UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO Engenharia de Computação ANDREZA MOREIRA DA SILVA

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1 UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO Engenharia de Computação ANDREZA MOREIRA DA SILVA AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA PARA IMPLANTAÇÃO DE ERP EM GRANDE ESCALA PARA PEQUENAS EMPRESAS Itatiba 2012

2 ANDREZA MOREIRA DA SILVA RA: AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA PARA IMPLANTAÇÃO DE ERP EM GRANDE ESCALA PARA PEQUENAS EMPRESAS Monografia apresentada à disciplina Trabalho de Conclusão de Curso, do curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, sob orientação do Prof. Esp. Ricardo Cesar Boaretto, como exigência para conclusão do curso de graduação. Orientador: Prof. Esp. Ricardo Cesar Boaretto Itatiba 2012

3 Agradeço a Deus por estar comigo sempre e a todos aqueles que me incentivaram para a conclusão deste projeto.

4 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus por ser meu companheiro e sempre estar presente na minha vida! Agradeço aos meus pais por me mostrarem a importância dos estudos. Agradeço em especial meu grande amigo Rubens Benavides Abreu que me entendeu e me apoiou quando mais precisei. Agradeço a todos meus professores que fizeram parte da minha história durante esses cinco anos, em especial o professor Esp. Ricardo Cesar Boaretto que me ajudou no desenvolvimento deste trabalho.

5 O que sabemos é uma gota; o que ignoramos é um oceano Isaac Newton

6 RESUMO Atualmente o termo tecnologia se tornou referência de qualidade de serviços e produtos. Uma empresa que não se enquadra ou não acompanha os avanços tecnológicos, visivelmente apresenta problemas operacionais e administrativos. O Governo brasileiro é uma das maiores empresas que está em constante busca por meios tecnológicos com a finalidade de facilitar a fiscalização em todas as empresas do país, desde as micro e pequenas até as multinacionais. Diante disto, o problema encontrado por muitas empresas (principalmente para as micro e pequenas) para conseguir acompanhar as atualizações do Governo são as ferramentas de softwares, que permitam a estas cumprirem com as exigências do fisco brasileiro, constantemente atualizadas. Visando colocar esta gama de empresas em conformidade com o fisco brasileiro, bem como, em melhores condições competitivas no mercado em que atuam, este trabalho apresenta uma proposta de solução tecnologia em torno de uma solução de ERP Web. Palavras-chave: sistemas ERP web, micro e pequenas empresas.

7 ABSTRACT Nowadays the term technology has become a benchmark of quality services and products. A company that does not fit or does not follow the technological advances, clearly presents operational and administrative problems. The Brazilian government is one of the largest companies that is in constant search for technological means in order to facilitate monitoring in all companies of the country, from the Micro and Small to multinationals. Given this, the problem encountered by many companies (especially for micro and small) to keep up with the updates of the Government are the software tools, enabling these comply with the requirements of the Brazilian tax authorities, constantly updated. Aiming to put this range of companies in accordance with Brazilian tax authorities, as well as in better competitive conditions in the market in which they operate, this paper proposes a technology solution around an ERP solution Web. Key words: ERP web, small business.

8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 - Evolução e o Aperfeiçoamento do ERP Figura 2 - Exemplo funcionalidade do SPED Figura 3 - Exemplo funcionalidade NF-e Figura 4 - Exemplo DANFE Figura 5 - Tela da NotaSoft Dzyon Figura 6 - Tela NFe+ da Zipline Figura 7 - Proposta do Projeto Figura 8 - Exemplo de Cloud Computing Figura 9 - Modelo de Software como Serviço (SaaS) Figura 10 - Exemplo benefícios de SaaS em sistemas corporativos Figura 11 - Logo Google Docs e ferramentas Figura 12 Logo ERP Web OpenBravo Figura 13 - Logo ERP Microsoft Dynamics AX Figura 14 - Exemplo E-Learning Figura 15 - Logo Moodle Figura 16 Site Moodle Figura 17 - Inteface para Login Figura 18 - Links para acesso as matérias e atividades Figura 19 - Exemplo de funcionalidades do Moodle Figura 20 - Links para Download ou Upload de atividades... 50

9 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Representação das Pequenas Empresas Tabela 2 - Participação das MPEs na economia do Brasil Tabela 3 - Obrigações Acessórias Tabela 4 - Redução de custos nas transações do comércio on-line... 46

10 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ASPs BI CRM ERP MPE MRP MRP II NF-e RIS SaaS Sefaz SPED SRF SUFRAMA TED TI WWW -Application Service Providers -Business Intelligence -Customer Relationship Management -Enterprise Resource Planning -Micro e Pequenas Empresas -Material Requirement Planning -Manufacturing Resource Planning -Nota Fiscal Eletrônica -Serviço de Instalação Remota -Software as a Service -Secretaria da Fazenda - Sistema Público de Escrituração Digital -Secretaria da Receita Federal -Superintendência da Zona Franca de Manaus -Transferência Eletrônica Disponível -Tecnologia da Informação -World Wide Web

11 SUMÁRIO 1.INTRODUÇÃO OBJETIVO METODOLOGIA RESULTADOS ESPERADOS DESENVOLVIMENTO A história do ERP A importância do ERP para as organizações TI dentro das pequenas empresas Necessidades da TI nas pequenas empresas Por que investir na informatização de pequenas empresas Os problemas enfrentados pelas pequenas empresas para informatização Principais obrigações fiscais das MPE Obrigações acessórias das MPE SPED Sistema Público de Escrituração Digital Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Softwares gratuitos para emissão de NF-e NotaSoft NFe PROPOSTA DE UMA SOLUÇÃO ERP WEB PARA MPEs Ferramenta Web Cloud Computing SaaS - Software as a Service - Software como serviço Benefícios do SaaS para Sistemas Corporativos Exemplos de SaaS Google Microsoft SkyDrive e Office Online... 42

12 Exemplo de ERP Web - Cloud Computing Openbravo ERP Web Microsoft Dynamic AX Tiny ERP Sistema de Comércio Eletrônico (e-commerce) Estrutura e-learning Moodle Serviços de Contabilidade CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICE A FERRAMENTA WEB ERP (Exemplo)... 58

13 13 1. INTRODUÇÃO Nos dias atuais, a tecnologia tornou-se ferramenta essencial para se obter sucesso em diversas áreas no mercado global. Visando reduzir a sonegação e consequentemente aumentar a arrecadação para os cofres públicos, o governo brasileiro tem investido intensamente em tecnologia da informação, informatizando o cumprimento de obrigações fiscais acessórias. Os problemas, que algumas empresas enfrentam com tais mudanças, são o choque operacional e a falta de capital para acompanhar e cumprir as regras estabelecidas pelo fisco brasileiro. Para as grandes empresas, que tem um capital elevado, o caminho para se adquirir uma ferramenta de software operacional é mais fácil além do que, em sua maioria, já possuem sistemas ERP atualizados e prontos para atenderem as exigências do Governo. Ao contrário disto, muitas das pequenas e micro empresas não possuem sequer sistema para emissão de nota fiscal, que há pouco tempo também se tornou um processo eletrônico, devendo cumprir também normas estabelecidas pela legislação tributária nacional. Analisando essa carência no mercado nacional, observa-se que há uma grande faixa de pequenas empresas desamparadas pela tecnologia, que necessitam de um sistema ERP para com isso, conseguirem um melhor gerenciamento e controle de seu de negócio e colocar-se em condições de atender as exigências legais do governo brasileiro. Por fim, este trabalho apresentará um estudo relacionado a estes problemas, com uma proposta tecnológica para sanar a demanda mencionada anteriormente. 2. OBJETIVO Este trabalho tem como objetivo realizar um estudo de plataformas de hardware e software de aplicativos ERP oferecidos na Nuvem (SaaS), com a finalidade de propor uma solução de ferramenta de software, voltada para micro e pequenas empresas, estando disponível para planejamento e execução em um projeto posterior de implementação.

