IBM SmartCloud para Social Business. Manual do Administrador do IBMSmartCloudEngageeIBM SmartCloud Connections

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1 IBM SmartCloud para Social Business Manual do Administrador do IBMSmartCloudEngageeIBM SmartCloud Connections

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3 IBM SmartCloud para Social Business Manual do Administrador do IBMSmartCloudEngageeIBM SmartCloud Connections

4 Nota Antes de utilizar as informações contidas nesta publicação, bem como o produto a que se referem, leia as informações incluídas na secção Avisos na página 143. Aviso Esta edição é referente ao IBM SmartCloud Engage de Novembro de 2013 e ao IBM SmartCloud Connections de Novembro de 2013, bem como a todas as edições e modificações posteriores, até indicação em contrário fornecida através de novas edições desta publicação. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Capítulo 1. Administração As redes sociais e a colaboração online podem ser integradas num conjunto de ferramentas disponíveis na Web. Um técnico do serviço de assistência a clientes da IBM pode ajudá-lo na selecção dos serviços de colaboração e correio que são mais adequados à sua empresa. Para obter mais informações sobre os serviços que são disponibilizados, aceda a IBM SmartCloud para Social Business e faça clique em O que posso fazer?. Novidades na Administração do IBM SmartCloud para Social Business Fique a saber quais os componentes que foram adicionados desde a última actualização. Começar a obter informações sobre um serviço SmartCloud Engage ou SmartCloud Connections Utilize os serviços da nuvem para criar comunidades, actividades ou partilhar ficheiros com os membros da sua organização. Configure a conta da sua organização, que representa o respectivo sítio no IBM SmartCloud para Social Business. Pode personalizar o aspecto da sua organização, de forma a que os utilizadores associem a mesma à sua empresa. Em alternativa, pode especificar definições de segurança para palavras-passe ou definir intervalos de endereços de IP. Ambiente híbrido do SmartCloud Notes Os ambientes híbridos combinam os serviços da nuvem com as ferramentas locais. Efectue o planeamento, a configuração e a administração do SmartCloud Notes num ambiente híbrido, utilizando as ferramentas locais com as quais está familiarizado. Ambiente apenas de serviço do SmartCloud Notes Num ambiente apenas de serviço, os servidores do Domino encontram-se na nuvem. As tarefas de administração de utilizadores incluem a gestão de contas, utilizadores e grupos. Para executar estas tarefas, tem de lhe ser atribuída a função de administrador. IBM SmartCloud inotes Introduza e verifique o nome do domínio da sua organização. Em seguida, pode configurar as definições da organização, gerir o correio electrónico e os contactos, bem como enviar anúncios de correio electrónico aos utilizadores. Copyright IBM Corp. 2010,

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7 Capítulo 2. Administrar o SmartCloud Engage ou o SmartCloud Connections Configure a conta da organização. Fique a conhecer o sítio, fazendo clique em Administração > Mapa do sítio de administração na barra de navegação e revendo o mapa do sítio. v Altere o aspecto da sua organização. Efectue uma selecção a partir dos esquemas de cores disponíveis ou crie um esquema de cores personalizado. Altere o logótipo na barra de navegação. v Configure as definições de conta da organização. Actualize as definições de segurança incluindo a validade da palavra-passe para os utilizadores e as restrições de intervalo de endereços de IP. Especifique as pessoas que são apresentadas no directório público e efectue a gestão de subscrições. v Adicione utilizadores. Para que um utilizador possa aceder à organização, tem de ser criada uma conta para o mesmo. v Crie um anúncio de boas-vindas. Forneça aos novos utilizadores as informações de que necessitam. Por exemplo, apresente uma lista de boas práticas da organização para a utilização de aplicações ou de directrizes para a partilha de ficheiros. Também pode incluir a pessoa que um utilizador deverá contactar para obter suporte. Informações relacionadas: Introdução ao IBM SmartCloud Engage para administradores (abre uma nova janela) Copyright IBM Corp. 2010,

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9 Capítulo 3. Requisitos do sistema Reveja os requisitos do sistema para utilizar o IBM SmartCloud para Social Business. Informações relacionadas: Requisitos de sistema (abre uma nova janela) Copyright IBM Corp. 2010,

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11 Capítulo 4. Personalizar a organização Os administradores podem alterar o aspecto da respectiva organização. Conceba uma página para a organização, predefina um esquema de cores, adicione campos a perfis de utilizadores e actualize as suas definições pessoais. Conceber a página da sua organização Crie uma página pública que represente a sua organização. Inclua informações de contacto e uma breve descrição. Sobre esta tarefa Esta função está disponível para subscrições de colaboração. Tem de ter sessão iniciada numa conta de administrador para efectuar estas alterações. Procedimento 1. Faça clique no nome da sua organização na barra de navegação para aceder à página da organização. 2. Faça clique em Editar informações. a. Adicione ou modifique as informações gerais sobre a sua organização. Por exemplo, introduza um cabeçalho que será apresentado com o nome da sua organização, uma breve descrição da organização, informações de contacto e o endereço do sítio da Web da organização. b. Faça clique em Alterar para substituir o gráfico predefinido por um gráfico personalizado transferido. 3. Faça clique em Personalizar tema da organização para alterar o aspecto da sua organização. Seleccione Alterar para o que pretende modificar. Altere o esquema de cores seleccionando um dos temas predefinidos. Pode também seleccionar a opção de arco-íris para especificar cores para elementos individuais. Adicionalmente, adicione um logótipo para a barra de navegação ou opte por ocultar uma imagem. Estas alterações afectam o aspecto para todos os utilizadores. Conceitos relacionados: Personalizar a identidade de marca na página 11 Como fornecedor, pode personalizar as informações apresentadas quando os seus clientes iniciam sessão na respectiva organização. A aplicação de um logótipo de marca aos ecrãs visualizados pelos clientes permite associar o sítio à sua organização. Tarefas relacionadas: Adicionar o logótipo à barra de navegação Personalize o sítio adicionando o logótipo da sua organização à barra de navegação. A personalização do logótipo da barra de navegação não afecta a imagem apresentada na página de início de sessão. Adicionar o logótipo à barra de navegação Personalize o sítio adicionando o logótipo da sua organização à barra de navegação. A personalização do logótipo da barra de navegação não afecta a imagem apresentada na página de início de sessão. Sobre esta tarefa Adicionar um logótipo personalizado à barra de navegação associa a organização à identidade de marca. A personalização do logótipo é efectuada através da actualização do tema da organização. Pode alterar o logótipo através das Definições da organização ou através da edição da página da sua organização. Copyright IBM Corp. 2010,

