1.0 ADMINISTRAÇÃO DE INSTÂNCIAS

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1 1.0 ADMINISTRAÇÃO DE INSTÂNCIAS

2 Apresentação Este documento tem por objetivo auxiliar a usabilidade do aplicativo IOB Administração de Instâncias de maneira simplificada e ilustrativa. 2

3 1.0 Sumário 1.0 O que é o IOB Administração de Instâncias, Estruturas dos Estabelecimentos, Estruturas dos Perfis de Usuários, Primeiro Acesso, Welcome, Cadastro de Usuário e Senha, Cadastro de Empresa, Tratativa para SCP, IOB Administração de Instâncias, Esqueci a Senha, Informações de Cabeçalho, Tipo, CNPJ/CPF, IE, Razão Social, Licença de Uso de Software, Módulos, ECD, EFD ICMS/IPI, EFD-CONTRIBUIÇÕES, SINTEGRA/SEF I, CRUZAMENTOS, Asterisco, Funcionalidades, Convidar empresa, Atribuir/Retomar licença, Convidar usuário, Editar empresa, Busca Global, Filtro, Refresh, Expandir todos, Fechar até GE, FAQ, Tutorial, Meu Cadastro, Alterar Senha, Sair, Relatórios, Relatório de Assinatura, Relatório de Usuabilidade, Relatório de Usuários, Suporte Técnico, 34 3

4 1.0 O que é o IOB Administração de Instâncias? O IOB Administração de Instâncias é o aplicativo que proporciona o gerenciamento do programa IOB Auditor Eletrônico SPED, com as principais funcionalidades: Gerenciamento dos estabelecimentos que serão utilizados nas auditorias eletrônicas; Gerenciamento de licenças por módulo; Gerenciamento de usuários; e Relatórios gerenciais para controle de usabilidade. 2.0 Estruturas dos Estabelecimentos Para utilização do IOB Auditor Eletrônico SPED é necessário criar uma estrutura organizacional no IOB Administração de Instâncias com o propósito de convidar e cadastrar as empresas que usufruirão do mesmo. Exemplo 1: Inicialmente o convite será disponibilizado para os níveis organizacionais Canal ou Grupo Econômico. I Instância C Canal GE Grupo Econômico M Matriz F Filial Nível de Geração de Licenças (IOB Administração de Instâncias) IOB Nível Organizacional (IOB Administração de Instâncias) IOB ou Cliente Nível Organizacional (IOB Administração de Instâncias) Cliente Nível de Utilização (IOB Auditor Eletrônico SPED) Cliente Nível de Utilização (IOB Auditor Eletrônico SPED) Cliente 4

5 2.0 Estruturas dos Estabelecimentos Exemplo 2: Estrutura simples no IOB Administração de Instâncias (Faturamento via Canal): Exemplo 3: Estrutura simples no IOB Administração de Instâncias (Faturamento via Grupo Econômico): 5

6 2.0 Estruturas dos Estabelecimentos Conceito: Instância - Trata-se do CNPJ onde exista o perfil de distribuição completa das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED. Canal - Trata-se do CNPJ com perfil de comercialização e distribuição de licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED. Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar o(s) respectivo(s) Grupo(s) Econômico(s), bem como, administrar suas licenças e criar novos grupos. Grupo Econômico - Trata-se do CNPJ com perfil de comercialização e distribuição das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED dentro de um conglomerado empresarial. Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar a(s) respectiva(s) Matriz(s), bem como, administrar suas licenças e criar novas empresas matrizes. Matriz - Trata-se do CNPJ + I.E com perfil de utilização das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED. 1ª Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar a(s) respectiva(s) Filial(s), bem como, administrar suas licenças e criar novas empresas Filiais. 2ª Obs. Neste nível você poderá efetuar as respectivas auditorias conforme empresa matriz, sendo possível auditar os módulos (ECD, EFD CONTRIBUIÇÕES, EFD ICMS/IPI, SINTEGRA/SEF I e CRUZAMENTOS). Trata-se do CNPJ + I.E com perfil de utilização das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED. Obs. Neste nível você poderá efetuar as respectivas auditorias conforme empresa filial, sendo possível auditar os módulos (EFD ICMS/IPI, SINTEGRA/SEF I e CRUZAMENTO EFD ICMS/IPI vs SINTEGRA/SEF I). 6

