Usando o Adobe Acrobat X para aumentar a colaboração com o Microsoft SharePoint e o Microsoft Office

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1 Usando o Adobe Acrobat X para aumentar a colaboração com o Microsoft SharePoint e o Microsoft Office Acelere os ciclos de revisão de projetos, integrando os fluxos de trabalho para o SharePoint e plataforma Office Conteúdo 1: Resumo 1: Desafios da Colaboração 2: Acelere revisões e fluxos de trabalho de marcação 3: Uma solução Adobe Acrobat X 6: Resumo Esse papel fornece uma visão geral de abordagens para melhorar a colaboração da equipe e promover os ciclos de revisão do projeto, usando o Adobe Adobe Acrobat X com Microsoft SharePoint e Microsoft Office. Acrobat X suporta SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007, e Office Descubra como o novo, embutido SharePoint suporta no Acrobat X leva a colaboração de equipe para um nível mais alto. Resumo Atualmente nos mercados globais altamente competitivos, as equipes frequentemente trabalham ao longo de fronteiras geográficas e organizacionais. O projeto de produtos exige entrada e aprovação de várias fontes, em múltiplos formatos, em locais dispersos. A colaboração eletrônica dispõe de pessoal diferente com acesso imediato aos materiais do projeto, acelerando a tomada de decisão e aprovação de ciclos, enquanto que reduz o tempo de recuperação e aumenta a eficiência da equipe. Para entender os benefícios da colaboração digital, muitos departamentos TI implementaram Sharepoint em conjunto com o Office, dessa forma as equipes de projeto que consistem de funcionários, clientes, parceiros e vendedores podem colaborar nos documentos. Mas a habilidade de colaborar eficientemente nos documentos em outros formatos padrão, como PDF, foi restringida. PDF é um padrão provado para a troca de documento com segurança. Documentos no PDF podem incluir uma ampla gama de tipos de conteúdo, eles são exibidos com alta fidelidade, e são acessíveis por todos com onipresença, software Adobe Reader gratuito. Com a introdução do Acrobat X, as equipes do projeto podem agora trabalhar em colaboração com documentos PDF tão fácil como os documento Office em seus locais SharePoint. A combinação do Acrobat X com SharePoint e Office fornecem um nível de solução empresarial para melhorar a colaboração baseada no documento. Desafios da Colaboração De acordo com um recente estudo feito pela Forrester Consulting, Construindo o Futuro de Colaboração, * mais de dois terços dos profissionais de conhecimento nos EUA e Europa informam que eles regularmente colaboram com pessoas em diferentes fusos horários ou regiões. Enquanto interações cara-a-cara ou por telefone são as preferidas, os conflitos de programação com frequência resultam no uso de . Entretanto, o uso de como ferramenta de colaboração apresenta um número de desafios: Formato de Arquivo Distribuir documentos como s em anexo exige que cada recipiente seja capaz de abrir, editar e comentar em vários formatos de arquivo ao longo dos sistemas de operação. Implantação Suporte de desktop e manutenção de múltiplos aplicativos, incluindo suporte externo do usuário, tornam-se fatores contínuos. O acesso aos vários sistemas de gestão do conteúdo no local deve ser gerenciado. Além disso, o tamanho dos anexos do está normalmente limitado uma vez que a replicação de grandes arquivos consomem rapidamente o espaço no servidor do . * Construindo o Futuro de Colaboração, Forrester Consulting. Julho de 2009, ww.futureofcollaboration.com

