Tecnologia da Informação

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1 Tecnologia da Informação Gestão Organizacional da Logística Sistemas de Informação Conceitos de sistemas de informação O que veremos? Examinaremos alguns dos conceitos básicos em sistemas de informação e introduziremos outros tópicos que irão lhe propiciar uma visão geral das cinco áreas de conhecimento de Sistema da Informação abordadas. 1

2 Tecnologias e sistemas da informação A mistura das tecnologias da Internet e preocupações empresariais tradicionais está influenciando todos os setores empresariais e, sem dúvidas, é a mais recente fase do processo de evolução de negócios. Todas as companhias precisam atualizar suas infraestruturas de negócios e mudar sua maneira de trabalhar para que possam atender mais rapidamente às necessidades de seus clientes. Sistemas e tecnologias de informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações, e por razão, constituem um campo essencial em administração e gerenciamento de empresas. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Breve histórico da evolução. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO São uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processamento) e disseminam (saída) os dados e informações devidamente tratados, fornecendo um mecanismo de feedback. Entrada Processamento Saída 2

3 O que é Sistema de Informação? É um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. As pessoas têm recorrido aos sistemas de informação para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamento de informação (software), canais de comunicação (redes) e dados armazenados (recursos de dados). O que é Sistema de Informação? Os sistemas de informação dependem de recursos humanos, de hardware, de software, dados e tecnologias de rede e comunicações para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização. Sistemas de Informação Decisões eficazes são baseadas na análise de dados e informações. (NBR ISO /01/2001). Sistema de Informações pode ser considerado como centro de inteligência ou o cérebro da organização, para o alinhamento das operações com as diretrizes estratégicas. (Critérios de Excelência PNQ 2000). A base para tomada de decisão, em todos os níveis da organização é o acesso às informações. Elas devem estar relacionadas a todos os aspectos importantes do negócio, ou seja, clientes, mercado, pessoas, produtos, processos, fornecedores, sociedade e resultados. 3

4 Sistemas de Informação Enfoque Sistêmico Liderança Planejamento Estratégico Foco no Cliente e no Mercado Gestão de Pessoas Gestão de Processos Resultados da Organização Informação e Análise SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SI Manuais SI Informatizados Estágios de utilização de SI informatizados 1. Iniciação 2. Operação 3. Controle 4. Integração 5. Administração de Dados 6. Maturidade Componentes de um SI Todos os Sistemas de Informação utilizam Recursos Humanos, de hardware, de software, de dados e recursos de rede para executar atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle que transformam recursos dados em produtos de informação. 4

5 Componentes de um SI Recursos de um SI Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação Recursos Humanos: Especialistas - Usuários finais - analistas de sistemas, programadores, operadores de computador. todos os demais que utilizam sistema de informação. Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Hardware: Máquinas - Mídias - computadores, monitores de vídeo, unidades de disco magnético, impressoras, scanners óticos. disquetes, fita magnética, discos óticos, cartões de plástico, formulário de papel. 5

6 Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Software: Programas - de sistemas operacionais, de planilhas eletrônicas, de processadores de textos, de folha de pagamento. Procedimentos - de entrada de dados, de correção de erros, de distribuição de contracheques. Recursos de Dados: Recursos de um SI Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação descrição de produtos, cadastro de clientes, arquivos de funcionários, banco de dados de estoque. Recursos de Rede: meios de comunicação, processadores de comunicação, acesso a redes e software de controle. Produtos de Informação: relatórios administrativos, documentos empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio, formulário em papel. Recursos de um SI Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação 6

7 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Interação dos Componentes dos Sistemas de Informação Necessidade de Informação Recursos Humanos Tecnologia de Informação Práticas de Trabalho OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO Atividades dos SI Consideremos agora mais de perto cada uma das atividades básicas do processamento de informação (ou processamento de dados) que acontecem nos sistemas de informação. Armazenamento Entrada Processamento Saída Feedback Atividades básicas dos SI Entrada: Escaneamento ótico de etiquetas com códigos de barras em mercadorias. Processamento: Calcular salário, impostos e outras deduções na folha de pagamento. Saída: Produzir relatórios e demonstrativos de desempenho das vendas. 7

