Brainstorming. Planejamento Tomada de Decisão Criatividade e Inovação. Novembro/2006. CRIAVIVA Consultoria Strategic Decision Making

Transcrição

1 Brainstorming Planejamento Tomada de Decisão Criatividade e Inovação "Aprenda com as pessoas Planeje com as pessoas Comece com o que eles já têm Construa sobre o que eles já sabem Dos melhores líderes Quando a tarefa é realizada Todas as pessoas dirão Nós que fizemos" Lao Tzu - Filósofo Chinês - Sec. VI a.c. Novembro/2006 brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 1

2 Brainstorming Introdução: O Brainstorming é uma das ferramentas de gestão mais conhecidas nas empresas: Mais de 80% dos gestores conhecem o Brainstorming Menos de 20% dos gestores utilizam esta ferramenta O Objetivo deste material é melhorar o conhecimento sobre o Brainstorming, facilitando a sua utilização na obtenção de melhores resultados. Apresentar as regras básicas do Brainstorming Apresentar onde e como aplicar o Brainstorming Eliminar alguns dúvidas ou obstáculos em relação à aplicação do Brainstorming O Brainstorming foi criado por Alex Osborn, um publicitário americano em 1939, primeiramente chamado de Think up. O termo Brainstorming e as suas regras estão no seu livro: "Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Thinking" (1953) Este arquivo, e outros, serão atualizados em Fevereiro de 2007 e estarão disponíveis no site do grupo Líder-Facilitador ( Apostila-Brainstorming Bom Trabalho. Eurico Gushi CRIAVIVA Consultoria brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 2

3 Processo Criativo // Decisório Gerar Opções Quantidade Escolher Qualidade Tema Foco Brainstorming Votação Basicamente, o Processo Criativo (e o processo decisório) é composto de duas etapas: Gerar Opções ou alternativas. O objetivo nesta etapa é ter quantidade de idéias Escolher a melhor Opção. O objetivo nesta etapa é pela qualidade da idéia O Brainstorming é utilizada na primeira etapa, Gerar Opções, pois o Brainstorming é uma ferramenta que estimula a geração de várias idéias. Nesta etapa buscamos a quantidade de idéias, não avaliamos se as idéias são boas ou não. A melhor forma de ter uma grande idéia e ter um monte de idéias Linus Pauling Nada é mais perigoso que uma idéia, quando ela é a única que você tem Emile Chartier Na segunda etapa, Escolher a melhor opção, nós podemos utilizar o procedimento de Votação, que é uma ferramenta de escolha bem simples. Nesta etapa buscamos a qualidade das idéias, então, avaliamos se as idéias são boas, utilizando critérios ou comparando cada idéia com as outras. A chave do sucesso para o processo criativo é: Não julgar as idéias na primeira etapa brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 3

4 CRIAVIVA Consultoria Brainstorming Não julgar, avaliar ou criticar as Idéias Adiar o Julgamento para a Fase de Escolha Não justificar ou explicar as idéias Pegar carona nas idéias apresentadas Deixar fluir as idéias Usar a Intuição e Sentimento Buscar a quantidade de idéias O Brainstorming é uma ferramenta para estimular a geração de idéias. As regras do Brainstorming estão no gráfico acima. Na prática, quando eu utilizo o Brainstorming, facilitando uma reunião de planejamento ou tomada de decisão, eu só informo a primeira regra Não julgar as idéias e o resultado já é satisfatório. Procedimento básico para utilização do Brainstorming Reunir um grupo de pessoas (12 pessoas é um bom número) Definir uma pessoa como escriba, que pode ser um facilitador treinado Definir o tema Iniciar a geração de idéias com as regras acima No início de uma reunião de planejamento ou tomada de decisão, eu faço um primeiro brainstorming de aquecimento, com o tema Quais são as Expectativas?. Após o brainstorming, os participantes escolhem, por votação, as expectativas mais relevantes. Cada participante escolhe três opções. Este primeiro brainstorming serve como um aquecimento e também para praticar as regras do brainstorming. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 4

5 CRIAVIVA Consultoria Brainstorming Tema: Oportunidades de Crescimento das Vendas Gelatina Inovar a Embalagem Novos Sabores Gelatina Pronta para Consumo Preparo com Água Fria Beleza da Mulher / Colágeno Sobremesa com Menos Calorias Vitaminas Brindes Surpresa Site com Jogos Acima temos um exemplo de brainstorming. Nos casos reais eu geralmente utilizo duas folhas de flip-chart, o que corresponde a 30 idéias aproximadamente. Após o brainstorming, iniciamos o procedimento de escolha das melhores opções. Nesta segunda etapa, eu geralmente utilizo a Votação que é fácil e rápida: Cada participante escolhe, individualmente, as três opções que considera as melhores idéias, utilizando os seus critérios e marca com bolinhas adesivas vermelhas as opções escolhidas. No exemplo acima temos 10 pessoas e 30 votos. Após a votação de todos, separamos as três opções mais votadas. O facilitador solicita aos participantes o significado das três idéias mais votadas. Após o entendimento destas opções, os participantes escolhem qual é a melhor idéia através de um voto cada, definindo assim, a idéia vencedora. Desta forma, terminamos o processo criativo (ou processo decisório): Utilizamos o Brainstorming na primeira etapa (Gerar opções / Quantidade) Utilizamos a Votação na segunda etapa (Escolha / Qualidade) brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 5

