Peter Drucker diz que administrar é manter as organizações coesas, fazendo-as funcionar.

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1 1º material O que é Administração Financeira? A administração financeira é a disciplina que trata dos assuntos relacionados à administração das Finanças de empresas e organizações. Ela está diretamente ligada a Administração, Economia e Contabilidade. A administração financeira é também uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível o planejamento, análise de investimentos e de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores caminhos para a condução financeira da empresa. O que significa Administrar? Administrar é dirigir uma Organização utilizando técnicas de gestão para que esta alcance seus objetivos de forma eficiente e com responsabilidade social e ambiental, valorizando também o potencial humano na empresa. Peter Drucker diz que administrar é manter as organizações coesas, fazendo-as funcionar. O que quer dizer Finanças? No sentido etimológico quer dizer: dinheiro, posse, riqueza. É também o conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Analisando-se mais apuradamente verificamos que as finanças fazem parte do cotidiano do ser humano (indivíduo), bem como no controle dos recursos para compras e aquisições, tal como no gerenciamento e própria existência da uma empresa. Definição de Finanças: É a ciência da gestão de recursos. Poderíamos dizer também que além de ciência é uma arte. Arte de administrar os recursos de determinada entidade. 1

2 Algumas considerações: A área administrativa e financeira, pode ser considerada como o sangue da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta, sistêmica e sinérgica, passando a vida para os outros setores, sendo preciso circular constantemente, possibilitando a realização das atividades necessárias, objetivando o lucro, maximização dos investimentos, mas acima de tudo, o controle eficaz da entrada e saída dos recursos financeiros, podendo ser em forma de investimentos, empréstimos, mas sempre visando a viabilidade dos negócios, que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento da empresa. A Administração Financeira e a Contabilidade: É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das pequenas empresas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. São indiscutivelmente necessárias as informações do Balanço Patrimonial, no qual se contabilizam os dados da gestão financeira, que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. A contabilidade proporciona à gestão financeira informações necessárias para mensurar a performance da empresa, avaliando sua posição financeira perante os impostos, contabilizando todo seu patrimônio, elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos. O que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa, que é a entrada e saída de dinheiro (regime de caixa), e a Contabilidade enfatiza o momento do fato gerador dos recursos ou gastos incorridos (regime de Competência). Regime de Caixa: Apropria as receitas e despesas no período de seu recebimento ou pagamento, respectivamente, independentemente do momento em que são realizadas. A regra geral é a seguinte: 1) A despesa só é considerada Despesa Incorrida quando for paga, independente do momento que esta foi realizada. O que considera aqui é o momento que foi paga. 2) A receita só é considerada Receita Ganha quando for recebida, independente do momento que esta foi realizada. O que considera aqui é o momento que foi recebida. Regime de competência: Apropria as receitas e despesas no período de sua realização, independentemente do efetivo recebimento das receitas ou do pagamento das despesas. Como exemplo podemos citar uma compra de mercadorias a prazo: 2

3 Se a compra ocorreu no mês de janeiro com pagamento em fevereiro, a despesa deverá constar nos registros de janeiro, embora o pagamento seja feito em fevereiro. Contabilmente, em janeiro, computa-se a despesa e como contra-partida, cria-se uma obrigação em Contas a pagar (método das partidas dobradas). Em fevereiro, por ocasião do pagamento, deduz-se o valor pago de Contas a pagar e reduz-se o valor do caixa. Administração Financeira e Economia A importância da Economia para o desenvolvimento do ambiente financeiro pode ser melhor descrita em função de suas duas áreas mais amplas Macroeconomia e Microeconomia. A Macroeconomia estuda o ambiente global, institucional e internacional em que a empresa precisa operar. A Microeconomia trata da determinação de estratégias operacionais ótimas para empresas e indivíduos. Veremos essas duas áreas será da Economia e sua relação com a Administração Financeira. Macroeconomia A Macroeconomia estuda a estrutura institucional do sistema bancário, o Tesouro Nacional e as políticas econômicas de que o Governo Federal dispõe para controlar satisfatoriamente o nível de atividade econômica no país. Deve ficar claro que a teoria e a política macroeconômica não conhecem limites geográficos; antes, elas visam estabelecer uma estrutura internacional segundo a qual os recursos fluam livremente entre instituições e nações. Uma vez que a empresa deve operar no âmbito macroeconômico, é importante que o Administrador Financeiro esteja ciente de sua estrutura institucional. Precisa também estar alerta para as consequências de diferentes níveis de atividade econômica e mudanças na política econômica que afetam seu próprio ambiente de decisão. Sem compreender o funcionamento do amplo ambiente econômico, o Administrador Financeiro não pode esperar obter sucesso financeiro para a empresa. Deve perceber as consequências de uma política monetária mais restritiva sobre a capacidade da empresa obter recursos e gerar receitas. Precisa ainda conhecer as várias instituições financeiras e saber como estas operam para poder avaliar os canais potenciais de investimento e financiamento. Microeconomia As teorias microeconômicas fornecem a base para a operação eficiente da empresa. Visam definir as ações que permitirão à empresa obter sucesso. Os conceitos envolvidos nas relações de oferta e demanda e as estratégias de maximização do lucro são extraídos da teoria Microeconômica. Questões relativas à composição de fatores 3

