MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL

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1 Capítulo 0 Índice Ref.: MGA.C00 Rev.: Índice 1. Índice Registo de Alterações Capítulo 0 Índice Capítulo 1 Apresentação da Empresa Capítulo 2 Requisitos do Sistema de Gestão Ambiental Anexos Registo de Alterações Não aplicável. Documento inicial. 3. Capítulo 0 Índice 4. Capítulo 1 Apresentação da Empresa 1.1. Índice 1.2. Registo de Alterações 1.3. Termo de abertura 1.4. Promulgação do Manual do Sistema de Gestão Ambiental 1.5. Objectivo 1.6. Âmbito do Sistema de Gestão Ambiental 1.7. Política Ambiental 1.8. Apresentação e Evolução Histórica do Campo de Golfe de Benamor 1.9. Referências 5. Capítulo 2 Requisitos do Sistema de Gestão Ambiental 2.1. Identificação 2.2. Registo de Alterações 2.3. Sistema de Gestão Ambiental 2.4. Organigrama 2.5. Planeamento do SGA 2.6. Estrutura, Responsabilidade e Autoridade 2.7. Gestão de Recursos 2.8. Documentação do Sistema de Gestão Ambiental 2.9. Medição e Análise Melhoria Pág.1 de2

2 Capítulo 0 Índice Ref.: MGA.C00 Rev.: Anexos ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 ANEXO 7 ANEXO 8 ANEXO 9 ANEXO 10 ANEXO 11 ANEXO 12 ANEXO 13 ANEXO 14 ANEXO 15 ANEXO 16 ANEXO 17 ANEXO 18 ANEXO 19 ANEXO 20 ANEXO 21 ANEXO 22 ANEXO 23 ANEXO 24 ANEXO 25 ANEXO 26 ANEXO 27 Definições, Siglas e Abreviaturas Plantas e Localização Lista de Documentos Lista de Equipamentos Lista de Colaboradores Lista de Aspectos Ambientais Significativos Descrição de Função Administrador Descrição de Função Técnico de Qualidade e Ambiente Descrição de Função Secretária de Golfe Descrição de Função Administrativa Descrição de Função Chefe de Recepção Descrição de Função Recepcionista Descrição de Função Profissional Descrição de Função Caddie Master Descrição de Função Starter Descrição de Função Ranger Descrição de Função Encarregado de Restaurante Descrição de Função Empregado de Mesa Descrição de Função Cozinheira Descrição de Função Copeira Descrição de Função Empregada de Limpeza Descrição de Função Greenkeeper Descrição de Função Adjunto de Greenkeeper Descrição de Função Conferente Descrição de Função Mecânico Descrição de Função Operador Descrição de Função Peão Pág.2 de2

3 Capítulo 1 Apresentação da Empresa Ref.: MGA.C01 Rev.: Índice 1. Índice Registo de Alterações Termo de Abertura Promulgação do Manual do Sistema de Gestão Ambiental Objectivo Âmbito do SGA Política Ambiental Apresentação e Evolução Histórica do Campo de Golfe de Benamor Identificação Aspectos Históricos Localização e Instalações Referências Registo de Alterações Não aplicável. Documento inicial. 3. Termo de abertura O Manual do Sistema de Gestão Ambiental (MGA) descreve a organização que permite cumprir a Política de Gestão Ambiental definida pela Administração da empresa. O MGA do Campo de Golfe de Benamor estabelece a Política de Gestão Ambiental da empresa e suporta o Sistema de Gestão Ambiental implementado, sistematizando todas as acções que a Administração considera como relevantes para o Ambiente. O MGA do Campo de Golfe de Benamor encontra-se organizado de acordo com as directivas da Administração e responde às exigências NP EN ISO 14001:1999 e a alguns requisitos da NP EN ISO 9001:2000. O Ambiente e a Qualidade têm sido e continuarão a ser ferramentas fundamentais do Campo de Golfe de Benamor, no alcance de metas objectivadas para a prática de golfe e restauração. Os nossos conceitos de Ambiente e Qualidade, incluem a totalidade de aspectos e características de um produto, ou de uma acção em curso e a capacidade em satisfazer os requisitos e as expectativas dos nossos clientes e outras partes interessadas. O Sistema de Gestão Ambiental implementado, contempla as estruturas funcionais, as actividades de planeamento, a definição de responsabilidades, as práticas e procedimentos e os processos e recursos, por forma a concretizar, desenvolver, rever e manter, de modo continuado, a Política Ambiental. No conceito Ambiental, inclui-se a forma como se assegura que, os impactes ambientais das actividades desenvolvidas pela organização, estão em conformidade com a sua Política Ambiental e com os seus objectivos e metas ambientais. Pág.1 de 5