14 14 3. METODOLOGIA Visando fundamentar a solução a ser apresentada, serão realizados estudos bibliográficos sobre sistemas web, Cloud Computer, ERP, legislação de obrigações tributárias acessórias do Brasil e a dificuldade enfrentada por micro e pequenas empresas para atendê-las. Após essa pesquisa, será efetuada uma analise de como todas essas tecnologias juntas, poderão prover uma solução que atenda em grande escala micro e pequenas empresas, no atendimento de suas necessidades de gestão, juntamente com o atendimento das obrigações acessórias do fisco brasileiro. 4. RESULTADOS ESPERADOS Após a realização dos estudos, espera-se apresentar uma visão tecnológica de solução de sistema ERP, voltada para micro e pequenas empresas, apresentando as principais vantagens e a visão ampla que o projeto abrirá para esse mercado. Além disso, expor as facilidades operacionais, agilidade em realizar processos complexos e uma retaguarda preparada para atender as mudanças do Governo brasileiro. 5. DESENVOLVIMENTO 5.1. A história do ERP Antes de começar a expor as principais funções de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), é necessário entender como o mesmo surgiu e qual seu principal objetivo. Segundo Barreto (2011), no final da década de 50, quando nascia o conceito tecnológico, a tecnologia existente era de Mainframes, que foram utilizados para executar os

15 15 primeiros passos dos sistemas de gestão (na época o controle de estoque, que acabou se tornando a atividade pioneira da interseção entre gestão e tecnologia). Essa tecnologia era cara, porém os resultados eram satisfatórios, pois o tempo utilizado para realizá-los era menor do que se realizados manualmente. No início da década de 70, com os avanços tecnológicos e o crescimento econômico, surgiu a necessidade de acrescentar processos que pudessem conversar entre si, possibilitando planejamentos e tomadas de decisão, baseando-se nessas informações surgiram então, os MRP (Material Requirement Planning), que eram pacotes prontos e integrados, responsáveis pelo controle de insumos e processos de produção. (Barreto, 2011). Conforme Haberkorn (2007, p.14) com o passar dos anos, seguindo a evolução tecnológica e a mudança de Mainframes para servidores conectados por redes, os MRP evoluíram para MRP II (Manufacturing Resource Planning), que eram responsáveis pelo controle de outras atividades como mão de obra e maquinários. Nessa mesma década, foram acrescentados aos MRP II novos sistemas, já conhecidos pelo termo módulos do pacote de gestão. Na prática, o MRP II já poderia ser chamado de ERP pela abrangência de controles e gerenciamento. Porém, não se sabe ao certo quando o conjunto de sistemas ganhou essa denominação. O termo ERP ganhou força no mercado na década de 90 devido à evolução tecnológica e as mudanças de gerenciamento, após essa fase as vendas e distribuição de pacotes ERP cresceram e ganharam fama no mercado nacional e internacional.

16 16 Fonte: Silva, 2004, p.15 Figura 1 - Evolução e o Aperfeiçoamento do ERP 5.2. A importância do ERP para as organizações Os sistemas ERP crescem a cada dia no mercado nacional e internacional visando buscar melhorias e inovar recursos disponíveis. Segundo Padilha e Martins (2005), a importância de um sistema ERP dentro de uma corporação é incontável. Para começar, esses sistemas promovem um conjunto de informações rápidas e dinâmicas, fornecendo aos administradores ferramentas competitivas e eficientes para tomada de decisões e resolução rápida de problemas. Por essas características, essa ferramenta se tornou ativo indispensável para administração e realização de tarefas diárias, processos e como um dos pontos mais importantes atualmente, o cumprimento das obrigações acessórias estabelecidas pelo Governo brasileiro. Administrar um sistema ERP não é tarefa fácil, e por esse motivo, acabou se tornando uma ferramenta com custo muito elevado e acessível apenas para grandes corporações. Essas empresas estão sempre mais preparadas e atualizadas no mercado, ganhando mais confiança e credibilidade, devido à eficiência na realização dos processos. (Padilha e Martins, 2005).

17 17 Analisando esse fato, é possível observar, que as micro e pequenas empresas não se prepararam da mesma forma que as grandes, perdendo oportunidades de negócio e a possibilidade de um melhor crescimento. Baseando-se nessas informações, o enfoque do trabalho será direcionado a esse grupo de empresas que, por sua vez, possuem poucos recursos (seja de capital ou de desenvolvedores de sistemas) para investimentos em TI, visando atender estas necessidades de negócio TI dentro das pequenas empresas Segundo Prates e Ospina (2004), não existem muitos estudos realizados, que analisem o desempenho da Tecnologia da Informação dentro das pequenas empresas, especialmente em países em desenvolvimento, como é o caso do Brasil. Prates e Ospina (2004 apud Thong 2001, p.148), "enquanto a literatura de Sistemas de Informação tem identificado fatores potenciais para o sucesso da implementação de TI, nenhuma pesquisa tem investigado a importância relativa destes fatores no contexto das pequenas empresas". Diversas características diferenciam as pequenas empresas das médias e grandes corporações, porém, pode-se perceber sem grande esforço que os recursos de TI oferecidos às mesmas é bastante reduzido (Prates e Ospina 2004). Conforme El-Manaki (1990), as pequenas organizações absorvem novas tecnologias de forma lenta e limitada nos seus processos administrativos ou de produção. Ainda para El-Manaki (1990), um dos principais motivos para que isto ocorra é a falta de tecnologia específica para a pequena empresa. O uso de ferramentas de apoio de decisão para a pequena empresa é fator diferencial e deve ser levado em conta. Esses sistemas são itens de primeira necessidade para profissionais, cujas decisões definem os destinos de produtos e serviços e, em consequência, o êxito ou o fracasso das organizações. No Brasil, sob o aspecto de tecnologias de informação, o cenário não é dos melhores. Conforme pesquisa realizada pela Microsoft, citada por Silva (1997), 58% das pequenas empresas que não possuem computadores acreditam que a informática não é necessária; 5% nem sabem os motivos pelos quais não se automatizam; e 11% alegaram estar providenciando a compra de computadores.

18 18 Estatísticas do Sebrae (2000) mostram que 30% das micros e pequenas empresas estão totalmente informatizadas. Destas, 45% não possuem acesso à Internet e 55% não possuem computadores ligados em rede. Analisando estatisticamente esses números, pode-se afirmar que existe informatização apenas de processos operacionais isolados da empresa. Desses sistemas de informação não se pode extrair informações relevantes para a tomada de decisão, nem do ambiente interno da empresa e muito menos do seu ambiente externo. Para Saviani (1995), a informática nas pequenas empresas não tem a mínima visão de como produzir informações, sejam elas gerenciais ou não. Mesmo assim, algumas das pequenas empresas, propelidas pela competitividade, estão optando por informatizar seu negócio. Cerca de 80% das pequenas empresas informatizadas, atribuem o grau de 'muito importante' ao uso de computadores na empresa Necessidades da TI nas pequenas empresas Para se desenvolver um produto voltado às pequenas empresas, o mesmo deve respeitar a alguns pré-requisitos: custo, tempo e qualidade. Silva (1997) afirma que as pequenas empresas brasileiras são muito perceptíveis no que diz respeito a custos. Das pequenas empresas não informatizadas, 41% afirmam que o motivo pelo qual não informatizam seus processos é por não ter condições de investimento. Outro grande problema com relação aos custos é a avaliação do preço da nova tecnologia. Os três, segundo Souza Neto (1998), são o custo de desenvolvimento, o preço de mercado e a receita esperada. A questão do tempo é considerada por El-Manaki (1990) como uma das barreiras que as pequenas empresas encontram para incorporar tecnologias informatizadas em seus processos internos. As pequenas empresas são muito dinâmicas e seus processos, muitas vezes, mais eficazes do que de grandes corporações, por esse motivo, a implantação de soluções de TI não pode levar muito tempo para ser desenvolvido e implantado. Segundo Penteado (1996), não são apenas as grandes empresas que têm pressa de informatizar seus processos, as pequenas também. Se os quesitos de custo e tempo forem solucionados, ainda assim, a pequena empresa deve atentar-se a questão da qualidade nos seus sistemas de informação. Se o

