Manual de Sistema. Novo Portal de Vendas. Jandira, 01 de Setembro de 2014.

Transcrição

1 Novo Portal de Vendas Jandira, 01 de Setembro de Pagina. 1

2 Sumário Acessando o portal pela primeira vez... 3 Parâmetros iniciais... 3 Escolhendo o tema... 4 Login/ senha e escolha da empresa... 5 Tela inicial do sistema... 6 Menus de acesso... 7 Manutenção e cadastro de clientes... 8 Inclusão de cliente (pré-cadastro)... 9 Cadastro de verbas Consumo de verbas Consumo de verba em bonificação (produtos) Consumo de verba em PDV (espécie/ R$) Aprovação gerencial do consumo de verba Consulta/ manutenção de despesas (RDV) Inclusão manutenção das despesas Fechamento das despesas Impressão do relatório de despesas Pedidos de Venda Inclusão pedido de bonificação Inclusão pedido de venda Aprovação gerencial do pedido de venda (regra de desconto) Pesquisa PROEX Incluindo uma pesquisa PROEX Menu de Consultas Pagina. 2

3 Acessando o portal pela primeira vez Parâmetros iniciais Para o primeiro acesso ao portal do vendedor, devemos escolher os parâmetros iniciais que são: Parâmetro Descrição Programa Inicial SIGAFAT (sempre virá com este já preenchido automaticamente) Comunicação no cliente TCP Ambiente interno Dicate INTERNO Outra opção de ambiente interno Dicate EMBRATEL Primeira opção de ambiente externo Dicate WCS Segunda opção de ambiente externo Dicate, caso a primeira esteja inoperante Ambiente no servidor PRODUCAO Tela inicial de parâmetros iniciais Após confirmar os parâmetros iniciais, clique em OK. Pagina. 3

4 Escolhendo o tema Após passar pela tela de parâmetros iniciais, é o momento de escolher o tema no qual você irá trabalhar. Essa escolha será feita apenas esta fez, e depois disso ficará gravada em seu computador. Aconselhamos a escolha do tema Classic, pois tem um visual mais limpo. Tema Standard Tema Classic Após a escolha do tema clique em Confirmar. Pagina. 4

5 Login/ senha e escolha da empresa Após a escolha do tema, é o momento de incluir o seu login, senha e escolher a empresa/ filial que você irá acessar. No primeiro acesso, você terá uma senha padrão que deverá ser alterada. O sistema irá solicitar a alteração da senha. Tela login (login e senha fornecidos pela equipe de Operação de Vendas) Pagina. 5

6 Tela inicial do sistema Após clicar em Entrar, será apresentada a tela inicial do sistema. Menu principal do sistema. Cada item pode conter sub menus. A tela principal é composta por logo da empresa, menu de acessos, e uma barra inferior que identifica em qual empresa/ filial você está conectado e também outras informações pertinentes ao seu acesso. Ao clicar em qualquer uma dessas informações ou no título do menu principal, será possível a escolha de empresa e filial novamente. Pagina. 6

7 Menus de acesso Ao clicar em cada um dos menus de acesso, esse abrirá e lhe apresentará os sub-menus para acesso as rotinas do sistema (ex: Menu Atualizações, sub-menu Cadastros, rotina Clientes). Cada rotina lhe possibilita executar ações de acordo com o seu nível de acesso. Caso o acesso não seja possível devido ao seu nível de acesso, o sistema lhe apresentará uma mensagem explicativa. Caso você realmente precise do acesso que está tentando realizar, entre em contato com a equipe de Operação de Vendas. Atualizações Consultas Relatórios Pagina. 7

8 Manutenção e cadastro de clientes A rotina de Cliente, lhe permite efetuar a consulta e manutenção do cadastro do seu cliente e também a inclusão de novos cadastros, por meio de um pré-cadastro. A tela conta com menus de auxílio na parte inferior direita da tela e também com outros relacionados a filtros na parte superior esquerda. Ao incluir um pré-cadastro ou efetuar a manutenção de um existente, o cadastro do cliente em questão ficará como bloqueado para uso, dependendo da liberação da equipe de Operação de Vendas. A seguir, mostramos o exemplo do uso do menu Legenda, que mostra o status do cliente. Pagina. 8