4 Capítulo 1 Apresentação da Empresa Ref.: MGA.C01 Rev.: Promulgação do Manual do Sistema de Gestão Ambiental O MGA é o documento que descreve o SGA, que assegura o cumprimento da NP EN ISO 14001:1999 e que tem como objectivos a protecção ambiental e a prevenção da poluição, assegurando o cumprimento de toda a legislação aplicável à realidade do Campo de Golfe de Benamor, nomeadamente no que diz respeito aos aspectos ambientais. Constitui suporte material para os procedimentos da organização e execução de todas as acções correspondentes ao SGA. Todos os colaboradores do Campo de Golfe de Benamor, são importantes para a concretização do SGA no desempenho das suas funções. Aos Administradores do Campo de Golfe de Benamor compete reunir os meios necessários e verificar a todos os níveis, o cumprimento das determinações que constam no Manual do Sistema de Gestão Ambiental. O SGA descrito no presente MGA tem aprovação e total apoio da Administração do Campo de Golfe de Benamor. Conceição de Tavira, 20 de Abril de 2004 Os Administradores, (Nome completo) (Nome completo) Pág.2 de 5

5 Capítulo 1 Apresentação da Empresa Ref.: MGA.C01 Rev.: Objectivo O SGA tem como objectivo o equilíbrio entre o desempenho ambiental sólido e a componente económica empresarial. Assim, pretende-se apoiar a protecção ambiental e prevenir a poluição, mantendo o equilíbrio sócio económico. 6. Âmbito do SGA O Sistema de Gestão Ambiental (SGA) aplica-se às actividades do Campo de Golfe de Benamor, à sua manutenção, à manutenção dos equipamentos, à gestão de resíduos do campo (incluindo restaurante e escritórios). 7. Política Ambiental O Campo de Golfe de Benamor, em termos de Ambiente e Qualidade assume o compromisso, que envolve toda a organização, de melhorar continuamente todos os aspectos relevantes e inerentes à actividade da empresa. Para o cumprir, o Campo de Golfe de Benamor assume os seguintes pressupostos: Conhecimento da política por parte de todos os colaboradores da empresa, enfatizando o compromisso e responsabilidades de cada um, tendo em conta a importância de ir ao encontro da melhoria contínua do seu desempenho diário, ao nível ambiental e da qualidade; Desenvolver um sistema de gestão ambiental estruturado, de forma a avaliar e controlar as actividades causadoras de impactes considerados significativos; estabelecer objectivos e metas; executar auditorias internas e efectuar análises críticas e revisões periódicas, visando a prevenção da poluição e a melhoria contínua; Respeitar e cumprir os requisitos aplicáveis às actividades desenvolvidas pela organização, nomeadamente, os estatutários e regulamentares, os emanados pela norma de referência e os determinados pela organização; Optimizar os meios, nomeadamente no que diz respeito aos aspectos ambientais; Garantir investimentos de forma a desenvolver a competitividade e o sucesso da empresa; Formar e desenvolver os seus recursos humanos, como base da organização e da qualidade, de modo a que todos os responsáveis e colaboradores do campo de golfe, possam de forma continuada e sistemática, ser informados e sensibilizados sobre a importância do Ambiente e da Qualidade na gestão do Campo de Golfe de Benamor; Manter a empresa organizada, documentada, gerida, auditada e revista de forma a responder às exigências da NP EN ISO 14001:1999; Disponibilizar às partes interessadas, os resultados alcançados nas suas actividades e acções, os objectivos e metas, as revisões da Política da Qualidade e outras informações relevantes; Adequar as suas actividades, produtos e/ou serviços à natureza, à escala e aos impactes ambientais; Melhorar continuamente a eficácia do Sistema de Gestão Ambiental. Pág.3 de 5

6 Capítulo 1 Apresentação da Empresa Ref.: MGA.C01 Rev.: 00 A fim de se atingirem os pontos enunciados a Administração disponibiliza os meios materiais e humanos necessários, responsabilizando-se por assegurar que a Política de Gestão Ambiental é compreendida, implementada e mantida a todos os níveis da empresa, empenhando-se na sua obtenção. Neste sentido, todos os colaboradores da empresa devem manter os esforços necessários para que a Política de Gestão Ambiental assim definida seja implementada e mantida. A empresa tem uma participação decisiva na preservação do Meio Ambiente e possui os meios adequados para se desenvolver em equilíbrio com o mesmo. O Campo de Golfe de Benamor reconhece a sua responsabilidade e entende que esta Política é uma forma de preservar a natureza e contribuir para o desenvolvimento sustentável. 8. Apresentação e evolução histórica do Campo de Golfe de Benamor 8.1. Identificação Benamor - Actividades Turísticas, S.A., dedica-se à administração de Imóveis por conta de outrém. O Campo de Golfe de Benamor é sua propriedade e presta serviços na prática de golfe Aspectos Históricos Benamor - Actividades Turísticas, S.A., foi constituído como Sociedade Anónima Privada por escritura de 30 de Dezembro de 1990, detém o número de contribuinte xxxxxxxxx e CAE xxxxx, com Capital Social de xxxxxx. Actualmente possui um Capital Social de x xxx xxx. Desde o primeiro momento da sua constituição diligenciou um conjunto de iniciativas tendentes à aprovação de um projecto imobiliário e de golfe onde, actualmente, se encontra em funcionamento o Campo de Golfe de Benamor. O licenciamento do projecto, bem como os estudos económicofinanceiros e de mercado, fizeram parte do trabalho preparatório desenvolvido, que permitiu que em 1997, se tivesse iniciado a construção do referido campo de golfe. Foi preocupação desde o primeiro momento, a manutenção da identidade cultural e paisagística do imóvel, onde actualmente está instalado o campo de golfe. Apesar da penalização do layout final do projecto, foi preocupação determinante, o enquadramento paisagístico do campo de golfe, de forma a manter a identidade das flora e fauna locais Localização e Instalações O Campo de Golfe de Benamor, tem a sua sede social em Tavira, dispondo de instalações próprias a cerca de 7 km da cidade de Tavira, a noroeste de Conceição de Tavira. A propriedade onde está instalado o Campo de Golfe de Benamor é a Quinta de Benamor, Conceição de Tavira. A sede social da empresa, tem uma área aproximada de 55 ha. Aqui funcionam todos os serviços, excepto os de contabilidade, que funcionam em Lisboa. Pág.4 de 5

