Volpe ERP Cobrança Eletrôncia

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1 Volpe ERP Cobrança Eletrôncia

2 Índice 1. Introdução Por que utilizar a cobrança eletrônica? O que é arquivo de remessa? O que é arquivo de retorno? Porque utilizar arquivo de retorno O que fazer primeiro junto ao banco O que fazer por ultimo junto ao banco Como configurar a cobrança eletrônica? Identifique a conta-cobrança no sistema Defina as opções de cobrança Preencha os dados da conta bancária Preencha os dados para identificação da cobrança Determine a origem dos lançamentos para emissão dos boletos Selecione as intruções de cobrança Selecione as ocorrências de retorno Determine multa e juros Determine dias para protesto e limite de recebimento Especifique as faixa para especificação do título nosso número Especificar a localização dos arquivos cnab na rede Determine informações as serem impressas no boleto Escolha o logotipo do banco a ser impresso no boleto Determine a composição do código de barras Determine o texto para instruções de cobrança Modelo do boleto impresso Como gerar remessa de cobrança? Consulta de títulos disponíveis para cobrança Geração do arquivo cnab Envio do cnab (.rem) ao banco Como emitir os boletos bancários Emissão de boletos em lote Emissão de boleto individualmente Emissão de boleto na vanda Emissão de boleto no faturamento Como enviar boletos por Envio de boletos em lote Envio de boleto individual Como processar o retorno da cobrança Retorno do cnab (.ret) do banco Baixa de conciliação de títulos

3 1. Introdução 1.1 Por que utilizar a Cobrança Eletrônica? Para que sua empresa tenha maior comodidade, agilidade e controle das suas cobranças, o Sistema Volpe permite a geração de arquivos para intercâmbio eletrônico com diversos bancos como Itaú, Bradesco, Santander e outros. As vantagens estão na velocidade e confiabilidade das informações enviadas, além da eliminação de controles manuais e redução de custos O que é arquivo de Remessa? É um arquivo enviado pelo cliente ao banco para: Dar entrada em títulos; Comandar instruções sobre os títulos já em carteira; Comandar a impressão de bloquetos em carteiras específicas da modalidade sem registro. Podem ser enviados vários arquivos por dia, que todos serão tratados. 3

4 1.1.2 O que é arquivo de retorno? É um arquivo enviado pelo banco ao cliente diariamente para: informar as liquidações ocorridas; confirmar o recebimento dos títulos e das instruções comandadas pelo cliente; informar a execução de comandos previamente agendados (por exemplo, informar a baixa de um título quando completa 120 dias em carteira); informar alegações dos sacados; informar erros cometidos no arquivo remessa, rejeitando entradas ou instruções. O arquivo retorno é gerado sempre que ocorrer qualquer evento que movimente algum registro em nosso sistema. Se nenhum evento ocorrer, o retorno não é gerado. O layout do arquivo retorno obedece a mesma padronização independente da carteira utilizada. Se os títulos não permanecerem registrados no banco, apenas as liquidações e as rejeições de comando para impressão serão informadas no arquivo retorno. 1.2 Porque Utilizar Arquivo de Retorno Antes de iniciar o controle de cobranças no sistema Volpe você deve certificar-se de que os os seguintes cadastros auxiliares estão atualizados: Empresa: O cadastro de sua(s) empresa(s); Cadastro Central: Clientes, fornecedores e outros; Contas: Bancárias, caixas, investimentos, cartões de crédito, etc.; Documentos: de entradas e de pagamento; Instalar fonte de código de barras nas máquinas que irão emitir os boletos bancários; Faça download do da fonte BARRASPI.TTF em 4

