COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE ARQUIVOS DE ORGANIZAÇÕES MILITARES

Transcrição

1 COLETÂNEA DE ORIENTAÇÕES BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE ARQUIVOS DE ORGANIZAÇÕES MILITARES 2013

2 NOTA Solicita-se aos usuários dessa coletânea a apresentação de sugestões que tenham por objetivo aperfeiçoá-la ou que se destinem à supressão de eventuais incorreções. As observações apresentadas devem ser feitas diretamente ao Arquivo Histórico do Exército em sua página eletrônica - Edição 2013 Fl. 2 / 145

3 APRESENTAÇÃO Este trabalho foi elaborado para atender às necessidades básicas dos arquivos das organizações militares do Exército e que, por várias razões, não podem contar com a assistência técnica de profissionais das áreas de história, arquivologia e museologia. Trata-se de uma coletânea de vários artigos e por observações feitas pelo Arquivo Histórico do Exército, AHEx. É importante ressaltar que as informações apresentadas estão focadas na realidade dos arquivos das Organizações Militares do Exército Brasileiro e que os conhecimentos aqui contidos não excluem a necessidade da assistência dos profissionais já mencionados. Por fim, é dever de cada Organização Militar de conservar e manter a memória institucional, operacional e dos integrantes do Exército Brasileiro por meio do recebimento e o correto processamento arquivístico dos acervos escritos, cartográficos e iconográficos. EXÉRCITO BRASILEIRO BRAÇO FORTE! MÃO AMIGA! Edição 2013 Fl. 3 / 145

4 1 CONCEITOS BÁSICOS ÍNDICE 1.1 ACERVO ARQUIVAMENTO ARQUIVO ARQUIVOLOGIA ARRANJO COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx) DESINFECÇÃO DESINFESTAÇÃO DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTO JAQUETA PRAZOS DE GUARDA, FASE CORRENTE, FASE INTERMEDIÁRIA E GUARDA PERMANENTE ORIGINAL PAPEL NEUTRO SUPORTE TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx) TEORIA DAS TRÊS IDADES ARQUIVOS DAS OM 2.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS FINALIDADES DOS ARQUIVOS DAS OM MISSÕES DOS ARQUIVOS DAS OM (CORRENTE E GERAL) ARQUIVOS PREVISTOS NAS OM ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO GERAL ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS OM ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO GERAL Edição 2013 Fl. 4 / 145

5 2.11 CARACTERÍSTICAS DO LOCAL ADEQUADO PARA SE MONTAR UM ARQUIVO GERAL PREPARAÇÃO DO LOCAL ORGANIZAÇÃO DO LOCAL ORGANIZAÇÃO DO ACERVO CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO ACESSO AO ARQUIVO GERAL MEDIDAS COMPLEMENTARES FONTES DE CONSULTA PESSOAL 3.1 PESSOAL NECESSÁRIO PARA ADMINISTRAR UM ARQUIVO DE OM CUIDADOS COM A SELEÇÃO E TREINAMENTO DO PESSOAL DOCUMENTAÇÃO 4.1 CUIDADOS COM A DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTOS SIGILOSOS ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE DURANTE O ANO CORRENTE (ANO A ) ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE COM DOCUMENTOS ELABORADOS NOS ANOS ANTERIORES (ANOS: A-1, A-2, A-3, A-4 E A-5 ) ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO INTERMEDIÁRIO COM DOCUMENTOS ELABORADOS EM A CONSERVAÇÃO 5.1 PAPÉIS ACONDICIONAMENTO MOBILIÁRIO EMBALAGENS PARTES DO LIVRO TÉCNICAS DE MANUSEIO OUTRAS RECOMENDAÇÕES PRESERVAÇÃO CONSERVAÇÃO CONSERVAÇÃO PREVENTIVA RESTAURAÇÃO Edição 2013 Fl. 5 / 145

6 5.12 CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA CONSERVAR OS DOCUMENTOS HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICA DE HIGIENIZAÇÃO MECÂNICA A SECO DE LIVROS E DOCUMENTOS HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DA OM LIMPEZA DE UM DEPÓSITO (ARQUIVO) PLANO DE MANUTENÇÃO PERIÓDICA PROCEDIMENTOS EM CASOS DE DANOS AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL ILUSTRAÇÕES MEDIDAS IMPORTANTES PARA O CONTROLE DE PRAGAS SEGURANÇA 6.1 CONCEITO VISTORIA AMBIENTAL VISTORIA BIOLÓGICA CHECK LIST CONTROLE DE ACESSO E MONITORAMENTO POR CÂMERAS GESTÃO DOCUMENTAL 7.1 GESTÃO DOCUMENTAL FINALIDADE DAS IG (INSTRUÇÕES GERAIS PARA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO) OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx) MISSÃO DA CPADEX ESTRUTURA DAS SCPAD MISSÕES DAS SCPAD DE OM ATRIBUIÇÕES DE UMA SCPAD DE OM TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx) Edição 2013 Fl. 6 / 145

7 8 LEGISLAÇÃO E DIVERSOS 8.1 PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DOS ARQUIVOS LEGISLAÇÕES SOBRE SANÇÕES PASSÍVEIS PELA MÁ ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO DOCUMENTOS SEM VALOR ARQUIVÍSTICO DOCUMENTOS DIGITAIS DIGITALIZAÇÃO X MICROFILMAGEM LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA OM 9.1 AUTO DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO GERAL DA OM GLOSSÁRIO/BIBLIOGRAFIA GLOSSÁRIO...I BIBLIOGRAFIA Edição 2013 Fl. 7 / 145

8 Capítulo 1 CONCEITOS BÁSICOS Edição 2013 Fl. 8 / 145

9 1.1. ACERVO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora ARQUIVAMENTO As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 19 É uma sequência de operações que tem por finalidade a guarda ordenada de documentos textuais, iconográficos, audiovisuais (filmo gráficos e sonoros), micro gráficos, cartográficos, informatizados, etc. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação ARQUIVO O Dicionário Aurélio define como: Conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, manuscritos, cartas e fotografias sobre determinado assunto. &151; Os arquivos existem desde a invenção da escrita, na Antiguidade. Egípcios, assírios, persas, gregos e romanos possuíram arquivos. Na Europa, foi, sobretudo a partir da Idade Média, que se organizaram os grandes arquivos nacionais. Devido ao grande número de documentos acumulados no passado e a produção cada vez maior de novos documentos, foi-se aperfeiçoando a arquivologia, que é o conjunto de técnicas de organização e manipulação de arquivos, os Estados Unidos e a ex-união Soviética, que atualmente possuem os mais completos arquivos nacionais do mundo, somente começaram a organizá-los no princípio deste século (Sec XX). O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. Instalações onde funcionam arquivos. Móvel destinado à guarda de documentos. Edição 2013 Fl. 9 / 145

10 1.4. ARQUIVOLOGIA O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada Arquivística ARRANJO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Resumindo, fisicamente é a forma como o acervo está organizado nas estantes ou armários. Conhecer o arranjo é muito importante, pois isso permite localizar os documentos com facilidade COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx) é o órgão central do sistema destinado à análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos no âmbito de todo o Exército, sendo integrada por Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SCPAD), distribuídas e escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme a estrutura do Exército DESINFECÇÃO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Processo de destruição ou inibição da atividade de microrganismos DESINFESTAÇÃO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos DOCUMENTAÇÃO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Conjunto de documentos. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. Edição 2013 Fl. 10 / 145

11 1.10. DOCUMENTO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato JAQUETA O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem micro formas PRAZOS DE GUARDA, FASE CORRENTE, FASE INTERMEDIÁRIA E GUARDA PERMANENTE As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 10 Para efeito de conceituação, atentar para as seguintes observações e legendas abaixo: I - Prazos de Guarda : refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, nas fases corrente e intermediária, tempo este contado a partir da data de elaboração do documento. Conforme conceituação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o prazo de guarda, na fase intermediária, não inclui o tempo previsto da fase corrente; logo: PRAZOS DE GUARDA PRAZO DA FASE CORRENTE PRAZO DA FASE INTERMEDIÁRIA II Fase Corrente : refere-se ao período em que o documento é frequentemente consultado; III Fase Intermediária : relaciona-se ao período em que o documento tem que cumprir o prazo de guarda previsto e é consultado com menor frequência. IV... Guarda Permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa,... O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos, deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. Edição 2013 Fl. 11 / 145

12 1.13. ORIGINAL As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 12 Por exemplar original entende-se: I - todos aqueles documentos que possuem a assinatura de próprio punho da autoridade signatária e recebidos pelo destinatário; II - os documentos assinados por delegação e recebidos pelo destinatário; III - no caso de documentos circulares, são consideradas originais, todas as primeiras vias recebidas pelos destinatários; e IV - todas as segundas vias de documentos que permanecem com o expedidor. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. Versão final de um documento, já na sua forma apropriada PAPEL NEUTRO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Papel de ph neutro ou ligeiramente alcalino, de degradação mais difícil. Outros tipos de papéis: - papel alcalino: ph acima de 7; e - papel ácido: ph abaixo de 7.Os tipos mais comuns são: papel pardo, papel jornal, papelão e cartolinas em geral. Devem ser utilizados somente papéis neutros ou alcalinos no acondicionamento de documentos. Quando for adquiri-los, verifique com o fornecedor se os escolhidos são do tipo neutro ou alcalino. Existe disponível no mercado uma caneta própria para medir o ph do papel SUPORTE O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Material no qual são registradas as informações. Ex: papel, papel fotográfico, fita VHS, DVD, CD, película de microfilme, etc. Edição 2013 Fl. 12 / 145

13 1.16. TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 9º A Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx) é um instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que determina prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. Nota do AHEx: O Ministério da Defesa expedirá em breve uma Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos específica para todos os órgãos do Ministério. Com isso, provavelmente a TBTEx será revogada TEORIA DAS TRÊS IDADES O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Outros conceitos e definições poderão ser encontrados no Capítulo 8 (8.11. GLOSSÁRIO). Edição 2013 Fl. 13 / 145

14 Capítulo 2 ARQUIVOS DAS OM Edição 2013 Fl. 14 / 145

15 2.1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS Os arquivos de uma organização militar devem, antes de tudo, ser limpos e organizados. A partir desta situação inicial, outras medidas poderão ser adotadas. Nessa fase inicial, os conhecimentos necessários são aqueles inerentes a qualquer unidade militar que tenha espírito de manutenção. Não são necessários grandes conhecimentos arquivísticos. Com boa vontade e bom senso, qualquer militar ou servidor civil designado para organizar os arquivos cumprirá satisfatoriamente a missão. 80% Limpeza e Organização 20% Outras Medidas As outras medidas são aquelas que visam dar maior tempo de vida ao acervo (preservação) e melhorar as condições das instalações do arquivo. Para realizá-las, os responsáveis pelos arquivos poderão consultar especialistas ou acessar a literatura disponível. Sugestões de literaturas disponíveis: - Legislação Arquivista Brasileira- ( - Publicações digitais - ( - Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos CPBA - ( FINALIDADES DOS ARQUIVOS DAS OM Centralizar em um local determinado os documentos produzidos e recebidos que tenham valor administrativo, jurídico e histórico. Essa medida facilitará as futuras consultas. Os arquivos das OM são muito consultados pelos militares da reserva, reformados e pensionistas. Eles são fontes de informações para pesquisas históricas, comprovação de direitos, etc. Uma grande cliente dos arquivos das OM é a Justiça Federal. Suas solicitações, feitas por ofício aos comandantes das OM, solicitam informações administrativas que, geralmente, estão relacionadas à Defesa da União. Nesses casos, a precisão e a rapidez no atendimento ao solicitado evitarão futuros problemas para a OM. Edição 2013 Fl. 15 / 145

16 Além disso: - fornecendo informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades; Servir a administração - facilitando o acesso aos documentos; - preservando a documentação da OM; e - possibilitando o controle da produção de documentos. - fornecendo informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história Servir à História da OM e do Exército; - servindo de memória da OM; e - constituindo fontes de pesquisa. Permitir a acessibilidade - colocando à disposição dos usuários (sociedade) documentos que forneçam informações de caráter probatório ou simplesmente informativo MISSÕES DOS ARQUIVOS DAS OM (CORRENTE E GERAL) - Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação. - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua guarda definitiva ou sua eliminação. - Preservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda. - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na OM ARQUIVOS PREVISTOS NAS OM As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Art. 20 Em cada OM deverão existir: I Arquivo Corrente; e II Arquivo Geral da OM. As IG (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no Âmbito do Exército), definem como: Edição 2013 Fl. 16 / 145

17 CAPÍTULO V DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 17. Em toda OM, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito. 1º Os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir o despacho final. 2º Os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão arquivados. Art. 18. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento, serão tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a solução proferida antes do arquivamento [exemplo: publicado no BI nº... de... ou respondido em Of (Rad) nº..., de...], manuscrita, datilografada ou sob a forma de carimbo, seguida da expressão Arquivese, data e assinatura. Art. 19. Além das prescrições contidas nestas Instruções, quanto ao arquivamento, ao acesso e à eliminação de documentos, serão observados, também, a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto no Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG) e nas Instruções Gerais para a Avaliação de Documentos no Exército (IG 11-03). Art. 20. As prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos do Exército. Art. 21. Serão arquivados no órgão de direção setorial (ODS) referente a pessoal, depois de solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Ministro da Defesa ou ao Comandante do Exército por militares ou ex-militares, bem como os processos de transferência para a reserva ou afastamento do serviço ativo, quaisquer que sejam o destinatário e a espécie do documento inicial. O R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003, estabelece que: Art Do original do BI são extraídas tantas cópias, todas autenticadas pelo S Cmt U, quantas forem necessárias à distribuição às SU, às dependências internas e à autoridade a que estiver a unidade imediatamente subordinada, observando-se, a respeito, as seguintes disposições: VII - mesmo informatizados, os originais dos boletins e seus aditamentos, com a assinatura de próprio punho do comandante são colecionados e periodicamente encadernados ou brochados em Edição 2013 Fl. 17 / 145

18 um volume com um índice de nomes e outro por assuntos, organizado pela 1ª seção, sendo guardados no arquivo da unidade; e Art As cópias de todos os documentos expedidos pela unidade e os originais dos BI devem ser arquivados, sendo periodicamente encadernados ou brochados. 1º Aplicam-se às SU e dependências internas as prescrições deste artigo. 2º Os documentos, conforme seu tipo, formam obrigatoriamente, coleções distintas. 3º Os documentos arquivados são conservados em armários ou gavetas adequadas, sob guarda e responsabilidade dos respectivos detentores. Art Os documentos de qualquer procedência que não devam ser encaminhados, depois de solucionados, são arquivados. Art O arquivista não pode ser desviado de suas funções, tendo um ou dois auxiliares em condições de substituí-lo nos seus impedimentos eventuais ARQUIVO CORRENTE As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 21. É um local, normalmente na própria Seção, destinado ao depósito de todos os documentos que estão cumprindo o prazo mínimo de arquivamento obrigatório de cinco anos. São ordenados, normalmente, de acordo com o ano de elaboração. Em todas as seções e repartições deve haver um arquivo corrente, nos quais são arquivados todos os documentos recebidos e expedidos. Dependendo do tamanho da seção ou repartição, podem ser poucos ou muitos documentos. As OM podem adotar procedimentos próprios para aperfeiçoar o arquivamento de documentos em função das instalações disponíveis, do volume de documentos e do pessoal existente. Por exemplo, no nível Pelotão, são arquivadas as partes expedidas. No nível subunidade, são arquivados dentre outros, os requerimentos, as partes, os QTS, etc. Também, de acordo com as IG 11-03, anualmente, no mês de abril, os documentos que completaram os 5 (cinco) anos de guarda obrigatória serão submetidos à avaliação para serem eliminados ou enviados ao Arquivo Geral da OM (Gestão Documental). Essa documentação pode ser guardada em uma simples pasta, uma gaveta, um móvel ou um armário, dependendo da quantidade. Os cuidados com a guarda e preservação da documentação, dentro das devidas proporções, são os mesmos adotados no Arquivo Geral da OM. Edição 2013 Fl. 18 / 145

19 O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que a produziu, a quem compete a sua administração. Arquivo responsável pelo arquivo corrente. Nota do AHEx: De acordo com a tabela de temporalidade do CONARQ, alguns documentos, com pelo menos um ano de guarda, poderão ser eliminados. No entanto, o Exército adotou como norma o prazo mínimo de arquivamento obrigatório de cinco anos ARQUIVO GERAL É uma Seção, subordinada geralmente à 1ª Seção, Ajudância Geral ou Secretaria, responsável pela guarda de toda documentação intermediária e de guarda permanente expedida ou recebida pela OM. A expressão DEPÓSITO DE DOCUMENTOS é utilizada também para designar o local onde são guardados os arquivos intermediários e de guarda permanente. No Arquivo Geral da OM encontramos, em princípio, documentos desde o seu primeiro dia de funcionamento (criação) até os dias atuais. Se a OM for oriunda de outra (Ex: transformação do 1º Batalhão de Saúde em 21º Batalhão Logístico), provavelmente o arquivo da OM de origem também estará guardado nesse depósito. Os documentos podem ser ofícios, IPM, sindicâncias, requerimentos, boletins internos, etc. Também podem ser arquivadas fotografias, cartas topográficas, plantas das instalações da OM, etc. As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Inciso II do Art. 20 Arquivo Geral da OM, subdividido em dois arquivos: a) Intermediário; e b) De Guarda Permanente. As IG (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no Âmbito do Exército), de 22 de fevereiro de 2002, estabelecem que: Edição 2013 Fl. 19 / 145

20 CAPÍTULO V DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 17. Em toda OM, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito. 1º Os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir o despacho final. 2º Os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão arquivados. Art. 18. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento, serão tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a solução proferida antes do arquivamento [exemplo: Publicado no BI nº... de... ou respondido em Of (Rad) nº..., de...], manuscrita, datilografada ou sob a forma de carimbo, seguida da expressão Arquivese, data e assinatura. Art. 19. Além das prescrições contidas nestas Instruções, quanto ao arquivamento, ao acesso e à eliminação de documentos, serão observados, também, a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto no Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG) e nas Instruções Gerais para a Avaliação de Documentos no Exército (IG 11-03). Art. 20. As prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos do Exército. Nota do AHEx: ATENÇÃO! Existem documentos que devem permanecer no arquivo intermediário por mais de 100 anos. Esses documentos apesar de não serem classificados como de guarda permanente, acabam sendo tratados como se assim fossem tendo em vista o longo prazo de guarda obrigatória ARQUIVO INTERMEDIÁRIO As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Inciso II do Art. 21 É destinado à guarda de documentos originais já analisados pela Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SCPAD), oriundos do Arquivo Corrente que estão cumprindo o prazo de guarda previsto na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx). Tais documentos deverão ser reorganizados em função Edição 2013 Fl. 20 / 145

21 do ano previsto para a sua eliminação (e não mais do ano de elaboração), a fim de possibilitar o seu rápido acesso. Parágrafo único. Os Arquivos Intermediários deverão estar em um local apropriado, denominado Arquivo Geral da OM. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente que aguarda destinação. Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo. Depósito de arquivos intermediários ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Inciso II do Art. 21 É um local destinado à custódia de documentos de rara consulta e que devem ser permanentemente arquivados, por serem de grande valor histórico para a OM. Parágrafo único Os arquivos de Guarda Permanente deverão estar em um local apropriado, denominado Arquivo Geral da OM. Nota do AHEx: No arquivo de guarda permanente são guardados documentos de grande valor histórico e administrativo e não somente os de rara consulta. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: 1. ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS NELE GUARDADOS NÃO PODERÃO SER ELIMINADOS! Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS OM Arquivo Intermediário e de Guarda Permanente: O RISG (Regulamento Interno dos Serviços Gerais) regula que: Art. 24. O ajudante-secretário é um auxiliar imediato do Cmt U, incumbindo-lhe: Inciso VI manter, em dia e em ordem, o arquivo da documentação da unidade, de acordo com as normas em vigor. Edição 2013 Fl. 21 / 145

22 Art O arquivista não pode ser desviado de suas funções, tendo um ou dois auxiliares em condições de substituí-lo nos seus impedimentos eventuais. Arquivo Corrente: Os chefes de todas as seções e repartições que expedirem ou receberem documentos. Ex. Cmt Pel, Cmt SU, Ch Seção, Ch Divisão, etc ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO GERAL Com a finalidade de orientar a organização adequada do Arquivo Geral da OM, apresentamos uma sugestão de fases a serem seguidas de acordo com as possibilidades e a realidade de cada OM. 1ª - Levantamento do acervo existente. 2ª - Escolha do local. 3ª - Escolha do pessoal. 4ª - Preparação do local. 5ª - Organização do local. 6ª - Execução da Gestão Documental. 7ª - Aquisição do mobiliário. 8ª - Aquisição das embalagens e invólucros. 9ª - Higienização do acervo. 10ª - Organização do acervo. 11ª - Verificação das medidas de segurança. 12ª - Confecção do Plano de Manutenção Periódica. 13ª - Estabelecimento das normas de acesso ao Arquivo Geral. 14ª - Estabelecimento das normas de controle de entrada e saída de documentos. 15ª- Realização de vistorias ambientais e biológicas CARACTERÍSTICAS DO LOCAL ADEQUADO PARA SE MONTAR UM ARQUIVO GERAL O local destinado para ser o Arquivo Geral da OM deve atender a requisitos que possam oferecer segurança contra as ações de estranhos, do fogo, da água e de agentes de deterioração do papel (insetos, roedores, poeira, excesso de luminosidade, etc), altamente nocivos ao acervo. Requisitos a serem observados: Edição 2013 Fl. 22 / 145

23 - Escolher um local com tamanho adequado, que no futuro ofereça condições de expansão, caso necessário. - Escolher um local em piso mais elevado em relação ao solo e com boas condições de drenagem, no caso do arquivo ser em andar térreo. - Evitar locais com tubulações hidráulicas, caixas d água ou quadros de energia elétrica. - Evitar locais próximos ao posto de combustível, paiol, rancho, depósito de gêneros, cantina, instalações de animais (baias, canis, etc) ou lixeiras. - Evitar, principalmente, locais nos subsolos ou porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático. - Preferir locais arejados e secos, sem umidade ou infiltrações. - Preferir locais com ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar. - Verificar se o prédio oferece condições estruturais de resistência à carga adequadas ao peso do acervo, caso esteja localizado no piso superior PREPARAÇÃO DO LOCAL A preparação do local destinado para ser o Arquivo Geral consiste em realizar, entre outras, as seguintes ações: - dedetização; - fixação das estantes nas paredes; - instalação de grades nas portas e janelas, se for necessária; - instalação de persianas, cortinas ou película, tipo insulfilm nas janelas; - isolamento das instalações hidráulicas; - limpeza do piso e do mobiliário; - pintura; - retirada de todos os materiais estranhos ao acervo (material de obra, material em processo de descarga, material inservível, etc); - revisão da parte elétrica; - substituição das fechaduras; e - verificação do telhado, se for o caso. Edição 2013 Fl. 23 / 145

24 2.13. ORGANIZAÇÃO DO LOCAL O mobiliário no Arquivo Geral de documentos deve estar disposto adequadamente oferecendo um melhor aproveitamento do espaço disponível, da luminosidade e da ventilação naturais existentes. Não devem ser guardados materiais estranhos ao acervo no interior do arquivo. Deve ser verificado se existem móveis ou documentos embaixo de janelas, de aparelhos de ar condicionado ou em situações que possam provocar algum tipo de dano ao acervo. Deve ser verificado se as caixas, pastas e livros estão acondicionados de forma correta e funcional no mobiliário. O pessoal não deve cumprir o expediente no interior do arquivo. O ideal é que o local de guarda de documentos seja separado do local de trabalho, sendo utilizado apenas para pesquisas ORGANIZAÇÃO DO ACERVO Os documentos deverão ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: - documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados; - documentos textuais de grande formato; - documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; - documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; - documentos em meio micro gráfico; - documentos fotográficos; - documentos sonoros; - documentos cinematográficos; e - documentos em meios magnéticos e ópticos. Obs: os filmes em suportes de nitrato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição de preservação. Nota do AHEx: ATENÇÃO! O filme cujo suporte é o nitrato de celulose poderá estar sujeito à combustão espontânea. Edição 2013 Fl. 24 / 145

25 2.15. CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO Para se evitar o extravio de documentos e facilitar a sua guarda e localização é muito importante registrar SEMPRE no livro de cautelas a entrada ou saída de qualquer documento do arquivo (depósito). Outro importante artifício é o GUIA-FORA. GUIA-FORA: É uma ficha usada para indicar quando o documento é retirado da caixa ou prateleira. Ela é colocada no lugar do documento retirado, contendo as seguintes informações: nome do consulente, data e a descrição da documentação pesquisada. Pode ser produzida em 1/2 folha de papel A4 e é confeccionado em duas vias. Uma via é colocada na caixa, pasta ou estante na qual foi retirado o documento até a sua devolução, quando será destruída. A outra via fica arquivada por medida de controle. Estas medidas evitam o extravio de documentos e facilitam a sua guarda e localização. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. Edição 2013 Fl. 25 / 145

26 SUGESTÃO DE MODELO DE GUIA-FORA (FANTASMA OU FICHA-FANTASMA) 85º Batalhão de Infantaria de Selva 1ª Seção Arquivo Geral GUIA-FORA DE DOCUMENTOS SOLICITANTE POSTO/ GRAD NOME DE GUERRA SEÇÃO RAMAL MOTIVO 1º Sgt João 1ª Seção 4355 Sindicância ASSUNTO: Inspeção de saúde DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO: Boletins Internos de 1987 DESTINO: 1ª Seção LOCALIZAÇÃO: Estante 10; prateleira 3 Qtde: 12 livros encadernados OBSERVAÇÕES: os livros encontram-se completos e em bom estado e de conservação. Data de Saída: 10/ 05/ 1998 Data de Entrada: 15/ 05/ 1998 Responsável pela entrega do documento: 3º Sgt Pedro Responsável pelo Arquivo Geral (a) do solicitante: Antonio João da Silva Edição 2013 Fl. 26 / 145

27 2.16. CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO Os documentos devem estar adequadamente identificados, classificados e controlados para que as ações de localização e devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a manutenção das condições de acesso, eles devem ser regularmente revistos. É importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de informações, como um banco de dados. As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 23 É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação: I - estes documentos deverão ser arquivados, de modo adequado, em pasta, fichário, estante, armário, prateleira, caixa, gaveta, embalagem, estojo, mapoteca, banco de dados, etc.; II - deve-se evitar, na medida do possível, os efeitos da deterioração de documentos, causados por agentes ambientais, biológicos, humanos e desastres naturais, conforme o que estabelece o capítulo n 3 (Preservação do Acervo), da Orientação para Preservação e Difusão do Acervo Cultural do Exército Brasileiro, elaborada pela Diretoria de Assuntos Culturais; e... III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de documentos: a)... b) quanto à instalação: 1. selecionar o melhor local para a instalação do arquivo, de modo que ele ofereça boas condições à preservação dos documentos; 2. selecionar os métodos de arquivamento mais adequados, tais como: por assunto, cronológico, tipo de documento, de base alfabética, de base numérica, geográfico, ou a combinação deles; 3. estabelecer a quantidade de pastas, estantes, prateleiras e armários necessários, de acordo com o método de arquivamento selecionado; 4. identificar, de maneira visível, as pastas, gavetas, armários, caixas, etc, por meio de anotações registradas do lado de fora das mesmas, para facilitar a consulta; e 5. para os documentos que serão arquivados além do prazo mínimo de arquivamento obrigatório (5 anos), deverá ser elaborada uma Folha de Referência para cada conjunto documental. Edição 2013 Fl. 27 / 145