7 Capítulo 1 Apresentação da Empresa Ref.: MGA.C01 Rev.: Referências Para a elaboração e organização do Manual do Sistema de Gestão Ambiental e implementação do Sistema de Gestão Ambiental do Campo de Golfe de Benamor, tomaram-se por referência os seguintes documentos normativos: - NP EN ISO 19011:2003 Linhas de Orientação para Auditorias a Sistemas de Gestão da Qualidade e/ou de Gestão Ambiental. - NP ISO 10015:2002 Gestão da Qualidade Linhas de Orientação para a Formação. - NP EN ISO 9004:2000 Sistemas de Gestão da Qualidade - Linhas de Orientação para Melhoria e Desempenho. - NP EN ISO 9001: 2000 Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos. - NP EN ISO 9000:2000 Sistemas de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário. - NP EN ISO 14001:1999 Sistemas de Gestão Ambiental. Especificações e Linhas de Orientação para a sua Utilização. - NP ISO :1999 Linhas de Orientação para a Elaboração de Manuais da Qualidade. Pág.5 de 5

8 1. Índice 1. Índice Registo de Alterações Sistema de Gestão Ambiental Organigrama Planeamento do SGA Aspectos e Impactes Ambientais Requisitos Legais e Outros Requisitos Objectivos e Metas Programas de Gestão Ambiental Estrutura, Responsabilidade e Autoridade Responsabilidade e Autoridade Descrição de Funções Revisão pela Gestão Gestão de Recursos Recursos Humanos Infra-estruturas Ambiente de Trabalho Comunicação Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Controlo de Documentos Controlo dos Registos Processos Controlo Operacional Prevenção e Capacidade de Resposta a emergências Avaliação de Fornecedores Gestão de Equipamentos Medição e Análise Medição e Monitorização Controlo de Produto Não Conforme Melhoria Geral Acções Correctivas e Preventivas Registo de Alterações Não aplicável. Documento inicial. 3. Sistema de Gestão Ambiental Este manual estabelece os requisitos do SGA Sistema de Gestão Ambiental do Campo de Golfe de Benamor e inclui a estrutura organizacional, as actividades de planeamento, as responsabilidades, as práticas, os procedimentos, os processos e os recursos para desenvolver, implementar, alcançar, rever e manter a Política Ambiental definida pela Administração. Pág.1 de 13

9 4. Organigrama ADMINISTRAÇÃO CONSELHO DO AMBIENTE DEPARTAMENTO RECEPÇÃO/LOJA SECRETARIADO DE GOLFE BAR/ RESTAURANTE APOIO AO JOGO MANUTENÇÃO PROFISSIONAL 5. Planeamento do SGA O Sistema de Gestão Ambiental abrange a gestão de águas para consumo e residuais, a gestão energética, a gestão de resíduos sólidos e líquidos, a gestão do ruído e a gestão de produtos fitofarmacêuticos e fertilizantes. O planeamento do SGA tem por base a identificação dos aspectos ambientais, relacionados com as actividades, processos, produtos e serviços do Campo de Golfe de Benamor e as avaliações da significância dos impactes ambientais associados. O planeamento inclui também, o acesso e a identificação dos requisitos legais e outros, aplicáveis ao SGA. No planeamento são também definidas as acções de gestão para a eliminação e/ou minimização dos impactes, realçando o controlo e/ou optimização dos aspectos ambientais significativos Aspectos e Impactes Ambientais Os procedimentos documentados são utilizados para identificar os aspectos ambientais e avaliar os impactes associados, incluindo actividades, processos, produtos e serviços do Campo de Golfe de Benamor, em situações operacionais, normais, anormais ou de risco, no âmbito do SGA. Pág.2 de 13

