MÓDULO DE NOTA FISCAL ELETRONICA

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.08 Introdução... 2 Requisitos para Utilização do Módulo NF-e... 2 Termo de Responsabilidade... 2 Certificados... 2 Criação de Séries... 2 Framework... 3 Teste de Comunicação... 4 Configurações... 9 Parâmetros... 9 Veículos Produtos Cidades Consultando informações pelo Portal Gerenciador NF-e ao Destinatário Registrar Saída Validade do Certificado Configurações NF-e versão Possíveis erros

2 Introdução Foi disponibilizada a partir da versão 5.01 do sistema, a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas em substituição das Notas Fiscais de Produtos emitidas em Formulário. Para iniciar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é necessário que sejam tomadas algumas providências, conforme informado em Cartilha NF-e. Requisitos para Utilização do Módulo NF-e Termo de Responsabilidade Para que seja liberado o Módulo de NF-e para sua concessionária, é necessário enviar para Microwork o Termo de Responsabilidade NF-e. Para efetuar a impressão do termo acesse o site da Microwork, logando com o seu Usuário e Senha de Acesso e em seguida acesse a Área do Administrador. Vá até a opção: "MÓDULO NF-E ADICION" e clique em 'Solicitar'. Para gerar o termo clique sobre o botão TERMO. Emitir duas vias, colher assinatura (do responsável), reconhecer firma e encaminhar para a MicroWork via sedex. Veja aqui como ativar a área do Administrador. Certificados Um dos requisitos para utilizar o Módulo NF-e é a instalação dos certificados. Caso tenha dificuldades na instalação dos certificados necessários, elaboramos um manual detalhado de como instalá-los, clique aqui para visualizá-lo. Obs: Com o sistema ADICION será possível utilizar somente o certificado modelo A1. Criação de Séries Antes de iniciar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica é necessário o cadastramento da Série Estadual e da Série Federal (SCAN). Confirme com a contabilidade se a Série Estadual será a 1 e a Série Federal(SCAN) será a 900 e envie uma Solicitação pelo site da Microwork na Área do Administrador. Obs.: A configuração das séries só poderá ser efetuada pela Microwork. 2

3 Framework Será necessário a instalação do aplicativo Framework 3.5 da Microsoft nos computadores que irão emitir ou consultar NF-e. Solicite a sua equipe técnica que providencie a instalação. Clique aqui para realizar o download do Framework. O requisito básico para instalação do Framework 3.5 é o computador possuir uma das versões abaixo relacionadas: Windows VISTA (pré-instalado checar); Windows XP SP2; Windows Server 2003 Service Pack 1; Sendo assim, os equipamentos com Windows 98 e Windows XP SP1 não irão funcionar com o módulo NF-e do sistema ADICION. Fonte: Microsoft - Clique aqui. 3

4 Teste de Comunicação Após a instalação do Certificado Pessoal, é necessário efetuar o teste de comunicação entre o Adicion e o Portal da Secretaria da Fazenda utilizando o número do serial do Certificado Digital. Para obter este número efetue o procedimento abaixo: Abra o Internet Explorer (caminho: Iniciar do Windows >> executar, digite iexplore e enter), ou utilize o ícone do IE. Em seguida acesse no IE o caminho: Menu Ferramentas >> Opções da Internet >> Guia Conteúdo >> Botão Certificados: Acesse a aba PESSOAL e selecione o Certificado Pessoal que deseja consultar e clique sobre o botão EXIBIR: 4

5 Em seguida acesse a aba DETALHES e clique sobre a opção Número de Série. Selecione a String referente ao número de série e tecle CTRL + C no seu teclado, para copiar. Em seguida acesse o sistema Adicion no Caminho : Configurações >> Parâmetros >> Faturamento >> Aba Nota Fiscal >> Aba NF-e e cole (CTRL + V) o número de série no campo: N.º do serial do Certificado Digital, eliminando os espaços em branco no inicio: 5

6 Para concluir clique em SALVAR. Em seguida acesse Faturamento NF-e/NFS-e >> Gerenciador e clique sobre a opção Consultar Serviço NF-e, as seguintes opções serão apresentadas: 6