28 Nota do AHEx: O arquivo da OM deverá, além de GUARDAR OS DOCUMENTOS, também ter condições de RESGATAR A INFORMAÇÃO com rapidez e precisão ACESSO AO ARQUIVO GERAL O Arquivo Geral deve ser um local de acesso permitido somente às pessoas que nele trabalham. Esta medida evita o extravio de documentos e a entrada de alimentos. Devem ser estabelecidas normas rígidas definindo quem pode ter acesso MEDIDAS COMPLEMENTARES Após a execução das fases sugeridas no Capítulo 2 ( ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO GERAL), algumas medidas complementares podem ser efetivadas. Dentre elas, destacamos: - aquisição de novos mobiliários de metal; - aumento do efetivo do pessoal que trabalha no arquivo; - digitalização ou microfilmagem dos documentos mais importantes ou mais consultados; - encadernação de livros; - implantação de sistema informatizado de controle do acervo; - instalação de aparelhos desumidificadores, vaporizadores, termo higrômetros (pode ser o de bulbo seco e úmido), exaustores e ventiladores, conforme a necessidade; - instalação de telas nos acessos de roedores e insetos ao arquivo; - levantamento das faltas no acervo; - levantamento dos acervos que necessitam de restauração; - mapeamento da localização do acervo (inventário topográfico); - melhoria do sistema de Prevenção e Combate a Incêndios; - substituição das embalagens/invólucros (caixas e pastas); - substituição das fechaduras; - transferência do arquivo para local mais adequado; e - demais medidas julgadas necessárias pelos responsáveis pelo arquivo. Edição 2013 Fl. 28 / 145

29 2.19. FONTES DE CONSULTA a. Responsabilidade: - R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003 b. Gestão Documental: - Normas para Recolhimento de Acervos ao Arquivo Histórico do Exército (Port Nº 835 Cmt Ex, de 14 Nov 07) - Eliminação de documentos (Of N 014 CPADEx, de 03 Abr 09) - Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim do Exército Brasileiro (TBTEx) - Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública (CONARQ - Resolução nº 14, de 24 out 01) - Tabela de Temporalidade da Subclasse 080 Militares (CONARQ - Resolução nº 21, de 04 ago 04) - IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército), de 29 de maio de IG (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no Âmbito do Exército), de 22 de fevereiro de 2002 c. Preservação: - Normas para Utilização dos Arquivos, Bibliotecas e Museus por parte de Historiadores e outros estudiosos (Port Min nº 2449, de 27 set 79) - Normas para a Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro (Port Nr 114 DEP, de 24 Nov 04) - Legislação Arquivista Brasileira - ( - Publicações digitais - ( - Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos CPBA - ( Edição 2013 Fl. 29 / 145

30 Capítulo 3 PESSOAL Edição 2013 Fl. 30 / 145

31 3.1. PESSOAL NECESSÁRIO PARA ADMINISTRAR UM ARQUIVO DE OM a. Arquivo Corrente O próprio expedidor do documento será o responsável pelo seu arquivo corrente. Em uma SU, o sargenteante será o responsável. Em uma Seção do Estado-Maior da OM, um militar poderá ser designado pelo chefe para controlar os documentos daquela Seção. b. Arquivo Geral da OM (Intermediário e Permanente) O efetivo do Arquivo Geral deve ser suficiente para atender às necessidades da OM (Art 363 do RISG). Além disso, o pessoal deve conhecer a legislação existente sobre o assunto e o acervo sob sua responsabilidade. Fatores que influenciam na escolha do pessoal: - a demanda por pesquisas; - as condições das instalações; - o estado de conservação do acervo; e - o tamanho do acervo. O R1/RISG (Regulamento Interno e dos Serviços Gerais), de 19 de dezembro de 2003, estabelece que: Art O arquivista não pode ser desviado de suas funções, tendo um ou dois auxiliares em condições de substituí-lo nos seus impedimentos eventuais. Atenção: É recomendável que os militares escolhidos para trabalhar nos arquivos gerais das OM não sejam fumantes e nem portadores de problemas de saúde, principalmente os relacionados a processos alérgicos CUIDADOS COM A SELEÇÃO E TREINAMENTO DO PESSOAL As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Art. 23 É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação: I -... II -... III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de documentos: a) selecionar e treinar pessoal capacitado para desenvolver as seguintes atividades no gerenciamento de documentos: Edição 2013 Fl. 31 / 145

32 1. recebimento e expedição: consiste no serviço de protocolo da documentação. Engloba as seguintes atividades: recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos; 2. classificação: consiste na atividade de avaliar o conteúdo dos documentos, após protocolados, direcionando-os aos respectivos responsáveis; e 3. arquivamento: consiste na disposição ordenada da documentação, após cessada sua tramitação, para posterior e oportuna consulta. Edição 2013 Fl. 32 / 145

33 Capítulo 4 DOCUMENTAÇÃO Edição 2013 Fl. 33 / 145

34 4.1. CUIDADOS COM A DOCUMENTAÇÃO Todos os documentos devem ser preservados em condições adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda estabelecidos nas respectivas tabelas de temporalidade e destinação de documentos. A documentação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que as ações de localização e devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios. As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Art. 3º É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação: I -... II -... III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de documentos: a)... b)... c) quanto à documentação: 1. durante o ano corrente (Ano A ); 2. anos anteriores (Anos: A-1, A-2, A-3, A-4 e A-5 ); e 3. documentos elaborados em A DOCUMENTOS SIGILOSOS As Instruções Gerais para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos IGSAS (Port Nr 011, de 10 Jan 2001) estabelece que: Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais de controle, entre elas: identificação dos destinatários em protocolo, lavratura do termo de custódia, lavratura anual do termo de inventário e lavratura do termo de transferência. Para guarda de DSC deve ser dada atenção especial em relação ao local, com a utilização de cofres ou arquivos com chave, conforme o previsto nos Art 73 e 78 das Instruções Gerais para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos (IGSAS). Os detentores de DSC/MSC deverão remeter, até 30 de junho de cada ano, uma cópia do Termo do Inventário ao Órgão Controlador. Sempre que houver a substituição do detentor indireto Edição 2013 Fl. 34 / 145

35 de DSC/MSC, este deverá proceder à passagem de custódia dos DSC/MSC para o seu substituto e remeter o Termo de Transferência de Guarda de Documento e/ou Material Sigiloso Controlado ao Órgão Controlador. Transcrito do informativo Fique Atento!, do CIEx, nº 4, de abril de ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE DURANTE O ANO CORRENTE (ANO A ) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Nr 1 da letra c, do inciso III do Art. 23 (a) inicialmente, verificar se o documento se encontra completo e com todos os anexos constantes da referência (se houver); (b) conferir se foi protocolado; (c) verificar o teor do documento, pessoal envolvido e respectivos despachos, bem como se todas as ações e providências foram ou estão sendo tomadas; (d) relacionar o assunto do documento com a pasta mais apropriada para o arquivamento deste, confirmando a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto e/ou caso). Não existindo nenhuma pasta referente ao assunto do documento, criar uma nova para arquivamento; Exemplo: Pasta nº 1 - Ofícios recebidos Pasta nº 2 - Ofícios expedidos Pasta nº 3 - Partes recebidas Pasta nº 4 - Partes expedidas Pasta nº 5 - Rádios recebidos Pasta nº 6 - Rádios expedidos Pasta nº 7 - MDO Pasta nº 8 - QTS Pasta nº 9 - Ordens de Instrução Pasta nº 10 - Ordens de serviço Pasta nº 11 - Adt Cia Pasta nº 12 - Bol Intr Pasta nº 13 - NE Pasta nº n - etc Edição 2013 Fl. 35 / 145

36 (e) arquivar o documento no local adequado, evitando dobrá-lo, bem como colocando-o na ordem cronológica decrescente, de tal forma que o mais recente esteja em primeiro lugar e o mais antigo à retaguarda; Of nº13 S1, de 10/06/2009 Of nº 20 S1, de 17/07/2009 Of nº 03 S1, de 4/01/2010 Of nº 22 S1, de 20/03/2010 (f) o documento, cujo conteúdo se refira a dois ou mais assuntos, deverá ser arquivado em uma pasta, referenciada ao assunto julgado principal, sem que se deixe de registrar todos os outros em folhas destinadas a futuras consultas; (g) os anexos, quando volumosos, deverão ser arquivados em caixa apropriada, identificando-se externamente o seu conteúdo, anotando-se a respectiva localização nos documentos que os encaminharam; e (h) os documentos audiovisuais, cartográficos, micro gráficos e informáticos deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material apropriado (inerte e sem acidez). Edição 2013 Fl. 36 / 145

37 4.4. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO CORRENTE COM DOCUMENTOS ELABORADOS NOS ANOS ANTERIORES (ANOS: A-1, A-2, A-3, A-4 E A-5 ): As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Nr 2 da letra c), do inciso III do Art. 23 (a) no final do ano corrente, mantendo-se a mesma sistemática de arquivamento adotada pela Seção, passar todos os arquivos de documentos daquele ano para a prateleira / gaveta de baixo, disponibilizando, assim, a prateleira superior para o arquivamento dos documentos do ano que se inicia; e (b) realizar procedimento idêntico com as prateleiras/gavetas dos anos anteriores, aproveitando-se a oportunidade para limpá-las e verificar se todos os documentos retirados para consulta foram recolocados nos devidos lugares. DURANTE O ANO CORRENTE NO FINAL DO ANO CORRENTE A A - 1 Arquivo Corrente do ano em curso VAZIA A A - 2 A - 3 A - 4 Documentos que estão cumprindo o prazo mínimo de arquivamento obrigatório de 5 anos A - 1 A - 2 A - 3 A - 5 A - 4 A - 5 Edição 2013 Fl. 37 / 145

38 4.5. ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO INTERMEDIÁRIO COM DOCUMENTOS ELABORADOS EM A-6 : As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) estabelecem que: Nr 3 da letra c) do inciso III do Art. 23 (a) aqueles documentos que durante o ano corrente (ano A ) completaram o seu 5 ano de arquivamento (documentos elaborados no ano A-6 ) serão submetidos à análise da SCPAD da OM no início do Ano A (em princípio, no mês de abril); NO ANO ANTERIOR NO ANO SEGUINTE ANO A A - 5 A - 6 Abril SCPAD/OM (b) a SCPAD da OM selecionará os documentos que: - serão eliminados de imediato; e - terão que prosseguir arquivados até cumprirem o prazo de guarda previsto na TBTEx. SCPAD/OM A - 6 ELIMINAÇÃO IMEDIATA Aguardar a publicação do Edital de Eliminação. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (c) o Arquivo Intermediário será organizado conforme o ano previsto para a eliminação dos documentos (de acordo com a TBTEx) e por conjuntos documentais, constituídos pelos documentos com os mesmos códigos de assuntos previstos na TBTEx... Edição 2013 Fl. 38 / 145

39 ... e acompanhados da Folha de Referência (ver Anexo A Folha de Referência ); Edição 2013 Fl. 39 / 145

40 (d) deve ser também organizado pela SCPAD da OM um protocolo (em princípio um banco de dados informatizado) de todos os documentos existentes no Arquivo Intermediário e no Arquivo de Guarda Permanente, que possibilitem os seguintes tipos de acesso: - pelo número código de assuntos; - pelo número, tipo do documento, origem ou destinatário; - pelo ano de elaboração; - pelo fim do prazo de guarda; e - pelo ano de eliminação (ou a referência a sua Guarda Permanente). (e) as medidas anteriormente citadas visam a identificar, com rapidez, o conjunto documental (ou número da folha de referência), o local (armário, prateleira, escaninho, pasta, etc...) onde qualquer documento está arquivado e também a facilitar a rápida recuperação do documento quando for necessária uma pesquisa futura e a sua destinação final. (f) para fins destas Instruções, considerar o seguinte exemplo: os documentos de Operação e Instrução, elaborados ao longo do ano A 6, previstos para serem guardados até o final do ano de A + 2 (prazo de guarda de oito anos previsto na TBTEx), deverão constituir um conjunto documental com o Código de Assunto 120 ( Operação e Instrução ), que será arquivado num compartimento específico, junto com todos os demais conjuntos documentais elaborados em anos anteriores, mas que têm previsão de guarda até o final do ano A + 2 e eliminação a partir de A + 3 (ver no exemplo abaixo); A - 6 A + 2 GUARDAR ATÉ ELIMINAR A PARTIR DE 120 Operação e Instrução 120 Operação e Instrução A+ 3 Edição 2013 Fl. 40 / 145

41 (g) a SCPAD da OM, quanto aos documentos a serem eliminados, para os quais a TBTEx não especifica um prazo de guarda definido no Arquivo Intermediário ( Enquanto Vigorar ou Enquanto se Prestar para Consulta ), deve organizá-los também em conjuntos documentais e mantê-los no Arquivo Intermediário, em compartimento especial, aguardando a época oportuna para sua eliminação, ou seja, tão logo deixem de vigorar, ou não mais se prestem para consulta; COMPARTIMENTO ESPECIAL: destinado para aqueles documentos com prazo de guarda na fase intermediária não especificados (ENQUANTO VIGORAR/ ENQUANTO SE PRESTAR PARA CONSULTA). (h) os documentos elaborados em A 6 que foram selecionados pela SCPAD da OM (ano A ) para serem guardados permanentemente, porém sem uma previsão de temporalidade para o Arquivo Intermediário, serão encaminhados diretamente para o Arquivo de Guarda Permanente da OM (ou para outra OM com atribuições arquivísticas) sem passarem pelo Arquivo Intermediário da respectiva OM; Guarda Permanente SEM previsão de temporalidade Arquivo de Guarda Permanente da OM SCPAD/OM (i) os documentos elaborados em A 6 que foram selecionados pela SCPAD da OM para serem guardados permanentemente, mas que ainda tem a cumprir um prazo de guarda intermediária serão encaminhados para o Arquivo Intermediário. Eles serão organizados em conjuntos documentais identificados como de Guarda Permanente e arquivados no mesmo compartimento previsto para os conjuntos documentais a serem eliminados; Guarda Permanente COM previsão de temporalidade Arquivo Intermediário SCPAD/OM Edição 2013 Fl. 41 / 145

