Mapa de Contribuição da 2ª Vara do Trabalho de Ariquemes

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1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES Mapa de Contribuição da 2ª Vara do Trabalho de Ariquemes Porto Velho RO 2012

2 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO RONDÔNIA E ACRE RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 86/2009, COM ATUALIZAÇÕES DA RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA N 116/2009 Dispõe sobre o Planejamento Estratégico Participativo do Tribunal Regional do Trabalho da 14ª Região DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA Ata de Correição, publicada no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho da 14ª Região, no dia 04/06/2012. CONDUÇÃO DOS TRABALHOS Equipe de Correição Desembargadora Vania Maria da Rocha Abensur Presidente e Corregedoria Regional Cézar Luiz Gomes Lôbo Secretário da Corregedoria Regional Mac-Donald Rivero Júnior Secretário-Geral da Presidência Edelmiro Pinto da Silva Assessor Judicial da Presidência João Bosco Machado de Miranda Assessor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional Equipe da 2ª Vara da Trabalho e Fórum Trabalhista de Ariquemes Dorotheo Barbosa Neto Juiz Substituto João Otacildo Paula Maia Diretor de Secretaria Cristiane Dell Zotto Ritter Luan Carlos Gois Dib (estagiário) Juliana Maria Lima Franco Marcos Roberto Belém Lacerda Maria de Fátima Maróquio Reginaldo Ribeiro Lestenski Ronaldo Rodrigues Ferreira Viviani Vieira Lestenski

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 5 ESTATÍSTICAS DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES 7 METODOLOGIA DE DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA 8 IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES 9 IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DO TRT 14 9 ANÁLISE AMBIENTAL 10 AMBIENTE INTERNO 10 AMBIENTE EXTERNO 10 MAPA DE CONTRIBUIÇÃO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES ALINHAMENTO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES AO PLANO ESTRATÉGICO DO TRT OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES Projetos / iniciativas da 2ª Vara de Ariquemes Meta Indicador Descrição Resultados desejados Plano de Ação Simplificado Responsável pelos Projetos / Iniciativas 16 ILUSTRAÇÕES 17 MENSAGEM FINAL 18

4 APRESENTAÇÃO No período de 26 a 30 de março de 2012, o Conselho Superior da Justiça do Trabalho desenvolveu oficinas com os 24 Tribunais Regionais para o repasse de metodologia com vistas ao desdobramento da estratégia nos Regionais, objetivando intensificar o processo de implementação da gestão estratégica no segmento da Justiça do trabalho. Nesse sentido, o TRT 14, com o propósito de executar efetivamente o desdobramento da estratégia em suas unidades finalísticas, de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho, elegeu, para 2012, dez Varas do Trabalho de Rondônia e Acre para aplicar a metodologia. As oficinas são realizadas de forma compartilhada às correições ordinárias, e cujo produto é um Plano Operacional, com a definição de Missão, Visão e Valores da Vara do Trabalho, sendo validado o Mapa de Contribuição da Unidade, com metas, iniciativas e indicadores táticos e operacionais alinhados aos objetivos estratégicos estabelecidos no Planejamento Estratégico Participativo (PEP 2009/2014), além de constar consignação em ata de correição ordinária. O desdobramento da estratégia converge todos os integrantes da unidade organizacional a focar seus esforços em torno dos mesmos objetivos. Nesse aspecto, o processo de elaboração do Mapa de Contribuição importa no compartilhamento de ideias, vivência e experiências da equipe correicionada, com grande contribuição setorial, onde é transparecido o sentimento de pertencimento, destacando-se a integração da Unidade com o Tribunal, em que os servidores vislumbraram seu posicionamento dentro do plano estratégico do TRT 14. Desembargadora VANIA MARIA DA ROCHA ABENSUR Presidente e Corregedora

5 ESTATÍSTICAS DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES 2ª Vara do Trabalho de Ariquemes/RO Fonte: IBGE/2010 Dados Gerais Unidade População da Região Jurisdição e População Ariquemes (88.330), Alto Paraíso (17.001), Rio Crespo (3.316), Monte Negro (14.010) e Cacaulândia (5.689) Movimentação Processual (Processos Novos de Conhecimento) Quantidade Fonte: Secretaria da Corregedoria Regional Meta Período de apuração Descrição Meta Nacional do Poder Judiciário nº 3 Julgar quantidade igual a de processos de conhecimento distribuídos em 2011 e parcela do estoque, com acompanhamento mensal Processos Novos Processos Solucionados Janeiro a dezembro de 2011 Diferença entre processos novos e solucionados Percentual de Cumprimento (% ) Quantidade ,83 Fonte: Secretaria da Corregedoria Regional Semana Nacional de Conciliação Período 28 de novembro a 2 de dezembro de 2011 Audiências designadas Audiências realizadas Acordos homologados Valor dos acordos Nº de partes % acordos homologados , ,18 Fonte: Secretaria Judiciária 7

