Guia do Expositor. Ficha Catalográfica

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2 2001, APEX - Agência de Promoção de Exportações do SEBRAE É proibida a duplicação ou reprodução deste volume, ou de parte do mesmo, por quaisquer meios, sem autorização expressa do APEX. 1ª Edição: exemplares Endereço para Contato: APEX - Agência de Promoção de Exportações do SEBRAE SBN - Quadra 1 - Bloco B - 10º andar CEP.: Brasília/DF Fone: (0xx61) Fax: (0xx61) Home Page: apex@apexbrasil.com.br SEBRAE/RS - Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Rio Grande do Sul Rua Sete de Setembro, Bairro Centro CEP.: Porto Alegre/RS Fone: (0xx51) Fax: (0xx51) Home Page: info@sebrae-rs.com.br Autora Silvana Goulart Machado Atualização: Cláudio Fonseca Tratamento de Linguagem: Vitor Hugo Paz Revisão: Rosália Fonseca Ficha Catalográfica R788g Rosa, Silvana Goulart Machado Guia do expositor em feiras internacionais. Atualização de Cláudio Forner. -- Porto Alegre: SEBRAE/RS, APEX, p. ; 21 cm 1. Organização de feiras 2. Evento I. Título CDU (058) 4

3 Índice Introdução Feiras internacionais A importância de ir a uma feira no exterior E que objetivos sua empresa tem em participar de feiras internacionais Objetivos promocionais Objetivos institucionais Como programar uma feira Pré-requisitos para ir a uma feira no exterior Pré-requisitos internos Pré-requisitos externos Pré-requisitos de enfoque Alguns erros freqüentes na escolha de uma feira ou exposição Cuidados com o produto Análise do produto Documentação básica necessária Documentação básica para o empresário Passaporte Visto de entrada Atestado de vacina O seguro de cobertura internacional

4 7.2 Documentação básica para produtos de exportação Operações que não caracterizam exportação Operações de exportação destinadas a feiras,exposições e afins Seguro interno e internacional Material de suporte Cartão de visitas Catálogos de produtos Mostruário de produtos Portfólio da empresa Folhetos e folders Amostras Vantagens da distribuição de amostras Envio das amostras ao exterior Formação do preço de venda Composição do preço de venda no mercado externo Política de preços Linguagem, tradução e comunicação Linguagem Tradução Comunicação Principais recursos de comunicação em feiras Costumes e cultura do país destino Conhecendo um pouco mais sobre costumes do país a ser visitado Quanto à apresentação pessoal Roteiro para participar de feiras e exposições internacionais Check list operacional Check list para a viajem Check list para promoção de vendas Considerações finais

5 Introdução Quando se fala em negócios no exterior, tem-se a impressão de que são ações muito distantes das empresas de pequeno porte. No entanto, a globalização das atividades e das informações estão desmistificando este assunto, mostrando que tanto pequenas como grandes empresas encontram espaço para negociar seus produtos no mercado internacional. É essencial que nestas jornadas as empresas, pequenas ou grandes, divulguem seus produtos, já que seu grande objetivo é a conquista destes mercados alternativos. Desta forma, as feiras e exposições internacionais têm papel fundamental neste processo e são, com certeza, os meios mais intensos e eficazes para expor e ofertar produtos. São ótimas oportunidades de mostrar e demonstrar produtos e serviços, conhecer novas tecnologias e, acima de tudo, oportunizar novas fontes de comercialização, de conquistar novos mercados. Por isso, a decisão de levar produtos ao exterior deve ser bem planejada, pois o empreendedor terá uma série de variáveis novas a considerar. 7

6 Conhecer novos mercados no exterior é fundamental para a expansão das vendas e, neste sentido, o investimento em feiras internacionais é fundamental para tornar as ações comercias mais produtivas, gerando resultados efetivos num curto espaço de tempo. Com o objetivo de auxiliar as empresas e rastrear temas importantes, é que a Agência de Promoção de Exportações (APEX) elaborou este manual. A cada capítulo foram estabelecidas definições e ações com o objetivo de contribuir e maximizar o resultado de qualquer empresa que decida participar de feiras e exposições no exterior. O sucesso ou o fracasso em participar de uma feira é diretamente proporcional ao empenho na preparação e na adequação do produto ao mercado pretendido. Marketing é a arte de descobrir oportunidades, desenvolvê-las e lucrar com elas.- Philip Kotler 8

7 1. Feiras Internacionais nacionais Feira é um momento singular de divulgação em que o expositor pode interferir e investir diretamente junto ao seu públicoalvo, uma ação dentro do contexto de internacionalização de empresas. É um espaço privilegiado de promoção, divulgação e vendas. As feiras comerciais podem otimizar a relação custo/benefício se a empresa tiver sua participação criteriosamente planejada. Com certeza, são oportunidades interessantes para o contato não só com seu público-alvo, mas também com fornecedores, parceiros comerciais, novas matérias-primas e tecnologias, além de possibilitar a observação de possíveis concorrentes diretos e indiretos. As feiras lhe dão a oportunidade de demonstrar seu produto a um grande número de pessoas receptivas, em um curto período de tempo. Os visitantes comparecem para ver, sentir, tocar, provar e cheirar seus produtos e serviços.- Barry Siskind. 1.2 A Importância de ir a uma Feira no Exterior Como já foi dito, as feiras e exposições são eventos inten- 9

