Como preparar a sua empresa para feiras e eventos. E-book autoral da Gráfica Promopress

Transcrição

1 Como preparar a sua empresa para feiras e eventos E-book autoral da Gráfica Promopress

2 Como preparar a sua empresa para feiras e eventos? Não é novidade para ninguém que as feiras e eventos de negócios são ótimas oportunidades para as empresas se aproximarem do público-alvo, expandirem a marca, se atualizarem nas tendências de mercado e conquistarem mais clientes. Esses objetivos não são fáceis de serem alcançados, ainda mais com a quantidade de concorrentes existentes na praça e suas numerosas estratégias bem sucedidas que impactam e atraem as pessoas. Mas será que vale a pena participar de feiras e eventos de negócios? - O sonho de toda organização é ser conhecida e reconhecida. Para isso, é necessário a maior divulgação possível dessa e seus respectivos produtos e/ou serviços para o público, e nada melhor do que as feiras e eventos de negócios para concretizar esse pensamento, já que ambos são exposições de grande alcance e ampla magnitude. Muitas empresas têm dificuldades no momento de se prepararem, afinal, nem todas estão prontas ainda para gerarem negócios de sucesso. Pensando em você, que possui uma empresa e pretende participar de uma feira ou evento de negócios, mas não sabe como se organizar, desenvolvemos este e-book com o intuito de ajudar a sua corporação a se preparar para exposições e ser bem sucedida.

3 O conceito de feiras e eventos Pode parecer bobagem para alguns, mas existem muitas pessoas que não sabem ao certo o que é uma feira ou evento de negócios. Como mencionado anteriormente, estamos nos referindo a uma exposição de grandeza maior, que tem como objetivos principais apresentar a marca de uma determinada companhia e conquistar mais clientes. Tanto as feiras quanto os eventos funcionam para as organizações a como poderosas ferramentas de marketing, que potencializam negócios e geram leads. Além de funcionarem como vitrines temáticas, das quais diferentes empresas expõem os seus produtos e/ou serviços para os visitantes durante um período limitado de tempo.

4 A importância das feiras e eventos Independente do segmento e do tamanho da organização, a participação das empresas em feiras e eventos é importante para: Encontrar novos mercados Procurar novos clientes Lançar novos produtos e/ou serviços Consolidar relacionamentos Examinar a concorrência Analisar a competitividade da empresa Trocar experiências com outros profissionais Expandir os canais de comercialização Conhecer novas formas de inovação Contactar novas tendências e tecnologias de mercado Firmar novas alianças e acordos estratégicos Aumentar as vendas e a marca no mercado

5 Formas de participar Existem algumas maneiras que uma empresa pode participar de uma feira ou evento, independente do seu setor de atuação. A seguir, listaremos as cinco mais conhecidas das quais uma organização poderá participar. Expositor Eis aqui o jeito mais simples em que uma empresa pode participar de uma feira ou evento. Como expositora, a organização poderá apresentar os seus produtos e/ou serviços aos visitantes, com o objetivo de atraí-los, conquistá-los e, consequentemente, fecharem uma venda. Visitante Essa é a segunda maneira em que uma organização se faz presente em uma feira ou evento. Como visitante, a empresa transita os espaços, visita os estandes das instituições participantes e participa das programações organizadas. Organizador Como organizadora, a instituição é a responsável pela estruturação e execução da feira ou evento, sendo uma das investidoras (financeiramente) que fornece produtos e/ou serviços para a solenidade em troca de propaganda (visibilidade). Patrocinador Como o próprio nome já diz, é a entidade que assume parte dos investimentos financeiros em promoção e marketing para a realização das feiras ou eventos. Apoiador Nesta categoria, a empresa pode participar oferecendo apoio a alguma etapa da feira ou evento.

6 Planejamento das despesas O sucesso da participação de uma empresa em feiras e eventos começa com um bom planejamento, e este é o momento de colocar na ponta do lápis todos os gastos possíveis com a solenidade. Pode parecer bobagem para alguns, mas ter um planejamento das despesas é a melhor estratégia para se programar, afinal de contas, não é apenas chegar ao local e expor o produto/serviço. É preciso levar em consideração os gastos com a taxa de inscrição, locação de estande, transporte, hospedagem (em muitos casos) e mão de obra. E acredite: ter um controle sobre essas despesas faz uma grande diferença no orçamento anual da sua empresa.

7 O marketing pré-feira Para muitos, a expressão marketing pré-feira pode até soar como uma novidade, mas não se engane, porque não é. Ao participar de uma feira ou evento de negócios, uma empresa almeja ter um bom desempenho. Para isto, é necessário incentivar a participação do público-alvo da marca participante, a fim de que este possa comparecer e visitar o seu estande na mostra. O que posso fazer para promover o meu marketing pré-feira? Planeje convidar os seus atuais clientes, leads e prospects a conhecer melhor o trabalho da sua marca na exposição. Esse convite poderá ser feito através do envio de mala direta, que é uma excelente ferramenta de relacionamento com o cliente. Além de funcionar como convite para participar do seu evento, é ideal para oferecer amostras de produtos para degustação, já que possui um alto potencial para promover diálogos e construir relações de sucesso para o seu negócio.

8 Tenha uma equipe preparada! Ao expor a sua marca em feiras e eventos é primordial ter em mente que a primeira impressão que será passada ao seu público-alvo será a que decidirá o fechamento de um novo negócio. Sendo assim, além de ter um estande bem estruturado, é necessário possuir uma equipe bem preparada para recepcionar e atender aos visitantes. É fundamental dispor de profissionais receptivos e adequados para atender o público participante, ou seja, se a sua empresa irá participar de um evento que contará com muitos visitantes estrangeiros, tenha colaboradores que dominem outros idiomas para conseguirem atender este público em questão. Vale ressaltar que investir em um bom treinamento para a equipe que irá representar a sua empresa em eventos de negócios é apostar na melhor satisfação dos visitantes que passarão no seu estande.