2 Segurança O não está seguro, especialmente uma vez que o arquivo viaja para fora do firewall da empresa. Uma solução de criptografia pode ser exigida, dependendo da sensibilidade do conteúdo. Acompanhamento do Feedback Fontes múltiplas de comentários devem ser manualmente rastreados, gerenciados e agregados. Além disso, a colaboração de carece de um método de controle de versão. Acelere revisões e fluxos de trabalho de marcação O Acrobat X estende os serviços de colaboração do Office e SharePoint, providenciando um formato de arquivo provado que pode ser gerado de muitos dos aplicativos de desktop e visualizados e comentados usando o Acrobat ou o Adobe Reader gratuito. Integração Total do SharePoint Acrobat X fornece um número de novas características que se encaixam muito bem dentro de uma revisão e marcação do fluxo de trabalho com SharePoint. Arquivos PDF em uma biblioteca de documento SharePoint são agora diretamente acessíveis do Acrobat através das caixas de diálogos Abrir e Salvar, como arquivos no computador local. Quando abrir um documento PDF em uma biblioteca de documento SharePoint, o usuário pode verificar o arquivo PDF e verificá-lo novamente no SharePoint diretamente no Acrobat, assim como documentos do Office. Juntamente com as capacidades de check-in e checkout, o Acrobat permite aos usuários adicionar e editar a versão da biblioteca de documento SharePoint e informação de metadados. Figura 1. Com Acrobat X, arquivos PDF em bibliotecas de documento SharePoint são diretamente acessíveis do Acrobat. Conveniente, acesso por um clique a partir do Office O Acrobat X se integra ininterruptamente com aplicativos Office através dos PDFMakers incluindo os add ins chamados PDFMakers. Em um único clique, os usuários podem rapidamente elaborar arquivos PDF de conformidade padrão de alta qualidade com links de navegação e iniciar um Acrobat com base na revisão do fluxo de trabalho todos sem deixar a aplicativo do Office. Por exemplo, o PDFMaker para o Microsoft Word permite aos usuários executar as seguintes funções relacionadas à colaboração digital: Crie um arquivo PDF de um documento Word que obedeça as definições para segurança, otimização, formatação para acessibilidade, ou padrões como um PDF/A para arquivo PDF/X para pré-impressão e impressão. Essas preferências podem ser definidas pelo usuário ou pré-configuradas pela organização TI para apoiar políticas TI. Crie e anexe um documento PDF em um . Crie e envie um documento PDF para revisão. Importe comentários de um arquivo PDF de volta para o documento original Word, eliminando a necessidade de digitar novamente textos editados no documento Word. Figura 2. O Acrobat PDFMaker para aplicativos Office permitem aos usuários a iniciar uma revisão compartilhada com um clique. 2

3 Controle do feedback rápido e fácil O Acrobat X aumenta a colaboração da equipe e acelera a revisão eletrônica permitindo aos usuários para: Iniciar uma revisão compartilhada, coletando comentários usando um servidor SharePoint. Envie convites para revisar o arquivo PDF gerado que inclui automaticamente um link para o documento. Automaticamente receba e compile os comentários dos revisores todos em um documento. Possibilite que os revisores visualizem e complementem os comentários de cada um. Defina um prazo para revisões. Veja quem respondeu e lembrou àqueles que não. Uma solução Adobe Acrobat X Estendendo o nível da abordagem da empresa para a colaboração digital, o Acrobat X complementa o SharePoint e a plataforma Office para criar uma solução de colaboração digital contínua e eficiente. Há dois grandes processos no fluxo de trabalho de alto nível. Primeiro, um proprietário do documento cria um arquivo PDF e prepara-o para revisão. Então o proprietário recebe e organiza comentários dos revisores. A seguir é possível encontrar uma descrição detalhada de cada processo. Iniciando a revisão compartilhada Para preparar uma revisão compartilhada, um documento PDF é criado de um aplicativo Office e carregado para o servidor do SharePoint, e os revisores são convidados para dar comentários. 1. Um usuário obtém ou cria um arquivo de origem. Esse exemplo mostra um documento de requisitos de marketing feito em Word. 2. O usuário clica no botão Crie e Envie para Revisão na barra de ferramentas Acrobat X PDFMaker no Word. As seguintes ações ocorrem quando: O documento Word é convertido para PDF. O arquivo PDF é carregado para uma biblioteca de documento SharePoint diretamente do Acrobat X. Figura 3. O Acrobat entrega as capacidades de revisão compartilhada integrada complemente para o SharePoint. O usuário é avisado para preparar uma notificação de para o revisores com um link para o documento. 3

4 Figura 4. Acrobat orienta os usuários através do processo de configuração da revisão compartilhada, tornando-a mais fácil. Gerenciando o feedback dos revisores O próximo passo envolve a revisão do documento. 1. Revisores aplicam marcações e comentários para o PDF, usando Acrobat ou o Adobe Reader (versão 8 ou posterior para revisões compartilhadas com base no SharePoint). 2. Revisores publicam seus comentários para o documento. Os comentários são automaticamente coletados e armazenados com a biblioteca do documento no SharePoint. 3. Revisores podem visualizar e responder aos comentários enviados por outros, eliminando excessos e reduzindo o tempo de revisão. Figura 5. Feedback de todos os revisores está incluído no documento e pode ser facilmente visualizado no painel de comentários. 4