12 Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Tema. 3. Faça clique em Alterar na secção Logótipo e transfira o novo logótipo. 4. Certifique-se de que o logótipo não está oculto, definindo a opção Apresentar logótipo como Mostrar. Tarefas relacionadas: Conceber a página da sua organização na página 7 Crie uma página pública que represente a sua organização. Inclua informações de contacto e uma breve descrição. Actualizar perfis de utilizador Adicione campos personalizados ao perfil de utilizador, de modo a recolher informações relevantes para a sua organização. Por predefinição, um perfil de utilizador inclui campos de nome e outras informações de contacto. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Personalização do perfil. 3. Faça clique em Adicionar. Introduza o nome do campo e seleccione a definição de privacidade. A definição de privacidade determina quem pode visualizar esse campo nos perfis de utilizador. Visível para o público: Qualquer pessoa que consegue visualizar o perfil do utilizador pode visualizar este campo personalizado. Utilizadores: Apenas os utilizadores que têm uma conta do IBM SmartCloud para Social Business podem visualizar este campo personalizado. Utilizadores da mesma organização: Apenas outros membros da organização do utilizador podem visualizar este campo personalizado. Contactos de rede: Apenas os membros da organização do utilizador e os contactos da rede do utilizador podem visualizar este campo personalizado. Resultados Os campos personalizados foram adicionados aos perfis dos seus utilizadores como campos opcionais. Definir informações pessoais Visualize e actualize as definições pessoais, incluindo o nome, nível de acesso, palavra-passe e configuração regional. Sobre esta tarefa Apenas é possível modificar as opções com a indicação Alterar. Procedimento 1. Faça clique no seu nome na barra de navegação. 2. Faça clique em As minhas definições de conta. 3. Faça clique em Alterar para actualizar o nome, a palavra-passe, a preferência de idioma ou o fuso horário. 8 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

13 Criar anúncios da organização Difunda mensagens para os utilizadores com as informações que pretende transmitir aos mesmos. Os anúncios são apresentados em Início para todos os utilizadores na organização. Estes anúncios são diferentes dos anúncios do sistema, que são enviados pelo suporte para a difusão de mensagens para todos os utilizadores sobre o sítio. Por exemplo, o suporte utiliza os anúncios do sistema como notificações sobre as próximas manutenções. Sobre esta tarefa Pode apresentar até três anúncios aos utilizadores em qualquer altura. Pode criar e guardar até oito anúncios. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Expanda a secção com o nome da sua organização e faça clique em Anúncios. 3. Faça clique em Adicionar anúncio e preencha os detalhes do anúncio. v Título: Introduza o título do anúncio. Pode utilizar até 128 caracteres de byte único. v Texto da mensagem: Introduza o conteúdo do anúncio. Pode utilizar até 1000 caracteres de byte único. v Endereço do URL: Opcional. Introduza um endereço da Web a apresentar no anúncio. v Descrição do URL: Opcional. Introduza uma descrição do endereço da Web no anúncio. v Limite de validade: Opcional. Por predefinição, os anúncios não expiram. Para definir uma data de validade, seleccione Irá expirar numa data seleccionada e introduza uma data e hora. A data e a hora são definidas utilizando o fuso horário local. 4. Para guardar um anúncio sem difundir o mesmo, faça clique em Guardar. Para guardar um anúncio e difundir o mesmo a todos os utilizadores, faça clique em Guardar e activar. Resultados Para activar um anúncio depois deste ser gravado, faça clique na seta para baixo para o anúncio adequado e seleccione Activar. Um anúncio pode também ser editado, desactivado ou eliminado a partir deste menu. Tarefas relacionadas: Efectuar a subscrição de anúncios do sistema para utilizadores Os anúncios do sistema são criados pelo suporte para a difusão de mensagens sobre o servidor. Um exemplo são as notificações sobre as próximas manutenções. Estes anúncios são diferentes dos anúncios que os administradores podem criar e difundir aos utilizadores. Por predefinição, os anúncios do sistema são apresentados após um utilizador iniciar sessão. Além disso, os administradores podem seleccionar uma opção para que os anúncios do sistema sejam reencaminhados para contas de correio electrónico de utilizadores individuais. Efectuar a subscrição de anúncios do sistema para utilizadores Os anúncios do sistema são criados pelo suporte para a difusão de mensagens sobre o servidor. Um exemplo são as notificações sobre as próximas manutenções. Estes anúncios são diferentes dos anúncios que os administradores podem criar e difundir aos utilizadores. Por predefinição, os anúncios do sistema são apresentados após um utilizador iniciar sessão. Além disso, os administradores podem seleccionar uma opção para que os anúncios do sistema sejam reencaminhados para contas de correio electrónico de utilizadores individuais. Capítulo 4. Personalizar a organização 9

