Caracterização de Projetos em Redes de Colaboração

Transcrição

1 Caracterização de Projetos em Redes de Colaboração Identificação: Grande área do CNPq: Engenharias Área do CNPq: Engenharia Civil Título do Projeto: Avaliação de Desempenho de Projetos em Redes de Colaboração Professor Orientador: Patricia Alcântara Cardoso Estudante PIBIC/PIVIC: Larissa Honorato Veronez Resumo: A presente pesquisa teve como contexto de realização o Laboratório de Tecnologias de Apoio a Redes de Colaboração LabTAR - subsistema responsável pelo gerenciamento de projetos em redes de colaboração. As redes de colaboração são formadas em busca de interação entre as organizações para atingir um objetivo comum. O fluxo de informações e a diversidade que as integram tornam-nas competitivas no mercado e reduzem os riscos do negócio. Os projetos desenvolvidos em redes de colaboração tem efetiva participação de seus atores e disputam recursos entre si. Levando em conta que uma das competências do LabTAR é na área de gerenciamento de projetos, deve-se considerar a importância de caracterizá-los em busca de parâmetros para atingir ao objetivo principal da pesquisa,avaliar o desempenho de projetos em redes de colaboração. Palavras chave: Redes de Colaboração, Caracterização de Projetos. 1 Introdução A colaboração entre os parceiros é uma estratégia que está sendo adotada devido às necessidades de obter competitividade no mercado e reduzir as incertezas do negócio. Essa integração é motivada pelas características de rápidas soluções e de fluxos de informações eficientes, que com isso buscam constantes mudanças a fim de melhorar seus processos críticos. As redes colaborativas podem ser formadas por organizações através de parcerias entre empresas, equipes virtuais ou acordos estratégicos, em que empresas deliberadamente decidem iniciar um projeto comum, embora permaneçam independentes depois do contrato (LIPNACK; STAMPS, 1994). Elas são, em grande parte, distribuídas geograficamente e heterogêneas em termos de ambientes operacionais, cultura, capital social e objetivos (CAMARINHA-MATOS; AFSARMANESH, 2005). Para atender a demandas de maneira eficaz, em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento baseado no foco em prioridades e objetivos (VARGAS, 2009). Dessa forma, o gerenciamento de projetos tem se mostrado eficaz em conseguir os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento definido pela organização. VARGAS (2009) defende que o sucesso da gestão de projetos está intimamente ligado ao sucesso com que as atividades são relacionadas e realizadas. A base do sucesso está em identificar e diferenciar o projeto das demais atividades desenvolvidas na organização. 1

2 O gerenciamento de projetos possui forte orientação prática, sendo realizado por meio da aplicação e da integração de processos (métodos) de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, e encerramento. (SCHMITZ; ALPERSTEDT e MORAES, 2008). Além da aplicação desses processos, segundo o PMI, o gerenciamento de projetos requer aprimoramento da administração de nove áreas de conhecimento vinculadas a processos gerenciais. São elas: integração, escopo, tempo, custos, recursos humanos, aquisições, qualidade, riscos e comunicação. Autores como BARBOZA FILHO et al. (2009), PINTO e SLEVIN (1988), PINTO e PRESCOTT (1988), PINTO e MANTEL (1990) e BELOUT e GAUVREAU (2004), afirmam que dentre as nove áreas de conhecimento, tempo, custo, escopo e qualidade são as consideradas como críticas. Assim, essas áreas são consideradas como Fatores Críticos de Sucesso em projetos, ou seja, as condições fundamentais que precisam ser satisfeitas para que todo projeto tenha sucesso. As outras áreas são consideradas de suporte para que as organizações envolvidas em redes colaborem para melhor atingir objetivos comuns e compatíveis. Recursos humanos e aquisições são os recursos necessários para a execução do projeto. Comunicação e riscos são áreas de suporte para manter as expectativas e as incertezas do projeto sob controle. Integração garante a coordenação e interação de todos os elementos do projeto. Em ambientes colaborativos, onde geralmente, desenvolvem-se projetos inovadores com alto grau de complexidade devido a participação de atores que possuem objetivos e prioridades diferentes, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento adequado, com o aprimoramento das áreas de conhecimento em projetos baseado no relacionamento e nas necessidades dos usuários. Prévias pesquisas indicam que apenas uma em cada cinco organizações tem orientações préestabelecidas para manter o sucesso do relacionamento em rede (AUSTIN; 2000). Esses estudos mostram que obter sucesso na gestão de redes requer melhor administração das áreas de conhecimento de comunicação, integração e recursos humanos. Dessa forma, considerar essas áreas como críticas para a gestão de projetos em redes de colaboração permite que os parceiros obtenham um desempenho superior e uma vantagem competitiva sustentável e garantam o desempenho de processos para atingir os objetivos. Assim, o gerenciamento de cada uma das áreas de conhecimento consideradas críticas para projetos em redes de compreende o cumprimento de processos como descrito a seguir: Tempo: Esta área descreve os processos relativos ao término do projeto no prazo correto. Os processos que devem ser desenvolvidos para essa área são: definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa dos recursos e das durações de cada atividade, desenvolvimento e controle do cronograma. Custo: Os processos descritos nessa área envolvem planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. Os processos são: estimar custos, determinar o orçamento do projeto e controlar os custos. Escopo: Deve descrever todo o trabalho necessário para que o projeto seja concluído com sucesso. Os processos necessários são: coleta de requisitos, definição do escopo, criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), verificação e controle do escopo. 2

