SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
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- Salvador Quintanilha Esteves
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1 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO FOLHAS N º-01/11 INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº-010/2009 VERSÃO: 001 APROVAÇÃO EM: 23/12/2009 ATO DE APROVAÇÃO: IN SCI 010/2009 ASSUNTO: CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADIANTAMENTOS PARA VIAGENS SETORES ENVOLVIDOS: ADMINISTRAÇÃO DIRETA, AUTARQUIAS E FUNDAÇÕES DO PODER EXECUTIVO E PODER LEGISLATIVO. 1)DOS OBJETIVOS: 1.1)Orientar os Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo e Poder Legislativo, sobre as normas complementares à operacionalização da concessão de diárias e adiantamentos, previstos em Lei. 1.2)Normatizar as ações dos agentes e servidores públicos desde o recebimento de diárias e adiantamentos, até a sua prestação de contas, de modo a garantir a transparência sobre as concessões das mesmas, até a continuidade de sua percepção. 2)DAS DISPOSIÇÕES GERAIS: 2.1)A Lei Municipal n o 013/97 dispõe sobre autorização e concessão de diárias; 2.2)A Lei Municipal n o 004/97 dispõe sobre regime de adiantamento; 2.3)O poder Executivo conta com Decreto de regulamentação das diárias e dos adiantamentos e o poder Legislativo com Resolução para as diárias e decreto legislativo para os adiantamentos, portanto, deverão ser observado o que dispõe em ambos para o bom e fiel cumprimento dos mesmos, conforme normas estabelecidas nesta Instrução Normativa. 3)DAS DIÁRIAS: 3.1)Entende-se por Diárias Sendo Como: 3.1.1)A indenização ao servidor público municipal para as despesas de alimentação e hospedagem, quando este, a serviço, se deslocar de sua sede; )Entende-se como sede, os limites territoriais do Município de Feliz Natal )As diárias serão concedidas por dia de afastamento da sede, podendo ser fracionadas de acordo
2 FOLHAS N º-02/11 com a necessidade da Administração, contando-se pelo número de dias correspondentes ao evento para qual foi nomeado ou designado o servidor público ou agente político, incluindo-se os dias de partida e da chegada, conforme Decreto do poder Executivo e Resolução do poder Legislativo em vigor ) As diárias serão devidas pela metade, nos seguintes casos: A)Para viagens sem pernoite tanto para o interior, para a capital ou para fora do Estado de Mato Grosso, conforme Decreto do poder Executivo e Resolução do poder Legislativo em vigor )Das Diárias não Efetivadas: )Se a viagem não se efetivar, o servidor público restituirá as diárias em sua totalidade em, no máximo, 3 (três) dias úteis, contados da data em que se configurar o não afastamento )Das Diárias Recebidas em Excesso: )Serão restituídas pelo servidor público, no prazo máximo de 3 (três) dias úteis, contados do retorno à sede, as diárias recebidas em excesso. 3.2)Das Solicitações: 3.2.1)As solicitações deverão serem assinadas pelo(a) Secretário(a) a que o servidor é subordinado e autorizadas pelo chefe do Poder Executivo, e no Legislativo pelo Presidente da Câmara Municipal; 3.2.2)As solicitações de concessão de diárias deverão ser efetuadas com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, contados da data do deslocamento pretendido, para que esta passe pelo processo normal de despesas; 3.2.3)A solicitação será feita conforme o formulário padrão constante do Anexo I desta Instrução Normativa, no caso do Executivo, e, para o Legislativo conforme o Anexo II, encaminhada diretamente ao setor de contabilidade com todos os documentos necessários à análise da solicitação, tais como: Convite oficial, folder, folhetos publicitários ou quaisquer outros materiais informativos, para que seja anexado ao processo de empenho; 3.3)Da Prestação de Contas: 3.3.1)Os servidores públicos dos Poderes Executivo e Legislativo, bem como os de cargo eletivo, Prefeito, Vice-Prefeito e Vereadores, terão o prazo de 03 (três) dias úteis após a data de retorno para apresentarem a prestação de contas da referida diária, que serão anexados ao processo de despesa, contendo: A)Relatório de viagem, com descriminação completa dos serviços executados, conforme Anexo III desta Instrução Normativa, no caso do Executivo, e, para o Legislativo conforme o Anexo IV;