8 Atividades básicas dos SI Armazenamento: Manter registros sobre clientes, empregados e produtos. Controle: Gerar sinais audíveis para indicar entrada adequada de dados de venda. Entrada de Recursos de dados Os dados sobre transações de negócios e outros eventos devem ser capturados e preparados para processamento pela atividade entrada. A entrada normalmente apresentase na forma de atividades de registro de dados, como gravação e edição. Os usuários finais normalmente registram dados sobre transações em algum tipo físico de mídia como um formulário de papel ou os inserem diretamente em um sistema de computador. Isso normalmente compreende uma série de atividades de edição para assegurar que os dados foram registrados corretamente. Feito isso, os dados podem ser transferidos e/ou aguardam até serem requisitadas para processamento. Transformação de Dados em Informação Os dados são normalmente submetidos a atividades de processamento como cálculo, comparação, separação, classificação e resumo. Essas atividades organizam, analisam e manipulam dados, convertendo-os em informações para os usuários finais. A qualidade de todos os dados armazenados em um sistema de informação também deve ser mantida por um processo ininterrupto de atividades de correção e atualização. 8

9 Definição de Dado e Informação INFORMÁTICA Tratamento Sistemático da informação DADO INFORMAÇÃO Dado: É todo elemento conhecido que serve de base à resolução de um problema. É a informação NÃO processada. Informação: É um conjunto organizado e estruturado de dados. Pode ser entendido como o dado já processado. Dados x Informação Saída de Produtos de Informação A informação é transmitida de várias formas para os usuários finais e colocada à disposição deles na atividade de saída. A meta dos sistemas de informação é a produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais. Incluem-se entre os produtos comuns da informação mensagens, relatórios, formulários, e imagens gráficas, que podem ser fornecidos por monitores de vídeo, respostas em áudio, produtos de papel e multimídia. 9

10 Qualidade da Informação Quais as características que tornariam os produtos de informação valiosos e úteis para a organização? Informações antiquadas, inexatas ou difíceis de entender não seriam muito significativas, úteis ou valiosas. As pessoas desejam informações de alta qualidade, cujas as características, atributos ou qualidades ajudam a torná-los valiosos para elas. Vale a pena imaginar a informação dotada de 3 dimensões: tempo, conteúdo e forma. Primeiro atributo da Informação Dimensão do Tempo Prontidão Aceitação Freqüência Período A informação deve ser fornecida quando for necessária A informação deve estar atualizada quando for fornecida A informação deve ser fornecida tantas vezes quantas forem necessárias A informação pode ser fornecida sobre períodos passadas, presentes e futuros Segundo atributo da Informação Precisão Relevância Integridade Concisão Amplitude Desempenho Dimensão do Conteúdo A informação deve estar isenta de erros A informação deve estar relacionada às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação específica Toda a informação que for necessária deve ser fornecida Apenas a informação que for necessária deve ser fornecida A informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo A informação pode revelar desempenho pela mensuração das atividades concluídas, do progresso realizado ou dos recursos acumulados 10

11 Terceiro atributo da Informação Dimensão da Forma Clareza Detalhe Ordem Apresentação Mídia A informação deve ser fornecida de uma forma que seja fácil de compreender A informação pode ser fornecida em forma detalhada ou resumida A informação pode ser organizada em uma seqüência predeterminada A informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica ou outras A informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou outras mídias Armazenamento de Recursos de Dados É um componente básico dos sistemas de informação. É a atividade na qual os dados e informações são guardados de forma organizada para uso posterior. Elementos lógicos de dados: Método comum de organizar dados armazenados Campo Registro Arquivo Banco de dados Controle e desempenho do Sistema Uma importante atividade dos sistema de informação é o controle de seu desempenho. Um sistema de informação deve produzir feedback sobre suas atividades de entrada, processamento, saída e armazenamento. este feedback deve ser monitorado e avaliado para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos. 11

12 Os três principais papéis dos sistemas de informação Aplicações em sistemas de Informação As aplicações dos SIs nas empresas têm sido significativamente ampliadas ao longo dos anos. E-Business e E-Commerce: os anos 1990 a 2000 Apoio Estratégico e ao usuário final: os anos 1980 a 1990 Apoio à Decisões: os anos de 1970 a 1980 Relatórios Administrativos: os anos de 1960 a 1970 Processamento de Dados: os anos de 1950 a 1960 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Tipos de SI Sistemas Transacionais (ST) Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) Sistemas de Informação Executivos (SIE) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) 12

13 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Os SI geram uma quantidade enorme de informações sendo necessário a adequação das informações pertinentes. Técnicas de redução de informações: Por compressão/agregação; Filtragem; Apresentação gráfica. PAINEL DE BORDO As informações na empresa devem ser geridas de acordo com as prioridades. O painel de bordo ou Balanced Score Card, em uma analogia criada por Robert Kaplan, compara a empresa a um avião durante o vôo, onde os instrumentos críticos são monitorados antes dos demais. INDICADORES DE DESEMPENHO São dados ou informações numéricas que quantificam as entradas (recursos e insumos), saídas (produtos), e o desempenho de processos, produtos e da organização como um todo. 13