4 produtivos, níveis de vendas e determinação de preço do produto, são todas afetadas por teorias do nível Microeconômico. Em resumo, é necessário possuir conhecimento BÁSICO de Economia para se entender o ambiente financeiro e as teorias de decisão que constituem a base da Administração Financeira contemporânea. A Macroeconomia fornece ao Administrador Financeiro uma visão clara das políticas do Governo e instituições privadas, através da quais a atividade econômica é controlada. Operando no campo econômico criado por tais instituições, o Administrador Financeiro vale-se das teorias Microeconômicas de operação da firma e maximização do lucro para desenvolver um plano que seja bemsucedido. Precisa enfrentar não só outros concorrentes em seu setor, mas também as condições econômicas vigentes. SOBRE O ADMINISTRADOR: Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: -Planejar, Organizar, Controlar, Coordenar, Comandar. Destas funções, a que mais sofreu alteração, ou evolução, foi a de Comandar, que hoje chamamos de LIDERANÇA. A profissão do Administrador foi regulamentada no Brasil em 09 de setembro 1965, data em que se comemora o dia do Administrador. PAPEL E REQUISITOS DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO: Qual é o objetivo básico do Administrador Financeiro? É aumentar o valor do patrimônio líquido da empresa, por meio da geração de lucro líquido, decorrente das atividades operacionais da empresa. Para realizar essa tarefa, o administrador financeiro precisa ter um sistema de informações gerenciais que lhe permita conhecer a situação financeira da empresa e tomar as decisões mais adequadas, maximizando seus resultados. Para elaborar o adequado planejamento tributário, o administrador financeiro precisa conhecer bem a legislação tributária referente aos impostos, taxas, contribuições que incidem sobre as atividades operacionais da sua empresa, como por exemplo, base de cálculo, lucro real ou presumido, prazo de recolhimento, isenções, incentivos, benefícios fiscais, etc. O administrador financeiro precisa também conhecer as principais características financeiras dos participantes do mercado no qual atua a sua empresa, envolvendo clientes, fornecedores e concorrentes, entre as quais citamos: Clientes: - quantidade de clientes, por região e geral; - volume médio de vendas por cliente, por tipo de produto e geral; - prazo médio e forma de pagamento das vendas; 4