14 Sobre esta tarefa Ao efectuarem a subscrição dos utilizadores para que estes recebam anúncios do sistema como mensagens de correio electrónico, os administradores podem assegurar que os anúncios do sistema são visualizados sem que seja necessário que um utilizador inicie sessão. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Contas de utilizador. 3. Faça clique na seta junto ao utilizador para o qual pretende subscrever anúncios do sistema. 4. Seleccione Subscrever anúncios. Como proceder a seguir Para deixar de enviar mensagens de correio electrónico a um utilizador com subscrição de anúncios do sistema, faça clique em Administração > Gerir organização > Contas de utilizador, faça clique na seta junto ao utilizador apropriado e seleccione Anular subscrição de anúncios. Tarefas relacionadas: Criar anúncios da organização na página 9 Difunda mensagens para os utilizadores com as informações que pretende transmitir aos mesmos. Os anúncios são apresentados em Início para todos os utilizadores na organização. Estes anúncios são diferentes dos anúncios do sistema, que são enviados pelo suporte para a difusão de mensagens para todos os utilizadores sobre o sítio. Por exemplo, o suporte utiliza os anúncios do sistema como notificações sobre as próximas manutenções. Trabalhar com aplicações internas Conceda às suas aplicações internas acesso ao IBM SmartCloud para Social Business. Uma aplicação interna corresponde a qualquer aplicação utilizada pela organização que não está disponível por predefinição. Ao registar estas aplicações no servidor, está a disponibilizar as mesmas aos utilizadores da sua organização. Sobre esta tarefa Para trabalhar com uma aplicação interna, essa aplicação tem de ser primeiro registada no servidor. Os utilizadores acedem à aplicação registada como habitualmente, mas a aplicação pode agora interagir com o servidor. Por exemplo, um utilizador pode publicar na aplicação um ficheiro, que poderá ser disponibilizado a partir da organização. O registo de aplicações é implementado através do protocolo OAuth com pares de chaves e códigos. São suportados os protocolos OAuth 1.0 e OAuth 2.0. O protocolo OAuth 2.0 inclui novas funcionalidades, como a possibilidade de personalizar o período de tempo durante o qual uma aplicação tem acesso ao servidor. Quando o acesso da aplicação expirar, é solicitado aos utilizadores que concedam à aplicação acesso à respectiva conta. Com OAuth 1.0, o acesso de uma aplicação dura apenas algumas horas. Com OAuth 2.0, pode optar por conceder permissão às aplicações internas por um período de até 90 dias. Pode optar por activar o suporte de OAuth 2.0 para a sua aplicação interna aquando do respectivo registo. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Aplicações internas. 3. Faça clique em Registar aplicação. OAuth 1.0a está activado por predefinição. 10 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

15 Quando solicitado, introduza um nome e descrição para a aplicação. O nome e a descrição da aplicação podem ser alterados em qualquer altura, fazendo clique no menu junto à aplicação e seleccionando Editar propriedades. O nome da aplicação não pode exceder 50 caracteres e a descrição da aplicação não pode exceder 1000 caracteres. Seleccione Tipo de OAuth para activar OAuth 2.0. A activação de OAuth 2.0 concede-lhe a opção de seleccionar a duração do acesso e especificar um URL de retorno. A opção Duração da concessão de acesso define o período de tempo que demora até o acesso de uma aplicação interna ao servidor expirar. O URL de retorno é utilizado para enviar informações confidenciais para o seu servidor. É requerido o envio destas informações através de HTTPS, de modo a evitar a possibilidade da respectiva intercepção. O utilizador regressará a este URL após ter aprovado ou recusado o acesso para a aplicação. Durante o registo, serão atribuídos à sua aplicação uma chave e um código. As aplicações registadas são apresentadas em Aplicações internas. Como proceder a seguir Após registar a sua aplicação, poderá ser necessário repor o par de chave e código. Por exemplo, reponha os valores caso suspeite que estes foram comprometidos. Para repor a chave e o código, faça clique no menu da aplicação apropriada e seleccione Repor credenciais. Certifique-se de que actualiza a aplicação com as novas credenciais. Para visualizar o par de chave e código OAuth atribuído a uma aplicação, faça clique no menu da aplicação adequada e seleccione Mostrar credenciais. Para revogar o acesso das suas aplicações ao servidor, faça clique no menu da aplicação apropriada e seleccione Eliminar. Informações relacionadas: Open Authorization (abre uma nova janela) Personalizar a identidade de marca Como fornecedor, pode personalizar as informações apresentadas quando os seus clientes iniciam sessão na respectiva organização. A aplicação de um logótipo de marca aos ecrãs visualizados pelos clientes permite associar o sítio à sua organização. Pode personalizar as informações apresentadas aos clientes quando estes iniciam sessão na respectiva organização, quando repõem a palavra-passe ou quando visualizam a respectiva página Início. Estas alterações tornam a sua marca visível aos seus clientes e afectam também a sua organização. Pode personalizar as seguintes informações de identidade de marca: Logótipo de início de sessão Transfira uma imagem para utilizar como o logótipo apresentado nas páginas de início de sessão e de reposição da palavra-passe. O logótipo de início de sessão corresponde à imagem apresentada a um utilizador quando este inicia sessão numa organização que pertence ao seu cliente. Os utilizadores que iniciam sessão na sua organização poderão também visualizar esta imagem. Este logótipo não é apresentado na barra de navegação. Transferir uma nova imagem substitui a imagem actual. Se necessitar de manter uma cópia da imagem actual, descarregue-a antes de transferir uma nova. Aceda a Administração > Gerir organização > Definições do sistema > Tema para actualizar o logótipo de início de sessão. Informações da organização Capítulo 4. Personalizar a organização 11

