10/10/2016. Sistema de informação contabilístico. Sistema de informação contabilístico

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1 Licenciatura em bilidade, Fiscalidade e Auditoria Licenciatura em Gestão de Empresas Licenciatura em Economia BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA CONTABILIDADE FINANCEIRA I ANO LETIVO Capítulo 4 Autores: Inna Paiva 1. Libby, R., Libby, P., Short, D. (2014), Financial Accounting Global Edition, EUA, McGraw-Hill Chapter 2 Investing and Financing Decisions and the Balance Sheet Chapter 5 Communicating and Interpreting Accounting Information 2. Lourenço et. al., 2015, Fundamentos de bilidade Financeira: teoria e casos. Edições Sílabo. Objetivos de aprendizagem: No final do Capítulo 4, os estudantes devem: Explicar a importância do registo de transações e seu controlo Identificar o efeito/impacto das transações na equação fundamental da contabilidade e como se relaciona com suportes para a preparação das DF Compreender a ligação Diário Razão - Balancete Compreender a ligação dos sistemas de informação com a preparação das DF 1. Noção de conta e objetivos; A conta Os lançamentos 2. Livros de contabilidade; 3. Panorâmica geral do trabalho contabilístico.

2 Sistema de Informação: Conjunto de componentes interligados, que atuam em simultâneo, para obter um output comum. Por exemplo: - operacional ou de processamento de transações (gerem a informação referente às transações que têm lugar numa empresa) - de gestão (para solucionar problemas empresariais em geral) - estratégicos e/ou de apoio à decisão (simulação de variáveis de negócio para a tomada de decisões) - executiva (para diretores, gerentes e administradores) Ao longo do período contabilístico: Analisar cada evento e/ou operação ou transação (documentos); Registar os efeitos dos acontecimentos, eventos, operações ou transações nas contas adequadas usando o diário; Transferir informação do diário para razão; CONTA: Conjunto de elementos patrimoniais expressos numa unidade de valor. Define-se pela característica dos elementos que engloba; Considera-se o aspeto dinâmico ou evolutivo desses elementos. Objetivos: Arrumação dos recursos diversos e heterogéneo da entidade económica (ex: empresa); Registo e controlo desses recursos e das suas alterações. Requisitos essenciais: Homogeneidade - uma conta só deve conter os elementos que obedeçam á característica comum que ela define; Integralidade a conta deve incluir todos os elementos que gozam da característica comum por ela definida. 7 8

3 Parte constitutiva (elementos): O título (denominação própria); Lado devedor: onde se registam os débitos; Lado credor: onde se registam os créditos; Data; Descrição; Valor; Saldo: diferença entre o débitos e o créditos. Representação Gráfica A cada conta corresponde um gráfico ou quadro; A conta apresenta-se na forma de um T. Diferença entre débitos e créditos D > C Saldo devedor (S D ) D = C Saldo nulo (S 0 ) saldada D < C Saldo credor (S C ) 9 10 Reabrir uma conta Significa inscrever o saldo de fecho (igual ao saldo inicial do período contabilístico seguinte) no lado do débito ou no lado do crédito, consoante o saldo seja devedor ou credor. Movimentação de uma conta DÉBITOS (Debitar uma conta) CRÉDITOS (Creditar uma conta) VALORES REGISTADOS NO LADO DO DÉBITO VALORES REGISTADOS NO LADO DO CRÉDITO 11 12

4 Regras de movimentação de uma conta DÉBITOS Variações quantitativas aumentativas (+) e saldo Inicial da conta. Regras de movimentação de uma conta DÉBITOS Variações quantitativas redutoras do valor da conta (-). CONTAS DO ATIVO CONTAS DO PASSIVO E DO CAPITAL PRÓPRIO CRÉDITOS Variações quantitativas redutoras do valor da conta(-). CRÉDITOS Variações quantitativas aumentativas (+) e Saldo Inicial da conta Regras de movimentação de uma conta CONTAS DE GASTOS e PERDAS DÉBITOS Variações quantitativas aumentativas (+), ou seja, pela ocorrência do gasto. CRÉDITOS Anulação ou redução do montante dos gastos já registados (-). Regras de movimentação de uma conta DÉBITOS Anulação ou redução de Rendimentos já registados (-). CRÉDITOS Variações quantitativas aumentativas (+), ou seja, pela obtenção ou geração de rendimentos. CONTAS DE RENDIMENTOS E GANHOS 15 16

