i. Para a aquisição de passagens aéreas internacionais, a aprovação prévia do Vice Presidente Executivo e/ou Diretor é obrigatória;

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1 O Vice Presidente Executivo, por proposta da Controladoria, aprova as normas e procedimentos para Aquisição de passagens aéreas, hospedagem e pagamento de diárias no país e no exterior, conforme especificado abaixo. 1. Acesso ao sistema da agência de viagens: Acesso usuário: gerentes e um colaborador de cada área Acesso máster: secretárias e um colaborador da A&F 2. Definições prévias: i. Para a aquisição de passagens aéreas internacionais, a aprovação prévia do Vice Presidente Executivo e/ou Diretor é obrigatória; i Para a aquisição de passagens aéreas nacionais necessárias para desenvolvimento das ações de cada área/projeto, a aprovação prévia do gerente é obrigatória, e demais situações conforme quadro o item 14. Competências ; Cada área terá um colaborador capacitado para efetuar reservas de passagens aéreas de membros da equipe e terceiros a serviço de projetos da área; A secretária de Brasília ficará responsável pela reserva e aquisição de passagens e/ou hospedagem dos diretores. 3. Requisitos: i. Passagens aéreas nacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 7 dias da data da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 7 dias, terão que ter aprovação prévia da diretoria; i Passagens aéreas internacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 20 dias da data da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 20 dias, terão que ter aprovação prévia da vice-presidência; O sistema da agência de viagens apresentará opções de voo, e a escolha deverá recair preferencialmente no voo de menor custo. Caso a opção seja por voo de maior valor, a justificativa deve ser descrita no campo de observação; Terão que compreender datas e horários adequados ao compromisso de trabalho exceções terão que ter aprovação prévia da diretoria; v. Não atendidas as recomendações dos itens i a iii, as emissões das passagens não serão aprovadas. 4. Aquisição em conformidade com os requisitos: i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados no item 3 requisitos,

2 efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo Observações o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto, centro de custo e outros dados. i A secretária recebe um automático do sistema da agência de viagens com os dados da passagem aérea; A secretária verifica os dados, e, se não houver inconsistência na solicitação, procede a aprovação/compra no sistema da agência de viagens; A secretária insere a requisição no SGS e envia ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver. 5. Aquisição com exceções aos requisitos: i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em III, efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo Observações o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e justificativa pela escolha de passagem aérea fora dos requisitos; i O colaborador solicita autorização à diretoria por contendo os dados da reserva (cópia da tela do sistema da agência de viagens) e justificativa. Recebido a aprovação da Diretoria, envia a aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de Campinas, que efetua a aprovação e respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de viagens; A secretária insere a requisição no SGS, anexando o de aprovação e envia ao 6. Aquisições para viagens de terceiros: i. O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do compromisso; i O gerente demandará ao responsável da área que tem acesso ao sistema da agência de viagens para pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em III, efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo Observações o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto; Caso algum dos requisitos não seja atendido, o responsável pela área técnica deverá efetuar a reserva das passagens aéreas e obter aprovação da diretoria por contendo os dados da reserva (cópia da tela do sistema da agência de viagens) e justificativa; O responsável pela área técnica envia a aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de Campinas, que efetua a aprovação e respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de viagens; v. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o de aprovação e envia ao 7. Viagens internacionais: i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador deverá entrar em contato diretamente com a agência de viagens pelo stevan.itu@flytour.com.br, recebe a cotação dos voos que

