nº 35 Agosto / 2007 Leia o artigo completo na página 2. Leia o artigo completo na página 4. Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial -

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1 IMPRESSO ESPECIAL CONTRATO N.º /2001 ECT/DR/RJ Sociedade Brasileira de Patologia Clínica Medicina Laboratorial nº 35 Agosto / 2007 Como fazer reuniões produtivas É comum ouvirmos críticas sobre reuniões que se prolongam por horas e, ao final, pouco ou nada de importante é resolvido ou decidido. Quando isso acontece com freqüência, a palavra reunião passa a ser sinônimo de perda de tempo e incomoda quem é convocado a participar. No entanto, como lembra a consultora organizacional Sonia Jordão, as reuniões são importantes para o líder em uma empresa manter-se atualizado sobre o andamento do trabalho, verificar o que está acontecendo, o que está correto e o que vai mal. Neste artigo, a autora apresenta algumas regras simples para que uma reunião seja produtiva e dá sugestões sobre como devem se comportar as pessoas que vão participar. Leia o artigo completo na página 2. Elogio e crítica Poucas pessoas conseguem receber críticas no ambiente de trabalho, principalmente quando são feitas em público. Mesmo quando a crítica é apresentada como construtiva, ela só terá este efeito se quem foi criticado também entender dessa forma. Neste artigo, o professor universitário e especialista em Recursos Humanos, Rogério Martins, comenta as dificuldades de receber e fazer críticas, mesmo quando elas são necessárias, e dá sugestões de como fazê-las de modo a serem realmente úteis e não parecerem ataques pessoais. Leia o artigo completo na página 4. Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial -

2 Como fazer reuniões produtivas Foto: divulgação Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nas atividades uns dos outros. Sonia Jordão* Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar. Para tanto, ela deve ser organizada e a pauta planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminá-la. Além disso, devem ser facilitadas a democracia e a participação de todos os membros do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra. É fundamental escutar a todos. Às vezes, só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e tem maior fluência. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima a que ele está sentindo e pensando. O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Daí ser necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros, possibilitando, assim, que todos se escutem e destacando as opiniões mais significativas. Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevendo: Esta é a solução que recomendo. Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Essas quatro perguntas para resolver qualquer problema podem ser usadas em memorandos ou cartas tão eficazmente como em reuniões. Podem também ser usadas em conversações telefônicas. Algumas vezes, a melhor solução pode ser a combinação de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas. 2 - Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial

3 Se você for o responsável pela direção da reunião é bom tentar seguir as seguintes regras: Procure começar a reunião com uma breve explicação do problema. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam o problema. Questione as causas do problema; Faça resumos com freqüência do que foi discutido até então. Peça as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução. Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à sua votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução. Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto. Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão. Seja flexível. No entanto, se você tem mais de 12 pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização. Essa pessoa deverá levantar a mão e você, ao autorizá-la, deve mencionar seu nome ou acenar afirmativamente com a cabeça. Uma outra forma é fazer uma bolinha de papel e só permitir que fale aquele que estiver com a bolinha na mão; Mantenha a reunião ativa, sem se desviar do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência, assim como quando alguém sair do tema. Reforce: O assunto que estamos discutindo é... Por favor, não se afaste do tema. Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião. Quando você participa de uma reunião obtém melhores resultados se todos os que estiverem presente observarem as regras seguintes: Fale do seu lugar sem se levantar, a não ser em uma grande assembléia. Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute. Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo. Admita só uma solução do problema de cada vez. Apóie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado. Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente. Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião. Ouça atentamente a todos os participantes. Não interrompa quando outra pessoa estiver falando. Em vez fazer afirmações diretas. Faça perguntas. Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, mas pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas. Você pode fazer um algo a mais para que as reuniões fiquem ainda melhores: Ao invés de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela. Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas ao invés de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada. Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações. Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores na reunião. autora. Extraído do livro de Sonia Jordão: A Arte de Liderar Vivenciando Mudanças num Mundo Globalizado. Reprodução autorizada pela *Professora, conferencista, consultora organizacional e pessoal, facilitadora de cursos em organizações e escritora. sonia@soniajordao.com.br, Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial -

4 Elogio e crítica Rogerio Martins* Foto: divulgação Elogio é bom e quase todo mundo gosta, mas a crítica... No mundo corporativo é comum observarmos situações onde as relações são baseadas na crítica e punição. Estudos do comportamento humano atestam que, desde criança, nossos pais e os adultos com quem convivemos têm papel fundamental para o sucesso de nossas carreiras e ações pessoais. A quantidade de críticas e elogios que recebemos podem ser cruciais para o nosso futuro. Equilíbrio entre crítica e elogio é importante para um bom ambiente Pesquisas da psicologia revelam que pessoas que foram expostas a ambientes de muita crítica e punição tendem a desenvolver um padrão de comportamento de omissão e submissão. Aceitam tudo e sentem-se constantemente culpadas. Sua produtividade geralmente está aquém das novas exigências do mercado. Quando é cobrado por algum resultado se esquiva, dá desculpas ou chora. Outro padrão de comportamento que pode ser gerado nesse mesmo ambiente é totalmente contrário. A pessoa age de forma agressiva, defensiva e desafiadora. Quando é pressionada tende a agir compulsivamente. Já aqueles que foram demasiadamente elogiados apresentam características de arrogância e prepotência. Acreditam que o mundo estará sempre aos seus pés. Tratam os outros como súditos. Desprezam as hierarquias e querem o poder a todo custo. Apresentam dificuldades para compreender a dimensão ética das relações. O equilíbrio entre crítica e elogio na vida pessoal e no mundo - Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial

5 corporativo é fundamental para a geração de um bom ambiente familiar e profissional. Algumas empresas estimulam seus funcionários a sessões de feedback programado. Outras, estruturam diversos tipos de avaliações, como: competência, performance, desempenho, participação por objetivos etc. Assim, tem mais chances de apontar claramente os caminhos, cobrar resultados e criar um clima organizacional favorável para as mudanças. Em meio a tudo isso, é fundamental o treinamento e desenvolvimento das lideranças. Ao líder cabe o papel principal de estabelecer critérios e aplicar as críticas e elogios. Com isso, garantir o equilíbrio no clima organizacional e o aumento da produtividade. Cabe ao líder o papel de aplicar críticas e elogios A crítica, na sua essência, significa exame, apreciação que se faz de uma obra. Portanto, quando fazemos uma crítica ela deverá ser sobre o conjunto da obra, uma idéia, ações tomadas, fatos e não sobre uma pessoa. O que ocorre muitas vezes no cotidiano profissional e na vida social é exatamente o contrário. Por isso, a maioria das pessoas tem dificuldade em aceitar uma crítica, pois se sentem ameaçadas, punidas, menosprezadas e até mesmo humilhadas. A crítica deve ser feita sobre o conjunto da obra, e não sobre uma pessoa Isso me faz lembrar da história vivida pelo Pedro, ou, como os mais chegados o chamavam, Pedrão. Sujeito simpático, falante, sempre com um sorriso no rosto, demonstrando sempre estar de bem com a vida. Sua característica principal era a franqueza. Sempre falava o que pensava. Certa vez, Pedrão foi convocado para participar de um projeto onde não tinha muita experiência. Como seu chefe insistiu e disse que daria todo apoio, Pedrão aceitou, afinal poderia ser mais uma oportunidade de mostrar suas qualidades. O projeto começou e nosso bravo personagem percebeu que tudo aquilo não tinha nada a ver com sua área de atuação e, por isso, precisaria de mais tempo para estudar, aprender e poder colaborar no projeto. Certamente que este tempo não foi lhe dado, afinal o prazo para a entrega do projeto era muito curto e precisava de todo o esforço dos envolvidos. O fato é que Pedrão não se saiu muito bem. Perdeu dias debruçado em materiais, livros, apostilas e relatórios para tentar entender o projeto. Passava horas a mais na empresa para dar conta do seu serviço e se inteirar do plano. Tudo em vão. O resultado foi uma gastrite que passou a conviver com ele diariamente e a briga homérica que teve com o responsável pelo projeto. A gastrite não vem ao caso detalhar, mas sobre a discussão... Tudo começou quando Pedrão resolveu apontar algumas falhas na condução do projeto. Na verdade, o responsável pelo projeto realmente cometeu alguns erros no planejamento e isso gerou certo atraso, mas não foi o fator principal. Houve um misto de incompetência da equipe, falta de experiência dos participantes, prazo muito curto, falta de apoio da diretoria e outros detalhes menores. No fim sobrou para o Pedrão. Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial - 5

6 Certo dia, no meio de uma das muitas reuniões de planejamento - munido de boa intenção - tascou a famosa crítica construtiva. Disse que o projeto continha falhas graves e que achava não ser possível completar no prazo estipulado. Apontou também a falta de habilidade do coordenador em liderar a equipe. Sua forma direta e repleta de achismos chocou a todos. Nesta reunião, além do coordenador do projeto, estavam mais seis pessoas de diversas áreas que completavam a equipe. O resultado foi catastrófico! O responsável sentiu-se ofendido e esbravejou: como alguém que não tem experiência no assunto pode falar algo desse jeito, ainda mais na frente de todo mundo? Bem, a conclusão dessa história é que crítica construtiva é balela. Ela só será construtiva se o outro assim entender, se ele perceber sua utilidade. Quando uma crítica é apontada, por melhor que seja a intenção, somente o outro A forma como a crítica é feita pode mudar sua aceitação por quem a recebe poderá julgar sua aplicação. Em resumo, crítica é crítica, ou seja, é apreciação desfavorável, é apontar falhas, é censura. A forma como é feita pode mudar muita coisa, até sua aceitação. Sendo assim, antes de fazer uma crítica é fundamental perceber se o momento é adequado, escolher o local apropriado e analisar os resultados que esta ação poderá gerar. Mesmo sendo a mais pura verdade, nem todos entenderão assim. Quando tiver de fazer uma crítica vá direto ao ponto e apresente fatos. Pois, como diz a sabedoria popular, contra fatos não há argumentos. Voltando ao início deste artigo: criticar é fácil, já elogiar... Lembre-se que em termos de crítica e elogio vale a seguinte regra: critique em particular, só para as pessoas envolvidas; e elogie publicamente, pois todos sentirão orgulho de pertencer a uma organização onde as pessoas são reconhecidas e valorizadas pelo seu caráter e competência. Artigo publicado no portal administradores.com.br. Reprodução autorizada pelo autor. *Graduado em Psicologia, pós-graduado em Recursos Humanos e Psicodrama, professor universitário, consultor organizacional, palestrante e sócio-diretor da Persona Consultoria & Eventos. rogerio.martins@personaconsultoria.com.br Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial Jornal da SBPC/ML - Periodicidade mensal Rua Dois de Dezembro, 78 Salas 909/910 CEP Rio de Janeiro - RJ Tel. (21) Fax (21) imprensa@sbpc.org.br Presidente 2006/2007 Wilson Shcolnik Diretor de Comunicação Octavio Fernandes da Silva Filho Criação, Arte e Diagramação Design To Ltda Jornalista responsável Roberto Duarte - Reg. Prof. RJ 23830JP - Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial

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