16 de agosto de KPIs de Auditoria. André R. Vertamatti. Chief Audit Executive. Volkswagen Serviços Financeiros

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1 16 de agosto de 2013 KPIs de Auditoria André R. Vertamatti Chief Audit Executive Volkswagen Serviços Financeiros

2 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 2

3 Grupo Volkswagen construído sobre três pilares1) Divisão Automotiva Divisão Financeira Veículos Pesados Veículos Leves Volkswagen Serviços Financeiros Europe / Ásia-Pacífico / América Sul e Norte Serviços Financeiros USA / Canadá / Espanha / Argentina Scania Financial Services 2) 3) MAN Financial Services Porsche Holding Financial Services Demais empresas Porsche Financial Services Organograma do Grupo Volkswagen em 1º de Setembro de 2012; Estrutura de reporte em Janeiro de 2013 Consolidação total em 1º de Agosto de ) Consolidação em 19 de Julho de ) 2) 550 mil empregados 9,3 milhões de carros vendidos PBT Euro 25,5 bilhões IFRS 3

4 Volkswagen Serviços Financeiros em números Presença Global (31/12/12) Principais indicadores do Grupo Ativo Total R$ bi Patrimônio Líquido R$ 23.7 bi Depósitos de Clientes R$ 67.2 bi Lucro Operacional R$ 2.5 bi Empregados Principais indicadores (IFRS) Ativo Total Diretamente, ou através de suas subsidiárias e contratos de serviços, a Volkswagen Financial Services AG oferece serviços financeiros para as marcas do Grupo Volkswagen em 40 países. R$ 25.9 bi Patrimônio Líquido R$ 2.7 bi Depósitos de Clientes R$ 7.2 bi Lucro Operacional R$ 515 mi Lucro líquido depois impostos R$ 313 mi Empregados 902 4

5 Banco Volkswagen VW / Audi / MAN / Ducati 17º maior banco por patrimônio Ranking Exame Concessionárias Rating AAA Cliente final Entre as Melhores para Trabalhar em 2011 e

6 VW SF Brasil Pessoa Física Pessoa Jurídica Concessionários CDC Leasing Financeiro Leasing Operacional e Gestão de Frotas Consorcio BNDES Finame BNDES Finame Leasing BNDES Automático Capital de Giro Crédito Rotativo Credit Assignment Crédito Pessoal Investimentos (CDs & RDs) Seguros 6

7 Reporte da Auditoria Interna Auditoria Interna VW-AG CAE Reporte Funcional Auditoria Interna VWFS-AG CAE Reporte Hierárquico Conselho de Administração Comitê de Auditoria CAE VWB LATAM Manager Reporte Administrativo Diretor Presidente VWFS-BR CEO Gestor Auditoria Interna André R. Vertamatti Auditores 7

8 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 8

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10 Definição de KPI Seria possível saber se o São Paulo vai cair para a segunda divisão se não houvesse pontuação e acompanhamento? 10

11 Definição de KPI Mensurar Atendimento de objetivos (eficácia) Desempenho e qualidade Gastos incorridos Melhoria contínua e produtividade (eficiência) Adicionar valor à organização. 11

12 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 12

13 Normas da Auditoria Interna (1 de 3) Norma IIA 1110 o CAE deve confirmar junto ao conselho, pelo menos anualmente, a independência organizacional da atividade de auditoria. Norma IIA 1130 Caso a independência e a objetividade sejam prejudicadas de fato ou na aparência, os detalhes (...) devem ser divulgados às partes apropriadas). Norma IIA 1320 o CAE deve comunicar os resultados do programa de avaliação da qualidade e melhoria(...). 13

14 Normas da Auditoria Interna (2 de 3) Norma IIA o CAE deve gerenciar eficazmente a atividade de auditoria interna para assegurar que ela adiciona valor à organização. (...) Agrega valor (...) quando proporciona avaliação objetiva e relevante, e contribui para a eficácia e eficiência dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles. Norma IIA 2060 o CAE deve reportar periodicamente (...) sobre o propósito, a autoridade, e a responsabilidade da atividade de Auditoria Interna(...). 14