16 Personalize as informações que os clientes visualizam acerca da sua organização. O nome da organização especificado aqui é apresentado na página utilizada pelos seus clientes para iniciar sessão na respectiva organização. Os detalhes da organização especificados aqui são também apresentados sempre que forem enviadas mensagens de correio electrónico para os seus clientes. Por exemplo, a mensagem de correio electrónico que é enviada quando um utilizador é adicionado à sua organização contém as informações da organização. Aceda a Administração > Gerir organização e faça clique em Identidade de marca abaixo do nome da sua organização, para actualizar as informações da organização. As informações especificadas em Identidade de marca > Alterar as informações da organização não afectam o nome da organização apresentado na barra de navegação. Para editar o nome da organização que é apresentado na barra de navegação e noutros pontos da organização, faça clique em Administração > Gerir organização > Definições de conta da organização. Ligações Proceda à edição das ligações que são apresentadas numa organização que pertence ao seu cliente. Utilize estas ligações para direccionar os utilizadores com sessão iniciada numa organização que pertence ao cliente para as suas informações proprietárias. Estas ligações são apresentadas no rodapé da página Início. Aceda a Administração > Gerir organização e faça clique em Identidade de marca sob o nome da sua organização, para actualizar as ligações da organização. Informações de suporte Proceda à edição das ligações que são apresentadas na sua organização e numa organização propriedade do cliente. Utilize estas ligações para direccionar os utilizadores com sessão iniciada numa organização que pertença ao seu cliente para as suas informações de suporte. O URL de suporte é apresentado no menu Ajuda. O URL do Endereço de correio electrónico de suporte é apresentado no rodapé da página Início. Aceda a Administração > Gerir organização e faça clique em Identidade de marca abaixo do nome da sua organização para actualizar as informações de suporte. Se um cliente especificar um endereço de correio electrónico de suporte para a respectiva organização em Administração > Gerir organização > Definições do sistema > Segurança, esse URL substitui o URL que especificar aqui. Tarefas relacionadas: Conceber a página da sua organização na página 7 Crie uma página pública que represente a sua organização. Inclua informações de contacto e uma breve descrição. 12 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

17 Capítulo 5. Configurar contas de utilizador Para que um utilizador possa aceder à organização, tem de ser criada uma conta para o mesmo. Apenas os administradores podem adicionar contas de utilizador. Cada conta de utilizador tem uma ou mais funções atribuídas à mesma que determinam as informações que um utilizador pode visualizar e as acções que pode executar. Existem várias funções que podem ser atribuídas a uma conta de utilizador. v Um Utilizador pode visualizar a página de uma organização, adicionar ficheiros e aceder às respectivas definições pessoais. Não podem aceder às definições da organização, modificar quaisquer definições do sistema, como as opções de segurança, opções de perfil ou modificar os temas ou logótipos da organização. Apenas os utilizadores podem ter subscrições e aceder a conteúdo. v Um Programador de aplicações dispõe de acesso suficiente para integrar as aplicações internas da respectiva organização, mas não dispõe de acesso a outras áreas de Administração. Não podem aceder às definições da organização, modificar quaisquer definições do sistema, como as opções de segurança, opções de perfil ou modificar os temas ou logótipos da organização. Atribua esta função a um utilizador quando pretender que ele aceda às Aplicações internas para registar aplicações personalizadas através de OAuth. Um programador de aplicações não pode subscrever um serviço, a menos que também lhe tenha sido atribuída a função de Utilizador. v Um Assistente do administrador tem permissões suficientes para repor palavras-passe de início de sessão para todos os utilizadores. No entanto, não podem repor as palavras-passe do IBM Notes. Também pode reenviar convites a utilizadores pendentes. Um assistente de administrador não pode subscrever um serviço a menos que também lhe tenha sido atribuída a função de utilizador. v Um Administrador tem acesso para modificar todas as definições da organização, como as informações de contacto e descrição, as definições de sistema, como as opções de segurança, regras de partilha de ficheiros e o tema da organização. Adicionalmente, podem adicionar ou remover utilizadores, gerir funções, atribuir privilégios de administrador ou de assistente do administrador a utilizadores, activar as aplicações integradas e gerir as subscrições. Os administradores também podem repor palavras-passe de início de sessão para todos os utilizadores e palavras-passe do Notes. Os administradores não podem subscrever um serviço a menos que lhes tenha sido também atribuída a função de Utilizador. Adicionar utilizadores Para adicionar utilizadores, tem de ter privilégios de administrador. Antes de começar Antes de adicionar utilizadores, decida quais as funções que pretende atribuir aos mesmos, quais as subscrições às quais pretende conceder-lhes acesso e os respectivos endereços de correio electrónico. As subscrições são categorizadas como serviços de Colaboração ou Correio. Os serviços de Colaboração incluem componentes para redes sociais, tais como Actividades, Comunidades, Ficheiros, Events e Meetings. Os componentes disponíveis para a sua organização dependem das ofertas adquiridas. Os serviços de Correio incluem o IBM SmartCloud Notes e IBM SmartCloud inotes. Se pretender adicionar vários utilizadores em simultâneo, contacte o técnico do serviço de assistência a clientes para solicitar a activação do servidor de integração. A IBM oferece um serviço de subscrição do servidor de integração para permitir ao utilizador transferir vários utilizadores de cada vez a partir do directório de organização local da sua empresa para o directório de organização do SmartCloud Engage. Este serviço de transferência adiciona utilizadores à sua conta IBM SmartCloud para Social Business. Também pode utilizar o serviço do servidor de integração para transferir alterações quando as informações sobre utilizadores no directório empresarial são alteradas. Se tiver o SmartCloud inotes, Copyright IBM Corp. 2010,