8 sos de divulgação e demonstração de produtos nas quais o expositor interage diretamente com o seu público-alvo, mensurando resultados e dirigindo ações específicas, desenvolvendo o que chamamos de "one to one marketing". A fórmula é interagir diretamente com a necessidade real e direta de cada cliente comprador, uma vez que o contato é direto e em tempo real. Se a feira ou exposição não corresponder às metas de comercialização, com certeza, as empresas expositoras terão outros resultados interessantes a compor, principalmente, em nível de informações. O conhecimento das exigências do cliente, as suas necessidades de ter produtos dirigidos de forma diferenciada, já valida a participação nestes eventos. As feiras e exposições oferecem inúmeras oportunidades para a realização de negócios em termos de escala e de vantagens competitivas inigualáveis. Além da oportunidade real de comercialização, é também um momento de atualização de tecnologia e contato direto com o mercado. Entre as vantagens, temos: Abertura de Novos Mercados As feiras possibilitam contatos entre a empresa expositora e grande número de clientes e representantes de outros mercados, além daquele onde está ocorrendo o evento. São representantes, profissionais e técnicos que poderão firmar inúmeras oportunidades de negócios, o que só é possível ocorrer de forma simultânea por se tratar de uma feira ou exposição de âmbito internacional. Foco no Público-Alvo As feiras e exposições são segmentadas, o que significa ter um público com interesses comerciais e tecnológicos semelhantes, constituindo-se, assim, em excelentes oportunidades 10

9 para compor situações comerciais ajustadas e bem-direcionadas. É um momento mercadologicamente potencial para o desenvolvimento de ações comercias que alavanquem vendas. Informações sobre e o Mercado Dentre todas as variáveis ofertadas numa feira ou exposição, esta, com certeza, deverá ser encarada pela empresa com absoluto interesse. É um momento ímpar de desenvolvimento de Pesquisa e Análise de Mercado. São inúmeras informações sobre tendências, inovações tecnológicas, concorrência, exigências de consumo e adequações de produto que poderão ser observadas. Como qualquer outra experiência externa à empresa, as feiras e exposições são momentos especiais para ampliar conhecimentos, identificar novas oportunidades e principalmente observar experiências de outras empresas que possam valorizar ou sinalizar caminhos para o seu negócio. Desenvolvimento e Adequação de Produtos e Serviços Por se tratar de um evento múltiplo em nível de demanda, a empresa pode colher informações de como melhorar, adequar ou inovar seus produtos frente à necessidade de mercado. Afora as adequações que poderão ser incrementadas ao seu produto, também poderá observar evoluções consideráveis em nível de serviços ao cliente, o que certamente irá agregar valor ao produto final. Fechamento de Negócios De todas as vantagens, esta é a de ação imediata. Em feiras e exposições internacionais, o fechamento de negócios faz parte do dia-a-dia do evento. A empresa precisa estar atenta e preparada para Rodadas de Negócios com sugestões de venda aos clientes em potencial. Visão é a arte de ver coisas invisíveis. Jonathan Swift. 11

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11 2. Que objetivos sua empresa esa tem em participar de feiras internacionais? nacionais? A decisão de participar de uma feira no exterior implica a otimização de recursos; contudo, a formação de objetivos é fundamental para o sucesso dos resultados. A idéia de expandir os negócios da empresa para novos mercados pode subdividir-se em objetivos promocionais ou institucionais e irão nortear as ações relativas à participação. 2.1 Objetivos Promocionais Prova do produto em mercados tradicionais. Introdução de novos produtos em novos mercados ou em mercados tradicionais. Conquista de novos clientes, representantes e/ou distribuidores. Manutenção de clientes tradicionais. 2.2 Objetivos Institucionais Desenvolvimento ou fixação da imagem do produto ou da empresa. 13

12 Obter informações sobre tendências mercadológicas, técnicas e preços. Obter informações sobre tendências de desenvolvimento setorial. Enfrentar face a face os concorrentes. Conhecer a reação do consumidor em relação ao produto. Observar o "marketing mix" dos concorrentes bemsucedidos. 14

13 3. Como programar uma feira O sucesso em uma feira depende, em grande parte, da eficiência com que o expositor programa a sua participação. Sempre que se fala em participação em eventos internacionais, deve-se ter claro que o planejamento é fator fundamental para o êxito nos resultados. É comum que, em feiras setoriais, os organizadores executem uma farta divulgação entre o público-alvo; contudo, nunca é demais fazer contatos diretos através do relacionamento empresarial ou institucional já existente, o que pode garantir uma maior visitação ao estande durante a realização da feira. No caso da primeira participação em uma feira do exterior, ou quando a experiência neste tipo de promoção ainda é pequena, é bom evitar a participação isolada. A exposição dos produtos, então, pode se dar de forma compartilhada, junto com outros empresários. Para isto existem vários tipos de apoio promovido por instituições que fomentam o desenvolvimento do comércio exterior brasileiro. Assim, é possível uma substancial redução de custos de participação. 15

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15 4. Pré-requisitos para ir a uma feira no exterior Existem inúmeras feiras e exposições que ocorrem simultaneamente em diferentes segmentos e locais. A empresa deve fazer sua escolha levando em consideração alguns pré-requisitos básicos, como os internos, externos e de enfoque. 4.1 Pré-requisitos Internos A empresa precisa avaliar internamente seus recursos antes de ir a uma feira ou exposição em nível internacional. Com certeza, é uma situação tentadora e de grande atratividade, principalmente se a empresa está em busca de crescimento de vendas em curto prazo. Porém, é necessário analisar fatores inerentes a este processo, tais como: O produto tem potencial para ser ofertado no mercado exterior? Tem preço competitivo? Como a empresa tem de estar organizada para o pleno atendimento do mercado-alvo? Tem capacidade produtiva para atender à demanda ex- 17

16 terna? Em que níveis? Em nível de produto, existe a necessidade de sua adequação, de sua embalagem, rotulagem ou identificação visual? Instruções de uso e composição? O produto necessita de acompanhamento após a venda? E de assistência técnica? O produto é compatível com o clima? Precisa de embalagem especial? Como será instalado o produto (caso haja este prérequisito)? Como será entregue o produto? Como o produto será estocado e/ou distribuído? Que tipo de ajuda os clientes precisam ao utilizar o produto? Como o produto receberá manutenção ou será consertado? Enfim, é de fundamental importância que a empresa faça estas e outras perguntas sobre procedimentos-chave na possível oferta e comercialização de seus produtos. 4.2 Pré-requisitos Externos É preciso considerar todos os fatores externos à empresa, todos aqueles que possam afetar direta ou indiretamente a oferta de seu produto no mercado-alvo. Aqui entram fatores como uso, costumes, leis econômicas, leis governamentais, dificuldade de logística e de distribuição. Também devem ser considerados todos os fatores que afetam a competitividade, tais como: Abundância de oferta no mercado-alvo. Expectativa de consumo para produtos novos ou de tecnologia inovadora. Como os consumidores fazem sua seleção final? 18

