Nº Versão/Data: Validade: /11/2015 NOVEMBRO/2016 FIN. 13 FISCAL MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO FISCAL

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1 1 de 11 msgq FIN. 13 FISCAL MACROPROCESSO PROCESSO FISCAL FIN. 13 FISCAL 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição SAMUEL PINHEIRO GONÇALVES ANTONIO CARLOS BORGES SUPERINTENDÊNCIA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Estabelecer procedimentos para reger as retenções na fonte dos tributos recolhidos sobre pagamento de terceiros e da folha de pagamento. A Fecomercio é isenta de tributação (por ser tratar de uma entidade sindical sem fins lucrativos). 2. ABRANGÊNCIA Administração Financeira 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 07 Borderôs SA. 02 Gerenciamento de Cadastro 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Impostos Retidos IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte. Pis / Cofins / CSLL Contribuições Social. ISS Imposto sobre Serviço. INSS Instituto Nacional do Seguro Social. 2

3 3 de Legislação A área de Documentação nos informa eventuais alterações na legislação fiscal que impacta a conferencia das NF s. Com base nessa informação, procuramos os textos legais através da consultoria IOB e outras fontes de consulta, para se certificar dos novos procedimentos e se necessário alterar os mesmo. A consulta ao texto legal deve ser feita por meio dos arquivos enviados pela equipe de Documentação, que são arquivados na rede. 4.3 Análise Nesta etapa é realizada a conferência das Notas Fiscais para verificar se a retenção dos tributos está correta. Caso não esteja, a alteração é feita nesse momento pelo responsável do Fiscal. Para que possamos realizar esta conferencia com êxito é realizado pesquisas em sites como previdência privada, receita, prefeitura e secretaria da fazenda. Utilizamos muito o site portal tributário, pois dependendo da atividade ou serviço prestado à retenção ou não dos tributos. Normalmente a empresa quando emite a nota destaca os valores a reter, principalmente quando a nota fiscal é eletrônica, neste caso apenas são confirmados os impostos e percentuais que já estão destacados. Quando não há nenhum valor destacado para a retenção, se faz necessário a consulta conforme informado no item 4.2. Caso seja constatada alguma divergência entre a retenção e o que foi destacado na nota pelo fornecedor, comunicamos o mesmo através de e ou telefone, para que providencie a devida correção e no caso de não incidência se faz necessário o envio de documentação que comprove a dispensa da retenção. 3

4 4 de Análise dos Tributos Na semana de vencimento do tributo é realizada uma análise, através do relatório Recolhimento de tributos emitido pelo Star Soft, para verificar se todos os tributos foram retidos corretamente. 4.5 Apuração Após analisar e verificar que todas as retenções estão corretas. É realizada a apuração dos tributos de acordo com o tipo, código de recolhimento e vencimento. Gerando o relatório Recolhimento de tributos com o valor apurado para emissão do Darf, GPS e ou Damsp. Com o relatório em mãos, é feita a emissão do Darf através do Sicalc (programa da Receita Federal instalado no computador) ou direto no site da Receita Federal. Para emissão da GPS, é alimentada a planilha do INSS na rede com os valores a serem recolhidos, com base no relatório de apuração do Star Soft. O Damsp é emitido no site da Prefeitura. A conferência das guias é realizada através dos relatórios emitidos pelo Star Soft e rubricada para registrar esta conferência. 4.6 BB GPS / BB DARF - Banco do Brasil No programa do Banco do Brasil BB DARF / BB GPS será incluído os dados do Darf / GPS, data de pagamento e apuração, código de recolhimento e valor. Após a inclus ão dos dados é necessário gerar a remessa para pagamento. Essa remessa gera um arquivo (salvo na rede até o momento de envio) e será enviada via Gerenciador Financeiro através de login e senha de usuário para o efetivo pagamento. Com exceção do ISS, que é encaminhado para pagamento via Borderô. 4.7 ISS 4

5 5 de 11 No recolhimento do ISS, é necessário cópia das Notas Fiscais recebidas de outros municípios, para emissão de Nota Fiscal de Tomador de Serviço no site da Prefeitura através do CNPJ e senha. Com a emissão da Nota Fiscal de Tomador é automaticamente gerado o Dasmp, para recolhimento do imposto, que normalmente é realizado alguns dias antes do vencimento. Para o pagamento é necessário à impressão da guia para fazer a conferência com o relatório de apuração do Star Soft e encaminhar para o Contas a Pagar conforme procedimento Fin 07 Borderôs. 4.8 Quitação A quitação dos impostos é realizada pelo Contas a Pagar, através do Star Soft. Após a quitação o Contas a Pagar devolve os tributos com o comprovante para arquivo (conforme procedimento Fin 07 Borderôs) 4.9 DCTF DCTF - Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais é uma obrigação acessória. C ontém informações relativas aos tributos e contribuições apurados no período correspondente à respectiva declaração. A DCTF contém os impostos pagos através de DARF (IRRF, PIS / Cofins / CSLL), tanto os referente aos pagamentos de terceiros como os da Folha de Pagamento. Com os DARF s pagos em mãos, é confrontado com os DARF s que constam pagos no banco de dados da Receita Federal, é alimentada a planilha DCTF que fica na rede, para a elaboração da declaração através do programa da Receita Federal instalado no computador. O envio da mesma se dá através de outro programa da Receita Federal também instalado no computar. Após o envio é emitido um recibo de entrega da Declaração. O envio é mensal. 5

6 6 de DIRF DIRF Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Contém as informações dos Impostos retidos sobre a renda de terceiros e colaboradores. É impresso da receita federal os valores dos impostos recolhidos durante o ano, exportado para o excel um relatório com as informações do sistema STAR SOFT, e importado para o sistema da DIRF disponível pela receita, todas as informações. Este último processo é feito através de um comando no sistema STAR SOFT. Com as informações acimas, começamos a conferir os dos impostos retidos e valores pagos aos terceiros da planilha em excel, com os dados importados para a DIRF, realizamos esta conferência visando certificar que as retenções e pagamentos estão corretos, com os dados importados para o sistema da DIRF. Se durante a conferência surgir dúvidas, levantamos a nota física para eliminar qualquer problema. Após todas as conferências acimas são incluído os dados e retenções feitas dos colaboradores, que passou por uma conferência parecida, porém, paralelo a conferência dos fornecedores. A diferença para a conferência dos colaboradores e a não existência da planilha em excel, e a não existência da nota, logo a conferência se dá através da ficha financeira do colaborador, diretamente no sistema STAR com as informações enviadas para o sistema da DIRF. Há também a conferência de alguns produtos utilizados pelos colaboradores que precisam ser conferido como: convênio médico, convênio odontológico e os dependentes referentes a estes produtos, e a previdência privada. Após conferido isto é incluído este arquivo ao arquivo dos fornecedores no sistema da DIRF e passamos a ter um arquivo único com as duas informações (fornecedores e colaboradores). Tornamos a conferir as somas totais dos tributos e valores pagos que após validado, o arquivo é saldo para envio a Receita. 6

7 7 de 11 O envio também se dá através de programa da Receita Federal. Após o envio é emitido um recibo de entrega da Declaração, que será a evidência para comprovar a entrega e conferência dos dados. Seu envio é anual. Data de entrega da Declaração 2015 foi dia 27/02/15, conforme Instrução Normativa RFB Nº 1503, de 29/10/14. Após o envio da DIRF para a Receita, o Programa da Receita - Dirf gera os Informes de Rendimento de todos os terceiros e colaboradores que obtiveram pagamento através da Fecomercio. Esses Informes devem ser enviados aos respectivos até o último dia útil de Fevereiro. O envio dos Informes se dá através do procedimento SA.02. Caso após o envio das informações para a Receita, percebemos alguma divergência, poderemos retificar o arquivo, sem prejuízo para a Fecomercio Consulta A cada 4 meses é realizada consulta ao e-cac (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal), para acompanhar a situação fiscal da Fecomercio, os relatórios de consultas é arquivado na rede. (G:\Fiscal\Fecomercio\Relatório de Situação Fiscal\2015\Fecomercio). Caso haja alguma pendência no relatório da receita precisamos identificar o que houve e realizar as devidas correções, que poderá ser um REDARF, um PERDCOMP, um processo fiscal ou ainda o pagamento caso seja constatada que a Fecomercio recolheu a menor ou errado. Após verificar a pendência, comunicamos ao escritório jurídico através de , e encaminhamos os documentos necessários para dar andamento ao processo de Redarf ou Perdcomp. Há casos que dependendo da urgência para a renovação da certidão precisamos realizar o pagamento mesmo a Fecomercio estando correta, o que acarretará posteriormente a necessidade de compensar o crédito Certidões 7