6 METODOLOGIA DE DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA A metodologia utilizada para o desdobramento da estratégia na 2ª Vara do Trabalho de Ariquemes, nos dias 28 a 30 de maio de 2012, foi a sugerida pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho, por ocasião das oficinas de repasse da metodologia, realizadas no período de 26 a 30 de março de 2012, em Brasília, com os 24 Tribunais Regionais do Trabalho. A metodologia de desenvolver as oficinas de desdobramento da estratégia concomitantemente à correição foi com a intenção de se dar efetividade ao método pedagógico dos trabalhos correicionais, além de contribuir diretamente para a interiorização e disseminação dos planos e ações estratégicas do Regional. Na abertura dos trabalhos, a Desembargadora Vania Maria da Rocha Abensur, presidente e corregedora do Regional, reuniu-se com todos os servidores da Vara e registrou a importância de termos o Planejamento Estratégico e seu efetivo desdobramento em níveis tático e operacional. Na seqüência, foram realizadas as oficinas com a presença do Juiz Substituto, Dorotheo Barbosa Neto e de todos os servidores da unidade e alguns do Fórum Trabalhista, tendo como facilitador o assessor de planejamento, João Bosco Machado de Miranda. Os trabalhos foram conduzidos de forma que todos os participantes tiveram a oportunidade de expor suas ideias e sugestões, dúvidas e anseios, registrando suas necessidades, com a utilização da matriz SWOT, identificando, na ocasião, as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, até a construção do Mapa de Contribuição da Unidade, conforme programação demonstrada na figura abaixo: Definição dos Objetivos de Contribuição da Unidade; Iniciativas e Projetos de Contribuição com respectivos Indicadores e Metas Nivelamento Conceitual: uso da técnica de brainstorming Mapa de Contribuição Definição da Missão, Visão e Valores da Unidade; Diagnóstico do Ambiente Interno e Externo Formação de Grupo de Trabalho Metodologia de desdobramento da estratégia 8

7 Fórum Trabalhista, 1ª e 2ª Varas do Trabalho de Ariquemes IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES Missão Visão Valores Solucionar conflitos provenientes das relações de trabalho com imparcialidade e inovação, buscando a efetividade e a paz social Ser reconhecida, pela sociedade, até 2016, como instrumento inovador de distribuição da Justiça e pacificação social Ética, comprometimento, imparcialidade, inovação, credibilidade, probidade, respeito mútuo, valorização das pessoas, humildade e confiança IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DO TRT 14ª REGIÃO Missão Visão Valores Solucionar conflitos decorrentes das relações de trabalho com celeridade, transparência, eficiência, eficácia e efetividade, promovendo justiça social Ser reconhecido pela sociedade como referência de credibilidade na prestação de serviço jurisdicional. Ética, transparência, celeridade, inovação, probidade, responsabilidade social e ambiental, acessibilidade, respeito ao ser humano, comprometimento e impessoalidade 9

8 AMBIENTE INTERNO ANÁLISE AMBIENTAL Forças: vantagens internas da organização em relação aos seus objetivos. Fraquezas: desvantagens internas da organização em relação aos seus objetivos. FORÇAS Comprometimento da equipe Celeridade Equipe qualificada e capacitada Bom ambiente de trabalho Boa integração c/a equipe do Fórum Disponibilização das principais peças do processo na internet para acesso às partes FRAQUEZAS Impossibilidade de gerenciamento do tempo Ausência de padronização e mapeamento das rotinas de trabalho. Falta de integração com a equipe da 1ª Vara AMBIENTE EXTERNO Oportunidades: tendências e movimentos externos à organização que podem beneficiar a sua atuação. Ameaças: fatos e elementos externos que representam uma barreira ao desempenho/produtividade da organização. OPORTUNIDADES AMEAÇAS Parcerias público-privadas visando ao Falta de posto bancário na unidade. fortalecimento das medidas executórias. SIGEP (Sistema Integrado de Gerenciamento de Falta de gerador de energia elétrica. Postagens). Resolução n.º 63 do CSJT e alterações. Necessidade de capacitação para magistrados e servidores com vistas à implantação do PJE. Escritório corporativo da OAB na unidade. Represamento da água pluvial que fica acumulada em torno da Vara por falta de nivelamento do pátio, prejudicando o acesso. Programas sociais e ambientais impulsionado Falta de garagem para a frota de veículos oficiais,.pela Vara de magistrados e servidores. Ser uma das 4 (quatro) Varas pilotos do PJE. Infraestrutura predial deficiente quanto: Espaço físico; Ausência de local próprio no prédio da Vara para receber os processos findos; Intensa goteira localizada na secretaria; 10