5 1.3 O que fazer primeiro junto ao banco Antes de iniciar de iniciar seu controle de cobranças através do sistema Volpe é necessário entrar em contato com o gerente do seu banco para levantar/definir as seguintes informações básicas necessárias para sua utilização: Converse com seu gerente: para verificar se possui este serviço disponível para sua empresa. Banco: Consulte a PWI sobre a disponibilidade do CNAB para o seu banco. Pergunte sobre o tipo de layout configurado para sua conta: 240 posições; 400 posições. Consulte a PWI sobre a disponibilidade deste layout. Solicite disponibilidade de um ambiente de homologação: para validação/testes dos primeiros arquivos CNAB. Defina o tipo de cobrança: Com registro: Os títulos são registrados no Banco, a partir da recepção do arquivo eletrônico de remessa transmitido pela sua empresa. Possui diferentes modalidades e recursos como por exemplo a possibilidade de protesto automático. Se escolher a cobrança com registro, o banco fornecerá uma faixa de Nosso Número que deve ser utilizada sequencialmente, não podendo ser repetida se o número ainda estiver registrado no banco. Sem registro: Não há registro dos títulos no Banco. Os boletos são impressos e entregues aos sacados pela sua empresa. Para qualquer uma das opções, quando da liquidação, o valor é creditado na conta da empresa e a relação dos títulos pagos é disponibilizada via arquivo eletrônico de retorno. Defina responsável pela emissão dos boletos: O banco emite: os bloquetos podem ser emitidos integralmente pelo banco e encaminhados tanto para o sacado do título como para o cedente; A empresa emite: sua empresa fica responsável pela emissão e entrega dos bloquetos; Pergunte o número de carteira de cobrança: Pergunte se sua carteira de cobrança exige aceite. Sim: Existe reconhecimento da dívida pelo Sacado. Não: Não existe reconhecimento da dívida pelo Sacado. Defina quais serão as instruções de cobrança que irá utilizar: Por 5

6 exemplo, não conceder desconto após o prazo, protestar 7 dias após o vencimento e etc. Instrução 1: Instrução 2: Para compreender melhor detalhes dos arquivos de remessa e retorno leia o manual de Intercâmbio Eletrônico de arquivos para cobrança bancária disponibilizado pelo seu banco. OBS.: Não é necessário se preocupar com os detalhes técnicos pois já foram considerados para desenvolvimento das rotinas no sistema Volpe. 1.4 O que fazer por ultimo junto ao banco? Antes de emitir e enviar qualquer boleto a clientes é necessário homologar o arquivo CNAB e boleto junto ao banco. Importante: Este processo é obrigatório. Sua empresa é responsável pela informação impressa e enviada ao banco. A consequência de informações inválidas ou incorretas devido a dados digitados incorretamente ou cobrança bancária não homologada é de inteira responsabilidade de seus usuários. 6

7 2. Como configurar a Cobrança Eletrônica? Com as informações necessárias em mãos, dê início ao cadastro da cobrança eletrônica. Incluir Na guia Financeiro > Abra a tela Cadastro de Cobranças > Ative o menu de contexto e selecione a opção Incluir. Digite as informações necessárias e clique no botão OK. Instruções básicas de preenchimento: 2.1 Identifique a conta-cobrança no sistema Código da conta-cobrança: Preencha com letras/números para identificar a cobrança; Nome da conta-cobrança: Nomeie a cobrança; Empresa: Selecione uma empresa para cada cobrança. 2.2 Defina as opções de cobrança Tipo de cobrança: Selecione conforme o serviços de cobranças contratado com o banco (com ou sem registro); Emissão de boletos: Selecione a opção padrão para emissão de boletos; 7

8 2.3 Preencha os dados da conta bancária Nome do cedente: Razão social da sua empresa cadastrada no banco; CNPJ: Digite o CNPJ da sua empresa conforme cadastro no banco; Código do banco: Digite o código do banco; Nome do banco: Identificação do banco; Agência do cedente e dígito: Digite sua agência e dígito; Conta do cedente e dígito: Digite sua conta e dígito; 2.4 Preencha os dados para identificação da cobrança Código da empresa: Caso 1: Para a maioria dos bancos o código da empresa é composto de número da agência + número da conta + dígito da conta; Caso 2: Apenas alguns bancos exigem informar um código de identificação da empresa diferente da agência e conta; Cód.convênio(reduzido): Não obrigatório. Apenas alguns bancos exigem informar um código reduzido de identificação da empresa diferente da agência e conta; Aceite: Sim/Não; Carteira de cobrança: Número da carteira de cobrança; 8