9 Inclusão de cliente (pré-cadastro) Como informado anteriormente, é possível incluir um novo cliente por meio de um pré-cadastro que ficará pendente de revisão e liberação pela equipe de Operação de Vendas. A tela de inclusão do pré-cadastro do cliente é simples e bem intuitiva e conta com um facilitador chamado Mashups para agilizar o processo. Você pode observar que a tela é dividida em pastas e estas possuem os campos que devem ser preenchidos. Todos os campos de cada pasta que possuem um * (asterisco) são obrigatórios para preenchimento. Não será possível confirmar o pré-cadastro sem o preenchimento correto destes campos. Pastas Facilitador Para agilizar o pré-cadastro, você pode clicar no facilitador Mashup que irá efetuar uma pesquisa e retornará todos os campos que estiverem atualizados no site da Receita Federal. Pagina. 9

10 Ao clicar no facilitador será apresentada a tela onde você deve selecionar se o cliente trata-se de Pessoa Física ou Jurídica. Após a escolha, será apresentada uma tela similar a esta, mas sempre com uma imagem diferente. Esta validação é uma exigência do site da Receita Federal e deve ser preenchida para verificar a autenticidade de quem está efetuando a busca. Após inserir, clicar em OK. Pagina. 10

11 Após isso, será apresentado uma tela para que você insira o CPF ou CNPJ do cliente. Inserir apenas números neste campo e clicar em Confirmar. Se o cliente for encontrado, possivelmente será retornada a seguinte tela que perguntará qual a segunda atividade econômica do cliente. Este campo não é necessário de preenchimento, apenas clique em OK. Após confirmar, o sistema retorna para a tela anterior e é só necessário clicar em OK Pagina. 11

12 Ao retornar para a tela de cadastro do cliente, é necessário confirmar as informações que vieram do site da Refeita Federal e preencher os campos restantes. Existe uma regra para o campo Ins. Estad., que deve ser preenchido ou com o número da inscrição estadual ou com o texto ISENTO, caso você não saiba qual o número. Pagina. 12

13 Cadastro de verbas O cadastro e consumo de verbas é uma rotina do portal do vendedor que permite a inclusão e manutenção das verbas que serão consumidas (utilizadas) pelos vendedores. A Inclusão e manutenção das verbas é de responsabilidade do departamento de Operação de Vendas e fica disponível para consulta da equipe de Vendas. As verbas podem ser inclusas respeitando os seguintes campos de controle: Campo Cod. Verba Cod. e Desc. Região Cod. e Nome Vend. Vlr. da Verba Vl Consumido Sld. da Verba Periodo Vrb. Inicio Vig. Fim Vigencia Descrição Código sequencial para criação da verba Região para qual a verba será disponibilizada Vendedor para qual a verba será disponibilizada Valor inicial que será disponibilizado para verba Valor da verba que já foi consumido pelo vendedor Saldo da verba. Valor que ainda está disponível para ser consumido Período de vigência da verba. Está no formado AAAAMM, onde AAAA é referente ao Ano (Ex 2014) e MM referente ao Mês (ex: 09). Neste caso, para o mês de setembro de 2014 o código será Período inicial no qual a verba passa a valer. Período limite para validade da verba. Pagina. 13

14 Consumo de verbas Uma vez cadastradas pelo departamento de Operação de Vendas, as verbas ficam disponíveis para consumo pela equipe de vendas (vendedores). A tela de Consumo de verbas é de uso simples e intuitivo, contando com menu de opções de uso no canto inferior direito, como por exemplo, a legenda. A verba pode ser consumida de duas formas, ou seja, em bonificação para produtos ou em PDV para pagamento em espécie (R$ dinheiro) ao cliente. Ambas respeitando a devida regra de preenchimento dos campos, conforme podemos acompanhar a seguir: Pagina. 14