17 Existem barreiras ao seu consumo no mercado-alvo? Quais? O produto não interfere em restrições (é proibido) de consumo no mercado-alvo? Existe legislação específica para sua comercialização no mercado-alvo? Como a empresa vai negociar em nível de pagamento? Há restrições ao crédito? O preço do produto contempla margens para custos de logística e taxas securitárias? As taxas alfandegárias oneram em demasia o produto, tornando-o menos competitivo no mercado-alvo? Caso haja taxas de agentes alfandegários, os mesmos são possíveis de apropriação? O produto não apresenta restrições ou inconformidade por leis locais ou de hábitos e costumes regionais? O produto corresponde às necessidades de consumo locais? Os produtos no mercado-alvo são comercializados de forma semelhante ao da empresa, ou precisam de adequações? 4.3 Pré-requisitos de Enfoque Como já mencionada anteriormente, a decisão em participar de uma determinada feira ou exposição no exterior é um passo muito importante para a empresa. Algumas questões de enfoque devem ser avaliadas para compor a tomada de decisão, como, por exemplo: É um mercado importante ou potencialmente importante para os produtos da empresa? Quais seriam as principais ações neste mercado-alvo? Divulgação ou comercialização? Quais os pontos fortes na realização da feira ou exposição? 19

18 Esta é a melhor alternativa de feira ou exposição para o produto ou serviço no exterior? Qual o perfil do visitante da feira ou exposição? Existem outros eventos vinculados à feira? A empresa deve também participar? 20

19 5. Alguns erros freqüentes na escolha de uma feira ou exposição Geralmente, quando o empreendedor não avalia seus objetivos em relação à sua participação em uma feira ou exposição, ocorrem situações não previstas ou desapontadoras. As razões podem incluir: A feira ou exposição era direcionada a outros segmentos não interessantes à sua empresa; os produtos da empresa não atendiam às exigências do mercado-alvo; a empresa não estava apta a exportar; planejamento de marketing e vendas foi fraco, não causando impacto no mercado-alvo; algumas atividades foram subestimadas ou mal-executadas antes, durante ou depois da feira; os objetivos não foram estabelecidos com clareza. 21

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21 6. Cuidados com o produto Os produtos expostos ou em demonstração geram grandes expectativas aos visitantes de uma feira ou exposição. É nela que esses visitantes podem avaliar, conferir e identificar qualidades e condições de uso. Por isso, a empresa tem que se preocupar em levar amostras que possibilitem a melhor constatação por parte de seu público-alvo. Em eventos internacionais, estes cuidados devem ser redobrados, pois as adequações devem ser feitas com antecedência para que não haja situações de surpresa ou risco de não poder exibir o produto por falta ou excesso de características que não se adaptem ao sistema local. 6.1 Análise do Produto Para avaliar se o produto está adequado ou não ao mercado-alvo, ao qual será apresentado, é importante uma revisão em alguns requisitos. Estes requisitos variam de mercado para mercado e convém a empresa promover essa revisão com uma certa antecedência para garantir a exeqüibilidade das tarefas referentes à acomodação ou adequação de produto. Segundo o Centro Francês de Comércio Exterior, existem 21 itens capa- 23

22 zes de orientar a empresa à avaliação do potencial de seu produto em mercados externos. São eles: - O produto não está proibido no mercado para o qual se destina? - O produto é compatível com a legislação do mercado para o qual se destina? E com as técnicas requeridas? - O produto é fabricado em quantidade suficiente para ser exportado? Eventuais acréscimos produtivos devem ser revistos? - O produto tem condições de se enquadrar em eventuais acordos governamentais assinados com o país importador? - Os compradores têm condições de pagar / resgatar suas faturas? - No caso de países em desenvolvimento, o mercado é beneficiário de acordos de ajuda financeira bi ou multilaterais? - O preço do produto tem condições de suportar taxas de transporte e de seguro? - O produto é beneficiário de tarifas preferenciais (redução tarifária)? - As taxas alfandegárias oneram demasiadamente o produto tornando-o menos competitivo? - Os produtos concorrentes são taxados da mesma forma? - As comissões de agentes oneram demasiadamente o produto, tornando-o menos competitivo? - O produto necessita de assistência no pós-venda? - O produto corresponde às necessidades do mercado? - O produto apresentava vantagens específicas em relação ao mercado para o qual se destina? - Suas performances técnicas são aceitáveis dentro dos parâmetros normais? - Ou serão muito elaborados para o mercado em questão? - Possui alguma característica em desuso no país? - É compatível com o clima? - É compatível com os hábitos e religiões do país a que se destina? - É possível transformar certas dificuldades em vantagens para o seu produto? - Os produtos concorrentes são vendidos da mesma forma ou são transformados? 24

23 7. Documentação básica necessária É importante que o empresário tenha toda a documentação necessária para sua participação em uma feira ou exposição no exterior com antecedência para evitar imprevistos e cancelamentos. Para tanto, ele deverá identificar o que será necessário e organizar-se para a obtenção desses documentos. Basicamente, existem duas situações a serem atendidas: documentação básica para o empresário e documentação básica para o envio de amostras e/ou produtos de exportação Documentação Básica para o empresário PASSAPORTE A emissão e a confecção do passaporte é de responsabilidade da Polícia Federal, e a sua solicitação deve ser feita com alguma antecedência. Para quem já possui passaporte, é importante verificar a usa validade. Caso esteja vencida, terá que fazer nova solicitação. 25

