CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS ISABELLA DE ALBUQUERQUE LEMOS

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1 CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS ISABELLA DE ALBUQUERQUE LEMOS CONTROLE ESTRATÉGICO E PRODUTIVIDADE DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO FORTALEZA-CE 2013

2 ISABELLA DE ALBUQUERQUE LEMOS CONTROLE ESTRATÉGICO E PRODUTIVIDADE DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO Trabalho de conclusão de curso apresentado como exigência para o término do Curso de Graduação em Ciências Contábeis da Faculdade Cearense, e como requisito parcial para obtenção do título de bacharel no mesmo. Orientação: Profª. Dra. Márcia Maria Machado Freitas FORTALEZA-CE 2013

3 ISABELLA DE ALBUQUERQUE LEMOS CONTROLE ESTRATÉGICO E PRODUTIVIDADE DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO Trabalho de conclusão de curso apresentado como exigência para o término do Curso de Graduação em Ciências Contábeis da Faculdade Cearense, e como requisito parcial para obtenção do título de bacharel no mesmo. Aprovação: / / BANCA EXAMINADORA Profª. Dra. Márcia Maria Machado Freitas Orientador (a) Profª. Dra. Liliana Farias Lacerda Membro 1 Profª. Esp. Aline da Rocha Xavier Casserb Membro 2

4 A minha família que de forma direta contribui para minha formação primeiramente como pessoa humana e digna, estes representados por meu marido Fabrício Aragão com seu companheirismo e dedicação e ao meu filho Fabrício Aragão F. por ampliar meu universo nesta intensa jornada.

5 AGRADECIMENTOS A Deus acima de todas as coisas por me dar forças nesta caminhada árdua, em que o ser humano nunca poderá determinar se conseguirá atingir seus objetivos, pois, nesse trajeto existem possibilidades de que ocorram tropeços, porém, a virtude é a coragem para se levantar e começar novamente, e nunca desistir. Todavia, ao terminar uma jornada, não há prazer no mundo que possa ser comparado àquele momento. Todas as dificuldades são esquecidas mesmo que momentaneamente, e após a euforia, novas metas, novos objetivos são traçados e o ser humano recomeça a sua luta. Agradeço às pessoas que de maneira direta ou indiretamente ajudaram na elaboração deste trabalho. À minha família pelo amor, paciência e apoio. Ao corpo docente do Curso de Graduação em Ciências Contábeis da Fac pelas teorias, filosofias e saberes abordados no decorrer destes anos. A orientadora Márcia Freitas pelo conhecimento e instrução tão importantes para a construção desta pesquisa. Aos amigos em especial pela transmissão dos conhecimentos adquiridos em grupo, alimentando o meu saber individual e como cidadã.

6 Na prática da pesquisa, trabalhamos somente com as mais tênues e superficiais formulações de critérios, apenas com padrões mais soltos e flexíveis possíveis, à medida que vemos a investigação como reformulação de crenças em vez de descobrimento da natureza dos objetos. Assumimos a pesquisa como processo de mudança em nossas crenças. Aprendemos que o melhor caminho para encontrar algo em que acreditar é escutar tantas sugestões e argumentos quanto forem possíveis. Godoi, Bandeira-de-Melo e Silva

7 RESUMO O trabalho apresenta um estudo de caso sobre gestão de estoques na média empresa no ramo de comércio de produtos cerâmicos e serviços, cujo foco da pesquisa foi estabelecer uma análise da Curva ABC na organização Portobello Shop S.A, representada pela franquia na cidade de Fortaleza-CE, Uma das áreas essenciais neste seguimento é a administração de estoques, que tem por finalidade prevenir e planejar os investimentos a serem realizados na área de compras, planejamento de caixa e redução de custos. Com isso o objetivo fundamental deste trabalho será a apresentação de técnicas de gestão para a eficaz administração de estoques. Na fundamentação teórica conceituaram-se idéias de alguns autores que serviram para o embasamento na experiência da pesquisa, onde se realizou a formalização das técnicas de gestão de estoques, apresentadas durante o trabalho. Durante a pesquisa verificou-se que a organização em estudo utiliza ferramentas como softwares capazes de prever a demanda, a partir do histórico de vendas, garantindo maior confiabilidade na hora da tomada de decisão. As alternativas e ferramentas sugeridas para atender o atual problema, foram: o levantamento da previsão de demanda ou faturamento médio, o valor da média de estoques para se estabelecer um comparativo e suas variáveis e a curva ABC dos estoques. Palavras-chave: Gestão de Estoques, Administração de estoques, Curva ABC

8 ABSTRACT The paper presents a case study on inventory management at the average firm in the trading business of ceramic products and services, whose research focus was to establish an analysis of the organization Curve ABC Shop Portobello SA, represented by the franchise in the city of Fortaleza CE - One of the key areas in this action is inventory management, which aims to prevent and plan the investments to be made in the area of shopping, cash planning and cost reduction. Thus, the primary goal of this work is the presentation of management techniques for effective inventory management. In the theoretical framework is conceptualized ideas of some authors that served to the basement in search of experience, to where the formalization of inventory management techniques, presented during the work. During the re-search showed that the organization under study tools such as software able to predict demand from the sales history, ensuring greater reliability con - time decision making. The alternatives suggested and tools to meet the current problem were the lifting of the forecast demand or average revenue, the value of average inventory to establish a comment and its variables and ABC curve inventories. Keywords: Inventory Management, inventory management, ABC Curve.

