Conceitos de sistemas de informação

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1 Sistemas de Informação Conceitos de sistemas de informação O que veremos? Examinaremos alguns dos conceitos básicos em sistemas de informação e introduziremos outros tópicos que irão lhe propiciar uma visão geral das cinco áreas de conhecimento de Sistema da Informação abordadas. Tecnologias e sistemas da informação A mistura das tecnologias da Internet e preocupações empresariais tradicionais está influenciando todos os setores empresariais e, sem dúvidas, é a mais recente fase do processo de evolução de negócios. Todas as companhias precisam atualizar suas infra- estruturas de negócios e mudar sua maneira de trabalhar para que possam atender mais rapidamente às necessidades de seus clientes. Sistemas e tecnologias de informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações, e por razão, constituem um campo essencial em administração e gerenciamento de empresas. 1

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Breve histórico da evolução. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO São uma série de elementos ou componentes interrelacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processamento) e disseminam (saída) os dados e informações devidamente tratados, fornecendo um mecanismo de feedback. Entrada Processamento Saída O que é Sistema de Informação? É um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. As pessoas têm recorrido aos sistemas de informação para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamento de informação (software), canais de comunicação (redes) e dados armazenados (recursos de dados). 2

3 Os sistemas de informação dependem de recursos humanos, de hardware, de software, dados e tecnologias de rede e comunicações para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização. Sistemas de Informação Decisões eficazes são baseadas na análise de dados e informações. (NBR ISO /01/2001). Sistema de Informações pode ser considerado como centro de inteligência ou o cérebro da organização, para o alinhamento das operações com as diretrizes estratégicas. (Critérios de Excelência PNQ 2000). A base para tomada de decisão, em todos os níveis da organização é o acesso às informações. Elas devem estar relacionadas a todos os aspectos importantes do negócio, ou seja, clientes, mercado, pessoas, produtos, processos, fornecedores, sociedade e resultados. Sistemas de Informação Enfoque Sistêmico Planejamento Estratégico Gestão de Pessoas Liderança Foco no Cliente e no Mercado Gestão de Processos Resultados da Organização Informação e Análise 3

4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SI Manuais SI Informatizados Estágios de utilização de SI informatizados 1. Iniciação 2. Operação 3. Controle 4. Integração 5. Administração de Dados 6. Maturidade Componentes de um Sistema de Informação Todos os Sistemas de Informação utilizam Recursos Humanos, de hardware, de software, de dados e recursos de rede para executar atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle que transformam recursos dados em produtos de informação. Componentes de um Sistema de Informação 4

5 Recursos de um Sistema de Informação Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação Recursos Humanos: Especialistas - Usuários finais - analistas de sistemas, programadores, operadores de computador. todos os demais que utilizam sistema de informação. Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Hardware: Máquinas - Mídias - computadores, monitores de vídeo, unidades de disco magnético, impressoras, scanners óticos. disquetes, fita magnética, discos óticos, cartões de plástico, formulário de papel. Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Software: Programas - de sistemas operacionais, de planilhas eletrônicas, de processadores de textos, de folha de pagamento. Procedimentos - de entrada de dados, de correção de erros, de distribuição de contracheques. 5

6 Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Dados: descrição de produtos, cadastro de clientes, arquivos de funcionários, banco de dados de estoque. Exemplos de recursos e produtos dos sistemas de informação (continuação) Recursos de Rede: meios de comunicação, processadores de comunicação, acesso a redes e software de controle. Produtos de Informação: relatórios administrativos, documentos empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio, formulário em papel. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Interação dos Componentes dos Sistemas de Informação Necessidade de Informação Recursos Humanos Tecnologia de Informação Páti Práticas de Trabalho OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO 6

7 Atividades dos Sistemas de Informação Consideremos agora mais de perto cada uma das atividades básicas do processamento de informação (ou processamento de dados) que acontecem nos sistemas de informação. Armazenamento Entrada Processamento Saída Feedback Exemplo das atividades básicas dos sistemas de informação Entrada: Escaneamento ótico de etiquetas com códigos de barras em mercadorias. Processamento: Calcular salário, impostos e outras deduções na folha de pagamento. Saída: Produzir relatórios e demonstrativos de desempenho das vendas. Exemplo das atividades básicas dos sistemas de informação (continuação) Armazenamento: Manter registros sobre clientes, empregados e produtos. Controle: Controle: Gerar sinais audíveis para indicar entrada adequada de dados de venda. 7

8 Entrada de Recursos de dados Os dados sobre transações de negócios e outros eventos devem ser capturados e preparados para processamento pela atividade entrada. A entrada normalmente apresenta-se na forma de atividades de registro de dados, como gravação e edição. Os usuários finais normalmente registram dados d sobre transações em algum tipo físico de mídia como um formulário de papel ou os inserem diretamente em um sistema de computador. Isso normalmente compreende uma série de atividades de edição para assegurar que os dados foram registrados corretamente. Feito isso, os dados podem ser transferidos e/ou aguardam até serem requisitadas para processamento. Transformação de Dados em Informação Os dados são normalmente submetidos a atividades de processamento como cálculo, comparação, separação, classificação e resumo. Essas atividades organizam, analisam e manipulam dados, convertendo-os os em informações para os usuários finais. A qualidade de todos os dados armazenados em um sistema de informação também deve ser mantida por um processo ininterrupto de atividades de correção e atualização. Saída de Produtos de Informação A informação é transmitida de várias formas para os usuários finais e colocada à disposição deles na atividade de saída. A meta dos sistemas de informação é a produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais. Incluem-se entre os produtos comuns da informação mensagens, relatórios, formulários, e imagens gráficas, que podem ser fornecidos por monitores de vídeo, respostas em áudio, produtos de papel e multimídia. 8

