PROCESSO. Processos Orientados aos Associados devem obedecer à codificação PAXX onde XX

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1 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 1/6 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes orientadoras e manter sistemática para elaboração, controle, acesso, alteração, aprovação e padronização dos documentos e registros que façam parte do Sistema de Gestão da Qualidade, inclusive os de origem externa, de modo a: Emitir e distribuir apenas documentos e registros analisados criticamente e aprovados por pessoal autorizado; Torná-los disponíveis nos locais necessários para a execução de operações; Evitar o uso não intencional de documentos obsoletos; Manter os documentos atualizados de acordo com a revisão em vigor; Evitar o uso de documentos não enquadrados às áreas; Estabelecer a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte dos registros. 2. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 2.1. CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade devem conter um cabeçalho com Logotipo da APMP, Tipo, Título do Documento, Código, Número da Revisão e Data da Publicação. Nota: As descrições de cargo/função são identificadas pelo cargo/função PROCESSOS Os processos elaborados devem respeitar as codificações abaixo descritas: Processos Orientados aos Associados devem obedecer à codificação PAXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números. Processos Gerenciais devem obedecer à codificação PGXX onde XX representa uma ordem seqüencial e crescente de números. Processos de Suporte devem obedecer à codificação PSXX onde XX representa uma ordem seqüencial e crescente de números INSTRUÇÕES As instruções elaboradas devem respeitar as codificações abaixo descritas: Instruções de Processos Orientados aos Associados devem obedecer à codificação PAXX-ITXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números. Instruções de Processos Gerenciais devem obedecer à codificação PGXX-ITXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números.

2 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 2/6 Instruções de Processos de Suporte devem obedecer à codificação PSXX-ITXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números FORMULÁRIOS Os formulários elaborados devem respeitar as codificações abaixo descritas: Formulários de Instruções ou Processos Orientados aos Associados devem obedecer à codificação PAXX-FOXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números. Formulários de Instruções ou Processos Gerenciais devem obedecer à codificação PGXX- FOXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números. Formulários de Instruções ou Processos de Suporte devem obedecer à codificação PSXX- FOXX onde XX representa uma ordem sequencial e crescente de números DESCRIÇÕES DE CARGO/FUNÇÃO As descrições de cargo/função são documentos que preveem as competências necessárias para cada cargo/função da APMP visando as atividades que impactam na satisfação do associado. Esses documentos também são controlados através da Lista Mestra de Documentos (PG18- FO01) ESTRUTURA DOS DOCUMENTOS MANUAL DA QUALIDADE O manual da qualidade deve conter os seguintes tópicos: 1. Apresentação; 2. Política da Qualidade; 3. Objetivos da Qualidade; 4. Organograma; 5. Escopo; 6. Exclusões; 7. Mapa de Interação dos Processos; 8. Lista de Procedimentos; 9. Histórico das Revisões; 10. Aprovações PROCESSOS E INSTRUÇÕES Os processos e instruções devem ser elaborados obedecendo aos seguintes tópicos: 1. Objetivo: descrição detalhada da finalidade de cada processo ou instrução; 2. Procedimento: detalhamento textual e/ou gráfico do passo a passo das atividades que devem ser cumpridas em cada processo ou instrução; 3. Indicadores (apenas nos processos): descreve os indicadores para medição e monitoramento do processo;

3 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 3/6 4. Controle de Registros: detalhamento de todos os registros pertinentes, quando aplicável, a cada processo ou instrução bem como sua identificação, armazenamento, proteção, arquivo e descarte. 5. Histórico das Revisões: identificação do histórico de cada processo ou instrução, detalhando as alterações realizadas durante sua utilização. 6. Aprovações: identifica os responsáveis pela aprovação de cada processo ou instrução, ou seja, Gestores envolvidos no processo e um representante da diretoria DISPONIBILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS E CONFERÊNCIA PELO GESTOR Os documentos de processos, instruções e formulários desenvolvidos e aprovados na APMP estão disponibilizados eletronicamente no sítio da APMP ( Após a publicação dos documentos (novos ou revisados) os gestores dos processos devem efetuar a conferência desses documentos e retornar por a situação de conferência para a coordenação da qualidade. Os documentos aprovados, assinados fisicamente, ficam no departamento Financeiro em poder do Gestor. Havendo necessidade de disponibilização de cópia física, a mesma, deve estar sinalizada como CÓPIA CONTROLADA e o controle registrado na coluna TIPO da Lista Mestra de Documentos (PG18-FO01). As cópias controladas obsoletas devem ser destruídas na substituição CONTROLE DOS FORMULÁRIOS Os formulários de cada departamento/setor devem ser criados e/ou alterados pelo Gestor ou pessoa designada por ele, submetendo-os a revisão do(s) Gestor(es) da Qualidade. O controle dos formulários é realizado por meio da Lista Mestra de Documentos (PG18-FO01) ALTERAÇÕES DE DOCUMENTOS INTERNOS Qualquer colaborador pode solicitar alteração de um documento devendo ser submetido à aprovação dos Gestores envolvidos e revisão do(s) Gestor(es) da Qualidade. O(s) Gestor(es) da Qualidade atualiza(m) a Lista Mestra de Documentos (PG18-FO01) incluindo a nova revisão, retirando do meio eletrônico o documento obsoleto e incluindo a nova versão. A natureza da alteração é registrada em cada documento no campo de Histórico das Revisões. Os documentos obsoletos são arquivados apenas em meio eletrônico, com acesso restrito ao(s) Gestor(es) da Qualidade, as vias originais em papel físico são destruídas CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS Eventuais documentos externos pertinentes a atividade da empresa são coletados pelos Gestores das Áreas e encaminhados para o(s) Gestor(es) da Qualidade, ao qual, arquiva fisicamente e mantém atualizando a Lista Mestra de Documentos (PG18-FO01).