5 Fornecedores: - quantidade de fornecedores, por tipo de produto; - volume médio de compras por fornecedor; - prazo médio de pagamento das compras; Concorrentes: - quantidade de concorrentes, por região e por tipo de produto; - preço médio por tipo de produto; - prazo médio e forma de pagamento das vendas. AS FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO As funções do Administrador Financeiro dentro da empresa podem ser avaliadas em relação às demonstrações financeiras básicas da empresa. Suas três funções primordiais são: (1) a análise e planejamento financeiro; (2) a administração da estrutura de ativo da empresa; e (3) a administração de sua estrutura financeira. Análise e Planejamento Financeiro Esta função envolve a transformação dos dados financeiros em uma forma que possa ser usada para orientar a posição financeira da empresa, avaliar a necessidade de aumento da capacidade produtiva e determinar que tipo de financiamento adicional deve ser feito. Administração da estrutura de ativo da empresa. O Administrador Financeiro determina a composição e os tipos de ativos encontrados no balanço da empresa. A composição refere-se ao valor dos ativos circulantes e fixos. Depois que a composição estiver fixada, o Administrador Financeiro precisa determinar certos níveis ótimos de cada tipo de ativo circulante e tentar mantêlos. Deve também detectar quais são os melhores ativos fixos a serem adquiridos e saber quando os ativos fixos existentes se tornarão obsoletos e precisarão ser modificados ou substituídos. A determinação da melhor estrutura de ativo para a empresa não é um processo simples; requer o conhecimento das operações passadas e futura da empresa, e a compreensão dos objetivos que deverão ser alcançados a longo prazo. Administração da Estrutura Financeira da Empresa. Esta função é relacionada com o lado direito do balanço da empresa. Em primeiro lugar, a composição mais adequada de financiamento a curto e longo prazo precisa ser determinada. Esta é uma decisão importante, pois afeta tanto a lucratividade da empresa como sua liquidez global. Um segundo problema igualmente importante é saber qual as melhores fontes de financiamento a curto ou longo prazo para a empresa, num dado momento. Muitas destas decisões são impostas por necessidade, mas algumas exigem uma análise profunda das alternativas disponíveis, de seus custos e de suas implicações a longo prazo. 5

6 As três funções do Administrador Financeiro descritas acima são claramente refletidas no balanço, que mostra a posição financeira da empresa num dado instante. A avaliação dos dados do balanço pelo Administrador Financeiro reflete a posição financeira global da empresa. Ao fazer tal avaliação, ele precisa inspecionar as operações da empresa, procurando áreas que mostrem problemas e áreas que podem ser melhoradas. Ao administrar a estrutura de ativo da empresa, na realidade ele está determinando a formação do lado esquerdo de seu Balanço. Ao administrar sua estrutura financeira, está elaborando o lado direito do Balanço da empresa. A META DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO O Administrador Financeiro deve visar atingir os objetivos dos proprietários da empresa. No caso de sociedades anônimas, os proprietários da empresa normalmente não são os administradores. A função destes não é realizar seus próprios objetivos (que podem incluir o aumento de seus ordenados, a obtenção de prestígio ou a manutenção de sua posição). Antes, é maximizar a satisfação dos proprietários (acionistas). Presumivelmente, se forem bem-sucedidos nesta tarefa, também atingirão seus objetivos pessoais. Alguns acreditam que o objetivo dos proprietários é sempre a maximização do lucro; outros crêem que é a maximização da riqueza. A maximização da riqueza é a abordagem preferida por cinco razões básicas: considera (1) o retorno realizável do proprietário, (2) uma perspectiva a longo prazo, (3) a época de ocorrência dos retornos, (4) risco e (5) a distribuição dos retornos. O Retorno Realizável do Proprietário O Proprietário de uma ação possivelmente espera receber seu retorno sob a forma de pagamentos periódicos de dividendos, ou através de valorizações no preço da ação, ou ambos. O preço de mercado de uma ação reflete um valor de dividendos futuros esperados bem como de dividendos correntes; a riqueza do acionista (proprietário) na empresa em qualquer instante é medida pelo preço de mercado de suas ações. Se um acionista numa empresa desejar liquidar sua participação, irá vender a ação ao preço vigente no mercado ou bem próximo a este. Uma vez que o preço de mercado da ação, e não os lucros, é que reflete a riqueza do proprietário numa empresa, num dado momento, a meta do Administrador Financeiro deve ser maximizar essa riqueza. Perspectiva de Longo Prazo A maximização do lucro é uma abordagem de curto prazo; a maximização da riqueza considera o longo prazo. Do exemplo anterior deve-se depreender que o maior preço da ação da Companhia alfa resultou do fato de que suas decisões de curto prazo relacionadas 6

