1. Fazer o login na Plataforma do SISGP:

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1 Atenção: Por ser uma pergunta frequente esclarecemos, antes de mais nada, que o CTI não será requisitado a validar todos os relatos de atividades a cada quadrimestre, mas somente quando o responsável colocar a atividade no status Solicitação de cancelamento ou Solicitação de Conclusão. Assim, a coluna Validação pelo CTI será útil somente quando o responsável pela atividade solicitar o cancelamento ou conclusão da atividade, pois nela será informado se o CTI aceitou ou não a solicitação. 1. Fazer o login na Plataforma do SISGP: Figura 1: Tela de login do SISGP 2. Clicar em Acompanhamento de Atividades ; Figura 2: Posição do meu Acompanhamento de Atividades * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 1 / 6

2 3. Em seguida clicar em PELO LÍDER DO PROJETO/PA. Na tela seguinte aparecerão duas formas de acompanhamento: 1. Acompanha Atividades : nessa forma serão listados os PAs e os Projetos liderados pelo usuário, e; 2. Relatório de Acompanhamento de Atividades : nessa seção estará listado o histórico do acompanhamento pelos Responsáveis de Atividades. Figura 3: Menu de acompanhamento de atividades pelo líder e responsável pelo PA 4. Ao clicar em Acompanha Atividades serão listados todos os projetos (na cor preta) e/ou os planos de ação (na cor azul) sob a liderança/responsabilidade do usuário. Para verificar a situação das atividades contidas em cada Plano de Ação (PA) ou Projeto clique no ícone Acompanha Atividades Figura 4: Seta vermelha mostra onde o líder ou responsável pelo PA devem clicar para ver as atividades do projeto ou PA * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 2 / 6

3 5. Na tela Acompanhamento de Atividades por Situação 1 aparecerão diferentes abas onde é possível verificar o andamento das atividades por situação. O Líder do projeto/responsável por PA poderá enviar um feedback (mensagem) para o Responsável da Atividade, solicitando-o a fazer o acompanhamento ou qualquer outra comunicação que julgar necessária. Para isso, basta clicar no ícone da coluna Inserir Feedback (seta vermelha). Figura 5: Nesta tela, o líder ou responsável por PA podem ver o status de cada atividade, o último relato, o histórico dos relatos e inserir um feedback 6. Na tela Incluir feedback pelo Líder/Responsável, insira um texto solicitando ao responsável que informe a situação da atividade, ou qualquer outro comunicado que julgar necessário. Em seguida, clique em Grava Feedback. O texto inserido será enviado automaticamente para o Responsável da Atividade via mensagem eletrônica ( ). Figura 6: Tela de inserção de feedback pelo líder, responsável pelo PA ou CTI. 1 Nesta tela, o responsável pelo PA ou líder do projeto podem fazer o relato das atividades em substituição a parceiros externos. Para o responsável pelo PA, o nome do parceiro externo (coluna Responsável ) aparece na cor vermelha e funciona como um link que abre a tela de relato. O líder do projeto somente pode fazer o relato de atividades quando o responsável pelo PA também for parceiro externo. Ver também o item d, no final deste documento. * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 3 / 6