4 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 4/6 Semestralmente os Gestores das Áreas devem verificar possíveis atualizações dos documentos externos e comunicar o(s) Gestor(es) da Qualidade para atualização a Lista Mestra de Documentos (PG18-FO01). Os documentos obsoletos são arquivados apenas em meio eletrônico, com acesso restrito ao(s) Gestor(es) da Qualidade, as vias originais em papel físico são destruídas. 2.3 CONTROLE DE REGISTROS Os registros devem ser preenchidos com clareza (legíveis) e adequação, obedecendo aos seguintes tópicos: ESTRUTURA DO CONTROLE DE REGISTROS Em cada documento existe a tabela de controle de registros, conforme segue: Identificação Armazenamento Depto./Setor Forma Recuperação Tempo de Retenção Arquivo Arquivo Ativo Morto Destinação Final Tabela 1. Controle de Registros Identificação: código (quando aplicável) e nome de cada formulário. Armazenamento: descrever o setor responsável pelo arquivamento e a forma de armazenamento (Ex. caixa box, pasta eletrônica, pasta suspensa). Recuperação: descrever o método de indexação (Ex. ordem mensal, ordem crescente de data, ordem numérica). Tempo de retenção: descrever o local e por quanto tempo o registro deve ficar no arquivo ativo (no setor) e no arquivo morto. Destinação final: qual a destinação final que deve ser dada ao registro após o período de retenção (arquivo ativo + arquivo morto). Os arquivos eletrônicos são protegidos em forma de back-ups conforme item deste documento. Os arquivos em papéis são armazenados em locais fechados BACK-UP Responsável: Administrador de Redes/Departamento de Informática É feito: 1. Usando redundância de discos (Online); 2. Copiando para computador local (Diário); 3. Copiando para disco rígido externo (Semanal);

5 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 5/6 4. Copiando para disco ótico e encaminhamento para Sala Cofre Terceirizado (Mensal) Rotinas para cópias de segurança a) Cópia de Segurança Diária 1) Em um computador localizado no setor de sistemas, no agendador de tarefas, é executado automaticamente um script feito em Batch que copia determinados arquivos armazenados no Storage para a unidade C:\ da mesma maquina 1.1) A tarefa do item 1 é executada automaticamente de segunda a sexta. 1.2) É executado o script c:\backup\bknoite.bat 2) Em um servidor Debian Linux é executado todos os dias uma cópia de todas as bases de dados utilizadas pelo serviço SGBD MySQL. 2.1) É executado o script feito em Bash localizado em /root/bknoite 2.2) Localmente é armazenada uma cópia de segurança e transferido o mesmo arquivo para o computador indicado no item 1. b) Cópia de Segurança Semanal 3) No servidor indicado no item 2, é feito upload via FTP dos arquivos gravados diariamente do SGBD MySQL para o computador indicado no item 1. 4) Em um computador com sistema operacional Windows XP é executado o SGBD Microsoft SQL Server para utilização dos sistemas de patrimônio e folha de pagamento, nele é feito semanalmente à cópia de segurança das bases de dados. 4.1) Localmente é armazenada uma cópia de segurança e transferido o mesmo arquivo para o computador indicado no item 1. 5) No computador indicado no item 1 é executado os seguintes passos: 5.1) Na pasta c:\servidor Bravo Backups é copiado os arquivos transferidos anteriormente do Storage e Servidores 5.2) Após, é gravado um DVD de 8.5GB da pasta indicada acima. 5.3) A cópia da mídia de DVD é testada sendo copiada para um disco externo. 5.4) Mensalmente as mídias gravadas são enviadas para sala cofre terceirizada.

6 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Página: 6/6 4. CONTROLE DE REGISTROS Armazenamento Tempo de Retenção Destinação Identificação Recuperação Depto./Setor Forma Arquivo Ativo Arquivo Morto Final PG18-FO01 Informática Eletrônica Por revisão Indeterminado Indeterminado Indeterminado 5. HISTÓRICO DAS REVISÕES Rev. Nr. Data Descrição /05/2014 Elaboração do documento /06/2014 Revisão geral, inclusão do item e detalhamento do APROVAÇÕES Elaboração Revisão (Gestores SGQ) Aprovação (Diretoria) Nome: Nome: Nome: Visto: Visto: Visto: Data: Gestor: Data: Data: