POLÍTICA CORPORATIVA VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS

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1 VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS

2 2 ÍNDICE 1 REVISÃO FINALIDADE VIGÊNCIA PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE VIAGENS PROCEDIMENTO PARA REEMBOLSO DE DESPESAS PASSAGENS AÉREAS Tarifa Lógica mais Baixa Classe de Viagem Cancelamento ou Alteração de Reservas Programas de Fidelidade Viagem em Grupo Gerenciamento de Riscos TRANSPORTE TERRESTRE Locação de Automóveis Automóveis Particulares Pedágios Estacionamento Violações e Multas de Trânsito Taxi Transporte da Residência ao Aeroporto HOSPEDAGEM Acomodações Categoria dos Hotéis Prorrogação de Hospedagem Uso de Residências Privadas Água REFEIÇÕES Tipos de Refeições Reembolsáveis Despesas com Representação Comercial... 15

3 3 10 HORA EXTRA ADIANTAMENTO DE DESPESAS VISTOS E DOCUMENTAÇÃO EM GERAL RECIBOS E COMPROVANTES DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS DISPOSIÇÕES GERAIS OPERADOR INTERNO DE VIAGENS EXCEÇÕES... 19

4 4 1 CONTROLE DE REVISÃO Autor Data Versão Marcos Souza 18/09/12 4 Pooja Daswani 18/09/ Marcos Souza 19/09/12 5 Pooja Daswani 19/09/12 6 Pooja Daswani 20/09/12 7 Marcos Souza 24/09/ Pooja Daswani 25/09/ Marcos Souza 26/09/ Angela Starck 18/01/ FINALIDADE Esta política define critérios, procedimentos e responsabilidades a serem seguidos pelos colaboradores da CIMCORP para despesas com viagens, alimentação, transporte, locomoção e outras, quando realizadas exclusivamente a serviço da CIMCORP. 3 VIGÊNCIA Entra em vigor a partir da data de publicação, com revisão a cada um ano ou tempestivamente quando ocorrer mudanças desta política ou de procedimentos que afetem os processos aqui citados.

5 5 4 PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE VIAGENS As solicitações deverão ser feitas por endereçado à viagens@cimcorp.com.br com antecedência mínima de 7 (sete) dias para viagens Nacionais e 15 (quinze) dias para Internacionais. - Solicitações com antecedência fora do mínimo estabelecido não serão atendidas para o pessoal Administrativo, Vendas e Pre-Sales. - Solicitações com antecedência fora do mínimo estabelecido serão atendidas para o pessoal de Serviços e Projetos mediante autorização adicional do VP de Serviços devidamente justificada através do viagens@cimcorp.com.br. Todas as viagens nacionais deverão ser aprovadas pelo superior imediato do profissional e pelo VP de Serviços Ricardo Giudice (Administrativo, Serviços e IT) ou pelo VP Comercial (vendas). Além da aprovação do VP de Serviços, as solicitações das áreas Administrativas devem ser aprovadas também pelo CFO Johnson Kachidza. O de solicitação deverá estar em cópia o Gestor do colaborador que tenha alçada de aprovação desta viagem, bem como o VP e/ou CFO que deverão aprovar pela simples resposta a mensagem incluindo o texto: Aprovado Para as viagens internacionais, além do Gestor, o VP/CFO e o Presidente também deverão estar em cópia, aprovando a solicitação pela simples resposta a mensagem incluindo o texto: Aprovado/Approved. A mensagem deverá ter no mínimo as seguintes informações: Nome do Viajante Centro de Custo Motivo da viagem Data da Ida Data da Volta Horário Aproximado da Ida Horário Aproximado da Volta Aeroporto/Cidade de Origem Aeroporto/Cidade de Destino Diárias de Hotel Locação de Carro

6 6 Para passagens internacionais, é necessário informar também a data de nascimento e o número do passaporte. Para viagens relacionadas a projeto, ou seja, viagens de Pós-Venda, o número do PEDCLI também deverá ser incluído na solicitação. O título (subject) da mensagem deverá ser: SOLICITAÇÃO DE VIAGEM XXXX - dd/mm/aaaa PEDCLI (quando aplicável) Onde: Exemplo: XXXX é o nome da Cidade destino dd/mm/aaaa é a data de ida Para: viagens@cimcorp.com.br CC: nome_do_gestor@cimcorp.com.br Título: SOLICITAÇÃO DE VIAGEM SÃO PAULO 10/09/ Solicito Passagem e Hotel conforme descrito abaixo: Centro de Custo: 00 Motivo da viagem: Descrever motivo da viagem Data de Ida: 10/09/2012 Data da Volta: 13/09/2012 ORIGEM Cidade/Aeroporto: Rio de Janeiro/Santos Dumont DESTINO Cidade/Aeroporto: São Paulo/Congonhas Horário Aproximado da Ida: 7:30 Horário Aproximado da Volta: 19:30 Diárias de Hotel: 10, 11 e 12 Locação de Carro: N/A PEDCLI: N/A

7 7 Processo após recebimento da solicitação: OpV ( Operador Interno de Viagens ) faz a cotação das passagens, hotéis e locação de carro OpV envia as cotações para o colaborador e gestor Colaborador e/ou gestor selecionam a que melhor atende as necessidades e objetivos da viagem, desde que também atendam as condições estabelecidas nesta política O gestor envia ao VP e/ou CFO solicitando aprovação da viagem com cópia ao OpV: OpV aguarda do gestor e VP/CFO aprovando a viagem OpV aguarda do Presidente aprovando a viagem internacional OpV procede com a compra e/ou reserva OpV envia para o colaborador e gestor os respectivos bilhetes e reservas É de inteira responsabilidade do solicitante da viagem, providenciar ao OpV as autorizações necessárias para a compra e/ou reserva de passagem aérea e/ou hotel; 5 PROCEDIMENTO PARA REEMBOLSO DE DESPESAS Todos os colaboradores da CIMCORP deverão solicitar reembolso de despesas através do formulário FO Este formulário deverá ser preenchido conforme instruções abaixo: a) Nome, cargo e escritório que o colaborador tenha como base. b) Nome do aprovador: superior imediato do profissional; c) Cliente: nome do cliente ou parceiro d) PEDCLI: número do PEDCLI por extenso. Deixar em branco quando pré-vendas. e) Justificativa ou descrição da despesa: - se lanches e refeições: mencionar se café-da-manhã, almoço ou jantar, bem como o número de pessoas; - se combustível - km: mencionar local de origem e destino; - se condução - taxi: mencionar local de origem e destino, ou seja, percurso; - se no-show e remarcação: mencionar motivo - se despesas diversas ou taxas diversas: detalhar natureza do pagamento e aprovações prévias obtidas. f) Refeições com clientes serão reembolsadas somente para diretores e VP. Refeições com clientes dos demais profissionais não serão reembolsadas. A conta refeições com clientes ( ) do formulário deverá ser utilizada. g) Para cursos e treinamentos não vinculados a projetos, enviar aprovação do Marketing para o reembolso@cimcorp.com.br juntamente com o formulário de reembolso.