9 Qualidade da Informação Quais as características que tornariam os produtos de informação valiosos e úteis para você? Informações antiquadas, inexatas ou difíceis de entender não seriam muito significativas, úteis ou valiosas. As pessoas desejam informações de alta qualidade, cujas as características, atributos ou qualidades ajudam a torná-los valiosos para elas. Vale a pena imaginar a informação dotada de 3 dimensões: tempo, conteúdo e forma. Primeiro atributo da Informação Dimensão do Tempo Prontidão Aceitação Freqüência Período A informação deve ser fornecida quando for necessária A informação deve estar atualizada quando for fornecida A informação deve ser fornecida tantas vezes quantas forem necessárias A informação pode ser fornecida sobre períodos passadas, presentes e futuros Segundo atributo da Informação Dimensão do Conteúdo Precisão Relevância Integridade Concisão Amplitude Desempenho A informação deve estar isenta de erros A informação deve estar relacionada às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação específica Toda a informação que for necessária deve ser fornecida Apenas a informação que for necessária deve ser fornecida A informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo A informação pode revelar desempenho pela mensuração das atividades concluídas, do progresso realizado ou dos recursos acumulados 9

10 Terceiro atributo da Informação Dimensão da Forma Clareza Detalhe Ordem Apresentação Mídia A informação deve ser fornecida de uma forma que seja fácil de compreender A informação pode ser fornecida em forma detalhada ou resumida A informação pode ser organizada em uma seqüência predeterminada A informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica ou outras A informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou outras mídias Armazenamento de Recursos de Dados É um componente básico dos sistemas de informação. É a atividade na qual os dados e informações são guardados de forma organizada para uso posterior. Elementos lógicos de dados: método comum de organizar dados armazenados Campo Registro Arquivo Banco de dados Controle e desempenho do Sistema Uma importante atividade dos sistema de informação é o controle de seu desempenho. Um sistema de informação deve produzir feedback sobre suas atividades de entrada, processamento, saída e armazenamento. este feedback deve ser monitorado e avaliado para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos. 10

11 Os três principais papéis dos sistemas de informação Aplicações em sistemas de Informação As aplicações dos SIs nas empresas têm sido significativamente ampliadas ao longo dos anos. E-Business e E-Commerce: os anos 1990 a 2000 Apoio Estratégico e ao usuário final: os anos 1980 a 1990 Apoio à Decisões: os anos de 1970 a 1980 Relatórios Administrativos: os anos de 1960 a 1970 Processamento de Dados: os anos de 1950 a 1960 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Tipos de SI Sistemas Transacionais (ST) Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) Sistemas de Informação Executivos (SIE) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) 11

12 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Os SI geram uma quantidade enorme de informações sendo necessário a adequação das informações pertinentes. Técnicas de redução de informações: Por compressão/agregação; Filtragem; Apresentação gráfica. PAINEL DE BORDO As informações na empresa devem ser geridas de acordo com as prioridades. O painel de bordo ou Balanced Score Card, em uma analogia criada por Robert Kaplan, compara a empresa a um avião durante o vôo, onde os instrumentos críticos são monitorados antes dos demais. INDICADORES DE DESEMPENHO São dados ou informações numéricas que quantificam as entradas (recursos e insumos), saídas (produtos), e o desempenho de processos, produtos e da organização como um todo. 12

13 Foi apresentado: Conceito de Sistema da Informação Estágios da utilização de SI informatizados (inicialização, operação, controle, integração, administração de dados e maturidade) Componentes de um sistema de Informação (Recursos: Humanos, de Hardware, de software de dados, de rede) (Produtos de Informação: relatórios, demonstrativos, gráficos...) Atividades dos sistemas de informação (entrada, processamento, saída, armazenamento, controle/ feedback) Transformação de dados em informação Qualidade da informação (e as três dimensões: tempo, conteúdo e forma) Foi apresentado (continuação): Os três principais papéis dos SIs. (apoio às operações, à tomada de decisão gerencial e à obtenção de vantagem estratégica) Tipos de Sis (Sistemas Transacionais, Sistemas de Informação Gerenciais, Sistemas de Informação Executivos e Sistemas de Apoio à Decisão) Técnicas de redução de informações (Por compressão/agregação; Filtragem; Apresentação gráfica) conceitualmente: Painel de bordo e indicadores de desempenho BIBLIOGRAFIA 1. STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação. Uma abordagem gerencial. 2ed, Rio de Janeiro: LTC, MELO, Ivo Soares. Administração de Sistemas de Informação.São Paulo: Pioneira, FILHO, Aluízio H. Sistemas de Informação I. in Trabalho do curso de Sistemas de Informação da ULBRA. Porto Alegre, KAPLAN, Robert. Estratégia em Ação Balanced Score Card. Riode Janeiro: Campus, ÓBRIEN, James A., Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet; tradução Célio Knipel Moreira e Cid Knipel Moreira: São Paulo: Saraiva,

14 Conclusão Contato: 14