4 7. Ao clicar no botão verde Ver Indicadores de Acompanhamento é possível ter uma visão geral da situação das atividades do Projeto/PA. Ao clicar nos números da coluna Contagem é possível acessar as atividades que estão em cada situação. Figura 7: Tela com a tabela de status das atividades do projeto, plano de ação, unidade, pessoa, etc. 8. Atividades Críticas: O responsável pelo PA pode (e deve) marcar uma ou mais das atividades do PA como sendo crítica, ou seja, definida como aquela cuja execução deve ser priorizada em termos de tempo ou uso de recursos pelo fato de suas entregas influenciarem a execução de outras atividades do projeto e, portanto, o alcance dos resultados deste. O objetivo de indicar as atividades críticas é propiciar que o SISGP permita um destaque maior sobre o acompanhamento destas atividades. Assim, o sistema pode mostrar o IEC (Índice de Execução do Cronograma) separadamente para as atividades críticas, permitindo uma gestão específica sobre estas. Quem indica as atividades críticas é o responsável pelo PA. Portanto, a coluna É crítica está disponível para o responsável pelo PA, na tela de acompanhamento de atividades por PA (menu Acompanhamento de atividades >> pelo Líder do Projeto/PA, mostrado na Figura 4). Essa marcação é obrigatória, ou seja, pelo menos uma das atividades de cada plano de ação deve ser marcada como crítica. Caso não exista nenhuma que atenda exatamente à definição acima, marque a mais importante. Figura 8: O responsável pelo PA deve clicar na palavra Não (ou Sim ), ver seta vermelha, para alterar o status de crítica ou não de uma atividade. Para ler a definição de atividade crítica deve clicar no ícone i da coluna (seta azul). * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 4 / 6

5 9. Ao clicar em Relatório de Acompanhamento de Atividades pode-se verificar o status da atividade, a data e horário do último relato do Responsável da Atividade de cada Projeto/PA, bem como o último feedback do líder. Outros esclarecimentos importantes a) A cada início de quadrimestre (01/01, 01/05 e 01/09), o status de todas as atividades são automaticamente alterados para Não informado, exceto das atividades que estiverem como Concluída ou Executada. Isso é feito para que se tenha sempre informações atualizadas. Portanto, em cada quadrimestre, ou 3 vezes no ano, cabe ao responsável pela atividade atualizar o status e inserir informações atualizadas sobre o andamento naquele quadrimestre; b) A tela de distribuição orçamentária do Ideare está integrada com as informações do SISGP. Ao realizar ou alterar a distribuição orçamentária no Ideare, o líder do projeto não poderá alocar recursos em atividades que estejam no status Não informada, Cancelada ou Executada. Portanto, cabe ao líder cobrar da equipe do projeto a atualização constante do relato das atividades; c) Em breve, a tela de relatórios do Ideare também será integrada ao SISGP, de modo que não será permitido ao líder concluir um relatório caso não existam no SISGP relatos das atividades atualizados. No momento em que o DPD autoriza a descentralização dos recursos em cada quadrimestre, os projetos que estiverem com relatórios em atraso não serão autorizados. Por isso, a equipe do projeto deve agir de forma integrada para garantir o recebimento de recursos por todas as UDs participantes; d) Os parceiros externos responsáveis por atividades também podem acessar o SISGP e fazer o relato das atividades. Eles devem usar as mesmas credenciais (login e senha) recebidas quando foram adicionados no Ideare. No entanto, se houver dificuldade em obter o relato desses parceiros externos, os responsáveis por planos de ação poderão obter as informações sobre o * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 5 / 6

6 andamento da atividade e relatar no lugar deles. Para esses usuários com a função de responsável por plano de ação, o nome do parceiro externo funciona como um link que abre a tela de relatos, conforme mostrado na figura abaixo. Para responsável por PA possa fazer o relato em substituição ao responsável externo, ele deve utilizar o botão da coluna Acompanha atividade, na tela acessada pelo menu Acompanhar atividades >> Pelo líder do projeto/pa >> Acompanha atividade. Somente o responsável por planos de ação pode fazer essa ação. O líder do projeto somente pode fazer o relato em substituição a externos quando o responsável pelo plnao de ação também for externo. Portanto, o nome do externo somente funciona como link para o líder se o responsável pelo plan de ação for externo. d e) Por ser uma pergunta frequente, esclarecemos que o CTI não será requisitado a validar todos os relatos de atividades a cada quadrimestre, mas somente quando o responsável colocar a atividade no status Solicitação de cancelamento. Assim, a coluna Validação pelo CT será útil somente quando o responsável pela atividade solicitar o cancelamento da atividade, pois nela será informado se o CTI aceitou ou não a solicitação de cancelamento. * documento elaborado pelo CTI-CNPH, com ajustes do CTI-CTAA e DPD Página 6 / 6