Escopo do Projeto (itens 1 a 5)

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1 Modalidade do Projeto B - Experiências e iniciativas de sucesso implementadas ou em processo de implementação Área temática do Projeto Gestão de Pessoas e Modernização (Gestão: de Pessoas, Previdenciária, de Processos, Orçamentário-Financeira, e da Comunicação). Título do Projeto Sistema de Gestão Orçamentária (Planejamento, execução e controle) Resumo do Projeto O Sistema de Gestão Orçamentária (SGO) foi desenvolvido com o intuito de modernizar e dar maior transparência ao processo de elaboração e execução do orçamento no âmbito da empresa, auxiliando diretores, superintendentes, assessores e gerentes na tomada de decisões relativas ao planejamento, elaboração e execução dos orçamentos anuais. Integrando informações dos sistemas TOTVS (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e do Sistema Orçamentário Financeiro (SOF) da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, o SGO permite aos usuários acesso em tempo real às informações sobre o orçamento proposto, aprovado e revisado, despesas previstas para o exercício, execução dos contratos, processos em andamento, solicitações de compras e gastos com pessoal. Desta forma, o sistema garante maior agilidade e transparência na execução do orçamento da empresa. Além disso, possibilita a obtenção de altos índices de aproveitamento dos recursos orçamentários disponíveis, identificando a necessidade de reduzir ou realocá-los. Com as informações disponibilizadas no SGO é possível avaliar a necessidade de suplementações de recursos e de acompanhar a utilização do orçamento disponível para investimento na empresa. Escopo do Projeto (itens 1 a 5) 1. Caracterização da situação anterior. A elaboração da proposta orçamentária e o acompanhamento de sua execução, são tarefas que exigem do servidor alto nível de controle. Muitas vezes os recursos disponibilizados não são suficientes. Sua utilização deve ser racional e de acordo com os princípios aplicados ao tema abordado pelo projeto, visando aumentar a transparência da gestão pública para assegurar a boa e correta aplicação dos recursos. Para desempenhar as funções relativas à elaboração e execução do orçamento, a Gerência de Orçamento contava inicialmente com planilhas. Apesar de factível, a manutenção do trabalho passou a se mostrar demorada e suscetível a erros, tendo em vista o crescente número de informações trabalhadas e, sobretudo, o aumento de demanda de informações por clientes internos e externos. Já não era mais possível planejar, acompanhar e executar o orçamento público somente através de planilhas. Como o Sistema Orçamentário Financeiro (SOF) é um sistema voltado para a execução em si, controlando crédito orçamentário, empenhos realizados, liquidações e pagamentos, percebeu-se a necessidade de desenvolver uma ferramenta que além das informações disponibilizadas pelo SOF também agregasse dados gerenciais relativos a todas as despesas previstas no orçamento, mesmo que ainda não tivessem sido empenhadas. Ou seja, era preciso controlar o recurso disponível e saber exatamente onde seria aplicado. Devido a limitação dos recursos oferecidos pelo sistema, observou-se que não havia como controlar uma compra que estava sendo executada, por exemplo. Somente era possível conhecer o gasto após o empenho ter sido realizado. Nesse contexto, surgiu a necessidade de um sistema que integrasse informações de aplicações distintas, disponibilizando, de forma simples e clara, para a gestão dos recursos da empresa, as decisões de novas aquisições e elaboração dos orçamentos. O aplicativo desenvolvido possibilitou a liberação de acesso a diversos usuários e, principalmente, a possibilidade de acesso em toda a Rede Municipal de Informação (RMI). Devido a sua abrangência e possibilidade de integração, esse sistema agregou diversos relatórios e consultas que facilitam o trabalho do gestor, fornecendo informações mais precisas para uma maior segurança na tomada de decisões. 2. Descrição do Projeto A principal finalidade do Município é promover o bem comum, proporcionando os meios necessários para que os cidadãos possam realizar suas aspirações e ter uma vida digna. No âmbito da sua competência e no exercício da sua autonomia política, administrativa e financeira, o Município busca meios para atender às demandas sociais, como saúde, educação, habitação, saneamento, transportes, segurança, justiça, entre outras. E para coordenar estes investimentos e organizar os valores que serão distribuídos, todo Governo Municipal, Estadual e Federal constrói anualmente um Orçamento Público. 1/5