15 Consumo de verba em bonificação (produtos) Para o consumo de verbas em bonificação, ou seja, em produtos, é necessário o primeiramente, ter um pedido de bonificação já criado para o cliente que você pretende bonificar. Além disso é necessário o preenchimento dos seguintes campos de controle: Campo Cod. Verba Tipo verba Cliente Pedido venda Desc. Promo. Valor ação Descrição Código da verba que foi liberada para o vendedor. Pode-se usar a tecla F3 ou clicar na lupa para auxílio Tipo da verba que pode ser Bonificação ou PDV. Neste caso, será Bonificação Escolha do cliente que receberá a bonificação. Pode-se usar a tecla F3 ou clicar na lupa para auxílio Número do pedido de bonificação que deve ser criado antes de se incluir o consumo de verba. Pode-se usar a tecla F3 ou clicar na lupa para auxílio Campo informativo para uma breve descrição do motivo da bonificação. Valor da bonificação. Esse valor deve ser igual ao do pedido de bonificação e será preenchido automático ao escolher o pedido de bonificação. Após a inclusão de um consumo de verba em bonificação, é necessário aguardar a aprovação deste consumo pelo seu gerente. Após a aprovação, o pedido de bonificação estará disponível para a equipe interna efetuar a separação e emissão de nota fiscal para envio ao cliente. Pagina. 15

16 Consumo de verba em PDV (espécie/ R$) Para o consumo de verbas em PDV, ou seja, em espécie (R$), é necessário o preenchimento dos seguintes campos de controle: Campo Cod. Verba Tipo verba Cliente Desc. Promo. Valor ação Pgto Cliente Obs. Pagto. Banco Ag Cliente Dg Ag Cli Conta Client Descrição Código da verba que foi liberada para o vendedor. Pode-se usar a tecla F3 ou clicar na lupa para auxílio Tipo da verba que pode ser Bonificação ou PDV. Neste caso, será PDV Escolha do cliente que receberá a bonificação. Pode-se usar a tecla F3 ou clicar na lupa para auxílio Campo informativo para uma breve descrição do motivo do pagamento de PDV. Valor do pagamento em PDV. Data para pagamento de consumos de verba em PDV. Deve respeitar um prazo mínimo de 30 dias a partir da data de inclusão do consumo de verba. Campo informativo para uma breve observação sobre o pagamento do consumo de verba em PDV. Dados bancários do cliente para recebimento de PDV. Esses campos devem vir automaticamente em casos de pagamento de PDV. Caso não venham, é necessário que o cadastro do fornecedor para pagamento seja corrigido pelo departamento de Operação de Vendas. Após a inclusão do consumo de verba para pagamento em PDV, é necessário que o seu gerente efetue a aprovação para que esse consumo de verba seja integrado com o financeiro para pagamento. Pagina. 16

17 Aprovação gerencial do consumo de verba Após a inclusão de consumos de verbas, sejam estes de bonificação ou de PDV, é necessário que o seu gerente efetue, por meio do sistema, a aprovação deste consumo. Após isso a verba ficara disponível para o faturamento do pedido de bonificação ou para pagamento no caso de PDV. Quando o gerente acessa a rotina, algumas características mudam em relação ao acesso do vendedor, como por exemplo, o título da tela (Aprovação de consumo de verbas) e a barra de menus no canto inferior direito (Aprovação ao invés de Incluir). Além disso, o gerente irá visualizar todos os vendedores de sua região. Pagina. 17

18 Para efetuar uma aprovação/ reprovação, o gerente deve clicar no registro do consumo de verba realizado e depois clicar em aprovar. Para os casos de consumo de verbas de bonificação, é possível que o gerente faça uma consulta ao pedido de vendas por meio da rotina Consulta Pedido que fica no sub-menu de Ações relacionadas. Pagina. 18

19 Após a conferência necessária, o gerente efetua a aprovação ou reprovação do consumo de verba. De acordo com a sua avaliação ele deve escolher entre Aprovada ou Rejeitada e depois inserir alguma observação, se achar necessário e, por fim, clicar em Confirmar. Aprovação de bonificação Aprovação de PDV Pagina. 19