5 A natureza da conta pode ser: ATIVA Representa elementos patrimoniais ativos (ex: Ativos tangíveis, Inventários, Numerário, Depósitos...); PASSIVA Representa elementos patrimoniais passivos (Ex: Financiamentos obtidos, Dívidas ao Estado, Dívidas a Fornecedores, ); MISTA Movimenta valores ativos e passivos (Ex: Outros devedores e credores). Para apuramento da situação real e consequente apresentação no Balanço, é necessário distinguir os elementos patrimoniais ativos e passivos, evidenciando-os nos itens do Ativo e Passivo respetivas. O saldo da conta corresponde à sua extensão, ou valor, num determinado momento; Se D>C Se D=C Se D<C D=C+Sd D=C D+Sc=C Desdobramento das contas Vertical s complexas ou colectivas (1º grau): as que se subdividem em contas mais elementares (2º, 3º graus) designadas também por subcontas. s divisionárias /subcontas: as que são divisões ou desdobramentos de outras. s simples ou elementares: agrupam elementos com características muito comuns e não comportam mais divisões (contas de movimento ou lançamento). CLIENTES Vertical CLIENTES C/C XPTO, S.A. complexa ou Colectiva (1º grau) divisionária da conta CLIENTES simples ou elementar 19 20

6 Vertical Clientes: 2 1 Clientes Clientes, c/c Clientes Gerais Emp. X Sr. Y Clientes emp.-mãe Emp. X Sr. Y Clientes, títulos a receber Horizontal s Principais: as que agrupam um maior grau de informação. s Subsidiárias: são divisões das principais, de natureza mais específica e de maior significado. São depois transferidas para a conta principal. EXEMPLO: As contas de gastos e de rendimentos são contas subsidiárias das de resultados Efetuar análise dos documentos: - Portaria n.º 218/ Retificação Código de s 23 Código de s é representado por 8 classes: Classe 1 Meios Financeiros Líquido (Ativos) Classe 2 s a Receber e a Pagar (Ativos e Passivos) Classe 3 Inventários e Ativos Biológicos (Ativos) Classe 4 Investimentos (Ativos) Classe 5 Capital, Reservas e Resultados Transitados (Capital Próprio) Classe 6 Gastos (Gastos) Classe 7 Rendimentos (Rendimentos) Classe 8 Resultados (Capital Próprio e Gastos) bilidade Financeira I 24

7 MÉTODO DIGRÁFICO (OU DAS PARTIDAS DOBRADAS) TODO O DÉBITO NUMA CONTA ORIGINA O CRÉDITO NOUTRA OU NOUTRAS, E VICE-VERSA, ISTO É, CADA FACTO PATRIMONIAL DETERMINA UM REGISTO EM DUAS OU MAIS CONTAS, POR FORMA A QUE AO VALOR DE CADA DÉBITO (OU DÉBITOS) CORRESPONDA SEMPRE UM CRÉDITO (OU CRÉDITOS) DE IGUAL VALOR. DÉBITOS = CRÉDITOS Lançamentos: A escrituração comercial consiste num conjunto de documentos que dão a conhecer a evolução da situação patrimonial de qualquer entidade. Assim, LANÇAMENTO é a notação de qualquer facto patrimonial em suportes próprios da contabilidade Os factos patrimoniais registados pela contabilidade são descritos e comprovados por meio de escritos comerciais OS DOCUMENTOS DOCUMENTOS São a base que suportam o registo contabilístico, sem os quais o mesmo não se poderá processar. Existem: Documentos Internos (Ex., Folha de Férias, Mapa de horas...) Documentos Externos (Ex. Facturas, Recibos, Nota de Débito, ) Elementos mínimos que compõem o lançamento: CLASSIFICAÇÃO DOS LANÇAMENTOS Segundo o nº de contas movimentadas A contabilização de qualquer operação obedece forçosamente a uma das seguintes fórmulas digráficas: Lançamento simples 1ª Fórmula: 1 Débito = 1 Crédito Data; Título das contas a debitar e a creditar; Descrição do histórico (explicação resumida do facto patrimonial); Valor (importância). Lançamentos complexos ou compostos 2ª Fórmula: 1 Débito = Vários Créditos 3ª Fórmula: Vários Débitos = 1 Crédito 4ª Fórmula: Vários Débitos = Vários Créditos 27 28

