Conferência de Produtos. Treinamento

Transcrição

1 Conferência de Produtos

2 Objetivos da Capacitação Este treinamento tem por objetivo : 1) Apresentar às franquias o sistema automatizado de conferência de produtos e seus benefícios; 2) Mostrar o passo a passo do sistema e seu procedimento adequado; 3) Destacar o papel do gerente e os cuidados que devem ser tomados no recebimento de produtos da linha Home Decor; 4) Orientar quanto ao procedimento de emissão de notas fiscal em caso de devolução.

3 Conteúdo abordado Conferência de Produto na Expedição: Sistema Was Coleta e separação Conferência Etiqueta Recebimento de Produto na loja: Organização de estoque Responsabilidade da gerência Conferência dos produtos recebidos Divergência de recebimento Conferência linha Home Decor Bipagem de produtos Divergência de produtos

4 Conteúdo abordado Procedimento para devolução: Como proceder na emissão de notas em caso de devolução;

5 Sistema WAS Origem da demanda para implantação do WAS: A implantação do sistema WAS surgiu em função da demanda de tempo e de erros operacionais proporcionados por um processo manual. Com a implantação do sistema WAS, foi verificada diminuição significativa nos erros operacionais (captação, separação e conferência).

6 Sistema WAS Definição de WAS: WAS ou WMS (Warehouse Management System) é um sistema de armazenagem, separação e conferência de produtos, que funciona através de rádio frequência com o objetivo de gerenciar o estoque. Quais os benefícios deste sistema: Ajuda a diminuir erros e divergências no processo; Melhora o gerenciamento do estoque; Melhora a agilidade e assertividade na armazenagem e separação dos produtos.

7 Apresentação do coletor CD O coletor, utilizado pela equipe do Centro de Distribuição, tem enquanto função: Gerar ordem de armazenagem; Endereçamento; Separação de produtos.

8 Procedimento de captação e separação de produtos Atualmente, os pedidos realizados pelas lojas são baixados nestes coletores de rádio frequência para que a separação dos produtos possa ser feita. O sistema WAS informa o endereço preciso de cada item a ser separado; Há uma segurança maior na separação do produto certo, a quantidade exata, a rua e o box onde se encontra; Esta medida é uma segurança maior na separação correta do produto e na quantidade exata.

9 Separação e conferência 1) Após a captação, os produtos são levados para esta mesa, onde são conferidos. 2) Para este procedimento, é aberta esta tela de conferência no computador através da sigla e do número da loja. Neste momento, é informado o total do pedido a ser conferido. Eles são bipados novamente e, ao fim do processo, o número total de itens deve obrigatoriamente ser o mesmo número do total do pedido.

10 Separação e conferência Para conferência da carga, é aberta a tela de conferência : 1) Se um determinado produto estiver acima da quantidade do pedido, aparece na tela uma mensagem com uma tarja vermelha informando que já tem a quantidade necessária para atendê-lo. Isso assegura para que não ocorra o envio de produtos a mais do que solicitado. 2) Se no final da conferência o total de produtos conferidos for menor que o total do pedido, a tela de conferência vai informar qual é o produto que está faltando para finalizar a conferência, e o conferente fará a verificação física da carga a ser embarcada.

11 Entrega programada Entrega Programada (E.P) 1) Se durante a conferência surgir na tela uma tarja azul, significa que este produto é de EP (Entrega Programada). 2) Este produto é separado e conferido posteriormente, pois são produtos de EP (Entrega Programada).

12 Entrega programada Os produtos de EP (Entrega Programada) são acondicionados em caixas exclusivas, identificadas com a etiqueta EP.

13 Comparando produtos entregues com etiquetas A etiqueta de volume é impressa assim que uma caixa ou um fardo estão completos. O sistema conta a quantidade de itens colocados nas embalagens. Esta quantidade será impressa na etiqueta e deverão ser conferidas as unidades de cada volume, conforme o modelo abaixo.

14 Etiqueta É importante comparar a quantidade de volumes mencionada na nota com os volumes recebidos fisicamente para que não haja divergência. A etiqueta possui informações importantes como: Quantidade sequencial crescente de volumes (caixas ou fardos) Quantidade de produtos indicados na etiqueta que deve corresponder à quantidade de produtos em cada volume recebido. Número da loja Sigla da loja É importante conferir se a etiqueta é realmente da loja correta.

15 Organização do Centro de Distribuição Para manter a organização e facilitar a conferência, os produtos pequenos são colocados em caixas, e os grandes em fardos. Essa é a organização atual do nosso Centro de Distribuição.