20 Após a aprovação, a situação do consumo de verba muda, conforme legenda. Agora tanto a bonificação quanto o PDV estão aprovados pelo gerente. Com relação ao PDV, ele está aprovado pelo gerente, mas agora está no aguardo do pagamento pelo departamento financeiro. Pagina. 20

21 Consulta/ manutenção de despesas (RDV) Todos os vendedores/ supervisores/ gerentes devem efetuar, mensalmente, a documentação de suas despesas para recebimento do RDV. Essa documentação agora deve ser efetuada por meio da rotina de Consulta/ manutenção de RDV. Ao acessar a rotina, será solicitado o ano e o mês que você fará a inclusão da despesa. O sistema já sugere o ano e mês que você está trabalhando. Após a confirmação das informações, clique em Ok para abrir a tela de despesas. Pagina. 21

22 Inclusão manutenção das despesas A tela de RDV é bem simples e de fácil entendimento. Ela apresenta os dados de código e nome do vendedor, código e descrição da região, dados bancários do vendedor (que podem ser alterados), período da despesa, total em valor (R$) dos itens inclusos e os botões de auxílio da tela: Botão Incluir Alterar Excluir Fec. Desp. Imp. Desp Sair Descrição Permite a inclusão de um item da despesa. Permite a alteração de um item já incluso. Permite excluir um item incluso incorretamente. Permite efetuar o fechamento mensal da despesa. Atenção para este item, pois após o fechamento não será mais possível efetuar manutenções no período fechado. Permite a impressão da despesa, somente após esta ter sido fechada. Opção para sair da rotina de manutenção de despesas. Para inclusão de despesas, clique no botão incluir, preencha os campos solicitados (data e tipo da despesa, quantidade e valor). Após preenchimento, clique em Confirmar. Para auxílio, o tipo da despesa possui consulta via F3 (Lupa). Pagina. 22

23 Fechamento das despesas Após lançar todas as despesas do mês é necessário efetuar o fechamento do período. Para efetuar o fechamento do período, é necessário que o valor inserido seja idêntico ao valor de reembolso disponibilizado para o vendedor. O valor estando correto, clique no botão fec.desp para que o processo de fechamento ocorra. O sistema efetua a pergunta para que você tenha certeza do fechamento e, ao clicar em Sim, a despesa estará fechada e disponível para impressão. Pagina. 23

24 Impressão do relatório de despesas Para a impressão do relatório de despesas, é necessário que este já esteja fechado, como vimos anteriormente. Clicando na opção Imp.Desp para que seja apresentada a seguinte tela com o relatório da despesa finalizada. Depois de impressa a despesa, é necessário que esta seja enviada para o departamento de Operação de Vendas, com os comprovantes das despesas lançadas. Pagina. 24

25 Pedidos de Venda A rotina de pedidos de venda é uma das principais rotinas para o vendedor. Nela o vendedor efetua a inclusão, manutenção e o acompanhamento dos pedidos efetuados para seus clientes. Esse acompanhamento é possível por meio das legendas e mostram em qual fase o pedido se encontra. O vendedor pode incluir pedidos de venda e também pedido de bonificação, contando com a barra de menus no canto inferior direito. Os pedidos após inclusos, passam por verificações de regras de desconto, regras de bonificação e regras internas de financeiro, separação, conferência, até o momento da emissão da nota fiscal eletrônica. Todas essas etapas são possíveis de acompanhamento por meio da legenda. Pagina. 25

26 Inclusão pedido de bonificação O pedido de bonificação é o passo inicial, como dito anteriormente, para a inclusão do consumo de verba de bonificação. Para efetuarmos a inclusão de um pedido de bonificação, deve-se clicar, na tela inicial do pedido de vendas, na opção Incluir do menu. Será apresentada a tela a seguir com todos os campos necessários. O vendedor deve inserir o cliente por meio do código ou com o auxílio da tecla F3 (lupa) que o levará para uma tela com a relação de seus clientes, que podem ser filtrados por código, razão social, CNPJ ou endereço. Após isso, deve informar no campo Tp Ped. Esp., o tipo como bonificação. Depois de preencher os campos do cabeçalho do pedido, o vendedor deve incluir os itens do pedido, pelo seu código ou via tecla F3 (lupa) para uma busca mais interativa, que pode ser por parte do nome do produto Pagina. 26