19 19 termo qualidade for definido como adequação ao uso (Paladini, 1997), um sistema de informação deve ser adequado às necessidades da pequena empresa. Muitas das pequenas empresas não possuem uma hierarquia de trabalho, ou seja, o proprietário/gerente, além de supervisionar os processos, assume papéis operacionais no dia-a-dia da empresa. Dessa forma, o sistema de informação deve possuir características ao mesmo tempo estratégicas, táticas e operacionais, de acordo com Prates e Ospina (2004 apud Thong 2002). Além dos fatores de custo, processos e tempo, as pequenas empresas ainda possuem a dura carga de ter que cumprir com as regras do fisco brasileiro. De acordo com Tauhata (2011), o fisco brasileiro aperta cada vez mais o cerco das empresas brasileiras, independente de seu porte. Segundo Sebrae (2003), a carga tributária brasileira, está entre um dos itens que constituem umas das maiores dificuldades, encontradas pelas pequenas empresas. Enquanto o Brasil possui uma das menores cargas fiscais para profissionais de alta renda, segundo estudo da empresa de consultoria internacional UHY, as pessoas com baixa renda e as micro e pequenas empresas que não podem fazer parte do Simples Nacional estão a sofrer com a alta carga tributária imposta a elas. Empresas fecham a portas ou pedem falência judicialmente porque não conseguem cumprir o recolhimento de tributos, DCI SP (2011). Ressaltando as informações fornecidas pelo DCI SP (2011), confirma-se que uma das dificuldades das pequenas empresas é justamente cumprir com as obrigações acessórias e o pagamento e recolhimento de impostos. A falta de informatização e integração dos sistemas gerenciais de uma empresa pode desencadear sérios problemas tributários. Segundo Scaravelli (2012), sócio-fundador e Diretor Comercial da Mega Sistemas Corporativos,...empresas com baixa automatização ou que utilizam softwares ineficientes, correm mais riscos na hora de recolher os seus impostos. Erros nos cálculos dos tributos a serem pagos, eventuais perdas de prazos na entrega das obrigações, além de maior dificuldade em acompanhar as constantes alterações nas legislações do seu segmento, são alguns dos percalços mais comuns enfrentados pelos empresários que não se preocuparam em investir em tecnologia, destaca Scaravelli (2012). Além de possibilitar uma maior facilidade no gerenciamento dos aspectos tributários, é

20 20 importante que o software escolhido pela empresa, possibilite a interface de todas as atividades da companhia, a transparência da estratégia de negócios e a eficiência em todos os processos envolvidos em sua rotina de produção Por que investir na informatização de pequenas empresas Segundo o Sebrae (2012), no Brasil existem 5,1 milhões de empresas. Desse total, 98% são micro e pequenas empresas (MPEs). Os pequenos negócios (formais e informais) respondem por mais de dois terços das ocupações do setor privado. Ainda de acordo com informações fornecidas pelo Sebrae (2012), pode-se classificar as empresas conforme o número de empregados ou com o faturamento bruto anual. A tabela a seguir mostrará a representação das pequenas empresas por faturamento anual: Tabela 1 - Representação das Pequenas Empresas Classificação Microempresa Pequena empresa Média empresa Média-grande empresa Grande empresa Receita operacional bruta anual Menor ou igual a R$ 2,4 milhões Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões Maior que R$ 300 milhões Fonte: Sebrae (2012) 2012). As MPE s representaram no ano de 2010, 40% dos salários pagos no Brasil (SEBRAE,

21 21 Tabela 2 - Participação das MPEs na economia do Brasil Participação das MPE na economia (em %) Ano do dado Brasil Fonte No PIB (%) % Sebrae NA No faturamento das empresas (%) % Sebrae NA No número de empresas exportadoras (%) % Funcex No valor das exportações brasileiras (%) % Funcex Na massa dos salários das empresas (%) % RAIS No total de empregados com carteira das empresas (%) % RAIS No total de pessoas ocupadas em atividades privadas (%) % Sebrae SP No total de empresas privadas existentes no País (%) % RAIS Fonte: Sebrae (2012) Consolidando todas essas informações, pode-se verificar que as pequenas empresas são muito importantes para o desenvolvimento econômico brasileiro. Mesmo estando à frente de muitas representações, as MPE não possuem o apoio necessário para continuarem ativas no mercado, não resistindo ao primeiro ano de atividade Os problemas enfrentados pelas pequenas empresas para informatização Conforme Silva (2003), as pequenas empresas não sobrevivem ao seu primeiro ano de existência, em razão da falta de planejamento e visão de negócio, ou seja, de ferramentas gerenciais, que favoreçam a manutenção da empresa. A causa dessa carência se resume ao alto custo desses mecanismos de infraestrutura gerencial (que pode ser suprimida por meio de soluções de baixo custo e de ferramentas, que facilitem de forma análoga as de alta complexidade, encontradas na concorrência no mercado). A criação de um ERP acessível a essas jovens empresas, que não dispõem de recursos o bastante para adquirirem o software completo e caro, resultaria no aumento da probabilidade de vida dessas sociedades. O maior dos problemas muitas vezes não está na capacidade administrativa que a mesma possui, mas sim nas exigências governamentais que implicam em sérios problemas. O governo brasileiro não faz restrições para solicitar documentações eletrônicas às empresas e muitas vezes, por esse fato, as MPE s não conseguem cumprir as obrigações.

22 22 Consolidando as dificuldades citadas, as pequenas empresas, em sua maioria nunca se encontram preparadas para cumprir as regras estabelecidas pelo fisco brasileiro, ou seja, quando estas são avisadas do ato, muitas vezes o tempo estabelecido já passou, deixandoas desamparadas, arcando com sérias consequências (principalmente financeiras). Ainda para Silva (2003), as pequenas empresas são visadas pelo fisco, da mesma maneira que as grandes empresas. Antigamente, as pequenas empresas sentiam-se protegidas pelo seu grande número no mercado e a incapacidade do Governo de realizar fiscalizações em suas operações. Porém, essa antiga realidade mudou. Com a criação de arquivos eletrônicos, o Governo encontrou uma forma de obrigar todas as empresas, sem restrições, a cumprir essas obrigações, deixando dessa forma, as pequenas empresas sem saída e correndo sérios riscos Principais obrigações fiscais das MPE As micro e pequenas empresas, consideradas fundamentais para a economia nacional, costumam passar por uma série de dificuldades, gerando uma realidade desestimulante para empresários desses negócios. Muitas dessas dificuldades estão relacionadas à carga tributária do país. Conforme Machado, Guimarães e Ribeiro (2007, p.2), uma pesquisa do "Doing Business in 2006", feito pelo Banco Mundial (Bird), o Brasil ocupou a 155ª posição no quesito "tempo gasto com o pagamento de tributos". No quesito "facilidade no pagamento de tributos" o Brasil ocupa a 140ª posição, revelando, de forma categórica, que a burocracia fiscal prevalece. Grande parte dessa burocracia surge no âmbito das chamadas obrigações acessórias. Conforme artigo publicado por Freitas (2012), o sistema tributário se resume em complexo, burocrático, gigantesco, moroso e ineficiente. Ainda de acordo com Freitas (2012), o aspecto mais intrigante do sistema tributário é sua extrema complexidade, pois, existem aproximadamente 61 impostos de contribuições e 95 obrigações.

23 Obrigações acessórias das MPE As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são as relações jurídicas de cunho não patrimonial. Segundo o Código Tributário Nacional em seu art citado por Caliendo (2004, p.941) é a obrigação do contribuinte em fazer ou não fazer determinado ato no interesse da entidade tributante. Assim, constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato, que não constitua a obrigação principal (exemplo: apresentação de declarações, preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc.). O descumprimento de obrigação acessória sujeita o infrator à multa ou outras penalidades, de acordo com a legislação tributária nacional. Conforme informações extraídas do SEBRAE (2009), as microempresas e empresas de pequeno porte estão obrigadas a cumprir algumas das seguintes obrigações acessórias: I Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária; II Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS; III Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS; IV Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS; V Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; VI Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). VII Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio; VII Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;

24 24 VIII Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores, SEBRAE (2009). Segundo Azevedo e Mariano (2012, p. 50), os contribuintes sofrem com a diversidade de obrigações acessórias e as suas variadas formas de entrega e muitas vezes a entrega dos arquivos acabam sendo redundantes, pois o contribuinte necessita atender diversas esferas governamentais, Federais, Estaduais e municipais segundo conforme tabela a seguir:

25 25 Tabela 3 Exemplos de Obrigações Acessórias TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS FEDERAIS DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DIPJ - Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais Manad Manual Normativo de Arquivos Digitais PER/DComp - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ESTADUAIS DAC Declaração de Atividade do Contribuinte DAM Documento de Arrecadação Municipal Dapi Declaração de Apuração de Informação do ICMS Declan Declaração Anual do IPM (Índice de Participação do Município) DIC Declaração de Informações do Contribuinte DIEF Declaração de Informações Econômica Fiscais Dime Declaração de ICM e do movimento econômico Dipam Declaração de Índice de Participação dos Municípios DMA Declaração de Apuração Mensal DPI Declaração Periód ica de Informações Emissão de notas fiscais Escrituração de livros fiscais GIA- Guia de Informações de Apurações do ICMS GIM Guia de Informações Mensais TABELA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS MUNICIPAIS DES Declaração Eletrônica de Serviço DFMS Declaração Fiscal Municipal de Serviço DIEF Declaração de Informações Econômica Fiscais DMS Declaração Mensal Serviço DS Declaração de Serviço GISS Guia de Imposto sobre serviço GissOnline Guia de Imposto de sobre Serviço Online ISS Imposto sobre Serviço ISSQNDec Software Fonte: Azevedo e Mariano (2012, p. 36).