42 (j) o Arquivo de Guarda Permanente deve ser organizado também por conjuntos documentais, por código de assuntos, porém sem referência a prazos de guarda. Este arquivo deve ser controlado e organizado com vistas a preservar o documento e permitir futuras pesquisas; 010 Organização e Funcionamen to 030 Material 020 Pessoal 0nn XXXXXX 0nn XXXXXX (l) todos os conjuntos documentais arquivados no Arquivo Intermediário e que não tem um prazo previsto para eliminação ( Enquanto Vigorar ou Enquanto se Prestar para Consulta ) devem ser reavaliados, periodicamente, para se evitar que sejam acumulados desnecessariamente no Arquivo Intermediário ; REAVALIAÇÃO ENQUANTO VIGORAR OU ENQUANTO SE PRESTAR PARA CONSULTA SCPAD/OM ENQUANTO VIGORAR OU ENQUANTO SE PRESTAR PARA CONSULTA REAVALIAÇÃO (m) alguns documentos pertencentes ao Arquivo Intermediário e que são de interesse da Seção, podem, a critério da SCPAD da OM, permanecer arquivados no Arquivo Corrente, porém submetidos aos mesmos procedimentos de controle adotados no Arquivo Intermediário ; Arquivo INTERMEDIÁRIO Documentos de interesse da Seção Arquivo CORRENTE Edição 2013 Fl. 42 / 145

43 (n) para melhor entendimento do cronograma de arquivamento e avaliação de um documento, ver o seguinte exemplo: - um documento elaborado em 95 (ano corrente, na ocasião); - inicia a contagem do arquivamento obrigatório (5 anos) no início de 96; - finaliza o prazo de 5 anos no arquivo corrente, no final de 2000; - é submetido à SCPAD da OM, no início de 2001, e encaminhado para o Arquivo Intermediário, onde completará o prazo de guarda de 10 anos (por exemplo) previsto na TBTEx; - completa o prazo de guarda previsto (5 anos obrigatórios mais 5 anos no arquivo intermediário ) ao final, de 2005; e - é novamente submetido à avaliação da SCPAD da OM no início de 2006 e eliminado ainda no decorrer deste ano. ANO EXEMPLO EVENTO LOCAL TEMPO TOTAL DE GUARDA A 1995 Elaboração do documento 1º ano do Prazo Mínimo de Arquivamento A Obrigatório de 5 anos 2º ano do Prazo Mínimo de Arquivamento A Obrigatório de 5 anos 3º ano do Prazo Mínimo de Arquivamento A Obrigatório de 5 anos 4º ano do Prazo Mínimo de Arquivamento A Obrigatório de 5 anos 5º e último ano do Prazo Mínimo de Arquivamento A Obrigatório de 5 anos Submetido à avaliação pela SCPAD/OM 2001 Decisão: Prazo de guarda total de 10 anos A+6 (Abril) conforme previsto na TBTEx 6º ano do total de 10 anos A º ano do total de 10 anos Arquivo Corrente - 1 ano 2 anos 3 anos 4 anos 5 anos 6 anos 7 anos A º ano do total de 10 anos 8 anos A º ano do total de 10 anos Arquivo 9 anos A º ano do total de 10 anos Intermediário 10 anos A (Abril) Submetido à avaliação pela SCPAD/OM Será eliminado no decorrer deste ano - Edição 2013 Fl. 43 / 145

44 Capítulo 5 CONSERVAÇÃO Edição 2013 Fl. 44 / 145

45 5.1. PAPÉIS As Normas para Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro definem como: Acredita-se que o papel tenha surgido na China há aproximadamente dois mil anos, mas o Ocidente só veio a conhecê-lo, provavelmente, no século VIII. O papel é uma pasta de constituição complexa, produzida a partir do beneficiamento de matérias fibrosas oriundas, em geral, de vegetais como o eucalipto e outros. A celulose é o seu principal componente. A estrutura da maioria dos tipos de papel é semelhante, qualquer que seja a fibra utilizada. A celulose é sintetizada pelos vegetais por meio do processo de fotos- síntese e, embora insolúvel em água, apresenta com ela grande afinidade. Essa característica é a responsável pelos movimentos de alongamento e encurtamento do papel em face das variações da umidade relativa no ambiente em que ele se encontra. Além disso, ela se caracteriza por apresentar uma grande reatividade química, cujas consequências se refletem nas propriedades físicas e químicas do papel. O papel propriamente dito é, normalmente, apenas parte do objeto ou, como se diz corriqueiramente, ele é o suporte. Igualmente importante é o que ele contém: a tinta, o crayon, o grafite etc ACONDICIONAMENTO O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Laboratório de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma segura. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de cadarços de algodão crus de 1,5 cm. Edição 2013 Fl. 45 / 145

46 Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deve ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Sempre que for possível, evite enrolar os documentos. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático. Atenção! Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. Edição 2013 Fl. 46 / 145

47 5.3. MOBILIÁRIO O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. Estantes: de preferência as de aço. Caso não tenha, pode-se usar mobiliário de madeira, desde que haja um efetivo controle contra infestação de cupins. A disposição das estantes na área de guarda deve sempre ser pensada de modo a facilitar a constante renovação do ar, observando-se os seguintes procedimentos: - mobiliário disposto de forma perpendicular às janelas; - intervalo mínimo de 70 cm entre as estantes; - prateleiras, de preferência, com as seguintes dimensões: 1,00 m de comprimento e 0,40 m de profundidade; - fixação das estantes na parede; - distância mínima de 7 cm entre a estante e a parede com a finalidade de permitir a ventilação (utilizar parafusos longos e calços de madeira). 70 cm Edição 2013 Fl. 47 / 145

48 - estantes com altura máxima de 2,20 m para evitar tombamento; - distância mínima de 10 cm entre a última prateleira e o piso para favorecer a circulação do ar, facilitar a limpeza e evitar molhar os documentos em caso de inundações; e - estantes com furos a cada 5 cm para permitir a regulagem das prateleiras, que poderão receber documentos acondicionados em diversos tipos de embalagens. Parede 7 cm 2,20 m 10 cm Piso Furos Armários e prateleiras: de preferência os de aço. Caso não tenha, pode-se usar mobiliário de madeira, desde que haja um efetivo controle contra infestação de cupins. Mesa de Higienização: Mobiliário tipo; pequena estante aberta, com sistema de sucção ao fundo do compartimento para documentos que tem como finalidade absorver os dejetos durante a higienização do documento. Edição 2013 Fl. 48 / 145

49 5.4. EMBALAGENS As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre. Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos. Caixas: as caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos. Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. Recomenda-se sempre o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto do documento com materiais instáveis. As medidas de caixas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar. Apesar de terem um custo elevado, o ideal é que sejam utilizadas as caixas plásticas (poliondas), de preferência as incolores. Existem estudos que relatam que as caixas coloridas possuem pigmentos a base de produtos químicos que podem afetar o papel. Também podem ser usadas as de papelão próprias para arquivo de documentos. Atenção : As caixas utilizadas para acondicionar gêneros não deverão ser reaproveitadas. Evita contaminação Edição 2013 Fl. 49 / 145

50 Pastas: as pastas de papel cartão devem ser com grampo plástico, haste plástica ou metal não oxidável. Os de metal comum deterioram os documentos. As medidas das pastas ou envelopes devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar. Amarrações: as pastas e os maços de papel devem ser amarrados com cadarços de algodão cru de 1,5 cm de largura. Atenção! O barbante não deverá ser utilizado para amarrar maços de documentos. Eles poderão danificar as folhas de papel. Edição 2013 Fl. 50 / 145

51 5.5. PARTES DO LIVRO 5.6. TÉCNICAS DE MANUSEIO O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. como: As Normas para Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro definem c. Técnicas de manuseio as mãos devem estar sempre limpas e calçadas com luvas; ao manusear gravuras, impressos, mapas, e etc, usar sempre as duas mãos; documentos, gravuras etc. nunca devem ser colocados diretamente uns sobre os outros, sem uma proteção. Usar papel neutro ou previamente desacidificado para separá-los; Edição 2013 Fl. 51 / 145

52 nunca usar fitas adesivas, em virtude da composição química da cola, pois ela, com o tempo, penetra nas fibras de papel desencadeando uma ação ácida irreversível; não dobrar o papel, pois isso acarreta o rompimento das fibras; nunca usar colas plásticas (PVA) que, devido ao seu alto teor de acidez, geram reações ácidas e manchas irreversíveis; evitar enrolar documentos, gravuras etc. O ideal é confeccionar embalagens com material neutro, nas medidas necessárias; nunca retirar um livro da estante puxandoo pela borda superior da lombada. O ideal é manter os volumes nas estantes, observando-se uma folga entre eles, o que possibilita sua retirada segurando-os com firmeza pela parte mediana da encadernação; nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de líquido para virar as páginas de um livro, pois essa ação pode desencadear reações ácidas (manchas) comprometedoras. Virar a página pela parte superior da folha; Edição 2013 Fl. 52 / 145

53 nunca apoiar os cotovelos sobre os volumes de médio e grande porte durante leituras ou pesquisas. Esse procedimento acarreta uma pressão nas costuras dos cadernos e nas lombadas que pode provocar o rompimento e o desmembramento dos cadernos do volume; os livros devem ser acondicionados nas estantes em posição vertical; quando não for possível, por possuírem grande porte, colocá-los na posição horizontal; nunca acondicionar os livros com a lombada voltada para cima e o corte lateral voltado para baixo, pois essa posição acarreta o enfraquecimento das costuras. O ideal é mantê-los sobrepostos horizontalmente (no máximo três volumes), quando suas dimensões superarem o espaço a eles reservados na estante; evitar trazer qualquer tipo de alimento e realizar refeições nas áreas destinadas ao trabalho e manuseio de objetos de papel; evitar guardar qualquer tipo de guloseimas dentro de gavetas e armários em áreas destinadas ao acondicionamento e consulta de obras OUTRAS RECOMENDAÇÕES - não colocar os dedos sobre as imagens e negativos de uma fotografia. Usar sempre luvas, de preferência as de algodão. Esse procedimento previne manchas e impressões digitais sobre as imagens; Edição 2013 Fl. 53 / 145

54 - não empilhar muitos livros ou pastas para evitar que eles fiquem deformados; - não fazer anotações particulares em papéis avulsos colocados entre as páginas de um livro e nem anotações ou grifos nos textos. Com isso, evitamse marcas provocadas pela força exercida durante o ato de escrever, seja com lápis ou com caneta; - não fazer dobras nas folhas com o objetivo de sinalizar a página. As dobras quebram as fibras e com o tempo rasgam o papel. Utilize marcadores de páginas para este fim; - não forçar a abertura de livros ou pastas. Esse procedimento evita que os livros ou as pastas sejam desmontados, em particular, nos casos dos livros colados; - não deixar embalagens de alimentos nas lixeiras, principalmente copinhos descartáveis sujos de café ou latas de refrigerantes. As embalagens sujas atraem insetos; - forrar as lixeiras com sacos plásticos. Com isso, evita-se que permaneça algum resíduo de sujeira. Periodicamente devem-se lavar as lixeiras; - utilizar escadas seguras para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos; e Edição 2013 Fl. 54 / 145

55 - utilizar sílica em gel nas estantes e armários dos depósitos de documentos para reduzir os efeitos da elevada umidade relativa do ar PRESERVAÇÃO O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico CONSERVAÇÃO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Promoção da preservação e da restauração dos documentos. O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc. Conservar documentos é defendê-los da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos. O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessária permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento. Conservar e preservar para não restaurar. Um programa de conservação preventiva de objetos de papel inclui os seguintes procedimentos: Edição 2013 Fl. 55 / 145

56 monitoramento e controle da dependência; práticas de técnicas conscientes de manuseio e conservação; uso de técnicas apropriadas de embalagem e guarda; e utilização de equipamentos adequados para a guarda de acervos (armários, estantes, etc) CONSERVAÇÃO PREVENTIVA O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc RESTAURAÇÃO O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. A restauração exige profissionais capacitados e laboratórios de restauração com equipamentos próprios para esse tipo de trabalho. O recomendável é que ela seja realizada por especialistas. Em caso de dúvidas ou se o documento tiver grande importância para o acervo da OM, não tente por conta própria realizar sua restauração. Procure alguém especializado. Edição 2013 Fl. 56 / 145

57 Principais problemas detectados nos livros e documentos dos arquivos das OM: - lombadas soltas; - capas soltas; - costura "arrebentada"; - costura "frouxa"; - folhas rasgadas; - reparos parciais; e - livros riscados CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA CONSERVAR OS DOCUMENTOS - acondicionar em pastas os documentos em folhas soltas. Deve ser colocada nas pastas a quantidade de folhas compatível com as dimensões destas. Evitar exceder essa capacidade. As folhas não deverão ficar comprimidas no interior das pastas; Edição 2013 Fl. 57 / 145

58 - acondicionar os materiais de grandes dimensões (desenhos arquitetônicos, plantas e cartazes) em mapotecas ou caixas grandes; - armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa; - colocar os livros muito grandes, pesados e estruturalmente fracos ou danificados na posição horizontal, a fim de que encontrem o apoio que requerem. Devem ser empilhados apenas no caso de absoluta necessidade, e as pilhas devem conter poucos volumes; - controlar a temperatura e a umidade dos depósitos; - embalar os documentos de forma apropriada, protegendo-os e facilitando seu manuseio; - encadernar em livros os Boletins e outros documentos; - evitar infiltrações e goteiras; - evitar lavatórios dentro dos depósitos; Edição 2013 Fl. 58 / 145