7 com o desenvolvimento de novo produto, embora baixando os lucros a curto prazo, produzam maiores retornos futuros. Época de Ocorrência dos Retornos A abordagem de maximização do lucro dá maior importância a um investimento que ofereça os maiores retornos totais, enquanto que a abordagem da maximização da riqueza considera explicitamente a época de ocorrência dos retornos e seu impacto no preço da ação. Risco A maximização do lucro não considera o risco, porém, a maximização da riqueza considera explicitamente no risco. Uma premissa básica na Administração Financeira é que existe uma relação entre risco e retorno: os acionistas esperam perceber maiores retornos de investimento de maior risco e vice-versa. Os Administradores Financeiros precisam, portanto, levar em conta o risco ao avaliarem investimentos potenciais. Distribuição de Retornos O uso do objetivo da maximização do lucro não permite considerar que os acionistas possam desejar receber uma parte dos retornos da empresa sob a forma de dividendos periódicos. Na ausência de qualquer preferência por dividendos, a empresa poderia maximizar lucros de um período a outro, reinvestindo todos os lucros, usando-os para adquirir novos ativos que elevarão os lucros futuros. A estratégia da maximização da riqueza leva em conta o fato de que muitos proprietários apreciam receber o dividendo regular, independente do seu montante. 7

8 A importância do Planejamento e Controle Financeiro Planejar é uma das tarefas mais importantes em nossa vida. Saber qual profissão escolher, onde passar as férias, o que fazer no final de semana, quanto pagar por uma peça de roupa, qual restaurante jantar. O sucesso ou fracasso de cada ação na vida é fundamentalmente baseado em planejamento, não muito diferente, no mundo corporativo, as empresas num ambiente extremamente competitivo onde é preciso apresentar respostas rápidas às demandas do mercado, com preços competitivos e qualidade certificada. Num contexto tão turbulento como o do século XXI, em que o mercado se encontra numa situação caótica, dado o nível de competição entre as empresas, a visão pró-ativa do executivo que planeja os rumos de sua empresa se torna uma questão fundamental. Afinal, a falta de direcionamento claro pode induzir a organização a trilhar caminhos obscuros e danosos, colocando-a em grandes dificuldades, ou até mesmo lavá-la à falência, fato que impulsionam as empresas cada dia mais a elevação de seus níveis de profissionalismo e produtividade, colocando os gestores incansavelmente a procura de alternativas para superar os desafios encontrados dia a dia. O planejamento se faz necessário em todas as atividades da empresa, mas principalmente nas atividades da área financeira, uma gestão financeira eficaz tornou-se atualmente um fator crítico de sucesso. Inicialmente é preciso entender o que significa gestão, para permitir o seu correto emprego no contexto do planejamento. O termo Gestão deriva do latim gestone, que significa gerir, gerenciar, administrar. Podemos dizer que administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos, visando atingir determinado objetivo. Embora as projeções financeiras sejam apenas uma estimativa, elas tornam-se mais concretas à medida que se colhe um numero maior de informações. Tal estimativa leva a projeção financeira ser procedida de atitudes dentro da empresa. Projeção para o futuro a apresentação do orçamento determinará as novas condições de trabalho como as estimativas: das vendas, dos custos de aquisições de matéria prima, das contratações de mão de obra, dos demais custos indiretos de fabricação e das despesas operacionais da empresa. O planejamento financeiro determina as diretrizes de mudança numa empresa. É necessário porque: (1) faz com que sejam estabelecidas as metas da empresa para motivar a organização e gerar marcos de referência para a avaliação de desempenho; (2) as decisões de investimento e financiamento da empresa não são independentes, sendo necessário identificar sua interação; 8

9 (3) num mundo incerto a empresa deve esperar mudanças de condições, bem como surpresas. Nesse contexto, planejamento financeiro é o processo formal que conduz a administração da empresa a acompanhar as diretrizes de mudanças e a rever, quando necessário, as metas já estabelecidas. Assim, poderá a administração visualizar com antecedência as possibilidades de investimento, o grau de endividamento e o montante de dinheiro que considere necessário manter em caixa, visando seu crescimento e sua rentabilidade. Podemos afirmar que: Planejamento é um processo de análise e decisão que precede, preside e segue a ação individual ou coletiva na procura da solução dos problemas aproveitando as possibilidades com eficiência, eficácia e constância. Todo planejamento tem como foco atingir plenamente os objetivos previamente determinados, sendo o pilar sobre o qual será desenvolvida a previsão orçamentária. 9