2 Depois de ampla negociação, o Orçamento Público se transforma num conjunto de documentos legais em que os Governos deixam claro como pretendem gastar os recursos arrecadados com os impostos, contribuições sociais e outras fontes de receita. Sua importância não é apenas econômica, mas principalmente política e social. Porque é através dele que se decide quais obras serão prioritárias, qual projeto de campanha será cumprido e qual reivindicação popular será atendida. Diante disso, é de extrema importância a utilização de mecanismos de gestão e controle dos recursos disponibilizados que evoluam constantemente devido à modernização dos dias atuais. Em consonância com esses parâmetros, o desenvolvimento de um aplicativo mais moderno e acessível, tornou-se uma meta para os colaboradores da Superintendência de Finanças e Orçamento e da Gerência de Orçamento, envolvidos no planejamento e na execução do orçamento anual. 2.1 Objetivos propostos e resultados visados A principal finalidade do Sistema de Gestão Orçamentária (SGO) é dar maior agilidade e confiabilidade na execução do orçamento empresarial, agregando funcionalidades, relatórios e possibilitando a utilização das informações geradas tanto pelos colaboradores da Superintendência de Finanças e Orçamento/Gerência de Orçamento, como pelo público interno da empresa, que demanda conhecimentos relativos ao orçamento autorizado, valores já empenhados, possíveis sobras de saldo, possibilidade de remanejamento de recursos e, sobretudo, como ferramenta para auxilio nas previsões futuras. O sistema foi desenvolvido com o intuito de criar uma ferramenta integradora, que não somente execute o orçamento dentro exercício, como também, o planeje e o controle de forma mais eficaz, tornando a gestão mais dinâmica e eficiente. A utilização do sistema online via intranet é simples, pois o sistema é executado em qualquer navegador, com uma linguagem extremamente didática para o usuário. A plataforma escolhida para o desenvolvimento da aplicação foi utilizada conforme conhecimento prévio do analista na linguagem Active Server Pages (ASP), observando aspectos como a interface com o usuário e a disponibilidade de licenças nos locais de trabalho da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. O ASP é uma estrutura de bibliotecas para processamento de linguagens de script no lado servidor para geração de conteúdo dinâmico na Web. Exemplos de linguagens aceitas são: VBScript, JScript. Ele roda nativamente em Windows Server, através do serviço chamado de IIS (Internet Information Service) - o servidor web da Microsoft. Além disso ele pode rodar em outras plataformas, como Linux no servidor Apache quando usando um módulo de um programa como o Tomcat. O script é interpretado no lado do servidor e o que é enviado ao lado do usuário é apenas a saída que normalmente é uma linguagem de marcação como HTML. Através dessa tecnologia também é possível executar consultas a Banco de Dados, através da biblioteca de componentes ActiveX. Desta forma, o sistema MS ACCESS ficou somente com a tarefa de armazenamento das informações, já que toda a programação para a emissão de relatórios, cadastro e consulta das informações fica por conta da linguagem do sistema. Os principais objetivos do sistema desenvolvido são descritos a seguir: * Integração de sistemas Integrar informações dos sistemas TOTVS (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e Sistema Orçamentário Financeiro (SOF). Como anteriormente as informações eram segregadas, através do SGO passaram a ser interligadas, possibilitando melhor aproveitamento das análises orçamentário-financeiras. * Acesso em tempo real Possibilitar que qualquer usuário que estiver conectado na RMI da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte (PBH) possa acessar, através de um cadastro prévio e permissão de acesso, as informações do orçamento de sua diretoria sem que haja necessidade de consulta ao setor orçamentário-financeiro (Conforme anexo 1). * Gerenciamento de contratos Permitir que todos os contratos que estão em execução no exercício