18 pode transferir utilizadores do directório empresarial para o directório de contactos do inotes. Consulte os tópicos Solicitar a activação do servidor de integração e Descrição geral do servidor de integração para obter mais informações. Dependendo dos serviços seleccionados durante a criação inicial da conta, poderá existir mais do que uma forma de notificar o utilizador relativamente à sua nova conta. Para utilizadores que têm um serviço de colaboração, os administradores fornecem um endereço de correio electrónico, que corresponderá à Identidade da conta do utilizador. Estes utilizadores receberão uma mensagem de correio electrónico de convite nesse endereço. Ao configurar uma conta para um utilizador do SmartCloud Notes, os administradores têm de fornecer uma palavra-passe temporária com a qual o novo utilizador iniciará sessão. Os administradores têm de notificar os novos utilizadores sobre esta palavra-passe temporária. Ao configurar uma conta para utilizadores do SmartCloud inotes, os administradores têm a opção de criar uma palavra-passe de início de sessão temporária ou de associar essa conta de utilizador a um endereço de correio electrónico alternativo externo à organização. Poderá ser enviada uma mensagem de correio electrónico para o endereço de correio electrónico externo. Procedimento Para adicionar um utilizador, faça clique em Administração > Gerir organização > Contas de utilizador > Adicionar conta de utilizador e forneça as informações necessárias para cada passo. 1. Especifique definições básicas de utilizador e atribua funções em Informações do utilizador É necessário seleccionar a função Utilizador antes deste utilizador subscrever um serviço. Seleccione Assistente de administrador para conceder a um utilizador a capacidade para repor palavras-passe para outros utilizadores ou para reenviar convites pendentes ou expirados. Seleccione Administrador para conceder privilégios de administração a este utilizador. Seleccione Programador de aplicações para utilizadores que têm de efectuar o registo de aplicações internas. 2. Utilize a opção Subscrições para seleccionar os serviços aos quais um utilizador tem acesso, adicionar acesso móvel ao correio electrónico e atribuir eventual armazenamento adicional para utilizar em ficheiros ou em correio electrónico. Seleccione a subscrição adequada para atribuir ao utilizador. Também pode activar o correio móvel, seleccionando a opção adequada em Suplementos. Caso a sua organização tenha adquirido espaço de armazenamento adicional, pode atribuir o volume de armazenamento para o utilizador que está a adicionar. Quota de ficheiros permite especificar a quantidade total de espaço em disco de que um utilizador dispõe para transferir ficheiros. Quota de correio permite especificar a quantidade total de espaço em disco de que um utilizador dispõe para o correio electrónico. É necessário especificar armazenamento adicional em números inteiros, como 1 ou 2. Não utilize fracções ou números com casas decimais. 3. Utilize Suplementos para activar o arquivo de correio electrónico ou dispositivos móveis. 4. Utilize o Início de sessão da conta para especificar a identidade da conta do utilizador. O endereço de correio electrónico especificado aqui torna-se no ID com que esse utilizador irá iniciar sessão. Este endereço de correio electrónico é designado como a identidade da conta. Ao criar uma conta de utilizador para subscrições de correio, existem opções adicionais que os administradores podem especificar. v Preferência de primeiro início de sessão: Para utilizadores do SmartCloud Notes, os administradores têm de criar uma palavra-passe temporária que é utilizada no primeiro início de sessão. Para utilizadores do SmartCloud inotes, os administradores podem optar por criar uma palavra-passe de primeiro início de sessão ou fornecer um endereço de correio electrónico alternativo para o qual será enviado o convite. v Apenas SmartCloud Notes: Os administradores podem especificar o nome exclusivo a utilizar. Estes campos são opcionais e, caso sejam deixados em branco, o SmartCloud Notes tentará definir os mesmos. 14 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

19 Resultados Após a criação de um utilizador, o estado da conta permanece pendente até que o utilizador inicie sessão ou conclua o registo. Excepto se for criada uma conta com uma palavra-passe temporária, o utilizador recebe uma mensagem de correio electrónico que contém uma ligação para uma página de registo, após a criação da conta. O utilizador terá então de fazer clique nessa ligação e concluir o processo de registo, introduzindo informações sobre o seu país, o fuso horário e as opções de notificação. Poderá também ser solicitado que criem uma palavra-passe. Após este registo ser submetido, o novo utilizador pode iniciar sessão na respectiva organização. Caso a sua organização tenha desactivado a verificação de correio electrónico de cliente, os novos utilizadores não receberão mensagens de correio electrónico de convite. Os administradores podem reenviar convites para contas pendentes fazendo clique na seta junto ao nome de um utilizador e seleccionando Reenviar convite. Faça clique em Reenviar todos os convites expirados para reenviar todos os convites expirados. Como proceder a seguir Se a sua organização incluir o SmartCloud Notes, consulte a documentação de administração do SmartCloud Notes sobre adição e aprovisionamento de utilizadores. Após um utilizador ter sido adicionado, o estado do convite será pendente. Os convites pendentes são convites que não foram utilizados para concluir o registo e que não expiraram. Um convite pendente expira após aproximadamente 28 dias. Após a expiração de um convite pendente, este não poderá ser utilizado para efectuar o registo e obter acesso à organização. Um administrador ou um assistente de administrador tem de reenviar o convite expirado para que um utilizador possa concluir o registo e iniciar sessão. Pode verificar o estado de um convite, em qualquer altura, acedendo a Contas de utilizador. Capítulo 5. Configurar contas de utilizador 15