16 Organização do estoque das lojas O Padrão de Organização deverá ser mantido nas lojas, pois ajudará no recebimento dos produtos, na organização e na conferência dos mesmos.

17 Procedimento para organização de estoque das lojas 1. Mantenha o estoque limpo e organizado;. 2. Organize todos os produtos por: tipo de produto; coleção nova e antiga; tamanho; estampa; 3. Organize as toalhas mais próximas da porta do estoque por possuírem maior demanda; 4. Edredons e colchas devem ficar no fundo do estoque.

18 Procedimento para organização de estoque das lojas 5. Embalagens de produtos em exposição devem estar identificadas. e separadas nas prateleiras, dispostas em caixas; 6. Precificadores de acrílico e pedestais devem estar organizados em caixa por modelo e limpos; 7. Os produtos Home Decor devem estar dispostos em prateleiras encostadas na parede e organizados por tipo; 8. Área do ar condicionado deve estar sempre livre e desobstruida; 9.Eliminar os materiais de comunicação antigos.

19 Responsabilidade na conferência de produtos A Gestão do Estoque e o Recebimento do Caminhão são de responsabilidade do gerente; Cada colaborador deve ajudar na organização da loja e na conferência dos produtos, conforme escalas; O gerente pode delegar para a equipe a parte operacional da conferência. No entanto, a responsabilidade não deixa de ser do gestor.

20 Início do Recebimento e Conferência Ao receber a mercadoria, o gerente deve verificar a quantidade de volumes informada na nota fiscal e conferir corretamente todos os volumes. Não se esqueça de verificar se as siglas das etiquetas são realmente da sua loja. Caso as siglas estejam incorretas, não abra nenhum volume. Siga os procedimentos e devolva para o caminhão. No ato do recebimento, verificar também se as embalagens estão abertas, rasgadas, violadas ou que possam ter produtos danificados ou até mesmo falta de produtos. Não misturar produtos recebidos com os estocados. Mantenha-os bem separados para não haver divergências na hora da bipagem. Caso haja divergência, a conferência será mais fácil.

21 Divergência de recebimento de produtos em geral 1) Como proceder em caso de produtos recebidos e identificados com etiquetas de outras lojas? Devem ser devolvidos imediatamente para a transportadora (por isso a importância da conferência na presença do motorista). Somente o volume com etiqueta de outra loja deve ser notificado para a transportadora e para o Israel Santos, responsável pelo CD. 2) Caso o responsável identifique a falta de algum volume? Notificar a transportadora no conhecimento de transporte e no canhoto da nota fiscal, e passar um para Israel Santos (israel.santos@ammovarejo.com.br), responsável pelo CD, com a descrição sobre a falta apresentada. No , a planilha de divergência deverá ser anexada.

22 Modelo de divergência de recebimento - mercadoria

23 Procedimento para bipagem de produtos recebidos Após o recebimento de todos os produtos e a conferência, iniciar a bipagem dos itens; Agrupar os produtos para facilitar a bipagem e posterior armazenagem; Bipar os produtos individualmente, conferindo cada bipagem na tela do micro, que pode travar ou sair fora da tela sem a percepção do conferente. Bipar etiqueta por etiqueta verificando as caixas e packs que possuem mais de um produto (atente-se para as etiquetas externas). A mmartan possui caixas que contém 3 produtos e outras que possuem 6 produtos.

24 Bipagem de produtos ATENÇÃO É proibida a retirada de produtos para a venda sem conferência e bipagem total do lote recebido. Caso falte algum produto na conferência eletrônica, procurar fisicamente no mesmo lote. É necessário bipar as peças, uma a uma, pois pode ser que exista dois produtos com a mesma estampa, mas com tamanhos diferentes, o que pode gerar divergência. Usar este modo de coletagem também para passar as vendas para os clientes.

25 Modelo de planilha divergência de recebimento

26 Organização para Linha Home Decor Todos os itens da linha Home Decor e aromas são colocados em caixas devidamente identificados com CUIDADO FRÁGIL.

27 Conferência Linha Home Decor ATENÇÃO As caixas de produtos frágeis poderão ser empilhadas somente até a altura de 3 caixas.

28 Conferência Linha Home Decor Com a ampliação do mix de produtos em loja e com a introdução da Linha Home Decor, adotou-se um novo sistema de controle de entregas para estes produtos. Isso deve-se ao fato de que os produtos dessa linha serem altamente frágeis e passíveis de sofrer algum tipo de dano durante o transporte do CD até a loja; Desse modo, criou-se um procedimento para todas lojas com o objetivo de evitar que os produtos cheguem danificados sem gerar prejuízos para o franqueado e franqueadora.