9 2.5 Determine a origem dos lançamentos para emissão dos boletos A opção Origem dos lançamentos permite parametrizar um padrão na emissão das cobranças a partir de diferentes origens. 0=Financeiro: As emissões de boletos são feitas exclusivamente no módulo financeiro, conforme os títulos gerados no contas a receber. 1=Pedido de venda: Permite a emissão de boletos através de um pedido de venda. Neste caso o boleto é gerado baseado no valor total do pedido. Importante: Esta opção esta dísponivel apenas para conta-cobrança sem registro e por não ter origem nos títulos do contas a receber não gera boletos parcelados. 2=Conta corrente: Disponível apenas para sistemas com módulo de conta corrente. 9

10 2.6 Selecione as instruções de cobrança Selecione 2 instruções de cobrança que serão válidas para todas as cobranças. Exemplo de instruções de cobranças (Verifique os códigos informados no manual de Intercâmbio Eletrônico de arquivos para cobrança bancária disponibilizado pelo seu banco): Cód. Instrução 02 e 03 Devolver após X dias do Vencimento 05 Receber conforme instruções no próprio título 06 a 08 Devolver após X dias do Vencimento 09 Protestar (emite aviso ao sacado após xx dias do vencimento, e envia ao cartório após 4 dias úteis) 10 Não protestar (inibe protesto, quando houver instrução permanente na conta corrente) 11 a 18 Devolver após X dias do Vencimento 19 à 29 Não Receber após X dias do vencimento 30 Importância de desconto por dia 31 e 32 Não Receber após X dias do vencimento 36 Protesto Urgente (envia a cartório após xx dias corridos do vencimento) 37 Receber até o último dia do mês de vencimento 38 Conceder desconto mesmo após vencimento 39 Não Receber após o vencimento 40 Conceder desconto conforme Nota de Crédito 43 Sujeito a protesto se não for pago no vencimento 44 Importância por dia de atraso a partir de ddmmaa 47 DISPENSAR JUROS/COMISSÃO DE PERMANÊNCIA 51 RECEBER SOMENTE COM A PARCELA ANTERIOR QUITADA 52 favor efetuar pgto somente através desta cobrança bancária 54 após vencimento pagável somente na empresa 57 somar valor do título ao valor do campo mora/multa caso exista 58 DEVOLVER APÓS 365 DIAS DE VENCIDO 59 COBRANÇA NEGOCIADA. PAGÁVEL SOMENTE POR ESTE BLOQUETO NA REDE BANCÁRIA 78 VALOR DA IDA ENGLOBA MULTA DE 10% PRO RATA 79 Cobrar juros após 15 dias da emissão (para títulos com vencimento à vista) 2.7 Selecione as ocorrências de retorno Ocorrências de baixa: Código que identifica liquidação de títulos; Ocorrências de entrada: Código que identifica confirmação de entrada de títulos; Ocorrências de rejeição: Código que identifica rejeição de títulos; Verifique os códigos informados no manual de Intercâmbio Eletrônico de arquivos para cobrança bancária disponibilizado pelo seu banco 10

