GESTÃO DE PROJETOS CIENTÍFICOS NA FACULDADE DE MEDICINA DE RIBEIRÃO PRETO/USP: O CASO DOS NÚCLEOS DE APOIO À PESQUISA

Transcrição

1 GESTÃO DE PROJETOS CIENTÍFICOS NA FACULDADE DE MEDICINA DE RIBEIRÃO PRETO/USP: O CASO DOS NÚCLEOS DE APOIO À PESQUISA RESUMO Autoria: Michele Aparecida Dela Ricci Junqueira, Marcos Antônio Teixeira, Regina Célia da Rocha Bezerra, Benedito Carlos Maciel Este estudo descreve a atuação do Centro de Gerenciamento de Projetos na Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP-USP) para a gestão dos Núcleos de Apoio à Pesquisa (NAPs), um programa de financiamento científico complementar lançado pela Pró-Reitoria de Pesquisa da USP. A gestão desses núcleos é apresentada de maneira descritiva, com o objetivo de fomentar práticas equivalentes na área pública. Após três anos de funcionamento, o centro aumentou expressivamente o número de projetos de pesquisa atendidos com recursos das agências de fomento e ainda acolheu a gestão financeira dos NAPs. Os resultados obtidos com essa gestão são mensuráveis e demonstram a viabilidade de gestão institucional de projetos com benefícios evidentes para os pesquisadores envolvidos. Palavras-chave: Projetos. Pesquisa. Pesquisadores. Gestão de Projetos. ABSTRACT This study describes the activities of the Centre for Project Management at the Ribeirão Preto Medical School (FMRP-USP) for the management of Nucleus for Research Support (NAPs), a program for funding scientific investigations provided by University of São Paulo. The management of these nuclei is presented in a descriptive way, with the aim of fostering equivalent practices in the public area. After three years of operation, the center has increased significantly the number of research projects assisted with funds from development agencies and also hosted the NAPs. The results of this study demonstrated the viability of institutional management of research projects providing significant support to researchers involved. Keywords: Projects; Research; Researchers; Project Management. 1/10

2 1. INTRODUÇÃO Criada em 1952 pela Lei Estadual n. 161, de 24 de setembro de 1948, a FMRP possui 323 docentes distribuídos em 14 departamentos (Biomecânica, Medicina e Reabilitação do Aparelho Locomotor, Bioquímica e Imunologia, Biologia Celular e Molecular e Bioagentes Patogênicos, Cirurgia e Anatomia, Clínica Médica, Farmacologia, Fisiologia, Genética, Ginecologia e Obstetrícia, Medicina Social, Neurociências e Ciências do Comportamento, Oftalmologia, Otorrinolaringologia e Cirurgia da Cabeça e Pescoço, Patologia e Medicina Legal e Puericultura e Pediatria), divididos entre especialidades básicas e clínicas, e 573 servidores técnico-administrativos (levantamento de janeiro de 2013). O desenvolvimento de suas pesquisas tem sido objeto de reconhecimento nacional e internacional. A USP custeia os espaços físicos e a manutenção de instalações, salários de técnicos e pesquisadores e a infraestrutura necessária para o andamento das pesquisas. Segundo o Pró- Reitor de Pesquisa, isso difere bastante do que ocorre no exterior, onde os recursos para a manutenção dos laboratórios, contratação de técnicos e bolsas de alunos de pós-graduação e pós-doutorado têm de ser contabilizados nos próprios subsídios recebidos pelos pesquisadores. Apesar de toda essa estrutura, o desenvolvimento da pesquisa científica depende em grande parte do financiamento de fontes externas à USP. Diante da representatividade dos recursos de agências de fomento frente ao orçamento da FMRP, percebeu-se a importância da implantação de um escritório de apoio a pesquisadores, semelhante aos Grants Management Offices de universidades estrangeiras, pois a captação de recursos externos está sujeita a normas, padrões, regulamentos e legislações específicos. Obter financiamento público confere maior legitimidade às instituições beneficiárias, grupos de pesquisa e acadêmicos, mas traz consigo a necessidade de prestação de contas e transparência na gestão desses recursos. Portanto, diante desse contexto, a FMRP implantou um escritório de apoio a pesquisadores, chamado de Centro de Gerenciamento de Projetos (CGP), em 1 de setembro de 2010, com o objetivo de apoiar os pesquisadores no planejamento, execução e prestação de contas de projetos de pesquisa científicos financiados pelas agências de fomento (FAPESP, CNPq, CAPES e outros). Essa iniciativa foi prevista inicialmente pela equipe financeira no Plano de Metas no ano de 2009 e recentemente passou a ser de interesse institucional e dos próprios agentes financiadores. A implantação de um escritório de apoio a pesquisadores tem sido estabelecida inclusive como condição essencial para que a FAPESP aprove concessão de auxílio aos Centros de Pesquisa, Inovação e Difusão (CEPIDs) que chegam a envolver até R$4 milhões por ano da fundação. Essa tendência já se observa também na USP quanto à aprovação de propostas dos NAPs. Esse programa foi implantado para estimular os pesquisadores a se organizarem segundo a lógica de uma temática relevante para a sociedade, ou seja, a ênfase é na relevância e não na área do conhecimento a ser apoiada. Os recursos aportados por este programa destinam-se a fortalecer a organização de grupos de pesquisa que atuam sinergicamente e formam recursos humanos qualificados, um estímulo para reverter a força centrífuga criada paradoxalmente pelo desenvolvimento de grupos de pesquisa competitivos e altamente especializados. Serve também de estímulo a grupos que se 2/10