59 - evitar o armazenamento em salas fechadas e porões, devido às dificuldades na ventilação e aos elevados níveis de umidade relativa; - evitar objetos metálicos em contato com os papéis e fotografias (clipes, grampos, alfinetes, etc). Os clipes aceleram o processo de oxidação do papel, tendo em vista que o metal enferruja e também deixa marcas e manchas nos livros. Utilize presilhas de plástico ou de metal não oxidável; - guardar os documentos em ambientes bem ventilados para evitar umidade e proliferação de microrganismos; - guardar os documentos em mobiliário próprio e em áreas que lhe são destinadas; - manter as estantes afastadas de 10 a 15 cm do piso; - manter os livros a distância de 7 cm da parede no caso das estantes e no caso de ser armazenado em armários fechados, deve-se manter esta mesma distancia entre o documento e o fundo do armário e ainda entre o armário e a parede. Os armários fechados devem ser periodicamente ventilados; Fundo da estante ou da parede ou parede 7 cm Edição 2013 Fl. 59 / 145

60 - não colocar documentos maiores em cima de menores para evitar deformação do suporte; - não colocar plantas, principalmente as aquáticas; próximo ao acervo; - não permitir que sejam colocados guarda-chuvas, capas molhadas no interior do depósito de documentos; e - proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS A higienização do acervo é um dos procedimentos mais significativos existentes no processo de conservação de materiais de arquivos, uma vez que irá retirar dos documentos os agentes responsáveis pela sua deterioração tais como: poeira, detritos de inseto e outros materiais estranhos aos documentos - prendedores metálicos (clipes), etiquetas, fitas adesivas, papéis, cartões ácidos, etc, através de técnicas apropriadas. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como: Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta Edição 2013 Fl. 60 / 145

61 sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem. O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão. Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá ser feita com pó de borracha, que é aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de insetos, caso ocorram. A poeira é considerada a grande inimiga da conservação dos documentos, uma vez que contém partículas de areia que cortam e arranham; fuligem, mofo e inúmeras impurezas, atraem a umidade e degradam o papel. Desta forma, a poeira depositada dia após dia sobre os livros e documentos, causa sérios danos para a conservação do acervo. O seu acumular na superfície das obras interfere no seu aspecto estético e constitui-se numa fonte de acidez e degradação. Desta forma, a higienização deve ser executada de forma sistemática, com o objetivo de manter o acervo livre dessa fonte contínua de acidez, deixando-o o mais saudável possível. Deve ser realizada uma criteriosa avaliação do estado de degradação do documento. Há documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade, que é o item mais importante a preservar, do que a eliminação da sujidade. Edição 2013 Fl. 61 / 145

62 Os materiais mais utilizados no processo de higienização são: - pincéis, escovas, escova tipo bigodes, trinchas; - flanelas; - aspirador de pó; - bisturi, pinça, espátula; - borrachas de vinil; - lápis de borracha; - lupa; - extrator de grampos; - luvas de látex e de algodão; e - equipamentos de proteção individual (máscaras, toucas, luvas, guarda-pó ou avental). ] Atenção! A proteção individual da pessoa que está realizando a higienização evita diversas manifestações alérgicas (rinite, irritação ocular e problemas respiratórios) e impede que ela tenha contato com vírus, bactérias e produtos químicos que possam ter sido utilizados no passado e muitas das vezes, cancerígenos. Edição 2013 Fl. 62 / 145

63 5.14. TÉCNICA DE HIGIENIZAÇÃO MECÂNICA A SECO DE LIVROS E DOCUMENTOS Esse procedimento consiste na remoção do pó e outros tipos de resíduos das lombadas e partes internas e externas dos livros e documentos com um pincel ou escova macia. PASSOS A SEREM SEGUIDOS 1. Retirar os materiais estranhos ao documento (anotações, marcadores de página, papéis diversos, etc). 2. Retirar todos os objetos de metais oxidáveis existentes (clips, grampos, trilhos, alfinetes, etc). 3. Colocar o livro sobre uma mesa forrada com papel de tonalidade clara para possibilitar a identificação da sujidade removida. 4. Passar um pincel, trincha ou trincha tipo bigode de maciez adequada, página por página, empurrando suavemente a poeira no sentido contrário ao operador. 5. Limpar principalmente na borda superior próximo à lombada, pois geralmente é onde há um maior acúmulo de sujidades. Deve-se segurar o livro pelo centro, na posição horizontal, com a lombada voltada para cima, para evitar que o pó penetre pelas folhas. 6. Fazer a limpeza da parte externa dos volumes com flanela seca, de cor clara ou com uma trincha estreita e macia, tendo o cuidado de manter o volume bem fechado para que o pó não infiltre ou aconteçam rasgos nas páginas. Edição 2013 Fl. 63 / 145

64 7. Oxigenar, quando necessário, os volumes folheando o livro em forma de leque, da direita para a esquerda e vice-versa. 8. Reforçar, quando necessário, a limpeza no centro das folhas do livro. Trata-se do local preferido pelos microrganismos para se desenvolverem e atacar o papel. Deve-se essencialmente ao fato da lombada do livro ser coberta com uma espessa camada de cola, normalmente de base protéica, que se torna uma fonte potencial de alimento para os microrganismos. 9. Remover os insetos, restos de alimentos ou outras sujidades aderidas ao documento com o auxilio de um bisturi e de uma lupa, tendo o máximo cuidado possível. Atençâo! - Esses procedimentos devem ser realizados em ambiente ventilado e afastado do local onde os documentos serão guardados para evitar que a poeira contamine os demais. - Os livros e documentos que forem recém-incorporados ao acervo devem ter prioridade no processo de higienização. - Documentos confeccionados com tinta ferro gálica não devem ser higienizados com esta técnica. A acidez dessa tinta, com o passar do tempo, provoca danos irreversíveis no papel (corta o papel). Edição 2013 Fl. 64 / 145

65 5.15. HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DA OM A higienização do acervo da OM deve seguir um planejamento detalhado que contemple todas as medidas necessárias. O tempo de execução, dependendo do tamanho do acervo e de seu estado, será extenso, não se preocupe. Um bom trabalho possibilitará à OM conhecer o seu acervo e a levantar os problemas e necessidades relacionados à sua preservação. A seguir, apresentaremos uma sugestão de atividades a serem realizadas: Edição 2013 Fl. 65 / 145

66 1. Identificação do acervo 2. Verificação do arranjo existente (forma como os documentos estão dispostos nas estantes) 3. Remoção do acervo das estantes 4. Verificação da ação de agentes biológicos 5. Limpeza das estantes com desinfetante 6. Higienização mecânica do acervo com utilização de pincéis ou trinchas Edição 2013 Fl. 66 / 145

67 7. Realização de pequenos reparos (fita adesiva especial, tesoura, estilete e cola própria para restaurações) 8. Verificação do conteúdo (leitura do conteúdo verificando os assuntos, períodos, etc) 9. Embalagem de livros e maços de documentos, quando necessária (folha de poliéster, papel alcalino e Cadarço de algodão) 10. Substituição das caixas e invólucros, quando necessária (caixas box e pastas) 11. Identificação das caixas ou livros, quando necessária (etiquetas) 12. Organização de novo arranjo, caso necessária Edição 2013 Fl. 67 / 145

68 13. Devolução do acervo às estantes 14. Levantamento das dimensões do acervo (metro linear) 15. Confecção de mapa de localização (inventário topográfico) 16. Inserção dos dados coletados em planilha informatizada e confecção de relatório Edição 2013 Fl. 68 / 145

69 5.16. LIMPEZA DE UM DEPÓSITO (ARQUIVO) A limpeza do espaço físico dos arquivos deve ser da seguinte forma: Piso: Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d água). Na impossibilidade de usar o aspirador, usar uma vassoura revestida com um pano levemente umedecido. Passar um pano macio levemente embebido numa solução de água e antibactericida (5 partes de água e 1 parte de antibactericida). Evitar o uso da vassoura, pois ela faz com que a poeira se desloque para as estantes e documentos. Os panos utilizados devem conter o mínimo de água possível. Mobiliário: Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d água). Passar um pano macio levemente embebido numa solução de antibactericida (90% de álcool comum e 10% de lysoform). Evitar o uso de espanador, pois ele faz com que a poeira se desloque para as demais estantes e documentos. Evitar o uso de pano com água no mobiliário, pois ela demora a secar. O álcool evapora mais rápido PLANO DE MANUTENÇÃO PERIÓDICA Para manter o arquivo sempre limpo e organizado é necessária a confecção de um Plano de Manutenção Periódica. Este plano deve ser simples e de fácil execução. Devem ser previstas ao longo do ano diversas ações com a periodicidade julgada necessária, de acordo com as particularidades de cada OM. Além disso, deve-se aproveitar a oportunidade para verificar a possível ação de agentes de deterioração de documentos, as condições de segurança do arquivo e as alterações no acervo. Na confecção do Plano é muito importante que seja levada em consideração a realidade da OM. O plano não deve ser utilizado para enfeitar paredes. Se o efetivo não atender às necessidades de limpeza do arquivo, ao invés de limpar o piso semanalmente, limpe-o mensalmente. O que importa é que a limpeza deve ser realizada periodicamente. Edição 2013 Fl. 69 / 145

70 Sugestões de aspectos a serem observados: ASPECTO ITEM A SER MANUTENIDO E/OU VERIFICADO PERIODICIDADE CONTROLE DOS DOCUMENTOS Verificação da entrada e saída de documentos Diária LIMPEZA Piso Mobiliário em geral (mesas, cadeiras, etc) Teto e paredes (teias de aranha, etc) Janelas (vidros) Parte interna do mobiliário arquivístico (prateleiras e gavetas) Parte externa do mobiliário arquivístico Persianas ou cortinas Equipamentos elétricos (ventiladores, exaustores, etc) Semanal Semanal Mensal Mensal Semestral Mensal Trimestral Trimestral HIGIENIZAÇÃO Acervo (documentos) Anual SEGURANÇA CONTROLE BIOLÓGICO CONTROLE AMBIENTAL Verificação do sistema elétrico (tomadas, interruptores, equipamentos elétricos, lâmpadas, etc) Verificação das chaves, fechaduras e trancas Verificação do estado e da validade dos equipamentos de combate a incêndio Verificação da presença ou vestígios de agentes biológicos Dedetização Verificação da temperatura ambiente e da umidade relativa do ar Verificação de sinais de infiltração ou vazamentos Semanal Semanal Semanal Mensal Anual Diária Semanal ORGANIZAÇÃO Verificação da arrumação do acervo Semanal Modelo adotado pelo AHEx Edição 2013 Fl. 70 / 145

71 5.18. PROCEDIMENTOS EM CASOS DE DANOS a. Danos provocados por ação da água: Dependendo do tipo e da quantidade de documentos danificados, existem diferentes procedimentos a serem adotados. O mais simples e seguro é colocar o documento para secar ao ar, na sombra. Outros tipos de procedimentos: uso de secador de cabelos e armazenamento em freezer. Na dúvida, solicite orientação a um técnico. b. Danos provocados por ação de cupins, baratas e outras pragas: Quando uma infestação é descoberta, devemos adotar imediatamente as seguintes medidas: - isolar o material infestado, identificar a praga, levantar a extensão da infestação e determinar a origem do problema; - procurar orientação e os serviços de um profissional especializado; - tratar o problema; e - rever o programa de prevenção. No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema sozinho. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física da dependência. c. Danos provocados por ação de outros agentes (fogo, agentes químicos, vandalismo, etc): Procurar a orientação de um especialista ou entrar em contato com o AHEx. Atenção! Os documentos não devem ser eliminados ou destruídos! Edição 2013 Fl. 71 / 145

72 5.19. AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL O Manual de Noções Básicas de Conservação Preventiva de Documentos do Centro de Informação Científica e Tecnológica da FIOCRUZ define como: 2. AGENTES DE DEGRADAÇÃO DO PAPEL 2.1 Internos Estão ligados diretamente a composição do papel tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados, partículas metálicas, ou seja, todos os componentes que fazem parte do papel. 2.2 Externos São os agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura e umidade relativa, poluição, microrganismos, insetos, roedores, o homem, etc AGENTES FÍSICOS a) Luz Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo infravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação ultravioleta sobre o papel é irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação, contribuindo para a oxidação da celulose. A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro efeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez do conjunto de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente no papel, tornandoa progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada vez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveis produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. b) Temperatura e umidade relativa. O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. Quanto mais baixa for a temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. A umidade também afeta Edição 2013 Fl. 72 / 145

73 seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade relativa (UR) exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de ar a dada temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter sem verificar o fenômeno de condensação. Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A queda brusca da temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionando a condensação de umidade e a formação de gotas de água. Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperatura de 10º C. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento indicam que cada aumento de 5º C quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de luz, poluentes ou outros fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, que possuem propriedade de perda ou aquisição de água AGENTES QUÍMICOS a) Poluição ambiental O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microrganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio, transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência. O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando o rompimento das ligações entre os átomos de carbono. Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos de limpeza que contenham derivados de petróleo. Entretanto, frequentemente observamos a liberação destes resíduos químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o edifício conta Edição 2013 Fl. 73 / 145

74 com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado. Alguns gases poluentes não são tão perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se combinarem com elevada umidade relativa para a formação de ácidos. Portanto, a providência mais elementar para a conservação dos acervos é reduzir a umidade relativa e a temperatura, sendo esta responsável pela aceleração das reações químicas. b) Poeira No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microrganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais. O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas AGENTES FÍSICOS MECÂNICOS a) Guarda inadequada Encadernações mal realizadas ou em mal estado, não protegem os documentos e permitem a penetração do pó e de poluentes. Nos documentos avulsos, o peso dificulta a retirada das caixas das prateleiras. A superlotação das caixas ocasiona também a compactação dos papéis que, além de sofrerem rasgos e amassarem durante a retirada e reposição, favorecem a infestação de insetos e microrganismos. As embalagens não devem ser feitas de papel ácido, tipo kraft, que contém lignina, enxofre e acidez, os quais migram para os documentos. As amarrações com barbante provocam tensão e favorecem o corte das margens dos documentos. b) Manuseio incorreto Os problemas de manuseio não se limitam apenas no momento em que os documentos estão nas mãos do usuário. Deve ser analisado todo o percurso, de ida e volta, entre a estante, a sala de consultas e de reprodução. Isto depende do treinamento de funcionários e usuários, ou seja, de todo um planejamento de conservação. Edição 2013 Fl. 74 / 145