15 Normas da Auditoria Interna (3 de 3) Norma IIA 2060 o CAE deve reportar periodicamente (...) sobre o desempenho em relação ao seu planejamento. Os reportes devem incluir a exposição de pontos de riscos significativos e de controles, incluindo os riscos de fraude, os assuntos de governança e outros assuntos necessários ou solicitados (...).. 15

16 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 16

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18 Reconciliação de Expectativas São diferentes expectativas de diferentes stakeholders: clientes internos, presidência, Comitê de Auditoria, Conselho, etc. Necessidade de reconciliar expectativas entre si e com as normas de auditoria do IIA. 18

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20 Utilização adequada de KPIs Quantidade limitada (6 a 12) - representativos Ligados aos objetivos estratégicos da companhia (representativos) Ligados às expectativas dos stakeholders (valores de referência) Impacto das atividades administrativas sobre o tempo de auditoria (viáveis) Simples, fundamentados e documentados Comparáveis Atualizável periodicamente. 20

21 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 21

22 Indicadores da Auditoria Qualidade Custos Tempo Outros 22

23 Indicadores da Auditoria (1 de 7) Qualidade 1. Avaliação / satisfação dos clientes de auditoria 2. Avaliação / satisfação dos Stakeholders 3. Percentual de aderências às Normas do IIA 4. Auto avaliação de qualidade 5. Avaliação externa de qualidade 6. Percentual de auditores com certificação 7. Conhecimento técnico necessário 8. Anos de experiência na função de auditoria 9. Avaliação de desempenho dos auditores 23

24 Indicadores da Auditoria (2 de 7) Qualidade (cont.) 10. Quantidade de não-conformidades identificadas 11. Quantidade de não-conformidades indicadas versus implantadas 12. Quantidade de não-conformidades recorrentes 13. Rating / parecer dos trabalhos de auditoria 14. Desempenho das áreas pós-auditoria 15. Solicitações de avaliações direcionadas à auditoria (projetos, fraudes, normas, processos, sistemas, etc.) 16. Confirmação de independência e objetividade 24

25 Indicadores da Auditoria (3 de 7) Custos 1. Savings identificados pela auditoria 2. Custo da Auditoria frente à receita / ativos da empresa 3. Custo da Auditoria por auditor 4. Custo da Auditoria por trabalho realizado 5. Custo incorrido da função de auditoria versus orçamento 6. Custos com viagem da função de auditoria 7. Custos de treinamento por auditor 8. Custos de softwares e hardwares 9. Percentual das horas com auditoria sobre total de horas dos auditores 25

26 Indicadores da Auditoria (4 de 7) Tempo 1. Prazos dos trabalhos de auditoria (anúncio vs relatório, conclusão do trabalho em campo vs relatório, etc.) 2. Horas orçadas vs incorridas por auditor e/ou por trabalho 3. Horas dos auditores gastas em cada atividade (auditorias programadas, auditorias especiais, consultoria, treinamento, tarefas administrativas, etc.) 4. Percentual do plano de trabalho anual não cumprido 5. Situação das não-conformidades em aberto e vencidas (aging) 26

27 Indicadores da Auditoria (5 de 7) Tempo (cont.) 6. Número de não-conformidades postergadas 7. Prazo médio para implantação de ações corretivas 8. Número de planos de ação implantados antes do prazo 9. Duração média dos trabalhos de auditoria 10. Percentual das horas com auditoria sobre total de horas dos auditores 27

28 Indicadores da Auditoria (6 de 7) Outros 1. Rotatividade da Auditoria 2. Coordenação com outras atividades de assurance 3. Percentual de alterações no plano anual 4. Percentual de empresas, localidades, ativos, unidades, etc., cobertas pela auditoria 5. Relação de auditorias de TI frente à auditoria convencional 6. Transferência de auditores para outras funções 7. Interação dos auditores e CAE com administração 28

29 Indicadores da Auditoria (7 de 7) Outros (cont.) 8. Percentual da quantidade de auditores frente a quantidade total de empregados 9. Cobertura de objetivos e iniciativas estratégicas, riscos críticos, controles críticos e sistemas 10. Maiores riscos não auditados no último ano 29

30 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 30

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32 Benchmarking Nunca estar satisfeito Riscos emergentes GAIN Report Pesquisas de Auditorias Independentes. 32

33 Agenda Grupo Volkswagen em números Definição de KPIs Monitoramento e Normas do IIA Utilização adequada dos KPIs Indicadores de desempenho da auditoria Benchmarking Exemplos 33