6 CRIAVIVA Consultoria Melhoria Contínua 2. Planejamento: Decision Mapping Objetivo Diagnóstico Ações 1. Necessidade 4. Avaliação Protótipo ou Caso real 3. Implementação O Brainstorming pode ser utilizado como Ferramenta de Planejamento no processo de Melhoria Contínua, Kaizen, PDCA ou Gestão Participativa. Abaixo a descrição simplificada da metodologia de Planejamento Criativo Decision Mapping. São três etapas: Objetivo, Diagnóstico e Ações Chaves. Oportunidade e Objetivo: Utilize o Brainstorming com o seguinte tema: Quais são as Oportunidades de Melhoria que temos no nosso departamento? Utilize a Votação para escolher a melhor Oportunidade de Melhoria. Defina um Objetivo para esta Oportunidade. Diagnóstico: Utilize o Brainstorming com as seguintes perguntas: Quais são os Obstáculos que estão nos impedir de atingir o Objetivo definido? Utilize a Votação e Diagramas de Causa e Efeito para escolher e definir o Diagnóstico. Ações Chaves: Utilize o Brainstorming para gerar idéias que eliminem o Obstáculo Diagnosticado Escolha as melhores idéias para eliminar o Obstáculo e atingir o Objetivo. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 6

7 Planejamento Estratégico Oportunidade de de Crescimento Diagnóstico Ações Podemos utilizar o Brainstorming para definir o Planejamento Estratégico. Abaixo a descrição simplificada da metodologia de Planejamento Criativo Decision Mapping. São três etapas: Objetivo, Diagnóstico e Ações Chaves. Oportunidade e Objetivo: Utilize o Brainstorming com o seguinte tema: Quais são as Oportunidades de Crescimento que temos? Utilize a Votação para escolher a melhor Oportunidade de Crescimento. Defina um Objetivo para esta Oportunidade. Diagnóstico: Utilize o Brainstorming com as seguintes perguntas: Quais são os Obstáculos, Ameaças ou Pontos Fracos que podem nos impedir de atingir o Objetivo definido? Quais são os elementos ou Pontos Fortes que podemos fortalecer para atingir o Objetivo definido? Utilize a Votação e Diagramas de Causa e Efeito para escolher e definir o Diagnóstico. Ações Chaves: Utilize o Brainstorming para gerar idéias que eliminem o Obstáculo Diagnosticado Escolha as melhores idéias para eliminar o Obstáculo e atingir o Objetivo. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 7

8 Análise de de Clima Oportunidade de de Melhoria Diagnóstico Ações Podemos utilizar o Brainstorming para fazer a Análise do Clima Organizacional. O processo abaixo pode ser realizado com ou sem a aplicação da pesquisa de clima, pois a votação é um processo de pesquisa. Abaixo a descrição simplificada da metodologia de Planejamento Criativo Decision Mapping. São três etapas: Objetivo, Diagnóstico e Ações Chaves. Oportunidade e Objetivo: Utilize o Brainstorming com o seguinte tema: Quais são os indicadores ou fatores que interferem no Clima Organizacional? Utilize a Votação para escolher ou priorizar os fatores onde existem Oportunidades de Melhoria. Defina um Objetivo para esta Oportunidade. Diagnóstico: Utilize o Brainstorming com as seguintes perguntas: Quais são os Obstáculos, que nos impedem de atingir o Objetivo definido? Utilize a Votação e Diagramas de Causa e Efeito para escolher e definir o Diagnóstico ou principal Obstáculo. Ações Chaves: Utilize o Brainstorming para gerar idéias que eliminem o Obstáculo Diagnosticado Escolha as melhores idéias para eliminar o Obstáculo e atingir o Objetivo. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 8