7 Normal/Produção: Consulta o serviço de emissão no servidor do Estado em ambiente de Produção, ou seja, com validade jurídica. Normal/Homologação: Consulta o serviço de emissão no servidor do Estado em ambiente de Homologação, ou seja, sem validade jurídica. Contingência/Produção: Consulta o serviço de emissão no servidor SCAN em ambiente de Produção, ou seja, com validade jurídica. Contingência/Homologação: Consulta o serviço de emissão no servidor SCAN em ambiente de Homologação, ou seja, sem validade jurídica. Ao selecionar uma das opções, a seguinte janela será apresentada: 1. Inserindo assinatura digital no documento: Quando o serviço solicitado for: Autorização, Cancelamento e Inutilização de NF-e, é necessário assinar o XML a ser enviado ao serviço da NF-e através dos dados constantes do certificado digital da concessionária; 2. Validando documento antes da transmissão: Nesse momento o programa esta validando o arquivo XML a ser enviado ao serviço da NF-e, de acordo com os arquivos de validação de XML (schema) fornecidos pelo projeto SPED; 3. Comunicando-se com o serviço da NF-e: Enviando e recebendo o arquivo XML do serviço da NF-e; 4. Salvando e analisando retorno: Salva o arquivo XML de retorno do serviço da NF-e e verifica se o arquivo XML retornado esta integro. Em seguida lê o resultado da comunicação. 5. Retornando ao Adicion: Retorna ao Adicion. Ao término do processo deverá retornar a seguinte mensagem: 7

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9 Configurações A seguir veremos algumas configurações necessárias para utilizar o Módulo NF-e. Parâmetros Acesse Configurações >> Parâmetros >> Faturamento, aba Nota Fiscal >> aba NF-e: Nº Serial Certificado Digital : Informe o número serial do Certificado Digital (Pessoal). Caso tenha dúvidas em como obter essa numeração, consulte o capítulo Teste de Comunicação. Possui Formulário de Segu rança: Selecione essa opção concessionária tenha confeccionado o Formulário de Segurança. caso a Tipo de formulário de segurança: Caso a empresa possua formulário de segurança, informe o Tipo do formulário. Para NF-e de veículos imprimir em Dados Adicionais o nome do vendedor do veículo?: Marcando esta opção, será impresso no DANFE o nome do vendedor informado na venda do veículo. Conta para cancelamento do contas a pagar/receber nos casos de denegação de NF-E: Seleciona a conta financeira onde serão canceladas as 9

10 duplicatas a pagar/receber em caso de denegação de NF-e. Localização do logo para impressão do DANFE: É possível configurar o logo da empresa para que ele seja impresso no DANFE. O logo deve seguir as especificações indicadas para que seja impresso corretamente. Permitir faturamento de ordem de serviço através de NF-e com serviços zerados?: Marque esta opção para que possa faturar as peças de O.S. com serviços zerados, sem a necessidade de baixar a O.S. em Cortesia. Veículos Para cada modelo será necessário efetuar algumas configurações. Acesse Veículos >> Tabelas >> Modelos e edite o modelo. Na aba Geral configure: Renavan, Classificação Fiscal, Peso liquido, Peso bruto, CMKG(Torque) e Distância entre eixos, conforme imagem: Na aba Informações Adicionais configure o Tipo e Espécie no quadro Códigos Tabela RENAVAN, conforme imagem abaixo: 10

11 Produtos No cadastro de produtos é necessário configurar a classificação fiscal de cada produto. Acesse Peças >> Tabelas >> Produtos: 11

12 Cidades Para impressão de NF-e é necessário que esteja cadastrado o código IBGE, SIAFI e FgmaISS da cidade do Emitente e do Destinatário. Para cadastrar acesse: Utilitários >> Tabelas Gerais >> Cidades e edite a Cidade que deseja configurar: Clique sobre a lupa e em seguida faça a pesquisa da CIDADE: Clique em selecionar e salve o cadastro para concluir. 12

13 Consultando informações pelo Portal As informações dos Modelos de Veículos citadas acima, podem ser obtidas através da Consulta da NF-e da Fábrica pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Informe a Chave de acesso e o código da imagem para efetuar a pesquisa. 13

14 Gerenciador NF-e Para efetuar o gerenciamento das NF-e envidas acesse Faturamento >> NFe/NFS-e >> Gerenciador NF-e: Consultar Serviço: Utilize esta opção para consultar o Serviço no envio Normal e no envio de Contingência. Registrar Saída: Disponível para concessionárias localizadas no Estado de Minas Gerais. Enviar Lote: Através deste botão é possível enviar notas que estão com o status pendente, exemplo: Inutilizar: Esta opção é utilizada para inutilizar notas fiscais que ainda não foram enviadas ao portal, ou seja, que estão como pendentes. Cancelar: Opção utilizada para Cancelar NF-e. Imprimir: Através dessa opção pode-se efetuar a re-impressão do DANFE. Através dessa opção é possível enviar um ao destinatário da nota, contendo em anexo o arquivo xml da nota fiscal. Veja mais detalhes sobre essa rotina no próximo capítulo. 14