29 Conferência Linha Home Decor PROCEDIMENTO PARA CONFERÊNCIA DA LINHA HOME DECOR Todas as caixas identificadas como FRÁGIL devem ser abertas e conferidas na presença do motorista da transportadora. Não liberar a documentação fiscal enquanto não realizar a conferência; Caso haja alguma avaria, a loja deverá preencher o RCA (Relatório de Carga com Avaria), imprimi-lo, coletar as assinaturas do motorista e da Gerente da loja. Deve também fazer uma ressalva no verso da Nota Fiscal, informando o produto avariado e a quantidade; O RCA com as assinaturas e a Nota Fiscal com a ressalva devem ser digitalizados e enviados aos cuidados do Atendimento ao Varejo, pelo atendimento.varejo@ammovarejo.com.br

30 Modelo de divergência de recebimento - mercadoria

31 Modelo de divergência de recebimento - mercadoria RCA - RECEBIMENTO DE CARGA COM AVARIA LOJA: DT. EMISSÃO NF N NOTA FISCAL CÓD. PROD. AVARIADO DESCRIÇÃO QTDE VALOR UNIT VALOR TOTAL 1 TOTAL 2 CTRC TRANSPORTADORA DATA DE RECEBIMENTO 3 NOME DO MOTORISTA ASSINATURA 4 DATA GERENTE: ASSINATURA

32 Procedimento para Devolução de Mercadorias com Defeito

33 Como expedir as mercadorias Defeito após uso x Defeito de fabricação (não uso) Diferenças importantes Quando um cliente retorna à loja para reclamar do defeito de um produto, primeiramente deve ser identificado: A) Se o defeito foi constatado após a lavagem ou utilização do produto; B) Se o defeito foi constatado antes do uso ou lavagem.

34 Como expedir as mercadorias A partir desta constatação, existem duas opções: Situação A (após uso/lavagem do produto) Seguir os procedimentos informados pelo SAC ; Caso o produto já tenha sido utilizado e a troca foi autorizada pelo SAC, o produto deve vir em uma sacola plástica e acompanhado, obrigatoriamente, da planilha DEVCLI já autorizada pelo SAC e com o número do chamado.

35 Como expedir as mercadorias Planilha DEVCLI

36 Como expedir as mercadorias Situação B - Não houve utilização ou lavagem do produto A loja NÃO precisa solicitar autorização ao SAC; No momento em que identificar o defeito, deverá preencher o formulário DEVFRA; O produto obrigatoriamente deve estar em sua embalagem original.

37 Como expedir as mercadorias - Formulário DEVFRA;

38 Como expedir as mercadorias Situação B - Não houve utilização ou lavagem do produto As mercadorias devem retornar em suas respectivas embalagens originais. ERRADO CORRETO

39 Autorização de coleta Como solicitar autorização de coleta? Cada produto que o SAC autorizar a troca, bem como aqueles que a loja identificar com defeito de fabricação (não uso/lavagem), deve ser anotado na planilha Registro CD

40 Procedimento registro CD A Planilha de Registro CD: - Deve ser enviada ao final de cada mês para o CD aos cuidados de Ivan Santos (ivan.santos@ammovarejo.com.br ); - O CD fará o cálculo do frete ou aguardará o prazo máximo de 120 dias da primeira solicitação enviada, e dará autorização para devolução; - Somente após a autorização do CD é que a nota fiscal será emitida.

41 Procedimento notas fiscais franquias Franquias:. Dentro do estado de SP, a emissão deve ser feita com o CFOP 5202 Devolução de compra (casos em que o produto não tem ICMS ST) e CFOP Devolução de compra (casos em que o produto tem ICMS ST, ex. travesseiros e aromatizantes). Fora do estado de SP (outros estados: PR, SC, RJ...etc) deve ser feita a emissão da nota com o CFOP 6202 Devolução de compra (casos em que o produto não tem ICMS ST) e CFOP Devolução de compra (casos em que o produto tem ICMS ST, ex. travesseiros, aromatizantes e tapetes).

42 Procedimento notas fiscais franquias Franquias: As notas fiscais devem conter todas as informações conforme exemplo abaixo:

43 Conclusão Após conhecer todo o sistema automatizado de coleta, separação e. conferência realizado no centro de distribuição, você pode constatar todos os benefícios que o sistema automatizado WAS proporciona. Para garantia da qualidade do trabalho iniciado no Centro de Distribuição, faz-se necessário não apenas, atentar-se na conferência dos produtos no momento em que chegam na loja, como também o procedimento no caso de devolução de mercadorias. Lembre-se que realizar o procedimento à risca ajudará você, gerente, a gerenciar seu estoque e suas vendas de maneira mais eficaz!