) em execução em que a pessoa seja líder ou responsável por plano de ação, serão apresentados em uma lista com o código e o título do projeto. Selecionar aquele que se deseja consultar ou alterar clicando na operação Distribuir orçamento na terceira coluna dessa lista; Será aberta a tela da distribuição para o projeto selecionado na tela anterior, a qual possui 3 abas: Limite, Custeio e Investimento. A primeira (Limite) informa o total de recursos do

2 projeto e de cada plano de ação a serem distribuídos no ano. A segunda (Custeio) é a tela onde o líder (ou os responsáveis por plano de ação) faz a distribuição dos recursos pelas atividades (Figura 1). São informados pelo sistema os recursos planejados na elaboração da submissão para cada plano de ação, mas o líder tem a opção de distribuir o total anual de forma diferente do planejado, ou seja, os recursos de um plano de ação podem ser distribuídos em outro, desde que o limite anual não seja ultrapassado; Figura 1: Recorte da tela de distribuição orçamentária Na aba Custeio (Figura 2), para distribuir os recursos de uma atividade, deve-se clicar na operação Alterar. Se a distribuição estiver com status de concluída, ou o usuário não for o líder da submissão nem responsável por plano de ação, a operação disponível será apenas Visualizar e permitirá ver como os recursos foram distribuídos, mas sem conseguir modificar; Importante: A operação Alterar não estará disponível para as atividades que estejam com o status de acompanhamento igual a Não informado, Concluída ou Cancelada. Essas atividades estarão destacadas na cor laranja (ver exemplo na Figura 2). O status da atividade pode ser alterado pelo responsável por ela no menu Acompanhamento de Atividades >> Pelo Responsável, no SISGP; Ao clicar na operação Alterar de uma atividade, será aberta a tela onde se distribui os recursos de custeio em cada mês do ano. Nessa tela, deve ser indicada a unidade da Embrapa para a qual os recursos daquela atividade serão enviados; Para agilizar o trabalho de distribuição, existe a opção de distribuir os recursos por quadrimestre (Figura 3). Nesse caso, o valor assinalado para o quadrimestre será dividido automaticamente pelo sistema igualmente entre os meses do quadrimestre;

3 Figura 2: Exemplo de tela mostrando a aba Custeio

4 Figura 3: Janela suspensa onde se faz a distribuição dos recursos Na aba Investimento, a distribuição dos recursos de investimento se diferencia da distribuição de custeio porque aqui nesse caso, o líder é requisitado a indicar todos os itens que serão adquiridos, a Unidade de destino do recurso alocado para cada item e o mês em que ele deverá ser liberado. Caso durante a elaboração do orçamento da submissão esses itens já tenham sido listados (orçamento feito com a opção de memória de cálculo), serão apresentados pelo sistema (Figura 4). Para tal, clicar na operação Detalhar existente na frente de cada item. Na tela que será aberta, clicar em Alterar, na frente de cada item, para indicar a Unidade e o mês. Caso os itens não tenham sido inseridos na época da elaboração da submissão, nesse momento o líder deverá inserir cada item a ser adquirido (botão Incluir itens );

5 Figura 4: Telas de detalhamento da distribuição de recursos de investimento O botão Concluir a distribuição estará disponível apenas se o status da distribuição for em andamento E se o usuário for o líder da submissão. Portanto, somente o líder poderá concluir a distribuição, não os responsáveis por planos de ação. Ao solicitar a conclusão, o líder será alertado caso a quantidade de recursos que ele distribuiu for diferente do limite anual e a conclusão não será permitida;

6 Se o líder desejar alterar uma distribuição já concluída, deverá solicitar ao DPD que altere o status da distribuição novamente para em andamento. Nesse caso, ele poderá alterar apenas recursos que ainda não tenham sido encaminhados pelo DAF à Unidade; Após a conclusão da distribuição, os recursos não estarão automaticamente disponíveis para as Unidades. É necessário que o Gestor da Programação, no DPD, analise e autorize ao DAF a descentralização dos recursos. Depois disso, dependerá de o DAF ter os recursos disponíveis para enviar às Unidades. 4 ATENÇÃO (diferença de centavos): É comum acontecer o erro de, ao se tentar concluir a distribuição, o sistema não efetuar a conclusão por apresentar uma diferença de alguns centavos entre o valor do limite anual e do valor a distribuir, embora o líder tenha distribuído corretamente. Essas pequenas diferenças estão ocorrendo quando se faz a distribuição por quadrimestre. Nesse caso, o sistema distribui o valor inserido pelos 4 meses do quadrimestre e, às vezes, essa divisão dá uma dízima periódica que, no arredondamento para duas casas, ocasiona essas diferenças de centavos. Para sanar esse problema, o líder deve entrar em qualquer atividade, alterar a forma de distribuição de quadrimestre para mês e retirar (ou acrescentar) os centavos excessivos/faltantes, dentro de qualquer um dos meses. 5 Em qualquer tela, clique no botão Ajuda na parte superior da tela para ler os tópicos de ajuda referente à tela que estiver aberta. 6 Para informações adicionais sobre a navegação no sistema, contatar: suporte.ideare@embrapa.br Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) do DPD Contato: juarez.tome@embrapa.br / Fone: (61) Equipe de suporte técnico: o Marcelo Campos: marcelo.campos@embrapa.br / (61) o Elizabeth Ferreira: elizabeth.ferreira@embrapa.br/ (61) o Flávio Lima: flavio.lima@embrapa.br / (61) Para informações sobre os Macroprogramas e informações gerenciais (pendências, prazos, etc.): Coordenadoria de Estruturação e Gestão da Programação (CEP) do DPD Contato: dpd.programacao@embrapa.br) / (61) o gestor.mp1@embrapa.br o gestor.mp2@embrapa.br o gestor.mp3@embrapa.br o gestor.mp4@embrapa.br o gestor.mp5@embrapa.br o gestor.mp6@embrapa.br