8 8 h) Todas as despesas pós-venda e/ou vinculadas a projetos apresentadas nos formulários deverão conter o número do PEDCLI e serão consideradas como custo do projeto; i) O reembolso de gastos com combustíveis para os profissionais de vendas e pré-vendas será mensal e limitado a R$350,00. O formulário deve ser preenchido observando-se esse limite. j) Não há previsão de reembolso de presentes e brindes para clientes no formulário de reembolso de despesas. Presentes para clientes serão centralizados no Marketing, ou seja, os reembolsos de despesas que apresentarem gastos dessa natureza serão devolvidos e não reembolsados; k) Compras de produtos e contratação de serviços, independentemente do valor envolvido, serão centralizados no Morumbi através da controladoria e os reembolsos de despesas que apresentarem gastos dessa natureza serão devolvidos e não reembolsados; l) Quando utilizado serviço de locação de automóvel, anexar ao formulário de reembolso, as cotações e análises efetuadas previamente garantindo o menor preço e condição, quando comparado a utilização de taxis ou shuttles. m) O centro de custo onde a despesa será alocada, geralmente o centro de custo do profissional, deverá ser preenchido em cada linha utilizada/despesa do formulário. Seguem procedimentos que devem ser adotados após o preenchimento do formulário pelo colaborador: a) O colaborador deverá imprimir o formulário e anexar todos os comprovantes; b) Os comprovantes de despesas devem ser anexados ao formulário na mesma ordem em que essas despesas são descritas no mesmo, facilitando assim a verificação pela equipe da Controladoria. c) O colaborador deverá escrever seu nome no verso dos comprovantes anexados ao formulário. Caso o colaborador esteja solicitando reembolso por despesa incorrida também para outro (s) colaborador (es), o nome do (s) outro (s) colaborador (es) deve (m) ser preenchido (s) no verso; d) Tendo em mãos o formulário impresso e os respectivos comprovantes anexados, o colaborador deve solicitar as seguintes aprovações: (i) superior imediato; (ii) se profissional do Administrativo: CFO Johnson, (iii) se profissional da área de Serviços e IT VP de Serviços Ricardo Giudice, (iv) se profissional de vendas das filiais BSB/BHZ VP Comercial Rogério Dias, e (v) se profissional de vendas das filiais SÃO/RIO/SSA/POA/CWB VP Comercial Renato Schirmer;

9 9 e) Enviar o arquivo eletrônico do formulário preenchido para o reembolso@cimcorp.com.br f) Enviar ou entregar o formulário impresso com os comprovantes à Controladoria Júlio Albuquerque. g) Após as conferencias, o formulário será liberado e entregue ao Financeiro para o pagamento. h) Em caso da não observância das instruções de preenchimento e/ou procedimentos e limites descritos na política, o formulário será devolvido ao solicitante para os acertos necessários. As aprovações deverão ser efetuadas através de assinatura no próprio formulário impresso. Nos casos em que os aprovadores estejam fora da base do colaborador ou em viagem, a aprovação poderá ser por . Neste caso o deverá ser impresso e anexado ao formulário. O valor total do reembolso deverá constar no corpo do . Exemplo: Para: nome_do_gestor@cimcorp.com.br Título: REEMBOLSO DE DESPESA - APROVAÇÃO Solicito a aprovação do reembolso de despesa anexo no valor total de R$ XXX,00 Para os Prestadores de Serviço ou assemelhados, além do formulário FO , também deverá ser encaminhado a nota de débito das respectivas empresas devidamente aprovados conforme a política. Os formulários que não estiverem preenchidos ou aprovados conforme os procedimentos descritos nessa política serão devolvidos ao colaborador. Todas as dúvidas e solicitações deverão ser enviadas para reembolso@cimcorp.com.br 6 PASSAGENS AÉREAS 6.1 Tarifa Lógica mais Baixa A tarifa lógica mais baixa significa que o colaborador não pode solicitar um voo com preço superior se houver um voo com preço inferior que atenda aos requisitos de horário de saída e chegada ao destino. A tarifa lógica mais baixa independe da companhia aérea e permite no máximo

10 10 uma escala/conexão (trechos com mais de uma escala e/ou conexão não serão considerados para a escolha da tarifa mais baixa). 6.2 Classe de Viagem Todos os viajantes deverão voar na classe econômica. Qualquer exceção (classe executiva ou primeira classe) seja por caráter comercial, estratégico ou operacional deverá ter a autorização do Presidente e do VP de Serviços Ricardo Giudice. 6.3 Cancelamento ou Alteração de Reservas Se quaisquer reservas tiverem que ser canceladas ou alteradas, o colaborador é responsável por comunicar ao Operador Interno de Viagem de modo que a reserva seja cancelada ou alterada em tempo oportuno para evitar cobranças de "no show". Atenção durante a compra das passagens para evitar o custo de remarcação de voo e no show. Esses custos serão apurados e reportados mensalmente à Diretoria. 6.4 Programas de Fidelidade O colaborador tem permissão para acumular milhagem e outros benefícios de programas de fidelidade individuais. Entretanto, está proibido selecionar companhias de viagem e hotéis com base em afiliação ou benefícios de qualquer programa. 6.5 Viagem em Grupo Se cinco ou mais colaboradores forem para o mesmo destino com o intuito de conduzir negócios da CIMCORP ou participar de algum evento ou treinamento, os colaboradores deverão coordenar, com Operador Interno de Viagens, negociações com companhias aéreas, hotéis e fornecedores de transporte terrestre com o objetivo de obter as melhores condições para a CIMCORP. Caso a viagem em grupo seja originada por eventos gerenciados pelo Marketing, todas as solicitações e negociações serão conduzidas pelo Marketing em conjunto com o Operador Interno de Viagens. 6.6 Gerenciamento de Riscos Por medida de segurança, nas viagens aéreas, tanto nacionais como internacionais, não deverão ser feitas reservas para o mesmo voo, de: Presidente e 2 (dois) Vice-Presidentes 3 (três) Diretores 2 (dois) Gerentes de Negócios da mesma filial

11 11 7 TRANSPORTE TERRESTRE 7.1 Locação de Automóveis O padrão para locação de carros no Brasil e no exterior é Intermediário ou menor. Os carros serão locados com os seguros apropriados. Os colaboradores deverão recusar todas as opções de combustíveis e devolver o carro com o tanque de combustível completo por meio do abastecimento do mesmo em postos de combustíveis. O colaborador deverá solicitar o reembolso dessa despesa através do formulário de reembolso de despesa anexando a Nota Fiscal do posto de combustível. Serviço de locação não será permitido quando esse apresentar custo superior a utilização de taxis ou shuttles. As cotações e análises devem ser anexadas ao formulário de despesas. 7.2 Automóveis Particulares Os colaboradores têm permissão para usar seus automóveis particulares a fim de conduzir negócios da CIMCORP, que reembolsará a quilometragem, pedágios e estacionamentos conforme a política. Para a utilização de veículo próprio, o mesmo deverá estar com documentação regularizada, ter seguro contra acidentes materiais e pessoais, tanto do veículo quanto de terceiro, estar em perfeitas condições de uso e o motorista devidamente habilitado. A CIMCORP não se responsabiliza se houver sinistro do veículo próprio em serviço da empresa. O valor do reembolso será de R$ 0,65 (sessenta e cinco centavos) por quilometro rodado. No formulário de reembolso de despesa deverá ser informado, além da quilometragem total, o local de origem e destino deste deslocamento. O ponto de origem deverá ser sempre o escritório da CIMCORP em que o colaborador tenha como base. No caso em que o colaborador saia de sua residência ou outro local diretamente para o destino, deverá ser cobrada a menor distância. A Controladoria fará conferências da quilometragem no site Google Maps por amostragem para minimizar dúvidas quanto a distância entre os pontos de origem e destino. Distorções acima de 10% para esses casos, o formulário será devolvido e o colaborador comunicado. Os profissionais de vendas e pre-sales serão reembolsados por gastos com combustíveis para visitas a clientes no limite mensal de R$350,00.

12 12 Gastos com combustíveis para delivery, pós-vendas e pessoal alocado em projetos devem ser previstos nos PEDCLIs e serão considerados como custo do projeto. 7.3 Pedágios Os pedágios nas viagens terrestres serão reembolsados mediante apresentação do tíquete da concessionária. No caso da utilização de passes expressos (por exemplo: Sem Parar) o reembolso será mediante da apresentação de cópia do extrato do prestador do serviço destacando-se os lançamentos que devem ser reembolsados. A mensalidade de passes expressos não será reembolsada. 7.4 Estacionamento Serão reembolsadas as seguintes despesas de estacionamento: Estacionamento no aeroporto para viagens a serviço da CIMCORP Estacionamento durante visita a clientes e fornecedores Os contratos de estacionamentos mensais deverão ser negociados previamente com o gestor e firmado diretamente entre a CIMCORP e a empresa de estacionamento, seguindo a política da área de Recursos Humanos. Na impossibilidade deste contrato, o mesmo poderá ser firmado diretamente com o colaborador e este solicitará mensalmente o reembolso desta despesa através do formulário de reembolso de despesas na conta VALE TRANSPORTE. 7.5 Violações e Multas de Trânsito A CIMCORP não reembolsará ao colaborador multas ou qualquer outra violação de trânsito. Não há exceções para este requisito. 7.6 Taxi O uso do serviço de taxi é permitido quando o colaborador está promovendo negócios para a CIMCORP e previamente acordado com o gestor. Não é permitido o uso de taxi para fins pessoais. A CIMCORP possui acordo com empresas de taxi na maioria das cidades que possuem filiais. Essas empresas deverão ser usadas pelos colaboradores. Os vouchers deverão ser solicitados previamente a controladoria Júlio Albuquerque. É obrigatório que o Centro de Custo e o percurso estejam escritos no voucher. Caso da impossibilidade da utilização de taxi destas empresas, é permitido que o colaborador utilize outros taxis e solicite o reembolso destas despesas através do formulário de reembolso de despesas, mediante apresentação dos respectivos recibos.