9 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1- PORTOBELLO SHOP FORTALEZA FIGURA 2- LANÇAMENTO DE ENTRADAS DOS PRODUTOS UTILIZADO PELO SISTEMA FIGURA 3- RELATÓRIO COM DIVERSIFICAÇÃO DE PRODUTOS FIGURA 4- FATURAMENTO (R$) FIGURA 5- VALORES DO ESTOQUE (R$) FIGURA 6- CURVA ABC DOS ESTOQUES LISTA DE QUADROS QUADRO 1- CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES QUADRO 2-CONFLITOS INTERDEPARTAMENTAIS EM RELAÇÃO AOS NÍVEIS DE ESTOQUES QUADRO 3-CUSTOS DE ESTOQUES QUADRO 4- PRODUTOS DO ESTOQUE LISTA DE TABELAS TABELA 1- FATURAMENTO MÉDIO TABELA 2- MÉDIA DE ESTOQUES TABELA 3-CATEGORIAS, PERCENTUAL E ITENS ANALISADOS TABELA 4-PERCENTUAL DE FATURAMENTO E QUANTIDADE DE ITENS... 61

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA METODOLOGIA NIVEIS DE ESTOQUES PARA UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE A IMPORTÂNCIA DA CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES FUNÇÕES DO ESTOQUE CUSTOS ASSOCIADOS AO ESTOQUE ESTRATÉGIA COMPETITIVA ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Filosofia Just in Time (JIT) Kaban Balanced Scorecard SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE ARMAZÉNS PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES METODOLOGIA ESCOLHA DO TEMA TIPO DE PESQUISA Pesquisa Bibliográfica Pesquisa Descritiva Pesquisa Descritiva com Abordagem Quantidade ABORDAGEM DO MÉTODO COLETA DE DADOS ANÁLISE DO CONTROLE ESTRATÉGICO E A PRODUTIVIDADE DE ESTOQUES PARA UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE A ORGANIZAÇÃO CONTROLE DE FLUXO DE MERCADORIAS Análise da média de vendas da empresa Análise da média de estoques da empresa DIAGNÓSTICO DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES Gestão de estoques Formulação de dados Formação dos custos pelo método de custeio Formulação da curva ABC dos estoques... 59

11 5 CONCLUSÃO REFERÊNCIAS E 66 7 ANEXOS E 68

12 1 INTRODUÇÃO Gerir pode ser definido como um conjunto de atividades aptas a levar uma organização ao cumprimento de seus objetivos. Diante de frequentes mudanças se torna difícil saber de imediato qual a melhor estratégia a ser utilizada pela empresa para que se alcancem esses objetivos. Nesse sentido, ter um modelo de gestão bem estruturado apropriado a viabilizar o conjunto de diretrizes estratégicas da empresa é fundamental. Toda corporação possui um padrão de gestão, no qual promulga as basais crenças e estima desenvolvida pelos gestores. Esse modelo decorre na maioria das vezes do encargo constituído, resultando em um conjunto de normas e regras que orientam a maneira como a empresa será gerida. O planejamento é um importante instrumento administrativo que serve de análise para o comportamento futuro da empresa. Através do planejamento se definem políticas, diretrizes e objetivos estratégicos de médio e longo prazo. Um dos gerenciamentos que merece destaque é o gerenciamento de estoques, o qual é capaz de proporcionar o controle estratégico e a produtividade dos mesmos. A grande vantagem da gestão de estoques está na redução na maior disponibilidade de produtos sem aumentar a quantidade de forma exagerada, bem como os custos, possibilitando o cumprimento do prazo de entrega e maior facilidade de colocação de pedidos. Ressalta-se que a dinâmica da evolução verificada ultimamente no ambiente empresarial, bem como o atual processo de mudança de hábitos dos consumidores tem estimulado os gestores a criarem novas alternativas que os habilitem a acompanhar este processo de forma eficiente e eficaz para as empresas que administram. O trabalho será estruturado em seis capítulos, sendo que o primeiro será a introdução, no qual constam os objetivos, a problemática abordada na pesquisa, a justificativa do trabalho e a metodologia utilizada para o desenvolvimento do mesmo. O segundo capítulo traz uma abordagem sobre estoques, o conceituando, destacando seus tipos, as formas de análise e os custos para manutenção de estoques. Aborda-se ainda neste capítulo, o controle estratégico de estoques, enfatizan- 12

13 do o conceito de gerenciamento de estoques, a função e o objetivo do controle de estoques, destacando sua importância e os benefícios para a empresa que o utiliza, estuda-se ainda o alinhamento estratégico e as respectivas filosofias adotadas: Just in Time, Kaban e Balanced Scorecard bem como o sistema de gerenciamento de armazéns e as estratégias para o planejamento e controle de estoques. O terceiro capítulo traz a metodologia voltada para a pesquisa juntamente com um estudo de caso a ser apresentado pela empresa; No quarto capítulo será desenvolvido o objetivo de estudo desta monografia, ressaltando os principais aspectos relevantes ao processo produtivo e ao controle de estoques em questão; O quinto capítulo abordará a conclusão, esta última, que apresenta a empresa Portobello Shop de maneira mais específica, identificando-a e organizando-a simultaneamente aos seus processos produtivos, aliando a problemática aos objetivos propostos nas literaturas para a construção de novas ferramentas capazes de gerenciar através da gestão de estoques. No sexto capítulo estão apresentadas as referências consultadas para a construção da pesquisa. 1.1 PROBLEMA A gestão de estoques realiza-se com os números estatísticos coletados, desta forma serão investigados os dados alavancados no decorrer da pesquisa, com a finalidade de oferecer à empresa os recursos necessários para a avaliação do problema. Após a análise da venda de um determinado período estabelecido pelo estudo, é feita a divisão da venda pela quantidade de meses, ou seja, os seis meses do diagnóstico, até encontrar a demanda média do mês. Existe uma diferença de valores entre as vendas e o estoque, ou seja, o nível de estoques que a empresa apresenta é relativamente desproporcional em relação ao seu faturamento. Realizado isso é possível estabelecer qual o nível ideal de estoques para cada produto, ou seja, através da formulação da curva ABC dos mesmos. Com base na investigação, a questão seria como empregar o uso da gestão de estoques e da curva ABC de modo a equilibrar o faturamento da empresa, ao nível de estoques ideal para a mesma? 13