14 Classificação dos SI Conheceremos os tipos de Sistemas de Informação. Estaremos examinando o tipo de sistema de informação : Transacional Especialistas e Automação Tipos de Sistemas de Informação Em termos conceituais, os sistemas de informação no mundo real podem ser classificados de maneiras diferentes. Vários tipos de sistemas de informação, por exemplo, podem ser classificados conceitualmente ora como operações, ora como sistema de informação gerencial. Eles são classificados desta maneira para destacar os papéis principais que cada um desempenha nas operações e administração de um negócio. Tipos de Sistemas de Informação A informação é o elemento básico dos sistemas, portanto, os conceitos básicos necessários dizem respeito às características da informação que se está trabalhando. Vale ressaltar que apenas se trabalha com informação e não com dados, pois o dado em si é a menor decomposição de um determinado elemento para a informação que interessa ao tomador de decisão. 14

15 Tipos de Sistemas de Informação Os sistemas de informações, Laudon &Laudon (1996) Tipos de Sistemas de Informação Sistemas Transacionais (ST) Sistemas de Informação Especialistas e Sistemas de Automação (SE e SA) Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) Sistemas de Informação Executivos (SIE) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Sistemas Transacionais (operacionais) - SIT Um sistema transacional nada mais é do que o coração da maior parte das organizações empresariais, que dá apoio à monitoração e à realização das negociações de uma organização e gera e armazena dados sobre estas negociações. Enfim, os sistemas transacionais são os sistemas operacionais de uma empresa. 15

16 Sistemas Transacionais (operacionais) - SIT É o mais baixo nível de sistemas de informações, atendendo às necessidades do nível operacional da organização. É utilizado pelos profissionais da empresa em todos os nível de execução. Esse sistema tem como função executar e cumprir os planos elaborados por todos os outros sistemas, pois serve como base na entrada de dados (input ). Sistemas Transacionais (operacionais) - SIT O sistema de informação transacional normalmente é computadorizado e estabelece o desempenho e os resultados diários de todas as rotinas necessárias para a elaboração dos negócios da empresa. Ex.: entrada de ordens de venda, reserva de hotel, ordem de pagamento, ordens de embarque, entrada de títulos no contas a pagar e a receber. Sistemas Transacionais (operacionais) - SIT No nível operacional, as tarefas, os recursos e os objetivos são predefinidos e altamente estruturados. A decisão que concede crédito aos clientes, via de regra, é feita em nível legal com supervisão de acordo com critérios claramente predefinidos. Tudo que diz respeito a processos, deve ser definido por critérios claros e previamente estabelecidos. 16

17 Sistemas Transacionais (operacionais) - SIT A maior parte das empresas possui cinco tipos de sistemas transacionais, a saber: Vendas e marketing; Produção; Finanças; Contabilidade; Recursos Humanos. Principais Características dos SIT Coleta de dados através de mecanismos de entrada; Realização de cálculos; Armazenamento de informações e ordenação dos dados, facilitando o acesso a eles; Permite consultas, on-line ou em batch dos dados, em diversas formatações; Produção de documentos e relatórios operacionais. Principais Características dos SIT Identificação do evento (transação) Pode ser utilizado em todos os níveis de execução da empresa por atender às necessidades do nível operacional da organização. 17

18 Principais Características dos SIT Objetivos dos SIT Processar dados gerados por e sobre as transações; Manter um alto grau de precisão e confiabilidade; Assegurar a integridade do dados da informação; Produzir documentos e relatórios em tempo; Aumentar da eficiência do trabalho; Auxiliar no fornecimento de mais e melhores serviços. Tipos de Sistemas de Informação Sistemas Transacionais (ST) Sistemas de Informação Especialistas e Sistemas de Automação (SE e SA) Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) Sistemas de Informação Executivos (SIE) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) 18

19 Sistemas Especialistas e de Automação Esse sistema atende às necessidades de informação do grupo de especialistas da organização em qualquer nível. Sistemas de trabalho especialistas exigem trabalhadores também especialistas, visto que os sistemas de automação de escritório inicialmente auxiliam os trabalhadores mais simples, inclusive hoje podendo ser considerados especialistas. Os especialistas são pessoas participantes de grupos de trabalhos muito específicos, como: engenheiros, médicos, advogados e cientistas. Incluem-se também, secretárias, contadores, assistentes em geral e algumas gerências com essas características. Sistemas Especialistas e de Automação Suas tarefas mantêm um baixo nível de estruturação e consistem, basicamente, na criação de novas informações e novos conhecimentos. Assim, o sistema de informação especialista tem como preocupação final assegurar que o novo conhecimento (informação) seja tecnicamente exato e adequado quando de sua integração na empresa. Sistemas Especialistas e de Automação Principais características do sistema de informação especialista. 19

20 Sistemas Especialistas e de Automação São formados pelos elementos responsáveis pelo encaminhamento de todas as informações no âmbito empresarial. São os responsáveis pelos meios que fazem com que os resultados do que foi operado ou produzido sejam levados aos demais subsistemas com a finalidade de controle e elaboração de novos planos. Tipo de sistema de informação Gerencial Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Esse sistema atende às necessidades dos diversos níveis gerenciais de alto escalão das organizações, provendo relatórios gerenciais e, em alguns casos, com acesso imediato (on-line) às ocorrências de desempenho e a dados históricos. Está orientada quase exclusivamente para eventos internos, não se preocupando muito com o meio ambiente ou com variáveis externas. Sistema de informações gerenciais por definição servem como base para as funções de planejamento, controle e tomada de decisão em nível gerencial. Geralmente, são dependentes diretos dos sistemas de informações especialistas que servem como base de dados para seus relatórios. 20

21 Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Cabe aos sistemas de informações gerenciais sumariar os dados, emitir relatórios consolidados sobre as operações da empresa. Assim, os longos relatórios gerados pelos sistemas de informações especialistas se transformam, via sistema de informações gerenciais, em relatórios objetivos, condensados e sintéticos e principalmente nos dias de hoje apresentados em forma de gráficos de alta resolução. Normalmente, os sistemas de informações gerenciais atendem às necessidades semanais, mensais e anuais, em termos de resultados; porém não contemplam as atividades diárias. Sistemas de informações gerenciais, em geral, apresentam uma estrutura conhecida de direcionamento para as questões propostas. Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Geralmente, os sistemas de informações gerencias não são flexíveis e apresentam reduzida capacidade analítica. A maioria dos sistemas de informações gerenciais é utilizada em pequenas e simples rotinas para sumarizar, condensar e comparar dados, exatamente o contrário dos sofisticados modelos matemáticos ou das técnicas estatísticas. Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Característica dos sistemas de informações gerenciais, Laudon & Laudon (1996) INPUTS PROCESSAMENTO OUTPUTS USUÁRIO Modelos simples, dados sumarizados das transações ou operações, grande volume de dados Relatório de rotina, modelos simples, Baixo nível de análise Relatórios sumários, Relatórios de exceção Gerentes, coordenadores, supervisores de segundo escalão 21

22 Sistemas de Apoio à Decisão - SAD Também chamado de sistema de apoio gerencial. São aqueles que concentram em fornecer informação e apoio aos gerentes em sua tomada de decisão eficaz. A tarefa desempenhada por esses sistemas é um tanto complexa. Em termos conceituais, vários tipos principais de sistema de informação apoiam uma série de responsabilidades administrativas do usuário final: Sistema de informação gerencial Sistema de apoio à decisão Sistema de informação executiva Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Os sistemas de informação gerencial fornecem para os gerentes informação na forma de relatórios e exibições em vídeo. Os gerentes de vendas, por exemplo, podem utilizar seus terminais de computador para obter visualizações instantâneas sobre os resultados de venda de seus produtos e acessar relatórios semanais de análise que avaliam as vendas realizadas por cada vendedor. Os sistemas de apoio à decisão fornecem suporte computacional direto aos gerentes durante o processo de decisão. Os gerentes de propaganda podem utilizar um pacote de planilhas eletrônicas para realizar análise de simulação quando testam o impacto de orçamentos alternativos de propaganda sobre as vendas previstas para novos produtos. Sistemas de Informação Executiva - EIS Os sistemas de informação executiva (EIS) fornecem informação crítica em quadros de fácil visualização para uma multiplicidade de gerentes. Os altos executivos, por exemplo, podem utilizar terminais acionados pelo que toque para visualizarem instantaneamente textos e gráficos que destacam áreas fundamentais de desempenho organizacional e competitivo. 22

