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1 RCKY INFORMÁTICA LTDA. MANUAL DO USUÁRIO RCKY SISADM FOR WINDOWS RCKY PDV FOR WINDOWS VERSÃO 3.19 PAF-ECF CACAU SHOW SÃO PAULO 2011 RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 1

2 CONTEÚDO 1. APRESENTAÇÃO Conteúdo do pacote Requisitos mínimos de hardware Instruções de instalação Finalização da instalação RCKY SISADM FOR WINDOWS Cadastro Cadastro de fornecedores Cadastro de Clientes Cadastro de Transportadores Cadastro de Grupos de Produtos Cadastro de Grupos de Clientes Cadastro de Regiões de Clientes Cadastro de Grupos de Faturamento Cadastro de Produtos Cadastro de Lista de Preços Cadastro de Preços de Produtos Cadastro de Promoções Cadastro de Condições de Pagamento Cadastro de Naturezas de Operação Cadastro de Vendedores Cadastro de Operadores Cadastro de Entregadores Cadastro de Estados Cadastro de Tipos de Cobrança Cadastro de Tipos de Despesa Cadastro de Tipos de Recebimento Cadastro de Tipos de Sangria Cadastro de Redes (TEF) Cadastro de Modelos de Notas Fiscais Cadastro de Tipos de Movimentação Cadastro de Códigos de Tributação Cadastro de Códigos de Tributação por ECF Cadastro de Caixas / Check-outs Cadastro de Contas Correntes Cadastro de Históricos Cadastro de Parâmetros Gerais Cadastro de Parâmetros de Faturamento Cadastro de Parâmetros de Comunicação Digitação Digitação de Entradas Digitação de Pedidos de Venda Digitação de Pedidos de Compra Digitação de Trocas Digitação de Despesas Digitação de Pagamentos Digitação de Recebimentos Digitação de Movimentos Digitação de Inventário RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 2

3 Digitação de Lançamentos Digitação de Mapas Resumo Consultas Consulta de Fechamento Consulta de Produto (Cód. De Barras) Consulta de Clientes Consulta de Lista de Preços Consulta Analítica de Produtos Consulta de Movimentação de Produtos Movimentação Sintética de Produtos Consulta Comparativo de Inventário Consulta de Pedidos (Período) Consulta de Faturamento (Produto) Consulta de Faturamento (Período) Consulta de Faturamento (Grupo) Consulta de Entradas Consulta de Contas a Receber Consulta de Pagamentos Recebidos Consulta de Contas a Pagar Consulta de Pagamentos Efetuados Consulta de Posição Financeira (Cliente) Consulta de Fluxo de Caixa Consulta de Despesas Consulta de Extrato Consulta de Comissões Consulta de Mapa Resumo Gráficos Processos Processo de Reorganização de Arquivos Processo de Cancelamento de Venda Processo de Cancelamento de Entrada Processo de Alteração de Vendedor Processo de Baixa por Período Processo de Ajuste de Preços Processo de Geração de Arquivos para Balanças Processo de Geração de Arquivo de Cons. Red Processo de Geração de Arquivo Sintegra Processo de Importação de Arquivos Processo de Exportação de Arquivos Processo de Recepção de Arquivos Processo de Transferência de Arquivos Processo de Liberação de Transferência Processo de Comunicação com Registradora Processo de Emissão de Notas Fiscais Processo de Emissão de Etiquetas de Cód. de Barras Processo de Emissão de Etiquetas de Cadastros Processo de Importação de Inventário Processo de Atualização de Inventário Processo de Consistência de Arquivos Processo de Liberação de Arquivos RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 3