24 Para viagens a países do Mercosul (Argentina, Uruguai e Paraguai), não há necessidade de passaporte. Nestes países, a Carteira de Identidade é o único documento exigido. Ela deve estar em bom estado, sem rasuras ou emendas VISTO DE ENTRADA A exigência de visto de entrada varia de país para país e de critérios momentâneos (acordos internacionais ou crises diplomáticas). As atualizações destes critérios podem ser feitas através dos consulados ou embaixadas locais. Alguns vistos, como, por exemplo, para os Estados Unidos, são seletivos como B1 para viagens de negócios ou B2 para turismo. Os vistos também têm validade de permanência ATESTADO DE VACINA Os atestados de vacina também variam constantemente, principalmente em função de pestes ou doenças sazonais. Basicamente temos dois tipos de vacinas que hoje são exigidas: contra a Febre Amarela e Cólera. A sua validade é de 10 anos. A vacina deve ser aplicada pelo menos 10 dias antes da viagem, caso contrário, o viajante corre o risco de não embarcar. Além disso, previne a inconveniência de causar reações como febre e mal-estar. Estas vacinas estão disponíveis nos principais centros de saúde de cada estado SEGURO DE COBERTURA INTERNACIONAL Não são obrigatórios por Lei, porém, recomendáveis por medida de segurança, conforto e bem-estar. Basicamente, existem duas modalidades: o seguro viagem e o seguro saúde. O primeiro compreende o seguro de vida, já incluso o valor de hospedagem. O segundo dá garantias caso haja algum acidente ou necessidade de atendimento médico-hospitalar. Alguns planos de saúde nacionais podem atender a este tipo de 26

25 situação desde que especificado e contratado anteriormente mediante pagamento de diferenças de taxa. Outro seguro que pode ser acionado é sobre a bagagem: é interessante saber quando o empresário terá sob sua responsabilidade o transporte de amostras e/ou produtos para demonstração. 7.2 Documentação Básica para Produtos de Exportação As amostras a serem enviadas para a feira ou exposição que ultrapassarem o valor de US$ 1.000,00 estão sujeitas à emissão de RE (Registro de Exportação). Nas operações de exportação, é necessária a emissão de diversos documentos, alguns de caráter obrigatório, que diferem quanto à utilização no país de origem e de destino, conforme segue: Fatura Pró-forma Romaneio de Embarque Fatura Comercial Fatura Consular (sua exigência não é usual) Certificado de Origem Certificado de Inspeção Certificado de Seguro de Transporte Conhecimento de Embarque Letra de Câmbio Para operações de comércio exterior, torna-se necessário inscrever-se no Registro de Exportadores e de Importadores (REI), que é de competência da Secretaria de Comércio Exterior (Secex). A inscrição no REI é condição básica para a realização de negócios em nível internacional. Este registro deverá ser feito quando da sua primeira operação. Para o envio de produtos ao exterior é necessária a geração dos seguintes documentos: Registro de Exportação (RE junto ao SISCOMEX) 27

26 Registro de Venda Registro de Operação de Crédito Comprovante de Exportação Despacho Aduaneiro Contrato de Câmbio Nota Fiscal Para estes registros e controles, a empresa poderá optar por efetuá-los diretamente nos órgãos responsáveis, ou indiretamente através de um representante legal, que poderá fazer o registro, o acompanhamento e o cumprimento das exigências referentes aos aspectos comerciais, cambiais, financeiros e aduaneiros de suas operações de exportação. 28

27 8. Operações que não caracterizam exportação A nova sistemática do SISCOMEX determina que todas as operações estão sujeitas ao Registro de Exportação, com exceção de: pequenos volumes, sem cobertura cambial, no limite de US$ 1.000,00 ou equivalente em outras moedas; envio de amostras de pedras preciosas e semipreciosas, bem como de outros minerais preciosos e nãopreciosos, manufaturados ou não, sem cobertura cambial, até o limite de US$ 300,00 ou o equivalente em outra moeda; envio de matérias-primas, insumos ou produtos acabados, para fins de divulgação comercial e testes no exterior, sem cobertura cambial, em quantidades que não caracterizem destinação comercial, até o limite de US$ 5.000,00 ou o equivalente em outras moedas. 29

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29 9. Operações de exportação destinadas a feiras, exposições e afins Para as situações que ultrapassem os limites anteriormente apresentados, a empresa deverá comprovar, num prazo máximo de 180 dias, contados da data do embarque de seus produtos, os seus retornos ao país ou, em caso de fechamento de vendas no exterior, o ingresso de moeda estrangeira na forma da legislação cambial vigente. 31

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31 10. Seguro interno no e internacional nacional É recomendável a contratação de um seguro que dará cobertura durante o transporte interno e externo. O custo do seguro é determinado pelas características da operação, tipo de produto e exigências técnicas de armazenagem e manuseio da carga. 33

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33 11. Material de suporte Com certeza, a empresa deverá ter bem claro o que pretende levar de material de suporte para demonstração de seus produtos. É importante salientar que a escolha destes materiais deve levar em consideração alguns fatores que influenciam na determinação do melhor composto promocional para seus produtos. São considerados fatores determinantes: a natureza do mercado-alvo; os possíveis canais de distribuição e o padrão de distribuição para o produto; perfil do consumidor: o indivíduo, a família, o comprador industrial, etc; estágio do ciclo de vida do produto (lançamento, já é comercializado naquele mercado); a característica básica do produto: bens industriais, bens de consumo de massa, bens de consumo durável, serviços, etc. Dependendo do tipo de produto oferecido, existe uma melhor apropriação por elementos de divulgação que possibilitarão maior credibilidade e impacto. 35