3 FOLHAS N º-03/11 B)Um comprovante para cada dia que o beneficiário da diária esteve no local descrito na solicitação. Podendo ser nota fiscal de hotel ou restaurante, lembrando-se que só valerá para o dia especificado na data de emissão do documento fiscal )Nos dias em que o detentor da diária estiver em viagem, poderá apresentar nota de abastecimento ou bilhete de passagem )Em se tratando de participação em conferências, congressos, seminários, cursos, treinamentos e outros eventos similares, também deverão ser apresentados o certificado, diploma ou atestado e o comprovante de freqüência )Não serão concedidas diárias a devedores de duas prestações de contas não finalizadas. 4)DOS ADIANTAMENTOS: 4.1)Entende-se por Adiantamento: 4.1.1)A cobertura de despesas que não se subordinem ao processo normal de aplicação. Art. 1 o da Lei Municipal n o 004/1997; 4.1.2)Entende-se como despesas para fins de regime de adiantamento: )Consideram-se despesas em regime de adiantamento, conforme art. 2 o da Lei Municipal 004/1997: A)As extraordinárias e urgentes; B)As efetuadas distantes da sede do Município; C)As que custeiem viagens do Prefeito, Vice-Prefeito, Presidente da Câmara, Vereadores e eventuais servidores públicos a serviço do Município; D)As miúdas e de pronto pagamento )Dos Adiantamentos não Efetivados: )Se o gasto não se efetivar, o servidor público ou agente político restituirá o adiantamento em sua totalidade em, no máximo, 3 (três) dias úteis, contados da data em que se configurar a não aquisição dos materiais ou serviços, ou seu retorno, se este estiver em viagem )Dos Adiantamentos Recebidos em Excesso: )O saldo do adiantamento não utilizado será revertido ao erário, no prazo máximo de 3 (três) dias úteis, contados do retorno à sede para aqueles que estavam em viagem, ou, pela data de pagamento das despesas ocorridas sem serem para viagens.
4 FOLHAS N º-04/11 4.2)Das Solicitações: 4.2.1)As solicitações deverão serem assinadas pelo(a) Secretário(a) a que o servidor é subordinado e autorizadas pelo chefe do Poder Executivo, e no Legislativo pelo Presidente da Câmara Municipal; 4.2.2)As solicitações de concessão de adiantamentos deverão serem efetuados com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, contados da data do deslocamento pretendido ou da efetivação da despesa, para que esta passe pelo processo normal de despesas; 4.2.3)A solicitação será feita conforme o formulário padrão constante do Anexo I desta Instrução Normativa, no caso do Executivo, e, para o Legislativo conforme o Anexo V, encaminhada diretamente ao setor de contabilidade com todos os documentos necessários à análise da solicitação para início e montagem do processo e esse por sua vez o remeterá ao setor de compras para ser requisitada; 4.3)Da Prestação de Contas: 4.3.1)Os servidores públicos dos Poderes Executivo e Legislativo, bem como os de cargo eletivo, Prefeito, Vice-Prefeito e Vereadores, terão o prazo de 03 (três) dias úteis após a data do retorno da viagem para apresentarem os documentos necessários à prestação de contas do referido adiantamento, preenchendo a prestação de contas conforme Anexo VI desta Instrução Normativa, tanto para o Executivo como para o Legislativo, que serão anexados ao processo de despesa; 4.3.2)Para os detentores de adiantamento para viagens, somente serão aceitos documentos de despesas no espaço temporal correspondente à viagem solicitada (conforme 4 o art. 4 o da Lei Municipal 004/1997) )As notas fiscais, faturas, recibos e demais documentos, deverão serem emitidos em nome do órgão a que pertencer o responsável pelo adiantamento (conforme 5 o art. 4 o da Lei Municipal 004/1997) )Todos os documentos deverão estar rubricados pelo responsável (conforme 3 o art. 4 o da Lei Municipal 004/1997) )Em se tratando de nota fiscal simplificada, recibo ou outro documento que não se especifique a despesa, esta deverá ser detalhada em folha à parte. Conforme 2 o art. 4 o da Lei Municipal 004/ )Não serão concedidos adiantamentos a devedores de duas prestações de contas não finalizadas.