3 melhor atendam aos requisitos citados em III, efetua a reserva das passagens aéreas, informando o centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto). O colaborador solicita autorização da diretoria por contendo o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários, como TRF que compreende a viagem. i O colaborador encaminha o com a autorização para a agência de viagens - stevan.itu@flytour.com.br solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas. A secretária recebe um automático do sistema da agência de viagens com os dados da passagem aérea; v. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o de aprovação e envia ao 8. Viagens internacionais para terceiros: i. O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do compromisso; i O gerente demandará ao responsável da área que deverá entrar em contato diretamente com a agência de viagens pelo stevan.itu@flytour.com.br, recebe a cotação dos voos que melhor atendam aos requisitos citados em III, efetua a reserva das passagens aéreas, informando o centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto); O responsável da área solicita autorização da diretoria por contendo o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários, como TRF que compreende a viagem; O responsável da área encaminha o com a autorização para a agência de viagens - stevan.itu@flytour.com.br solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas. v. A secretária recebe um automático do sistema da agência de viagens com os dados da passagem aérea; vi. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o de aprovação e envia ao 9. Alterações e cancelamentos: Para alterações ou cancelamentos das passagens aéreas é necessário entrar em contato com as secretárias em horário comercial. 10. Emergências para uso exclusivo dos colaboradores da Softex O atendimento emergencial será realizado pela agência através dos telefones: ou (11) Para esse atendimento será necessário fornecer o nome da empresa e a senha - "S1F2T3". Entende-se como urgência/emergências ações após as 18hs, e que estejam esgotadas as possibilidades de resolução por uma das secretárias da Softex, ex: cancelamentos, perda ou de emissão de voo.

4 11. Fluxograma do processo

5 12. Reserva de hotéis O sistema da agência de viagens permite a reserva de hotéis credenciados, e o pagamento deverá ser feito no balcão/hotel através das diárias recebidas. Observação: como a agência cobra por movimentação, é importante que todos os itens da viagem (passagem, hotel e aluguel de veículos) sejam contratados em uma única movimentação/pedido no sistema. 13. Tabelas de Diárias TIPOS DE DIÁRIAS SOFTEX VALOR Terceiro/ Consultores mediante reembolso R$ 535,00 Sim *Sim 50% ida/ volta no mesmo dia R$ 267,50 Sim Sim Equipe SOFTEX R$ 535,00 Sim **Sim 50% ida/ volta no mesmo dia R$ 267,50 Sim **Sim Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 267,50 Sim ***Sim América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30% c/reembolso (U$ 300 hospedagem e U$200 alimentação) US$ 500,00 Somente no Brasil Não Europa e Ásia Equipe Softex, e Consultores 70% + 30% c/reembolso ( ) 500,00 Somente no Brasil Não *Sim considerando o limite da diária **Sim - somente para Capitais exceto Campinas e Brasília onde temos serviços de traslado ***Para viagens com retorno antes das 14hs não será concedida meia diária. TIPOS DE DIÁRIAS APEX *HOSPEDAGEM ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE Equipe SOFTEX, (Rio de Janeiro, Brasília e São Paulo) R$ 450,00 R$ 300,00 Terceiro/Consultores mediante reembolso) R$ 300,00 R$200,00 Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 300,00 Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 300,00 Equipe SOFTEX - Todas as outras regiões R$ 380,00 R$ 250,00 Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 300,00 Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 300,00 Diárias internacionais América do Norte, Sul e Central Equipe SOFTEX US$ 300,00 US$ 200,00 América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30% c/reembolso Outras regiões incluindo Cuba Equipe Softex, e Consultores 70% + 30% c/reembolso US$ 300,00 US$ 200,00 300,00 200,00 Não haverá reembolso. O pagamento será efetivado somente nas cidades de Campinas e Brasília via motorista credenciado antecipadamente agendado pela secretária. N ã o TIPOS DE DIÁRIAS MCTI VALOR (Brasil Mais TI, PPI 2013 e TI Maior) Terceiro/ Consultores mediante reembolso R$ 500,00 Sim Sim 50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 250,00 Sim Sim Equipe SOFTEX R$ 500,00 Sim Sim 50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 250,00 Sim Sim Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 250,00 Sim Sim Diárias internacionais Equipe SOFTEX PPI 2013 e TI Maior (Consultores 70% + 30%) U$/ 550,00 Sim *Não Diárias internacionais Equipe SOFTEX Brasil Mais TI (Consultores 70% + 30%) U$/ 550,00 Sim *Não *Serão reembolsados os trechos urbanos somente para transporte de material promocional para a feira/ evento se comprovado.