10 Estes procedimentos contemplam a avaliação da significância dos aspectos ambientais que inclui o cumprimento da legislação em vigor e a possibilidade de controlar o aspecto ambiental, em situações operacionais, normais e anormais, ou da probabilidade de ocorrência do impacte, em situações de risco. Existe o procedimento PRO.02 Identificação dos Aspectos Ambientais, em que para além da identificação dos aspectos ambientais, se verifica, o cumprimento da legislação em vigor, a significância dos respectivos impactes e a capacidade de controlo por parte da organização de cada aspecto. Os aspectos ambientais significativos são considerados na definição dos objectivos e metas ambientais, na implementação de controlos operacionais e nas decisões que asseguram o cumprimento da Política Ambiental definida pela Administração Requisitos Legais e Outros Requisitos O Campo de Golfe de Benamor mantém um procedimento documentado para identificar, aceder e controlar os requisitos legais e outros requisitos (normativos, directrizes de carácter não regulamentar, códigos de boas práticas, etc.), aplicáveis às actividades, produtos e/ou serviços do mesmo. O conjunto destes requisitos ambientais encontram-se registados nas bases de dados Legislação e Controlo de Outros Requisitos, estando disponíveis em suporte informático e papel. O método de actualização está definido no procedimento PRO.10 Controlo dos Registos Objectivos e Metas O Técnico da Qualidade e Ambiente em conjunto com os responsáveis dos departamentos e com a Administração, tendo em conta a Política Ambiental definida, o cumprimento dos requisitos legais e outros, o compromisso de prevenção da poluição e de melhoria contínua do SGA, analisa os aspectos ambientais significativos. Após esta análise são definidos os objectivos e metas ambientais Programas de Gestão Ambiental A Administração é responsável pela definição dos objectivos e metas da organização e respectivos planos de acção, bem como pela Política Ambiental. Estes documentos estão em sintonia com outros elementos que se possam considerar básicos pela organização, como a Visão e a Missão. Estes objectivos e metas são definidos no primeiro trimestre de cada ano pela Administração, sendo divulgada a todos os níveis da empresa, em acções de sensibilização pelo Departamento Ambiental e em quadros colocados em locais estratégicos (Conforme PRO.15 Plano de Objectivos e Metas do Sistema de Gestão Ambiental ). O planeamento estratégico e operacional desenvolvido pelo Campo de Golfe de Benamor, tem em conta a análise dos recursos materiais e humanos disponíveis, a viabilidade operacional dos controlos previstos e a existência de recursos financeiros, bem como os requisitos legais a dar cumprimento. As ferramentas de planeamento estão sujeitas a revisão e verificação (PRC.01 Processo de Gestão e PRC.05 Controlo Operacional ). Pág.3 de 13

11 6. Estrutura, Responsabilidade e Autoridade 6.1. Responsabilidade e Autoridade À Administração compete definir e atribuir responsabilidades e autoridade aos colaboradores da organização, definir as exigências e a formação mínima de cada posto de trabalho bem como acompanhar as auditorias ambientais internas e externas. A Administração delega no Departamento Ambiental a responsabilidade pela manutenção do SGA de acordo com os requisitos internos e os da NP EN ISO 14001:1996. Alguns requisitos da NP EN ISO 9001:2000 estão contemplados no sistema de modo a que, no futuro se possa fazer a integração. O Departamento Ambiental informa a Administração sobre a evolução do Sistema, propõe alterações e mantém actualizado o Manual do Sistema de Gestão Ambiental. As responsabilidades gerais dos colaboradores do Campo de Golfe de Benamor estão definidas no organigrama funcional e hierárquico. As responsabilidades específicas estão definidas no Quadro 1 deste Manual ao longo de todos os Procedimentos e nos anexos da Descrição de Funções. Quadro 1 - Responsabilidade e autoridade no âmbito do SGA Função Responsabilidade e Autoridade Administração Define a Política Ambiental; Assegura a comunicação e entendimento da Política Ambiental em toda a organização; Representa formalmente a empresa; Coordena a implementação de melhorias do SGA; Aprova os documentos de suporte do SGA; Revê o Sistema. Conselho do Ambiente Participa na revisão do Sistema. Técnico da Qualidade e Ambiente Documenta e mantém a Política Ambiental; Assegura que o SGA é definido, implementado e mantido; Gere o SGA de acordo com as directivas da Administração; Promove a revisão do SGA; Coordena a implementação de melhorias do SGA. Responsável de Departamento Gere o seu departamento; Implementa o SGA; Regista e comunica os problemas às funções organizacionais apropriadas; Assegura que pessoal qualificado e formado e restantes recursos estão disponíveis para implementar o SGA; Garante a gestão eficaz dos recursos por forma a cumprir os objectivos e metas do Campo de Golfe de Benamor; Assegura que os serviços satisfaçam os requisitos legais e outros, incluindo os ambientais, de qualidade e de segurança; Assegura que todos os colaboradores cumpram as normas, procedimentos e instruções técnicas aplicáveis. Todos os colaboradores Asseguram a qualidade do seu trabalho; Asseguram a prevenção da poluição; Operam em conformidade com os requisitos do SGA; Param os trabalhos em curso ou efectuam os registos necessários quando os requisitos não estiverem a ser cumpridos. Pág.4 de 13

