Diagramas e processos

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1 Diagramas e processos Prof. Fernando Carvalho Diagramas Desenho convencional (de um sistema, programa, configuração etc) onde os elementos e os conceitos são representados através de símbolos padronizados e as relações por linhas de conexão. 1

2 Diagramas Ferramenta importante comunicação visual, facilita ajustes Tipos: Harmograma descreve fluxo operacional Pictorial ilustra com figuras e desenhos (liberdade de criação) Mapofluxograma fluxo sobre o layout Funcionograma organograma com funções Diagrama de blocos descreve método e seqüência do processo Fluxograma descreve fluxo, identificando os suportes (papel, disquete, etc). A empresa é um processo Recursos da empresa Pessoas Dinheiro Matéria-prima Bens de capital Propicia Processo de produção Gera Produtos finais Produtos Serviços Transformação dos recursos da empresa em produtos finais por meio do processo de produção 2

3 Processos existem na organização, quer os percebamos ou não. Nós temos duas escolhas: ou os ignoramos e rezamos para que façam o que desejamos, ou os entendemos e gerenciamos. Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. Não existe um produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Da mesma forma, não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça um produto ou serviço GRAHAM E LEBARON, 1994 Conceito de Processo Seqüência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento, marcha Conjunto de atividades relevantes, que adiciona valor a uma organização, consome recursos e produz resultados. Pode ser manual ou não. Ordenamento específico de atividades que transforma entradas de diversas naturezas em saídas segundo certas diretrizes (políticas, padrões, procedimentos, regras etc), empregando recursos renováveis de todos os tipos (humanos, financeiros, materiais, tecnológicos etc). 3

4 Elementos de processos Evento: gatilho que dá início à atividade/processo Entrada: qualquer elemento que será transformado por uma atividade/processo Saída: a resultante da atividade/processo Regulamentação e controle: regra que determina como ou quando uma atividade ocorre. Recurso: elemento (pessoa, instalação, sistema, ferramenta, equipamento etc) utilizado para realizar a atividade/processo Cadeia de Valor Fornecedores Cadeia de Valor da Empresa Canais Comprador Atividades de Suporte Infraestrutura Gerência de Recursos Humanos Desenvolvimento Tecnológico Aquisição Margem Logística Interna Operações Logística Externa Marketing e Vendas Serviços Margem Atividades Primárias 4

5 Atividades de Apoio Valor Aquilo pelo que os compra- dores estão dispostos a pagar Infra-Estrutura da Empresa (Ex: financiamento, planejamento, relações com investidores) Gestão dos Recursos Humanos (Ex: recrutamento, treinamento, sistema de remuneração) Desenvolvimento Tecnológico (Ex: desing de produtos, teste, desing de processos, pesquisa de mercado) Compras Institucionais (Ex: componentes, maquinário, publicidade, serviços) Logística de Operações Logística de Marketing e Serviço o Pós-VendaP Entrada Saída Vendas (Ex: (Ex: armaz. montagem, (Ex:processa- (Ex: força a de (Ex: instalação, de material fabricação de mento de vendas, suporte ao recebido, componentes pedidos, promoção, cliente, coleta de, operações armaz., publicidade, assistência dados, das filiais) preparação redação de técnica) atendimento, de relatórios) rios) propostas, acesso do site na cliente ) Internet ) Atividades Principais Hierarquia de processos Macroprocesso Processo 1 Processo 2 Processo 3 Sub-Processo 1 Sub-Processo 2 Atividade 1 Atividade 2... Atividade n 5

6 Exemplo Compras Cotação Negociação Contratação Preparação da negociação Reuniões de Negociação Agendar Preparar... Documentar Símbolos para fluxograma vertical Início ou término de processos. Muitas vezes identifica um gatilho. Atividade. Executor da atividade 6

7 Exemplo de fluxograma vertical Fim do estoque Comprador Cotar preços Leilão eletrônico Comprador Comprar Almoxarife Atualizar Estoque Controle de Estoque Estoque suprido (Principais) Símbolos para fluxograma horizontal Documento: qualquer documento, relatórios, listagem de todas as variedades.. Variações Documento original ou emitido neste instante (1ª. Vez no fluxo) Destruição de documento Documento emitido em várias cópias Cópia ou via extra (opcional) do documento 7

8 Símbolos para fluxograma horizontal Processamento: qualquer função; operação definida, causando troca de valor, forma ou localização da informação. O verbo deve estar sempre no infinitivo impessoal. Decisão: símbolo utilizado para indicar a possibilidade de desvios para diversos outros pontos do fluxo, de acordo com situações variáveis. Normalmente usado com duas saídas possíveis em resposta à pergunta descrita. Terminal: indica um ponto de início ou fim de um fluxo, pode representar também uma interrupção no local onde está ocorrendo e eventualmente sua continuação em outra área ou local. Símbolos para fluxograma horizontal Arquivo definitivo, estático. Arquivo transitório, temporário, eventual, meio de armazenamento off-line (cartuchos, CD etc). Variações N Indicação da ordem obedecida no armazenamento dos registros no arquivo N (numérica), A (alfabética) ou C (cronológica). 8

9 Símbolos para fluxograma horizontal A Conector de linhas na mesma página 1 Conector de linhas em páginas diferentes Processamento pré-definido: grupo de operações não incluídas no fluxograma ou por já terem sido alvo de análise anterior ou por serem objeto de estudo em outro momento. Exemplo de fluxograma horizontal Almoxarifado Depto. Compras Fim do estoque Emitir Solicitação de material 1 Receber material Cotar preços Cotação Solicitação de Material 1 2 C Atualizar estoque Estoque suprido Comprar material Pedido Cotação N 9

10 Exemplo de fluxograma definição da solução física Digitação de Diários PROG. 01 ARQ. 1 PROG. 02 Relatório de inconsistências BD Notas PROG. 03 Cuidados especiais Faça um rascunho geral para perceber o tamanho da encrenca No início, não se preocupe com a beleza ou a estética, preocupe-se com a lógica Evite linhas de conexão muito longas e evite muitos cruzamentos pois poluem visualmente o fluxo e dificultam a leitura e entendimento. Use os pulinhos. Excesso de detalhes também pode poluir o fluxo: explique mas não complique! Faça o fluxo como será lido: da esquerda para a direita e de cima para baixo. 10

11 Trabalhando com processos Se você quer entender de verdade uma coisa, tente mudá-la Kurt Lewis Prof. Fernando Carvalho Exercício em duplas Cada dupla deve desenhar a cadeia de valor e o fluxo horizontal de um dos processos abaixo: Processo de matrícula de alunos Processo de funcionamento da cantina Processo de acompanhamento do estágio Processo de vestibular Processo de concurso público para contratação de professor Processo de reserva e uso de Labs, SPs e outros recursos audiovisuais. Entregar resultados impressos na data marcada pelo professor 11