9 OPORTUNIDADES Central de Mandados integrada. continuação AMEAÇAS Falta de vedação nas janelas e portas para evitar a entrada de água da chuva da unidade, por ausência de marquise; Infiltração nas paredes do gabinete do juiz titular; Cerca elétrica fora dos padrões de segurança exigíveis (abaixo da altura mínima); Substituição do portão eletrônico (defeituoso); Muro sem reboco somente com chapisco, com pintura antiga e com acúmulo de lodo; Deficiência da parte elétrica; Falta de manutenção no prédio da Vara. Descaso da unidade de gestão de pessoas com as necessidades da unidade. Malote Digital. Ausência de respostas em tempo hábil pela Secretaria de Gestão de Pessoas as consultas efetuadas pela Vara Crescimento socioeconômico do município efalta de controle da unidade de gestão de regiões adjacentes (Usinas Jauru, Rede Elétrica depessoas, mesmo diante das reiteradas solicitações Distribuição Toshiba; Aquisição de Frigoríficosde informações pela unidade. locais pelos grandes grupos do setor JBS e Marfrig; fomento do setor de construção civil e saneamento básico; Projeto Estradão do Governo do Estado de Rondônia, interligação da malha viária e municípios. Falta de gerenciamento e controle do sistema eletrônico de ponto pela gestão de pessoas. Falta de postura ética e habilidade de alguns gestores da unidade de gestão de pessoas do Tribunal para atender os servidores. Falta de direcionamento pelas secretarias administrativas e de apoio do Tribunal, diante das solicitações da Vara. Ausência de posicionamento e esclarecimentos acerca de documentos elaborados pela diretoria geral. Ausência de feedback quanto as solicitações da Vara, encaminhadas às diversas áreas de apoio do Tribunal. 11

10 OPORTUNIDADES continuação AMEAÇAS Tratamento diferenciado nas contratações dos serviços terceirizados que não atendem as necessidades da unidade (copa, limpeza, higienização, correios e TI). Vigilância patrimonial sem recebimento de salários há três meses. Falta de segurança pessoal aos magistrados e servidores. Cancelamento dos serviços e programas sociais, qualidade de vida e saúde que existiam nas Varas do interior. Necessidade de revitalização dos acessos da Vara aos portadores de deficiência física. Numero reduzido de servidores para a demanda da unidade, acarretando sobrecarga de trabalho e impossibilidade de gerenciamento de tempo. Falta de programa de capacitação presencial para magistrados e servidores com vistas ao PJE. Veículos oficiais com constante necessidade de manutenção em razão do desgaste natural e tempo de uso (falta de manutenção preventiva). Horário de almoço inadequado com a jornada. Ausência de capacitação pelo setor competente do Tribunal para utilização plena das ferramentas tecnológicas. Aquisição de mobiliário inadequado (ausência de padronização ergonômica). Ineficiência do sistema de transmissão dos expedientes eletrônicos enviados à Gráfica para publicação do DEJT (falta de comprovação do envio). 12

11 OPORTUNIDADES conclusão AMEAÇAS Problemas relacionados com a área de TI: Falta de links (internet) compatível com a demanda atual e futura da Vara; Falta de HUB s para interligar a rede lógica aos computadores; Substituição de equipamentos antigos (computadores, monitores, impressoras, scanner s e nobreack s); O recente bloqueio de acesso a internet; Falta de certificação digital aos membros da equipe da VT e advogados; Deficiência/morosidade no atendimento do suporte de TI; Novo portal não atende, ficou mais difícil o acesso; Falta de terminal de auto- atendimento para acesso pelas partes e advogados no hall de entrada do Fórum; Falta de terceirização nos serviços de suporte presencial à exemplo do Fórum de Rio Branco. MAPA DE CONTRIBUIÇÃO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES O mapa de Contribuição abrange os objetivos, indicadores, metas, projetos e iniciativas estratégicas da Vara do Trabalho, diretamente alinhados a um dos objetivos estratégicos do tribunal, no qual os seus atores identificaram oportunidade de melhorias. OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO O que são? Refletem prioridades da Unidade; são alvos a serem perseguidos; situações que se pretende atingir. 13