7 3.0 Estruturas dos Perfis de Usuários O perfil de usuários tem a finalidade de distinguir as respectivas permissões de uso do sistema por usuário. 1ª Obs. Todas as empresas terão um ou mais usuário(s) Administrador(es) que gerenciará a mesma. Exemplo 1: Administrador Nível Supremo Permite acesso completo a todas as funcionalidades do IOB Administração de Instâncias e IOB Auditor Eletrônico SPED. Gerencial Nível Operacional Restringe a utilização das funcionalidades de convidar empresa e distribuir ou retomar licenças ainda permitindo uso do IOB Auditor Eletrônico SPED. Consulta Nível de Análise Permite somente visualizar os resultados das auditorias e relatórios do IOB Auditor Eletrônico SPED executados pelos níveis superiores. 2ª Obs. Poderá convidar novos usuários conforme seu respectivo nível ou abaixo a sua estrutura. 3ª Obs. Nos níveis de Matriz e Filial existe a possibilidade de restringir o acesso conforme módulo desejado, vide exemplo a seguir: 7

8 3.0 Estruturas dos Perfis de Usuários Exemplo 2: Tela de convite - IOB Administração de Instâncias: Conceito: Administrador - Os usuários administradores são aqueles com perfil de criar empresas e administrar licenças, bem como incluir e administrar usuários do mesmo nível ou abaixo. Este usuário tem o acesso supremo com uso completo em ambos os sistemas IOB Auditor Eletrônico SPED e IOB Administração de Instâncias, o mesmo deverá efetuar o preenchimento completo e correto dos dados cadastrais das empresas em que administra. Gerencial - Os usuários gerenciais são aqueles com o perfil parcial de utilização do sistema, o mesmo poderá incluir e administrar usuários do mesmo nível ou abaixo. Este usuário terá acesso operacional, bem como a possibilidade de efetuar auditorias e visualizar os relatórios no IOB Auditor Eletrônico SPED, restringindo as funcionalidades de convidar empresa e administrar as licenças no IOB Administração de Instâncias. Consulta - Os usuários consulta são aqueles com o perfil de análise, o mesmo poderá incluir e administrar usuários do mesmo nível. Este usuário terá acesso para visualizar os retornos das auditorias e relatórios processados pelos níveis superiores no IOB Auditor Eletrônico SPED não possibilitando acesso as acesso as funcionalidades do IOB Administração de Instâncias. 8

9 4.0 Primeiro Acesso Welcome Solicite um treinamento gratuito conforme diretrizes expostas na welcome. Caso deseje seguir com usabilidade do IOB Administração de Instâncias poderá utilizar este tutorial como instrumento de apoio. 9

10 4.0 Primeiro Acesso Cadastro de Usuário e Senha Receberá um com o link para cadastro de usuário e senha, conforme o exemplo abaixo. Obs. Deverá efetuar o preenchimento dos dados solicitados, sendo que o usuário sempre será o que já estará definido. É importante sempre informar o DDD e telefone para eventuais contatos. Exemplo: 10

11 4.0 Primeiro Acesso Cadastro de Empresa No mesmo de convite conforme demonstrado anteriormente haverá um segundo link para efetuar o cadastro da Empresa. 1ª Obs. Deverá verificar hierarquia de estrutura dos estabelecimentos conforme apresentado no início deste documento e a condição onde foi enquadrado na aquisição do produto, considerando Canal ou Grupo Econômico. Sempre deverá executar o cadastro pelo link encaminhado no convite. O sistema não permite que se faça o cadastro diretamente pelo IOB Administrador de Instância. 2ª Obs. Lembrando que para utilização do IOB Auditor Eletrônico SPED é preciso criar uma empresa Matriz ou Filial contemplando de suas devidas licenças vigentes em seu respectivo módulo. Exemplo: 11

12 4.0 Primeiro Acesso Tratativa para SCP Caso o cliente esteja sujeito a este tipo de cadastramento deverá seguir conforme exemplo abaixo: Cadastro de Empresa Matriz (Participante de SCP) Considerações: 1) Caso a opção Participante de SCP como Sócio Ostensiva seja SIM o cliente deverá cadastrar suas respectivas SCP s usando o botão até cadastrar todas as suas SCP s. Após o cadastramento de todas SCP s basta clicar no botão e Finalizar seu Cadastro com sucesso. 2) Caso a opção Participante de SCP como Sócio Ostensiva seja NÃO o cadastro permanecerá normalmente. 12

13 5.0 IOB Administração de Instâncias Exemplo 1: Tela de Login: 13

14 5.0 IOB Administração de Instâncias Exemplo 2: Tela principal / Dashboard - estrutura hierárquica simples: Esqueci a Senha Esta funcionalidade tem por finalidade modificar a senha. Exemplo: 14