3 Qualidade: Os processos dessa área envolvem a garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. Dessa forma, os processos envolvem o planejamento da qualidade, a realização da garantia e do controle da qualidade. Recursos Humanos: Esta área descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Os processos dessa área são: desenvolver o plano de recursos humanos, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. Esses processos tem por objetivo determinar os tipos e o perfil dos profissionais e as atribuições das atividades aos recursos. Comunicação: Esta área descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. Os processos dessa área são: identificar as partes interessadas, planejar as comunicações, distribuição das informações, gerenciar as expectativas das partes interessadas e reportar desempenho Integração: Descreve elementos que são definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. Os processos dessa área envolvem desenvolver o termo de abertura do projeto, desenvolver o plano de gerenciamento de projeto, orientar e gerenciar a execução do projeto, monitorar e controlar o trabalho do projeto, realizar o controle integrado de mudanças e encerrar o projeto ou fase. Caracterizar projetos em redes de colaboração com base nas áreas definidas como críticas em ambientes colaborativos é de grande importância para avaliar o desempenho dos mesmos, além de apoiar os integrantes nas tomadas de decisão e proporcionar aos atores informações confiáveis em relação ao desempenho dos projetos. Dessa forma, a caracterização dos projetos desenvolvidos no Laboratório de Tecnologias de Apoio a Redes de Colaboração - LabTAR, fez-se necessária. 2 Objetivos O objetivo geral deste subprojeto foi caracterizar os projetos em redes de colaboração para apoiar o LabTAR em suas tomadas de decisão. Para isso, fez-se necessário identificar as características de redes de colaboração, conhecer os projetos desenvolvidos no LabTAR e avaliar, comparar e distingui-los através de suas características, apresentar os resultados obtidos para criar parâmetros e orientar os atores dos projetos, além de servir como base para estudos ao longo dessa pesquisa Para fornecer informações confiáveis sobre o projeto aos responsáveis pelo gerenciamento do mesmo, é importante que se avalie o desempenho desses projetos a partir da caracterização realizada. 3 Metodologia A pesquisa neste subprojeto pode ser classificada segundo Vergara (1997) quanto aos fins e quanto aos meios de investigação. Quanto aos fins a pesquisa é do tipo EXPLORATÓRIA e DESCRITIVA. Exploratória porque, embora existam assuntos relacionados a redes de colaboração, não se verificou muitos estudos que abordem a caracterização de projetos nessas redes. Descritiva pois expõe características dos projetos em redes de colaboração, mas não tem o intuito de explicar os projetos desenvolvidos nessas redes. 3