75 c) Desastres Os desastres constituem os fatores de maior gravidade na destruição dos documentos. Danos provocados pelo fogo e água podem estar ligados a causas naturais, como terremotos, vulcões, furacões ou fortes tempestades. Raios e descargas elétricas podem causar incêndios. Do rompimento de tubulações de água, do destelhamento, da obstrução de calhas e com a elevação dos leitos de rios podem surgir inundações. O fogo, em virtude da sua rápida ação, pode causar danos irreparáveis. Nos casos de incêndios, a temperatura no interior do edifício costuma chegar a níveis altíssimos. Os documentos, quando não são queimados, podem ser afetados de maneira irreversível. A fumaça e a fuligem se espalham por toda a área, manchando, inclusive, documentos que tenham escapado do fogo. A Instalação de equipamentos modernos de detecção de fumaça e controle do fogo deve ter prioridade nos prédios antigos e modernos que abrigam acervos. Também deve ser priorizados a execução constante de manutenção e um exercício pleno de monitoramento do prédio com auxílio de brigadas antiincêndios. Por outro lado, na tentativa de controlar as chamas, a água pode ampliar a extensão dos estragos. Documentos molhados tornam-se imediatamente vulneráveis a graves danos. Além da deformação causada nas encadernações, existe o perigo de escorrimento das tintas e o apodrecimento pelo ataque microbiológico. De acordo com a origem da inundação, a água pode estar contaminada por fatores químicos agressivos, de grande diversidade de impurezas e de microrganismos. A ação de salvamento deve, portanto, ser rápida e eficaz. Para isto, deverá ser previamente planejada. Por esta razão, é essencial que arquivos e bibliotecas elaborem um plano de emergência, onde estejam definidos todos os problemas que signifiquem riscos em potencial. Ao mesmo tempo, deve ser determinada uma estratégia para o salvamento do acervo, no caso de acidentes. O maior perigo num incêndio é o dano causado pela água de combate ao fogo, promovendo os mesmos efeitos de uma catástrofe por inundação. Os livros molhados aumentam de volume, os impressos em papel tipo cuchê, com revestimento brilhante, em geral usado para impressão de ilustrações, transformam-se em verdadeiros tijolos com suas páginas coladas umas nas outras. Em virtude da umidade excessiva, ocasionada pela água utilizada na tentativa de se apagar o fogo de um incêndio, ou mesmo por inundação, o mofo começa a invadir o acervo. Os esporos são Edição 2013 Fl. 75 / 145

76 capazes de difundir-se rapidamente a outras partes do imóvel que não foram atingidas por esses eventos AGENTES BIOLÓGICOS a) Microrganismos Encontramos uma enorme variedade de seres microscópicos no ar. O papel é vulnerável aos ataques microbiológicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradação provocada por diferentes espécies de fungos e bactérias. A ação de microrganismos no papel se manifesta pelo aparecimento de manchas de várias cores, intensidades e conformações. As enzimas, que são produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espécies de fungos e bactérias, aceleram os processos de degradação da celulose e de colas. A consequência é a transformação das características físicas e químicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado. 1 - Bactérias As bactérias compõem-se de uma só célula, ou podem se associar a células similares, formando colônias. As células das bactérias não se diferenciam como as dos fungos e se classificam, de acordo com o tipo de conformação das colônias. Normalmente sua reprodução se faz a partir da divisão de uma célula em duas iguais. Em condições desfavoráveis, certas bactérias também produzem esporos como forma de resistência. Neste caso, há formação de um esporo por célula. Embora as bactérias possam crescer numa ampla faixa de temperatura (de 0 a 80ºC), as condições ideais estão na temperatura de 20º a 37ºC. A umidade é indispensável tanto ao desenvolvimento das bactérias, como dos fungos. Os ambientes que possuem elevada umidade relativa favorecem seu crescimento e multiplicação. 2 - Fungos Os fungos constituem-se de duas partes diferenciadas: a vegetativa que é composta de hifas que servem de fixação e absorção de alimentos; e a reprodutiva, onde se encontra uma célula que produz vários esporos. Com poucas exceções, sua reprodução se faz por esporulação. Os esporos são células ovais, altamente resistentes aos ambientes desfavoráveis. Portanto, além de ser uma forma de reprodução, a esporulação também é uma forma de resistência. Neste caso, há a formação de somente um esporo por célula que, em condições ideais, volta a se desenvolver. As condições ideais para o crescimento dos fungos estão entre 22º a 30ºC, sendo que este desenvolvimento pode também ocorrer em condições de 0º a 62ºC. No papel, as colônias de fungos costumam ser identificadas por manchas de cor amarela, mais escuras no centro e mais claras nos contornos. Dependendo da espécie de fungo, as manchas se Edição 2013 Fl. 76 / 145

77 ampliam e se apresentam sob diversas tonalidades. Em condições muito favoráveis, formam bolores e seus esporos, em grande quantidade, dão a impressão de um pó. b) Insetos Os danos que os insetos causam aos acervos são bastante conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical, cujas condições de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionário mais rápido. São pouco afetados pelo controle ambiental interno de acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptação às transformações ambientais. Além disso, podem adquirir resistência aos inseticidas com o passar do tempo. Os grandes predadores de documentos e livros se classificam como: Tisanuros (traças), Blattoideas (baratas), Isópteros (Cupins) e os Coleópteros (besourinhos, carunchos, brocas). Alcançam os depósitos através de janelas, forros, ralos, etc. Também podem ser introduzidas por meio de aquisição de acervos ou objetos já infestados. 1 - Traças Os Tisanuros se desenvolvem sem metamorfose, isto é, do ovo atingem sua conformação já completa, e vão aumentando de tamanho até a fase adulta. Não ultrapassam a 2 cm de comprimento, sem contar com as antenas e filamentos caudais. Possuem corpo mole, recoberto por minúsculas escamas finas de cor cinzenta e brilho prateado. Desbastam couros, papéis e fotografias pela superfície, se instalando e se desenvolvendo em locais escuros e especialmente úmidos. Sua configuração plana lhes permite penetrar os espaços entre as folhas e por detrás dos móveis, junto às paredes. 2 - Baratas As Blattoideas fazem uma metamorfose incompleta, passando do ovo para a ninfa e a seguir à fase adulta. Preferem os locais escuros, quentes e úmidos. Em geral se desenvolvem nos depósitos e nos condutores de instalações hidráulicas e elétricas. São atraídas para os ambientes pelos resíduos alimentares. Tal como as traças, causam danos nas superfícies e nas margens de documentos e das encadernações. 3 - Cupins Os Isópteros se alimentam da celulose da madeira e dos papéis. São muito resistentes e vivem em colônias muitas organizadas. Classificam-se em dois grupos: os de solo e os de madeira. Os dois tipos atacam igualmente as coleções documentais. Edição 2013 Fl. 77 / 145

78 Os cupins de solo formam colônias subterrâneas e chegam às edificações através de canais (galerias), que constroem pelas bases de madeira e mesmo de concreto, aproveitando suas falhas estruturais para protegê-los da luz, uma vez que não possuem proteção epitelial. Os cupins de madeira vivem dentro da madeira de móveis, portas, forros, etc. Passam para livros e documentos que se encontram em armários, estantes e gavetas infestadas. Têm aversão à luz, uma vez que não possuem pelo. Procuram exatamente os conjuntos compactos de papéis. Apesar de se alimentarem da celulose do papel, preferem as madeiras e por isso mesmo, algumas vezes as coleções de documentos são usadas apenas como caminho para que possam alcançar seu alimento. Seus estragos desenvolvem-se internamente, sobretudo através de furos. 4 - Brocas Os Coleópteros possuem metamorfose completa: passam do ovo para a larva, desta para a pupa e, finalmente, ao inseto adulto. Suas espécies variam de acordo com as condições climáticas de cada região. São vulgarmente denominados de brocas, carunchos ou besourinho. Estes insetos perfuram as folhas compactadas ou de encadernados, até rendilhá-las, impossibilitando a leitura do texto. 5 - Piolhos Os Psocópteros, vulgarmente conhecidos como piolho de livros, pequenos insetos de cor amareloavermelhada, são frequentemente encontrados entre as folhas. Sobrevivem em locais muito úmidos, pois são insetos que não atacam diretamente o documento, porém alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos, e pode causar danos nos livros, roendo as encadernações, formando pequenos orifícios de contorno irregular. c) Roedores Adaptam-se a quase todas as condições climáticas e alimentam-se de matéria orgânica, geralmente restos de alimentos. Preferem ambientes quentes, úmidos e escuros. Para manterem-se aquecidos, utilizam papéis, couro, tecidos, plásticos picados, principalmente na confecção dos ninhos para reprodução, que ocorre até dez vezes por ano. A invasão nos depósitos pode ser feita pelos porões, portas, janelas, forros, tubulações etc. Além dos estragos nas coleções, os ratos oferecem o risco de transmissão de doenças ao homem, como leptospirose, hidrofobia, etc. d) O Homem O homem, consciente ou inconscientemente, é um dos maiores agressores do papel. O simples uso normal é o suficiente para degradar este material. A acidez e a gordura do suor das mãos, em contato com o papel, produzem acidez e manchas. Também são nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever, marcar, colocar clipes, grampos metálicos, colar fitas, etc. Essas atitudes são comuns, tendo-se tornado um hábito entre as pessoas que não pensam na preservação do documento e que se importam apenas com a informação contida no mesmo, não levando em consideração os danos, muitas vezes irreversíveis, que estão causando. Edição 2013 Fl. 78 / 145

79 5.20. ILUSTRAÇÕES CUPIM AÇÃO DO CUPIM NO LIVRO BARATA AÇÃO DA BARATA NO LIVRO RATO AÇÃO DO RATO NO LIVRO TRAÇA AÇÃO DA TRAÇA NO LIVRO BROCA PÓ PRODUZIDO PELA BROCA PIOLHO AÇÃO DO FUNGO NO LIVRO Edição 2013 Fl. 79 / 145

80 5.21. MEDIDAS IMPORTANTES PARA O CONTROLE DE PRAGAS - Arejar os armários onde os livros estejam guardados, deixando suas portas abertas por algumas horas. - Colocar telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local com muita vegetação. - Examinar, cuidadosamente, todo o material que for incorporado ao acervo. - Fazer dedetização periódica das instalações, pisos, ralos e rodapés. - Manter a temperatura e umidade relativa do ar controlada. - Manter fechadas, na medida do possível, janelas, portas e respiradouros, principais acessos dos insetos e roedores. - Não aplicar nenhum produto químico sobre os documentos. - Não comer, nem guardar alimentos no local do acervo, assim como em suas proximidades. - Realizar frequentemente a limpeza dos livros, documentos e locais de armazenamento. - Realizar vistorias periódicas e quanto houver presença de insetos, verificar onde se aninham ou de onde vem e eliminar essa passagem. - Retirar o lixo do dia no final do expediente, em especial copinhos descartáveis de café e embalagens de alimentos. - Substituir os vidros quebrados das janelas. - Usar sempre, quando possível, estantes e armários de aço. Edição 2013 Fl. 80 / 145

81 Capítulo 6 SEGURANÇA Edição 2013 Fl. 81 / 145

82 6.1. CONCEITO As medidas de segurança não são apenas contra incêndios, inundações, etc, devem ser também para evitar o vandalismo (destacar páginas), o roubo ou furto de documentos, outros procedimentos criminosos e, principalmente, oferecer proteção à saúde das pessoas que venham a ter contato com o acervo VISTORIA AMBIENTAL A vistoria ambiental visa verificar as condições do ambiente onde os documentos são guardados. Basicamente são verificações na rede elétrica, luminosidade, temperatura, umidade, infiltrações e possíveis acessos dos agentes de deterioração. A temperatura ambiente e a umidade relativa do ar devem permanecer sempre estáveis. A temperatura deve ser controlada com o uso de ventiladores, condicionadores de ar, exaustores ou abertura controlada das janelas, dependendo do caso. A umidade relativa do ar deve ser controlada com o uso de desumidificadores, vaporizadores ou abertura controlada das janelas, dependendo do caso. No arquivo não deve haver cheiros de mofo, de materiais em decomposição ou produtos químicos. No caso do uso de aparelhos de ar condicionado é importante ressaltar que o papel, de uma maneira geral, não aceita grandes variações de temperatura e umidade. O aparelho deve ser utilizado de forma regular e com muito cuidado com a sua instalação elétrica e a possibilidade de vazamento de água VISTORIA BIOLÓGICA A vistoria biológica tem como principal objetivo identificar a presença e a ação de fungos, bactérias, insetos, aves, roedores ou algum outro tipo de animal (morcegos, gatos, etc) no interior dos arquivos (depósitos de documentos). Edição 2013 Fl. 82 / 145

83 6.4. CHECK-LIST a. Instalações 1) Verifique as condições de segurança das janelas. Existem trancas? Elas funcionam? Existem vidros quebrados? Existe a necessidade de se instalar grades nas portas e janelas? 2) Verifique as condições de segurança das portas e placas de alertas. Elas têm fechaduras? Estão funcionando? Quem mais possui cópias das chaves das portas? Existem placas restringindo o acesso? 3) Verifique se existe excesso de luminosidade. Existem persianas ou cortinas?películas de insufilm? As lâmpadas permanecem acessas desnecessariamente durante muito tempo? 4) Verifique as condições de segurança da rede elétrica. Existem fios desencapados (risco de curto-circuito)? Vários equipamentos elétricos estão ligados na mesma tomada (extensão elétrica improvisada)? Os militares que trabalham no arquivo conhecem a localização dos disjuntores e da chave geral de energia? 5) Verifique as condições de segurança das instalações hidráulicas. Existem vazamentos? Existem infiltrações? Edição 2013 Fl. 83 / 145