15 6.0 Informações de Cabeçalho Tipo Estrutura dos estabelecimentos abreviados conforme hierarquia. I - Instâncias C - Canal GE - Grupo Econômico M - Matriz F - Filial CNPJ/CPF CNPJ da empresa conforme a definição do usuário IE IE da empresa conforme a definição do usuário Razão Social Razão Social da empresa conforme cadastrado pelo usuário Licença de uso de software Rec - Licenças Recebidas; Distr - Licenças Distribuídas; Ativ - Licenças Ativadas; Disp - Licenças Disponíveis. Obs. Após ativação da licença conforme primeiro processamento no IOB Auditor Eletrônico SPED a mesma ficará vinculada. 15

16 6.0 Informações de Cabeçalho Módulos ECD Escrituração Contábil Digital. Abreviação do Módulo: ECD. Obs. A respectiva auditoria somente será realizada no nível de matriz EFD-ICMS/IPI Escrituração Fiscal Digital (ICMS/IPI). Abreviação do Módulo: EFD. Obs. A respectiva auditoria poderá ser realizada nos níveis de matriz e filial EFD-CONTRIBUIÇÕES Escrituração Fiscal Digital (Contribuições - PIS/ COFINS ). Abreviação do Módulo: EPC. Obs. A respectiva auditoria somente será realizada no nível de matriz SINTEGRA/SEF I SINTEGRA - Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. SEF - Sistema de Escrituração Fiscal. Abreviação do Módulo: SIN. Obs. A respectiva auditoria poderá ser realizada nos níveis de matriz e filial CRUZAMENTOS Cruzamentos dos Arquivos seguintes: ECD x EFD ICMS/IPI (Consume somente licença da matriz); ECD x EFD CONTRIBUIÇÕES (Consume somente licença da matriz); ECD x DIPJ (Consume somente licença da matriz); EFD CONTRIBUIÇÕES x EFD ICMS/IPI (Consume somente licença da matriz); 16

17 6.0 Informações de Cabeçalho CRUZAMENTOS (cont.) EFD CONTRIBUIÇÕES x DACON (Consume somente licença da matriz); DIPJ x DCTF (Consume somente licença da matriz); DACON X DCTF (Consume somente licença da matriz); EFD ICMS/IPI x SINTEGRA/SEF I (Poderá consumir licença da matriz e filial conforme necessidade); EFD CONTRIBUIÇÕES x DCTF (Consume somente licença da matriz). Abreviação do Módulo: CRZ Asterisco Informa que o estabelecimento esta pendente de cadastro. Exemplo: Grupo Econômico pendente de cadastro: NOVO 17

18 7.0 Funcionalidades Convidar Empresas Permite convidar novas empresas conforme estrutura dos estabelecimentos. Para criar uma nova empresa você deverá definir um do administrador, Em seguida adicionar a empresa onde consecutivamente será direcionado para uma tabela solicitando o preenchimento dos dados CNPJ e IE e distribuição das licenças conforme nova empresa. Exemplo: 1 ª Obs. Os cadastros passíveis do preenchimento de Inscrição Estadual são solicitados somente nos níveis de matriz e filial caso a mesmo não contemple da informação preencher o respectivo campo com a descrição Isento (a). 2 ª Obs. Neste momento é importante verificar a coerência das quantidades de licenças que serão atribuídas conforme necessidade, verificar também os módulos que serão utilizados na auditoria levando em consideração novas empresas que poderão ser criadas abaixo ao nível do estabelecimento em criação. 3 ª Obs. Se existir mais de uma empresa a serem criadas poderá efetuar um único convite adicionando todas as empresas conforme exemplo: 18

19 7.0 Funcionalidades Ao termino do convite Salvar e Finalizar solicitação, pois o usuário administrado conforme definição do receberá o convite de acesso contendo os respectivos links para cadastro da(s) empresa(s). 19

20 7.0 Funcionalidades Atribuir/Retomar Licenças Permite a atribuição ou retomada de licenças na modalidade abaixo há hierarquia do estabelecimento selecionado. Ao acessar a funcionalidade deverá selecionar a empresa conforme necessidade após automaticamente o sistema remeterá para uma tabela de licenças demonstrando as licenças disponíveis para atribuir e licenças a disponíveis a retomar. Ao termino Salvar e Finalizar solicitação onde as mesmas já estarão atualizadas. Obs. A licença somente será considerada ativada quando executado o primeiro processamento no IOB Auditor Eletrônico SPED. Caso não tenha ativado a licença, poderá retomar a mesma a qualquer momento e redistribuir a outro estabelecimento. 20