4 Quanto aos meios de investigação, a pesquisa foi de pesquisa-ação, circunscrita ao desempenho dos projetos gerenciados pelo LabTAR. A pesquisa-ação tem caráter de intervenção à realidade social e exige o envolvimento de seus autores com os dos projetos do LabTAR. A partir da metodologia escolhida, foram definidas, a partir de pesquisas bibliográficas sobre áreas de conhecimento críticas para o sucesso em gestão de projetos em redes de colaboração, as características de projetos associadas a essas áreas. Avaliou-se também, características de projetos a partir da realidade do LabTAR. As características associadas as áreas de conhecimento de cada um dos projetos foram identificadas através de documentos de abertura dos projetos, documentos de gerenciamento de projetos e outros que continham informações relevantes para o desenvolvimento da pesquisa. Além disso, realizouse entrevistas com pessoas envolvidas nos projetos quando não obtinha-se informações suficientes para realizar a caracterização. Para dar visibilidade a caracterização dos projetos e organizar as informações para apoiar o gerenciamento dos mesmos, desenvolveu-se um banco de dados com base em modelagem de sistemas utilizando UML (Unified Modeling Language). A ferramenta foi desenvolvida para ficar disponível no sistema do LabTAR, de maneira com que os interessados em buscar informações sobre o projeto possam acessá-los. 4 Resultados Considerando as áreas de conhecimento de tempo, custo, escopo, qualidade, recursos humanos, comunicação e integração, como críticas para obter sucesso em gestão de projetos em redes de colaboração, avaliou-se o conceito de cada área para caracterizar os projetos gerenciados pelo LabTAR. Além de caracterizar com base nesses conceitos, outras características foram definidas a partir de uma análise atual de como esses projetos eram caracterizados pelo LabTAR. Dessa forma, concluiu-se que o projeto pode estar relacionado a uma rede de colaboração e que cada projeto obedece a uma tipologia. 4.1 Caracterização Associada as Áreas de Conhecimento Tempo: A característica dessa área que deve ser descrita para cada projeto é a data inicial e o prazo final do projeto, consequentemente, a duração prevista do projeto será exposta. Custo: A característica associada a esta área é descrever se o projeto é, ou não, custeado por algum patrocinador. Escopo: Caracterizar o projeto de acordo com essa área é expor se cada projeto tem o escopo definido. Qualidade: A análise desta área para cada projeto, caso ele tenha sido concluído, é caracterizá-lo como projeto de qualidade se ele atendeu aos objetivos definidos. Recursos Humanos: Esta área é caracterizada com a descrição dos envolvidos no projeto, especificando se os envolvidos são do setor acadêmico, empresarial ou da sociedade em geral. Comunicação: Deve-se determinar para cada projeto, se existe um plano de comunicação, que utilize ferramentas adequadas para dar suporte a gestão da comunicação. 4

5 Integração: A caracterização associada a essa área explicita para cada projeto se ele cumpre os processos adequados para a gestão da integração. A caracterização dos projetos gerenciados pelo LabTAR foi feita a partir da análise de cada área de conhecimento associada a uma característica, como descrito nos resultados apresentados anteriormente, e estão expostas na tabela a seguir. Tabela 1. Características Associadas as Áreas de Conhecimento Características Associadas as Áreas de Conhecimento Projeto Tempo Custo Escopo Qualidade Recursos Humanos Comunicação Integração JILC mai/13 - ago/13 Sim Sim Sim Universidade/Sociedade Sim Sim Vídeo jan/13 - mai/13 Não Não Sim Universidade/Sociedade Sim Sim PGC 01 jul/12 - jul/13 Sim Não Sim Universidade/Sociedade Não Sim PGC 02 ago/12 - ago/13 Não Não Sim Universidade Não Sim PGC 03 ago/12 - ago/13 Sim Não Sim Universidade Não Sim MOSAIC set/12 - set/14 Sim Sim - Universidade/Sociedade/Empresa Sim Sim MFM mar/13 - set/13 Não Sim - Universidade/Sociedade/Empresa Sim Sim Nome dos Projetos: JILC: Primeiras Jornadas Iberoamericanas sobre Laboratórios Cidadãos Vídeo LL-Habitat: Vídeo Institucional do Living Lab Habitat PGC 01: Mapeamento da estrutura social da comunidade do Território do Bem PGC 02: Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho em Projetos PGC 03: Caracterização de Projetos em Redes de Colaboração MOSAIC: Plataforma Social de Construção Coletiva de Soluções MFM: Mini Fábrica Móvel 4.2 Caracterização Associada a Ambientes Colaborativos Rede de Colaboração do Projeto Atualmente, os projetos gerenciados pelo LabTAR podem ser desenvolvidos no âmbito de duas redes de colaboração: CYTED e Living Lab Habitat. CYTED: O Programa Ibero-americano de Ciência e Tecnologia para o Desenvolvimento CYTED é definido como um programa de cooperação multilateral orientada para a transferência de conhecimentos, experiências, informação, resultados e tecnologias, que contempla diferentes perspectivas e visões para fomentar a cooperação em Investigação e Inovação. O principal objetivo do programa é contribuir para o desenvolvimento através do estabelecimento de mecanismos de cooperação entre grupos de investigação das Universidades, Centros de P&D e Empresas inovadoras dos países ibero-americanos que visam alcançar resultados científicos e tecnológicos transferíveis aos sistemas produtivos e às políticas sociais. O CYTED promove a Investigação e Inovação como ferramentas essenciais para o Desenvolvimento Tecnológico e Social, assim como para a modernização produtiva e o aumento da competitividade para o Desenvolvimento Económico. 5

