Agendamento Online de

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1 Agendamento Online de

2 O que é o agendamento online? O agendamento online é uma das praticidades que a clínica pode fornecer ao seu paciente permitindo ao mesmo realizar um agendamento pela Internet, não necessitando o uso do telefone para entrar em contato com a clínica. Por que é importante ter o agendamento online? Em tempos modernos, os pacientes encontram seus médicos e clínicas através de buscas na Internet. Sendo assim, o primeiro passo para sua clínica/consultório utilizar o agendamento online é ter um SITE. Se você não tiver ou quiser criar um novo, a EMED pode fazer este trabalho para você (consulte condições e valores com o setor comercial). Pense quantos pacientes acessam seu site diariamente e pense que se a ferramenta de marcação online estiver ativa, ele poderá fazer um cadastro e a marcação em sua agenda real, sem necessidade de confirmação por ele. Isso representa mais prospecção para a clínica/consultório, mais pacientes e maior lucratividade. Como é feito o acesso ao agendamento online pela Internet? O acesso é feito através de um link de Internet que está a seguir. Este link poderá ser incluído em seu site para acesso dos clientes: Como o agendamento pode ser feito? Muitas clínicas utilizam o recurso de marcação de consultas online para agendamentos dentro da real disponibilidade da clínica. Para um fluxo menor de pacientes, esta opção é adequada, pois o paciente só vê os horários e dias que realmente estão disponíveis, escolhe o que melhor encaixa em suas necessidades e agenda. Na agenda profissional, o agendamento é identificado com um ícone azul, mostrando que sua origem veio da Web.

3 Se o objetivo é aumentar a prospecção ao máximo, evitando a perda de pacientes por falta de horário, recomendamos expressamente a criação de uma nova agenda apenas para receber os pacientes provenientes da marcação via Site. Criando agendas com espaçamento de 5 em 5 minutos, por exemplo, garante maior oferta de horários disponíveis e permite que os pacientes encontrem disponibilidade para marcar sua consulta. Neste cenário, é necessária a intervenção (ou não) da equipe de agendamentos da clínica para alocar os pacientes dentro da agenda real de cada médico, apenas observando o cuidado para não sobrecarregar a agenda diária de cada profissional da saúde, mantendo um padrão alto de qualidade de atendimento aos seus pacientes. Resumindo... - A agenda que o paciente online vê é a mesma que as atendentes da clínica vêem, trazendo SEGURANÇA aos padrões de atendimento da clínica; - Não há duplicidade de horários; - É possível saber quem agendou utilizando este serviço, através do ícone diferenciado no agendamento. Como o Paciente agenda sua consulta? O Agendamento Online roda em uma plataforma mantida pela própria EMED, por onde o paciente poderá fazer um cadastro para efetuar a marcação da consulta. Esse cadastro será único e ele poderá acessar esse serviço sempre que necessitar, com o mesmo login e senha fornecido pelo paciente após em seu cadastro.

4 Após informar os dados de cadastramento e clicar em Cadastrar, o paciente receberá um aviso de cadastro realizado e terá que confirmar através de um enviado ao endereço informado no cadastro.

5 Caso algum campo não seja preenchido corretamente, o paciente receberá alguma informação informando o problema ocorrido para que possa providenciar sua correção. Após preencher todos os campos corretamente e confirmar seus dados, o paciente receberá, em sua caixa de , a confirmação de cadastro. Ao receber o , o usuário deverá seguir as instruções contidas no mesmo para concluir o cadastramento e assim validar seu cadastro. Após a validação do cadastro, o paciente retornará ao site e utilizar o Login e Senha informados para início do agendamento. Assim que a pessoa fizer acesso ao agendamento online, poderá escolher o convênio para atendimento, o tipo de atendimento, informar a agenda e data para pesquisar horários e iniciar a busca de disponibilidade.

6 Através das configurações do sistema, é importante salientar que você pode determinar quais agendas estarão aceitando agendamentos pela Web, quais convênios e procedimentos também estarão habilitados para o paciente agendar.

7 Após confirmar o agendamento será apresentada a tela Meus Agendamentos com informações do agendamento gerado. Após o paciente finalizar aparecerá uma tela confirmando seu agendamento. Ele poderá imprimir a confirmação de agendamento. Segurança do sistema: o paciente não conseguirá finalizar um agendamento online se não preencher corretamente todas as informações solicitadas. Assim, o próprio paciente não terá dúvidas de que foi agendado (mesmo que não finalizado o agendamento). O sistema, em tempo integral, sempre o avisará de campos que não foram preenchidos e não liberará o comando FINALIZAR no canto inferior da tela. Quando a atendente ou recepcionista acessa a agenda do médico notará um ícone diferenciado em alguns pacientes (conforme figura abaixo), e através desta visualização saberá qual paciente utilizou o agendamento via web.

8 Configurando o Agendamento Online Um conjunto de configurações deve ser feito para definir quais agendas poderão receber marcação através da Internet. As configurações são: a) Habilitar o Convênio b) Habilitar o Tipo de Compromisso c) Definir os horários da Agenda para marcação externa Habilitação do Convênio A habilitação do Convênio deve ser feita na tela de Dados Gerais do Convênio no grupo Opções. A habilitação se dá através da opção Exibir para marcação através da Internet. O acesso é feito em Cadastro/Convênios/Convênios.

9 Habilitação do Tipo de Compromisso A configuração deve ser feita na edição do Tipo de Compromisso da agenda profissional através da opção Exibir para marcação através da Internet. O acesso é feito em Cadastro/Agenda/Tipo Compromisso. Na figura a seguir está indicada a situação de inclusão de novos tipos de compromisso, bem como, a coluna Exibir Externo, exibe a situação dos tipos de compromisso já configurados. Definir os Horários da Agenda Deve-se indicar na configuração dos horários da agenda quais horários estarão habilitados para marcação externa. O acesso a este cadastro é feito em Cadastro/Agenda/Agenda Profissional. Seleciona-se a agenda a ser configurada no menu Agendas na lateral direita e posteriormente Horários Agenda no menu lateral Agenda do lado esquerdo. Na figura a seguir podemos ver a situação da inclusão de um novo horário da agenda bem como os horários marcados com x na linha do horário externo para uma configuração já existente.

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