5 5)PROCESSO ADMINISTRATIVO: FOLHAS N º-05/11 5.1)O processo administrativo é um procedimento voltado para apurar responsabilidade de servidores pelo descumprimento de normas de controle interno sem dano ao erário, mas, caracterizado como grave infração; 5.2)O processo administrativo será proposto pela controladoria municipal e DETERMINADO PELO CHEFE de poder correspondente; 5.3)Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias; 5.4)O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo chefe de poder correspondente, assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa; 5.5)Os fatos apurados pela comissão serão objeto de registro claro em relatório e encaminhamento à controladoria municipal para emissão de parecer e conhecimento ao chefe de poder correspondente com indicação das medidas adotadas ou a adotar para prevenir novas falhas, ou se for o caso, indicação das medidas punitivas cabíveis aos responsáveis, na forma do estatuto dos servidores; 5.6)O chefe de poder correspondente decidirá no prazo de 30 (trinta) dias, a aplicação das penalidades indicadas no processo. 6)CONSIDERAÇÕES FINAIS: 6.1)Os esclarecimentos adicionais a respeito desta instrução poderão ser obtidos junto à Controladoria Municipal que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional. 6.2)Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação. Feliz Natal MT, 23 de Dezembro de ANTONIO DOMINGOS DEBASTIANI Prefeito Municipal ROGÉRIO JOSÉ MENDICINO Controlador Interno
6 FOLHAS N º-06/11 ANEXO I SECRETARIA MUNICIPAL DE... SOLICITAÇÃO INTERNA: Nº. ORDEM /xxxx Data / /. Origem: Destino: SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS/ ADIANTAMENTO Servidor: DIÁRIA QUANT.: C/ Pernoite S/ Pernoite ADIANTAMENTO VALOR: R$ Meio de Locomoção: Se carro Oficial Placa: Data da Viagem: Saída: Hora: Chegada: Hora: Motivo da Diária/ Adiantamento: Responsável pela Solicitação Atenção: São proibidas rasuras na presente solicitação.
7 FOLHAS N º-07/11 ANEXO II Solicitação de Diária Nº xxx/(ano) Nome do Servidor(a): Solicitado por: DENTRO DO ESTADO R$...,.. Saída da Sede Destino Chegada à Sede Quantidade R$ Unitário R$ Total Dia Hora Dia Hora Justificativa Autorizado por Presidente da Câmara FELIZ NATAL-MT, (dia) de (mês) de (ano). Assinatura Presidente da Câmara Assinatura Coord. Responsável Assinatura Servidor(a) Atenção: São proibidas rasuras na presente solicitação.
8 FOLHAS N º-08/11 ANEXO III SECRETARIA MUNICIPAL DE... RELATÓRIO DE VIAGEM REFERENTE À SOLICITAÇÃO INTERNA Nº /2009. Nome do Servidor: Data da Viagem: Saída: Hora: : Chegada: Hora: : Meio de Transporte: ( ) carro próprio ( ) carro oficial placa ( ) ônibus empresa ( ) avião empresa _ Trajeto Percorrido: Data Horário Localidade Serviços Executados e Pessoas Contatadas: Resultados Obtidos: O objetivo da viagem foi executado conforme motivo descrito na solicitação. Observações: De acordo: (Ass.Chefe de Secret. Ou Prefeito) Feliz Natal - MT, de de ( Assinatura funcionário)
9 FOLHAS N º-09/11 ANEXO IV No Cumprimento da ORDEM DE SERVIÇO Nº xxx/xxxx Nome do Servidor.: Cargo ou Função.: Órgão.: Unidade Orçamentária.: Projeto/Atividade.: de xx/xx/xxxx Serviços Executados e Pessoas Contactadas.: Resultado Alcançados.: Observações.: De Acordo Data / / Assinatura Designante Assinatura do Servidor
10 FOLHAS N º-10/11 ANEXO V Solicitação de Pagamento de Adiantamento Solicitação de Adiantamento N o xxx/(ano) Nome do Servidor(a): Função: Valor: Justificativa: Autorizado por: Assinatura Presidente da Câmara Assinatura Coord. Responsável Assinatura Servidor(a) FELIZ NATAL-MT, (dia) de (mês) de (ano). Atenção: São proibidas rasuras na presente solicitação.
11 FOLHAS N º-11/11 ANEXO VI PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO DE VIAGEM FAVORECIDO : Nº SOLICITAÇÃO: DATA DA SOLICITAÇÃO: NAT. DESPESAS : EMPENHO Nº. DADOS DO RECEBIMENTO DO ADIANTAMENTO DATA OP Nº. CHEQUE Nº. VALOR EMPENHO Nº. DADOS DA DIÁRIA PARA VIAGEM CORRESPONDENTE A ESTE ADIANTAMENTO PERÍODO DA VIAGEM DADOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO Nº. ORDEM CREDOR TIPO DOC. Nº. DOC. DTA DOC. VALOR R$ VALOR TOTAL DESPESAS DAM DE DEVOLUÇÃO Nº TOTAL - - SERVIDOR(A) RESPONSÁVEL PELO ADIANTAMENTO TESOUREIRO(A) HOMOLOGO A PRESENTE PRESTAÇÃO DE CONTAS NA DATA DE CHEFE DO PODER (EXECUTIVO/LEGISLATIVO)
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