3 encontram em processo de organização e que apresentam potencial inovador e perspectivas de sucesso. Com a terceira fase do programa, já foram investidos recursos de aproximadamente R$219 milhões (R$73 milhões para cada fase), originados do orçamento da Universidade. Os R$146 milhões investidos nas duas primeiras fases do Programa contemplaram, ao todo, 118 grupos de pesquisas, sendo 43 na primeira etapa e 75 na segunda. Iniciada em 2011, a primeira etapa recebeu 105 propostas. Destas, 43 foram selecionadas. Ao todo, mais de 754 docentes e cerca de 80% das Unidades de Ensino e Pesquisa, Institutos Especializados e Museus participaram do programa. Os incentivos também envolveram a contratação de pessoal, bolsas de doutorado no exterior e recursos para a vinda de pesquisadores estrangeiros. Na segunda fase, outros 75 NAPs foram instituídos entre 105 propostas apresentadas. Estes novos NAPs estão distribuídos nos campi de São Paulo (52), Ribeirão Preto (13), São Carlos (7), Pirassununga (2) e Piracicaba (1). Com os investimentos de R$73 milhões serão atendidos 948 docentes e 156 pós-doutorandos, além de outros 61 pesquisadores. A terceira fase, denominada Ampliação e Melhoramento da Infraestrutura de Pesquisa (INFRA-USP), selecionou propostas para apoio financeiro a pesquisadores ou grupos de pesquisas que visem a ampliar, melhorar ou readequar laboratórios e outros espaços de pesquisas da Universidade. O objetivo é aumentar o impacto das atividades de pesquisa no cenário internacional e fortalecer sua relação com a sociedade. Os recursos serão destinados à infraestrutura, para recuperação, reformas, reparos e ampliações de laboratórios, centros de instrumentação, proteção, recuperação e restauro de acervos de material de pesquisa. Dentre os recursos captados, destacam-se os projetos contemplados no Programa de Incentivo à Pesquisa Núcleos de Apoio à Pesquisa Editais de 2011 e 2012 da Pró-Reitoria de Pesquisa na FMRP-USP, conforme Tabela 1: Tabela 1 Projetos contemplados no Programa de Incentivo à Pesquisa Núcleos de Apoio à Pesquisa Projetos contemplados no Edital de Projeto Projeto Total (R$) Projeto 1 Núcleo de Pesquisa em Morfofisiologia do Complexo Craniofacial (NAP-CF) ,50 Projeto 2 Núcleo de Pesquisa em Doenças Crônico-Degenerativas (NAP-DCD) ,43 Projeto 3 Núcleo de Pesquisa em Doenças Inflamatórias (NAP- DIN) ,00 Projeto 4 Projeto 5 Projeto 6 TOTAL ,93 Núcleo de Pesquisa em Fisiopatologia e Terapêutica Ocular (NAP-FTO) Núcleo de Pesquisa sobre o Envelhecimento e o Idoso (NAP-ENV) Núcleo de Pesquisa em Regulação Cardiocirculatória na Insuficiência Cardíaca: Estudo Clínico e Experimental (NAP-NIC) , , ,00 3/10