sejam gerenciados com as informações integradas dos sistemas TOTVS e do Sistema Orçamentário Financeiro (Conforme anexo 2). * Acompanhamento de processos Oportunizar o rastreamento e o acompanhamento de toda a tramitação de processos e o impacto financeiro no orçamento de sua diretoria, aprimorando o controle interno administrativo (Conforme anexo 3). * Planejamento Orçamentário on-line Propiciar que todas as previsões orçamentárias sejam alimentadas no sistema, a fim de otimizar o uso dos recursos disponibilizados para a empresa, buscando melhor aplicação dos gastos público (Conforme anexo 4). * Relatórios mais intuitivos e de simples interpretação Gerar diversos relatórios, consultas e documentos, em tempo real, que possibilitem aumentar o controle gerencial. 2/5

3 2.2 Público-alvo do projeto Com a implantação do SGO verificou-se uma melhoria direta no processo de trabalho na Gerência de Orçamento, possibilitando a disponibilização de informações on-line e com níveis de confiabilidade e de detalhamento segundo os objetivos e necessidades de cada usuário. A interface do Sistema de Gestão Orçamentária (SGO) com os sistemas TOTVS (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e Sistema Orçamentário Financeiro (SOF), garante maior agilidade ao se trabalhar com as informações relativas aos contratos cadastrados, notas fiscais registradas, processos de compras em andamento, empenhos e notas de pagamento de despesas (NPDs) emitidas. Vale ressaltar que esta interface não era possível quando o trabalho era realizado apenas em planilhas. São também beneficiários diretos desse sistema a direção da empresa, seus respectivos representantes, gerentes e todos aqueles que trabalham direta ou indiretamente com os recursos orçamentários próprios ou transferidos pela PBH. Indiretamente se beneficia a Gerência de Orçamento da PBH e a administração municipal como um todo, já que com o controle e acompanhamento sistemático dos recursos orçamentários é possível identificar sobras e dimensionar de maneira mais eficaz as demandas da empresa. 2.3 Ações e etapas de implementação Estudo e análise inicial: Em março de 2010 deu-se início a primeira etapa do projeto. Foi realizado um estudo dos procedimentos e recursos utilizados na época para controle do orçamento. Após uma análise detalhada, foram padronizados os processos para desenvolvimento do sistema. Desenvolvimento do sistema: Essa etapa foi realizada entre maio de 2010 e novembro desse mesmo ano. Com a conclusão da etapa inicial, foram definidas metas para que o sistema já pudesse ser utilizado no exercício de 2011, simultaneamente com os sistemas já utilizados. Ao longo desse tempo, foram traçadas metas concretas para que o sistema fosse testado e implantado em tempo hábil. Implantação do sistema: A terceira etapa foi realizada em dezembro de 2010, após a conclusão do desenvolvimento do novo sistema. Realizamos um treinamento inicial para todos os colaboradores da Gerência de Orçamento, beneficiários diretos da nova ferramenta. Além disso, em abril de 2011 o sistema foi apresentado para os diretores e gestores da empresa (Conforme anexo 5). Modernização do sistema: A última e contínua etapa, deu início em janeiro de 2011 e ocorre até a presente data. Com a necessidade de evolução gradativa dos controles e da transparência dos gastos do orçamento público, é necessário, frequentemente, a evolução dos relatórios e funcionalidades, tornando o sistema cada vez mais eficaz em busca de uma gestão qualificada. 3. Recursos Utilizados Para o estudo e análise inicial foram necessários o uso de horas técnicas do analista lotado na Superintendência de Finanças, com conhecimento em programação e processos para análise da modelagem dos dados e padronização dos processos. A fase de desenvolvimento foi implementada pelo referido analista em conjunto com um assessor também lotado na Superintendência, que utilizou seus sólidos conhecimentos tanto no Sistema TOTVS, quando nas possibilidades que poderiam ser exploradas no SOF. O trabalho em conjunto destes analistas e suas habilidades, agregados ao conhecimento técnico da Gerente de Orçamento, viabilizaram a construção de uma ferramenta eficiente e com alto grau de adesão às necessidades do setor. Para o trabalho de desenvolvimento foram utilizados computadores munidos dos softwares licenciados Microsoft Access 2003 e Macromedia Dreamweaver MX Os softwares citados não geram impacto de custo, pois as licenças já faziam parte dos equipamentos de trabalho dos analistas. Na fase de implantação, a inserção do sistema no ambiente de trabalho também não gerou impactos nos custos normais do setor. O projeto foi implantado substituindo as ferramentas anteriores, sem haver qualquer necessidade de remanejamento da equipe e/ou a captação de novos colaboradores. 