23 Outras Classificações dos Sistemas de Informação Várias outras categorias de sistemas de informação podem suportar aplicativos operacionais ou gerenciais. Os sistemas especialistas, por exemplo, podem fornecer conselho especializado para tarefas operacionais, como diagnósticos de equipamentos ou decisões gerenciais, como administração de carteiras de empréstimos. Os sistema de gerenciamento do conhecimento são baseados no conhecimento e apoiam a criação, organização e disseminação de conhecimento dos negócios aos funcionários e gerentes de uma empresa de ponta a ponta. Outras Classificações dos Sistemas de Informação Os sistemas de informação que focalizam aplicações operacionais e gerenciais em apoio a funções básicas de negócio como contabilidade ou marketing são conhecidos como sistema de informação empresarial. Finalmente, os sistemas de informação estratégica aplicam a tecnologia da informação aos produtos, serviços ou processos de negócios de uma empresa para ajudá-la a obter uma vantagem estratégica sobre seus concorrentes. Outras Classificações dos Sistemas de Informação Também é importante perceber que os sistemas de informação no mundo real normalmente são combinações integradas dos vários tipos que acabamos de mencionar. Isso acontece porque as classificações conceituais dos sistemas de informação são projetadas para enfatizar os muitos papéis diferentes dos sistemas de informação. Na prática, esses papéis são combinados em sistema de informação interfuncional ou integrados que proporcionam uma série de funções. 23

24 Outras Classificações dos Sistemas de Informação Portanto, sempre que analisar um sistema de informação de negócios, provavelmente perceberá que ele fornece informações para vários níveis administrativos e funções organizacionais. Resumo Um resumo de Sistema de apoio Gerencial com exemplos sistemas de informação gerencial fornece informações na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Ex.: análise de vendas, realização de processos e relatórios das tendências de custos. sistemas de apoio à decisão fornece apoio interativo para o processo de decisão dos gerentes. Ex.: atribuição de preço aos produtos, previsão de lucros e sistema de análise de riscos. sistemas de informação executiva fornece informações críticas elaboradas especificamente para as necessidades de informação dos executivos. Ex.: sistema de fácil acesso para análise de desempenho da empresa, ações dos concorrentes e desenvolvimento econômico para apoiar o planejamento estratégico. Resumo Um resumo de outras categorias de sistemas de informação sistemas especialistas são sistemas baseados no conhecimento e fornece conselho especializado e funcionam para os usuários como consultores e especialistas. Ex.: acesso à intranet sistemas de administração do conhecimento são sistemas baseados no conhecimento e apóiam a criação, organização e a disseminação de conhecimento empresarial dentro da empresa. Ex.: acesso à intranet para melhores práticas de negócios, estratégias de propostas de vendas e sistemas de resolução de problemas do cliente. 24

25 Resumo Um resumo de outras categorias de sistemas de informação (continuação) sistemas de informação estratégica fornece a uma empresa produtos, serviços e perícias estratégicos para a vantagem competitiva. sistema de informação para as operações apóiam as aplicações operacionais e gerenciais das funções organizacionais básicas. Ex.: sistema de informação que apóiam aplicações em contabilidade, finanças, marketing, administração de operações e administração de recursos humanos. O que vimos hoje? Conceito de Sistema da Informação Estágios da utilização de SI informatizados (inicialização, operação, controle, integração, administração de dados e maturidade) Componentes de um sistema de Informação (Recursos: Humanos, de Hardware, de software de dados, de rede) (Produtos de Informação: relatórios, demonstrativos, gráficos...) Atividades dos sistemas de informação (entrada, processamento, saída, armazenamento, controle/ feedback) Transformação de dados em informação Qualidade da informação (e as três dimensões: tempo, conteúdo e forma) Foi apresentado (continuação): Os três principais papéis dos SIs. (apoio às operações, à tomada de decisão gerencial e à obtenção de vantagem estratégica) Tipos de Sis (Sistemas Transacionais, Sistemas de Informação Gerenciais, Sistemas de Informação Executivos e Sistemas de Apoio à Decisão) Técnicas de redução de informações (Por compressão/agregação; Filtragem; Apresentação gráfica) conceitualmente: Painel de bordo e indicadores de desempenho 25

26 BIBLIOGRAFIA 1. STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação. Uma abordagem gerencial. 2ed, Rio de Janeiro: LTC, MELO, Ivo Soares. Administração de Sistemas de Informação.São Paulo: Pioneira, FILHO, Aluízio H. Sistemas de Informação I. in Trabalho do curso de Sistemas de Informação da ULBRA. Porto Alegre, KAPLAN, Robert. Estratégia em Ação Balanced Score Card. Rio de Janeiro: Campus, ÓBRIEN, James A., Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet; tradução Célio Knipel Moreira e Cid Knipel Moreira: São Paulo: Saraiva,2004 Contato: prof.rossoni@uol.com.br Tecnologia da Informação é o meio que as organizações necessitam para atingir seus objetivos. 26