ORGANOGRAMAS E FLUXOGRAMAS

Transcrição

1 ORGANOGRAMAS E FLUXOGRAMAS Rodrigo Müller rodrigo.muller@ufpr.br

2 O ambiente competitivo atual faz com que as organizações busquem cada vez mais as melhorias contínuas em seus processos, produtos e serviços. Várias ferramentas são utilizadas nesse caminho, e dentre elas encontram-se ferramentas utilizadas para a Gestão da Qualidade nos processos e rotinas, geralmente apresentadas nas bibliografias referentes à Organização, Sistemas e Métodos (OSM) ou Gestão para a Qualidade. Hoje estudaremos os Organogramas e Fluxogramas.

3 MAS ANTES... Quando surgiu a necessidade de padronização de processos? E por que até hoje isso é importante?

4 ORGANOGRAMA Representação visual da estrutura formal da organização. Geralmente utilizado para expressar as hierarquias e órgãos/setores da empresa. Direção Secretaria Gerência de MKT Gerência de Produção Gerência de Logística

5 Por que usar um organograma?

6 CONVENÇÕES O estilo de organograma mais utilizado pelas organizações atuais é o Clássico ou Vertical; O organograma deve deixar claros os níveis hierárquicos da empresa; Órgãos de igual hierarquia não podem estar ligados uns aos outros, mas sim à linha da autoridade superior; Não dividir o organograma de forma que ultrapasse uma lauda.

7 CONVENÇÕES A subordinação de uma unidade organizacional à outra é representada por uma linha cheia; Órgãos de assessoria (ass. contábil; legislativa; etc.) são representados por linhas tracejadas; * Órgãos de consultoria e legislação são representados por linhas pontilhadas; * Não se usa abreviação nos organogramas. * Por convenção do analista, as linhas tracejadas e pontilhadas podem ser utilizadas unicamente, desde que explicitada a condição do órgão representado.

8 VANTAGENS / DESVANTAGENS Vantagens Apresenta rápida compreensão das hierarquias da organização; Apresenta órgãos de linha e assessorias; Formaliza o processo de comunicação; Desvantagens Não indica todas as possíveis relações organizacionais; Estático; Aumenta o grau de formalização e burocracia na empresa.

9 EXEMPLO 1: Fonte: Fundação Araucária (2011).

10 EXEMPLO 2: Fonte: Unioeste (2012).

11 EXEMPLO 3 MODELO GENÉRICO DE ORGANOGRAMA RADIAL

12 FLUXOGRAMA Representação visual de um trabalho/atividade, de forma analítica, caracterizando operações, responsáveis e unidades organizacionais envolvidas no processo.

13 INFORMAÇÕES BÁSICAS SOBRE OS FLUXOGRAMAS Relaciona o tipo de operação que integra o circuito de informações; Apresenta o sentido do fluxo de informações; Apresenta as unidades organizacionais onde se realizam as operações; O volume de operações efetuadas; e Os níveis hierárquicos que intervém nas operações do método administrativo representado pelo fluxograma.

14 TIPOS DE FLUXOGRAMA Os dois principais tipos de fluxograma são: Descritivo ou Parcial: Detalhado, oferecendo uma visualização de todas as ações de um processo, identificando executores, setores, atividades, etc.; Sintético: Usado para representações sintéticas do processo, não necessitando de simbologia, pois visa apresentar um conhecimento superficial das rotinas e processos, geralmente à novos ingressantes e visitantes.

15 FLUXOGRAMA DESCRITIVO SIMBOLOGIA Terminal Utilizado no início e fim das tarefas. Operação Representa as ações que serão desenvolvidas. Executor Apresenta o cargo ou área em que se realiza a ação. Decisão Indica o caminho a ser seguido Conferência Confronto de informações. Por meio do fluxograma descritivo é possível compreender quais tarefas/atividades estão sendo desenvolvidas e em que setor. Por isso, necessita de padronização também quanto aos símbolos utilizados.

16 Ex: Fluxograma Descritivo * Ao alterar o formato das figuras, descrever em legenda o que significa. Setor Processo Pré Definido

17 FLUXOGRAMA SINTÉTICO Não necessitando de padronização quanto aos formatos dos quadros indicativos, o modelo sintético serve como um direcionador, necessitando de maiores explicações quanto aos processos. Ex: Recebe Transportadora Consulta Pedido de Compra Testes de Qualidade no Laboratório Devolve lote ao Fornecedor Envia lote ao Depósito

18 Fluxograma Vertical Por meio de um formulário padronizado, este modelo oferece rapidez no preenchimento do caminho das atividades

19 VANTAGENS E DESVANTAGENS Vantagens Descrevem qualquer tipo de rotina; Reduz a quantidade de interpretações; Facilita a leitura das rotinas; Permite comparações na hora da resolução de problemas. Desvantagens Os símbolos podem ser criados pelos analistas, dificultando a padronização; Os usuários passam a usar apenas o fluxograma, deixando de contribuir criativamente; Não detalha exatamente todas as possibilidades de ação.

20 NOTAS Fazer um rascunho geral, passando a limpo o que julga-se importante; Ao elaborar um fluxograma buscar abordar a rotina como um todo; Cuidar com os excessos de detalhes; Solicitar a visão de outro analista e dos funcionários que utilizarão o fluxograma; Ao utilizar símbolos próprios, inserir legenda no fluxograma para evitar compreensões errôneas.

21 Livros da Biblioteca OPET A R672 ARAUJO, Luiz César G de. Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional: arquitetura organizacional, benchmarking, empowerment, gestão pela qualidade total, reengenharia. 4 ed. São Paulo: Atlas, BALLESTRO-ALVAREZ, María Esmeralda. Manual de Organização, Sistemas e Métodos: abordagem teórica e prática da engenharia da informação. 4 ed. São Paulo: Atlas, CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2006.

22 Tudo esclarecido? Alguma pergunta? Slides Anteriores Sim Não Próximo Slide

23 Vamos trabalhar?!

24 EXERCÍCIO 1 Em equipes, escolham a empresa de um dos participantes e elaborem o organograma dessa organização, levando em consideração os cargos, hierarquias e assessorias.

25 EXERCÍCIO 2 Utilizando alguma rotina do setor/empresa em que trabalham, elaborem um fluxograma sintético e um descritivo.

26 Obrigado!!!