6 Living Lab Habitat: LL-Habitat é uma rede de organizações que busca o desenvolvimento e a aplicação de tecnologias amigáveis ao meio ambiente, gerando melhores condições habitacionais em comunidades carentes. Essas organizações são de diversos segmentos da sociedade (ONG, comunidades, academia, financiador público e privado e empresas) e buscam atingir objetivos comuns. Living Lab é uma metodologia para inovação aberta estimulada pelos usuários. Também é uma organização que coordena e facilita as atividades baseadas nesta metodologia. Relaciona-se com experimentação e co-criação com usuários reais e ambientes de vida real onde pesquisadores, empresas e organizações públicas buscam juntos novas soluções, novos produtos, novos serviços, novos modelos de negócios e novos mercados. (Garcia e Oliveira, 2008). O Living Lab Habitat é membro da Rede Europeia de Living Labs ENoLL(European Network Of Living Labs). O LabTAR Laboratório de Apoio a Redes de Colaboração foi criado para fomentar a prática e gerenciar os projetos dessa rede (LL-Habitat) Tipo de Projeto Desde o surgimento do Living Lab Habitat, definiu-se que a consecução de seus propósitos se dariam por meio de projetos organizados em quatro categorias: Projetos estruturantes, Projetos de aplicação, Projetos de geração de conhecimento e Projetos de Divulgação. Como o LabTAR surgiu da realização de um projeto do LL-Habitat, os projetos desenvolvidos e gerenciados pelo LabTAR também adotaram essa tipologia. Projetos estruturantes são projetos estruturais construídos para dar apoio na realização dos propósitos da rede, como por exemplo, o próprio LabTAR, que foi criado para gerenciar e apoiar os projetos da rede LL-Habitat; Projetos de aplicação são aqueles nos quais há interações diretas com as comunidades de usuários finais do Living Lab Habitat, com desenvolvimento e aplicação de novas tecnologias; Projetos de geração de conhecimento são trabalhos acadêmicos, como trabalhos de conclusão de curso, de iniciação científica e de mestrado; Projetos de divulgação incluem preparação e manutenção de sites, confecção de vídeos para divulgação, participação em eventos e publicações diversas. A caracterização dos projetos associada a ambientes colaborativos foi baseada na análise de como os projetos eram caracterizados pelo LabTAR. 6