26 26 De acordo com Sandrini (2012), os empresários brasileiros gastam em média horas para calcular os impostos a serem pagos. Os dados apontam também que os complexos sistemas fiscais brasileiros podem prejudicar decisões de investimentos das empresas, pois reduzem a eficiência dos mercados e limitam o investimento em infraestrutura, educação e outros serviços públicos. Diante dessa dificuldade, a maioria das empresas acabam não prestando contas de suas operações acessórias ao fisco brasileiro e muitas vezes sem perceber deixando de pagar impostos, acarretando em sonegação SPED Sistema Público de Escrituração Digital Para Duarte (2009, p.68) o grande desafio dos órgãos fiscais brasileiros é aumentar a presença fiscal, onde os índices apontam 5 milhões de empresas legalmente constituídas e 10 milhões de empresas informais. Com a finalidade de obter um controle maior sobre as empresas, o governo utiliza a tecnologia da informação para criar uma inteligência fiscal, com a finalidade de realizar tarefas de controle em larga escala, afirma Duarte (2009, p.68). Para dar esse passo importante, o governo deu início ao chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), sendo mesmo hoje composto por três grandes ferramentas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD). (Duarte 2009, p.68). A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Receita Federal (2012). Conforme Duarte (2009, p.68 apud Receita Federal), o projeto SPED, consiste na alteração da forma como as empresas atualmente realizam o cumprimento das obrigações acessórias transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias. Os livros e documentos contábeis e fiscais em papel serão substituídos por documentos eletrônicos

27 27 com certificação digital, garantindo assim a sua autoria, integridade e validade jurídica. (Duarte 2009, p.68 apud Receita Federal). Conforme Azevedo e Mariano (2012, p. 49), o projeto SPED irá alterar a forma como os contribuintes realizam o cumprimento das obrigações acessórias, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, e deverão ser validados com a utilização da certificação digital. Fonte: Figura 2 - Exemplo funcionalidade do SPED O SPED é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e Ambiente Nacional. A figura 2 apresenta resumidamente o processo, desde a criação do layout até a entrega do mesmo em um dos Servidores do Sefaz. Para que o contribuinte possa entregar o arquivo SPED, é necessário o desenvolvimento de um layout disponibilizado pela Receita Federal, onde será gerado um arquivo TXT com a consolidação de todos os documentos dos livros de entrada e saída do período solicitado.

28 28 Após a geração do arquivo TXT, o contribuinte deverá ter em seu computador o software, também disponibilizado pela Receita, devidamente instalado em sua máquina local para a importação do arquivo. Com a importação, o sistema deverá informar se as informações geradas estão de acordo com o layout, caso esteja correto, o responsável ou representante legal da empresa emissora do arquivo, deverá enviar eletronicamente as informações para o servidor do seu Estado Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Nota Fiscal Eletrônica segundo Duarte (2009, p.74), trata-se de um documento eletrônico que contém dados do contribuinte, do destinatário e a operação que será realizada. Esse documento deve ser enviado a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e validado eletronicamente através de um certificado digital do remetente. Segundo Marques (2010, p.65) Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal utilizado para registrar operações sujeitas a cobrança de impostos. A emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória toda vez que uma empresa efetua uma venda. A não emissão da Nota Fiscal Eletrônica é sonegação e a empresa estará sujeita as penalidades da lei. A nota também é obrigatória para o transito da mercadoria, caso a mesma não seja apresentada, a mercadoria pode ser apreendida pelos órgãos de fiscalização, tanto estaduais quanto municipais ou federais afirma Marques (2010, p.65).

29 29 Fonte: Figura 3 - Exemplo funcionalidade NF-e O processo de emissão de nota fiscal eletrônica começa com a geração do documento em arquivo TXT ou XML. Após a geração do documento, o mesmo deverá ser validado em um software específico em um dos Servidores da Receita Federal. Caso os dados estejam de acordo com o layout e entre as conformidades exigidas para emissão da nota fiscal, a mesma é assinada eletronicamente com a utilização de assinatura digital, em seguida, o arquivo é transmitido e retornado ao contribuinte com a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Para o emitente circular com a mercadoria, o mesmo deverá imprimir um espelho da NF-e em papel A4, denominado DANFE. O documento deverá conter um código de barras com o número identificador da NF-e, afirma Duarte (2009, p.75). A Nota Fiscal Eletrônica tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para a substituição da sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel que atualmente acoberta as operações com mercadorias entre empresas (modelos 1 e 1-A), reduzindo custos, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

30 30 Fonte: Figura 4 - Exemplo DANFE

31 31 Conforme Maciel (2011), atualmente existe mais de 620 mil empresas usuárias e mais de 2,6 bilhões de notas fiscais eletrônicas emitidas, pelos dados de maio de 2010, o modelo digital já responde por algo superior a 98% de todo o volume de notas emitidas no País Softwares gratuitos para emissão de NF-e NotaSoft A nota fiscal eletrônica tornou-se item obrigatório dentro das corporações. Segundo Soares (2010), a produtora nacional de Software Dzyon disponibilizou gratuitamente um aplicativo para emissão de NF-e baseado em Cloud Computing. O aplicativo é conhecido como NotaSoft e todo seu processamento de dados ocorre na Web. Esse software é uma simplificação do NFe Corporate que a Dzyon oferece para grandes corporações por conta da sua alta capacidade de processamento. De acordo com Nokawa (2010), CEO da Dzyon, o NotaSoft é voltado especificamente para Pequenas Empresas que não possuem recursos para investimento em ferramentas de mercado, como é o caso da NF-e. Para que a empresa possa utilizar a ferramenta, basta entrar na Web, baixar alguns aplicativos, preenche-los e encaminhar para validação da NF-e. A partir desse procedimento, a empresa poderá gerar a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Uma das principais vantagens para utilização do NotaSoft é que o mesmo permite digitação ou importação de dados da nota fiscal a partir de vários layouts de arquivos, inclusive de ERPs. A aplicação, segundo Nokawa (2010), gerencia todos os processos legais, desde a assinatura digital do arquivo até a transmissão para a Sefaz e o retorno do protocolo de autorização ou rejeição.

32 32 Fonte: Figura 5 - Tela da NotaSoft Dzyon Para que o usuário possa utilizar a emissão da nota fiscal eletrônica utilizando ferramenta NotaSoft, o mesmo necessita realizar um cadastro com os dados da empresa, após esse processo, baixar o aplicativo na máquina, preencher e realizar a validação no servidor em Nuvem da Dzyon onde ocorrerá a validação dos dados. Uma opção bastante interessante para pequenos empreendedores NFe + O sistema NFe + de emissão de nota fiscal eletrônica foi desenvolvido pela empresa Zipline e está disponível para utilização gratuita com limitação de 15 notas emitidas por mês. As vantagens dessa ferramenta com relação a NotaSoft é que o usuário não necessita

33 33 baixar nenhum aplicativo na máquina local, porém o NFe+ limita o usuário a emissão de apenas 15 notas por mês. Fonte: Figura 6 - Tela NFe+ da Zipline Para utilizar a ferramenta, o usuário necessita realizar um cadastro online através da interface disponibilizada pela Zipline. Após a realização do cadastro o sistema já estará disponível para uso. 6. PROPOSTA DE UMA SOLUÇÃO ERP WEB PARA MPEs Após diversas analises das principais dificuldades enfrentadas pelas pequenas empresas, ficou evidente que hoje o governo e a fiscalização, juntamente com seus métodos informatizados para recolhimento dos impostos e obrigações acessórias, dificultam a operação das MPEs. Contudo, as pequenas empresas não estão preparadas para atenderem a esta exigência do fisco brasileiro.

34 34 A figura a seguir apresenta uma visão geral da proposta da solução de ERP Web. Fonte: Autor Figura 7 - Proposta do Projeto A figura anterior apresenta o ERP Web sendo executado em um servidor de aplicação, acessado através da internet. A parte de uso do cliente (frontoffice) é composta por módulos de uso diário do negócio (Compras, Vendas, Contabilidade, Estoque, Faturamento e Financeiro). Na retaguarda (backoffice), encontram-se os módulo do ERP a serem utilizados pelo Escritório Contábil (Contabilidade, Livro Fiscal, Ativo Fixo e Obrigações Acessórias), cujo serviço foi contratado juntamente com direito de uso do software (vide capítulo 6.4 ). Finalmente, observa-se a integração entre o frontoffice e backoffice, na qual, o primeiro, na própria operação do negócio, gera automaticamente informações para o segundo, através das configurações padrão, pré-realizadas pelo escritório de contabilidade.