34 Assim, a empresa ao escolher seu material de suporte, deverá ter bem claro qual a linha de comunicação que pretende desenvolver e garantir um bom retorno. Dentre os materiais de suporte à comunicação mercadológica da empresa estão: cartão de visitas catálogos de produtos e serviços mostruário de produtos portfólio da empresa folhetos e folder Cartão de Visitas O cartão de visitas é o primeiro material de suporte que o homem de negócios deve ter permanentemente junto a si. Com certeza, em qualquer tipo de apresentação ele é essencial. Nunca entregue o seu cartão amassado, sujo ou rasurado. Se houver mudanças de telefone, endereço ou mesmo de identidade corporativa, mande imprimi-los novamente. Se você entrega um cartão rabiscado, corrigido ou desalinhado, o cliente pode interpretar como uma falta de atenção ou desorganização por parte de sua empresa. + Dicas sobre o uso do cartão: Jamais dobre a ponta do cartão. Deixe o seu cartão facilmente acessível. Evite ter que procurar o seu cartão na hora de entregá-lo ao seu cliente. Entregue o seu cartão assim que perceber por parte de seu cliente interesse em manter contato com você e sua empresa. Seja seletivo. Não saia distribuindo cartões. 36

35 cartão profissional pode servir para acompanhar mensagens. Peque pelo excesso, nunca pela falta. Nunca entregue o cartão durante refeições. A troca de cartões deve ser uma ação discreta. Em viagens internacionais, imprima-os em inglês e o verso em idioma do país visitado Catálogos de Produtos O catálogo de produtos deve conter informações objetivas e fidedignas dos produtos comercializados pela empresa. Deve trazer, no mínimo: identificação da empresa fotos dos principais produtos desenho industrial (se for necessário ao produto) informações técnicas dos produtos (características físicas do produto) informações sobre matérias-primas utilizadas garantias usos do produto normas de especificação como DIN, ASTM e ABNT tradução para outro idioma (inglês e espanhol) Mostruário de Produtos O mostruário deve ter o produto e a descrição das características anexadas à amostra. O mostruário deve ser criteriosamente montado, a fim de dar o valor integral ao produto que a empresa quer oferecer ao cliente em potencial. O mostruário deve conter: identificação do produto identificação das características técnicas 37

36 identificação da empresa/nome/logotipo possibilidades de fornecimento quantificação por tipo de embalagem adequações de linguagem Portfólio da Empresa O portfólio da empresa é o seu currículo. Deve ser claro e objetivo dando as principais informações sobre sua atividade, produtos e serviços oferecidos, bem como dados de relações com o mercado, como principais clientes e fornecedores. De forma resumida, deve contemplar: identificação da empresa identificação dos executivos responsáveis data da fundação endereço completo para contato principais produtos principais mercados atendidos (interno e externo) composição de fotos (pátio industrial, planta industrial, linha de produção, linha de produtos, etc) preferencialmente, traduzido para outro idioma (inglês e espanhol) Folhetos e Folders Folhetos e folders são peças publicitárias de informação sobre empresa, produtos oferecidos, compostos por uma única folha com uma ou mais dobras. Deve ser objetivo e claro oferecendo a quem o lê informações rápidas, porém interessantes. Os folhetos e folders devem estar ao alcance do público de forma prática e ordenada, para que a mensagem possa atingir o público-alvo na feira e/ou exposição. De- 38

37 vem ser desenvolvidos com qualidade de impressão. Devem contemplar: identificação da empresa/logotipo identificação do produto breves características técnicas endereço, fone/fax, e home-page para contato e maiores informações versão em inglês ou espanhol. Cabe ressaltar que o material de suporte deve compor um conjunto homogêneo de informações, deve seguir uma mesma linha de apresentação visual e deve conter informações unificadas, ou seja, de igual fonte. Ao contrário, ao ser elaborado com informações desencontradas, acaba mostrando ao cliente em potencial um aspecto de falta de confiabilidade e de capacitação profissional. O material de suporte deve estar preparado e organizado de maneira prática, ficando disponível ao uso em qualquer momento da feira e/ou exposição. Deve ser projetado em número suficiente para não faltar. As empresas podem mostrar, revelar ou esconder todas as combinações de bens e serviços... B.Joseph Pine II e James H. Gilmore em O Espetáculo dos Negócios 39

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39 12. Amostras Uma das formas de se induzir um comprador ao uso ou consumo de um produto é oferecer-lhe uma amostra. Esta amostra pode ser uma demonstração ou experimentação sobre o produto, a qual facilita a sua compreensão, sob inúmeros aspectos. Uma amostra não precisa necessariamente ser uma amostra grátis, ela pode ser algo de demonstração ao cliente sem a transferência de posse sobre o produto. O importante é que o cliente sinta ou perceba características e benefícios do produto. Uma amostra bem utilizada é um promotor de vendas. A amostra pode ajudar a atingir objetivos comerciais porque: induz o consumidor a comprar experimentalmente um produto novo, o que é o principal objetivo. Incrementa o volume de vendas de um produto, pois demonstra, prova ou qualifica o produto e sua qualidade junto ao cliente. Atrai compradores em potencial para uma marca. Auxilia a obtenção de outros públicos formadores de opinião ou indicadores de negócio. 41

40 Auxilia no encorajamento a revendedores ou representantes do produto. Opera como uma força de vendas independente Vantagens da Distribuição de Amostras A maior vantagem, com certeza, é a ampliação do conhecimento do produto por parte do público-alvo. Dentre as vantagens, podemos elencar: eleva o conhecimento do consumidor a respeito do produto; melhora o acesso desse conhecimento à mente do consumidor; elimina mitos desfavoráveis sobre o produto; melhora a adequação do conhecimento do consumidor, especialmente sobre pontos de diferenciação de produto e de qualidades não reveladas; aperfeiçoa a credibilidade do conhecimento do consumidor; estimula o desejo de posse ou de consumo; melhora a imagem da empresa por extensão. Este tipo de esforço de comunicação objetiva criar na mente do consumidor ou provável comprador a impressão sobre o produto, qualidade, poder de consumo e diferenciação do mesmo Envio das Amostras ao Exterior Quando a empresa optar por levar amostras de produtos para um outro país, deve sempre procurar saber das exigências para poder transportar o produto. A embalagem deve atender às restrições sobre transporte e armazenagem. As embalagens devem ser bem fechadas, sem comprometer a qualidade do produto transportado. 42