4 Processo de Conversão de Arquivos RCKY PDV FOR WINDOWS Botões da Tela Inicial Botão Abre PDV (F1) Botão Consulta (F12) Botão Menu Fiscal (Control F8) Botão TEF (Alt F8) Botão Sair (escape) Botões da tela de venda Botão Trufas e tabletes (Ctrl 1) Botão Demais Produtos (Ctrl 2 ) Botão de Atalho Configurável (Ctrl 3) Botão Teclado virtual (Ctrl F11) Botão Consultas (Alt F12) Botão Operações de caixa (Alt F5) Botão Outras Opções (Alt Home) Botão Informa Cliente (Alt F8) Botão Informa Vendedor (Ctrl F8) Dúvidas mais freqüentes GUIAS RáPIDOS DE TAREFAS Efetuando uma venda Selecionando o produto Cancelando um produto Identificando o cliente e o vendedor Finalizando a venda Cadastro de produtos - cestas Efetuando corretamente um inventário Digitação de Inventário Consulta Comparativo de Inventário Processo de Atualização de Inventário CONSIDERAÇÕES FINAIS E INFORMAÇÕES DE SUPORTE RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 4

5 1. APRESENTAÇÃO Obrigado por adquirir os sistemas RCKY. O objetivo dos nossos produtos é tornar mais simples as rotinas operacionais dos seus usuários, partindo de conceitos avançados de bancos de dados relacionados, gerando informações precisas e confiáveis que permitem ao administrador tomar decisões mais ágeis e concretas. Com a intenção de facilitar o entendimento deste manual, iremos dividi-lo em cinco capítulos. Neste primeiro capítulo apresentaremos o produto, disponibilizando informações a respeito do conteúdo do pacote, requisitos de hardware e instruções de instalação. No segundo capítulo explicaremos as propriedades de cada módulo do programa RCKY SISADM FOR WINDOWS e, no terceiro, do RCKY PDV FOR WINDOWS. O capítulo seguinte aborda as dúvidas mais freqüentes de nossos usuários e suas respectivas respostas. No quinto capítulo deste manual, apresentaremos alguns guias rápidos para processos essenciais. Na parte final, forneceremos instruções para obtenção de ajuda através do suporte de nossos analistas especializados e algumas considerações finais. Procuramos apresentar de forma simples e direta as informações essenciais para o completo entendimento dos processos que compõem nosso sistema, bem como sua correta configuração e utilização. Ressaltamos que a leitura detalhada deste manual é fundamental para um domínio satisfatório de todas suas funções, a fim de que o usuário consiga extrair do programa todas as suas potencialidades, trabalhando de forma produtiva e eficiente. 1.1 Conteúdo do pacote A caixa do produto deverá conter os seguintes itens: Manual do usuário; CD ROM de instalação; Ficha de seqüência de instalação rápida; Contrato de manutenção. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 5

6 1.2 Requisitos mínimos de hardware Os programas RCKY SISADM FOR WINDOWS e o RCKY PDV FOR WINDOWS, graças à suas características técnicas, não necessitam de recursos avançados para a sua instalação. Como configuração mínima, um microcomputador com processador Intel Celeron ou Pentium IV com 1.0 GHz, 256 MB de memória RAM, 1 GB de espaço livre no disco rígido e sistema operacional Windows à partir da versão 98 são suficientes. No entanto, para um melhor desempenho do software, recomendamos que a instalação seja feita em microcomputadores com processador Intel Celeron D, Pentium IV ou Core 2 Duo com pelo menos 2.0 GHz, 512 GB de memória RAM ou mais, disco rígido de 40 GB e sistema operacional Windows XP PRO. Não recomendamos a utilização dos sistemas operacionais Windows Vista e Windows Starter Edition, em função dos possíveis problemas de compatibilidade ou limitações de hardware que eventualmente poderão ocorrer. A quantidade de dados inserida também pode exigir mais espaço livre no disco rígido. O RCKY PDV FOR WINDOWS permite o uso de Emissor de Cupom Fiscal das principais marcas do mercado, com ou sem gaveta de dinheiro acoplada. O usuário deve utilizar também um leitor de códigos de barras com conector do tipo teclado ou serial. Para lojas da CACAU SHOW são requeridos o uso de balanças eletrônicas para venda a granel e monitores tipo touch-screen. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 6

7 1.3 Instruções de instalação Insira o CD Disco de Instalação RCKY Sisadm e PDV for Windows no drive correspondente; Na tela que irá surgir, clique no botão Continue (fig.01); Aguarde o término da instalação. Surgirá então a mensagem Instalation Complete Figura 1 - instalação ATENÇÂO: Seu sistema ainda não está totalmente instalado. Para finalizar corretamente a instalação do sistema RCKY, é fundamental a execução da rotina 1.4 Finalização da instalação, detalhada a seguir. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 7