4 Projeto 7 Projeto 8 Projeto 9 Núcleo de Pesquisa em Saúde da Criança e do Adolescente RP (NAP-SCA-RP) Núcleo de Pesquisa em Neurobiologia das Emoções (NAP-NuPNE) Núcleo de Pesquisa - Centro de Biologia Sistêmica Integrada (NAP-CISBi) , , ,00 TOTAL ,60 O objetivo deste relato técnico é apresentar essa intervenção administrativa na FMRP utilizando como parâmetro o trabalho realizado no CGP, descrevendo as atividades desenvolvidas na execução destes projetos de pesquisa. A próxima seção apresenta o referencial teórico, seguida da metodologia, análise dos resultados obtidos e conclusão. 2. REFERENCIAL TEÓRICO Basicamente, o referencial teórico está relacionado à visão sistêmica. A principal literatura envolvida é a de Espejo et al. (1996). Uma organização seleciona os ambientes com os quais ela interagirá, se não conscientemente, então por meio de suas ações. A complexidade excessiva deve emergir das interações de uma organização com os ambientes que ela seleciona. Se quiser sobreviver e desempenhar efetivamente nesse ambiente, a organização deve lidar com essas complexidades. A complexidade é a propriedade de um sistema de ser capaz de adotar um grande número de estados de comportamentos. Isso é mensurado pelo que chamamos de variedade, ou seja, o número de possíveis estados de um sistema. Por sua vez, a variedade se destaca como repertório comportamental ou espaço para se movimentar. Como a complexidade se desenrola ao longo do tempo, novos arranjos organizacionais tornam-se necessários e por isso a mudança é inevitável. Como as condições ambientais, as preocupações das pessoas, valores e interesses mudam, e as relações entre a organização e seu ambiente também têm que mudar. Isso é uma exigência, mas a integridade deve ser mantida ao longo do tempo. Portanto, na vida de uma organização nada pode estar sujeito a mudar todo o tempo. A eficiência (fazer as coisas direito) consiste de tirar o máximo partido dos recursos que se tem por meio de um processo contínuo de aprendizado. A eficácia (fazer as coisas certas) deve demandar mudar uma orientação ou um processo. Essas duas perspectivas devem ser balanceadas. A manutenção da aptidão organizacional reside em balancear constância e mudança por orquestrar fases de preservação e transformação organizacional, mantendo a viabilidade e desenvolvimento. 4/10

5 3. TIPO DE INTERVENÇÃO PROPOSTA PARA RESOLVER O PROBLEMA A gestão dos NAPs é apresentada de maneira descritiva, com o objetivo de fomentar práticas equivalentes na área pública, mostrando como o trabalho pode ser desenvolvido por meio da integração entre as áreas envolvidas. 4. METODOLOGIA A metodologia do relato técnico foi o estudo de caso, com o viés de observadorparticipante, focado no esforço despendido pela equipe da Assistência Técnica Financeira (ATF) para gestão dos NAPs. A implementação de uma iniciativa como essa (de um escritório de apoio a pesquisadores) é um processo complexo, envolvendo decisões e escolhas, complementado com requisitos de competência técnica, e pelo uso de metodologias e recursos diversos. Requer pessoal qualificado e com habilidades específicas para conduzir com sucesso sua execução, a fim de que objetivos e metas previamente acordados sejam atingidos e que produza valor aos beneficiados. Além disso, esse tipo de projeto tem características únicas, quando comparados com os do setor privado. A equipe deve reconhecer as especificidades dos projetos de pesquisa, como restrições legais, incluindo o uso dos recursos, inclusive na forma das aquisições, pagamentos e prestação de contas. 5. MECANISMOS ADOTADOS Diante desse contexto, era necessário identificar um conjunto formal e minimamente organizado de recursos para o gerenciamento de projetos de pesquisa. Para isso, a FMRP focou três aspectos: PESSOAS: o aspecto pessoas trata da capacitação, motivação e ações para tratamento e resistência a mudanças. O ponto inicial-chave para a implantação e desenvolvimento do CGP foi a revisão dos processos da área financeira para que todas as seções pudessem dispor de suas competências e integrá-las para auxiliar os pesquisadores na gestão de seu projeto de pesquisa. Com base nessa visão, a gestão de projetos demanda a tarefa de normatização dos procedimentos e a integração dos departamentos, com o objetivo de garantir a otimização e racionalização dos recursos na execução desses projetos. Neste momento, não era possível contratar novos funcionários para realizar essa nova atividade. A solução encontrada pela FMRP foi a indicação de um coordenador de projetos entre os funcionários já pertencentes ao quadro de recursos humanos da Unidade, integrado às atividades de compras, importação, tesouraria, contabilidade e patrimônio. Além disso, houve a parceria entre a FMRP e sua Fundação (FAEPA), que disponibilizou um funcionário para integrar a equipe. Conforme já mencionado, a FAPESP apoiou a iniciativa, oferecendo treinamento aos membros da equipe, reforçando a ideia de criação de um centro administrativo de apoio a pesquisadores. Na verdade, o trabalho com os NAPs foi iniciado com as três pessoas que compunham a equipe do CGP, mais um estagiário. 5/10