27 Após a inclusão dos itens, o vendedor pode efetuar a conferência do seu pedido com o auxílio das informações que constam no rodapé da tela. Neste local ele pode conferir a quantidade total de itens e o valor total do pedido. Após confirmar as informações, vendedor por confirmar a inclusão do seu pedido de bonificação. Após a inclusão do pedido de bonificação, a seguinte mensagem é apresentada para o vendedor, notificando-o da necessidade da criação do consumo de verba de bonificação e a aprovação deste pelo seu gerente. Pagina. 27

28 Inclusão pedido de venda A inclusão de pedidos de venda é muito semelhante a inclusão de pedidos de bonificação, mas com alguns detalhes que devem ser observados. No pedido de vendas o campo Tp Ped. Esp. Deve estar preenchido com a opção Normal Também é possível escolher outras formas de condição de pagamento e inserirmos mensagem para Nota Fiscal e ou enviar mensagem dentro do pedido para a equipe de Operação de Vendas. Muito cuidado com os campos de mensagens para a equipe de Operação de Vendas e para a Nota Fiscal. É Importante não confundir esses campos, para que uma mensagem não siga incorretamente para o cliente, por meio da Nota Fiscal Eletrônica. Pagina. 28

29 Depois de preencher todas as informações referente ao cabeçalho do pedido de vendas, é necessário inserir os itens/ produtos que serão vendidos. Os métodos de inclusão dos itens para o pedido de vendas são os mesmos do pedido de bonificação, mas para o pedido de vendas, além da quantidade, é possível inserir o desconto adicional (Desc. Adicio) que será calculado em cima do desconto de canal (Desc. Canal) Pedidos de venda onde o desconto adicional é utilizado devem, obrigatoriamente, passar por aprovação do gerente Após inserir todos os itens, clique em confirmar para que o pedido de venda seja inserido. Após a confirmação do pedido de venda com desconto adicional, a seguinte mensagem será apresentada. Pagina. 29

30 Na tela com a lista dos pedidos de venda, o sistema sempre irá posicionar, após a inclusão de um pedido, no último registro que foi incluso, como podemos observar a seguir: Podemos notar também que o último pedido ficou com uma legenda laranja que significa bloqueio por regra (desconto), ou seja, devido ao desconto adicional concedido, esse pedido ficará bloqueado para a aprovação do seu gerente. Pagina. 30

31 Aprovação gerencial do pedido de venda (regra de desconto) Como falado anteriormente, os pedidos de venda que possuem descontos adicionais devem ser aprovados pelo gerente para prosseguirem no fluxo normal para faturamento. Para efetuar a aprovação do desconto, o gerente deve primeiramente posicionar no pedido que está com o bloqueio de desconto (legenda laranja) e depois clicar em Ações Relacionadas Após clicar nesta opção, o sistema irá perguntar se o gerente deseja realmente confirmar a liberação do pedido de venda. Após isso será apresentada a mensagem que o pedido foi liberado com sucesso. Pagina. 31

32 Após esse processo, o pedido ficará como liberado e se iniciará o processo de liberação interna para faturamento. Pagina. 32

33 Pesquisa PROEX A pesquisa PROEX é uma nova funcionalidade criada para o Portal de Vendas. Esta rotina possibilita ao avaliador efetuar a inclusão de uma pesquisa PROEX realizada nos clientes. A pesquisa que atualmente é feita em documento manuscrito, deve ser repassada para o sistema, agilizando assim, a análise de diversas pesquisas, de acordo com as necessidades do negócio. A tela inicial da rotina é dividida em duas partes. A parte A possui os períodos no formato AAAAMM, onde AAAA é o ano (ex: 2014) e MM é o mês (ex: 09), seguidos do nome do avaliador, quantidade de pesquisas, e média das pesquisas (média em %) Ao clicar em um registro da parte A, ele atualiza automaticamente a parte B. A parte B possui o detalhe das pesquisas realizadas para o avaliador naquele período, com as informações de data da digitação da pesquisa, número da pesquisa, código e nome do cliente, nome do promotor, resultado em pontos da pesquisa e média em % da pesquisa. Parte A Parte B Pagina. 33