8 1.4 Finalização da instalação O programa de instalação terá criado no menu Iniciar / Programas uma pasta chamada Aplicativos RCKY. Dentro desta pasta você encontrará atalhos para o RCKY Sisadm for Windows e para o RCKY PDV for Windows. ATENÇÃO: CLIQUE PRIMEIRO NO ITEM: SISADM FOR WINDOWS (fig. 02). Figura 2 - atalho RCKY Ao abrir, o sistema exibirá a tela de autorização de funcionamento (fig. 03). Neste momento, o usuário deve entrar em contato com o suporte RCKY, através dos canais informados na própria tela do programa (telefone, Skype ou via atendimento on-line) e informar a senha e a palavra-chave mostradas na tela. A seguir, nosso atendente do suporte fornecerá uma senha de autorização que deverá ser preenchida no campo AUTORIZAÇÂO. Importante: Todo mês esta autorização deverá ser revalidada. No entanto, não será necessário entrar em contato com nosso suporte, pois você receberá a nova senha através do boleto bancário. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 8

9 Figura 3 - autorização de funcionamento A seguir, surgirá a tela de login do operador. Neste primeiro momento, podemos entrar no sistema selecionando qualquer operador, sem digitar nenhuma senha (mais adiante ensinaremos como cadastrar os usuários definitivos do sistema e suas respectivas senhas). O último passo para finalizar a instalação é efetuar a CONVERSÃO DE ARQUIVOS. O processo é muito simples. Na tela inicial do RCKY SISADM FOR WINDOWS, selecionar o módulo PROCESSOS e a opção Conversão de Arquivos. Na tela de Conversão, basta clicar em Confirma (fig.04). Figura 4 - conversão de arquivos RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 9

10 Importante: o processo de conversão de arquivos deve ser feito na instalação do sistema e deverá ser repetido sempre que forem instaladas atualizações de versão do programa. Vale ressaltar que estas rotinas são destinadas a garantir a instalação e o uso de um sistema RCKY original, atualizado e com todas as suas funcionalidades operando corretamente. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 10

11 2. RCKY SISADM FOR WINDOWS O programa SISADM FOR WINDOWS está dividido em cinco módulos principais (Cadastros, Digitação, Consultas, Gráficos e Processos). Utilize o mouse para clicar em cada uma delas e verificar seu conteúdo. Nas páginas seguintes explicaremos a função de cada módulo e suas particularidades. O sistema possui também o recurso de dica, ou seja, se você tiver dúvidas com relação ao preenchimento de qualquer campo, basta apontar o mesmo com o mouse e será exibida uma breve descrição do dado com o qual o campo deve ser preenchido (fig. 05). Figura 5 - dicas de campos RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 11

12 2.1 Cadastro Nesta parte do sistema, o usuário poderá cadastrar clientes, fornecedores, produtos, condições de pagamento, etc. No intuito de facilitar o uso para o usuário CACAU SHOW, algumas entradas dos cadastros já estão pré-cadastradas Os menus deste módulo terão telas bastante similares, possuindo uma parte em comum (fig. 06), com o objetivo de facilitar o aprendizado e uso das mesmas. Figura 6 - caixas comuns Através dos botões da caixa Movimentação, o sistema permitirá ao usuário navegar entre os registros, sempre na seqüência escolhida na caixa Ordem. O botão Localiza permitirá a digitação de um determinado valor a ser pesquisado no cadastro em uso. Já o botão Visualiza mudará a tela de navegação para o formato de visualização de tabelas, permitindo assim uma visão mais ampla do cadastro. Na caixa Ação o usuário poderá escolher entre incluir, alterar ou excluir registros, bastando para isso pressionar o botão correspondente. Após qualquer destas operações, o sistema habilitará os botões Confirma e Desiste. Somente após a confirmação a ação será concluída Cadastro de fornecedores Através desta tela, o sistema permite o cadastramento de todos os fornecedores. Devem ser incluídas aqui todas as empresas ou pessoas às quais se efetuam pagamentos de quaisquer espécies. O campo CNPJ/CPF, quando preenchido, sofrerá verificação de consistência, não sendo permitida a inclusão de dois fornecedores com o mesmo CNPJ ou CPF ou valores inválidos. Importante: A verificação de consistência é efetuada automaticamente pelo programa no momento da inclusão de dados-chave, certificando que o mesmo seja válido, íntegro e não repetido. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 12