35 35 Nos próximos itens, serão analisadas as tecnologias mais relevantes que darão suporte a solução proposta Ferramenta Web Um sistema que permita atender a todas as necessidades das micro e pequenas empresas em grande escala, baseando-se na tecnologia oferecida atualmente, deverá ser via Web. No ano de 2004, a empresa O Reilly Media, criou o termo Web 2.0 com a finalidade de designar um conjunto de ferramentas que pudessem inovar o mundo da informática. A idéia da Web 2.0 surgiu com a finalidade de fazer o usuário interagir diretamente na rede, compartilhar conteúdos para fins de trabalhos ou lazer. Com isso, abriram-se portas e surgiram novas oportunidades para se ampliar os meios de negócios, formas de trabalho e comunicação social (ARAÚJO, 2011). Quando se fala em Web lembra-se em seguida de WWW (World Wide Web). A tão conhecida WWW foi criada por Tim Berners-Lee, um estudante que frustrado com a dificuldade de acesso simultâneo e de encontrar seus documentos por estarem em diferentes bases de dados em diferentes máquinas, decidiu trabalhar na busca de uma forma de resolver este problema. Não só conseguiu resolver seu problema pessoal, como também desenvolveu uma maneira de chegarmos a todas as nossas informações de forma direta e simples. Hoje a Web é sinônimo de facilidade de acesso, trabalho remoto e outras infinidades de funções que a mesma oferece ao mercado. Baseando-se nessas informações, a idéia de um sistema via Web atende as primícias de um sistema que suporte acessos simultâneos, facilidades de acesso, uma vez que o usuário possua Internet no local que se deseja realizar a conexão e dados atualizados em tempo real, melhorando a operabilidade de milhares de empresas no mundo todo. A idéia de desenvolver uma ferramenta ERP Web para atender em grande escala milhares de pequenas empresas espalhadas pelo Brasil, vai de encontro com as vantagens de se alcançar diversos lugares, que podem ser definidos nesse caso como Pequenas Empresas, onde a empresa deverá preocupar-se apenas com a Internet e um browser.

36 36 Segundo Souza (2012), a primeira observação que devemos fazer com relação ao uso da Web como forma de trabalho é a diminuição dos custos de implementação. Com a redução dos custos, o empreendedor que investe nesta tecnologia, poderá utilizar o capital para outras finalidades dentro do seu negócio. Em outras palavras, as pequenas empresas não possuem muitos recursos e muitas vezes o faturamento já possui um destino certo, portanto qualquer economia pode ser muito significativa. Ainda de acordo com Souza (2012), a diminuição dos custos está diretamente ligada as facilidades que o sistema Web fornece, entre eles a falta de preocupação com a estação de trabalho, desde que suportem a execução de um Browser (navegador) de internet que seja compatível, a não preocupação com problemas técnicos, servidores, backup, disponibilidade do serviço, administração e atualização. O cliente deverá preocupar-se apenas com a disponibilidade da internet. Além das vantagens apresentadas, vale destacar também a facilidade de acesso da ferramenta, uma vez que a mesma é Web, seu acesso pode ser feito de qualquer ambiente que possua internet e suporte a execução de um navegador. Ressaltando as observações feitas por Souza (2012), as ferramentas Web são um trunfo para o sucesso, uma vez que milhares de pequenas empresas não possuem sequer ferramentas básicas para o uso de um sistema, um ERP Web atenderia todas as necessidades, já que o mesmo não precisa estar instalado localmente necessitando de equipamentos específicos, não necessita de suporte local, ou seja, o custo de um funcionário para suporte e atualização do software não se faz necessário, uma vez que o software está em um servidor na nuvem. O usuário não deverá se preocupar em realizar backups e constantes manutenções. Todas essas características geram custos altos para uma empresa, e no caso das pequenas empresas que são frágeis e qualquer custo desde mão de obra ou equipamentos causam impactos significantes, essas informações devem ser rigorosamente levadas em conta. Uma das grandes vantagens de um ERP Web, além de facilitar o acesso dos clientes em qualquer estação de trabalho que possua um navegador e internet, é atender simultaneamente uma quantidade grande de usuários.

37 Cloud Computing De acordo com (Sosinsky, 2011, p.55), Cloud computing é o conceito simples de transferir para a nuvem os mesmos dados, serviços e aplicativos, que atualmente estão armazenados nos computadores ou servidores de TI. Não se trata de uma nuvem no céu e sim de uma rede de servidores em todo o mundo. Segundo Taurion (2009), é uma maneira bastante eficiente de utilizar melhor os recursos computacionais. Além disso, uma nuvem computacional é um ambiente redundante (capacidade de um sistema superar falhas computacionais com a adição de componentes espelhos) e resiliente por natureza, que pode ser definido como a capacidade de um sistema de informação continuar a funcionar corretamente, apesar do mau funcionamento de um ou mais dos seus componentes. A figura 4 mostra dispositivos, aplicações, banco de dados e servidores sendo movidos para nuvem no sentido de armazenar suas informações em data centers espalhados pelo mundo. Fonte: Figura 8 - Exemplo de Cloud Computing Conforme Taurion (2009, p.24), Computação em Nuvem trata-se de um passo muito importante para a evolução de informações compartilhadas, aproveitando-se melhor os recursos computacionais. Todos os recursos, antes estáticos, hoje podem ser dinamicamente compartilhados e acessados através do conceito de Virtualização.

38 38 Computação em Nuvem surgiu com a evolução tecnológica e a demanda do mercado fez com que a necessidade de disponibilizar recursos dinâmicos se tornasse fato a ser pensado e implementado por diversas corporações, completa Taurion (2009, p.24). Embora possa parecer revolucionário, o conceito de Computação em Nuvem é um passo evolutivo na eterna busca pelo compartilhamento e consequentemente maior aproveitamento dos recursos computacionais. Taurion (2009, p.24). De acordo com Taurion (2009, p.25), Computação em Nuvem é, portanto, uma maneira bastante eficiente de maximizar e flexibilizar os recursos computacionais SaaS - Software as a Service - Software como serviço SaaS é um modelo que entrega software como serviço, de forma diferente do modelo tradicional, no qual a empresa adquire uma licença de uso e instala o software nos seus próprios servidores, em SaaS a aplicação está prevista para o cliente através de uma interface (um navegador, geralmente) (SOSINSKY, 2011). Conforme Veras (2012, p.196), software como serviço, trata-se de uma modalidade de serviços de nuvem, onde aplicativos que são utilizados por uma grande quantidade de usuários, são fortemente convidados a se hospedarem nesse ambiente como forma de alternativa ao processamento e armazenamento local. Esses aplicativos são disponibilizados em forma de serviço por provedores e acessados pelos clientes por aplicações como o browser. Todo o controle e gerenciamento da rede, sistemas operacionais, servidores e armazenamento é feito pelo provedor de serviço (VERAS, 2012). Ainda para Veras (2012, p.196), SaaS trata-se de uma espécie de evolução do conceito ASPs (Application Service Providers), que nada mais era do que o fornecimento de aplicativos empacotados aos usuários de negócios pela internet. A chegada dos aplicativos SaaS, fazem com que sejam aproveitados os benefícios da centralização através de arquiteturas únicas e que possam atender não apenas um, mas sim diversos usuários, além de disponibilizar e levar experiências ricas em recursos que possam competir diretamente com aplicativos on-premise (instalados no local). Alguns aplicativos SaaS são

39 39 disponibilizados diretamente pelo seu próprio fornecedor, muitas vezes tais aplicativos são parte de uma plataforma unificada. Veras (2012, p.196) observa ainda que diferentemente da forma ou modelo de licenciamentos únicos (normalmente utilizados para softwares instalados localmente), os aplicativos SaaS em sua maioria são vendidos quase sempre de acordo com um modelo de assinatura, ou seja, os clientes pagam uma taxa contínua para uso do aplicativo. Existem diversos planos que são disponibilizados com a finalidade de se atender a diversos tipos de usuários e também aplicativos. Alguns dos provedores de Serviços SaaS realizam suas cobranças por taxas fixas, permitindo ao usuário acesso ilimitado e alguns recursos do aplicativo ou todos, dependendo do plano e em outras situações, cobram taxas variáveis baseadas no uso do usuário. Transformando a maneira como o software é comercializado, também não são mais necessários os contratos de manutenção, pois estas atividades ficam a cargo do provedor e não mais da empresa. A principal vantagem é que o usuário passa apenas a usar software, sem se preocupar com as atividades de instalação, correções e evoluções. As aplicações são acessíveis a partir de diversos dispositivos (um navegador web, por exemplo). A computação em nuvem é interessante por vários fatores, iniciando pela simplicidade de acesso (tudo que você precisa é de um navegador), a facilidade de gestão (um usuário com pouca experiência é capaz de operar um modelo baseado em saas) e o investimento é reduzido. Esse conceito é aplicado para hardware e software de sistemas fornecidos pelos prestadores de cloud computing, completa Sosinsky (2011).

40 40 Fonte: Figura 9 - Modelo de Software como Serviço (SaaS) Benefícios do SaaS para Sistemas Corporativos O SaaS pode agregar muitos valores a diversas empresas, de todos os portes, para que as mesmas deixem de enfrentar grandes riscos nas aquisições de softwares. Tradicionalmente, tem sido uma grande responsabilidade a implantação de sistemas de software de larga escala, críticos para o negócio, como os pacotes de aplicativos de ERP e CRM. Veras (2012, p.197). Veras (2012, p.197) ainda reforça que esses sistemas podem custar fortunas para sua implantação em empresas de grande porte, onde os maiores custos agregados são pagos no primeiro momento em licenciamentos e infraestrutura, além de necessitarem de muitos profissionais e consultores para sua implantação. Para Veras (2012, p.197), o consumo de tempo, de custos de manutenção e equipe de uma implantação, representam um risco significativo para empresas de qualquer porte, principalmente para as empresas de pequeno porte, pois com tantos custos e exigências, os mesmos tornam-se inacessíveis.

41 41 Fonte: Figura 10 - Exemplo benefícios de SaaS em sistemas corporativos Exemplos de SaaS Google Segundo Leonardo (2009), a empresa Google investiu nessa tecnologia, transformando ferramentas Desktop em ferramentas Web, mais conhecidos hoje no mercado como Google Docs. Um outro exemplo de uso de computação em nuvem é o Google AppEngine, o qual permite que o desenvolvedor crie sua própria aplicação sem necessidade de possuir infraestrutura e software específicos para isso. Todo tratamento é feito na nuvem e a aplicação resultante também é projetada para rodar especificamente no Google.

42 42 Fonte: Figura 11 - Logo Google Docs e ferramentas Microsoft SkyDrive e Office Online A Microsoft SkyDrive se trata de um disco rígido virtual, ou seja com esse serviço o usuário pode armazenar seus arquivos nos servidores da Microsoft e poderá acessá-los de qualquer local a partir de um computador ou dispositivo conectados a Internet, afirma Cavalcante (2012). Com esse serviço, o usuário dispõe de 7GB para armazenar quaisquer tipos de arquivos. Uma facilidade notada, pois com essa ferramenta os usuários podem realizar edições nos documentos, caso os mesmos tenham sido criados através de uma das ferramentas do pacote Office, por exemplo, Excel, Word ou Power Point, uma vez que são disponibilizadas nas versões online, completa Cavalcante (2012). Para usufruir dessa ferramenta, o usuário necessita apenas de uma conta usuário e senha da Microsoft, baixar e instalar a ferramenta na máquina local Exemplo de ERP Web - Cloud Computing Pode-se encontrar alguns softwares ERP Web OpenSource, onde não se tem licença de uso do software e o mesmo pode ser customizado pelos próprios colaboradores da empresa que está implantando a solução.

43 Openbravo ERP Web Guevara (2008) define o ERP Openbravo como se tratando de uma solução ERP de código aberto, projetado especificamente para as PME. Desenvolvido em um ambiente baseado na Web, inclui muitas funcionalidades robustas. Dentre elas pode-se destacar a gestão financeira, prestação de serviços e gestão de produção. Além disso, essa mesma aplicação integra o resto das áreas, começando com um alcance de gestão direta ajudando seus clientes com CRM (Customer Relationship Management) e BI (Business Intelligence). Além de oferecer muitas ferramentas, a interface do Openbravo faz com que o usuário se sinta trabalhando em um ambiente Desktop. Fonte: Figura 12 Logo ERP Web OpenBravo Microsoft Dynamic AX De acordo com Marques, Nascimento e Sá (2009, p.1), o Microsoft Dynamic AX se trata de um produto com grandes recursos tecnológicos e extremamente produtivo, porém apesar de possuir muitos recursos, é uma ferramenta pouco conhecida no Brasil pela falta de literatura no idioma português. Microsoft Dynamic AX é um ERP mundial de propriedade da Microsoft que tradicionalmente os aplicativos precisam ser instalados em cada computador individual dentro de uma rede. No Brasil, a empresa XPTA pertencente ao grupo YKP, declarou em junho de 2012, a disponibilidade do software de gestão empresarial ERP Microsoft Dynamic AX em cloud computing na modalidade de SaaS.

44 44 "A meu ver, a nuvem é, provavelmente, a geração tecnológica mais importante daqui para frente para os próximos 10 anos" e a empresa está se movendo para pegar um pedaço maior da torta de nuvem, com a introdução do Microsoft Dynamics AX 2012 como solução de ERP da Microsoft Cloud.(Ballmer CEO da Microsoft).... a utilização desta nova arquitetura de solução é muito simples. Todos os usuários autorizados podem, com um notebook com acesso à Internet, obter todas as informações de gestão de qualquer área de sua empresa, independentemente do local onde é feito o acesso. O cliente irá trabalhar num ambiente seguro e confiável, com todos os requisitos de governança de que dispõe a plataforma..., acrescenta Vilas (2012). Fonte: Figura 13 - Logo ERP Microsoft Dynamics AX Tiny ERP O Tiny trata-se de um ERP Web que integra diversas ferramentas que podem auxiliar na solução dos principais problemas de gestão em uma pequena empresa. A empresa que deseja utilizar as funcionalidades disponibilizadas pelo Sistema Tiny, deverá submeter-se a um processo de contratação bastante simples e totalmente online. Existem módulos que são disponibilizados gratuitamente pelo Tiny, algumas delas são o Controle Financeiro, Pedidos de Vendas e Controle de Estoques. A forma operacional do sistema é bem semelhante com a proposta realizada neste trabalho, porém a Tiny não disponibiliza módulos contábeis e fiscais, o que acaba deixando seus usuários sem a retaguarda da contabilidade, item muito importante.

45 45 Mais detalhes sobre a utilização da ferramenta Tiny ERP Web está disponibilizada no Apêndice A na página Sistema de Comércio Eletrônico (e-commerce) Dentro do modelo de negócio correspondente a proposta tecnológica deste trabalho, visando obter o retorno sobre o investimento para a empresa fornecedora do ERP Web, este deverá ser comercializado, através de e-commerce, possibilitando a sua venda em escala. De acordo com Pinho (2010, p.210), As empresas têm de se preparar para enfrentar o impacto da espantosa evolução do número de usuários da Internet no comércio de produtos e das transformações advindas do comércio eletrônico mundial. Com base na afirmação de Pinho (2010, p.210), as empresas devem estar preparadas para enfrentar a grande quantidade de usuários que utilizam a ferramenta Internet. A idéia de um ERP online que atenda em grande escala diversas pequenas MPEs, deverá atender a grande demanda de usuários que poderão utilizar a ferramenta como forma de trabalho. Ainda conforme Pinho (2010, p.211), O comércio eletrônico é a mais recente e promissora aplicação criada com a TI, [...]. Para Pinho (2010, p.211), o comércio eletrônico não se restringe apenas as facilidades de compra e venda de produtos, mas também para comunicação entre clientes e fornecedores, pode ser utilizada para fins de propaganda e marketing e um dos itens mais importantes, a realização de transações comerciais. A busca de um sistema de comércio eletrônico para a implantação de um Software ERP Web, pode ser resumido também com a economia que essa ferramenta gera em diversos processos. A idéia é comercializar a ferramenta ERP Web como um produto, gerarão custos baixos, o que reflete diretamente na cobrança desse serviço posteriormente.

46 46 Tabela 4 - Redução de custos nas transações do comércio on-line Negócios e Serviços Reduções de custo (%) Atendimento ao cliente 10 a 50 Pedidos on-line 50 a 96 Serviços bancários 88 Venda de passagem aérea 87 Venda de software 97 a 99 Fonte: Adaptado de Numomura e Fernandes, 1999a: 89. Pinho (2010 apud Gonçalves, 1998, p.45), revela o que denominou de 10 Mandamentos do Varejo Virtual, um item interessante que reforça as vantagens da comercialização de software por meio de loja virtual: Nem todos os tipos de produtos são passíveis de comercialização pela Internet. Aqueles com base em informação, como os softwares e publicações, e os já tradicionalmente comercializados por marketing direto seriam os de mais fácil aceitação na nova mídia; Pinho (2010 apud Gonçalves, 1998, p.45) Estrutura e-learning Na proposta de solução apresentada neste trabalho, a existência de uma ferramenta de e-learning é fundamental, pois os usuários do ERP Web deverão aprender a utilizá-lo, sem a necessidade de um treinamento presencial. Além disso, deverão solucionar as suas dúvidas posteriores, através deste recurso. Caso isso não seja possível, entrarão em contato com o suporte, através de . Lima e Capitão (2003 apud Learframe, 2000, 2001, p.37), classificam o e-learning como aprendizagem baseada na tecnologia eletrônica, ou seja, consideram todas as vias eletrônicas possíveis na distribuição de conteúdos de aprendizagem [...]. Ainda para Lima e Capitão (2003, p. 35), e-learning apresenta diversos significados dependendo da área onde se apresenta além de diferentes versões de quem a define,

47 47 porém encontram-se cinco diferentes visões, porém uma das definições citadas encaixa-se na elaboração deste projeto: O e-learning abrange um amplo conjunto de aplicações e processos tais como aprendizagem baseada na Web, aprendizagem baseada no computador, [...]. O conteúdo é distribuído via Internet, Intranet/ Extranet (LAN/WAN) [...]. (Lima e Capitão 2003 apud ASTD, 2002a, p.35). Conforme Lima e Capitão (2003, p ), Teoricamente, o e-learning apresenta qualquer tipo de aprendizagem que tenha subjacente uma rede Internet, Intranet (LAN) ou Extranet (WAN), para a distribuição de conteúdos, a interação social e o apoio na aprendizagem, [...]. Fonte: Figura 14 - Exemplo E-Learning Como proposta de ferramenta de e-learning é apresentado a seguir o Moodle Moodle De acordo com Rice (2011), a ferramenta Moodle é um sistema aberto líder em gerenciamento de fonte de aprendizagem. Professores podem utilizar a ferramenta para gerenciar atividades, tornando-as mais enriquecidas. Um curso pode consistir em diversas aulas com uma série de lições incluindo materiais para leitura, testes, pesquisas e projetos e

48 48 elementos sociais que estimulem a interação e grupo de trabalho entre os alunos. Fonte: https://moodle.org/ Figura 15 - Logo Moodle Ainda para Rice (2011), o moodle é uma ferramenta relativamente fácil de ser utilizada e instalada e foi projetado para ser intuitivo de usar. Diversas instituições brasileiras utilizam a ferramenta Moodle para gerenciar as atividades de seus alunos. O Moodle é um Course Management System (CMS), também conhecido como Learning Management System (LMS) ou Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA). Ele é um aplicativo web gratuito que os educadores podem utilizar na criação de sites de aprendizado eficazes. Fonte: https://moodle.org/ Figura 16 Site Moodle

49 49 Para acessar o ambiente Moodle, o aluno ou professor necessita de um usuário e senha. Após esse processo, o usuário do sistema deverá logar no ambiente através da interface de acesso. Fonte: https://moodle.org/ Figura 17 - Inteface para Login Após efetuar o login no sistema, o usuário poderá visualizar todas as atividades compartilhadas entre alunos e professores. Fonte: https://moodle.org/ Figura 18 - Links para acesso as matérias e atividades

50 50 A figura 15 trata-se de uma demonstração das funcionalidades disponibilizadas pelo sistema Moodle. Fonte: https://moodle.org/ Figura 19 - Exemplo de funcionalidades do Moodle Fonte: https://moodle.org/ Figura 20 - Links para Download ou Upload de atividades

51 51 A figura 17 demonstra a facilidade do aluno para se comunicar com o professor. O aluno pode postar suas atividades através de upload. Com esse sistema, os professores conseguem administrar as atividades da classe, sem a necessidade de entrega de trabalhos impressos Serviços de Contabilidade Tendo em vista garantir a organização dos dados gerados pelas transações efetuadas através do ERP Web, além do direito de uso do ERP Web, a sua contratação dará direito ao cliente a um serviço mensal de contabilidade. Contabilidade é um procedimento de registro organizado de todas as transações efetuadas pela empresa, é uma ferramenta indispensável para a gestão dos negócios. Conforme Silva (2012), contabilidade pode ser definida como sendo uma ciência social cujo objetivo é identificar, registrar, demonstrar e analisar todos os fatos econômicos e financeiros que afetam direta ou indiretamente o patrimônio de uma entidade (...). A contabilidade tem grande importância para qualquer tipo de empresa, independentemente do seu porte, seguimento ou tipo de formação tributária (SILVA, 2012). O objetivo da contabilidade pode ser resumido no fornecimento de informações econômicas para vários usuários como: Investidores, Fornecedores, Bancos, Governo, Sindicatos, Funcionários (SILVA, 2012). Para Primak (2009), todas as mudanças dos Órgãos Governamentais seguem para uma nova era na contabilidade, a chamada Contabilidade Digital. A principal idéia para esse novo conceito de contabilidade é que as informações estejam fáceis e disponíveis para que as esferas do Governo possam consulta-las a qualquer momento, (PRIMAK, 2009). Essa prática já está tomando forma com o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Este projeto afirma que a partir do não de 2009 as empresas que possuem o regime de tributação na sua forma de lucro real estão obrigadas a encaminhar a um imenso repositório de informações, suas informações contábeis. Não demorara muito para que todas as empresas sejam quais forem seus portes, ramos de atividade ou formas de apuração/tributação estarão sendo obrigadas a participarem deste projeto (PRIMAK 2009).

52 52 Na proposta tecnológica deste trabalho, caso o cliente que contratou o ERP Web seja fiscalizado, como todo o registro contábil foi realizado enquanto a operação do negócio ocorria, bastará solicitar as funcionalidades que geram os arquivos de obrigações acessórias em entregá-los ao fisco. No caso de não ser fiscalizado, o próprio escritório de contabilidade gerará e enviará ao fisco os arquivos correspondentes às obrigações acessórias, conforme solicita a legislação tributária nacional.

53 53 7. CONCLUSÃO O desenvolvimento desta monografia demonstrou as dificuldades das pequenas empresas em se adequarem as normas do Governo brasileiro e estarem atualizadas e preparadas para cumprirem com as obrigações acessórias. Percebe-se que existe uma grande carência de ferramentas no mercado que possam dar suporte a essas categorias de empresas com preços e formas acessíveis. Com as tecnologias de Cloud Computing, o desenvolvimento de uma ferramenta ERP Web possibilita atender em larga escala micro e pequenas empresas, para que possam cumprir com as obrigações acessórias exigidas pelo governo brasileiro, além de possibilitar ferramentas para uma gestão profissional e competitiva. Em paralelo, a ferramenta também disponibiliza acesso e tecnologia para os escritórios de contabilidade trabalharem na retaguarda da solução, possibilitando a realização dos serviços contábeis correspondentes as operações realizadas. Finalmente, a utilização de um ERP Web oferecido através de SaaS, juntamente com o serviço de contabilidade agregado, possibilita a implementação de um modelo de negócio em larga escala para atendimento de micro e pequenas empresas, possibilitando um lucro que justifique o investimento dos fornecedores de TI e do serviço contábil. O detalhamento do custo e prazos de desenvolvimento e/ou implantação das tecnologias mencionadas nesta monografia, bem como a sua respectiva análise de custo x benefício e retorno sobre o investimento, constituem escopo de trabalhos futuros.