14 1.2 OBJETIVOS Objetivo Geral Analisar o controle estratégico e a produtividade de estoques para uma empresa de médio porte Objetivos Específicos Compreender a literatura de maneira a aplicar na gestão de estoques; Levantar dados com base na média de vendas e média de estoques, utilizando a ferramenta de curva ABC dos estoques; Verificar a melhoria dos processos de gestão de estoques como promotor da eficiência das atividades desenvolvidas. 1.3 JUTIFICATIVA Este trabalho se justifica, para que se possa demonstrar na prática a importância da gestão de estoques, que tem a função de fazer com que o investimento em estoques se fundamente na rentabilidade e na otimização de custos, melhorando assim o resultado da empresa, o que resultará em uma grande vantagem competitiva. Vale salientar que o tema possui relevância acadêmica, pois contribui para o aumento do acervo de pesquisas sobre o assunto. Nesse contexto, o estudo se faz importante para que se possa perceber a responsabilidade da gestão de estoques no que concerne ao controle estratégico e à produtividade do estoque de uma empresa, viabilizando o funcionamento da mesma e reduzindo os custos. Com o levantamento dos números referentes a análise dos custos e manutenção com estoques, poderemos perceber num contexto mais específico, as dificuldades caracterizadas pela falta de planejamento e organização nos estoques da empresa. A partir da abordagem realizada, o propósito é a criação de uma nova maneira para organizar os processos produtivos, onde será levada em consideração prin- 14

15 cipalmente a demanda dos produtos. Em que o fator venda será a parcela de maior valor na apuração dos demais números gerenciais, aliadas a determinação das quantidades vendidas de cada produto num intervalo de tempo de seis meses, através do cálculo da média de vendas e da média de estoques, formulando uma curva ABC dos estoques, e, portanto, chegando ao nível ideal de estoques para os mesmos. A empresa poderá administrar de maneira eficiente a relação das vendas e estoques paralelamente, controlando os excedentes e reduzindo os gastos desnecessários, por meio das ações estratégicas e ferramentas aliadas a gestão de estoques. 1.4 METODOLOGIA O estudo será respaldado por uma pesquisa bibliográfica em conjunto com um estudo de caso. A pesquisa bibliográfica será realizada com base em livros e artigos, utilizando-se de autores como: Silva, com sua obra Contabilidade Estratégica ; Oliveira, com seu livro intitulado Estratégia empresarial ; e Christopher, com seu livro Logística e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: estratégias para redução dos custos e melhoria dos serviços.. A análise realizada para o presente estudo de caso será na empresa Portobello Shop S.A, esta que atua no setor de Comércio e Produtos Cerâmicos, onde serão aplicados questionários com os responsáveis pelo estoque, bem como com a gestão da empresa, os quais estarão voltados para o problema de pesquisa e objetivos do mesmo. O estudo de caso realizado para esta monografia é descrito no quarto capítulo, sendo iniciados com a descrição dos procedimentos metodológicos utilizados, para coleta de dados, bem como a descrição da empresa onde se realiza o estudo. Por fim, analisa-se e discutem-se os resultados encontrados para esta pesquisa. 15

16 2 NÍVEIS DE ESTOQUES PARA UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE Neste capítulo será apresentado à origem e os principais conceitos de estoques na organização, estes que servirão de apoio nesta fundamentação teórica para a construção da pesquisa, e para posterior análise das filosofias adotadas em detrimento do estudo de caso, onde o conceito de estoques estará diretamente vinculado as suas várias tipologias. Falar em estoque é descrever os processos de armazenagem, podendo ser definida como a quantificação de itens ou recursos tangíveis, estando eles em movimento ou não, porém devendo está no poder da organização por um determinado tempo. Quanto à formação do estoque, Bertaglia (2005) afirma que o mesmo ocorre quando há um desequilíbrio entre a demanda e o fornecimento. Assim, o estoque na organização tem como intuito atender ao que é necessário para os clientes da empresa, visto que não é possível ter uma previsão exata da demanda de pedidos ou compras, assim, ele possui a finalidade de garantir que a mercadoria esteja disponível no momento que ela seja requisitada. Para Pozo (2004) manter estoques é um dilema para uma organização, visto que pode demandar de altos custos, sendo prejudicial para a empresa, devendo-se, assim, buscar conciliar da melhor forma os diferentes objetivos de cada departamento da empresa para os estoques, sem que venha a prejudicar a operacionalidade da empresa. Slack (1997) define estoque como o acúmulo de recursos materiais em um sistema de informações, sendo também, muitas vezes utilizado apenas para descrever qualquer recurso armazenado. Vale ressaltar, que a empresa visa ter seu estoque como um lubrificante para a produção e bom atendimento das vendas. Os estoques são por muitas vezes motivo de discussão entre os autores, sendo considerado um paradoxo: de um lado existem os altos custos para manutenção de estoque, fator que pode elevar o capital de giro necessário à empresa, tendo que assumir riscos potenciais no que concerne à deterioração, perda de material e ocupação valiosa de espaço. Por outro lado, vem o fator segurança proporcionada pelo estoque em relação à continuidade da cadeia produtiva. 16

17 Para Slack (1997) o estoque só existe quando o fornecimento e a demanda não estão em harmonia, não concordando, portanto, com a manutenção de um estoque dentro da empresa. Para Ballou (1993) o objetivo de manter um estoque é maximizar os recursos da empresa, de modo a aumentar a eficiência operacional da empresa e fornecer um nível satisfatório de atendimento ao cliente, já que poderá oferecer o serviço de pronta-entrega da mercadoria. Conforme o mencionado segundo os autores supracitados, a funcionalidade do estoque é essencial ou não, dependendo da maneira como cada um interpreta as necessidades da empresa, ou seja, se para Slack a manutenção de estoques é sinônimo de perdas de capital, para Ballou é primordial que a organização mantenha estoques com os produtos sempre comercializados visando a revenda dos mesmos e na garantia contra as oscilações de preços impostos pelo mercado. Dentre as vantagens para manter estoques, Ballou (1993) cita: departamento de marketing pode vender mais seguramente os produtos da empresa; atender clientes que precisam imediatamente do produto e são atendidos; reduz os custos demandados pela falta do produto para o cliente. O incentivo à economia de produção também é considerado por Ballou (1993) como uma vantagem dos estoques, visto que a fábrica produz sem considerar a demanda, o que faz com que os custos na produção sejam reduzidos em decorrência da produção se dá em grandes lotes, sendo possível manter a força de trabalho em níveis estáveis. Ballou (1993) também destaca a economia nas compras e no transporte, considerando que para estoques grandes lotes são adquiridos. A manutenção de estoque é mencionada pelo autor como vantajosa, também por evitar que a empresa tenha de elevar seus preços, protegendo-se contra oscilações na demanda ou tempo para suprir a empresa com determinados produtos. Analisou-se nesta pesquisa, que existem as vantagens e os percalços da manutenção de estoques na organização, pois, há utilidade em reter mercadorias no estoque para a comercialização, onde o fator tempo requer rapidez e eficiência. Porém as consequências desta conservação refletem nos custos e no capital sem estoque para a comercialização, onde o fator tempo requer rapidez e eficiência. Porém as consequências desta conservação refletem nos custos e no capital sem 17