13 2.1.2 Cadastro de Clientes Nesta tela devem ser cadastrados todos os dados disponíveis a respeito dos clientes e revendedores. O campo CNPJ/CPF deverá respeitar a mesma regra do cadastro de fornecedores. No campo Status, o sistema permite atribuir a condição de Duvidoso (DVD), Bloqueado (BLO) ou Normal (N) ao cliente. Esta informação será avisada ao operador no momento em que se tentar executar uma operação de venda para o cliente em questão. Figura 7 - cadastro de clientes Cadastro de Transportadores Nesta tela podem ser cadastradas empresas de transporte que prestarão serviços de entregas ou coletas de bens e mercadorias Cadastro de Grupos de Produtos Este cadastro já está previamente configurado para a linha de produtos da CACAU SHOW. O objetivo deste cadastro é separar os produtos de forma estratégica, possibilitando a RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 13

14 obtenção de relatórios mais apurados, principalmente quando o cadastro de produtos possuir muitos itens Cadastro de Grupos de Clientes Este cadastro já está previamente configurado com os grupos-padrão de clientes para a CACAU SHOW. Podem ser incluídos novos grupos de clientes que serão associados a listas de preços e condições distintas Cadastro de Regiões de Clientes Podem ser cadastradas regiões que serão associadas aos clientes, possibilitando a geração de relatórios de vendas mais apurados Cadastro de Grupos de Faturamento Este cadastro já está previamente configurado com os grupos de faturamento padrão para a CACAU SHOW Cadastro de Produtos Aqui são cadastrados todos os produtos vendidos. A linha de produtos das lojas CACAU SHOW já está pré-configurada. Eventuais inclusões ou alterações devem ser efetuadas respeitando-se as restrições contratuais do franqueado. No capítulo 5 descreveremos uma operação de cadastro de cestas (atualmente a única situação de cadastro de produtos permitida contratualmente) Cadastro de Lista de Preços Aqui podem ser cadastradas listas de preços com margens distintas, associadas aos diferentes grupos de clientes. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 14

15 Cadastro de Preços de Produtos Exibe os preços de um determinado produto em cada uma das listas cadastradas Cadastro de Promoções Exibe as promoções cadastradas pela CACAU SHOW em atividade no momento Cadastro de Condições de Pagamento Aqui devem ser cadastradas todas as condições de pagamento praticadas no ato da venda. As condições mais comumente utilizadas já estão preenchidas. O objetivo deste cadastro é permitir ao sistema calcular as datas de vencimento das parcelas automaticamente. Os campos Vencimento devem ser preenchidos com os prazos de pagamento (Exemplo: para condição 30 / 60 / 90 ddl, preencher , respectivamente) Cadastro de Naturezas de Operação Aqui podemos cadastrar as naturezas das operações que serão praticadas na loja, informando o código fiscal da operação, sua descrição, impostos incidentes, etc Cadastro de Vendedores Através desta tela, o sistema permite o cadastramento dos vendedores existentes. Assim como nos cadastros de fornecedores e clientes, o campo CPF/CNPJ, quando preenchido, sofrerá verificação de consistência, não sendo permitida a inclusão de dois vendedores com o mesmo CNPJ ou CPF ou de valores inválidos Cadastro de Operadores Aqui devem ser cadastrados todos os usuários do sistema. Podemos determinar as permissões de uso de cada usuário para cada função do sistema, através dos dois campos da caixa Nível (fig. 08). Atenção: O primeiro campo determina o nível de acesso do operador ao SISADM e no segundo campo definimos seu Status no PDV. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 15