34 Ao clicar 2 vezes em um item da parte B, ele irá apresentar o resumo da pesquisa, com a pontuação em destaque, seguida do resultado da avaliação. Pagina. 34

35 Incluindo uma pesquisa PROEX Ao clicar em incluir, será apresentada a seguinte tela para que sejam preenchidas as informações de capa da pesquisa. Campo Data Cliente/ Loja Avaliador Promotor Perfil da loja Descrição Data de realização da pesquisa. Sugere a data do dia vigente. Campo para informar o código do cliente onde a pesquisa foi realizada. Este campo conta com uma busca F3 (lupa) semelhante a busca de clientes do pedido de vendas. Código de quem efetuou a pesquisa. Os avaliadores devem estar previamente cadastrados no sistema. Campo texto livre para informar o nome completo do promotor que atende aquele cliente. Informa o perfil da loja que pode ser: Varejo Alimentar 15+ Varejo Alimentar 15- Especializado Farma Após o preenchimento dos campos referente a capa da pesquisa PROEX, clique em OK para iniciar o preenchimento das perguntas. Pagina. 35

36 Consulta do cliente, onde é possível filtrar o cliente pelo seu código, razão social, CNPJ ou endereço. Consulta do avaliador, onde é possível filtrar por código, nome de usuário (login) ou nome completo. Pagina. 36

37 Ao clicar em Ok, você será direcionado para a tela de perguntas onde temos uma parte com os dados da capa da pesquisa, contendo dados do cliente, vendedor, nome do promotor, nome do avaliador, perfil da loja e a etapa da pesquisa que você se encontra. Além destes campos, você também tem acesso aos botões de navegação para as telas como, Anterior, Próximo e Cancelar. Para responder as perguntas, basta preencher o campo Resposta que já possui uma lista com as opções Sim, Não. Ao responder cada pergunta o sistema já calcula automaticamente o valor da pontuação para o campo de Resuiltado. Pagina. 37

38 Algumas das perguntas dentro de um grupo são de opção única, como podemos notar na imagem anterior. Caso você preencha a resposta de ambas com Sim, o sistema apresentará uma mensagem relacionando o código das duas perguntas e também a sugestão de que apenas uma deve ser respondida. Enquanto isso não for atendido, não será possível passar para próxima etapa. Após o preenchimento de toda a pesquisa, quando você clicar em avançar na última etapa, o sistema irá efetuar uma outra pergunta, referente a finalização da pesquisa. Só confirme se você realmente tiver certeza. Caso queira pode navegar pela pesquisa, por meio dos botões de Anterior/ Próximo para conferir se está tudo ok. Pagina. 38

39 Ao confirmar a finalização da pesquisa, a seguinte mensagem será apresentada, indicando que a pesquisa foi gravada com sucesso. O sistema retorna para a tela inicial e, automaticamente, atualiza os painéis A Sintético e B Analítico com a última pesquisa realizada. Pagina. 39

40 Menu Consultas e Relatórios Os menus de consultas do Novo Portal de Vendas, permite aos vendedores/ representantes, supervisores e gerentes, efetuarem de forma simples e rápida, consultas dos produtos, comissões (apenas para representantes) e das tabelas de preços atualmente praticadas. Já o menu de relatórios permite, por meio do preenchimento dos parâmetros (perguntas iniciais de cada relatório), efetuar a emissão de relatórios pré-formatados referente aos Pedidos X Clientes, Pedidos X Produtos, Despesas (RDV) e Pedidos N/ Entregues. Esses relatórios podem facilitar o dia-a-dia vendedores para analisarem as pendências com seus clientes. Pagina. 40