21 7.0 Funcionalidades Convidar Usuário Permite a inclusão de um novo usuário selecionando por perfil e módulo desejado. Ao acessar esta funcionalidade, deverá Adicionar usuário onde automaticamente será remetido para preenchimento do e definição do perfil e módulo de acesso. Exemplo 1: 1ª Obs. Poderão ser encaminhados diversos convites, inclusive com perfis diferentes, basta ir adicionando os usuários antes de concluir e enviar convite. 2ª Obs. O perfil Administrador terá automaticamente todos os módulos habilitados, lembrando que a opção para seleção de módulos só ocorre nos níveis de matriz e filial. 21

22 7.0 Funcionalidades Assim que concluído o novo usuário receberá para cadastro de senha: Exemplo 2: 22

23 7.0 Funcionalidades Editar Empresa Permite alteração dos dados cadastrais da empresa em casos de atualização. Obs. Os campos CNPJ e I.E não são habilitados para alterações. Se identificado divergência, deverá acionar o suporte técnico da IOB para os devidos ajustes. Caso a licença não tenha sido ativada, poderá retomar a mesma e fazer um novo convite com os dados corretos, assim criando uma nova empresa. Exemplo 1: Tela de cadastro - Matriz Nesta tela também é possível visualizar as licenças e administrar os usuários da mesma empresa. 23

24 7.0 Funcionalidades Exemplo 2: Exemplo 3: 24

25 7.0 Funcionalidades Busca Global Permite uma busca geral através dos dados de usuários, razão social ou CNPJ onde serão demonstradas as informações e relacionadas contidas dentro do IOB Administração de Instâncias. Exemplo: Filtro Permite o filtro através da razão social ou CNPJ onde serão demonstradas as informações existentes contidas dentro do aplicativo IOB Administração de Instâncias. O filtro também pode ser por tipo de estabelecimento. Obs. Caso queira visualizar todas as empresa basta utilizar o filtro sem informações. Exemplo: 25

26 7.0 Funcionalidades Refresh Permite a atualização dos dados do Dashboard Expandir todos Permite a expansão para uma visualização completa de todos os níveis de cadastro Fechar até GE Permite a visualização somente dos grupos econômicos e acima na hierarquia FAQ Perguntas Freqüentes Tutorial Documento auxiliar de usabilidade do aplicativo IOB Administração de Instâncias Meu cadastro Permite a visualização das informações de Empresas e Perfis onde o usuário foi convidado. 26

27 7.0 Funcionalidades Alterar Senha Permite a modificação de senha Sair Encerrar aplicação Relatórios Permite o controle de utilização entre Assinaturas, Usabilidade e Usuários. Exemplo: 27

28 7.0 Funcionalidades Relatórios (cont.) Relatório de Assinaturas Após acessar a opção Relatório de Assinaturas, haverá a opção para filtros, caso necessário. No campo haverá dois hyperlinks que permitirá a visualização por Vigência ou Assinatura. Exemplo 1: Vigência: 28

29 7.0 Funcionalidades Exemplo 2: Assinatura: No campo ID será apresentado o histórico de transferência de licença. No campo QTD PROCESSAMENTO será apresentando todo histórico de uso da licença. ID - Histórico de Transferência de Licença. 29

30 7.0 Funcionalidades QUANTIDADE DE PROCESSAMENTO - Detalhe de arquivo por licença Relatório de Usabilidade Após acessar a opção Relatório de Usabilidade, haverá a opção para filtros, caso necessário. 30

31 7.0 Funcionalidades O Relatório de Usabilidade tem como função principal informar a linha do tempo dos processamentos efetuados no IOB Auditor Eletrônico SPED, tendo uma visualização da quantidade de processamentos e quando os mesmos foram efetuados linha do tempo mensal dos processamentos. Exemplo: 31

32 7.0 Funcionalidades Relatório de Usuários Após acessar a opção Relatório de Usuários, haverá a opção para filtros, caso necessário. O Relatório possibilita a visualização dos usuários conforme opções de filtro. Em do usuário. terá o relatório de toda usabilidade Exemplo: 32

33 7.0 Funcionalidades 33

34 8.0 Suporte Técnico Caso não tenha solucionado suas dúvidas através dos documentos FAQ e Tutorial acesse o nosso Suporte Técnico. Considerações: Campos obrigatórios: - Telefone de contato - Tipo de solicitação - Assunto Obs: O cliente deverá estar obrigatoriamente logado no sistema para abertura de chamado. 34