12 6.2. Descrição de Funções A descrição de funções do Campo de Golfe de Benamor encontra-se descrita em fichas próprias de circulação restrita no interior da empresa. Nestas, para além da definição das funções dos vários níveis hierárquicos da empresa, conforme o organigrama, está identificado o perfil em termos de formação académica e experiência adequadas para desempenhar cada função (Anexos A07 a A27 deste MGA) Revisão pela Gestão A Administração é a principal responsável por garantir o bom funcionamento do SGA e faz permanentemente o seu acompanhamento. A metodologia de revisão do SGA está definida no procedimento PRO.13 Revisão do Sistema de Gestão Ambiental. 7. Gestão de Recursos 7.1. Recursos Humanos Como principal activo do Campo de Golfe de Benamor, aos recursos humanos é dada especial atenção. As actividades desenvolvidas encontram-se descritas no processo PRC.03 Gestão de Recursos Humanos. O Campo de Golfe de Benamor desenvolve anualmente um Plano de Recursos Humanos, onde são verificadas as necessidades de recursos em termos quantitativos e de competências face aos objectivos e metas traçados para esse ano. Em função deste plano e das análises efectuadas são desenvolvidas as acções de recrutamento (têm por base a descrição de funções e a definição do perfil) e identificadas as necessidades de formação. A formação é uma área considerada muito relevante na contínua manutenção das competências dos colaboradores e na obtenção dos objectivos e metas organizacionais. O Campo de Golfe de Benamor entende que a adequada formação dos seus colaboradores é essencial para a sua boa prestação pelo que, permanentemente, a Administração observa as carências em termos formativos com vista ao estabelecimento de um programa de formação anual para todos os elementos da empresa, sem excepção. No fim de cada ano o Departamento Ambiental procede à elaboração do diagnóstico de necessidades, plano de actividades e plano de recursos humanos. Desta análise resulta o programa de formação para o ano seguinte. A realização das acções de formação é da responsabilidade do Departamento Ambiental, bem como a manutenção dos dossiers técnico-pedagógicos das acções e a elaboração do relatório final de avaliação das acções, do seu impacto e eficácia. A empresa mantém registos sobre as acções realizadas por cada colaborador. As operações desenvolvidas pela empresa relativas à formação estão descritas no procedimento PRO.06 Formação, Sensibilização e Competência. Com o objectivo de manter um acompanhamento constante sobre a performance de cada colaborador o Campo de Golfe de Benamor dispõe de um sistema de avaliação de desempenho, em que os colaboradores são avaliados trimestralmente pelos directores do departamento a que pertencem e Pág.5 de 13

13 anualmente pela Administração. Estas avaliações são registadas em modelos próprios (BEN.035 e BEN.054). As avaliações de desempenho são analisadas na revisão do SGA e a partir daí, são tomadas acções de melhoria Infra-estruturas As infra-estruturas da empresa dispõem de plano anual onde são identificadas as necessidades e prioridades de investimentos para esse ano. Os equipamentos encontram-se identificados e sujeitos a planos de manutenção de forma a assegurar a sua constante operacionalidade. São mantidos registos das operações de manutenção efectuadas. Para os equipamentos de medição são mantidos cadastros próprios, bem como registos das manutenções e calibrações ou verificações. As actividades desenvolvidas no âmbito das infraestruturas estão definidas no PRC.02 Gestão de Recursos Materiais Ambiente de Trabalho O Campo de Golfe de Benamor procede à avaliação dos factores que influenciam o ambiente de trabalho, quer em termos físicos, quer em termos humanos. A empresa dispõe de um sistema de avaliação do nível de satisfação dos colaboradores. Esta é feita semestralmente e registada em modelo próprio (BEN.058) Comunicação O Campo de Golfe de Benamor mantém um procedimento documentado para recepção, documentação e resposta às comunicações pertinentes, internas e externas, das partes interessadas, sobre as questões ambientais. Todas as comunicações ou manifestações ambientais (reclamações, sugestões, elogios, propostas de melhoria, etc.) vindas das partes interessadas, internas ou externas, seguem um percurso de recepção, análise e resposta (se aplicável). O procedimento PRO.12 Comunicação, reflecte a metodologia adoptada. As manifestações consideradas relevantes pelo TQA, são analisadas nas reuniões de revisão do SGA pelo Conselho Ambiental e pela Administração, e daí são tomadas acções, que podem levar à definição de novos objectivos e metas e/ou à alteração do controlo operacional. São mantidos registos dos aspectos ambientais significativos no SGA, que mediante consulta prévia, e desde que aprovado pelo TQA, podem ser disponibilizados às partes interessadas. Pág.6 de 13