8 8 de 11 As certidões são emitidas e ficam arquivas no escritório do jurídico, também em uma pasta na rede (H:\Financeiro\Certidões), e a via original fica no escritório. Para emissão das certidões, é preciso que não tenha nenhuma pendência na Receita referente a envio de declarações e recolhimento dos impostos. Todo este procedimento da emissão e controle é feito pela assessoria jurídica Os documentos gerados são arquivados com seus comprovantes, de acordo com mês de competência e código de recolhimento em pasta A-Z. No arquivo rolante, que normalmente fica destrancado ao decorrer do dia, o no final do horário administrativo são trancados. 5. REGISTROS Identificação Armazenament o Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Seguranç a Descarte DARF (Guias / Comprovantes / Relatório Star Soft) Físico / Armário volante do Financeiro. chave das áreas: Administração Financeira e Unidade de Pessoas documento, mês e ano 5 anos Não Morto Sistema BB Darf de senha. Data de pagamento. 2 anos Sim Apagamento automático GPS/INSS (Guias / Comprovantes / Relatório Star Soft) Físico / Armário volante do Financeiro. chave das áreas: Administração Financeira e Unidade de Pessoas documento, mês e ano 5 anos Não Morto 8

9 9 de 11 Sistema BB GPS de senha. Data de pagamento. 2 anos Sim Apagamento automático DAMSP ISS (Guias / Comprovantes / Relatório Star Soft) Diretório Específico do Financeiro G:\Fiscal\Fecome rcio\2.impostos\ GPS Físico / Armário volante do Financeiro. Acesso a rede chave das áreas: Administração Financeira e Unidade de Pessoas documento, mês e ano documento, mês e ano 5 anos Não Deletar 5 anos Não Morto Token (Certificado Digital) Cofre ou Gaveta Gestor senha e sala fechada com chave. Não Aplicável 5 anos Não Inutilizável Relatório Situação Fiscal DCTF (Guias / Comprovantes / Relatório Star Soft) Diretório Específico do Financeiro: G:\Fiscal\Fecome rcio\relatório de Situação Fiscal\2015\Feco mercio Físico / Armário volante do Financeiro. Sistema DCFT senha chave das áreas: Administração Financeira e Unidade de Pessoas da Instalação do Programa e acesso a rede. documento e Data documento, mês e ano Mês de competência e ano. 3 anos Sim 5 anos Não 2 anos Sim Deletar Físico: Morto Sistema: Inativo Diretório Específico do Financeiro: G:\Fiscal\Fecome rcio\declarações da Instalação do Programa e acesso a rede. documento e ano 3 anos Sim Diretório: 9

10 10 de 11 RFB\DCTF Deletar DIRF (Guias / Comprovantes / Relatório Star Soft) Físico / Armário volante do Financeiro. Sistema DIRF chave das áreas: Administração Financeira e Unidade de Pessoas do Programa e acesso a rede. documento e ano 5 anos Não Morto Sistema: Inativo Legislação Diretório Específico do Financeiro: G:\Fiscal\Fecome rcio\declarações RFB\DIRF Diretório Específico do financeiro: G:\Fiscal\Fecome rcio\4.leis\1.legi SLAÇÃO DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA do Programa e acesso a rede. Acesso a rede documento e ano 3 anos Sim Nome 1 ano Não Diretório: Deletar Deletar Certidões Diretório: H:\Financeiro\Cer tidões Acesso a rede Nome e data de vencimento 1 ano Não Deletar 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /07/2015 Edição Inicial 10

11 11 de /11/2015 Adequação da tabela de registros 7. ANEXOS Não aplicável 11