41 Quando o volume a ser transportado tiver um valor significativo, é necessário o preenchimento de uma Fatura Comercial contendo a quantidade, descrição do produto e o seu valor. No país de destino, é necessário que se faça esta descrição em inglês. Na saída do Brasil, se o valor da amostra for significativo, é necessário que haja a emissão de uma Fatura Comercial, especificando a quantidade, descrição do produto e seu valor, explicitando: sem valor comercial. Se o valor for até US$ 1,000, não há qualquer restrição. Se o valor for acima de US$ 1,000, é necessária a emissão de uma RE (Registro de Exportação). Nesse caso, o produto deverá voltar ao país, ou ser faturado como citado anteriormente. No país de destino, é necessária a apresentação da Fatura Comercial, também com descrição do produto e designação sem valor comercial em Inglês. 43

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43 13. Formação do preço de venda Levar produtos ao exterior para eventos especiais, como feiras e exposições, representa uma alternativa ímpar de fomentar comercialmente os produtos da empresa. Mas, entre tantas análises e adequações já mostradas anteriormente, faz-se necessária também a composição do preço de venda dos produtos que serão oferecidos em mercados externos. Com toda a globalização, é normal encontrar produtos ofertados e com composições de custos muitas vezes distintos e competitivos. Desta forma, a empresa precisa considerar a formação do preço de vendas de seus produtos a partir do momento que planeja lançálos em novos mercados. A formação do preço de vendas a ser aplicado no exterior deve contemplar possíveis intermediações, considerando o pagamento de comissões para agentes e distribuidores. Uma vez divulgada a Lista de Preços dos Produtos, ela não deverá sofrer alterações, sob pena de cancelamentos de negociações ou de má interpretação por parte dos futuros compradores. Principalmente em países de economia estável, é comum os preços não sofrerem acréscimos freqüentemente. 45

44 Outro quesito importante na formação do preço de vendas é a existência de taxas que se aplicam no mercado-alvo. Existem países onde o ingresso de produtos estrangeiros sofre taxações rigorosas a fim de desestimular a sua entrada e proteger a produção nacional. Estas taxas poderão complicar a competitividade do produto em comparação aos produtos similares comercializados no país destino. Portanto, é fundamental que se faça uma pesquisa prévia das taxas que se aplicam ao tipo de produto que a empresa pretende comercializar Composição do Preço de Venda no Mercado Externo O preço de venda no exterior não contempla o provisionamento de alguns impostos que customizamos em nível de mercado interno. Ou seja, o preço de venda do produto no mercado externo deveria ser o equivalente ao mercado interno sem impostos que incidem diretamente sobre o produto. Porém, existem outras variáveis que irão fazer parte deste cálculo, como despesas de fretes, despesas de corretagem e despacho aduaneiro. O uso da intermediação dos negócios também deverá ser customizada, afora as taxas de seguros se elas não forem negociadas à parte. Outro quesito importante a ser considerado é a margem de lucro que a empresa espera obter através das negociações internacionais. Assim sendo, é importante que todos os detalhes sejam analisados antes de expor e comprometer os produtos da empresa em mercados externos Política de Preços O preço, com certeza, ainda é um fator de decisão de compra. Por isso, a empresa deve ter claro seus objetivos quando da formação do preço de venda de um produto. A 46

45 importância da política de preços faz-se necessária principalmente em situações como: a empresa vai estabelecer pela primeira vez o preço do produto num determinado mercado; a concorrência ameaça os novos negócios da empresa com preços e prazos agressivos (abaixo da tabela normal); a demanda dos produtos se relaciona diretamente com os preços praticados; os objetivos da empresa se ligam ao retorno do investimento e sobre o retorno sobre vendas; os objetivos de lucratividade e de participação de mercado exigem uma política flexível de preços. Segundo Kaplan, existem outros dois fatores que devem ser considerados na formação do preço de venda: acompanhar a concorrência ou diferenciar o produto para fugir de uma guerra de preços. É importante estabelecer uma política de preço que proporcione à empresa um retorno financeiro adequado, pois o mesmo deverá cobrir o pagamento de comissões aos diversos níveis de comercialização e outras despesas decorrentes da exportação. 47

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47 14. Linguagem, tradução e comunicação Todos os empresários, principalmente aqueles que necessitam apresentar sua empresa e seus produtos em novos mercados, devem praticar uma boa linguagem e comunicação. A comunicação é essencial e deverá servir como âncora às futuras negociações. Assim, o empresário em eventos como feiras e exposições precisa preparar-se para uma comunicação perfeita com seus futuros compradores. A falta de domínio da língua estrangeira é uma barreira administrável quando se busca parceiros no exterior que possam colaborar na compreensão e tradução de informações no momento do atendimento pessoal. Para compor um perfil profissional, alguns detalhes devem ser observados: voz regular boa dicção gesticulação sem excessos aparência agradável educação e cortesia bom humor 49

48 sensibilidade saber ouvir. Um dos principais obstáculos à venda é a falta de empatia. O empresário precisa diminuir ou eliminar resistências e por isso ele deve estar atento a toda e qualquer forma de comunicação pessoal ou impressa. A mesma deve ser planejada e minuciosamente estudada com antecedência. Deixar improvisos para situações informais e não para situações de negócios. Principalmente, quando da participação em feira ou exposição no exterior, a empresa precisa estar preparada e com suporte para fazer frente à comunicação que se fizer necessária para comunicar ao seu público-alvo o que quer e o que tem a oferecer. Como já mencionado, todo o material de apoio ou de suporte às vendas e promoção dos produtos e serviços da empresa deve estar traduzido de maneira a facilitar a compreensão do público em geral. Estas traduções devem ser realizadas por especialista (tradutor-intérprete) para que não haja riscos de erro ou má interpretação Linguagem Caso o empresário domine a língua do país onde ocorre a feira ou exposição, é importante que utilize da melhor verbalização possível para que haja boa compreensão do que realmente quer transmitir. Ao contrário, deve buscar um intérprete se houver necessidade de uma conversação mais formal ou mesmo de fechamento de algum pedido. Os pequenos dicionários para viagem, que são encontrados nas livrarias e disponíveis em diversos idiomas, podem ser peças importantes e podem auxiliar em situações mais críticas e de urgência. Eles contêm várias expressões de uso mais comum, desde um cumprimento a uma solicitação de informação. Com 50