14 8. Documentação do Sistema de Gestão Ambiental A documentação de suporte do SGA está organizada de forma hierárquica de acordo com a pirâmide abaixo, sendo o topo o Manual do Sistema de Gestão Ambiental: Documentaçăo de Origem Externa Manual do Sistema de Gestăo Ambiental PA+OBJ.+METAS Processos Procedimentos Instruçőes de Trabalho Registos Nível 1 Descreve o Sistema de Gestăo Ambiental Nível 2 Esquema funcional Nível 3 O QUE se faz Nível 4 Como se faz Nível 5 Informaçăo relevante Figura 1 - Estrutura Documental do Sistema de Gestão Ambiental (SGA) A documentação do SGA do Campo de Golfe de Benamor está dividida em cinco grandes áreas de acordo com a Figura 1, apresentada anteriormente. Nível Organizacional 1 Quadro 2 Descrição dos Níveis Organizacionais do SGA Designação Manual do Sistema de Gestão Ambiental 2 Processos 3 Procedimentos 4 Instruções de Trabalho 5 Registos Conteúdo Descreve o sistema de gestão ambiental de acordo com a NP EN ISO 14001:1999 e em determinadas circunstâncias, com a NP EN ISO 9001:2000. Descrevem as actividades principais da organização. Estas actividades utilizam recursos e são geridas de forma a permitir a transformação de entradas em saídas. Descrevem as actividades de cada unidade funcional, necessárias para a implementação dos elementos do sistema de gestão ambiental. Descrevem de forma detalhada e pormenorizada as tarefas a realizar nas diferentes áreas de actuação da organização. Documentos que fornecem evidências objectivas da extensão da satisfação dos requisitos da gestão ambiental, ou da eficácia do funcionamento de um elemento do sistema, de actividades realizadas ou de resultados obtidos. Os documentos externos podem estar aos vários níveis da estrutura documental do Sistema de Gestão Ambiental, dependendo para tal da sua tipologia. Podem estes ser normas e directivas de Gestão Ambiental, normas e directivas técnicas, legislação, catálogos de fornecedores, fichas técnicas e fichas de segurança, bibliografia, desenhos e projectos. Pág.7 de 13

15 8.1. Controlo de Documentos Todos os documentos, impressos relevantes para o SGA são codificados e controlados, estando especificado em procedimento próprio, - Procedimento PRO.01 - Controlo Documental, as atribuições quanto a: Elaboração; Revisão; Aprovação; Distribuição; Arquivo. de modo a garantir que os documentos e os dados são: Adequados à produção e controlo dos produtos e/ou serviços prestados; Adequados ao cumprimento das NP EN ISO 14001:1999 e NP EN ISO 9001:2000; Adequados ao SGA implementado; Os documentos inválidos ou obsoletos são removidos; Estão disponíveis nos locais próprios. O procedimento indica todos os documentos, que se encontram abrangidos pelo controlo dos documentos e os departamentos responsáveis pelo seu controlo, de forma a garantir os objectivos propostos Controlo dos Registos Todos os registos são arquivados de forma segura, ordenada, protegidos de danos, perda ou deterioração por condições ambientais. Cada departamento mantém os seus registos. Os prazos de retenção dos registos estão definidos nos respectivos documentos, no ponto Registos. Os registos ambientais incluem, mas não se limitam a: aspectos ambientais significativos; certificados de produtos; fichas de segurança; sugestões de partes interessadas; registos de manutenção; registos de formação; registos da qualificação e avaliação de fornecedores; registos de calibração de equipamentos; registos e relatórios de auditorias. Os registos podem apresentar-se em suporte papel ou informático. Os registos ambientais utilizados pela organização e que assim são considerados encontram-se identificados no Procedimento PRO.10 - Controlo dos Registos Processos Os processos do Campo de Golfe de Benamor são controlados de acordo com os procedimentos a eles associados. Cada parâmetro a observar é registado de acordo com instruções e procedimentos aplicáveis. Os processos estão descritos através de fluxogramas que estabelecem as variáveis de entrada, as de saída e a forma como se relacionam com outros processos. Pág.8 de 13

16 Foram identificados os seguintes processos: Processos Principais Gestão PRC.01 Controlo Operacional PRC.05 Recur. Materiais PRC.02 Manutenção PRC.06 Recur. Humanos PRC.03 Medição PRC.07 Prestação do Serviço PRC.04 Melhoria PRC.08 As relações entre os processos encontram-se identificadas ao longo dos mesmos. As principais relações podem, no entanto, ser observadas na Figura 2 seguinte: CLIENTE/PARTES INTERESSADAS Estabelecimento de requisitos PRC.01 GESTÃO PRC.02 GESTÂO DE RECURSOS MATERIAIS PRC.03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS CLIENTE/PARTES INTERESSADAS Estabelecimento de requisitos PRC.04 PRESTAÇÃO DO SERVIÇO FORNECEDOR. (Materiais e Serviços) PRC.05 Controlo Operacional PRC.06 Manutenção CLIENTE/PARTES INTERESSADAS Recebimento do produto PRC.07 MEDIÇÃO PRC.08 MELHORIA Figura 2 Sequência e Interacções dos processos do Campo de Golfe de Benamor Pág.9 de 13