11 2.8 Determine multa e juros Juros/Dia atraso (%): % diário de juros sobre o valor total do boleto em caso de pagamento atrasado; Multa por atraso(%): % em multa sobre o valor total do boleto em caso de pagamento atrasado. 2.9 Determine dias para protesto e limite de recebimento Protestar em (nr.dias); Não receber após (nr.dias); Informação a ser exibida como instrução no boleto impresso. O banco irá considerar as instruções de cobrança selecionadas Especifique as faixa para especificação do título nosso número Se escolher a cobrança com registro, o banco fornecerá uma faixa de Nosso Número que deve ser utilizada sequencialmente, não podendo ser repetida se o número ainda estiver registrado no banco Especificar a localização dos arquivos CNAB na rede Pasta de destino de remessa: Endereço onde será salvo o arquivo CNAB. Pasta de destino de retorno: Endereço onde deve ser salvo o arquivo de retorno. 11

12 2.12 Determine informações as serem impressas no boleto Local de pagto: Texto livre com as instruções de pagamento; Cód.Moeda: Moeda em que os valores do boleto estão expressos; Espécie de docto: Código que identifica o documento como boleto bancário; Agência/C.Cedente: Repete agenda e conta e seus respectivos digitos; 2.13 Escolha o logotipo do banco a ser impresso no boleto Exibir logotipo do banco ao invés de nome: Selecione se desejar a impressão do logo do banco no boleto; 2.14 Determine a composição do código de barras Você pode optar por informar a data de vencimento e o valor do título no código de barras para dificultar fraldes. 12

13 2.15 Determine o texto para instruções de cobrança Crie um texto com instruções de cobrança. Para torna-lo dinâmico basta utilizar as variáveis do sistema disponível em ajuda para instruções. 13

14 Volpe ERP Cobrança Eletrôncia Versão Modelo do Boleto Impresso Entenda o preenchimento de alguns campos do boleto gerado com as informações parametrizadas no sistema Volpe: 1. Logotipo do banco: Erro! Fonte de referência não encontrada., 10. Composição do código de barras: Erro! Fonte de referência não Erro! Indicador não definido.; encontrada., Erro! Indicador não definido.; 2. Nome do banco: Erro! Fonte de referência não encontrada., Erro! 11. Vencimento: Determinado no Contas a receber; Indicador não definido.; 12. Agência e Cód.Cedente(=Conta): Erro! Fonte de referência não 3. Código do banco: Erro! Fonte de referência não encontrada., encontrada., Erro! Indicador não definido.; Erro! Indicador não definido.; 13. NOSSO NÚMERO: Erro! Fonte de referência não encontrada., 4. Local de pagamento: Erro! Fonte de referência não encontrada., Erro! Indicador não definido.; Erro! Indicador não definido.; 14. Valor do documento: Determinado no Contas a receber; 5. Data documento: Data de emissão do boleto; 15. Carteira: Campo código carteira, Erro! Indicador não definido.; 6. Número do documento: Determinado no Contas a receber; 16. Espécie: Erro! Fonte de referência não encontrada., Erro! 7. Espécie do documento: Erro! Fonte de referência não Indicador não definido.; encontrada., Erro! Indicador não definido.; 17. Instruções de cobrança: Erro! Fonte de referência não 8. Aceite: Erro! Fonte de referência não encontrada., Erro! encontrada., Erro! Indicador não definido.; Indicador não definido.; 18. Sacado: Determinado no cadastro central docliente; 9. Data de processamento: Data de emissão do boleto; 19. Código de barras: Exige a instalação da fonte BARRASPI.TTF

15 Volpe ERP Cobrança Eletrôncia Versão Como gerar remessa de cobrança? As cobranças são geradas na tela remessa cobrança e boletos disponível na guia Financeiro. 3.1 Consulta de títulos disponíveis para cobrança Na tela remessa cobrança e boletos preencha os filtros desejados e clique em prosseguir. São possíveis os seguintes filtros: Conta-cobrança: A conta de cobrança que irá utilizar se sua empresa possuir diferentes contas bancárias para esta finalidade; Emissão de boleto: Responsável pela emissão do boleto; Datas de emissão e vencimento; Boleto emitido ou CNAB enviado: Filtra somente os títulos que tiveram boletos emitidos e o arquivo CNAB gerado dentro do período selecionado; Conta; Cliente; Número do documento; Tipo de documento; Origem do título: Somente cobrança de notas fiscais de produtos ou de notas fiscais de serviços. Ignorar boletos já enviados (CNAB), somente boletos enviados (CNAB) ou todos; Ignorar boletos já emitidos, somente boletos emitidos ou todos.