49 certeza, não podem faltar na maleta de todo profissional em viagens ao exterior. A linguagem utilizada deve ser: clara objetiva cortês informativa e precisa dinâmica correta, evitando-se termos técnicos, a menos que o cliente os domine adequada à situação profissional evitando-se gírias ou linguagem informal Tradução Para impressos como catálogos, folders, cartões de visita, embalagens, displays, etc., a empresa deve escolher um especialista ou tradutor juramentado que irá fazer a tradução correta, principalmente de termos técnicos e de expressões idiomáticas. A sugestão, já indicada anteriormente, do inglês e do espanhol, se deve ao fato de serem dois idiomas universalmente reconhecidos como de negócios internacionais. Com certeza, este fato não impede que a empresa traduza seu material de divulgação para qualquer outro idioma que julgar conveniente para suas futuras negociações Comunicação Toda e qualquer comunicação empresarial deve ser previamente planejada. Esse planejamento é essencial para que a empresa atinja seus objetivos de divulgação e/ou comercialização de seus produtos e serviços. A comunicação empresarial deve ser única, homogênea, evitando-se contraposições de informações. 51

50 Entre os objetivos de planejar a comunicação que a empresa irá desenvolver deverão estar o de: informar sobre seus produtos, serviços e diferenciais; ampliar o conhecimento e/ou o reconhecimento de sua marca; divulgar e/ou aperfeiçoar a imagem da empresa. É através de uma comunicação bem-feita, dos seus dirigentes ou de seus representantes, que nasce a formação de opinião sobre a empresa e seus produtos. 52

51 15. Principais recursos de comunicação em feiras Em feiras, é importante disponibilizar ao visitante informações básicas sobre os produtos oferecidos. Deste modo, a empresa precisa ter materiais para oferecer como base ou fonte de informação. Os recursos mais utilizados são: Folder Folder : folheto publicitário constituído de uma só folha, com uma ou mais dobras. Deve conter informações básicas de produtos da empresa, como a identificação, marca ou logomarca, endereço, telefones, , enfim, dados para futuros contatos. Pode ser distribuído de maneira extensiva. Catálogo: mais completo que um "folder", o catálogo, geralmente, é acompanhado por fotos, código de produtos, informação técnica, etc. Deve ser distribuído de maneira seletiva. Cartazetes: são ideais para informação visual dentro do estande. São próprios para chamar a atenção sobre um lançamento ou produto em especial. Preferencialmente, deve conter pouco texto e mais identificação visual como, por exemplo, fotografias ou desenho. 53

52 Display Display : peça promocional e de merchandising que exibe uma mensagem de um produto. Pode ser utilizado para compor uma divulgação via catálogo ou "folder", como suporte aos mesmos. Prospecto ospecto: o mesmo que folheto ou folder, destinase à informação básica sobre produtos. Reprint Reprint : impressão em pequena escala de anúncio publicado em jornal ou revista; é interessante para demonstrar como a empresa promove seus produtos. Sampling Sampling : amostragem, em inglês. Leva mensagens publicitárias e amostras de produtos a seus potenciais clientes, de forma a motivar sua experimentação. Tape ape ou CD ROM: fita de vídeo ou CD ROM com imagens de produtos ou mesmo da empresa e seu parque fabril. Volante olante: pequeno folheto, usado para divulgar algo promocional. É simples e não serve como material de divulgação institucional. 54

53 16. Costumes e cultura do país destino É fundamental para o empresário que pretende negociar e, principalmente, conquistar novos clientes, saber lidar com outras culturas e outros costumes. Antes de viajar, o empresário deve procurar informações sobre os costumes, religião predominante naquele país, hábitos de consumo e práticas comerciais que caracterizam as relações empresariais. Esse conhecimento torna as negociações internacionais mais fáceis e menos frustrantes, afora lhe dar maior segurança durante qualquer tipo de contato. Familiarize-se especialmente com a natureza das operações naquele país. Busque informações com outras empresas e empresários que já tenham participado de negociações ou mesmos feiras e exposições no país que você irá expor e divulgar os seus produtos. Esteja bem-preparado, leia sobre a economia, a política e mesmo sobre situações de clima e barreiras tecnológicas. A internet pode ser uma excelente fonte de informações. Se você souber acessá-la, visite "sites" internacionais. Outra fonte interessante são os documentários exibidos nos canais de TV a Cabo. 55

54 Lembre-se que negociações internacionais requerem mais esforços e mais tempo para o seu fechamento. Esteja preparado para negociar com maior tempo, pois: os dois lados precisam avaliar seus interesses, vantagens e ganhos com o negócio; as diferenças de idioma tomam tempo e requerem maior cuidado de interpretação; há ajustes sobre condições comerciais que precisam ser avaliadas antes do fechamento do negócio para não causarem prejuízos ou desgastes futuros. Segundo Suzana Dublinski, em seu livro Negócio Fechado, o empresário precisa conhecer melhor os costumes e a etiqueta do país a ser visitado para evitar gafes ou crises de insegurança, além do desconforto na hora de negociar, que podem acarretar sérios prejuízos. Segundo ela, existem algumas lições que o empresário deve aprender: Primeira Lição: obter informações sobre a cultura do país que você irá visitar. Segunda Lição: informe-se sobre o que está acontecendo no país quando de sua chegada, no que se refere à realidade social, política e econômica. Ter erceira Lição: evitar assuntos que possam causar má impressão. Quarta Lição: jamais falar mal da cultura e do país que você está visitando. Definitivamente, jamais deixe esta questão de lado, prepare-se e construa uma boa "performance" profissional. Com certeza, os ganhos serão múltiplos, pois o empresário ganhará mais do que inúmeras possibilidades de boas negociações, ganhará em conhecimento e experiência para certames futuros. 56