84 6) Verifique as condições de segurança dos meios de combate a incêndio. Existem extintores de incêndio? Mangueira de incêndio? A quantidade é suficiente? O tipo de extintor é adequado? Lembrar que nosarquivos são guardados papéis. Devem existir extintores para combater o fogo de origem elétrica e o fogo em papéis. Os extintores de incêndio estão carregados e dentro do prazo de validade? Estão em locais de fácil acesso? Os militares que trabalham no arquivo sabem operar as mangueiras e os extintores de incêndio? 7) Não permita a guarda de qualquer material estranho ao acervo no interior do arquivo. 8) Verifique os níveis de vulnerabilidade dos materiais que compõem o acervo. Existem filmes de nitrato, documentos raros, etc. b. Pessoal 1) Só permita a entrada no arquivo de pessoas autorizadas. Evite a entrada de estranhos. 2) Verifique se os militares que trabalham no arquivo são fumantes ou possuem problemas de saúde (alergias). Não os selecione para a OM. 3) Verifique se os responsáveis pelo arquivo não estão sendo desviados de função. Edição 2013 Fl. 84 / 145

85 c. Documentos 1) Mantenha os documentos mais importantes guardados em armários com chave. 2) Utilize o livro de cautelas e o Guia-Fora para controlar a entrada e saída de documentos. 3) Verifique as condições dos documentos recém chegados para a guarda intermediária ou permanente (existência de pragas). correta. 4) Verifique se os documentos estão acondicionados de forma inventariado. 5) Verifique se todo o acervo documental está identificado e d. Equipamentos de Proteção Individual (EPI) 1) O uso de EPI deve ser obrigatório. Além da poeira, existem relatos de arquivos contaminados com urina de ratos (leptospirose), com produtos químicos cancerígenos, vírus e bactérias altamente nocivas. 2) Entre os EPI, destacamos o uso das luvas, máscaras, toucas, óculos e aventais. Edição 2013 Fl. 85 / 145

86 3) É muito importante também se criar o hábito de sempre lavar bem as mãos antes e depois das consultas e manuseios aos acervos. Antes, para preservar o documento e, depois, para proteger a própria saúde. Utilize sabão antibactericida. e. Pragas 1) Verifique permanentemente a existência de pragas (baratas, ratos, cupim, traças, etc). 2) Não permita o consumo e guarda de alimentos no interior do arquivo. 3) Lave semanalmente as lixeiras do arquivo ou então utilize sacos plásticos para forrá-las. Atenção! Não permita copinhos descartáveis sujos de café, latas de refrigerantes ou embalagens de alimentos nas lixeiras do arquivo de documentos Controle de Acesso e Monitoramento por Câmeras Muitas das vezes não há como se evitar o furto de documentos dentro das instalações. Umas das medidas de segurança a ser implementada nas instalações onde os arquivos se encontram, e nos locais de acesso às mesmas é o sistema de monitoramento por câmeras aliado ao controle de acesso. a. Possibilidades Este sistema permite: controlar o acesso nas instalações ficando registrado, quem acessou, o dia e o horário; o acesso de determinadas pessoas em determinados períodos, autorizado pelo operador do sistema; registra a entrada e saída de pessoas e a movimentação diurna ou noturna durante 24 horas; permite a gravação das imagem com o áudio dos ambientes; permite o acesso das imagens em computador de qualquer lugar fora da instituição que possua internet pelas pessoas autorizadas; e armazena os dados e imagens pela quantidade de tempo, de acordo com a capacidade do equipamento adquirido. Edição 2013 Fl. 86 / 145

87 b. Equipamento 1) Câmera para passadiço externo. 2) Câmera para áreas internas ou depósitos. 3) Controle de acesso. 4) Dispositivo de Abertura e Travamento das Portas. 5) Controladora. 6) Equipamento de gravação (NVR) e equipamento de monitoramento (sala de monitores) Edição 2013 Fl. 87 / 145

88 Capítulo 7 GESTÃO DOCUMENTAL Edição 2013 Fl. 88 / 145

89 7.1. GESTÃO DOCUMENTAL A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos é dever de todo órgão público desde No Exército Brasileiro, o Sistema de Avaliação de Documentos foi ativado pela Port nº 256, de 29 de maio de 2001, que aprovou as Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (IG 11-03). O processo de gestão documental existe formalmente desde A gestão documental é um processo de redução seletiva de documentos, conservando apenas o que é essencial. Assim, a gestão eficiente e eficaz, além de aumentar o grau de segurança orgânica, reduz espaços de guarda da documentação e proporciona maior rapidez na recuperação da informação. Uma vez cumprido o ciclo de vida do documento, ele deve ser eliminado de acordo com a referida legislação, definindo-se os meios e locais para isso. Ao final do mês de abril, a documentação ostensiva do Exército, que tenha completado o prazo mínimo de arquivamento obrigatório, deve ser analisada pela Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SCPAD) das OM, recebendo a destinação adequada. Dar tratamento adequado aos documentos produzidos ou recebidos nas OM é responsabilidade de todos que lidam com a documentação, mas principalmente dos Cmt/Ch/Dir. Transcrito do informativo Fique Atento!, do CIEx, nº 4, de abril de FINALIDADE DAS IG (INSTRUÇÕES GERAIS PARA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 1º A finalidade das presentes Instruções é a de normatizar o gerenciamento da documentação ostensiva do Exército, buscando-se adequar a legislação militar às disposições legais sobre arquivos públicos OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 2º Os objetivos da avaliação de documentos são: I - orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise, avaliação e seleção da documentação elaborada e acumulada no âmbito do Exército, com vistas à sua destinação final; e Edição 2013 Fl. 89 / 145

90 II - estimular a implantação de uma mentalidade de manutenção e preservação de documentos, em especial dos que devem compor o acervo histórico-cultural da Força COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 3 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx) é o órgão central do sistema destinado à análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos no âmbito de todo o Exército, sendo integrada por Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SCPAD), distribuídas e escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme a estrutura do Exército MISSÃO DA CPADEx As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: 1º do Art. 5 Sua missão é orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise, avaliação e seleção de documentos no âmbito do Exército, tendo em vista a identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor; 7.6. ESTRUTURA DAS SCPAD As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 6 Sob a supervisão do Chefe, Diretor, Comandante ou Secretário, a SCPAD é estruturada segundo os níveis abaixo discriminados: I - nível A - neste nível (EME, Órgãos de Direção Setorial, Gab Cmt Ex, SGEx, CIEx e C Com S Ex) é constituída a SCPAD/A,..., II - nível B - a SCPAD/B é constituída, em princípio, pelo oficial superior designado como representante na SCPAD/A...; e III - nível C - cada OM deverá constituir a sua SCPAD/C, exceto as que possuem atribuição de constituir as de nível A ou B, pois, nesse caso, estas assumem também a incumbência das de nível C, de acordo com as seguintes considerações: a) a SCPAD/C será constituída pelo oficial designado como representante na SCPAD/B, se houver, bem como pelos Chefes de Setor ou Seção, Cmt SU e por outros profissionais (militares ou civis) especialistas ou técnicos, julgados convenientes; b) nos Cmdo Mil Área, G Cmdo, GU e OM comandadas por Oficial-General, o presidente da SCPAD será um oficial superior (podendo ser o Chefe do Estado-Maior, Subchefe do Estado-Maior ou Edição 2013 Fl. 90 / 145

91 outro oficial superior) e será integrada pelos Chefes de Seção ou Escalão e outros profissionais (militares ou civis) especialistas ou técnicos, julgados convenientes; e c) para as OM de valor Unidade e Subunidade Isolada, o Cmt, Chefe ou Diretor deverá ser o presidente da SCPAD/C. 1º A composição das SCPAD (Presidente e integrantes) e as datas de reunião devem ser publicadas em Boletim Interno (BI) da OM. 2º Os Cmdo Mil de Área, os G Cmdo (em especial as RM) e GU, apesar de não constituírem SCPAD níveis A e B, devem colaborar com o funcionamento do sistema, incluindo em suas visitas ou inspeções, a verificação do processo de implantação das SCPAD de suas OM subordinadas e o cumprimento das presentes IG MISSÕES DAS SCPAD DE OM As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 7º A missão das SCPAD é: I - realizar o processo de análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos que, de acordo com a TBTEx, são considerados importantes para a guarda permanente e aqueles que devam ser eliminados, por serem destituídos de valor probatório e informativo, conforme assevera o 3 do art. 8 da Lei n 8159/91; e II - orientar, coordenar e controlar o processo de avaliação dos documentos nos escalões imediatamente subordinados ATRIBUIÇÕES DE UMA SCPAD DE OM As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 8º As SCPAD possuem as seguintes atribuições: I - comuns a todas as SCPAD: a) difundir, no mais curto prazo, no âmbito de sua competência, as diretrizes e normas estabelecidas pelo Comandante do Exército, zelando pelo fiel cumprimento das mesmas; b) apresentar, sempre que julgado oportuno, as propostas que se fizerem necessárias, para atualização da TBTEx; c) comunicar à CPADEx ou SCPAD de nível superior, para as devidas providências, os atos julgados lesivos ao patrimônio arquivístico do Exército e aos direitos individuais ou coletivos; d) implementar e racionalizar as atividades arquivísticas, de forma a preservar a integridade do ciclo documental do Exército, garantindo a guarda e o rápido acesso aos documentos; Edição 2013 Fl. 91 / 145

92 e) avaliar quaisquer documentos que, mesmo não definidos claramente na TBTEx, forem considerados importantes por seus detentores, definindo o prazo de guarda ou concluindo pela eliminação, caso não possuam valor arquivístico; f) elaborar e encaminhar diretamente ao Arquivo Histórico do Exército (Arq H Ex) a listagem dos documentos a serem eliminados; e g) avaliar os documentos no âmbito da própria OM. II - específicas: a) SCPAD/A:... b) SCPAD/B:... c) SCPAD/C: 1. avaliar os documentos no âmbito da respectiva OM; e 2. ligar-se às SCPAD/A e B dos escalões superiores, no que se refere a documentos que são a elas vinculados pelo canal técnico (ou sistêmico), a fim de solicitar orientação sobre a guarda ou eliminação daqueles que não estão perfeitamente identificados na TBTEx ou que apresentem dúvidas quanto ao seu valor arquivístico TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx) As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 9º A Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx) é um instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que determina prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. Nota do AHEx: O Ministério da Defesa expedirá em breve uma Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos específica para todos os órgãos do Ministério. Com isso, provavelmente a TBTEx será revogada. Edição 2013 Fl. 92 / 145

93 Atividades - Meio Atividades - Fim Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública (Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001) IGUAL Para TODOS os órgãos públicos O Exército utiliza as Subclasses: 020 pessoal civil (Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001) Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx) Não está aprovada pelo CONARQ ESPECÍFICA Para cada órgão público Encontra-se em fase de análise e aprovação a Tabela de Temporalidade de Atividades-Fim do Ministério da Defesa 080 pessoal militar (Resolução do CONARQ nº 21, de 4 de agosto de 2004) Não apresenta os documentos específicos da atividade institucional, por isso há limitações para classificá-los e avaliá-los. Nota do AHEx: Para efeito de atualização e compreensão desta coletânea, ressalta-se que para a realização da avaliação de documentos no âmbito do Exército, o Art. 9º das IG prevê a utilização da Tabela Básica de Temporalidade do Exército (TBTEx), elaborada como tabela das atividades-fim da instituição. No entanto, essa tabela não foi aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e encontra-se sem amparo legal. Quando solicitada a utilização da TBTEx, deve-se utilizar os documentos na seguinte ordem: a. Peculiares às atividades no âmbito (atividades-fim/específicas) do Exército Brasileiro. - Tabela Básica de Temporalidade do Exército (TBTEx); e - Tabela de Temporalidade referente à Subclasse Pessoal Militar (complementa a TBTEx). b. Comuns as atividades-meio da Administração Pública (Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001). - Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Edição 2013 Fl. 93 / 145

94 Capítulo 8 LEGISLAÇÃO DIVERSOS Edição 2013 Fl. 94 / 145

95 8.1. PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DOS ARQUIVOS - Dificuldade na recuperação de informações. - Negação de direitos aos cidadãos ou militares da ativa e reserva. - Perda de documentos de valores históricos, culturais e administrativos da OM e da Força. - Prejuízo para a administração pública LEGISLAÇÕES SOBRE SANÇÕES PASSÍVEIS PELA MÁ ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS a. Constituição da República Federativa do Brasil, 1988 CAPÍTULO II DA UNIÃO Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: I -...; II -...; III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; IV -... b. Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (LEI DE ARQUIVOS) Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. c. Lei Nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. Edição 2013 Fl. 95 / 145

96 CAPÍTULO V Seção IV DOS CRIMES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMÔNIO CULTURAL Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Pena: reclusão, de um a três anos, e multa. Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa. (D.O.U., 13 de fevereiro de 1998 e retificada em 17 de fevereiro de 1998). d. Decreto Nº 3.179, de 21 de setembro de 1999 (Revogado pelo Decreto nº 6514/08) Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. CAPÍTULO II Seção IV DAS SANÇÕES APLICÁVEIS ÀS INFRAÇÕES CONTRA OORDENAMENTO URBANO E O PATRIMÔNIO CULTURAL Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Multa de R$ (dez mil reais) a R$ (quinhentos mil reais). (D.O.U., 22 de setembro de 1999). Edição 2013 Fl. 96 / 145

97 e. DECRETO Nº 6.514, DE 22 DE JULHO DE Dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente,e estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras providências CAPÍTULO I DAS INFRAÇÕES E SANÇÕES ADMINISTRATIVAS AO MEIO AMBIENTE Subseção IV Das Infrações Contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural Art. 72. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; ou II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Multa de R$ ,00 (dez mil reais) a R$ ,00 (quinhentos mil reais). Este texto não substitui o publicado no DOU de ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS a. Constituição da República Federativa do Brasil, TÍTULO II Dos Direitos e Garantias Fundamentais CAPÍTULO I DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes: (...) X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação; (...) Edição 2013 Fl. 97 / 145