12 Para que servem? Parâmetros para atuação da Unidade; garantia de caminhos claros rumo à visão da Organização. Devem ser definidos com base: Nos processos da Unidade; na análise do ambiente interno e externo da Unidade; na missão e na visão de futuro e nas diretrizes da organização e nos seus valores. Objetivos Estratégicos do TRT 14 Inovar e/ou aperfeiçoar as práticas de gestão dos processos organizacionais INSTRUMENTO 1 - MAPA DE CONTRIBUIÇÃO Indicadores Metas Iniciativas e Projetos da Vara da Vara da Vara Objetivos de Contribuição da Vara Revisar e mapear todos os procedimentos judiciais, da petição Inicial até o arquivamento definitivo do processo. Mensurar a agilidade da tramitação dos processos. Reduzir, até Identificar o prazo médio do dezembro de tramite processual dos 2013, em 25% o últimos 12 meses da unidade. tempo de Capacitar a equipe da tramitação entre unidade para a oficina de a petição inicial mapeamento de processos. e o Desenvolver oficina de arquivamento mapeamento e simplificação definitivo dos dos procedimentos judiciais processos. da petição inicial até o arquivamento. Apresentar à Presidência do Tribunal o novo fluxo das rotinas e procedimentos de trabalho legitimado pela equipe. Aprovação da nova rotina de trabalho pela presidência do Tribunal. Implementação da nova rotina. 14

13 1. ALINHAMENTO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES AO PLANO ESTRATÉGICO DO TRT 14 INSTRUMENTO 2 - INICIATIVAS E PROJETOS DE CONTRIBUIÇÃO Perspectiva Tema Estratégico Objetivo Estratégico Indicador Estratégico 9 do PEP 2009/2014 Processos Internos Eficiência operacional Inovar e/ou aperfeiçoar as práticas de gestão dos processos organizacionais Índice de Processos Eletrônicos Meta do Objetivo 100% de processos eletrônicos, até OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO DA 2ª VARA DO TRABALHO DE ARIQUEMES 2.1. Projetos / iniciativas da 2ª Vara de Ariquemes Identificar o prazo médio do tramite processual dos últimos 12 meses da unidade. Capacitar a equipe da unidade para a oficina de mapeamento de processos. Desenvolver oficina de mapeamento e simplificação dos procedimentos judiciais da petição inicial até o arquivamento. Apresentar à Presidência do Tribunal o novo fluxo das rotinas e procedimentos de trabalho legitimado pela equipe. Aprovação da nova rotina de trabalho pela presidência do Tribunal. Implementação da nova rotina Meta Reduzir, até dezembro de 2013, em 25% o tempo de tramitação entre a petição inicial e o arquivamento definitivo dos processos % 25% 2.3. Indicador Mensurar a agilidade da tramitação dos processos. 15

14 2.4. Descrição (O que? Por que? Como?) As ações a serem implementadas consistem num conjunto medidas que, ao longo do período, proporcionarão melhores formas de atendimento, utilizando melhores recursos tecnológicos e força de trabalho capacitada para melhor atender as necessidades dos jurisdicionados, advogados e a sociedade em geral Resultados desejados Prazo médio do trâmite processual dos últimos 12 meses identificado; equipe capacitada em mapeamento de processos; oficinas de mapeamento realizadas; novo fluxo legitimado, aprovado e implementado Plano de Ação Simplificado (deve ser preenchido pela Vara Correicionada) ATIVIDADES/ AÇÕES RESPONSÁVEL DATA INICIAL DATA FINAL CUSTO ESTIMADO 2.7. Responsável pelos Projetos / Iniciativas (deve ser preenchido pela Vara) Responsável Nome da Seção Ramal 16

15 ILUSTRAÇÕES Oficinas de Desdobramento da Estratégia na 2ª Vara do Trabalho de Ariquemes/RO 17

16 MENSAGEM FINAL (dos integrantes da 2ª VT e Fórum Trabalhista de Ariquemes) Mensagem construída no encerramento das oficinas de desdobramento da estratégia, em 30/5/