16 3.2 Geração do arquivo CNAB Na guia Dados da Cobrança serão exibidos os títulos filtrados, caso haja algum registro que não queira enviar no mesmo arquivo clique com o botão direito sobre o registro e selecione a opção Remover. Para gerar arquivo CNAB clique com o botão direito na grade e selecione a opção Gerar arquivo de remessa. O arquivo (.REM) será salvo na pasta especificada no cadastro da cobrança (Erro! Fonte de referência não encontrada., Erro! Indicador não definido.). Após a geração deste arquivo o Volpe irá considerar como enviado, porém ainda falta realizar o upload do arquivo no site do banco. 3.3 Envio do CNAB (.REM) ao banco Nesta etapa você deve acessar o site do banco e realizar o upload do arquivo de extensão.rem gerado pelo sistema Volpe. Os títulos só serão processados pelo banco se o arquivo for aceito. Cada banco tem um procedimento especifico para troca de arquivos. Solicite instruções com o seu gerente. 16

17 4. Como emitir os boletos bancários 4.1 Emissão de boletos em lote Para imprimir todos os boletos exibidos clique na impressora opção Imprimir boletos. e selecione a 4.2 Emissão de boleto individualmente Para imprimir um único boleto clique com o botão direito sobre o registro e selecione a opção Imprimir este boleto. 17

18 5. Emissão de boleto na venda Na impressão de pedidos de venda é possível que o próprio operador realize a impressão do boleto ou envie por após a emissão da nota fiscal de definição das parcelas no contas a receber. Importante: Esta opção esta dísponivel apenas para conta-cobrança sem registro e por não ter origem nos títulos do contas a receber não gera boletos parcelados. No cadastro da cobrança a opção origem dos lançamentos deve ser 1=Pedido de venda: Permite a emissão de boletos através de um pedido de venda. Neste caso o boleto é gerado baseado no valor total do pedido. 6. Emissão de boleto no faturamento Na impressão de notas fiscais também é possível que o próprio operador realize a impressão do boleto ou envie por . 18

19 Neste caso o boleto é baseado nas títulos gerados no contas a receber em uma ou mais parcelas. Importante: O operador de vendas não poderá gerar o arquivo CNAB. Este procedimento deve ser realizado pelo financeiro posteriormente. 7. Como enviar boletos por 7.1 Envio de boletos em lote Para enviar boletos por em lote, clique com o botão direito na grade e selecione a opção Enviar boletos por . Verifique se todos os destinatários possuem cadastrado corretamente e clique em enviar todos. 7.2 Envio de boleto individualmente Para enviar boleto por individualmente, utilize o recurso padrão do sistema Volpe para envio de documentos por . 19

20 Volpe ERP Cobrança Eletrôncia Versão Como processar o retorno da cobrança 8.1 Retorno do CNAB (.RET) do banco Acesse o site do banco e realize o download do arquivo de extensão.ret gerado pelo banco. Salve este arquivo na pasta da rede já criada para este fim. Cada banco tem um procedimento especifico para troca de arquivos. Solicite instruções com o seu gerente. 8.2 Baixa de conciliação de títulos Selecione a conta-cobrança. Clique em Abrir arquivo e selecione o arquivo enviado pelo banco. Digite o número de pagamento para identificar os registros baixados. Marque a opção conciliação automática, para que os títulos já entrem conciliados na execução da baixa. Para finalizar clique em Baixar títulos. Todos os títulos serão baixados automaticamente e conciliados (opcional) de uma só vez.