13 13 Na utilização dos vouchers a via Cliente deverá ser retida pelo Colaborador e posteriormente enviada para a controladoria Júlio Albuquerque. 7.7 Transporte da Residência ao Aeroporto Os viajantes poderão usar Taxi, Automóveis Particulares ou Shuttle para transporte de ida e volta de sua residência para o aeroporto. Nos aeroportos com opção de Shuttle e com distância superiores a 50KM, deve-se dar preferencia a este tipo de transporte. Pedimos que seja utilizado o bom senso neste tipo de despesa, pois os valores de estacionamento dos aeroportos podem ser consideravelmente altos para viagens de longa duração. 8 HOSPEDAGEM 8.1 Acomodações Para viagens individuais serão permitidas acomodações em quarto individual (single room). Para as viagens em grupo, seja para eventos ou treinamentos, serão acomodados dois colaboradores do mesmo sexo por quarto (double room). A tarifa do hotel deverá ser compatível com as tarifas corporativas, registradas na tabela de tarifas e cidades, gerenciada pelo Operador Interno de Viagem. O colaborador deverá usar preferencialmente hotéis com os quais possuímos tarifas acordo previamente negociadas, a menos que uma tarifa mais baixa esteja disponível para ele em outro hotel. O colaborador deverá obedecer rigorosamente os horários definidos pelos hotéis para solicitação de encerramento de conta, de modo que não haja cobrança de tarifas extras. Sugerimos que a escolha do hotel seja próximo do local de serviço de modo a reduzir o custo de transporte, porém com tarifa compatível com a corporativa. Para os casos de eventos externos não correlacionados aos negócios da CIMCORP ou feriados que elevem consideravelmente as tarifas dos hotéis, os colaboradores das áreas Administrativa, vendas e pré-vendas, deverão alterar a data da viagem. Caso a alteração da data não seja possível, serão aceitos hotéis com tarifa superior às tarifas corporativas desde que seja devidamente autorizado pelo VP de Serviços- Ricardo Giudice.

14 Categoria dos Hotéis A categoria padrão de Hotéis é de 3 (três), dependendo da disponibilidade no local. 8.3 Prorrogação de Hospedagem Em caso de necessidade de prorrogação da estadia, o colaborador deverá entrar em contato com o Operador Interno de Viagens para solicitar a prorrogação da hospedagem. 8.4 Uso de Residências Privadas Em alguns casos, pode ser conveniente usar uma residência privada da família ou de amigos ao viajar a negócios pela CIMCORP. Neste caso a CIMCORP não irá reembolsar nenhum valor referente a este tipo de hospedagem. 8.5 Água Água consumida no frigobar do hotel é reembolsável até o limite de R$ 5,00 (cinco) reais por dia, quando devidamente registradas na conta do hotel. 9 REFEIÇÕES 9.1 Tipos de Refeições Reembolsáveis A CIMCORP reembolsará despesas com refeições conforme abaixo: Café da manhã o Quando não incluída na tarifa do hotel no limite máximo de R$15,00 em viagens nacionais e US$15,00 em viagens internacionais Almoço o Exclusivamente nos finais de semana e feriados quando da necessidade de horas extras ou viagens nacionais no limite de R$20,00. o Todos os dias quando em viagens internacionais no limite de US$30,00. Jantar o Quando em viagens nacionais no limite de R$40,00. o Quando em viagens internacionais no limite de US$30,00 o Quando da necessidade de horas extras no limite de R$20,00. Quando dois ou mais colaboradores tiverem uma refeição em conjunto, a política da empresa é que cada colaborador obtenha um recibo de refeição separado, para que a alocação das despesas seja feita nos respectivos nomes e centro de custos. Quando os recibos separados não forem possíveis, um recibo único pode ser apresentado, porém com anotação do valor correto a ser reembolsado.