18 giro, onde poderia ser aproveitado em outros setores. Porém, Ballou (1993) afirma que manter estoque imobiliza capital que poderia ser empregado diferente, dentro ou fora da organização, podendo ser visto então como um capital imobilizado. Existem os riscos que permeiam o uso da conservação de produtos em depósitos, ou os custos em larga escala com a armazenagem dos mesmos, o capital investido e o retorno esperado pela empresa visando lucro, as frequentes modificações na fabricação dos lotes, até os preços exigidos para venda no mercado e a competição entre as instituições locais no mesmo setor. A questão é presumir a relevância da manutenção destes estoques através das teorias apresentadas, agregando ao mesmo as filosofias que melhor se adequem ao contexto deste estudo, questionando a maneira como a empresa necessita do mesmo em seus aspectos mais específicos. Em seguida diagnosticando as falhas em relação a sua preservação de estoques com as prováveis consequências que estas ações poderão acarretar, portanto, proporcionando ao final deste estudo resultados positivos, já que a temática abordada requer soluções acessíveis à administração da organização. Ressalta-se que o estoque pode assumir diferentes formas, sendo sua classificação abordada no tópico a seguir. 2.1 A IMPORTÂNCIA DA CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES Inicialmente tem-se a classificação dos estoques como ativos e inativos. De acordo com Falcão (2008) os estoques ativos são aqueles resultantes de um planejamento prévio e destinado à utilização em produção e produtos em processo que se encontram em diferentes estágios, como manutenção, reparo e operação, produtos acabados e materiais administrativos. O estoque destinado à produção consiste naqueles que envolvem matériaprima e componentes que devem integrar o produto final. Já os estoques para produtos em processos podem ser utilizados para manutenção reparo e operação, os quais são integrados por produtos empregados durante o processo produtivo, sem que estes façam parte do produto final, bem como pelos produtos acabados, ou seja, aqueles que já se encontram prontos para serem comercializados e por materi- 18

19 ais administrativos que são compostos por instrumentos de trabalho na empresa, sem que existam vínculos com o processo produtivo. Quanto ao estoque inativo, têm-se aqueles que se tornam inutilizados, Falcão (2008) ressalta que este tipo de estoque decorre de alterações de programas, mudanças na política de estoque ou mesmo por falha de planejamento. Segundo autor, nesse tipo de estoque enquadram-se o estoque disponível, compostos por materiais sem perspectivas de uso e sem que possua uma destinação definida, seja total ou parcialmente e o estoque alienável, o qual é constituído por material disponível, inservível, obsoleto, e sucatas destinadas à venda. Em ambos os tipos ou classificações de estoques, sejam ativos ou inativos, percebe-se a importância deste para a representação no funcionamento da organização, haja vista que, gera recursos essenciais a propiciar lucros e na criação de postos de trabalho, concentrando-se em diversos departamentos e caracterizado por muitas formas e estágios de transformação, sendo a priori, a sua função de gerar lucros por meio da produção ou revenda. Pozo (2007) classifica os estoques com outra nomenclatura, mas de forma semelhante à demonstrada por Falcão (2008), a classificação de estoques de acordo com Pozo (2007) é demonstrada no Quadro 1. TIPOS Matéria-Prima Produto em Processo Produto Acabado Produtos Produto em Trânsito Produto em Consignação DESCRIÇÃO Material básico que irá receber um processo de transformação. Corresponde a todos os itens que já entraram em processo produtivo, mais ainda não são produtos acabados. Produtos prontos para serem vendidos Corresponde a todos os produtos despachados que ainda não chegaram ao destino. Disponibilidade de mercadoria, para um cliente visando uma venda futura, no qual os materiais continuam sendo de propriedade do fornecedor. Quadro 1 - Classificação de Estoques Fonte: Adaptado de Pozo (2007) Assim, há uma classificação semelhante à apresentada por Falcão (2008). Deve-se destacar que independentemente do tipo de estoque é possível dizer que ele existe por não puder prever a demanda futura de determinados produtos de for- 19

20 ma exata, tornando-se necessário um nível de estoque para assegurar o funcionamento da empresa, atendendo aos clientes no momento que houver procura, permitindo ainda a continuidade do processo de produção. Messias (1993) destaca que existem conflitos no que concerne aos níveis de estoque sob o ponto de vista de cada segmento, como o departamento de finanças, vendas, produção e compra, cada um estabelecendo preceitos distintos, conforme demonstra o Quadro 2: Matéria-Prima (Alto-estoque) Material em Processo (Alto - estoque) Dpto. de compras Desconto sobre as quantidades a serem compradas Dpto. de Produção Nenhum risco de falta de materiais e grandes lotes de fabricação. Dpto. Financeiro Capital investido e perda financeira Dpto Financeiro Maior risco de perdas e obsolescência e aumento do custo de manutenção. Produto Acabado (Alto estoque) Dpto. de Vendas Entregas rápidas, boa imagem, melhores vendas. Dpto. Financeiro Capital investido, maior custo de armazenagem. Quadro 2 - Conflitos Interdepartamentais em Relação aos Níveis de Estoques Fonte: Dias (1993, p. 24) Nesse contexto, apesar das discussões que giram em torno da manutenção de estoques em uma empresa, deve-se ter conhecimento sobre sua classificação para que se possa melhor administrá-lo, tirando vantagens de tê-lo em sua empresa e reduzindo as desvantagens, fortalecendo a relação entre os setores da organização, apesar da autonomia de cada departamento. As relações estabelecidas pelo estoque identificam o fluxo de negócio da empresa, detectando as diferenças de quantidades, regulando a suas funções, caracterizando o índice do mesmo como medidor de resultados em processo, em que estes apresentam custos acumulados de matérias-primas, material não vendido ou não usados, tendo ligação direta com vários setores da empresa, tais como: compras, produção, controle de produção e vendas. Havendo relação ordenada entre as operações desses setores, amplia-se as possibilidades de uma administração de estoques eficaz e satisfatória. 2.2 FUNÇÕES DO ESTOQUE Para Garcia et. al. (2006) existem diversas razões plausíveis para que se 20

21 mantenha um estoque dentro de uma organização, podendo-se citar cinco principais, as quais: estoque de ciclo, estoque de segurança, estoque de coordenação, estoque especulativo e estoque em trânsito. O estoque de ciclo funciona no mercado em que a empresa está inserida, existem poucas possibilidades de economias de escala no processo de ressuprimento, sendo, portanto, vantajoso, manter um estoque de produtos com essas características, no caso de uma economia de escala deve-se ter em mente que quanto maior for a quantidade armazenada menor será o custo de pedido por unidade de produto. (GARCIA et. al., 2006) Assim, o estoque de ciclo funciona para aquele tipo de produto que não possui muita disponibilidade no mercado, fazendo com que o produto não venha a faltar quando for solicitado pelo cliente e ainda reduzindo os custos no momento da compra, visto que a compra em grande escala traz descontos para a empresa, tanto no valor do produto em si, quanto em seu transporte. No caso dos estoques de segurança têm-se aqueles materiais mantidos para proteger uma organização, assim, sua função é proporcionar segurança às atividades da empresa, como a demanda dos clientes, lead-times (tempo entre colocação e recebimento de um pedido de ressuprimento), os quais podem apresentar variações que não podem ser percebidas com antecedência. (GARCIA et. al., 2006). Tanto no estoque de ciclo, como no estoque de segurança, há uma relação de proteção e equilíbrio, entre manter estoques na empresa para a manutenção ordenada no momento da compra dos produtos reduzindo os custos, na perspectiva de não existir a escassez do mesmo para a realização da venda e posteriormente, a entrega no prazo solicitado. Os estoques de coordenação possuem a função de auxiliar a empresa nos casos em que é impossível coordenar suprimento e demanda, sendo também conhecido como estoque pulmão ou antecipação. Os estoques especulativos têm como função garantir a empresa o não aumento de seus preços, visto que quando se percebe razões para variação de preço, a empresa trata de fazer seu estoque com o preço vigente, comprando grande quantidade de determinados materiais já que espera que seu preço suba em curto prazo. (GARCIA et. al., 2006) Já os estoques em trânsito, de acordo com Garcia et. al. (2006) funciona 21

22 como uma ponte para a empresa, haja vista que é alocado ao longo dos canais de distribuição por haver necessidade de se levar um item de um lugar ao outro. Vale destacar que a função do estoque deve estar bem clara, considerando suas inúmeras funções, como as já citadas aqui, é necessário que tal função seja delimitada, facilitando o planejamento e controle dentro do processo produtivo, preocupando-se com os problemas quantitativos e financeiros que possam surgir. Os estoques, de acordo com Viana (2002), independente do seu tipo ou função, para serem iniciados necessitam de estudos pautados na previsão do consumo de material ou da demanda os mesmos no mercado, para que se possa estabelecer uma estimativa futura. E pode ser classificado em três grupos, os quais: Projeção: São aquelas que admitem que o futuro seja repetição do passado, segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza quantitativa; Explicação: procura se explicar o consumo do passado mediante leis que relacionam os mesmos com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível; Predileção: a experiência das pessoas envolvidas e conhecedores de fatores influentes no consumo e no mercado estabelecem a evolução dos consumos futuros. Considera-se ainda a previsão de consumo, que determina as estimativas futuras dos produtos que a empresa comercializa, fazendo-se uma previsão de quais produtos, qual a quantidade dele e quando serão vendidos. Martins (2006) destaca que a previsão pode ser feita de duas formas, sendo uma quantitativa e outra qualitativa. No caso da previsão quantitativa observa-se o fluxo de vendas em período anterior, bem como a influência exercida pela divulgação de uma nova propaganda. Já a previsão qualitativa se preocupa com as opiniões das pessoas envolvidas na cadeia, como gerentes, vendedores, compradores, dentre outros. Assim, os estoques, em linhas gerais, funcionam para suprir a empresa de materiais que podem ser necessários às suas atividades, seja matérias primas para o processo produtivo, seja o produto final para o consumidor, ou mesmo materiais administrativos a serem utilizados pelos funcionários, eles existem para assegurar a empresa prontamente, podendo recorrer aos seus materiais estocados. Quando o objetivo da organização é a redução de custos e ao mesmo tempo o suprimento das necessidades dos consumidores no que concerne aos produtos 22

23 Quando o objetivo da organização é a redução de custos e ao mesmo tempo o suprimento das necessidades dos consumidores no que concerne aos produtos procurados pelos mesmos, o gerenciamento de estoques se faz primordial, tendo em vista o ciclo operacional das organizações. Com um controle de estoques adequado, levando em consideração a descrição dos itens estocados, possibilitando um grau de controle coerente, pode-se perceber a importância de cada item no estoque, fazendo o gerenciamento de estoque de antecipação, compensando o ritmo de fornecimento e a demanda. Ressalta-se que gerenciar estoque de forma a não afetar o crescimento dos custos consiste hoje num dos maiores desafios enfrentados pelos empresários, sendo, portanto, essencial atenção nessa área. A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes formadores do estoque representam um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Avaliando os tipos de estoque e as suas reais funções, torna-se acessível o planejamento dos níveis de estoques para determinados períodos, gerando previsões de receitas estabelecidas pelos padrões de tempo de armazenamento ou espera para ser vendido. Dessa maneira administrar o material que o mercado solicita é uma questão relativa ao atendimento e gerenciamento da demanda e papel fundamental da empresa, devendo esta atentar para cada nova solicitação feita pelos clientes, tornando-se evidente um novo condicionamento para investimentos nesses pedidos. 2.3 CUSTOS ASSOCIADOS AO ESTOQUE Os custos associados ao estoque, de acordo com Bruni (2004) envolvem todas as medidas necessárias para sua manutenção, desde a aquisição até os gastos fundamentais para mantê-los em condições de uso. Nos custos de aquisição estão incluídos o preço de compra, os impostos e tributos gerados, os custos com transporte e seguros. Dias (2009) complementa afirmando que os estoques geram ainda outros gastos como: juros de capital, depreciação, salários, encargos sociais, gastos com 23

24 infraestrutura e manutenção. Manter estoques elevados se torna prejudicial ao crescimento financeiro da organização, haja vista que, a função do mesmo é concentrar e manter um estoque ideal e não o acúmulo de produtos. No Quadro 3 será demonstrado os tipos de custos de estoque, com base em Garcia (2010): Quadro 3 Custos de estoques Fonte: Garcia (2010) Bowersox, Closs e Cooper (2007) afirmam que os custos de manutenção são proporcionais à quantidade armazenada, ficando ligados ao tempo em que a mercadoria permanece no estoque. Já os custos de pedido são aqueles relacionados à aquisição das mercadorias e os custos pela falta de estoque referem- se às vendas que não podem ser concretizadas por não existir o produto na empresa em determinado momento. Para Ballou (2006) a compensação entre os custos de aquisição, de manutenção e de falta de estoque são fundamentais para que a política de estoque seja determinada, tendo a compensação, portanto, o objetivo de determinar a quantidade que deverá ser adquirida para reposição de um determinado material. Pozo (2004) elucida que os custos com estoque devem ser analisados, visto que se pode gerar altos valores para a manutenção dos mesmos, devendo-se aplicar à lógica e à racionalidade para se obter sucesso na resolução dos problemas relacionados ao estoque, utilizando-se métodos analíticos na introdução de custos importantes na formação dos estoques. Nas teorias supracitadas, os autores definem os estoques como sendo desproporcionalmente custosos para a organização, embora, considera-se de real 24

25 importância o papel dos estoques para o seu funcionamento. Apesar do alto volume do capital de investimento, para manutenção e armazenamento destes, além de muito trabalho, a boa administração das compras e dos recursos se faz essencial para se chegar num patamar de destaque para a administração de materiais. Portanto, o objetivo deve estar ligado ao fato de diminuir os recursos investidos no estoque, maximizando continuamente estes artifícios gerados pelos produtos, subtraindo à quantidade de investimentos destinados a compra de materiais, preocupando-se em melhorar a administração destes últimos, tornando-o eficiente a empresa. Lopes, Moraes e Souza (2006) consideram quatro tipos de custos associados ao estoque, os quais: custo de aquisição, custo de manutenção ou de armazenagem e o custo de emissão e acompanhamento do pedido, assim como também o custo da falta do material. Esses custos são definidos pelos autores da seguinte forma: Custo de aquisição é o valor pago pelo material comprado. Este custo ira refletir diretamente no poder competitivo da empresa e no valor total e médio do material armazenado; Custo de armazenagem é todo gasto necessário para receber, inspecionar, armazenar, movimentar, separar, retirar e distribuir materiais de estoque. Estes custos correspondem aos gastos com empilhadeiras, mão-deobra, estantes, prateleiras, mobiliário, espaço físico, outros equipamentos, depreciação, seguros, insumos (água, energia, telefone, conservação, limpeza, segurança), obsolescência e perdas em geral; Custo de emissão do pedido é todo gasto operacional necessário para cotar preços, selecionar fornecedores, emitir o pedido e diligenciá-lo junto ao fornecedor. Estas operações envolvem gastos de mão de obra, matérias de escritório, despesas com telefone, água, energia, conservação, limpeza, incluindo também eventuais rateios pela utilização de serviços de outros setores como informática e RH, dentre outros; Custo de falta de estoque é quando a demanda excede o estoque disponível, a falta do produto pode ser expressa pelo custo da perda da venda ou pelo cancelamento do pedido, custo de multa por atraso, custo do desgaste da imagem ou custo da parada de produção, no caso de falta de um item. Estes custos são difíceis de serem mensurados e muitas vezes são estimados subjetivamente. (MORAES E SOUZA, 2006, p.83). Nesse contexto, é fundamental que as organizações dimensionem de forma adequada seus estoques em relação à demanda, de modo à otimizar os recursos disponíveis e minimizar os custos necessários. Na próxima seção apresentarão as principais técnicas utilizadas para o controle estratégico de estoques, apontando também as suas ferramentas. 25