17 8.4. Controlo Operacional As actividades, processos, produtos e/ou serviços que estejam associados aos aspectos ambientais significativos, são planeados de forma a que a sua execução seja feita sob condições controladas. As condições controladas podem ser garantidas através da melhoria das infra-estruturas, da mudança de lay-out dos processos, pelo uso de tecnologias limpas, equipamentos de controlo, de planos de emergência para potenciais acidentes e/ou riscos, ou por procedimentos operacionais específicos para as actividades, processos, produtos e/ou serviços que causam impactes. O Campo de Golfe de Benamor identifica, através de procedimentos e instruções, as operações e actividades associadas aos aspectos ambientais significativos. Estas actividades são planeadas de modo a assegurar que sejam executadas de forma controlada. A identificação dos aspectos ambientais têm em conta, não só as formas de controlo existentes, como também referem as medidas necessárias para eliminar, minimizar ou mitigar os impactes ambientais. São estabelecidos critérios para o controlo dos aspectos e impactes ambientais associados, com base na Política Ambiental, nos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis e nas sugestões das partes interessadas. O procedimento que identifica esta metodologia é o PRC.05 Controlo Operacional Prevenção e Capacidade de Resposta a Emergências O Campo de Golfe de Benamor utiliza uma metodologia para identificar os aspectos ambientais e avaliar os seus impactes, por forma a identificar os impactes reais ou potenciais significativos em situações operacionais de risco. As acções necessárias à mitigação dos efeitos desses impactes são definidas e registadas em documento apropriado Plano Ambiental de Emergência - PAE, no qual estão descritas as acções de prevenção, manutenção e contenção de princípios de incêndio, de derrames, explosões e outros riscos e/ou acidentes. O PAE identifica as formas de controlo a serem utilizadas em cada situação específica. O PAE é periodicamente testado através da realização de simulacros programados, cuja avaliação, usando critérios pré-estabelecidos, permite verificar a sua eficácia ou a necessidade de revisão. O PRO.14 Prevenção e Capacidade de Resposta a Emergências, descreve estas actividades. Todos os riscos e/ou acidentes são alvo de análise detalhada, de forma a serem definidas acções para minimizar a probabilidade de ocorrências futuras Avaliação de Fornecedores A avaliação de fornecedores garante que os produtos e serviços incorporados nas actividades que o Campo de Golfe de Benamor desenvolve, estão conformes com os requisitos estabelecidos. O Campo de Golfe de Benamor procede à qualificação e avaliação periódica dos seus fornecedores (PRO.16 Gestão de Fornecedores ), garantindo que os mesmos têm capacidade de fornecer materiais e/ou serviços que cumpram as especificações. São mantidos registos da avaliação e da qualificação. As notas de encomenda utilizadas descrevem de forma clara os produtos ou serviços a adquirir. Aquelas são revistas e validadas antes de serem expedidas. As compras são efectuadas de acordo com o procedimento PRO.07 Compras e Recepção de Materiais. Pág.10 de 13

18 À chegada, os produtos são recepcionados de acordo com o procedimento PRO.07. É efectuada a verificação quantitativa e qualitativa dos produtos. Os itens não conformes são segregados de acordo com o procedimento de tratamento do produto não conforme (PRO.09 Controlo do Produto e Trabalho Não Conforme ). A análise das observações feitas aos produtos recebidos e dos registos das ocorrências contribui para a avaliação dos fornecedores Gestão de Equipamentos Os equipamentos de monitorização e medição utilizados nas várias operações de controlo e ensaio encontram-se cadastrados, identificados e calibrados ou verificados de acordo com o procedimento PRO.08 Gestão de Equipamentos. O Campo de Golfe de Benamor recorre a laboratórios exteriores de calibração de acordo com a seguinte ordem: Reconhecidos no âmbito do Sistema Português da Qualidade (SPQ); Reconhecidos pelas partes interessadas; Outros laboratórios desde que reconhecidos pelo Campo de Golfe de Benamor e aceites pelas partes interessadas. Os dispositivos são utilizados por operadores qualificados e encontram-se identificados quanto ao seu estado. O seu manuseamento e armazenamento são cuidados a fim de assegurar o bom estado de funcionamento. 9. Medição e Análise 9.1. Medição e Monitorização As actividades desenvolvidas pela organização neste âmbito estão documentadas no processo PRC.07 Medição. O Campo de Golfe de Benamor mantém um plano de inspecção e ensaio para os equipamentos que usa, para os produtos que coloca nas suas actividades, para os instrumentos de medição que utiliza e para assegurar a boa realização de cada trabalho. As inspecções são efectuadas por pessoal qualificado e estão definidos os critérios de aceitação. Na inspecção durante a recepção de produtos, são tomados em atenção os aspectos relevantes para as actividades que deles dependem, bem como, os registos dos fornecedores, que evidenciem a sua conformidade. O histórico do fornecedor também pode ser importante. Nenhum material é utilizado antes de ser confirmada a sua conformidade, salvo por imperativos de stock. Para garantir a Satisfação dos Clientes, o Campo de Golfe de Benamor privilegia os contactos com os seus clientes procurando aferir o grau da sua satisfação. Assim, promove a elaboração de questionários e faz uma análise detalhada das reclamações com vista a diagnosticar as causas possíveis de falhas e aplicar medidas correctivas, bem como, estabelecer uma linha de evolução das necessidades dos clientes. Estes resultados são analisados semestralmente pelo Secretária de Golfe e divulgados à Administração e aos colaboradores da organização. São igualmente tidos em consideração no processo de revisão do SGA. Pág.11 de 13