6 DIMENSÃO PROCESSOS: A gestão visou apoiar os pesquisadores nas atividades operacionais e financeiras, de modo que seu tempo fosse dedicado à pesquisa. No caso dos NAPs, foi dada uma prerrogativa de que as contratações pudessem ser realizadas com o artigo 24, inciso XXI, da Lei n. 8666/1993, ou seja, a dispensa de licitação, que tem como finalidade agilizar os procedimentos de aquisições e contratações destinadas à pesquisa científica. DIMENSÃO FERRAMENTAS: O software chamado de Sistema de Informações Gerenciais Extra-Orçamentário (SIGEO) foi customizado para permitir a integração com o Sistema Mercúrio (é ele quem promove a gestão financeira na USP). O fluxo de informações dos projetos continua sendo acompanhado por meio de relatórios periódicos, sob a responsabilidade do coordenador de projetos, com interface pela Internet para acompanhamento pelo pesquisador. Essa iniciativa pode ser facilmente implementada em outros contextos. Aliás, outras unidades da própria USP e instituições fora dela já visitaram o CGP: FEARP, Instituto de Ciências Biomédicas (ICB-USP), Santa Casa de São Paulo. Algumas instituições já adquiriram o software de gestão: FEARP e ICB-USP. 6. ANÁLISE DOS RESULTADOS OBTIDOS O ponto-chave desta iniciativa é poupar os cientistas da carga de trabalho exigida para a gestão e administração de projetos de pesquisa. Todo esse trabalho até então era desenvolvido pelo próprio pesquisador, além de sua carga regular de trabalho e sem formação específica para isso. Essa iniciativa está relacionada com a adoção de inovações que sustentem a dinâmica requerida pela administração pública. Para isso, a ATF propôs aos pesquisadores as seguintes atividades no gerenciamento de seu projeto de pesquisa: a) Realizar as aquisições de materiais e contratações de serviços, mediante ciência e concordância do pesquisador, b) Verificar os pedidos de compra de acordo com a previsão no termo de outorga, c) Verificar a documentação exigida pela agência de fomento para cada tipo de aquisição/contratação, d) Solicitar o recurso financeiro (no caso da FAPESP, a cada pagamento, o recurso financeiro deve ser solicitado previamente), e) Providenciar o pagamento ao fornecedor, f) Preparar os documentos para importação, quando se tratar de recursos FAPESP. A FMRP dispõe de serviço de importação quando for o caso de outra fonte de recursos (por exemplo, CNPq), g) Elaborar a prestação de contas à agência de fomento (mediante fornecimento de senha de acesso aos sistemas corporativos ou indicação como representante), h) Providenciar a incorporação do material permanente ao Patrimônio da Unidade. Com o apoio do CGP, esse procedimento passou a ser imediato, ao contrário de realizar essa tarefa apenas após a análise da prestação de contas pela agência de fomento. 6/10