55 17. Conhecendo um pouco mais sobre costumes do país a ser visitado O empresário deve buscar informações que possam lhe auxiliar e lhe facilitar em sua comunicação com clientes internacionais. Em feiras e exposições de nível internacional, é comum o empresário participar de um grupo com o qual irá dividir esta experiência. Entretanto, é oportuno enfatizar que mesmo estando acompanhado por outros empresários até mais experientes, cumpre a ele ser o observador e a pessoa preparada para apresentar a sua empresa e os seus produtos. 57

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57 18. Quanto à apresentação pessoal Cores e detalhes são ruídos. A elegância é silenciosa. Giorgio Armani Segundo Constanza Pascolato, em seu livro O Essencial, o homem de negócios precisa ter uma camisa impecável e um sapato muito bom. Também um terno, pelo menos um, maravilhoso. Deve esquecer de modismos nessa escolha. Evitar formas exageradas, as grandes ombreiras que saem de moda também para os homens. Uma boa opção é o terno cinza, com forro leve, de gabardine, de algodão ou de lã fria que não esquenta. Pode usar com sapato preto ou marrom. Gravatas sintéticas, muito na moda, devem ser evitadas. Dar preferência às gravatas lisas, que podem variar na textura do tecido as melhores opções ficam entre o bordô e o azul-marinho. Quanto às meias, devem compor com as calças e, preferencialmente, as mais finas possível. Quanto à mulher: ser discreta sempre. Seu visual precisa ser muito limpo e eficiente. Sem extravagâncias de qualquer ordem. Blazers e terninhos são muito bem-vindos, de preferência nas cores clássicas. A roupa deve estar em ordem, bem-composta. Sapatos de salto médio, sempre com meia, da cor da 59

58 pele ou preta. É preciso eliminar qualquer sinal de "frivolidade" da aparência. A mulher deve usar do mesmo estilo do homem de negócios: sóbrio e eficaz. Cabelos com um bom corte e maquiagem básica (pó, batom e rímel). Finalmente, a bolsa deve ser estruturada, ordenada e que se encontre o que precisar rapidamente, como: óculos, agenda, caneta e cartões de visita. Lembre-se: a maneira que nos trajamos não é o único fator determinante da imagem que apresentamos, mas pode afetar significativamente nossas relações com o mercado. Aparência conta, sempre contou e continuará contando em um mercado cada vez mais competitivo. Em uma viagem a negócios, procure observar a vestimenta local bem como os costumes locais para não cometer alguma gafe ou interferência aos princípios culturais. Outro aspecto dentro da sua apresentação pessoal deve ser em relação às cores utilizadas. Algumas são proibidas em alguns países ou mal-vistas em uso diário. 60

59 19. Roteiro o para participar de feiras e exposições internacionais nacionais Providências a serem executadas pelo exportador Antes da Feira: a) Formação de preço FOB para exportação de seus produtos. b) Seleção e pesquisa inicial de mercado, visando analisar: caracterização do produto nas nomenclaturas e nos códigos tributários; barreiras não tarifárias e contingenciamentos; preferências (SGP), acordos multilaterais e acordos bilaterais. c) Levantamento dos custos de exportação e importação, análise dos preços dos concorrentes e necessidade de adaptação dos produtos. d) Registro no cadastro de exportadores/importadores. e) Escolha do evento que poderá melhor promover o seu produto. f) Determinação da área de influência da feira. g) Verificação dos custos de participação no exterior. h) Detalhamento do regulamento da feira. 61

60 i) Inscrição para participação junto à empresa promotora do evento ou na instituição apoiadora. j) Elaboração dos projetos de decoração e confecção dos displays promocionais. k) Encaminhamento da documentação para exportação de amostras. l) Preparação das amostras, catálogos e material promocional. m) Viagem do pessoal qualificado para dirigir o estande. n) Preparação de instruções para todo o pessoal que irá trabalhar no estande. o) Seleção prévia do pessoal que trabalhará no estande, como recepcionistas, intérpretes, demonstradores, segurança, limpeza, etc. p) Elaboração de um plano publicitário: mala direta, convites, seleção de compradores em potencial e visitas locais. q) Recebimento das amostras e do material publicitário. r) Contratação da montagem do estande. s) Apresentação aos organizadores da feira do plano de montagem para aprovação. t) Acompanhamento da montagem do estande (ligação elétrica, água, telefone, mobília, letreiros, iluminação, decoração, fotografias, mostruários). Durante o evento: a) Supervisão dos trabalhos no estande. b) Controle de visitas. c) Recepção a convidados e visitantes ilustres. d) Demonstração operacional ou degustação de produtos expostos. e) Apresentação de peças publicitárias. f) Fechamento de negócios e futuros encontros. Depois do evento: a) Definir o destino e enviar o material de decoração utilizado durante o evento. b) Definir o destino das amostras (entrega das amostras vendidas e retorno das amostras não vendidas). 62

61 c) Processos administrativo-fiscais. d) Relatórios finais: Aspectos administrativos ( check-list ). Aspectos comerciais: número de visitantes, visitas a compradores em potencial, impressões pessoais, marketing do produto. Follow-up das vendas. Atividades pós-evento: Follow-Up dos contatos feitos. Continuidade do esforço de venda. Presença permanente no mercado (agentes comerciais, pontos de venda, assistência técnica, follow-up ) Check List Operacional a) Contratação de transporte para a feira. b) Ordem de expedição. c) Prazo para envio de material. d) Preparação do material para exposição. e) Embalagem para transporte. f) Nota fiscal para acompanhar a mercadoria (guardar para acompanhar o retorno). g) Certificado de controle de qualidade (quando necessário). h) Apólice de seguro. i) Fatura pró-forma para o material de construção e exposição do estande. j) Fatura pró-forma para mercadoria não-vendida. k) Nota de venda para mercadoria vendida. l) Documentos legais para envio do material à feira Check List para a Viagem a) Reservas e emissão de passagem aérea. 63