20 Conceitos relacionados: Compreender funções na página 25 Obtenha informações sobre as funções disponíveis para contas de utilizador. Compreender melhor as diferentes funções ajuda a seleccionar as funções correctas para os seus utilizadores. Capítulo 6, Gerir utilizadores, na página 21 Os administradores podem eliminar, suspender ou editar uma conta de utilizador, fazendo clique na seta junto ao utilizador apropriado. Os administradores também podem gerir contas de utilizadores através do reenvio de convites pendentes ou da visualização de relatórios de utilizadores. Descrição geral do servidor de integração na página 47 O servidor de integração permite integrar informações de aprovisionamento de utilizadores e de integração de grupos do ambiente administrativo local. Permite também transferir utilizadores do directório empresarial da sua organização para o directório de contactos empresariais do SmartCloud inotes. Tarefas relacionadas: Gerir subscrições na página 27 Um administrador pode iniciar versões experimentais gratuitas de subscrições, adquirir novas subscrições, visualizar o histórico de subscrições ou optar por actualizar subscrições de versão experimental existentes para subscrições completas adquirindo as mesmas. As subscrições de versão experimental podem não estar disponíveis para a sua organização. Reenviar convites na página 21 Um administrador ou assistente do administrador pode reenviar mensagens de correio electrónico de convites expirados ou pendentes para todas as contas de utilizador pendentes ou para contas individuais. A mensagem de correio electrónico de convite contém uma ligação que um utilizador tem de abrir para concluir o registo. Após a conclusão do registo, um utilizador pode iniciar sessão. Repor palavras-passe e reenviar convites na página 18 Um utilizador com a função Assistente do administrador pode repor palavras-passe de utilizadores para o sítio ou reenviar convites expirados ou pendentes. Os Assistentes do administrador não podem repor palavras-passe do IBM Notes. Solicitar a activação do servidor de integração na página 47 Para começar a utilizar o servidor de integração, o administrador tem de contactar um técnico do serviço de assistência a clientes (CSR, Customer Services Representative) do IBM SmartCloud para Social Business para solicitar a activação. Informações relacionadas: Product documentation for SmartCloud Notes (abre uma nova janela) Lista de documentação do IBM SmartCloud para Social Business disponível. Abre numa nova janela. Activar aplicações de terceiros integradas Adicione soluções integradas dos nossos parceiros empresariais para melhorar a produtividade dos utilizadores. Estas ofertas baseadas na nuvem ajudam a sua equipa a trabalhar com maior eficiência. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Aplicações de terceiros integradas para visualizar as aplicações de terceiros suportadas. 3. Faça clique em Activar na aplicação adequada para torná-la disponível para os seus utilizadores. As aplicações integradas estão desactivadas por predefinição. Ao seleccionar Activar, os administradores podem activar uma aplicação integrada para uma conta de utilizador individual ou para todas as contas de utilizadores. Ao seleccionar a opção Activar para todos os utilizadores actuais a partir da descrição da aplicação, a aplicação fica activada para a organização e todos os utilizadores actuais. 16 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

21 Para personalizar o período de tempo em que uma aplicação tem acesso ao IBM SmartCloud para Social Business, defina a opção Duração da concessão de acesso. A opção Duração da concessão de acesso define o período de tempo que demora até o acesso de uma aplicação integrada do IBM SmartCloud para Social Business expirar. Quando o acesso da aplicação expirar, é solicitado aos utilizadores que concedam à aplicação acesso à respectiva conta. 4. Disponibilize a aplicação para um utilizador. Antes de um utilizador poder aceder a uma aplicação integrada, um administrador tem de activar essa aplicação na conta de utilizador adequada. a. Faça clique em Administração > Gerir organização > Contas de utilizador. b. Faça clique na seta junto ao utilizador que necessita de acesso à aplicação integrada e seleccione Adicionar aplicações de terceiros. c. Seleccione as aplicações integradas que pretende disponibilizar para o utilizador. Como proceder a seguir Sempre que uma aplicação integrada é activada para uma conta de utilizador, esse utilizador recebe uma notificação por correio electrónico. Poderá ser necessário efectuar uma configuração adicional para cada aplicação antes desta ficar disponível. Para obter informações detalhadas, consulte a documentação da aplicação integrada de terceiros. Pode repor o acesso das aplicações integradas ao IBM SmartCloud para Social Business. Se utilizar uma aplicação após a reposição das permissões, será solicitado que autorize o acesso dessa aplicação ao seu conteúdo. Requisitos de palavra-passe É solicitado que os novos utilizadores cujas contas tenham sido criadas com uma palavra-passe temporária criem uma palavra-passe aquando do primeiro início de sessão. Os utilizadores cujas palavras-passe tenham sido repostas também têm de criar novas palavras-passe aquando do próximo início de sessão. As palavras-passe têm de estar em conformidade com requisitos específicos de tamanho e caracteres. Todas as palavras-passe do sítio têm de estar em conformidade com as seguintes regras: v O comprimento mínimo da palavra-passe corresponde a oito caracteres. v As palavras-passe têm de conter, pelo menos, um carácter não-alfabético e, pelo menos, quatro caracteres alfabéticos. v Não podem conter três ou mais caracteres repetidos ou o carácter de espaço. v Não podem corresponder a qualquer uma das últimas oito palavras-passe. v Não podem conter o seu nome ou endereço de correio electrónico. Os utilizadores podem fazer clique em Esqueceu-se da palavra-passe? para repor a respectiva palavra-passe. Esta ligação repõe a palavra-passe da organização, mas não repõe necessariamente a palavra-passe do correio. Os administradores e os assistentes do administrador podem repor palavras-passe, fazendo clique na seta junto a um utilizador apresentado em Contas de utilizador e seleccionando Repor palavra-passe. Os assistentes do administrador podem repor a palavra-passe de início de sessão de um utilizador, mas não podem repor palavras-passe do IBM Notes. Os administradores podem repor palavras-passe de início de sessão e palavras-passe do IBM Notes. Os utilizadores que iniciem sessão fazendo clique em Utilizar o início de sessão da minha organização estão a utilizar uma identidade federada e podem repor as suas palavras-passe apenas seguindo o processo das respectivas empresas. Capítulo 5. Configurar contas de utilizador 17