4. Caracterização da situação atual 4.1 Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados O Sistema de Gestão Orçamentária (SGO) permite à Gerência de Orçamento elaborar a proposta orçamentária com base em informações previamente cadastradas pelos representantes de cada diretoria. Essas informações referem-se as demandas estimadas, relativas a produtos e serviços que deverão ser adquiridos ou mantidos (no caso de contratos continuados) no exercício seguinte. No sistema, essas demandas são analisadas e classificadas por dotação orçamentária, possibilitando a apuração do gasto previsto para o exercício. Essa informação é disponibilizada para a diretoria e os gerentes, que analisam e avaliam se a proposta atende às expectativas da empresa e da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, ou se serão necessários ajustes antes de submeter-se à análise da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Informação da PBH. O SGO permite que os relatórios sejam exportados e trabalhados em planilhas, atendendo a demandas dos usuários, inclusive para a 3/5

4 preparação de apresentações. No anexo 6, está disponibilizado um relatório sintético utilizado para análise e aprovação da proposta orçamentária a ser encaminhada para a PBH, demonstrando o valor anual previsto por dotação, bem como a previsão total de gastos por Unidade Administrativa (UA) e por Unidade Orçamentária (UO). Concluída a fase de elaboração da proposta orçamentária e após a publicação da Lei Orçamentária Anual (LOA), o sistema é alimentado com os valores autorizados e inicia-se a execução em si. Com a utilização do Sistema de Gestão Orçamentária (SGO) é possível verificar em uma só tela o valor do crédito autorizado para cada dotação orçamentária, as possíveis suplementações realizadas, o valor anual de todos os contratos previstos com os empenhos emitidos e as notas fiscais liquidadas, os processos de compras que estão em andamento (aqueles cuja a licitação ainda não foi concluída) e também aquelas demandas que a empresa pretende executar, mas que ainda não iniciaram os respectivos processos de compras. Desta forma, o SGO permite ao usuário a possibilidade de agilizar o trabalho, obtendo várias informações em apenas uma consulta/relatório (Conforme anexo 7). O SGO também apresenta um relatório que disponibiliza a consulta de contratos por número e por nome, mostrando tanto o objeto quanto o valor previsto para o ano e o valor que já foi empenhado. Fica disponível a informação do fornecedor, o número do contrato, a dotação orçamentária, o número de parcelas para o ano e os números dos empenhos realizados com as respectivas liquidações. Desta forma, o gestor pode, em uma única consulta, acompanhar a execução de cada contrato do ponto de vista orçamentário. Outra funcionalidade é a integração dos sistemas TOTVS (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e Sistema Orçamentário Financeiro (SOF), nos quais são obtidas uma parte expressiva das informações relativas ao planejamento e execução do orçamento, permitindo a unificação dos resultados. Assim, os gestores conseguem visualizar de forma mais precisa as informações conjuntas, favorecendo as estratégias e planejamentos orçamentários durante o exercício. 4.2 Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Os principais resultados alcançados com a implantação do sistema SGO, tanto quantitativos quanto qualitativos, estão relacionados a fatores como a melhoria e o aperfeiçoamento da gestão pública, a otimização dos processos no ambiente de trabalho e a melhoria na qualidade de informações apresentadas, tanto para a empresa quanto para a Prefeitura de Belo Horizonte. Esses resultados são descritos a seguir: * Integração de sistemas O SGO permitiu a integração das ferramentas para aperfeiçoamento do processo de gestão do orçamento público, sendo possível consultar relatórios de informações de qualquer natureza