15 ao Destinatário A partir da versão 6.0 do sistema, está disponível o envio automático de após a emissão de NF-e. Este recurso poderá ser ativado de duas formas: 1. Acesse Utilitários >> Tabelas Gerais >> Pessoas, edite o cadastro do destinatário e acesse a aba Adicionais: Em seguida acesse a guia , conforme destaque na imagem acima: O que será utilizado para envio de NF-e deve ser cadastrado com a 15

16 finalidade: Envio NF-e Destinatário. O cadastrado com a finalidade Geral será utilizado nas outras rotinas do sistema, como por exemplo: Envio de relatório por . Após a emissão do DANFE, a tela de envio de será carregada automaticamente. 2. Caso o destinatário não possua um com a finalidade Envio NF-e Destinatário cadastrado no sistema, o envio do ao destinatário deverá ser efetuado manualmente, clicando sobre o botão, conforme explicado no capítulo Gerenciador NF-e. Após o envio, o sistema irá inserir automaticamente este no cadastro do destinatário, com a finalidade Envio NF-e Destinatário. Desta forma, as próximas NF-e emitidas a este cliente, já serão enviadas automaticamente. Para identificar se todos os s foram enviados com sucesso, acesse o Gerenciador da NF-e (Faturamento >> NF-e/NFS-e >> Gerenciador) e visualize a aba - Indica que o não foi enviado com sucesso. Para saber o motivo da inconsistência clique duas vezes sobre o campo e a seguinte janela será apresentada: 16

17 Corrija a inconsistência conforme indicado no campo Observação e em seguida efetue um novo envio manualmente através do botão. 17

18 Registrar Saída Para as concessionárias localizadas no Estado de Minas Gerais, caso o sistema não esteja configurado para atribuir data/hora de saída no momento da emissão da NF-e (Configurações >> Parâmetros >> Faturamento >> Nota Fiscal >> NF-e), será necessário efetuar o registro de saída de cada NF-e emitida. Acesse Faturamento >> NF-e >> Gerenciador : Selecione a nota fiscal e clique em Registrar Saída, será apresentada a seguinte tela: Após o envio do registro de saída, é possível efetuar o cancelamento do mesmo utilizando o botão Cancelar Registro Saída, conforme imagem abaixo: 18

19 Informe a Justificativa de Cancelamento e clique em Cancelar, a seguinte tela será apresentada: 19

20 Validade do Certificado A partir da versão , o sistema irá checar a validade do certificado digital da NF-e e irá apresentar um aviso em tela, informando a data de validade do mesmo: O aviso será apresentado toda vez que um usuário SUPERVISOR logar no sistema, iniciando 60 dias antes do vencimento do certificado. Após o vencimento do certificado, a seguinte mensagem será apresentada: Ao clicar em OK, será registrado o log da ação, que pode ser visualizado em Utilitários >> Gersys >> Logs do Sistema >> Auditoria: 20

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22 Configurações NF-e versão 2.00 A partir da versão 6.01, o sistema ADICION passa a trabalhar de acordo com o Manual de Integração Contribuinte Versão NT (NF-e versão 2.0), que entrará em vigor a partir de 01 de abril de O sistema ADICION está liberado nos estados da BA, MG e SP para operar com a versão NF-e 2.0. Esta versão da NF-e está detalhando ainda mais as informações que são enviadas a SEFAZ do seu estado, com isto foram necessárias algumas modificações no sistema ADICION. Configurações Necessárias As configurações abaixo devem ser realizadas, independente de seu estado, pois iremos liberar gradativamente até 01/04/2011 a operação do sistema ADICION de sua revenda na versão NF-e No cadastro de Veículos foi inserido um novo campo Condição do Chassi, onde deve ser informado: Normal ou Remarcado. A partir da atualização da versão 6.02 do sistema ADICION, todas os chassis em estoque serão classificados como Normal, caso possua algum chassi com a condição Remarcado deverá informar manualmente. Localização: Veículos >> Estoque. 2. No cadastro de Cor foi inserido um novo campo Cor (Tabela RENAVAM). É necessário associar todo o cadastro de cor, a Cor (Tabela Renavam) respectiva. Na atualização da versão 6.02 do sistema ADICION, foi possível associar algumas cores, porém é necessário checar em todas as cores esta associação e informar manualmente as que não foram possíveis associar. Aproveitem este trabalho para Inativar as cores que não estão mais em uso. 22