9 Dúvidas e Perguntas FAQ O Brainstorming é uma ferramenta de criatividade ou decisão? Tanto o processo criativo quanto o processo decisório tem duas fases: Gerar Opções e Escolha. O Brainstorming pode ser utilizado na primeira fase tanto no Processo Criativo quanto no Processo Decisório. Se o objetivo for criatividade, você pode utilizar o Brainstorming em conjunto com outra ferramenta da criatividade que é a Associação forçada. Mais de 80% das vezes que eu utilizo o brainstorming em equipe é para gerar Inovação, ou seja, a implementação de algo novo, que necessariamente não precisa ser inédito ou criativo. O mais comum é uma idéia conhecida casar com o momento certo para a sua implementação. Para ser mais preciso, eu utilizo o Brainstorming como ferramenta dentro da metodologia Decision Mapping para definir Objetivo, Diagnóstico e Plano de Ações, conforme descrição na página anterior. Podemos ser criativos utilizando somente o Brainstorming? Na minha opinião o Brainstorming é a ferramenta ideal para a tomada de decisão. O brainstorming pode sim, gerar resultado criativo. Se o objetivo for realmente algo criativo, então é melhor utilizar em conjunto com o brainstorming outras ferramentas da criatividade como a Associação Forçada. Para quem conhece apenas o brainstorming, pode utilizar o seguinte procedimento: - Faça um primeiro brainstorming e em seguida escolha as três idéias mais diferentes - Anote o tema do brainstorming e as três idéias mais diferentes em uma nova folha - Faça novamente o brainstorming pegando carona nas três ideais diferentes - Escolha novamente as três novas idéias mais diferentes, - Anote o tema do brainstorming e as três novas idéias diferentes em uma nova folha, - Repita o processo até descobrir uma idéia realmente criativa e útil. É importante notar que o critério criativo é utilizado na escolha das idéias (segunda etapa do processo criativo). Quais são as aplicações mais importantes do Brainstorming? São várias as oportunidades de aplicação do Brainstorming: Planejamento Estratégico, Planejamento de Melhorias, Diagnósticos, Solução Criativa de Problemas, Gestão Participativa, Focus Group, Análise de Clima Organizacional, Team Coaching, etc. O Líder pode utilizar o Brainstorming como ferramenta do processo decisório para fazer o planejamento (objetivo, diagnóstico e ações) em equipe. O planejamento em equipe gera uma melhor comunicação e comprometimento na implementação das mudanças necessárias para atingir os resultados desejados. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 9

10 Dúvidas e Perguntas FAQ (continuação) Quais são os principais obstáculos à utilização do brainstorming na empresa? Na minha opinião o maior obstáculo é a falta de conhecimento do brainstorming. Antes de utilizar o brainstorming é importante todos conhecerem a principal regra do brainstorming não julgar as idéias. A avaliação e julgamento das idéias ocorrem apenas na segunda etapa do processo decisório. Se um participante começar a julgar as idéias no meio do brainstorming a quantidade de idéias e também a criatividade será desestimulada.. Outro obstáculo: atitude em relação às idéias absurdas. Após o brainstorming, escolha as melhores idéias e não comente as piores ideais. Comentar a idiotice das péssimas idéias é uma prática que desestimula a utilização correta do brainstorming nas próximas vezes. Outro obstáculo: acreditar que a tomada de decisão em equipe é mais demorada. Um facilitador com prática consegue fazer um planejamento (objetivo, diagnóstico, plano de ações) em uma hora com grupos de 12 pessoas. Além de rápido, o resultado pode ter melhor qualidade, sem contar com a comunicação e comprometimento. Outro obstáculo: Falta de recursos. O flip-chart é uma ferramenta importante na utilização do brainstorming com grupos com mais de 5 pessoas, mas é possível aplicar o brainstorming utilizando folhas A-4 para grupos menores. Aonde eu posso encontrar mais materiais sobre o Brainstorming? Livro: "Applied Imagination Alex Osborn (1953) Sites na Internet, basta buscar por Brainstorming, ou no endereço abaixo, pesquisar as ferramentas de qualidade e criatividade. Existem outras ferramentas de geração de idéias como o Brainwriting: Para saber mais sobre a metodologia Decision Mapping, pesquisar no site da Criaviva ou no Grupo Lider-Facilitador. Eu particularmente acredito que as informações que estão neste pequeno resumo já são suficientes para começar a aplicar o Brainstorming, o que realmente é necessário é praticar. Somente através da prática é possível conquistar a habilidade e conseqüentemente o desempenho ou o resultado desejado. Desejo a todos, ótimas reuniões e excelentes resultados. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 10

11 Leitura Complementar Decision Mapping No site do Grupo Líder-Facilitador, estão todas as informações adicionais sobre a metodologia de Planejamento Criativo: Decision Mapping Processo Heurístico. Endereço: (a associação é grátis) Estas Apostilas serão atualizadas no mês de Fevereiro de 2007: Brainstorming Conceitos básico de forma prática Decision Mapping Parte 1: Análises Sucessivas Decision Mapping Parte 2: Diagnósticos Sucessivos Obstáculos Decision Mapping Parte 3: Descoberta dos Objetivos Decision Mapping Parte 4: Acompanhamento e Avaliação Decision Mapping Parte 5: Exemplos de Mapas Decisórios Decision Mapping Parte 6: Facilitação de Reunião de Planejamento Aplicabilidade do Decision Mapping Apostilas individuais: Planejamento Estratégico Administração do Tempo Liderança Motivação Atitude Consultiva e Estratégica Análise Estratégica do Clima Organizacional Estratégias de Recolocação Profissional Bom Trabalho Eurico Gushi CRIAVIVA Consultoria "Aprenda com as pessoas Planeje com as pessoas Comece com o que eles já têm Construa sobre o que eles já sabem Dos melhores líderes Quando a tarefa é realizada Todas as pessoas dirão Nós que fizemos Lao Tzu - Filósofo Chinês - Sec. VI a.c. brainstorming.doc. nov-06 - Pág. 11