9 Conserve o seu estande equipado e organizado! Nada melhor do que oferecer materiais impressos para os visitantes se conectarem com a sua empresa, não é mesmo? Os impressos, além de transmitirem um maior número de informações úteis, ainda podem ser transportados para outros locais com o visitante. Uma ideia muito útil é ter sempre à mão materiais informativos, tais como panfletos, flyers, folders explicativos, catálogos e até cartões de visita para serem entregues aos visitantes ou estarem facilmente acessíveis aos mesmos. cartão de visita Outro ponto importante a se destacar é que o seu estande esteja sempre organizado e atrativo, chamando a atenção do público no evento, e para aumentar ainda mais a experiência, não abra mão dos recursos tecnológicos, tais como projetores, notebooks, tablets, entre outros.

10 A abordagem Gerar mais negócios é o desejo de toda empresa participante de feiras ou eventos, no entanto, nem todas se atentam ao fato de que a abordagem é um dos fatores cruciais para esse objetivo se realizar. Uma abordagem inicial é ideal para a sua empresa descobrir informações importantes sobre o visitante, como nome, cargo, cidade e necessidades, para a partir disso entender o perfil do público com maior facilidade. É muito importante dar liberdade aos visitantes dentro do estande da sua empresa, assim eles podem experimentar e conhecer os seus produtos/serviços com minuciosidade. Sendo assim, é importante ter amostras para que eles possam experimentar, tocar, ouvir, sentir, provar e até mesmo presenciar o uso dos seus produtos/serviços ao vivo. Fique atento para não espantar o público! Evite tentar vender aos visitantes os seus produtos ou serviços logo no primeiro contato, isso só demonstra que a sua empresa está despreparada e insegura.

11 Etapas das feiras e eventos Independente de qual seja a solenidade, existem três etapas de grande importância para o sucesso de uma empresa que participa de uma feira ou evento de negócios: antes, durante e depois do evento. A seguir, destacaremos o que pode ser feito em cada uma dessas fases. Antes da feira/evento Como já mencionado anteriormente, o planejamento é o primeiro passo que se dá para o sucesso de uma empresa em uma feira/evento. Por isso, estude atentamente o cronograma do evento, a fim de prever todos os gastos necessários, requisitos para a participação, procedimentos para expor, além dos dias, horários e regras.

12 Durante a feira/evento Esta é a etapa em que a sua empresa se apresenta e, possivelmente, gere um bom número de negócios. Nesta fase, o ideal é estudar o comportamento dos visitantes para descobrir as suas necessidades e problemas que o seu produto/serviço poderá resolver. Coletando o maior número de informações possíveis, fica mais fácil para a sua empresa atender cada visitante de maneira personalizada e, consequentemente, aumentar as chances nas negociações.

13 Depois da feira/evento Se engana quem pensa que o trabalho de uma empresa se encerra junto com a feira. É justamente após os eventos que as negociações, de fato, acontecem. O ideal nesta etapa é enviar um de agradecimento a todos que visitaram o seu estande e deixaram o contato. Além disso, você pode enviar o seu portfólio de produtos e serviços, e iniciar uma grande negociação. Por mais que você não chegue a fechar negociações com os visitantes de imediato, é importante manter contato com a lista de participantes, porque nunca se sabe das necessidades futuras de cada empresa. Por isso, dê continuidade ao networking!

14 De olho nas dicas! 1. Estabeleça as razões pelas quais a sua empresa participará ou não das feiras/eventos de negócios: introdução de um novo produto/serviço, venda direta no salão, geração de lead o objetivo da sua participação determinará a maneira como a sua equipe irá interagir. 2. Orçamento: além dos custos com as despesas descritas na etapa do planejamento, fique atento aos gastos com marketing e promoção de marca, por isso reserve dinheiro para brindes promocionais, impressão de catálogos, refeições da equipe, etc. 3. Vídeos: invista em vídeos de repetição automática no seu quiosque, porque nem todo mundo que aparece no seu estande irá se submeter a um diálogo com a sua equipe. Aproveite a oportunidade para introduzir produtos/serviços de maneira cativante. 4. Metas: estabeleça e monitore os seus objetivos, dessa forma você determina se a participação da sua empresa foi um sucesso, e se é uma boa ideia retornar no ano seguinte. 5. Tenha em mãos o seu material! Leve recursos visuais para apresentar seu portfólio de produtos e serviços. Apostar em notebooks e tablets pode ser uma ótima opção para se apresentar para outras empresas.

15 Conclusão Você notou no decorrer deste e-book que o planejamento é a base para o sucesso de uma empresa em feiras e eventos de negócios. Fazer uma pesquisa sobre os tipos mais adequados que a sua empresa poderá participar é o primeiro passo para o êxito. Além disso, planejar todos os gastos e investir em um marketing pré-feira poderá trazer grandes chances de resultados satisfatórios para a sua empresa. Foi abordada também a importância de se ter uma equipe bem preparada, e um estande adequadamente organizado e estruturado para receber o público visitante com uma abordagem eficiente. Contudo, vale ressaltar que feiras e eventos de negócios são oportunidades que marcam o começo de uma estratégia para atrair e conquistar mais clientes e, consequentemente, ampliar a sua empresa. E você sabe o que não pode faltar em feiras e eventos? Materiais impressos para a divulgação da sua marca! Conte com a impressão da Promopress, a gráfica que executa a sua ideia com compromisso e agilidade. Visite e conheça!

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