19 Os procedimentos PRO.04 Tratamento de Reclamações e PRO.05 Avaliação da satisfação do Cliente, descrevem a metodologia adoptada. O Campo de Golfe de Benamor considera as Auditorias Internas como um meio de avaliar o desempenho do Sistema de Gestão Ambiental, tendo em vista a sua melhoria contínua e a sensibilização de cada um dos colaboradores, para a importância do seu desempenho no âmbito do SGA. São as auditorias que revelam, no momento, não só as deficiências mas também os pontos fortes da organização. A satisfação do cliente é o prioritária para se obter o sucesso, mas a satisfação e a motivação dos colaboradores, é fundamental para manter uma cultura empresarial, forte e coesa. O procedimento de auditorias internas (PRO.11 Auditorias ), é da responsabilidade do Departamento Ambiental que anualmente promove, com a aprovação da Administração, um programa de auditorias. As não conformidades observadas, as acções correctivas e os resultados obtidos são registados em modelo próprio. O relatório é distribuído aos elementos envolvidos na auditoria. As não conformidades registadas em auditorias, constituem registos do sistema. Uma vez compiladas, servem como informação relevante para a revisão do SGA. Quanto à monitorização e medição dos processos, o Campo de Golfe de Benamor acompanha de forma permanente a evolução dos seus processos, através da produção quadrimestral de um relatório de gestão. Este é baseado numa bateria de indicadores suficientemente alargada, que permite o acompanhamento em tempo real, dos principais aspectos da actividade da organização. A definição do plano de objectivos e metas, tem em consideração as várias áreas da organização e os vários processos desenvolvidos. Na monitorização e medição dos seus processos o Campo de Golfe de Benamor, considera igualmente as auditorias e a utilização da análise de dados, como factores relevantes e de suporte, para a tomada de decisões Controlo do Produto Não Conforme O Campo de Golfe de Benamor previne a utilização ou instalação inadvertida de produto não conforme através de medidas documentadas (PRO.09 Controlo do Produto e Trabalho Não Conforme ). Este indica qual a identificação, documentação, avaliação, segregação (quando aplicável) e tarefas a desenvolver face às não conformidades detectadas. As não conformidades detectadas estão sujeitas a registo. O material considerado não conforme é claramente identificado através de etiqueta identificadora e armazenados em local próprio (se aplicável). Após a análise do produto identificado como não conforme, será decidido o seu fim. 10. Melhoria Geral Pág.12 de 13

20 O Campo de Golfe de Benamor entende que a implementação de um SGA é uma atitude dinâmica, face ao cumprimento dos requisitos exigidos pelas partes interessadas, pela sociedade e pela legislação. Sendo uma atitude voluntária, a partir do momento em que se assume, torna-se vinculativa e a responsabilidade inerente tem de ser interiorizada por toda a organização, que deve estar em alerta permanente para responder à evolução do mercado, às exigências das partes interessadas e aos novos métodos de trabalho. Só uma atitude crítica permanente e uma actualização constante, podem garantir a manutenção da organização no mercado e a total satisfação dos requisitos impostos, numa perspectiva de melhoria contínua. No sentido de sistematizar esta atitude face à melhoria contínua, o Plano de Objectivos e Metas do SGA descrito no procedimento PRO.16 e a Revisão do Sistema descrita no procedimento PRO.13, são óptimas ferramentas que, tendo por base a Política Ambiental e a evolução dos indicadores de avaliação do desempenho do Sistema, procuram estabelecer metas e objectivos a alcançar e avaliam a sua efectiva concretização, num determinado período de tempo, ajudando a empresa a uma auto-avaliação e consequentemente a uma melhoria permanente. As actividades desenvolvidas pela organização neste âmbito estão documentadas no processo PRC.08 Melhoria Acções Correctivas e Preventivas O Campo de Golfe de Benamor privilegia a utilização de técnicas de prevenção de problemas, a fim de determinar causas reais e potenciais de não conformidades (incluindo reclamações de clientes, produto não conforme ou não conformidades nos processos), a fim de prevenir a sua ocorrência ou a ocorrência futura. As não conformidades detectadas, estão sujeitas a registo em impresso próprio BEN.006. Este é igualmente utilizado no caso de qualquer colaborador considerar que um processo pode ser melhorado. Da análise efectuada aos registos de não conformidade ou observações, devem surgir medidas preventivas e/ou correctivas. As responsabilidades e prazos de execução das acções estão definidos. Cada registo é posteriormente arquivado de forma a constituir um histórico que permita criar uma base de dados com vista a uma continuada melhoria. A implementação e controlo das acções correctivas e preventivas decorrentes da análise das não conformidades, está descrito no procedimento PRO.03 Acções Correctivas e Preventivas. Pág.13 de 13