MANUAL NOTA FISCAL ELETRÔNICA ESCRITÓRIO CONTÁBIL CAIRES

Transcrição

1 MANUAL NOTA FISCAL ELETRÔNICA ESCRITÓRIO CONTÁBIL CAIRES Por: Douglas Adolpho Maicon F. Campos

2 COMO BAIXAR EMISSOR DE NF-e (novo!). Acesse o site da Secretária do Governo do Estado de São Paulo ( ir à barra lateral esquerda clicar em Emissor de NF-e (novo!). Após clicar, abrirá uma janela, rolar a página até Versão para Emissão de NF-e com validade Jurídica e clicar em Clique aqui para continuar.

3 Na tela seguinte clique em Download e Instalação do Software Emissor NF-e Clicar em Software Emissor NF-e, e aguardar o download ser concluído para depois instalar o programa. Obs: verificar se na tela aparecerá uma mensagem dizendo se o computador tem o programa JAVA instalado, se não tiver clica no ícone do programa para fazer o download e depois a instalação. Após a conclusão da instalação aparecerá na tela principal do seu computador um ícone de atalho. O programa emissor de NF-e já pode ser utilizado.

4 Iniciando o programa emissor UTILIZAÇÃO DO EMISSOR DE NF-e Atenção: o programa emissor não aceita acentos! Encontre a localização do programa no seu computador e abra-o. Na primeira vez, ele abrirá uma tela para você cadastrar sua empresa como emitente das NFe: (imagem 1) clique em incluir e preencha com os dados da sua empresa (imagem 2). Caso tenha o logotipo em formato de imagem (jpg ou bmp) faça upload para que ele apareça nas DANFEs que você gerar. Imagem 1: Imagem 2. * Todos os campos que estiverem com asterisco devem ser preenchidos. Cadastros Iniciais

5 Você pode cadastrar seus Clientes e Transportadoras inicialmente ou então durante a emissão das notas fiscais. No caso dos produtos, se seus produtos são sempre os mesmos e possuem o mesmo valor unitário, recomendo o cadastro antecipado, porém se cada venda for de um produto com características e valores diferentes, indico que preencha suas informações diretamente em cada uma das notas fiscais emitidas. Para cadastrar seus Clientes antecipadamente clique em Cadastros > Clientes e no botão incluir (localizado na parte inferior esquerda). Preencha os campos solicitados, como Razão Social, CNPJ, IE, Endereço, etc. Para cadastrar as transportadoras, deve-se clicar em Cadastros > Transportadoras e proceder da mesma forma que o cadastro de Clientes. Para cadastrar os produtos, clique em Cadastros > Produtos. Você verá a lista dos produtos já cadastrados e deverá clicar em Incluir (no canto inferior direito). Na tela que abrir, você deverá preencher o código e a descrição do produto. Feito isso, informe a unidade comercial e a unidade tributada (exemplo peça, kilo, unidade, metro, etc) e a quantidade comercial e quantidade tributada (normalmente, utiliza-se os mesmos valores). Enfim, preencha o valor unitário do produto e informe os itens adicionais conforme sua necessidade (classificação fiscal, peso, etc.). Clique em Incluir para salvar o produto. A partir de agora ele estará cadastrado na sua lista de produtos. Para editar qualquer cadastro, selecione o produto/transportadora/cliente e clique em editar/alterar. Emissão de uma NFe Você deverá selecionar a empresa que emitira as NFe e clicar em INICIAR. selecionar Para emitir uma nota fiscal eletrônica, clique em Notas Fiscais > Emitir nova nota. Todas as informações necessárias para a emissão da nota estarão disponíveis em nove abas.

6 Aba 1 Dados da NFe Nessa aba você deverá preencher os dados da nota: Natureza da Operação, tipo de documento, data de emissão e saída, se a DANFE será emitida em retrato ou paisagem e outros. A numeração da nota fiscal será gerada por você e a fiscalização recomenda que seja iniciada da 001. Preste atenção nas notas, pois ela pode ter seu número alterado durante a transmissão (sempre conferir se o numero da nota atual é subseqüente a ultima nota fiscal emitida). Aba 2 Emitente Essa aba informa o emitente da nota, então nela já estarão preenchidos os dados da sua empresa não é preciso fazer nada nessa aba. Aba 3 Cliente

7 Nessa aba, você deverá preencher os dados do destinatário. Clique em Pesquisar e, caso o Cliente já esteja cadastrado, selecione o Cliente e clique em Carregar. Se não estiver cadastrado, clique em Incluir, e preencha as opções abaixo, lembrando que fazendo desta forma o cliente não ficara salvo no sistema. Se o endereço de entrega ou de retirada for diferente do endereço do Cliente ou da sua empresa, assinale a opção correspondente e preencha com o endereço correto Atenção: esse endereço não será impresso na DANFE. Aba 4 Produtos e Serviços Para incluir um produto na NFe clique em INCLUIR. Na tela que abrir, se você for utilizar um produto já cadastrado, clique em pesquisar, selecione o item na tabela e clique em carregar. Se não for utilizar um item cadastrado, siga preenchendo TODOS os dados necessários.

8 * Todos os campos que estiverem com asterisco devem ser preenchidos. A segunda aba trata os tributos ICMS Preencher de acordo com a tributação do produto (entre em contato com o contador). Na aba IPI, empresas optantes pelo Simples Nacional não preenche essa aba, apenas indústrias optante pelo lucro Presumido ou Lucro Real essas entrar em contato com o seu contador.

9 Na aba PIS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super Simples utilize a opção PIS08. Na aba COFINS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super Simples utilize a opção COFINS08.

10 Na aba ISSQN informe o valor dos serviços e calcule os impostos correspondentes. Se não houver serviços, deixe em branco. Depois de concluída a tributação do produto clica em OK. Siga os passos para cadastrar todos os PRODUTOS vendidos na NFe. Aba 5 Totais

11 Essa aba mostra os valores totais da nota. Clique em Calcular e confira os valores. Aba 6 Transporte Deve-se informar a Modalidade do frete e outras informações necessárias, da mesma maneira que fazia na nota fiscal em papel. Caso a mercadoria seja enviada pela transportadora preencher os campos Transportador e Volume. Aba 7 Cobrança

12 Deve-se preencher os dados da fatura, número, valor total bruto, desconto e valor líquido e as duplicatas (número, valor e vencimento) preencha e clique em incluir. As informações sobre as duplicatas não aparecem na DANFE, então, se desejar, informe esses valores nas informações adicionais. Aba 8 Informações Adicionais Nessa aba, você colocará todas as informações adicionais para seu Cliente e para o Fisco. Para o Cliente você pode informar o número do pedido, prazo de pagamento, vendedor, valores e datas de vencimento, etc. Para o fisco, deve informar qualquer desconto ou qualquer informação sobre dedução e isenção de impostos. Por exemplo, para uma empresa optante pelo Simples Nacional que é substituto tributário deve-se colocar algo como: Documento emitido por empresa optante pelo Simples Nacional. Permite o aproveitamento de R$ xx,xx correspondente a alíquota de xx%, conforme reslução 61/09. Verifique com o contador o texto mais adequado para sua empresa.

13 - Validação Clique em validar. Caso exista algum erro na NFe, a nota não será validade e o programa informará os erros. Clique em Editar, corrija os erros e tente revalidar a nota repita isso até que a nota seja validada. - Assinatura Após a validação, clique em Assinar: você deverá colocar a senha do seu certificado e clicar em selecionar. Caso ocorram erros, os corrija, revalide a nota e assine-a novamente. - Transmissão Após assinar a nota, clique em transmitir. Mais uma vez deverá informar a senha do seu certificado. Se existirem erros os corrija e recomece validando a nota. Aguarde até o status estar como APROVADO. a transmissão e aprovação podem demorar alguns segundos. Quando a nota estiver aprovada clique em Imprimir DANFE, a visualize e a imprima quantas vias desejar (ela deverá acompanhar seu produto até o destino).

14 Se desejar, salve em *.pdf para enviar ao seu Cliente ou para arquivar. Ela deve ser impressa em papel sulfite A4 ou similar em impressora laser ou a jato de tinta. Como a DANFE tem o protocolo de recebimento e é necessário guardá-lo assinado pelo seu Cliente, recomendo a impressão de uma via para colar o protocolo, como é feito com a nota de papel. Feito isso, clique em Exportar e selecione a localização para gravação e o tipo de arquivo que deseja *.txt ou *.xml. Esse arquivo é a NOTA FISCAL ELETRÔNICA e deverá ser arquivada pelo tempo exigido pela legislação (atualmente 5 anos) em mídia digital (CD, Pen Drive, etc) por você e pelo seu Cliente. Finalmente, você deverá enviar um para seu Cliente (recomendo que pergunte a ele para qual você deve enviar a NFe) contendo o arquivo da NFe e a chave de acesso para consulta na internet. Optei por mandar também uma cópia da DANFE para que ele possa pegar a chave e imprimir quantas vias forem necessárias para seus procedimentos internos. O deve ser mais ou menos assim: (o link desse é para a verificação de notas no estado de São Paulo): Prezado Cliente, Em anexo estão uma cópia digital da DANFE (*.pdf) e a nota fiscal eletrônica (*.xml). Salientamos que o arquivo da nota fiscal eletrônica deverá ser armazenado por meio digital pelo prazo estabelecido pela legislação tributária vigente. A validade da NFe pode ser verificada em (a chave de acesso está localizada no canto superior direito da DANFE). Ficamos à disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente, DEPTO FISCAL Sempre mantenha esses arquivos, pois se seu Cliente perder, você deverá enviar nova cópia para ele.

15 Para ver as notas já emitidas ou em emissão, clique em Notas Fiscais > Gerenciar Notas. Explore outras funcionalidades do programa, conforme suas necessidades!!! Considerações Finais Caso o sistema do governo (para transmissão) esteja com problemas ou você esteja sem internet por algum motivo, você poderá emitir a nota em CONTINGÊNCIA. Porém, essa DANFE deverá ser impressa em papel de segurança, que deve ser comprado ele é em papel moeda mas é caro. Por isso, conforme orientação da fiscalização, se puder evitar a emissão desse tipo de nota melhor!!! Se não der, quando o sistema ou internet retornarem, essa nota deverá ser assinada e transmitida normalmente, como se fosse uma nota normal. A nota fiscal eletrônica e a DANFE são aceitas em todo território nacional e seu Cliente é obrigado a aceitá-la. Finalmente, se seu Cliente não tiver , você deverá gravar um CD, disquete ou qualquer tipo de mídia e entregar para ele. Segundo a lei, o emissor é responsável por entregar o arquivo da NFe para o Cliente, não importa como.

16 Fonte: