MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A ABERTURA DE CONVÊNIOS E ACORDO DE COOPERAÇÃO

Transcrição

1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA A ABERTURA DE CONVÊNIOS E ACORDO DE COOPERAÇÃO Manaus/março/2014

2 Apresentação A Assessoria de Relações Internacionais e Interinstitucionais ARII desenvolve atividades nas áreas de Mobilidade (Nacional e Internacional), Acordos e Convênios de cooperação, Relações Interinstitucionais e Relações Internacionais. Cada uma dessas partes requer determinado número de processos, dessa forma, é essencial que todas as pessoas envolvidas na realização das etapas se sintam seguras e aptas, ou seja, saibam exatamente o que fazer para consecução de uma determinada tarefa. Nossa expectativa é a de que este Manual se torne, primeiramente, um documento de consulta, de forma que qualquer pessoa compreenda os procedimentos nele descritos. Em um segundo momento, esperamos que ele seja colocado em prática, pois só assim agregaremos eficiência e eficácia em nossas atividades. Por fim, com a edição deste Manual os procedimentos serão registrados, o que significa estarem à disposição, a qualquer tempo e hora, de todos os funcionários do setor, como também de todos os setores da Universidade e de todo e qualquer cidadão, seja ele público interno ou externo, interessado em conhecer as etapas do trabalho para realização de convênios e acordos na Ufam. Naziano Filizola Assessor de Relações Internacionais e Interinstitucionais

3 Objetivo Descrever as etapas necessárias para a formalização de Convênios e Acordos de Cooperação Técnica, Científica ou Cultural, realizados entre a Fundação Universidade do Amazonas e instituições de Ensino Superior localizadas no Brasil e exterior. Norma A abertura do processo de solicitação de formalização de convênio pressupõe a existência de servidor responsável para coordenar as atividades acadêmicas, culturais ou científicas a serem desenvolvidas nas dependências da Universidade Federal do Amazonas e apresentação de plano de trabalho

4 Etapas para abertura e formalização Abertura 1 A abertura de convênios e acordos tem início a partir da solicitação do interessado ou instituição interessada; A solicitação poderá ser feita via ou ofício, justificando e contextualizando a razão para a formalização do Acordo. Observação - Não é necessária a aprovação do departamento para que o professor seja coordenador de convênio. 2 O interessado deve fornecer à Arii minuta do convênio em duas vias. Uma em língua portuguesa e outra em língua estrangeira (em caso de convênio internacional), em formato físico e digital; Os modelos de Acordos estão disponíveis na página da Arii no menu Acordos / Convênios Formalização 1 Ao receber o Acordo, a Assessoria de Relações Internacionais e Interinstitucionais encaminha para Procuradoria Federal (PF) para análise. Observações: - A reitoria somente assina os Acordos/Convênios após análise da Procuradoria Federal da Ufam; - A Procuradoria analisa apenas os Acordos em Língua Portuguesa. - Em hipótese alguma os Acordos deverão ser assinados antes que a PF proceda a análise.

5 2.1 - Se a PF sugeriu mudanças no texto original, a Arii deverá atender a solicitação e dar prosseguimento à demanda Se a PF acatou o texto original será dado prosseguimento imediato. 3 Após análise da Procuradoria, o Acordo é enviado, de acordo com o número de vias definidas no convênio (em língua portuguesa e em idioma estrangeiro, em caso de Acordo internacional) ao Gabinete da Reitora para assinatura. Observação: A assinatura poderá ser feita somente pela Reitora ou seu substituto legal. O coordenador do Acordo poderá viabilizar encontro entre as duas instituições para assinatura conjunta A Reitora somente assina acordos e convênios se acompanhados da Ficha de Identificação de Acordos, a qual deverá ser elaborada pelo coordenador, conforme o modelo que a Arii disponibiliza Se assinatura se der em separado, a Arii encaminhará o Acordo à instituição interessada para que proceda a assinatura da segunda parte. Observação: Antes do envio o Acordo é digitalizado e arquivado em formato digital; 4. Após a assinatura a Arii encaminha uma cópia para arquivo da instituição envolvida e outra cópia é enviada à Diretoria Executiva a fim de que o Acordo seja publicado no Diário Oficial da União (DOU). 4.1 Após publicação no DOU o Acordo torna-se vigente e é arquivado na Arii.

6 Etapas para inclusão de Termo Aditivo 1 O interessado deve fornecer Termo Aditivo em vias definidas no convênio (em língua portuguesa e em idioma estrangeiro, caso se trate de Acordo internacional); 1.1 O Termo Aditivo só poderá ser feito durante a vigência do convênio. 2 O Termo Aditivo (em língua portuguesa) será enviado à Procuradoria Federal analisar; 2.1 Ao retornar da Procuradoria Federal serão observados os mesmos passos descritos anteriormente até que seja feito o arquivamento.