16 Figura 8 - níveis de acessos dos operadores No primeiro campo temos como opção de preenchimento: Letra A (SOMENTE A MAIÚSCULA) acesso total ao sistema SISADM; Qualquer outra letra acesso restrito (somente aos módulos permitidos pelo administrador); No segundo campo, temos como opções: Operador; Supervisor; Administrador. Para cadastrar um usuário com direitos de abrir e fechar PDV e efetuar reforços e sangrias de caixa devemos identificá-lo como supervisor ou administrador. Dispondo-se de um teclado com leitor magnético, o sistema permite o cadastramento de um cartão, utilizando-se o campo correspondente. Nesta tela podemos também definir a senha do operador e as permissões de acessos aos módulos do programa. Através da caixa Acessos permitidos, selecionamos o módulo do programa e quais serão as ações permitidas a cada usuário. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 16

17 Cadastro de Entregadores Aqui podem ser cadastrados eventuais entregadores que prestem serviços à loja Cadastro de Estados Nesta tela devem ser inseridos os dados referentes às unidades da federação. Os Estados e suas respectivas siglas já estão pré-configurados, bem como suas alíquotas de ICMS atualmente vigentes. Deve-se usar a opção Altera apenas para eventuais mudanças de alíquotas. O objetivo deste cadastramento é facilitar o preenchimento de outros cadastros (fornecedores, clientes e vendedores) Cadastro de Tipos de Cobrança Através desta tela o usuário pode informar ao sistema seus tipos de cobranças Cadastro de Tipos de Despesa Através desta tela, o usuário pode informar ao sistema quais os tipos de despesas nos quais estão divididos seus pagamentos. As principais despesas inerentes à operação da loja CACAU SHOW já estão previamente cadastradas. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 17

18 Cadastro de Tipos de Recebimento Aqui devem ser cadastrados todos os tipos de recebimento que serão utilizados no momento da venda (fig. 09). Figura 9 - tipos de recebimento Os campos a seguir devem ser preenchidos com bastante atenção: Sangria Determine neste campo com qual valor arrecadado o sistema deverá avisar para a execução da sangria. Exemplo: preenchendo este campo com R$ 300,00 para o tipo de recebimento Cod. 01 Dinheiro, o sistema avisará quando houver esta quantia no caixa. Tipo Receb. Escolha um dos tipos disponíveis. Escolhendo Cheque, o sistema permitirá a emissão do mesmo, no momento do pagamento. Escolhendo Vale, o sistema emitirá automaticamente um contra-vale ao final da compra, quando houver troco. Escolhendo Dinheiro nenhuma destas situações ocorrerá. Redução (Red.) Preencha este campo com o valor (em percentual) a ser reduzido neste tipo de recebimento. Exemplo: Se este campo estiver preenchido com 10,00, no momento em que se efetuar um recebimento com este código no valor de R$ 5,00, o sistema considerará apenas R$ 4,50, descontando R$ 0,50 (10,00 %) Cadastro de Tipos de Sangria Nesta tela podemos cadastrar qual usuário estará habilitado para realizar sangrias e determinar o tipo de emissão gerada (ECF ou não-fiscal). RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 18

19 Cadastro de Redes (TEF) Esta função já está previamente configurada com os valores-padrão de comunicação das redes. Recomendamos ao usuário não efetuar nenhum tipo de alteração nestas configurações sem a devida assessoria de nosso suporte técnico Cadastro de Modelos de Notas Fiscais Podem ser cadastrados os modelos de notas fiscais que serão emitidas pela loja Cadastro de Tipos de Movimentação Podemos cadastrar tipos padrão de movimentações de estoques (entrada, saída, ajuste, etc.), com o intuito de facilitar a identificação das mesmas, gerando relatórios mais detalhados Cadastro de Códigos de Tributação Este cadastro deve ser preenchido com os códigos de tributação possíveis. Os códigos básicos (Isento, Não Tributado, Substituição Tributária, Simples e alíquotas 7, 12, 18 e 25 %) já estarão cadastrados, sendo apenas necessário cadastrar situações diferentes destas Cadastro de Códigos de Tributação por ECF Este cadastro tem a função de informar ao sistema qual código deve ser enviado ao emissor de cupom fiscal por ocasião da venda de um produto. Cada código de tributação cadastrado no item anterior (2.1.25) deverá ter um correspondente para cada ECF neste cadastro. O sistema trará este cadastro preenchido para os códigos de tributação previamente associados aos principais emissores de cupons fiscais do mercado Cadastro de Caixas / Check-outs Aqui devem ser cadastrados todos os pontos de venda agregados ao sistema. Através desta tela podemos definir padrões de funcionamento, políticas de acesso ao PDV, determinar teclas de atalho, etc. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 19