26 Para que haja um controle real de estoques na organização, é necessário estruturar as competências associadas ao mesmo, sendo papel fundamental da empresa desenvolver meios ou estratégias para o seu equilíbrio, desempenhando funções e setores responsáveis para o seu pleno desenvolvimento. 2.4 ESTRATÉGIA COMPETITIVA Segundo Fahey (1999, p.27) estratégia competitiva como uma forma de organização que visa lucros futuros, contida em produtos que empresas criam em função do consumidor, o principal objetivo de empresa é identificar os seus clientes, como englobar na empresa e que método desenvolver para garantir sua atuação. Pode-se citar como de suma importância a necessidade da organização, conhecer a empresa, seus concorrentes e o ambiente. Para ver qual a estratégia apropriada para se aplicar na empresa, essa escolha correta deve seguir duas coisas, ou seja, a atividade e sua competitividade contida na empresa. De acordo com Porter (1991) a criação da estratégia deve ocorrer a partir de atividades que relatam as normas de competitividade da empresa, a posição da mesma na indústria e que a sua competitividade seja bem desenvolvida. Segundo Porter (1991, p.2): A vantagem competitiva surge fundamentalmente do valor que uma empresa consegue criar para seus compradores e que ultrapassa o custo de fabricação pela empresa. O valor é aquilo que os compradores estão dispostos a pagar e o valor superior provém da oferta de preços mais baixos do que os da concorrência por benefícios equivalentes ou do financiamento de benefícios singulares que mais do que compensam um preço mais alto. De acordo com o autor há duas formas de vantagem competitiva, a liderança de custo e diferenciação de como a empresa consegue lidar com a concorrência, a estratégia enfoque varia no custo e na de diferenciação. Com a liderança de custo a empresa deve ser a melhor, ter a capacidade de sair na frente de seus concorrentes. A diferenciação consiste em que um produto seja oferecido e que do mesmo seja cobrado um preço diferente. Segundo Porter, (1991) existe também a estratégia do enfoque, na qual a empresa tem um objetivo de mercado e não geral. Podendo ser desenvolvida por empresas que não conseguem alcançar as outras e resolve apenas ficar no mercado. 26

27 Para Furlanetto (2007) as estratégias competitivas são importantes para que o produto chegue ao mercado com qualidade, proporcionando serviço superior ao cliente, obtendo custos mais baixos que os concorrentes, situando-os em boa localização geográfica, pateteando os produtos, oferecendo características e estilos mais atraentes para o comprador, com menor tempo de desenvolvimento e teste de novos produtos, elevando o nome da marca e sua reputação, proporcionando consequentemente aos compradores um valor maior pelo dinheiro. Para isso a estratégia deve ter como objetivo proporcionar aos compradores um bom produto a um menor preço ou um produto tão melhor que vale a pena pagar um pouco mais caro, ou seja, pagando pela qualidade. Furlanetto (2007) aponta cinco estratégias competitivas que são responsáveis por criar iniciativas para atrair os clientes, reforçando sua posição no mercado, liquidando totalmente os concorrentes. Abrange também as estratégias de áreas funcionais, fazendo com que o gerente saiba se posicionar diante de qualquer problema que desafiem o negócio. Essas estratégias são: Estratégia de liderança de custo baixo empenhar-se para ser o detentor de baixo custo geral de um produto atraente para uma grande faixa de cliente; Estratégia de grande diferenciação diferencia o produto da empresa em relação ao mesmo produto oferecido por concorrentes; Estratégia de fornecedor de melhor custo oferece aos clientes mais valor pelo dinheiro, combinado a ênfase de custo baixo com a ênfase de diferenciação de classes; Estratégia de enfoque ou nicho de mercado baseado em custos menores concentra-se em um segmento mais estreito de compradores e supera a concorrência dos concorrentes na base do menor custo para servir os membros do nicho; Estratégia de enfoque ou nicho de mercado baseado na diferenciação oferece aos membros do nicho um serviço personalizado de acordo com suas necessidades. Verifica-se que ambos são estratégias de baixo custo que tem como meta abrir uma vantagem de custos sustentáveis sobre os concorrentes e depois usá-las para colocar preços mais baixos que os preços dos concorrentes, a fim de ganhar participação no mercado. Conforme ensina Kotler (2006), um produto é considerado qualquer artigo que tenha como objetivo satisfazer uma necessidade específica de um consumidor. Um produto sobrevive no mercado enquanto atender às necessidades e exigências im- 27

28 postas pelos consumidores, sendo elas facilmente perceptíveis ou não, mas que o delimitam dentro de um grupo ou estilo de vida. Kotler (2006) afirma o conceito de ciclo de vida do produto (CVP) surge uma vez que o mercado, os consumidores e os concorrentes estão em constante mudança, exigindo estratégia de posicionamento e diferenciação das empresas para garantir seu sucesso através do gerenciamento do volume do investimento em cada etapa do ciclo de vida. A partir dos autores acima mencionados, a definição de produto consiste em algo de utilidade dos consumidores diretos, tornando-se importante diante das necessidades prioritárias dos mesmos. Já em Kloter o conceito de ciclo de vida dos produtos determina a escala de evolução das organizações através da boa distribuição temporal dos processos produtivos. Segundo Porter (1991), um dos conceitos mais antigos para prever o provável curso da evolução da indústria é o ciclo de vida do produto. A fase da introdução começa quando o novo produto é lançado pela primeira vez, os lucros são baixos e os custos são altos com distribuição e promoção. De acordo com Kotler (2006), os gerentes apresentam dificuldades em presumir o desempenho dos produtos, pois é difícil identificar em qual estágio do ciclo de vida se encontra o produto e quando ele passa de um estágio para outro. Da mesma forma, a duração dos estágios varia de uma indústria para outra e não está claro em que estágio do ciclo se encontra uma indústria. O gerenciamento do Ciclo de Vida do Produto é muito importante e o seu entendimento pode ajudar uma empresa a perceber quando é o momento certo para introduzir e retirar um produto do mercado, sua posição comparada aos concorrentes e o sucesso ou falha do produto. Para isso, é necessário desenvolver estratégias e metodologias. (KLOTER, 2006) Por meio do diagnóstico, é possível perceber a maneira como se desenvolvem estes produtos em relação a evolução gradativa do mercado e consumidor, os métodos de fabricação, material utilizado, identificando algumas possibilidades de retorno de capital investido, e se não geram danos e perdas a organização, devido ao pouco fluxo de vendas, retirando o produto de circulação, e a posterior substituição por outro mais rentável. A escolha da estratégia de uma maneira em geral é sempre condicional. No 28

