Recebimento e gerenciamento de NF-e. Resultados da Pesquisa

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1 Recebimento e gerenciamento de NF-e Resultados da Pesquisa

2 Sumário Introdução... 2 Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e emitidas em 2013?... 3 Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e recebidas em 2013?... 4 Quanto às NF-e recebidas, possui um tratamento sistematizado para validação da integridade, assinatura digital e validade dos XML?... 5 Quanto às NF-e recebidas, realiza algum procedimento de conferência junto à SEFAZ ou ao portal nacional da NF-e?... 6 Para validação e arquivamento das NF-e, sua empresa:... 7 As NF-e recebidas já são processadas para entrada automática no ERP?... 8 Recebeu alguma NF-e inválida, cancelada, denegada ou com algum outro problema?... 9 Já detectou incorreções nos tributos ou nas NCM dos produtos informados nas NF-e recebidas? Conclusão

3 Introdução Conforme prevê o Ajuste SINIEF nº 7/2005, o emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Apenas o destinatário ainda não credenciado para emissão de NF-e pode substituir essa obrigatoriedade pela guarda do documento em papel, ou seja, o DANFE. A inobservância dessa obrigatoriedade sujeita o contribuinte a penalidades que variam de acordo com cada Estado. Em São Paulo, por exemplo, é previsto multa de 15 UFESP (R$ 290,55) pela perda de documento fiscal. Além da obrigatoriedade de guarda do arquivo da NF-e, o citado Ajuste SINIEF também prevê que o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e. É necessário, portanto, que as empresas que recebam documentos fiscais verifiquem todos estes itens da NF-e, uma vez que o documento válido é o XML e não o DANFE. Não obstante, muitas empresas ainda não tratam os arquivos da NF-e com o devido cuidado e, muitas vezes, são surpreendidas ao não localizarem um arquivo requerido pela administração tributária. Essa situação, que já era conhecida de forma empírica, agora foi avaliada de forma profunda na pesquisa realizada pela Systax Sistemas Fiscais, que teve o objetivo específico de entender como as empresas veem tratando as NF-e. A seguir, são apresentados e comentados os resultados da pesquisa, da qual participaram empresas, as quais recebem novamente o agradecimento da Systax pela valiosa contribuição para construção do conhecimento. 2

4 Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e emitidas em 2013? A primeira questão da pesquisa teve por objetivo avaliar se as empresas possuem os arquivos emitidos. Conforme foi identificado, 64,5% das empresas possuem todos os arquivos, tendo sido verificado, ainda, que 10,7% das empresas possuem menos de 50% dos XML. No Estado de São Paulo, por exemplo, em que a falta de qualquer documento pode acarretar em multa de 15 UFESP (R$ 290,55), este cenário se revela bastante crítico. Essa constatação é muito crítica pelo fato da empresa não ter a guarda do próprio documento que emite, já sinalizando que em relação aos recebidos a situação deve ser bem pior. Sim, todos Não, mas tenho mais de 90% dos XML Não, mas tenho entre 50% a 90% dos XML Não, tenho menos de 50% dos XML 8,9% 10,7% 15,9% 64,5% 3

5 Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e recebidas em 2013? Se o cenário em relação às NF-e emitidas já não era dos melhores, em relação às NF-e recebidas a situação é muito mais drástica. Apenas 19,8% das empresas possuem todos os arquivos recebidos em ,9% das empresas, por exemplo, possuem menos de 50% dos XML. Sim, todos Não, mas tenho mais de 90% dos XML Não, mas tenho entre 50% a 90% dos XML Não, tenho menos de 50% dos XML 24,9% 19,8% 27,8% 27,5% 4

6 Quanto às NF-e recebidas, possui um tratamento sistematizado para validação da integridade, assinatura digital e validade dos XML? Como já mencionado, além da guarda dos documentos, o destinatário ainda precisa avaliar os arquivos recebidos. Para tanto, foi questionado se as empresas possuem algum tratamento sistematizado para validação da integridade, assinatura digital e validade dos XML. Das empresas pesquisadas, apenas 45,6% possuem algum mecanismo sistematizado. As demais, portanto, caso adotem algum tipo de conferência, é totalmente manual, o que pode prejudicar o processo, em situações em que há uma grande quantidade de documentos recebidos. Sim Não 45,6% 54,4% 5

7 Quanto às NF-e recebidas, realiza algum procedimento de conferência junto à SEFAZ ou ao portal nacional da NF-e? Quanto à conferência da NF-e junto à SEFAZ ou ao portal nacional, foi verificado que apenas 9% das empresas realizam todos os processos necessários. 40,9% das empresas não fazem nenhum tipo de conferência nos referidos ambientes e 49,5% apenas conferem a situação da NF-e, não analisando o hash e os valores da NF-e. Sem essas análises, não é possível garantir que o arquivo recebido é o mesmo que está armazenado no SPED, colocando a empresa em evidente risco. Não Sim, mas apenas para verificação da situação da NF-e Sim, incluindo a verificação de hash e valores da NF-e 9,6% 40,9% 49,5% 6