15 15 Os demais colaboradores podem solicitar reembolso de despesa apresentado cópia deste recibo, porém com anotação do valor correto a ser reembolsado e do nome do colaborador que prestou reembolso com o recibo original. Itens supérfluos, tais como: balas, biscoitos, chicletes, chocolates, refrigerantes, pacotes de salgados e demais itens do gênero não são considerados como lanches e refeições e não serão reembolsados. Bebidas alcoólicas não serão reembolsadas. Não serão reembolsados valores superiores ao limite descrito na política, independente do valor do recibo e/ou nota fiscal apresentado. Formulários de reembolsos de despesas entregues com valores de Café-da-Manhã, Almoço ou Jantar em desacordo com os limites e procedimentos descritos na política serão devolvidos e não reembolsados. Não há exceções para os limites descritos na política, independentemente do cargo do profissional. 9.2 Despesas com Representação Comercial Despesas incorridas na prestação de serviços de representação comercial para a Cimcorp serão reembolsadas, desde que os limites e procedimentos descritos nessa política sejam observados, sem exceção. Despesas com representação comercial ou prestação de serviços profissionais serão reembolsadas nos limites da política mediante aprovação do (i) CFO Johnson se profissional contratado do Administrativo, (iii) VP de Serviços Ricardo Giudice se profissional contratado para a área de Serviços e IT, (iv) VP Comercial Rogério Dias se profissional contratado das filiais BSB/BHZ, e (v) VP Comercial Renato Schirmer se profissional contratado das filiais SÃO/RIO/SSA/CWB/POA. Reembolso de despesas com combustíveis para representação comercial será limitado ao valor de R$350,00 por mês. 10 HORA EXTRA As seguintes despesas serão reembolsadas em caso de execução de horas extras pelos colaboradores: Almoço no limite de R$20,00 quando mais de 6 (seis) horas trabalhadas em finais de semana e feriados.

16 16 Jantar no limite de R$20,00 após 11 (onze) horas trabalhadas no mesmo dia, desde que a refeição seja adquirida no raio de 3 km do escritório que o colaborador tenha como base. Reembolso de combustível limitado a R$13,00 (equivalente a 20 km) para horas extras realizadas em finais de semana e feriados. Reembolso de taxi da Cimcorp até a residência será reembolsado quando a saída do colaborador do escritório ocorrer após as 22hs. O reembolso dessas despesas deverá ser efetuado através do formulário de reembolso devidamente preenchido e aprovado conforme essa política. 11 ADIANTAMENTO DE DESPESAS O colaborador poderá solicitar um adiantamento de despesas em caso de necessidade. Tal solicitação deverá ser aprovada pelo gestor, pelo financeiro e ter valor compatível com a natureza, local e duração da viagem. Após a viagem o colaborador deverá preencher o formulário de reembolso de despesas, digitando no campo identificado como ADIANTAMENTO o valor recebido. Nos casos em que o adiantamento for superior ao total das despesas, a diferença deverá ser devolvida pelo colaborador através de cheque ou depósito em conta da empresa. Nos casos em que as despesas forem superiores ao adiantamento, a diferença será paga ao colaborador. Para adiantamento de despesas de viagens ao exterior deverá ser utilizada a taxa de câmbio comercial de venda do dia do adiantamento. Quando for preenchido o formulário de solicitação de reembolso de despesas, deverá ser utilizada esta mesma taxa de câmbio. 12 VISTOS E DOCUMENTAÇÃO EM GERAL As taxas pagas para obtenção de vistos e documentação em geral para viagens ao exterior, serão reembolsados mediante aprovação do (i) superior imediato; (ii) se profissional do Administrativo: CFO Johnson, (iii) se profissional da área de Serviços e IT VP de Serviços Ricardo Giudice, (iv) se profissional de vendas das filiais BSB/BHZ VP Comercial Rogério Dias, e (v) se profissional de vendas das filiais SÃO/RIO/SSA/CWB/POA VP Comercial Renato Schirmer.