54 54 8. REFERÊNCIAS ARAÚJO, Felipe. WEB 2.0. Disponível em:< Acesso em: 16 out AZEVEDO, Osmar Reis, MARIANO, Paulo Antonio. Sped: Sistema Público de Escrituração Digital 4 ed São Paulo: IOB, BARRETO, Fernando. ERP História e Evolução. Disponível em: <http://www.profissionaldeti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=133:hist oria-e-evolucao&catid=55:erp&itemid=97>. Acesso em: 03 jun Barrie Sosinsky. Cloud Computing Bible- John Wiley and Sons, páginas Disponível em <http://books.google.com.br/books?id=hvv2pdeaboec&hl=pt-br> Acesso em: 22 out CALIENDO, Paulo. Comentários ao Código Tributário Nacional. Disponível em: <http://www.paulocaliendo.com.br/livros/artigos/art116.pdf> Acesso em: 19 nov CAVALCANTE, Felipe Augusto. Como usar o SkyDrive, a solução da Microsoft que promete aposentar o pendrive. Disponível em: <http://www.superdownloads.com.br/materias/skydrive-solucao-da-microsoft-que-prometeaposentar-pendrive.html#ixzz2cihfqi2u> Acesso em: 09 nov DCI-SP. Carga tributária atinge baixa renda e pequenas empresas. Disponível em: < =13000%3ACargas+Fiscais&catid=45%3Ana-midia&Itemid=73&lang=en> Acesso em: 20 abr DUARTE, Roberto Dias. Big Brother Fiscal III: O Brasil na era do conhecimento. Editora 3 ed 308 p EL-NAMAKI, M. S. S. Small Business: the myths and the reality. Long Range Planning. Great Britain, v.23, n.4, p.78-87, FREITAS, Newton. Sistema Tributário Nacional. Disponível em: <http://www.newton.freitas.nom.br/artigos.asp?cod=138> Acesso em: 16 mai GOMES, Lucinéia. Curso essencial de Google. Editora Digerati Editorial, 128 p, 2009.

55 55 HABERKORN, Ernesto. Um bate papo sobre o gestão empresarial com ERP e a tecnologia da informação, mas ficava encabulado de perguntar/ Ernesto Haberkorn. São Paulo: Saraiva, LEONARDO, Elisio. Vantagens e desvantagens de usar o Google Apps. Disponível em: <http://infomoz.net/339/> Acesso em: 05 nov LIMA, Jorge Reis, CAPITÃO, Zelia. e-learning e e-conteúdos. Editora Centro Atlântico 1 ed. 288 p MACHADO, A.B., MACHADO, B., GUIMARÃES, L.H.K., RIBEIRO, O. D. J. Obrigações acessórias das micro e pequenas empresas optantes pelo simples nacional. Disponível em: <http://w3.ufsm.br/revistacontabeis/anterior/artigos /vivn02/t006.pdf> Acesso em: 26 abr MACIEL, Pollyana Flores. NF-e e SPED - Explosão de arquivos Eletrônicos é ameaça às empresas. Disponível em: <http://www.joseadriano.com.br/profiles/blogs/nfe-e-sped-explosao-de> Acesso em: 19 nov MARQUES, Marcos Tito de Pardo. NASCIMENTO, Sérgio Gontijo do. SÁ, Eliane Vieira. Rio de Janeiro: Brasport, PADILHA, Thais Cássia Cabral. MARTINS, Fernando Augusto Silva. Sistemas ERP: características, custos e tendências. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/prod/v15n1/n1a08.pdf> Acesso em: 12 abr PALADINI, E. P. Gestão da Qualidade no Processo: a Qualidade na Produção de Bens e Serviços. São Paulo: Atlas, PENTEADO, S. Chegou a vez das pequenas. Informática Exame, São Paulo: Editora Abril, v.11, n.119, p.52-57, PINHO. J. B. Publicidade e Vendas na Internet: Técnicas e estratégias. Editora Summus Editorial, 1 ed, 354 p, PRATES, G. A.: OSPINA, M. T. (2004). Tecnologia da informação em pequenas empresas: fatores de êxito, restrições e benefícios. Revista de Administração Contemporânea. Rio de Janeiro: ANPAD. V. 8, n. 2, p. 9-26, abr./jun.

56 56 PRIMAK, Fábio Vinícius. Infortabilidade: A contabilidade na era da Informática. Editora Ciência Moderna, RICE, William. Moodle 2.0: E-Learning Course Development. Editora Packt Publishing, SANDRINI, João. Para Alexandre Schwartsman, governo abandonou tripé que sustenta o Real. Disponível em <http://www.infomoney.com.br/mercados/noticia/ /para alexandre-schwarts man-governo-abandonou-tripe-que-sustenta-real> Acesso em: 19 nov SAVIANI, J. R. Repensando as pequenas e médias empresas: como adequar os processos de administração aos novos conceitos de modernidade. São Paulo: Makron Books, SCARAVELLI, Valmir. A informatização e o recolhimento de impostos. Disponível em:<http://www.mega.com.br/imprensa/detalhe.asp?cod_noticia=4811&cod_subcategoria=2 257> Acesso em: 03 mai SEBRAE Informática: solução para a pequena empresa. Brasília: SEBRAE, SILVA, Alessandro. Conceito e Importância da Contabilidade. Disponível em: < Acesso em: 12 nov SILVA, João Braz da. Mortalidade das micro e pequenas empresas. Disponível em:<http://www.sebrae-sc.com.br/newart/default.asp?materia=5578> Acesso em: 18 abr SILVA, S.F. Proposta de Modelo de Sistemas Gestão Integrada ERP para Pequenas e Médias Empresas, Campinas: Faculdade de Engenharia Mecânica, Universidade Estadual de Campinas, SILVA, V. L. O grande salto das pequenas. Pequenas empresas, grandes negócios, São Paulo: Editora Globo, v.ix, n.104, p.86-88, SOARES, Edileuza. Software gratuito emite nota fiscal eletrônica na nuvem. Disponível em: <http://computerworld.uol.com.br/gestao/2010/03/16/software-gratuito-emite-nota-fiscaleletronica-na-nuvem/> Acesso em: 09 dez SOUZA NETO, J. A. Negociação de tecnologia. Porto Alegre: SEBRAE, 1998.

57 57 SOUZA, Alexandre. Quais as vantagens empresariais de um software de gestão on-line? Disponível em: <http://www.adove.com.br/blog/quais-as-vantagens-empresariais-de-umsoftware-de-gestao-on-line/> Acesso em: 17 out TAUHATA, Sérgio. O fisco aperta mais o cerco. Disponível em: <http://revistapegn.globo.com/revista/common/,,0emi ,00-o+fisco+ APERTA+MAIS+O+CERCO.html> Acesso em: 14 abr TAURION, Cesar. Computação em nuvem: transformando o mundo em tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Brasport, VALASCO, Aquias. Tutorial Udutu : editor e publicador de Curso Online. Disponível em: < Acesso em: 21 nov VERAS, Manoel. Nova arquitetura a TI. Rio de Janeiro: Brasport, VILAS, Daniel. XPTA lança o ERP Microsoft Dynamic AX em cloud computing na modalidade SaaS. Disponível em: < fb=b_full&hb=b_centra&bl=lat1&r=servicos&nid=18072 > Acesso em: 21 out

58 58 APÊNDICE A FERRAMENTA WEB ERP (Exemplo) Com diversas pesquisas realizadas, encontra-se ferramentas ERP Web disponibilizadas na internet com diversos módulos e modelos. Um exemplo que pode demonstrar de forma mais clara e abrangente a ferramenta proposta na monografia, é o ERP Tiny. O ERP Tiny trata-se de um ERP Web onde o usuário realiza um cadastro selecionando o tipo de produto que o mesmo deseja utilizar. Todos os processos e procedimentos são realizados através da Internet. Figura 1: Tela do ERP Web Tiny A ferramenta apresentada como melhor exemplo não inclui o módulo de Contabilidade, o que na proposta deste trabalho trata-se de um braço importante para seu bom funcionamento.

59 59 Figura 2: Módulos disponibilizados pelo ERP Tiny Para o usuário começar a utilizar a ferramenta, é necessário realizar um cadastro online como demonstra a Figura 3: Formas de pagamentos disponibilizadas pelo Tiny aparecem como primeira opção antes do usuário realizar seu cadastro. Figura 4: Planos do Tiny

60 60 Para exemplificar e demonstrar a ferramenta, será utilizado o módulo gratuito. Figura 5: Cadastro para adesão da ferramenta. Após o preenchimento dos dados corretamente, o software já libera para o usuário as ferramentas para que comece a trabalhar. Um item importante que se observa na realização do cadastro, é o segmento da empresa. Essa informação é muito importante, uma vez que o próprio ERP pode ter configurações padronizadas do sistema para ajudar o usuário na realização de suas tarefas.

61 61 Após a conclusão do cadastro, o software direciona o usuário para a tela de login: Figura 6: Iniciando acesso no sistema Após a realização do login com usuário e senha, a tela inicial do Tiny é disponibilizada. A ferramenta apresenta uma tela organizada e fácil de ser manipulada, o que facilita a sua utilização não dependendo de suporte local. Figura 7: Tela de administração dos módulos ERP Tiny

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