20 Cadastro de Contas Correntes Através desta tela o sistema permitirá ao usuário cadastrar suas contas correntes, possibilitando um controle mais prático e detalhado das suas movimentações financeiras Cadastro de Históricos Este cadastro deve ser preenchido com todos os tipos de lançamentos que podem ser efetuados em uma conta corrente (cheque, depósito, juros de cheque especial, etc.) O campo Operação deverá ser preenchido com o tipo de movimento que este histórico deverá gerar (débito ou crédito) Cadastro de Parâmetros Gerais Este cadastro efetua ajustes que influenciam no comportamento geral do sistema. Os dados são padronizados e já estão preenchidos, devendo ser alterados apenas por usuários experientes. Caso você tenha dúvidas no preenchimento deste cadastro, contate o suporte RCKY Cadastro de Parâmetros de Faturamento Este cadastro já se encontra preenchido com os dados padronizados para emissão. Toda e qualquer alteração deverá ser feita apenas por usuários experientes. Caso você tenha dúvidas no preenchimento deste cadastro, contate o suporte RCKY Cadastro de Parâmetros de Comunicação Este cadastro já se encontra preenchido com os dados padronizados para envio e recebimento de arquivos via FTP. O usuário deve informar apenas os dados para transmissão e recebimento de dados via . Caso você tenha dúvidas no preenchimento deste cadastro, contate o suporte RCKY. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 20

21 2.2 Digitação Nesta parte do sistema, o usuário poderá lançar entradas de mercadorias, movimentos em contas correntes, baixar e modificar registros de contas a receber e de contas a pagar e efetuar acertos de inventário. Algumas telas deste módulo possuirão as mesmas caixas Movimentação, Ordem e Ação, possibilitando a operação de forma idêntica às telas de cadastros, enquanto outras permitirão apenas a inclusão de registros. O objetivo desta regra é dar confiabilidade ao sistema de estoque, não possibilitando a alteração ou exclusão de dados registrados. Para efetuar correções em movimentos os mesmos devem ser estornados. Para excluir entradas digitadas indevidamente, deve-se utilizar o processo Cancelamento de Entradas, que excluirá a entrada e estornará o movimento no estoque referente à mesma Digitação de Entradas As entradas provenientes da CACAU SHOW não precisam ser digitadas. O usuário deve apenas conectar-se a um servidor de FTP, clicando no botão Internet. O sistema irá importar os dados referentes às Notas Fiscais emitidas para a loja e as exibirá na tela. O usuário deve selecionar a nota e clicar o botão Confirma. Veremos a seguir como deve ser efetuada esta operação para outros fornecedores. Preenchendo os campos contidos nesta tela (fig.10), o usuário estará alimentando registros de entrada, estoque e contas a pagar. Primeiramente, devem ser preenchidos os campos da guia Itens referentes aos produtos que compõe a entrada. Após cada item digitado, pressione o botão Adiciona. Os itens confirmados serão exibidos na caixa Itens no centro da tela. Para alterar um item digitado, antes da confirmação final do documento, selecionamos o mesmo e clicamos no botão Altera ou Remove. Os campos das guias Valores e Pagamentos devem ser preenchidos com os dados constantes na nota. Esses valores podem ser alterados pelo usuário e serão gravados como registros de contas a pagar. Após o preenchimento de todos os campos o usuário deverá clicar no botão Confirma, que se encontra na caixa Ação. Se houver inconsistências, o sistema informará o campo com preenchimento incorreto e solicitará nova confirmação ao usuário. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 21