5 Figure 6. A ferramenta Rastreadora no Acrobat exibi o status de revisão, além de quais revisores responderam e quais não. 4. Com a ferramenta Rastreadora no Acrobat, o iniciador de revisão pode: Enviar mensagem para os revisores. Adicione revisores adicionais para a revisão compartilhada atual. Inicie uma nova revisão com os mesmos revisores em um novo arquivo ou em uma nova versão de um arquivo existente. Altere o prazo de revisão. Abra o arquivo PDF sob uma revisão compartilhada para visualizar os últimos comentários. Encerre a revisão, desse modo os comentários não podem ser mais enviados pelos revisores. 5. Uma vez que o período de revisão terminou, o iniciador de revisão pode usar o PDFMaker no Word para importar algum ou todos os comentários do documento PDF revisado. 6. O documento PDF contém os comentários assinados de tempo de cada revisor, na qual podem ser arquivados para registro ou com a finalidade de conformidade. 7. O documento final Word pode então ser convertido para um arquivo PDF e protegido com uma senha para evitar edições. Se os documentos que acompanham são solicitados para fornecer um contexto adicional, o usuário pode combinar esses arquivos para um Portfólio PDF anterior para distribuir a informação para os aprovadores ou acionistas. 8. O documento PDF final ou Portfólio PDF podem ser arquivados no SharePoint para futura referência. Para permitir a busca do texto em arquivos PDF armazenados no SharePoint, o administrador SharePoint pode instalar oadobe PDF ifilter, gratuitamente, que pode ser baixado em 5

6 Figura 7. Com um Portfólio PDF, os destinatários podem melhor entender o contexto e mais facilmente navegar através de múltiplos documentos relacionados. Resumo Complementando o SharePoint e a arquitetura Office, o Acrobat X permite que organizações implementem rapidamente e eficientemente uma solução de colaboração digital mais segura. 1. Formato de Arquivo Acrobat é a forma mais confiável de criar arquivos PDF ao longo de uma ampla gama de aplicativos. O PDF é um formato universal que permite praticamente qualquer um de visualizar conteúdo digital da forma exata com que o autor pretende, independente da plataforma de hardware ou software. Com Acrobat, os usuários podem também inserir áudio, vídeo compatível Adobe Flash Player, e mídia interativa para arquivos PDF, para visualização online ou offline, praticamente por qualquer pessoa que utiliza o Acrobat ou o Adobe Reader gratuito. 2. Implantação O processo de revisões compartilhada no Acrobat reduz o apoio interno e externo do desktop e a manutenção de múltiplos aplicativos. O armazenamento do servidor de e a largura de banda da rede, é otimizada desde que o processo de revisão junte-se aos documentos armazenados no SharePoint. 3. Segurança Enquanto o SharePoint fornece acesso seguro para documentos, Acrobat auxilia em uma maior proteção de arquivos uma vez que eles deixaram o repositório do SharePoint. Com proteção de senha e poderosa tecnologia de criptografia 256-bit AES, o Acrobat ajuda a controlar o acesso e evitar edição não autorizada. Também, o Acrobat X inclui as ferramentas de sanitização e redação melhoradas para auxiliar na remoção da informação sensitiva incluindo metadados ocultos, anotações, anexos, campo de formulários, camadas e marcadores de livros de documentos antes de compartilhá-los com outros. 4. Acompanhamento do Feedback O Acrobat X fornece a revisão do iniciador com a habilidade para rastrear e manter um registro das respostas de cada revisor. Isso fornece uma trilha de auditoria que deve surgir questões sobre o conteúdo do documento final. Durante a revisão, comentários individuais podem ser atribuídos como status, fornecendo feedback em tempo real para os revisores. O Acrobat X com SharePoint e Office proporciona uma solução de colaboração digital mais segura e de fácil implementação, completa com conversão de documento, notificações dos revisores, rastreamento de resposta, agregação de comentários e capacidades de arquivamento. 6

7 Para mais informações Adobe Systems Latin America 2000 Ponce de Leon Blvd. 6th Floor Coral Gables, FL Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Brazil /11