7 Tabela 2. Características Associadas a Ambientes Colaborativos Características Associadas a Ambientes Colaborativos Projeto Rede de Colaboração Tipo de Projeto JILC CYTED Projeto de Divulgação Vídeo LL-Habitat CYTED Projeto de Divulgação PGC 01 LL-Habitat Projeto de Geração de Conhecimento PGC 02 - Projeto de Geração de Conhecimento PGC 03 - Projeto de Geração de Conhecimento MOSAIC LL-Habitat Projeto de Aplicação MFM LL-Habitat Projeto de Aplicação Nome dos Projetos: JILC: Primeiras Jornadas Iberoamericanas sobre Laboratórios Cidadãos Vídeo LL-Habitat: Vídeo Institucional do Living Lab Habitat PGC 01: Mapeamento da estrutura social da comunidade do Território do Bem PGC 02: Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho em Projetos PGC 03: Caracterização de Projetos em Redes de Colaboração MOSAIC: Plataforma Social de Construção Coletiva de Soluções MFM: Mini Fábrica Móvel 5 Discussão e Conclusões Este trabalho é parte integrante de uma pesquisa maior para avaliar o desempenho de projetos em redes de colaboração. Como objetivo deste subprojeto, os projetos em redes de colaboração foram caracterizados, mais precisamente os projetos gerenciados pelo Laboratório de Tecnologias de Apoio a Redes de Colaboração LabTAR. Os benefícios de caracterizar projetos para a gestão de projetos em redes de colaboração estão fundamentados nos objetivos deste projeto de pesquisa, pois conhecendo as características de cada projeto, pode-se aplicar um modelo que melhor avalie o desempenho fornecendo informações confiáveis aos usuários dos projetos e aos responsáveis pelo seu gerenciamento. Para apoiar o LabTAR nas tomadas de decisão, as características associadas as áreas de conhecimento, consideradas críticas para o sucesso em gestão de projetos, devem ser conhecidas. Visto que os projetos em redes de colaboração são complexos por integrarem atores de diversos setores da sociedade, é de grande importância que eles possuam características de comunicação e integração que apoiem o cumprimentos dos objetivos. Com base nos resultados apresentados, pode-se fazer uma análise da caracterização realizada para cada projeto gerenciado pelo LabTAR. Em relação as características associadas as áreas de conhecimento consideradas críticas para o sucesso em gestão de projetos, pode-se perceber que a gestão de escopo e de comunicação precisam ser revistas para alguns projetos. Em relação as características associadas a ambientes colaborativos, conclui-se que 29% dos projetos gerenciados pelo LabTAR são de divulgação, 43% são projetos de geração de conhecimento e 29% são projetos de aplicação. Da mesma forma, 29% dos projetos estão sendo realizados no âmbito da 7

8 rede CYTED, 43% na rede LL-Habitat e 29% dos projetos não estão associados a nenhuma rede, sendo que estes são projetos de geração de conhecimento. Como forma de centralizar e organizar essas informações, que geralmente encontram-se em documentos arquivados em vários diretórios, utilizou-se de ferramenta o banco de dados desenvolvido com base em modelagem de sistemas. Este banco de dados está disponibilizado no sistema em rede do LabTAR, de maneira que os usuários possam atualizá-lo constantemente e acessá-lo. Com isso, além de dar suporte ao gerenciamento dos projetos em andamento, a caracterização dos projetos organizadas em um banco de dados pode, também, apoiar novos projetos que ainda não foram prospectados. 6 Referências Bibliográficas Austin, J. E. The collaboration challenge: how nonprofits and businesses succeed through strategic alliances. San Francisco : Jossey-Bass Publishers, Barboza Filho, F. U. N.; Carvalho, M. M. de; Ramos, A. W. Gerenciamento de projetos: o impacto do uso dos indicadores de desempenho no resultado do projeto. Produto & Produção, Belout, A.; Gauvreau, C. Factors influencing project success: the impact of human resource management. International Journal of Project Management, Camarinha-Matos, L. M.; Afsarmanesh, H. Collaborative networks: a new scientific discipline. Journal of Intelligent Manufacturing, Chituc, C-M.; Azevedo, A. L. Multi-Perspective Challenges on Collaborative Networks Business Environment: From Collaborative Networks and their Breeding Environments. New York: Springer, Garcia, A. S.; Oliveira, A. D. Living Labs no contexto da inovação tecnológica, Lipnack, J.; Stamps, J. Rede de informações. São Paulo: Makron Books, Pinto, J. K.; ManteL, S. J. The causes of project failure. IEEE Transactions on Engineering Management, Pinto, J. K.; Prescott, J. E. Variations in critical success factors over the stages in the project life cycle. Journal of Management, Pinto, J. K.; Slevin, D. P. Project success: definitions and measurement techniques. Project Management Journal, Schmitz, L.C; Alperstedt, G.D.; Moraes, M.C.B. Gerenciando projetos: uma experiência de aprender fazendo, Vargas, R. V. Definindo o gerenciamento de projetos: From Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. Rio de Janeiro, Vergara, S.C. Projetos e relatórios de pesquisa em Administração. São Paulo: Atlas,