10 ORÇAMENTO Orçamento é uma ferramenta de gestão que explicita as intenções da empresa em termos financeiros. O orçamento é uma ferramenta adotada para o controle de suas finanças, sendo que contempla duas das funções básicas propostas por TAYLOR (1978): o planejamento e o controle. HORNGREN define orçamento como expressão quantitativa de um plano de ação futuro da organização para um determinado período. MEYER define de forma mais detalhada, descrevendo o orçamento da seguinte forma: -A gestão orçamentária se apóia em previsões, função das condições internas e externas da empresa. A partir dessas previsões, os responsáveis pela empresa recebem atribuições programadas e meios para um período limitado em valor e quantidade. Em períodos regulares, é efetuado um confronto entre esses orçamentos e as realizações, a fim de se ajustar as diferenças que se verificarem. A explicação e a exploração dessas defasagens constituem o controle. 10

11 Segundo MEYER- O sucesso e a solvência de uma empresa não podem ser garantidos meramente por projetos rentáveis e pelo aumento das vendas. A crise de liquidez, isto é, a falta de caixa para pagar as obrigações financeiras sempre põe em perigo uma companhia. Neste contexto, o fluxo de caixa tem-se apresentado como uma das ferramentas mais eficazes na gestão financeira das empresas, como afirma ZDANOWICZ: O fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para um determinado período. O fluxo de caixa possibilita ao gestor programar e acompanhar as entradas (recebimentos) e as saídas (pagamentos) de recursos financeiros, de forma que a empresa possa operar de acordo com os objetivos e as metas determinadas, a curto e a longos prazos. A curto prazo para gerenciar o capital de giro e a longo prazo para fins de investimentos. Na visão de WELSCH, o planejamento e o controle de disponibilidades normalmente devem estar relacionados a três dimensões temporais diferentes: 1) Planejamento a longo prazo quando a ocorrência de fluxos corresponde às dimensões dos projetos de investimento e à dimensão temporal do plano de resultados a longo prazo (geralmente de cinco anos). 2) Planejamento a curto prazo quando a ocorrência de fluxos está enquadrada no plano anual de resultados. 3) Planejamento operacional, em que as entradas e saídas de caixa são projetadas para o mês, a semana ou o dia seguinte. O planejamento financeiro a longo prazo busca conhecer antecipadamente o impacto da implementação de ações projetadas sobre a situação financeira da empresa, indicando ao gestor se haverá excesso ou insuficiência de recursos financeiros. O planejamento financeiro a curto prazo reflete a preocupação de estimar detalhadamente as entradas e saídas de dinheiro geradas pela própria atividade da empresa. E o planejamento operacional destina-se ao controle preciso das disponibilidades, a fim de minimizar os encargos financeiros dos empréstimos e maximizar os rendimentos das aplicações dos excessos. Sendo assim, o Planejamento Financeiro torna-se uma ferramenta importante para quantificar em termos financeiros os anseios declarados no planejamento estratégico, nos planos táticos e operacionais. Nota-se que o planejamento financeiro, além de indicar caminhos que levam a alcançar os objetivos da empresa, tanto a curto como a longo prazo, cria mecanismos de controle que envolve todas as suas atividades operacionais e não-operacionais. O planejamento e o controle orçamentário, quando realizado juntamente com o controle financeiro, possibilitam mudanças táticas rápidas para tratar de eventos estranhos ao processo administrativo, os quais coloca em risco o alcance das metas estabelecidas. Aumentos inesperados no índice de inadimplência no recebimento de créditos ou dificuldades na obtenção de recursos de terceiros são rapidamente identificados. Com um controle financeiro eficaz, a empresa poderá sempre adotar uma postura proativa em relação a tais eventos. Para WELSCH o controle é simplesmente a ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo atendidos. 11

12 A gestão financeira, para ser eficaz, precisa estar sustentada e orientada por um planejamento de suas disponibilidades. Para isso o gestor precisa de instrumentos confiáveis que o auxiliem a otimizar os rendimentos dos excessos de caixa ou a estimar as necessidades futuras de financiamentos, para que possa tomar decisões certas e oportunas. A sobrevivência e o crescimento da empresa são conseqüências de um planejamento que envolve volume de vendas com margens de lucros que remunerem de forma satisfatória o capital investido e um plano de recebimentos e pagamentos intercalados com boa margem de segurança do primeiro para o segundo, garantindo assim a viabilidade e a permanência da empresa no mercado. A gestão financeira necessariamente passa pela elaboração de seu planejamento, que muitas vezes existe informalmente dentro da cabeça do pequeno e médio empresário, ou na intuição da experiência. 12