8 Para validação e arquivamento das NF-e, sua empresa: Também questionamos se as empresas possuem algum processo automatizado para validação e arquivamento das NF-e. Conforme constatado, 62,4% das empresas utilizam processos manuais para tanto, o que torna bastante insegura esta tarefa, justificando os baixos números já apresentados quanto à guarda dos arquivos. Realiza procedimentos manuais Dispõe de um sistema informatizado que automatiza essas tarefas 37,6% 62,4% 7

9 As NF-e recebidas já são processadas para entrada automática no ERP? Um dos benefícios da NF-e para as empresas é poder automatizar o processo de entrada das informações dos documentos fiscais no ERP, dispensando sua digitação. Esse benefício, no entanto, ainda não é aproveitado por 64% das empresas. Considerando o elevado número de informações das NF-e que precisam ser cadastradas nos ERP, isso sinaliza que as empresas podem estar desperdiçando muito tempo com algo que poderia ser automatizado por meio de soluções já disponíveis no mercado. Sim Não 36,0% 64,0% 8

10 Recebeu alguma NF-e inválida, cancelada, denegada ou com algum outro problema? Outra constatação preocupante em relação às NF-e é o fato, como evidenciado pela pesquisa, que 63,6% das empresas já receberam NF-e inválidas, cancelada, denegada ou com algum outro problema. Tendo em vista as limitações existentes para correção dos documentos já emitidos, isso evidencia a importância das empresas investirem neste processo, uma vez que podem estar, inclusive, escriturando ou aproveitando créditos relativos a documentos sem nenhuma validade jurídica. Sim Não 36,4% 63,6% 9

11 Já detectou incorreções nos tributos ou nas NCM dos produtos informados nas NF-e recebidas? Para finalizar a pesquisa, sabendo da complexidade da legislação tributária, questionamos se as empresas já detectaram incorreções nos tributos ou nas NCM dos produtos. Apenas 5,3% das empresas responderam que conferem e nunca encontraram problemas, mas esse ainda não é o dado mais alarmante. Foi verificado que 30,1% das empresas não conferem os tributos e as NCM informados pelos fornecedores, o que pode estar gerando um passivo fiscal para essas empresas, haja vista a solidariedade tributária existente ao receber um documento fiscal com erros. As que conferem e já encontraram muitas incorreções correspondem a 23,2% das empresas, reiterando a importância deste processo. Não confiro os tributos e as NCM informados pelos fornecedores Confiro e nunca encontrei problemas Confiro e já encontrei problemas, mas poucos Confiro e costumo encontrar muitas incorreções 23,2% 30,1% 41,4% 5,3% 10

12 Conclusão Como foi possível verificar nesta pesquisa, as NF-e ainda não estão tendo o tratamento adequado. Além de falhas no armazenamento dos documentos infringindo mandamentos legais, há problemas críticos relacionados à validade e integridade dos arquivos. A questão da qualidade da informação tributária, objetivo principal do SPED, também é um grande problema ainda: além daqueles que não conferem as informações das NF-e, há um grande percentual de erros detectados pelas empresas que executam esta tarefa. Tendo em vista a importância da NF-e em todo o processo, uma vez que serão utilizadas para geração dos SPED, é fundamental que as empresas avaliem seus processos de forma a garantir o armazenamento, validade, integridade e qualidade das informações. A seguir, é transcrito um resumo com todas as perguntas e os resultados mais expressivos. Pergunta Resposta Percentual Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e emitidas em 2013? Sim, todos 64,5% Acredita possuir os arquivos de todos os XML das NF-e recebidas em 2013? Não, mas tenho entre 50% a 90% dos XML 27,8% Quanto às NF-e recebidas, possui um tratamento sistematizado para validação da integridade, assinatura digital e validade dos XML? Não 54,4% Quanto às NF-e recebidas, realiza algum procedimento de conferência junto à SEFAZ ou ao portal nacional da NF-e? Sim, mas apenas para verificação da situação da NF-e 49,5% Para validação e arquivamento das NF-e, sua empresa: Realiza manuais procedimentos 62,4% As NF-e recebidas já são processadas para entrada automática no ERP? Recebeu alguma NF-e inválida, cancelada, denegada ou com algum outro problema? Não 64,0% Sim 63,6% Já detectou incorreções nos tributos ou nas NCM dos produtos informados nas NF-e recebidas? Confiro e já encontrei problemas, mas poucos 41,4% 11

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