GESTÃO POR PROCESSOS

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1 GESTÃO POR PROCESSOS O que é um Processo: Uma série de ações que produz um resultado que agrega valor ao produto ou serviço. Gestão de Processos: Conjunto de ações sistemáticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estável a rotina e implementar melhorias.

2 VISÃO SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA IMPLEMENTAM / VIABILIZAM SEUS SERVIÇOS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO GOVERNO PPA ÓRGÃOS E ENTIDADES NOVAS NECESSIDADES CIDADÃO SOCIEDADE ORGANIZAÇÃO INTERNA NOVAS TECNOLOGIAS FORNECEDORES OS PROCESSOS ADEQUADAMENTE ORGANIZADOS VIABILIZAM AS ESTRATÉGIAS TRIBUTOS RECOLHIDOS PRODUTOS / SERVIÇOS PÚBLICOS CIDADÃO

3 PROCESSO Entradas Atividades / Agregação de valor Saídas RECURSOS

4 PESSOAS? Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de serviços; Pessoas criam, modificam e melhoram os métodos de trabalho; Métodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados; Melhores resultados asseguram a competitividade da organização e a satisfação dos clientes / cidadãos.

5 PROCESSO IDEAL Eficaz: O serviço ou produto resultante satisfaz às necessidades dos clientes; Adaptável: Facilmente adaptável às mudanças de necessidades; Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; Controlável: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mínima; Formalizado: Está descrito em documentos formais e aprovados; Mensurável: São estabelecidos indicadores para medição e informação de desempenho

6 TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS 1- Processos Finalísticos / Programáticos: Processos que elaboram serviços/ produtos diretamente para o cliente final, tocam o cliente. Diretamente ligados ao cliente. Ex: Prestação de serviços (direto) ao cidadão - hospitais, ambulatórios (saúde), escolas, emissão de documentos, identificação, perícias; emissão, recebimento e cobrança de tributos. 2- Processos Meio / Sistêmicos: Fornecem as condições básicas, a estrutura necessária para o trabalho dos processos finalísticos. Ex: Planejamento e Orçamento; Gestão de Pessoas; Patrimônio e Materiais; Tecnologia da Informação; Manutenção e Serviços Gerais; Aquisição Governamental. 3- Processos Gerenciais: Definem as estratégias e diretrizes do órgão ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalísticos.

7 HIERARQUIA DOS PROCESSOS 1) MACROPROCESSOS / SISTEMA - Representam o desenvolvimento das macro funções organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funções e sua realização causa impacto direto na vida da organização; 2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqüenciais que recebe um input (insumos/matéria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ serviço) para um ou mais clientes; 3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqüenciais e / ou simultâneas que desenvolvem resultados específicos que contribuem para o resultado / produto do processo.

8 MAPEAMENTO DE PROCESSO Descrição gráfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessárias para a execução do serviço / produto desejado; O mapeamento de um processo fornece uma representação gráfica das ações executadas, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e saídas, informações e documentos em uma organização ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização;

9 MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS O mapeamento de processos é uma técnica que permite introduzir melhorias nos procedimentos de trabalho A análise crítica das atividades, em fluxograma, permite a simplificação das práticas de trabalho acrescentando inteligência e mais eficiência ao processo; Esta técnica é utilizada quando se quer reduzir tempo de processamento de documentos internos, diminuir prazos de entrega, etc; O redesenho dos processos é também a base para uma reestruturação organizacional com a elaboração de novo modelo de gestão e respectivo organograma.

10 Fluxograma: nelaborar a minuta do contrato Requer Licitação Não Elaborar justificativa de inexigibilidade ou dispensa Sim É pregão Sim Verificar se será eletrônico ou presencial Não Verificar a modalidade

11 Legenda: Círculo Alongado: Início ou fim Seta: Sentido do processo Retângulo: ações Losango: questões/alternativas, sempre com duas saídas.