22 Os administradores podem activar definições de segurança para aplicar expirações de palavra-passe através de Definições do sistema > Segurança. Quando um utilizador inicia sessão com uma palavra-passe expirada, é solicitada a reposição da palavra-passe. Para impedir a reciclagem de palavras-passe, um utilizador apenas pode repor a respectiva palavra-passe uma vez a cada período de 24 horas. No entanto, os administradores e os assistentes do administrador podem repor a palavra-passe de um utilizador em qualquer altura. Tarefas relacionadas: Definir a validade da palavra-passe na página 26 Por predefinição, as palavras-passe não expiram. A imposição de um período de validade da palavra-passe ajuda a assegurar que as palavras-passe são alteradas frequentemente. Os administradores podem definir um intervalo de validade da palavra-passe para todos os utilizadores. Repor palavras-passe e reenviar convites Um utilizador com a função Assistente do administrador pode repor palavras-passe de utilizadores para o sítio ou reenviar convites expirados ou pendentes. Os Assistentes do administrador não podem repor palavras-passe do IBM Notes. Sobre esta tarefa Um assistente do administrador pode ajudar a gerir os utilizadores numa organização, reenviando convites para que o administrador não tenha de o fazer. A mensagem de correio electrónico de convite que é reenviada contém uma ligação que um utilizador tem de abrir para concluir o registo. Após a conclusão do registo, um utilizador pode iniciar sessão. Os assistentes do administrador também podem repor palavras-passe de utilizadores que não podem repor as respectivas palavras-passe, uma vez que a duração mínima de 24 horas das palavras-passe não expirou. O reenvio de convites não é suportado para utilizadores criados apenas com a opção de palavra-passe. Por exemplo, os utilizadores do SmartCloud Notes com contas pendentes não podem receber uma mensagem de correio electrónico de convite, uma vez que essas contas são criadas com uma palavra-passe. No entanto, os utilizadores do SmartCloud inotes criados com um endereço de correio electrónico alternativo podem receber convites reenviados, uma vez que o convite é enviado para o endereço especificado como endereço de correio electrónico alternativo. Procedimento v Reponha as palavras-passe do utilizador. 1. Faça clique em Administração. 2. Seleccione a seta junto ao utilizador que necessita de alterar a palavra-passe. Pode também fazer clique no nome do utilizador. 3. Seleccione Repor palavra-passe. Preencha os pedidos de informação para repor a palavra-passe. 4. Notifique o utilizador da alteração da palavra-passe. O utilizador não é automaticamente notificado de que a palavra-passe foi reposta. Certifique-se de que comunica esta alteração ao utilizador, juntamente com a nova palavra-passe, se necessário. v Reenviar convites pendentes ou expirados. 1. Faça clique em Administração para aceder a Contas de utilizador. 2. Para reenviar todos os convites expirados, faça clique em Reenviar todos os convites expirados. Pode também reenviar um convite expirado ou pendente a um utilizador individual, fazendo clique no respectivo ou nome ou na seta junto ao respectivo nome. 18 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

23 Tarefas relacionadas: Adicionar utilizadores na página 13 Para adicionar utilizadores, tem de ter privilégios de administrador. Informações relacionadas: Product documentation for SmartCloud Notes (abre uma nova janela) Lista de documentação do IBM SmartCloud para Social Business disponível. Abre numa nova janela. Capítulo 5. Configurar contas de utilizador 19

24 20 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

25 Capítulo 6. Gerir utilizadores Os administradores podem eliminar, suspender ou editar uma conta de utilizador, fazendo clique na seta junto ao utilizador apropriado. Os administradores também podem gerir contas de utilizadores através do reenvio de convites pendentes ou da visualização de relatórios de utilizadores. Tarefas relacionadas: Adicionar utilizadores na página 13 Para adicionar utilizadores, tem de ter privilégios de administrador. Reenviar convites Um administrador ou assistente do administrador pode reenviar mensagens de correio electrónico de convites expirados ou pendentes para todas as contas de utilizador pendentes ou para contas individuais. A mensagem de correio electrónico de convite contém uma ligação que um utilizador tem de abrir para concluir o registo. Após a conclusão do registo, um utilizador pode iniciar sessão. Sobre esta tarefa Os convites pendentes são convites que não foram utilizados para efectuar o registo e que não expiraram. Um convite pendente expira após aproximadamente 28 dias. Após a expiração de um convite pendente, este não pode ser utilizado para efectuar o registo na organização até que o administrador ou o assistente de administrador reenvie o convite expirado. O reenvio de convites não é suportado para utilizadores criados apenas com a opção de palavra-passe. Por exemplo, os utilizadores do SmartCloud Notes com contas pendentes não podem receber uma mensagem de correio electrónico de convite, uma vez que essas contas são criadas com uma palavra-passe. No entanto, os utilizadores do SmartCloud inotes criados com um endereço de correio electrónico alternativo podem receber convites reenviados, uma vez que o convite é enviado para o endereço especificado como endereço de correio electrónico alternativo. Apenas os administradores têm acesso às opções Administração > Gerir organização. Procedimento 1. Os administradores podem fazer clique em Administração > Gerir organização. Se for um assistente de administrador, faça clique em Administração. 2. Faça clique em Contas de utilizador. 3. Reenvie a mensagem de correio electrónico de convite. Pode adicionar conteúdo personalizado à mensagem de correio electrónico de convite. v Faça clique em Reenviar todos os convites expirados para reenviar a mensagem de correio electrónico do convite para todas as contas expiradas. v Faça clique na seta junto à conta de utilizador pendente apropriada e seleccione Reenviar convite para reenviar a mensagem de correio electrónico de convite pendente para uma conta de utilizador individual. Copyright IBM Corp. 2010,