17 17 13 RECIBOS E COMPROVANTES Todos os recibos deverão conter no mínimo o nome do estabelecimento, a data, descrição e o valor da despesa. Em caso de perda do recibo original, o demonstrativo do cartão de crédito poderá ser usado. Para os casos excepcionais de compra de passagens aéreas, hospedagem e locação de carros com o próprio cartão de crédito pessoal, os seguintes recibos deverão ser apresentados junto com o reembolso de despesa: Passagens Aéreas: Fatura, e-ticket e o comprovante de embarque Aluguel de Automóvel: O recibo original de aluguel Hotel: O recibo original do hotel ou a NFe impressa Para todas as outras despesas, o recibo original deve ser fornecido. A descrição das notas de refeição deverá ser especificada com os itens que foram efetivamente consumidos. Notas de lanches e refeições que estiverem com a descrição Diversos não serão reembolsadas. Reembolsos com documentações e recibos nas situações mencionadas abaixo serão devolvidos: Recibos que não são legíveis; Recibos genéricos que não são autênticos porque não contém o nome do estabelecimento impresso ou carimbo; Recibo/nota fiscal incompleto (nome do fornecedor, descrição das despesas, data da despesa ou valores incompletos); Formulários de registro ou para confirmação de seminários, treinamentos ou conferências sem prova do pagamento cobrado a um cartão de crédito; Recibos ou comprovantes com mais de 30 (trinta) dias Notas de refeições sem detalhamento dos itens consumidos Notas e recibos sem detalhamento das despesas a serem reembolsadas. 14 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS A CIMCORP não reembolsará os seguintes itens em nenhuma circunstância: Seguro de viagem aérea Taxas de embarque de animais

18 18 Pagamento de babás Multas de trânsito ou estacionamento irregular Taxas de programas de fidelidade Taxas de atraso de cartão corporativo Serviços de SPA, club floor ou academias Filmes Pay-Per-View Itens pessoais perdidos, roubados ou danificados durante uma viagem Medicamentos ou itens de farmácia Custos de cuidados pessoais como roupas, produtos de higiene pessoal e tabaco Despesas com cônjuge ou outro membro da família Taxas ou impostos alfandegários Excesso de bagagem Serviço de lavanderia em viagem nacional inferior a 7 dias corridos. Serviço de lavanderia em viagens internacionais 15 DISPOSIÇÕES GERAIS A CIMCORP reserva-se o direito para estabelecer meios, métodos, classes e outras condições de viagem consistentes com as metas empresariais em vigência. O reembolso para Prestadores de Serviço ou assemelhados será realizado em nome da empresa contratada e em concordância com esta política. Não estão previstas exceções. Para reduzir as despesas com tarifas bancárias, cada colaborador poderá enviar no máximo uma solicitação de reembolso por mês. Para despesas internacionais, o câmbio a ser utilizado será o mesmo cobrado pelo cartão de crédito. Para despesas internacionais, o IOF deverá ser informado no formulário de reembolso de despesas para que o mesmo possa ser reembolsado. Toda solicitação ou dúvidas sobre viagens deverão ser encaminhados através do viagens@cimcorp.com.br. Toda solicitação ou dúvidas sobre reembolso de despesas deverão ser encaminhadas através do reembolso@cimcorp.com.br.

19 19 16 OPERADOR INTERNO DE VIAGENS O Operador Interno de Viagens é o responsável pelo acompanhamento das solicitações, reservas, compra e confirmação de passagens, hotéis e locação de automóveis, e terá total autonomia para o cumprimento e fiscalização desta política. 17 EXCEÇÕES Não estão previstas exceções a política, exceto nos casos específicos mencionados em cada tópico.