23 Localização: Veículos >> Tabelas >> Cor. 3. No cadastro de Combustível foi inserido um novo campo Combustível (Tabela RENAVAM). Você deverá associar todo o cadastro de combustível com o Combustível (Tabela Renavam) respectivo. Na atualização da versão 6.02 do sistema ADICION, foi possível associar alguns cadastros, porém é necessário checar em todos os combustíveis se estão associados corretamente. Localização: Veículos >> Tabelas >> Combustível. 4. No cadastro de modelos de veículos foi inserido um novo campo Origem, este campo deverá ser configurado de acordo com a origem da mercadoria, conforme tabela abaixo. Na atualização da versão 6.02 do sistema ADICION, foi realizada a associação de todas origens observando o campo Espécie, porém é necessário checar em todas estão associadas corretamente. Localização: Veículos >> Tabelas >> Modelos. De acordo com o manual do contribuinte pode ser: 0 Nacional; 1 Estrangeira Importação direta; 2 Estrangeira Adquirida no mercado interno. 23

24 Deverá ser verificado ainda neste módulo se o código CST inserido para a Situação Tributária do veículo esta de acordo com a origem da mercadoria. Localização: Faturamento >> Tabelas >> Situação Tributária. Faturamento >> Tabelas >> Natureza de Operação. Segue abaixo tabela de como os grupos são divididos: 24

25 5. Na tela de Faturamento de Veículos, foi inserida uma nova aba Tipo da Operação, será necessário informar qual o tipo da operação de venda, de acordo com o manual do contribuinte pode ser: Venda concessionária; Faturamento direto para consumidor final; Venda direta para grandes consumidores (frotista, governo, ); Outros. 25

26 Caso tenha dúvida no preenchimentos destas informações, entre em contato com o contador da concessionária. Qualquer dúvida nossa equipe de suporte técnico esta a disposição para esclarecimentos. Possíveis erros Para NF-e Devolução de compra para fábrica/revenda. Mensagem de erro ao processar NF-e: Erro: Nota Fiscal Não Autorizada. Motivo: Rejeição: Total da BC ICMS difere do somatório dos itens. Caso a NF-e seja uma nota de devolução para fábrica/revenda, onde deve-se destacar o ICMS tanto no campo Normal quanto no ST, será necessário corrigir o código da situação tributária (CST) na natureza de operação. Este procedimento se faz necessário pois na utilização da NF-e versão 2.0, a SEFAZ não aceita o código CST 060 nestas operações. Sugerimos a utilização do código CST 010 e para configuração deve: (Para esclarecimentos de dúvidas contate sua contabilidade) 1. Marcar a opção: Situação tributária pela natureza de operação? Localização: Faturamento >> Tabelas >> Natureza de Operação. 2. Selecionar a CST correta para esta operação. Marcar a opção : Tributada para esta CST, se ficar Isento vai retornar erro. 26

27 Para prosseguir, inutilizar a NF-e pendente com erro e fazer a emissão novamente. 27

28 Ao tentar emitir uma NF-e retorna a mensagem: Código da situação tributária diverge da origem cadastrada. Verifique em faturamento > tabelas > situação tributária ou em veículos > tabelas > modelos. Para corrigir este erro, será necessário checar algumas configurações do sistema ADICION. Para Veículos: Para VEÍCULOS: 1. Acessar: Veículos >> Tabelas >> Modelos. Verifique qual a espécie e origem selecionada para o modelo que esta sendo faturado. A espécie tem que estar de acordo com a origem selecionada, exemplo: 28

29 Errado: Correto: 2. Acesse: Faturamento >> Tabelas >> Situação Tributária. Verifique se o código ST selecionado esta de acordo com a Espécie/Origem selecionada no cadastro do modelo. Para Peças 1. Acesse: Peças >> Tabelas >> Produtos. Verifique qual a origem selecionada para o produto que esta sendo faturado. 29

30 2. Acesse: Faturamento >> Tabelas >> Situação Tributária. Verifique se o código ST selecionado esta de acordo com a Origem selecionada no cadastro do produto. 30

31 Tanto para veículos quanto para peças, a origem deve estar de acordo com o código ST, caso contrario no momento de faturar vai dar erro. Para saber qual código utilizar, consulte a contabilidade. Para motocicletas e produtos importados, sugerimos cadastrar nova situação tributária para vincular ao produto/veículo e código ST correto. Abaixo, a tabela de ST de acordo com cada origem: 31