26 Tarefas relacionadas: Adicionar utilizadores na página 13 Para adicionar utilizadores, tem de ter privilégios de administrador. Informações relacionadas: Product documentation for SmartCloud Notes (abre uma nova janela) Lista de documentação do IBM SmartCloud para Social Business disponível. Abre numa nova janela. Editar, suspender e eliminar contas de utilizador Os administradores podem eliminar, suspender ou editar uma conta de utilizador, fazendo clique na seta junto ao utilizador apropriado. Antes de começar Se a organização incluir contas de utilizador do SmartCloud Notes, consulte a documentação de administração do SmartCloud Notes sobre eliminação, suspensão ou edição de um utilizador antes de efectuar alterações a uma conta. Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Contas de utilizador. 3. Faça clique na seta junto à conta de utilizador que pretende editar. A partir daqui pode eliminar, suspender ou editar uma conta de utilizador. Ao eliminar uma conta de utilizador, pode optar por transferir os ficheiros desse utilizador para outra conta, introduzindo o endereço de correio electrónico do utilizador que deve receber os ficheiros no campo Atribuir a. Nota: Todos os ficheiros da conta que está a eliminar serão permanentemente eliminados se não os transferir para outra conta, introduzindo o endereço de correio electrónico no campo Atribuir a. Resultados Estas alterações não são aplicadas até o utilizador eliminado concluir sessão. Como proceder a seguir Para transferir a propriedade das actividades, filiação de comunidades e outros dados da conta para outra conta: 1. Suspenda a conta cuja propriedade será transferida, de modo a impedir acesso subsequente à conta. 2. Decida se é necessário optar por propriedade temporária. Esta é frequentemente atribuída ao gestor do funcionário da conta original. 3. Decida quem deverá receber propriedade permanente dos tipos de conteúdo a transferir. Mais do que uma pessoa poderá herdar o conteúdo. 4. Altere a palavra-passe na conta e comunique a alteração ao proprietário temporário, se aplicável. 5. Remova a suspensão da conta. 6. Transfira a propriedade dos ficheiros para o funcionário ou funcionários alternativo(s) designado(s). 7. Inicie sessão na conta ou dê instruções ao proprietário temporário para que o faça, utilizando a nova palavra-passe. Navegue até cada comunidade e actividade para a qual o funcionário da conta original foi designado o proprietário empresarial e altere o proprietário empresarial para o funcionário ou funcionários alternativo(s). 8. Após concluir todas as atribuições de propriedade do conteúdo, suspenda novamente a conta para confirmar que todo o conteúdo foi correctamente atribuído. 22 IBM SmartCloud para Social Business: Manual do Administrador do IBM SmartCloud Engage e IBM SmartCloud Connections

27 9. Elimine a conta a partir da qual a propriedade foi originalmente transferida. Após esta conta ter sido eliminada, todos os ficheiros, comunidades e actividades propriedade desta conta são permanentemente eliminados. Informações relacionadas: Product documentation for SmartCloud Notes (abre uma nova janela) Lista de documentação do IBM SmartCloud para Social Business disponível. Abre numa nova janela. Repor palavras-passe de início de sessão Um utilizador pode repor a própria palavra-passe apenas uma vez a cada período de 24 horas, fazendo clique em Esqueceu-se da palavra-passe?. Um administrador ou assistente do administrador pode repor as palavras-passe de qualquer utilizador, em qualquer altura. Os administradores podem repor as palavras-passe de qualquer utilizador, em qualquer altura. Os assistentes do administrador podem repor as palavras-passe de início de sessão em qualquer altura, mas não podem repor as palavras-passe do IBM Notes. Sobre esta tarefa Reponha palavras-passe quando um utilizador se esquecer da respectiva palavra-passe ou caso a palavra-passe possa ter sido comprometida. Os utilizadores que iniciem sessão fazendo clique em Utilizar o início de sessão da minha organização estão a utilizar uma identidade federada e podem repor as suas palavras-passe apenas seguindo o processo das respectivas empresas. Se os administradores activarem a função de sincronização de palavra-passe do SmartCloud Notes, quando os utilizadores alterarem as respectivas palavras-passe, poderão também utilizar as novas palavras-passe para iniciar sessão no cliente do IBM Notes. Para obter informações sobre esta função, consulte a documentação Administrar o SmartCloud Notes. Execute os seguintes passos para repor a palavra-passe de qualquer utilizador: Procedimento 1. Faça clique em Administração > Gerir organização. 2. Faça clique em Contas de utilizador. 3. Seleccione a seta junto ao utilizador que necessita de alterar a palavra-passe. 4. Seleccione Repor palavra-passe e introduza a nova palavra-passe. Esta palavra-passe corresponde a uma palavra-passe temporária que o utilizador deve introduzir na próxima vez em que iniciar sessão. Nessa altura, será solicitado ao utilizador que crie uma palavra-passe. Se estiver a repor uma palavra-passe para um utilizador com uma subscrição de correio, pode também repor a palavra-passe editando a respectiva conta de utilizador. Faça clique no nome do utilizador apropriado em Contas de utilizador e introduza uma nova palavra-passe na secção Subscrições > Correio. 5. Notifique o utilizador da alteração da palavra-passe. O utilizador não é automaticamente notificado de que a palavra-passe foi reposta. Certifique-se de que comunica esta alteração ao utilizador, juntamente com a nova palavra-passe, se necessário. Como proceder a seguir Os administradores podem activar definições de segurança para aplicar expirações de palavra-passe através de Definições do sistema > Segurança. Quando um utilizador inicia sessão com uma palavra-passe expirada, é solicitada a reposição da palavra-passe. Capítulo 6. Gerir utilizadores 23