Além dos cadastros básicos Financeiro

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1 Além dos cadastros básicos Financeiro Até agora vimos como cadastrar algumas informações básicas para a utilização do CIAF, enquanto cadastramos estas informações também treinamos o modo de utilização do sistema. Os passos a seguir seguem a mesma sistemática de lançamento dos formulários anteriores. Ou seja Novo: Adiciona um novo registro. Gravar: Grava as informações do registro. Desfazer: Cancela o lançamento/alteração atual de um registro. Excluir: Marca para exclusão o registro atual. Alterar: Libera o registro atual para ser alterado. Início, Anterior, Próximo, Final: Navegam pelos registros. Sair: Fecha o formulário Sendo assim veremos agora como funciona a parte financeira do CIAF, caixa, bancos, contas a pagar, etc... Abertura do Caixa Antes de iniciar os lançamentos financeiros devemos efetuar a abertura do caixa. Para tanto clique no menu, 2 FINANCEIRO > D Controle de Caixa > A Caixa diário. Será apresentado este formulário:

2 Clique no botão F6 - Abertura ou então pressione a tecla F6 do teclado para a abertura do caixa. Após basta clicar no botão SAIR. Ao final do dia (ou de um determinado período) é necessário proceder com o encerramento do caixa, para tanto abra novamente este formulário e clique no botão F7 Fechamento. ATENÇÃO: O não fechamento do caixa impede a continuação de lançamentos no dia seguinte. O caixa diário retrata a movimentação do dia e não transporta o saldo para o dia seguinte. Após encerrarmos o caixa toda a sua movimentação vai para o arquivo de movimentos (2 FINANCEIRO > D Controle de Caixa > B Arquivo de movimentos). Sendo assim a melhor maneira de se trabalhar com o caixa diário é a apresentada abaixo: Efetue a abertura do caixa e depois faça um lançamento para abrir o caixa (é interessante criar um histórico para este fim). Efetue a movimentação do caixa normalmente durante o dia. Quando for efetuar o encerramento do caixa, faça a conferência do mesmo e depois lance um valor para zerar o saldo do caixa diário, após, faça o encerramento do caixa. Na próxima abertura do caixa verifique no arquivo de movimento qual foi o último valor lançado (estamos nos referindo ao valor utilizado para zerar o caixa) e, após a abertura do caixa efetue o lançamento deste valor. Abaixo um exemplo prático: Dia 05/10/2008, valor final do caixa R$ 1.250,00. Lançamos um débito de R$ 1.250,00 saldo no final do dia 05/10/2008 = R$ 0,00. Dia 06/10/2005, efetuamos a abertura do caixa e efetuamos um lançamento de R$ 1.250,00 para iniciar o saldo de caixa neste dia.

3 Cadastrando bancos Para utilizarmos o sistema de bancos é necessário que existam contas cadastradas, clique no menu 2 FINANCEIRO > A Controle Bancário > A Contas bancárias Todos os campos podem ser preenchidos com exceção do campo SALDO EM CONTA, este campo será preenchido de acordo com os lançamentos bancários.

4 Iniciando lançamentos no sistema de bancos Neste formulário concentramos os lançamentos bancários, basta clicar no botão NOVO, o foco será enviado para o campo Nº DA CONTA para navegar entre os campos pressione a tecla ENTER digite o número da mesma e depois informe o histórico mais apropriado, preencha o restante dos campos de acordo com a sua necessidade. No primeiro lançamento de uma conta determine-a como saldo inicial e utilize de preferência uma data onde não serão feitos lançamentos tanto nela como anterior a ela, uma sugestão é criar um histórico chamado SALDO INICIAL ou algum nome semelhante. Quando houver a necessidade de transferir valores do caixa para determinada conta no banco utilize o histórico 15002, ele vai efetuar a baixa no caixa e alimentar o saldo bancário no montante determinado no campo VALOR.