34 Exemplos Government of Ontario - Canada Banco Volkswagen 34

35 Internal Auditing in the Government of Ontario s BSC Approach to Performance Measurement Monitor Employee Engagement D1. Implement Staff Ideas D2. Performance/Learning Plans D3. Staff Turnover D4. Staff Absenteeism Attract & Retain Quality Staff D5. Staff Designations D6. Staff Retention Rate D7. Exit Interview Results D8. Age Demographics Build Capacity D9. Management Promotion Analysis D10. Development Hours Index D11. Staff Satisfaction Survey Audit Committee A1. A2. A3. A4. A5. A6. A7. A8. Audit Committee Evaluation/Survey Audit Committee Meetings Held Lessons Learned Communicated Approved Strategic Plan Management s Corporate Risk Profile Audit Plan Completion Reduced Repeat Findings Issues Closed/Remaining Open Support the Audit Committee by helping it meet its corporate governance mandate. Fonte: consulta feita no site Our People/Staff Hire, motivate, develop, promote and retain quality staff C1. Audit Plan Completion C2. Staff Utilization C3. Report Timelines C4. Management Requests C5. Audit Planning Effectiveness C6. Staff Satisfaction Survey C7. Outsourcing Costs C8. Processes Improvements C9. Quality Assurance Results C10. Professional Organization Participation C11. Quality Awards Senior Management & Audit Clients Help Executive Management, Operation Help executive Management and operational and staff fulfill their management/staff stewardship responsibilities/ fulfill their accountabilities. stewardship responsibilities/ accountabilities Internal Audit Processes/Innovation Conform with professional standards and be a leading edge public sector audit division with a focus on efficiency, effectiveness & quality B1. B2. B3. B4. B5. B6. B7. Management s Ministry Risk Profiles Audit Plan Completion Reduced Repeat Findings Issues Closed/Remaining Open Management Requests Client Satisfaction Survey Executive Satisfaction Survey 35

36 Resumo Executivo Metas e Objetivos 20XX Situação em 30/07/20XX Assunto Atual (Julho YTD) Budget Cumprimento do plano anual 70% 100% % horas dos auditores alocadas à auditorias programadas 68,3 % 72% Pesquisa de Satisfação com membros 98% do Comitê de Auditoria > 75% (more than satisfactory) Pesquisa de Satisfação com auditados 78% > 75% (more than satisfactory) Desenvolvimento técnico dos auditores (média) 89 horas 130 horas Headcount 6 7 Budget (R$ mil) 888 1,222 36

37 Plano Anual de 20XX Situação em 15/01 Horas Previstas 200 Horas Incorridas 631 Status finalizado rating N/A 2 Ouvidoria finalizado 2 3 Ouvidoria finalizado 2e3 4 Reconciliação Bancária finalizado 3 5 TI - Desenvolvimento, Aquisição e Manutenção de Sistemas finalizado 2 6 TI - Segurança da Informação finalizado 1 7 TI - Infraestrutura e Operações finalizado 2e3 8 Gestão de Contratos finalizado 3e4 9 Controle de Ativo Permanente finalizado 3e4 10 Cobrança Administrativa finalizado 3 11 Cobrança Judicial finalizado 3 12 Estoques finalizado 2 13 Leasing finalizado 3 14 Operação de Crédito finalizado 4 15 Precificação finalizado 2e3 16 Inventário Físico finalizado 3 17 Gerenciamento de Risco de Crédito finalizado 3 18 Recebimentos não identificados finalizado 3e4 19 Folha de Pagamento finalizado 3e4 20 Serviços Terceirizados (outsourcing) Depósitos Bancários Marketing e Propaganda finalizado Em andamento (70%) Em andamento (20%) item 1 Contabilidade Título Auditoria Posição em 15/1: A projeção é cumprir mais de 90% do plano anual de auditoria. OPEN OPEN 37