29 âmbito interno, depende das condições do ambiente, da organização, dos recursos intelectuais, físicos e financeiros. Já no âmbito externo, depende das condições ambientais, reação e ação da concorrência, resposta do consumidor, entre outros. Essencialmente, sua função é projetar, desenvolver, alavancar e lidar com mudanças, daí conclui-se por que da necessidade de objetivos, busca de oportunidades e solução de problemas. A seguir será visto como se caracteriza o alinhamento estratégico. 2.5 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO De acordo com Prieto (2006), alinhamento estratégico é um processo que possui o intuito de ajustar a organização externa em relação ao seu ambiente de atuação por meio da formulação de uma estratégia, e no âmbito interno buscar coerência entre a estratégia, os recursos e os processos gerenciais já vistos na seção anterior. Assim, o alinhamento estratégico visa assegurar a organização e a integração lógica de um conjunto de atividades estruturadas com o intuito de alinhá-las, ao mesmo tempo em que garante a flexibilidade da implantação da estratégia, possibilitando que mudanças estratégicas possam ser realizadas, e incorporadas a este processo. De acordo com Chopra e Mendl (2003) o alinhamento estratégico possui a finalidade de conciliar as estratégias corporativas e competitivas empresariais com as da cadeia de suprimentos, sendo necessárias três grandes fases para sua realização, as quais: 1ª) Entender o cliente ou o mercado; 2ª) Entender a cadeia de suprimentos; 3ª) Realizar o alinhamento estratégico. A primeira fase a ser realizada para se conquistar o alinhamento estratégico é identificar como se comportam os clientes e o mercado a ser atingido, devendo-se para tanto obter dados que dimensione o tamanho do lote, o tempo de resposta que atendem à necessidade dos clientes, a variedade de produtos necessária, o nível de serviço, o preço, a demanda, enfim, todos os aspectos que descrevam o comportamento do cliente e do mercado alvo. 29

30 Já a segunda fase tem como objetivo entender qual a melhor forma para atuação da cadeia de suprimentos no mercado alvo, levando em consideração as definições da primeira fase, devendo está de acordo com a estratégia do escopo do produto em funcional ou inovador. A terceira fase do processo de alinhamento estratégico se configura pela combinação das duas primeiras fases, de modo que a gestão da cadeia de suprimentos possa ser sustentada pela cadeia de valor. O alinhamento estratégico em sua terceira fase pode ser traçado de acordo com o grau de incerteza da demanda de produtos necessária e o posicionamento da cadeia considerando a necessidade de responsabilidade e eficiência, bem como, o que deve ser puxado e o que deve ser empurrado na cadeia de suprimentos. A terceira fase finalizada caracteriza também o fim do processo de alinhamento estratégico, ocorrendo tal finalização assim que as fases estiverem bem delineadas para se adaptarem ao que as estratégias da cadeia de suprimentos solicitam. Nesse momento faz-se necessário dimensionar a melhor estratégia de operações, de fornecedores e de logística. Vale ressaltar que o cenário que envolve o alinhamento estratégico deve ser dinâmico, haja vista que a evolução dos negócios, a participação no mercado, e o ciclo de vida dos produtos mudam conforme o passar do tempo. Desta forma a necessidade de revisão das fases do alinhamento estratégico deve ser feita de forma constante, e ainda, as políticas adotadas devem ser mapeadas constantemente.dentre as ferramentas utilizadas para se alcançar o alinhamento estratégico estão: Filosofia Just in Time; Kanban e Balanced Scorecard, a serem discutidos nos tópicos a seguir FILOSOFIA JUST IN TIME (JIT) Em seu significado Just in Time, quer dizer no tempo justo, exigindo do administrador o abastecimento ou desabastecimento da produção no tempo certo, no lugar certo e na quantidade certa, visando capacitar à empresa a produzir somente o necessário ao atendimento da demanda, com qualidade assegurada. O objetivo do JIT é promover a otimização de todo o sistema de manufatura, desenvolvendo políticas, procedimentos e atitudes requeridos para ser um fabricante 30

31 responsável e competitivo. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é necessário atingir algumas metas, tais como: projetar a otimização dos processos, interagirem bem com o cliente, obter relações de confiabilidade com fornecedores e clientes, adotar compromisso de melhoria contínua. Estas metas que juntas resultarão no objetivo final. O Just in Time (JIT) é uma filosofia, que inclui aspectos de controle de materiais, processo de qualidade, condicionamento físico, ideação do produto, disposição do trabalho e gestão de recursos humanos, composta de práticas gerenciais que podem ser aplicadas em qualquer parte do mundo. (GIANESI; CORRÊA, 1993). O objeto fundamental do JIT, de acordo com Alvarez (2001), é a melhoria contínua, com qualidade e flexibilidade do processo produtivo, produzindo apenas o que será vendido e na altura em que seja necessário. Antigamente o produto era fabricado para depois ser vendido, após o desenvolvimento desta filosofia o produto passou a ser vendido antes de ser fabricado, ou seja, só é fabricado aquilo que já foi vendido. Vale ressaltar que o JIT não é apenas trabalhar sem estoque, ele está relacionado diretamente com a qualidade. Nesta filosofia os preços são fixados pelo mercado, e a falta de competitividade deve-se à organização deficiente, prazos de produção muito longos, falta de flexibilidade, falta de fiabilidade, pouca formação do pessoal (ALVAREZ, 2001). Com a implementação do Just in Time ficou mais fácil distribuir a produção dos materiais sem o acúmulo de estoques desnecessários, porém, o que por um lado é acessível, por outro dificulta a logística devido os prazos de fabricação dos produtos, a consequente manutenção no mercado e sua estrutura dos processos internos e externos. Suas principais consequências são os estoques elevados, os prazos excessivos, atrasos nas entregas, falta de motivação, desperdício de mão-de-obra, tempo, matérias primas, energias equipamentos, entre outros, e o deficiente uso dos recursos produtivos. De acordo com Gianesi e Corrêa (1993) existem alguns aspectos que diferenciam o sistema JIT da abordagem tradicional de administração: Não são feitos estoques, pois é considerado prejudicial pelo fato de ocuparem espaço e representarem alto investimento, bem como problemas 31