6 TIPOS DE DIÁRIAS FINEP Diferencial VALOR Terceiro/ Consultores mediante reembolso FINEP V R$ 450,00 Sim *Sim 60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 270,00 Sim *Sim Equipe SOFTEX R$ 450,00 Sim **Sim 60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 270,00 Sim **Sim Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 270,00 Sim Sim Terceiro/ Consultores mediante reembolso FINEP VI R$ 397,00 Sim *Sim 60% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 238,20 Sim *Sim Equipe SOFTEX R$ 397,00 Sim **Sim 50% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 238,20 Sim **Sim Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 238,20 Sim Sim Diária Internacional Equipe SOFTEX integral Consultores 70% + 30% mediante prestação de contas *Sim - Será reembolsado até o limite da diária 14. Competências FINEP V e VI U$500,00 Sim Não **Sim - somente para Capitais Exceto Campinas e Brasília que possui serviço de traslado VIAJANTE Presidente Vice Presidente Executivo Diretor Gerentes Coordenadores Demais colaboradores Consultores AUTORIZADOR Vice Presidente Executivo Presidente e/ou Diretor Vice Presidente Executivo e/ou outro Diretor Vice Presidente Executivo e/ou Diretor Gerente da área ou Diretor Gerente da área ou Diretor Gerente da área ou Diretor 15. Procedimentos gerais 1- Quando o valor das diárias pagas/creditadas, em um mesmo mês, for igual ou superior a 50% do salário mensal do profissional, serão efetuados os descontos na forma da tabela do IRRF; 2- A pedido do colaborador, o Diretor/Gerente da área poderá autorizar que a viagem seja realizada com reembolso de despesas, ao invés de pagamento de diárias; 3- Para viagens internacionais não será paga diária complementar do dia seguinte com pousada, se o retorno da viagem ocorrer antes das 14hs; 4- Para viagens internacionais a taxa de cambio do dólar de viagem será consultada no site do Banco do Brasil, do dia da emissão da SVI, em dólar turismo, venda ; 5- Para Consultores PF e PJ a. Não será paga diária de viagem e sim reembolso de despesas, limitado ao valor da diária; b. Em casos especiais, o Gerente da área poderá autorizar adiantamento para despesas de viagem, em valor não superior a 70% do total previsto; c. No caso das PJ s o adiantamento e o reembolso deverá ser efetuado em nome do viajante, a PJ deverá indicar os dados pessoais do beneficiário para o referido pagamento;

7 d. No retorno da viagem de Consultor a PJ do mesmo (ou ele próprio quando PF) deve fazer a entrega dos documentos previstos em 6 a. a Secretária, em até 5 dias úteis após o retorno. A falta de entrega dos documentos mencionados, impede a autorização de nova viagem para a mesma PJ/consultor; e. O limite do dispêndio não pode ultrapassar o valor das diárias, mesmo com comprovantes. Situações especiais devem ser analisadas pelo Gerente da área e submetidas à aprovação da Diretoria. 6- O valor do transporte de e para aeroportos serão reembolsados mediante apresentação de comprovantes; 7- No retorno da viagem o profissional deve entregar a SOFTEX/Secretaria: a. Os comprovantes de despesas, previstos em contratos ou TRF, devem ser entregues a SOFTEX/Secretaria, em até 5 dias úteis após o retorno da viagem, juntamente com o comprovante do check-in; b. A falta de entrega dos comprovantes e do relatório da viagem (caso exigido), impedirá a liberação do profissional para nova viagem. 8- Viagens com recursos APEX a. Para todas as viagens a Softex irá pagar o valor da hospedagem mediante reserva antecipada do hotel, e será exigida a apresentação da comprovação da hospedagem na prestação de contas da viagem. A diária de alimentação e transporte é paga integralmente. O comprovante da hospedagem deve ser enviado para a Softex juntamente com o comprovante de embarque. O profissional não poderá realizar nova viagem enquanto essa prestação de contas não for efetivada e regularizada; b. Não haverá reembolso de traslados/taxi De e Para aeroportos ou interurbanos, no país ou no exterior, pois é considerado que a diária denominada alimentação e transporte cubra gastos com alimentação, locomoção e outros tipos de despesa, com exceção nas cidades de Brasília e Campinas, e não há necessidade da apresentação de comprovação. 9- Para os Profissionais SOFTEX a. Quando os dispêndios com a viagem, incluindo hospedagem, alimentação e deslocamentos na(s) localidade(s) de destino forem superiores ao valor da diária, o viajante deve preencher a solicitação de reembolso (RDG), anexando comprovantes de TODAS as despesas, solicitando o complemento correspondente. NEY GILBERTO LEAL VICE-PRESIDENTE EXECUTIVO