38 Desenvolvimento técnico dos auditores 20XX Assunto Empregado s Análise de Negócios 6 staff Aprimoramento de Redação conjugações e nova gramática 1 staff Preparatório para CIA Parte I 1 staff Participação em associações de classe 6 staff + CAE Contabilidade e Evidenciação de Operações de Transferência ou Venda de Ativos Financeiros 1 staff Contabilidade para não Contadores 1 staff Correspondente Bancário 1 staff Gestão de Projetos (PMO) 2 staff Leasing Características & Contabilização 1 staff Solução de Problemas 6 staff Gestão de Riscos 2 staff Realização da Prova III da Certificação de Auditor Interno 2 staff + CAE Participação no Grupo de Estudo de Auditoria Interna (GEAI) 1 staff e CAE Participação na Comissão de Auditoria Interna na Febraban 1 staff e CAE Não Iniciado Iniciado Status em 31/12/20X X Concluído 38

39 Estoque de Oportunidades de Melhoria December Risk 20XX Not (1) New High Relevant Moderate Low Total (2) (3) agreed Repeated - Done Risks December Accepted 20X (1) Refere-se a 10 relatórios emitidos no período. (2) Detalhes no slide Xis. (3) Oportunidades de melhoria recorrentes (oportunidades ainda abertas de outras auditorias). Apenas os itens mais antigos serão mantidos para evitar duplicidade de FUP. 39

40 Prazo Médio para Implantação das Oportunidades de Melhoria 20XX Fiding Risk 20X1 Quantity of Resolution Time Quantity of Resolution Time done items average - per item done items average - per item High days days Relevant days days Moderate days days days days days days Low TOTAL 40

41 Follow up sobre Auto Avaliação de Qualidade Situação em 26/07/20X1 Status Foram identificados 11 GAPs com a avaliação periódica de Qualidade e Melhoria dos Processos de Auditoria Interna da Volkswagen Serviços Financeiros de 20XX e com o processo de Pesquisa de Satisfação do mesmo período. Referência Qtd Concluído Aprimoramento da padronização dos papéis de trabalho em consultorias. 1 Concluído Elaborar o Plano Anual harmonizando com prazos de fechamento. 1 Concluído Reduzir duração das reuniões administrativas. 1 Concluído Ter todos os auditores buscando CIA. 1 Concluído Aprimorar gestão de tempo. 1 Concluído Atualizar modelos de papéis de trabalho para refletir as mudanças da estrutura da companhia. 2 Concluído Entrevista para esclarecimento de verbalização na Pesquisa de Satisfação. 1 Concluído Colocar referências cruzadas entre relatórios emitidos e minutas. 1 Dez/20X1 Atualizar a versão do software de auditoria. 1 Jan/20X2 Criar um pré-planejamento de Plano Anual. 1 TOTAL 11 41

42 Rating 2 e 3 Rating 2 Rating 3 e 4 Rating 3 Rating 2 e 3 Rating 4 Rating 3 Rating 1 Rating 3 Rating 3 e 4 Rating 3 e 4 Rating 1 Rating 3 Rating 3 Rating 2 e 3 Rating 2 Pesquisa de Satisfação 42

43 Benchmarking 20XX Assunto Atual Budget Benchmark Cumprimento do Plano Anual 100% 90% 38% das IFs cumprem mais de 81% (PwC) No empregados por auditor (PwC) % horas dos auditores alocados à auditorias planejadas 78,5% 70,0% 70% (VWFS-AG) > 80% 80% (PwC) Pesquisa de Satisfação 95% (Auditados) 91% (CA) Principais atividades sendo auditadas Crédito, TI, Gestão de Riscos, Contabilidade, Áreas de Negócios Crédito, TI, Áreas de Negócios, fraude, produtos e serviços (PwC) Desenvolvimento técnico dos auditores 178,5 horas 170 horas 176 hours (PwC) Independência na linha de reporte Okay Okay 70% das IFs (PwC) Contratação de especialistas para aprimorar a qualidade, eficiência e eficácia da Auditoria Interna. Okay 40% das IFs (PwC) Referências PwC - Benchmark based on 2009 PwC survey among Financial Institutions located in Brazil. VWFS-AG Corporate standard 43

44 Evolução do rating das auditorias (quantidade) 44

45 Dúvidas e Comentários 45

46 Bibliografia Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna do IIA (IPPF) Guia Prático do IIA (IPPF) Mensurando a Eficácia e a Eficiência da Auditoria Interna CBOK Study 2010 IIA Research Foundation Connie Valencia James C Paterson 46

47 Obrigado André R. Vertamatti (11)