8 1ª Fórmula Exemplo: Aquisição a crédito de um computador para o escritório da empresa por AF 2ª Fórmula Exemplo: Aquisição de um computador para o escritório da empresa por 1.000, pagando-se 50% por cheque e o restante a 30 dias da compra. AF ª Fórmula Exemplo: Aquisição de um computador para o escritório da empresa por e material de consumo para o escritório no valor de 100. Valor pago por cheque. 2. Livros de contabilidade 31

9 Livros de contabilidade Diário Factos Patrimoniais Diário: suporte que transforma a linguagem dos negócios em linguagem contabilística e efetua utilização de s a débito e a crédito Documentos DIÁRIO RAZÃO (CONTAS) INVENTÁRIO E BALANÇOS Regista os efeitos das transações/operações; Identifica a ordem cronológica das transações/operações Ajuda a prevenir erros porque em cada transação débito iguala o crédito Diário Razão Exemplo: Operação 10 Recebimento de em dinheiro, de um cliente, para liquidação da sua dívida Tem impacto na posição financeira: cliente (ativo) e caixa (ativo) alteram-se; Quais as contas? 11-Caixa e 21-Clientes Qual o efeito em cada uma? 11-Caixa,, A, DEBITA-SE, por 1000; Razão: suporte que mostra informação informação do Diário, com outro formato que agrupa todas a contas individualizadas e controla os seus saldos, por ordem de contas. CONTAS DO ATIVO CONTAS DO PASSIVO CONTAS DO CAP. PP. 21-Clientes,, A, CREDITA-SE por AFT 42 AI 25 Financ.. 23 Pessoal 51 Capital 52 Acções p. 21 Clientes 22 Fornec

10 Razão Razão Passar do Diário ao Razão processo que transfere os montantes a débito e a crédito para cada razão, ou seja, para cada CONTA em esquema de T: Aulas: processo manual Empresas: processo automático (parametrização/modelização do software) Exemplo: Operação 10 do Diário ao Razão Balancete Balancete Balancete: suporte que resume a lista de contas utilizadas nos lançamentos no Diário e Razão, apresentadndo o seu saldo numa determinada data. O balancete demonstra a igualdade aritmética entre Débitos e Créditos após registo das transacções. Auxilia na identificação de erros e é útil como apoio à preparação das demonstrações financeiras. Mas nem todos: Não identifica se houve troca de contas a débito ou a crédito; Não identifica sutomaticamente se faltou registar alguma operação E outras situações, contudo, pode auxiliar na sua deteção. Não há modelo oficial: cada software pode estar preparado para gerar mais sintético, mais detalhado, mais comparativo,. s Débito Crédito Saldo Devedor Saldo Credor 11 Caixa Dep. Ordem Clientes Fornecedores total SALDOS: SEMPRE INCLUÍDO, INDEPENDENTEMENTE DO MODELO A USAR

11 Sequência de registo de transações Transação 10: Recebimento de em dinheiro, de um cliente, para liquidação da sua dívida Impacto na equação Ativo = CP + Passivo (caixa)-1000(clientes) = Suficiente para a análise dos impactos das decisões/operações 3. Panorâmica geral do trabalho contabilístico Análise D/C Caixa Ativo aumento Debita-se Clientes Ativo diminui Credita-se Registo dos lançamentos no Diário Passar ao razão Necessário para funcionamento, implementação e utilização do sistema de informação, e preparação de informação completa 41 TRABALHO CONTABILÍSTICO TRABALHO CORRENTE Lançamentos correntes 31 de Janeiro 28 de Fevereiro.. 30 de Novembro 31 de Dezembro PANORÂMICA GERAL DO TRABALHO CONTABILÍSTICO TRABALHOS DE FIM DO PERÍODO CONTABILÍSTICO Fim do Período Lançamentos de Lançamentos de regularização / apuramento de Lançamentos rectificação resultados de fecho Casos Resolução de Casos Capítulo 4 Balancetes de Verificação (exemplo: 12 meses ano civil) Balancete Rectificado Balancete de apuramento de resultados Balancete de fecho Demonstração dos resultados Balanço DACP ABDR ABDR.. Anexo ao balanço e à demonstração dos resultados DACP.. Demonstração das Alterações nos Capitais Próprios DFC. Demonstração dos fluxos de caixa DFC FIM DO PERÍODO CONTABILÍSTICO 43