Gestão de Eventos AULA 5. Temas: Planejamento, Organização e Divulgação de Eventos

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Maria do Carmo Sonia de Carvalho Madeira
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2 Planejamento, Organização e Divulgação de Eventos Para se realizar um excelente evento, é essencial que se estabeleça uma metodologia correta de trabalho. Esta metodologia se divide em planejamento, organizaçãoe avaliação, semelhante ao que aprendemos no módulo de Gestão de Escritórios. Nesta aula, veremos o Planejamento, a Organização e Divulgação (enquanto componente que deve receber especial atenção). A Avaliação será apresentada na aula 8.

3 Planejamento O Planejamentodeve-se levar em consideração aconjuntura do mercado na época do evento, a possível demanda, a capacidade em suprir essa demanda e deve-se principalmente estabelecer os objetivos e as metas que se deseja alcançar com o evento.

4 Planejamento Dentro do planejamento, é importante que se construa e se mantenha atualizado um banco de dados onde podem constar várias informações importantes, como por exemplo: aspectos econômicos e culturais do local do evento e principalmente as características e os dados do cliente.

5 Planejamento Ao pensarmos um evento, devemos levantar algumas questões: O que será o evento? Qual o tema? Qual o formato? Qual o nome do evento? Qual o objetivo do evento? Quem ministrará as palestras?

6 Planejamento Quando será o evento? Existem feriados próximos que podem favorecer ou prejudicar o evento? Existem outros eventos sendo realizados no mesmo período que possam prejudicar o evento? Quem é o público alvo? Como será divulgado?

7 Planejamento Onde será realizado? É um lugar acessível? Seguro? Tem estacionamento conveniente? Acesso a deficientes? Saídas de emergência? O local oferece suporte a todas as atividades a serem realizados? Palco? Tomadas suficientes? Sistema de som operante? Condicionadores de ar em bom funcionamento?

8 Planejamento Quais os custos envolvidos: Materiais de participantes? Materiais de divulgação? Local? Alimentação? Equipamentos? Assistência técnica? Palestrantes? Produção de vídeo? Atendentes? Decoração? Brindes? Como calcular o preço da inscrição?

9 Planejamento Após obtermos as respostas as respostas das questões anteriores, devemos elaborar o plano ou projeto de evento, cujo modelo conheceremos na aula 6. A antecedência com a qual o plano é elaborado influencia diretamente na boa execução.

10 Organização Após elaborado o projeto do evento, devemos delegar responsabilidades aos envolvidos no evento, proporcionando-lhes condições logísticas, materiais, financeiras, de pessoal para executarem as ações que lhe foram destinadas. Alguns dos itens que devemos observar na organização são:

11 Organização 1. Escolher um bom coordenador 2. Realizar um planejamento e traçar um orçamento para o evento 3. Fazer um checklistdo que é necessário para a realização do evento e elaborar um manual de ações 4. Contratar um espaço adequado para o evento, pensar no layout, na montagem dos materiais necessários e dos recursos humanos para realizar a tarefa de organizar o espaço

12 Organização 5. Reservar passagens e hospedagens em hotéis próximos ao local do evento 6. Elaborar materiais de divulgação 7. Planejar as apresentações, seguindo um cronograma adequado 8. Supervisionar a montagem do layout 9. Executar as atividades planejadas

13 Organização 10. Organizar a recepção dos visitantes 11. Realizar contato 12. Desmontagem do espaço utilizado 13. Retorno do material 14. Execução de relatórios 15. Follow-up (análise dos relatórios)

14 Organização Na fase da organização, cabe-nos também elaborar medidas preventivas ou um procedimento de ajuste para possíveis imprevistos, por exemplo: Haverá lugar para estacionar o número previsto de carros? Haverá congestionamento? Existe um ponto de referência para indicar a localização? Existem apenas escadas ou há também rampas, caso seja necessário? Existe possibilidade de uso de elevador?

15 Organização Há como sinalizar melhor este acesso? Existem farmácias próximas, em caso de necessidade? Existem restaurantes bons ou baratos, caso o evento não forneça a refeição? Irão dar descontos para os participantes? Existe guarda-volumes para deixar sombrinhas ou malas de viagens dos participantes?

16 Organização Existe local adequado e seguro para guardar os materiais eletrônicos que serão utilizados no evento? E se chover, as condições do ambiente irão permanecer as mesmas? O ambiente é fechado ou aberto? Possui ventiladores ou ar-condicionado?

17 Divulgação Assim como estudamos no módulo de Comunicação Estratégica, a divulgação é essencial para dar conhecimento aos nossos públicos de nossas ações e atrair novos usuários. Na área de eventos, a comunicação deve ser compreendida em três aspectos: público em geral, interna e protocolar.

18 Divulgação A comunicação ao público consiste na divulgação em geral, que é feita por diversas mídias para informar sobre a realização do evento e conseguir o interesse e adesão deste público. A divulgação, neste caso, deve ser pensada desde o planejamento, de modo a atingir os interessados com baixa dispersão de informação e baixo custo, por exemplo, é inútil investir-se em anúncios na internet quando tentamos nos comunicar com o público que não tem acesso à rede ou não sabe como usá-la.

19 Divulgação A comunicação interna deve primar pela divulgação à equipe sobre o que foi planejado, quem são os responsáveis, quais ajustes foram feitos à programação, quais temas serão tratados, etc. É importante que sejam feitas reuniões regulares com a equipe a respeito do andamento das ações e que haja um informativo interno, impresso ou eletrônico, que resuma as principais informações.

20 Divulgação Por fim, o que chamamos de comunicação protocolar, refere-se ao convite feito às autoridades que participarão do evento, a qual deve ser feita com antecedência, considerando as agendas apertadas, e a confirmação da presença das autoridades próximo à data do evento, pois sempre podem haver imprevistos.

21 GESTÃO DE EVENTOS AULA 5

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