98 XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional; (...) XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado; (Regulamento) XXXIV - são a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: a) o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder; b) a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal; (...) b. Lei Nº , DE 5 DE MAIO DE (Revogada pela Lei nº /11) Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5 o da Constituição Federal e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 o Esta Lei regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5 o da Constituição Federal. Art. 2 o O acesso aos documentos públicos de interesse particular ou de interesse coletivo ou geral será ressalvado exclusivamente nas hipóteses em que o sigilo seja ou permaneça imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, nos termos do disposto na parte final do inciso XXXIII do caput do art. 5 o da Constituição Federal. Art. 3 o Os documentos públicos que contenham informações cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado poderão ser classificados no mais alto grau de sigilo, conforme regulamento. Art. 4 o O Poder Executivo instituirá, no âmbito da Casa Civil da Presidência da República, Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas, com a finalidade de decidir sobre a Edição 2013 Fl. 98 / 145

99 aplicação da ressalva ao acesso de documentos, em conformidade com o disposto nos parágrafos do art. 6 o desta Lei. Art. 5 o Os Poderes Legislativo e Judiciário, o Ministério Público da União e o Tribunal de Contas da União disciplinarão internamente sobre a necessidade de manutenção da proteção das informações por eles produzidas, cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como a possibilidade de seu acesso quando cessar essa necessidade, observada a Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e o disposto nesta Lei. Art. 6 o O acesso aos documentos públicos classificados no mais alto grau de sigilo poderá ser restringido pelo prazo e prorrogação previstos no 2 o do art. 23 da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de o Vencido o prazo ou sua prorrogação de que trata o caput deste artigo, os documentos classificados no mais alto grau de sigilo tornar-se-ão de acesso público. 2 o Antes de expirada a prorrogação do prazo de que trata o caput deste artigo, a autoridade competente para a classificação do documento no mais alto grau de sigilo poderá provocar, de modo justificado, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que avalie se o acesso ao documento ameaçará a soberania, a integridade territorial nacional ou as relações internacionais do País, caso em que a Comissão poderá manter a permanência da ressalva ao acesso do documento pelo tempo que estipular. 3 o Qualquer pessoa que demonstre possuir efetivo interesse poderá provocar, no momento que lhe convier, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que reveja a decisão de ressalva a acesso de documento público classificado no mais alto grau de sigilo. 4 o Na hipótese a que se refere o 3 o deste artigo, a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas decidirá pela: I - autorização de acesso livre ou condicionado ao documento; ou II - permanência da ressalva ao seu acesso. Art. 7 o Os documentos públicos que contenham informações relacionadas à intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas, e que sejam ou venham a ser de livre acesso poderão ser franqueados por meio de certidão ou cópia do documento, que expurgue ou oculte a parte sobre a qual recai o disposto no inciso X do caput do art. 5 o da Constituição Federal. Parágrafo único. As informações sobre as quais recai o disposto no inciso X do caput do art. 5 o da Constituição Federal terão o seu acesso restrito à pessoa diretamente interessada ou, em Edição 2013 Fl. 99 / 145

100 se tratando de morto ou ausente, ao seu cônjuge, ascendentes ou descendentes, no prazo de que trata o 3 o do art. 23 da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de Art. 8 o Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 5 de maio de 2005; 184 o da Independência e 117 o da República. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA Marcio Thomaz Bastos José Dirceu de Oliveira e Silva Jorge Armando Felix Álvaro Augusto Ribeiro Costa Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de c. Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Dispositivos revogados pela Lei nº /11 e pelo Decreto nº 7.724/12) (...) CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Edição 2013 Fl. 100 / 145

101 d. LEI Nº , DE 18 DE NOVEMBRO DE Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do 3 o do art. 37 e no 2 o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n o 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n o , de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1 o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do 3º do art. 37 e no 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; (...) Art. 3 o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; (...) Art. 4 o Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; (...) III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; (...) Edição 2013 Fl. 101 / 145

102 VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; (...) CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6 o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: (...) II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7 o obter: O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de (...) II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; (...) 1 o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 2 o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. (...) CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. Edição 2013 Fl. 102 / 145

103 1 o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. 2 o O prazo referido no 1 o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. (...) Seção II Dos Recursos Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência. CAPÍTULO IV DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO (...) Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever de o Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. 1 o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei. (...) Edição 2013 Fl. 103 / 145

104 Seção V Das Informações Pessoais Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 1 o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. 2 o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido. (...) Art. 46. Revogam-se: I - a Lei n o , de 5 de maio de 2005; e II - os arts. 22 a 24 da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação. Brasília, 18 de novembro de 2011; 190 o da Independência e 123 o da República. Este texto não substitui o publicado no DOU de Edição extra e. DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 Regulamenta a Lei n o , de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5 o, no inciso II do 3 o do art. 37 e no 2 o do art. 216 da Constituição. Edição 2013 Fl. 104 / 145

105 CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1 o Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo federal, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo, conforme o disposto na Lei n o , de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5 o, no inciso II do 3 o do art. 37 e no 2 o do art. 216 da Constituição. Art. 2 o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei n o , de CAPÍTULO IV DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA Seção II Do Pedido de Acesso à Informação Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informação. 1 o O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades. 2 o O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido ao SIC. 3 o É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art o Na hipótese do 3 o, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta. Art. 12. O pedido de acesso à informação deverá conter: I - nome do requerente; II - número de documento de identificação válido; III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e Edição 2013 Fl. 105 / 145

106 IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida. Art. 13. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação: I - genéricos; II - desproporcionais ou desarrazoados; ou III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade. Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, o órgão ou entidade deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação, consolidação ou tratamento de dados. Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação. Seção III Do Procedimento de Acesso à Informação Art. 15. Recebido o pedido e estando a informação disponível, o acesso será imediato. dias: 1 o Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão ou entidade deverá, no prazo de até vinte I - enviar a informação ao endereço físico ou eletrônico informado; II - comunicar data, local e modo para realizar consulta à informação, efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação; III - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento de sua existência; IV - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou entidade responsável pela informação ou que a detenha; ou V - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso. (...) Art. 16. O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial de vinte dias. (...) Edição 2013 Fl. 106 / 145

107 CAPÍTULO VII DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades: I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem. Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, os direitos de que trata este artigo assistem ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei n o , de 10 de janeiro de 2002, e na Lei n o 9.278, de 10 de maio de Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário: I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento médico; II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir; III - ao cumprimento de decisão judicial; IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou V - à proteção do interesse público geral e preponderante. Art. 58. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o art. 55 não poderá ser invocada: I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância. Edição 2013 Fl. 107 / 145

108 Art. 59. O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá, de ofício ou mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II do caput do art. 58, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha produzido ou acumulado, e que estejam sob sua guarda. 1 o Para subsidiar a decisão de reconhecimento de que trata o caput, o órgão ou entidade poderá solicitar a universidades, instituições de pesquisa ou outras entidades com notória experiência em pesquisa historiográfica a emissão de parecer sobre a questão. 2 o A decisão de reconhecimento de que trata o caput será precedida de publicação de extrato da informação, com descrição resumida do assunto, origem e período do conjunto de documentos a serem considerados de acesso irrestrito, com antecedência de no mínimo trinta dias. 3 o Após a decisão de reconhecimento de que trata o 2 o, os documentos serão considerados de acesso irrestrito ao público. 4 o Na hipótese de documentos de elevado valor histórico destinados à guarda permanente, caberá ao dirigente máximo do Arquivo Nacional, ou à autoridade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade pública que os receber, decidir, após seu recolhimento, sobre o reconhecimento, observado o procedimento previsto neste artigo. Art. 60. O pedido de acesso a informações pessoais observará os procedimentos previstos no Capítulo IV e estará condicionado à comprovação da identidade do requerente. Parágrafo único. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros deverá ainda estar acompanhado de: I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II do caput do art. 55, por meio de procuração; II - comprovação das hipóteses previstas no art. 58; III - demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 59; ou IV - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante. Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se submeterá o requerente. 1 o A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa. 2 o Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei. Edição 2013 Fl. 108 / 145

109 Art. 62. Aplica-se, no que couber, a Lei n o 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, natural ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de caráter público. (...) CAPÍTULO XI DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS Art. 75. Aplica-se subsidiariamente a Lei n o 9.784, de 29 de janeiro de 1999, aos procedimentos previstos neste Decreto. Art. 76. Este Decreto entra em vigor em 16 de maio de Brasília, 16 de maio de 2012; 191º da Independência e 124º da República. Este texto não substitui o publicado no DOU de Edição extra e retificado em DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO As Tabelas de Temporalidades são os documentos que definem, tanto na Administração Publica quanto nas Forças Armadas, os documentos de valor histórico que deverão se mantidos em guarda permanente DOCUMENTOS SEM VALOR ARQUIVÍSTICO As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art. 14 Documentos sem valor arquivístico são documentos, mesmo ORIGINAIS, que: I - tratem de assuntos que são recapitulados em outros documentos de maior hierarquia; II - não possuam valor histórico; III - não respaldem direitos, obrigações e/ou comprometimento legal ou fiscal; IV - não exigem imposição de temporalidade por outros órgãos de controle e da administração pública; e V - não se prestam para consultas futuras. Parágrafo único. Esses documentos, ao fim do prazo mínimo de arquivamento obrigatório, de 5 anos, e após avaliação pela SCPAD da OM, serão, em princípio, eliminados, ou, em casos excepcionais, poderão ser conferidos aos mesmos, novos prazos de guarda. Edição 2013 Fl. 109 / 145

110 8.6. DOCUMENTOS DIGITAIS As IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) definem como: Art 32 A gestão de documentos tramitados pelos meios eletrônicos e de microfilmagem é regulada por legislação específica. A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (E-Arq Brasil - Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR) aponta uma série de requisitos para a criação de Arquivos Digitais que devem portar dados passiveis de serem inseridos na Classificação e Gestão Documental, incluindo a recuperação das informações no futuro. A atual legislação brasileira que garante autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica e digitais encontram-se em processo de regulamentação, segundo o CONARQ. ATENÇÃO: A guarda de documentos nos diversos tipos de suporte digitais exige cuidados especiais. Dentre eles, destacamos: - não manter a mídia próxima de locais com campo magnético ou sob ação do calor ou de raios solares; - controle das condições de temperatura; - verificar a existência de softwares e hardwares compatíveis com as mídias existentes; e - fazer cópia de segurança. Nota do AHEx: Todos os documentos originais recebidos ou expedidos deverão ser arquivados em suporte de papel. Edição 2013 Fl. 110 / 145

111 8.7. DIGITALIZAÇÃO X MICROFILMAGEM Existem várias correntes de pensamento sobre o assunto. Os objetivos dos dois processos são os mesmos: preservar a informação e evitar o manuseio dos documentos originais. O mais importante é que nada substitui o suporte de papel. Ele não pode ser substituído e nem destruído. A Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), publicada no Diário Oficial da União, Edição nº 82, de 03 de maio de 2010, dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, com a finalidade de propiciar o acesso e a disseminação dos documentos custodiados pelos arquivos por meio da digitalização. O referido documento está disponível em: a. Microfilmagem: VANTAGENS - evita que o usuário manuseie o documento original. - maior tempo de conservação (300 anos). - processo simples. - a cópia de microfilme é aceita como documento original. - baixo custo nos serviços terceirizados. - facilita a consulta ao acervo. DESVANTAGENS - alto custo na aquisição dos equipamentos de microfilmagem, leitura e copiadora. - exige capacitação técnica do pessoal para operar os equipamentos. - necessidade de local climatizado para guarda dos microfilmes originais. b. Digitalização: VANTAGENS - baixo custo para aquisição dos equipamentos de digitalização para documentos do formato A4. - processo simples. - permite disponibilizar as informações na INTERNET. - válido para pequenos acervos. - evita que o usuário manuseie o documento original. - pode ser feita pelo próprio pessoal da OM. - facilita a consulta ao acervo. DESVANTAGENS - menor tempo de conservação (depende dos softwares e hardwares disponíveis). -não é aceito como documento original. - exige permanente verificação do estado de conservação das mídias ou dos arquivos de dados. - exige cuidados especiais com a conservação dos dados. - O EB ainda não possui sistema de certificação digital de documentos. Edição 2013 Fl. 111 / 145

112 8.8. LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA - LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. Edição 2013 Fl. 112 / 145

113 CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições publicas de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Edição 2013 Fl. 113 / 145

114 Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1º São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 3 São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 4 São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura políticojurídica. Edição 2013 Fl. 114 / 145

115 Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e programar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Edição 2013 Fl. 115 / 145

116 Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1 O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independência e 103 da República. FERNANDO COLLOR, Jarbas Passarinho. (D.O.U. de 9 de janeiro de 1991) 8.9. ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS Texto elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) a fim de fornecer subsídios para quantificação de acervos. Disponível em: mento Edição 2013 Fl. 116 / 145

117 I- Documentação em posição vertical e horizontal Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou de plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc), a metragem linear tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço. Exemplos: 1- documentos acondicionados em caixas nas estantes: Fig. 1 - medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número das mesmas; - os espaços vazios devem ser desprezados. Prateleira (a) - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares Prateleira (b) - 1 X 0,60 m = 0,60 metros lineares TOTAL A + B = 6 metros lineares 2- documentos empilhados ou empacotados em estantes: - medir a altura das pilhas de documentos 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares Fig documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes: Fig documentos em arquivos ou fichários de aço: - medir na extensão das estantes, se estiver na vertical, e a altura da pilha, se estiver na horizontal. 0,40 m + 0,20 m = 0,60 metros lineares - medir a profundidade ocupada de cada gaveta. 1 m + 0,30 m = 1,30 metros lineares Fig. 4 Edição 2013 Fl. 117 / 145

118 II - Documentação empacotada e amontoada Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem cúbica, ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão em metros lineares, multiplique o resultado obtido em m³ por 12. Exemplos: Para se obter a quantificação total dos documentos textuais,proceder ao somatório dos resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição verti1- documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de estantes. Fig. 5 - medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar as medidas, para obter a metragem cúbica. converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por 12. 0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m³ 0,06 m³ X 12= 0,72 metros lineares 0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³ 0,075 m³ X 12 = 0,90 metros lineares Fig. 6 III- Quantificação total Para se obter a qualificação total dos documentos textuais, proceder ao somatório dos resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos documentos empacotados e amontoados: 6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4) + 0,72 m lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares. Edição 2013 Fl. 118 / 145