orçamentária. * Acesso em tempo real Sem que haja a necessidade de consulta ao setor orçamentário-financeiro da empresa, o sistema possibilitou que, os usuários que estiverem conectados à Rede Municipal de Informação (RMI) da Prefeitura de Belo Horizonte, possam acessar as informações do orçamento de sua diretoria, garantindo agilidade e otimização do tempo. * Gerenciamento de contratos Através das informações integradas dos sistemas TOTVS (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e Sistema Orçamentário Financeiro (SOF), todos os contratos que estão em execução no exercício são gerenciados de maneira sistemática, facilitando o entendimento dos gestores no planejamento e execução dos mesmos. * Acompanhamento de Processos Todas as compras que ainda estão em processo de tramitação, passaram a ser integradas ao orçamento, permitindo não só o acompanhamento de todo o processo, mas também o impacto financeiro dos mesmos, garantindo o aperfeiçoamento do controle interno administrativo. * Planejamento Orçamentário on-line Sendo uma das principais ferramentas do sistema SGO, o acesso on-line permite que o gestor consiga, através das informações disponibilizadas em rede, aplicar da melhor maneira os recursos disponibilizados para o exercício, não somente do ano atual, mas também, previamente, dos exercícios que virão. * Relatórios mais intuitivos e de simples interpretação Com uma grande diversidade, o sistema disponibiliza relatórios intuitivos para o gestor, permitindo maior transparência, orientação e controle gerencial. 5. Lições Aprendidas A principal lição aprendida com o desenvolvimento deste trabalho foi que a administração pública pode e deve utilizar todos os seus recursos humanos e materiais na busca de soluções que, embora possam parecer simples, agregam muita qualidade, agilidade e publicidade nos serviços executados. A disponibilidade de um funcionário da Superintendência de Finanças e Orçamento para auxiliar a Gerência de Orçamento na fase inicial de migração das planilhas para o trabalho com dados dinâmicos, foi de grande relevância para o que, adiante, se tornaria um 4/5

5 sistema mais preciso e com a possibilidade de acesso on-line por diretores, gerentes e demais interessados na elaboração e execução orçamentária. Com a evolução tecnológica cada vez mais presente no nosso dia-a-dia, era necessário que buscássemos novas ferramentas que otimizassem o trabalho orçamentário e permitisse maior clareza e precisão das finanças da empresa. Diante disso, nosso analista de sistema/financeiro fez um estudo das demandas e constatou que poderia desenvolver um aplicativo que daria maior flexibilidade na geração e exportação de relatórios, tornando o trabalho mais dinâmico e com visibilidade em toda a empresa. Desenvolver um novo sistema com todas as nuances de aprimoramento necessárias e ainda integrar dados de dois outros softwares já utilizados pela empresa foi um grande desafio. Foi um período de intenso trabalho o estudo dos processos até chegar a uma padronização que fosse apropriada as necessidades do setor. Outro desafio era a integração do SGO com as informações disponíveis no Sistema Orçamentário Financeiro (SOF). Tal integração era de fundamental importância para evitar retrabalho na manutenção do Sistema. Já que, o SOF é o sistema oficial para execução orçamentária no município e o SGO é uma ferramenta para agregar qualidade, agilidade e confiabilidade na informação gerada. Esse desafio foi superado quando os analistas do SOF disponibilizaram acesso as tabelas, para que as informações, tais como: número e valor de empenho, número e valor de liquidações entre outras, fossem importadas e utilizadas automaticamente. Estas informações, em conjunto com os dados importados do TOTVS, possibilitaram que os processos de compras, contratos e demais gastos da empresa pudessem ser utilizados e ter sua execução orçamentária acompanhada pelo SGO. O início de utilização do Sistema deu-se em 2011 e a manutenção é contínua, visando atender tanto as demandas dos colaboradores que trabalham na alimentação do sistema, quanto na crescente necessidade de informações diferenciadas por parte dos usuários internos e externos em busca do aperfeiçoamento e qualidade da gestão do orçamento público. 6. Referências Bibliográficas Lei Complementar 101/2000- Lei de Responsabilidade Fiscal /5