22 Figura 10 - digitação de entradas Digitação de Pedidos de Venda Nesta opção o usuário pode digitar todos os pedidos de venda, informando dados do cliente, condições de pagamento, etc.. Os itens vendidos devem ser incluídos através do campo Código e descrição da caixa Produtos Digitação de Pedidos de Compra Através desta opção o usuário deverá lançar seus pedidos de compra discriminando os itens constantes no pedido através da caixa Produtos, selecionando o fornecedor, condições de pagamento e demais informações através dos campos correspondentes Digitação de Trocas Nesta tela o usuário deve registrar todas as trocas efetuadas. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 22

23 2.2.5 Digitação de Despesas Nesta tela o usuário deve registrar todas as despesas referentes ao período permitido, identificando-a com o código apropriado do campo Despesa. O franqueado CACAU SHOW deve certificar-se de preencher todas as despesas de um determinado período dentro do prazo estipulado, caso contrário, estará sujeito às conseqüências contratuais Digitação de Pagamentos Através desta tela é possível efetuar baixa de títulos pagos, alterar registros já existentes ou ainda incluir novos títulos e documentos a pagar. O sistema considerará o título pago quando o campo Pagamento for preenchido Digitação de Recebimentos Esta tela tem a finalidade de permitir a baixa ou alteração de registros em contas a receber. Sua operação respeita as mesmas regras do item anterior (2.2.6 Digitação de Pagamentos). RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 23

24 2.2.8 Digitação de Movimentos Através desta tela, (fig. 11) o sistema permite a inclusão de movimentos de estoque, possibilitando ao usuário executar acertos de inventário, ajustes, etc.. Seu funcionamento é semelhante ao programa Digitação de Entradas. O primeiro passo para se efetuar lançamentos é preencher os campos Número e Data que se encontram na caixa Documento. Em seguida, devem ser preenchidos os campos da caixa Produtos (Produto, Quantidade, Tipo de movimento). Após cada movimentação, clicar o botão Adiciona e, ao final, pressionar o botão Confirma da caixa Ação. O sistema então gravará os lançamentos digitados. Figura 11 - digitação de movimentos Digitação de Inventário Esta tela permite a digitação da quantidade inventariada de determinado produto. As alterações efetuadas pelo processo de digitação de inventário só serão consolidadas quando o processo Atualização de Inventário for acionado. Para pequenos ajustes de estoque recomendamos a utilização do método Digitação de Movimentos, pois assim os ajustes são feitos de forma automática no sistema. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 24

25 Digitação de Lançamentos Este programa permite ao usuário efetuar lançamentos nas contas correntes previamente cadastradas no sistema. Os lançamentos aqui efetuados alterarão o campo Saldo, visto na tela Cadastro de Contas Correntes Digitação de Mapas Resumo Por meio desta opção, o usuário pode gerar o mapa resumo do ECF, fornecendo todos os dados requeridos. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 25

26 2.3 Consultas Este é o módulo do programa que permite ao usuário ter acesso a várias informações processadas pelo sistema. Nas páginas seguintes abordaremos a utilidade de cada uma das funções deste módulo. A maioria das opções deste módulo possui os botões Imprime, Exporta e Excel, dentro da caixa Ação (fig. 12). Pressionando o botão Imprime, o sistema exibirá uma janela para que se escolha uma impressora. Ao clicar o botão Exporta, o sistema gera um arquivo com extensão dbf e abre-se uma janela onde o usuário define onde serão salvos estes arquivos. Clicando em Excel o sistema abre automaticamente a consulta como uma planilha do Microsoft Excel. Figura 12 - botões da caixa ação RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 26

27 2.3.1 Consulta de Fechamento Neste módulo o usuário poderá consultar o fechamento financeiro de um determinado caixa ou PDV (fig.13). Para isso, basta preencher os campos de seleção e clicar o botão Atualiza. Para efeito de controle e geração de relatórios gerenciais são disponibilizadas as opções de salvar, exportar ou imprimir a consulta. Vejamos as particularidades de cada campo: PDV - Escolha aqui qual o número do caixa que se deseja consultar; Turno Definir o turno ou operador que se deseja consultar. Figura 13 - consulta de fechamento de PDV RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 27