7 A Tabela 2 abaixo mostra o número de projetos em andamento gerenciado pelo CGP (atualizado em 25 de setembro de 2013). Tabela 2 Projetos de pesquisa científicos atendidos pelo CGP Agências Em R$ Em US$ N. de Projetos R$ % US$ % Total % FAPESP , , ,5 CNPq ,4 8 9,3 CAPES ,7 3 3,5 FINEP USP/NAPs , ,7 Total , , ,0 Já a Tabela 3 abaixo mostra a evolução do número de projetos atendidos pelo CGP em seus três anos de funcionamento, incluindo os projetos contemplados no Programa de Incentivo à Pesquisa Núcleos de Apoio à Pesquisa. Tabela 3 Evolução do número de projetos de pesquisa científicos atendidos pelo CGP FAPESP CNPq CAPES FINEP USP/NAPs Total Concluídos Total % Aumento 178,26% 62,50% 19,23% A execução dessas atividades de maneira integrada representa um desafio, pois é exigido o conhecimento de normas, padrões, legislações e regulamentos específicos. Além disso, a implantação dessa iniciativa requer pessoas qualificadas e sensibilizadas, gestores conscientes e capazes de sustentar a incorporação do emprego de recursos novos, que geralmente mexem com a cultura e o clima organizacional. Portanto, obter êxito com a adoção de novos recursos de gestão requer o enfrentamento de fatores comuns às organizações. Em razão do modelo implantado, a FMRP-USP recebeu visitas de várias instituições da USP e externas à USP interessadas em conhecer o modelo de gestão implantado pelo CGP, dentre elas: Pró-Reitoria de Pesquisa da USP, Faculdade de Medicina da USP (São Paulo), Instituto de Biociências da USP, Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade de Ribeirão Preto da USP, Faculdade de Ciências Médicas da Santa Casa de São Paulo, 7/10

8 Faculdade de Medicina de Botucatu da UNESP e Instituto do Coração. Foi feita apresentação no Instituto de Química e no Instituto de Ciências Biomédicas da USP. Em razão do bom desempenho apresentado pelo trabalho desenvolvido pela ATF-CGP, a FAPESP convidou a FMRP-USP a participar do 1º Workshop Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador, realizado em 18 de outubro de 2012, cujo objetivo foi apresentar seu modelo de gestão na instalação do CGP. Outras duas instituições também foram convidadas a participar do evento: a Faculdade de Ciências Médicas da Santa Casa de São Paulo e o Instituto de Química de Araraquara da UNESP. A ATF participou ainda de dois eventos: Congresso dos Profissionais das Universidades Estaduais de São Paulo (CONPUESP), realizado em São Paulo, no período de 25 e 26 de outubro de 2011, com apresentação de trabalho A implantação do Centro de Gerenciamento de Projetos (CGP) na Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto Universidade de São Paulo (FMRP-USP). I Simpósio Internacional de Gestão de Projetos (SINGEP), realizado em São Paulo, no período de 06 a 07 de dezembro de 2012, com apresentação do trabalho na categoria Relato Técnico, intitulado A implantação de um escritório de apoio a pesquisadores (Centro de Gerenciamento de Projetos) na Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto Universidade de São Paulo (FMRP-USP). 8/10

9 7. CONCLUSÃO O objetivo do relato técnico foi apresentar a intervenção administrativa na FMRP, utilizando como parâmetro o trabalho realizado no CGP, descrevendo as atividades desenvolvidas na execução destes projetos de pesquisa. Após três anos de funcionamento, o centro aumentou o número de projetos científicos atendidos com recursos das agências de fomento e ainda acolheu a gestão financeira dos NAPs. Os resultados obtidos com essa gestão são mensuráveis e demonstram a viabilidade de gestão institucional de projetos com benefícios evidentes para os pesquisadores envolvidos. Observe-se que o CGP foi estruturado sem aumento significativo de pessoal, ao mesmo tempo em que incorporou um volume expressivo de atividades gerenciais que se somaram às responsabilidades previamente desenvolvidas na Assistência Técnica Financeira. Esta configuração organizacional horizontal otimizou os resultados obtidos em impactar significativamente os recursos humanos envolvidos no projeto. Entre os desafios adicionais, deve-se considerar, para o futuro, a incorporação do gerenciamento dos alunos bolsistas de agências de fomento, a integração do software de gerenciamento aos das agências de fomento (FAPESP, CNPq e CAPES) e a inclusão de um módulo de compras com preços já praticados em aquisições anteriores (que, dada a sua complexidade, demanda exaustiva análise e teste para sua implantação). 9/10

10 8. BIBLIOGRAFIA Espejo, R.; Schuhmann, W.; Schwaninger, M.; Bilello, U. Organizational Transformation and Learning: A Cybernetic Approach to Management. John Wiley & Sons, USP Destaques. Terceira fase do Programa de Incentivo à Pesquisa investirá R$73 milhões em melhoria da infraestrutura. Boletim editado pela Assessoria de Imprensa n 65, 28 de Ago /10