5 Contas a Pagar O contas a pagar foi desenvolvido para que, em um único formulário, o operador possa lançar, baixar e aplicar filtros. Para início dos lançamentos clique no botão NOVO, no campo HISTÓRICO, informe o valor que melhor identifique este documento, (o botão F3 efetua consultas de históricos). Informe no campo COD.FORNEC: o código do fornecedor (o botão F2 efetua consultas de fornecedores). Preencha o restante dos campos e ao final clique no botão GRAVAR. Outras opções do formulário O formulário de contas a pagar apresenta em destaque as contas vencidas e as contas a vencer em 7 dias, há também a possibilidade de filtrar por vencimento, por contas pagas, por contas não pagas e somente aquelas que sofreram pagamentos parciais. Para efetuar um consulta por fornecedor pressione o botão F2 (esta função somente terá efeito se nem o botão NOVO e nem o botão ALTERAR forem clicados antes). Para efetuar uma baixa parcial ou total, selecione o documento e pressione o botão ALTERAR, o sistema vai apresentar uma caixa de diálogo perguntando se deseja efetuar uma baixa clique em sim o foco será enviado para o campo FORMA PAGTO, escolha BANCO ou CAIXA de acordo com a necessidade lembramos que os pagamentos enviados para o banco devem ter uma conta-corrente cadastrada anteriormente. Os valores enviados para o caixa podem ser verificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > A Caixa diário. No entanto, após o encerramento do caixa os mesmos valores serão identificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > B Arquivo de movimentos.

6 Contas a Receber O formulário de contas a receber tem a mesma forma de lançamento do formulário de contas a pagar. Na primeira guia CONTAS CADASTRADAS são apresentados todos os documentos lançados veja abaixo da grade as opções de filtro disponíveis para agilizar a consulta de documentos. Na guia DADOS DA CONTA estaremos efetuando o lançamento do documento de contas a receber, clique no botão NOVO o foco será enviado para o campo HISTÓRICO, informe o histórico apropriado (o botão F2 Históricos efetua consulta de históricos), informe o código do cliente (o botão F3 efetua consulta de clientes), informe o restante dos campos. Ao final clique no botão GRAVAR Para efetuar um consulta de documentos por cliente pressione o botão F3 (esta função somente terá efeito se nem o botão NOVO e nem o botão ALTERAR forem clicados antes). Para efetuar uma baixa parcial ou total, selecione o documento e pressione o botão ALTERAR, o sistema vai apresentar uma caixa de diálogo perguntando se deseja efetuar uma baixa clique em sim o foco será enviado para o campo FORMA DE RECEBIMENTO, escolha BANCO ou CAIXA de acordo com a necessidade lembramos que os pagamentos enviados para o banco devem ter uma conta-corrente cadastrada anteriormente. Os valores enviados para o caixa podem ser verificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > A Caixa diário. No entanto, após o encerramento do caixa os mesmos valores serão identificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > B Arquivo de movimentos.

7 Controle de caixa O formulário para controle de caixa, além de fazer a abertura e o encerramento do mesmo também concentra os lançamentos destinados a ele. Pode-se também fazer lançamentos diretos no caixa. O botão F3: Movimento apresenta de forma analítica o movimento do dia, já o botão F4: Resumo apresenta o movimento do dia agrupado por histórico.

8 Arquivo de movimento Todos os lançamentos feitos para o caixa vão para este formulário após o encerramento, neste formulário são possíveis excluir valores do caixa, mas não é possível lançar valores. Para tanto utilize o formulário de caixa diário.

9 Levantamento Diário Neste formulário podemos calcular todo o movimento financeiro gerado por vendas, recebimentos, pagamentos, lançamentos no caixa e banco. Basta clicar no botão NOVO, verificar os valores calculados e clicar em calcular. ATENÇÃO, esta operação deve ser feita no dia do movimento. O relatório para verificar o resultado desta ação encontra-se em: 5 RELATÓRIOS > G Controle financeiro > F Demonstrativo. Relatórios úteis Os relatórios referentes ao menu financeiro podem ser encontrados em 5 RELATÓRIOS > G Controle financeiro, no contas a pagar os relatórios existentes são: Contas a pagar: Apresenta por período os valores a pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. A pagar / categoria: Apresenta por período/categoria de fornecedor os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. A pagar / histórico: Apresenta por período/histórico (forma de pagamento) os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. Extrato do fornecedor: Apresenta por fornecedor/período os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. No contas a receber além de relatórios similares aos de cima podemos destacar também: Maiores devedores: Apresenta os maiores devedores por ordem de maior valor. A receber / vendedor: Apresenta as contas a receber por período/vendedor.