28 2.3.2 Consulta de Produto (Cód. De Barras) Esta consulta permite ao usuário verificar preço, estoque e foto do produto, mediante a digitação do código do produto ou leitura do código de barras do mesmo (fig.14). Figura 14 - consulta de produtos Consulta de Clientes Permite ao usuário visualizar todos os dados dos clientes cadastrados Consulta de Lista de Preços Através desta consulta o usuário pode verificar os preços dos produtos cadastrados em cada lista de preços gerada. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 28

29 2.3.5 Consulta Analítica de Produtos Através desta função do programa, pode-se obter a relação de produtos (total ou de determinado intervalo de grupos), contendo informações sobre estoque, data de última compra, preço de venda e rotatividade. Esta consulta pode auxiliar muito o processo de compra e reposição de mercadorias Consulta de Movimentação de Produtos Exibe as movimentações de um determinado produto. Cada lançamento no estoque é especificado nesta consulta que informa, além da quantidade movimentada, a data da movimentação, o documento que a originou, o cliente ou fornecedor associado à mesma e o saldo resultante da operação Movimentação Sintética de Produtos Disponibiliza informações consolidadas de todas as movimentações registradas. Podem ser visualizadas consultas efetuadas divididas por período, tipo de movimento e / ou grupos de produtos Consulta Comparativo de Inventário Esta consulta exibe uma tabela comparativa de quantidades dos produtos inventariados em relação ao total em estoque registrado no sistema. Possibilita a confirmação de lançamentos de quantidades antes de se efetuar a consolidação de estoque através da opção Processo Atualização de Inventário Consulta de Pedidos (Período) Possibilita a verificação do total dos pedidos pendentes ou entregues em determinados períodos de tempo Consulta de Faturamento (Produto) Esta consulta tem o objetivo de facilitar o trabalho de administração de produtos, política de margens, etc.. Ideal para identificar os produtos que oferecem a melhor lucratividade (fig.15). Veremos abaixo o conteúdo das principais colunas: RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 29

30 Preço Médio É a divisão do valor total faturado para aquele produto pela quantidade vendida do mesmo; % Fat. É o percentual que o faturamento do produto representa sobre o faturamento total no período especificado. Exemplo: Se o faturamento total for de R$ 5.000,00 e o faturamento do produto for de R$ 250,00, esta coluna será preenchida com 5 ; Total Custo É o resultado da multiplicação do último custo pela quantidade vendida no período (custo da mercadoria vendida); Lucro Bruto É o resultado obtido quando se subtrai o Total (Custo) do Total (Faturamento), ou seja, o lucro bruto obtido com a venda do produto no período especificado; Margem É a margem de lucro praticada para o produto no período especificado; % Lucro É o percentual que o lucro bruto do produto representa sobre o lucro total obtido no período. O cálculo executado para obtenção desta coluna é idêntico ao executado para a coluna % Faturamento; % Acum. É a soma dos percentuais da coluna % lucro até o produto em questão. Esta coluna pode ser empregada para a geração da curva ABC dos produtos. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 30

31 Figura 15 - consulta de faturamento por produto Consulta de Faturamento (Período) Esta consulta relaciona a consulta sintética ou analítica das vendas efetuadas em um determinado período, totalizando os valores ao final. É possível visualizar o detalhe da venda executando um clique duplo sobre a mesma. O sistema exibirá então nova janela (fig.16) com informações bastante detalhadas. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 31

32 Figura 16- consulta de faturamento por período Consulta de Faturamento (Grupo) Esta consulta possibilita a visualização das vendas efetuadas de um determinado grupo de produtos, totalizando os valores ao final. É possível visualizar os detalhes de cada venda executando um clique duplo sobre a mesma Consulta de Entradas Este programa funciona de forma idêntica aos anteriores, efetuando consultas relativas às entradas. Da mesma forma, pode-se executar um clique duplo sobre o registro desejado e o sistema exibirá os seus detalhes Consulta de Contas a Receber Nesta consulta o sistema exibirá todos os registros de recebimento em aberto de um determinado período. Podem ser solicitados os registros de um único cliente, bastando para isso selecionar ou digitar o seu código no campo correspondente. RCKY Sisadm for Windows PDV for Windows Manual do Usuário 32

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