Roteiro de Apresentação. e-tce automatização de processos e digitalização de Documentos para Tribunais de Contas Estaduais e Municipais

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1 Roteiro de Apresentação e-tce automatização de processos e digitalização de Documentos para Tribunais de Contas Estaduais e Municipais

2 Índice 1. Quem é a Consulters? Histórico do e-tce de implantação x sistemas substituídos O que se propõe o e-tce Recursos Tecnológicos do e-tce Escopo Funcional Integração com Sistemas Legados Comitê de implantação Evolução Contínua do produto Requisitos de Hardware e Software para o e-tce Configuração da Estação de Trabalho Artefatos Entregues Pós Implantação Índice da Apresentação Técnica Próximos Passos Modelos de Telas do e-tce

3 1. Quem é a Consulters? Ano de fundação: 1994 Número de funcionários: verticais de produtos Central de Serviços/Service Desk NOC e Telecom Projetos e Consultorias Terceirização Fábrica de Softwares/QA Gestão de Contas Telefônicas Construção de Redes de Telefonia Automação de Tribunais de Contas Quem é a Gisele Gerente do produto e-tce com 08 anos de experiência em Tribunais de Contas 3

4 2. Histórico do e-tce de implantações x sistemas substituídos TCE MS Sistema de Controle de Processos: gestão de todo o trâmite de processos por todas as áreas do Tribunal (controle interno e externo, Sessões e Cartório) e criação de atos processuais. TCE PI Sistema de Protocolo (Trâmite dos processos por todas as áreas do Tribunal) 2. Sinapce (Módulo de armazenamento de a todos gerados no trâmite dos Processos) 3. Sistema das sessões 4. Documentação Controle (Controle de data de entrega de documentos/processos) em desenvolvimento no e-tce TCE AP - Setembro a dezembro SIP Sistema de Informação de Processos 4

5 3. O que se propõe o e-tce Trâmite eletrônico processual de processos internos e externos o 135 workflows mapeados e implantados para processos e documentos. Automatização da distribuição de processos por: Relatores, Procuradores, Área de Controle Externo, através de integração com sistemas Legados ou tratamento de algoritmos de distribuição do e-tce. Migração da base de dados legada, com a possibilidade de preservar a natureza física dos registros dos processos e documentos, permitindo o acompanhamento, da mesma forma dos registros de natureza eletrônica. Integração com sistemas legados Padronização de documentos de instrução de processos Manutenção e criação de Workflow 5

6 4. Recursos Tecnológicos do e-tce GED Nativo BI Nativo Assinatura e Certificação digital Workflow Digitalização de documentos Uso via Tablets Acesso via Web Portal Eletrônico Linguagem ASP Net Banco de Dados SQL Server Framework. Microsoft.NET Framework 4.0 Navegador Microsoft Internet Explorer 9.0 6

7 5. Escopo Funcional SECRETARI A GERAL PORTAL DO JURISDI- CIONADO PROTOCOLO CARTÓRIO INSPETORIAS PLENÁRIO CONTROLE EXTERNO E ESPECIAIS SESSÕES AUDITORIA GABINETES MINISTÉRI O PÚBLICO DE CONTAS 7

8 6. Integração com Sistemas Legados Integração com aplicações internas e externas do Tribunal de Contas, que servem de suporte ao modelo de trâmite e gestão de processos. Soluções não exemplificadas neste tópico, poderão ser aderidas ao processo de integração. 8

9 7. Comitê de Implantação Prazo de implantação de 6 meses para 600 funcionários Entrega dos fontes pós implantação e com toda documentação técnica correspondente Composto de 3-5 funcionários de TI com as seguintes atribuições: Serão responsáveis por apoiar a nossa Equipe na Implantação Conhecerão o sistema em todas as suas funcionalidades (Multiplicadores e Suporte T.I) Darão suporte pós implantação Levantarão customizações e ajustes Darão sugestões de melhorias Irão criar usuários, fluxos, documentos,... 9

10 8. Evolução Contínua do produto Consulters coleta sugestões nas apresentações junto aos TCE s e TCM s Recebe mensalmente sugestões dos Tribunais implantados Publicamos mensalmente no Portal do e-tce o cronograma das novas versões Implantamos mensalmente novas versões em consonância e acordo com a equipe de TI de cada Tribunal Consulters dedica 200 horas mensais de melhorias, com adicional de 60 horas mensais de cada Tribunal implantado com o contrato de manutenção. Quem define as necessidades e os conceitos é o cliente A Consulters viabiliza as particularidades e personalização de cada Tribunal. 10

11 9. Requisitos de Hardware e Software para o e-tce 600 usuários a) 1 servidor com 2 processadores XEON de 6 núcleos de 2.4 Ghz (turbo até 2.9 Ghz) o processador pode ser outro (mais ou menos rápido) desde que com 6 núcleos 4 SSDs Intel de capacidade 120 a 240 GB cada (4 em array para os dados) 2 HDs SAS rpm de 300 GB (2 em espelho para o sistema) 32 GB de memória RAM b) SQL Server 2012 Standard licenciado para 12 núcleos c) Windows Server 2012 Standard 400 usuários a) 1 servidor com 1 processador XEON de 6 núcleos de 2.4 Ghz (turbo até 2.9 Ghz) o processador pode ser outro (mais ou menos rápido) desde que com 6 núcleos 6 HDs SAS rpm de 300 GB (2 em espelho para o sistema e 4 em array para os dados em volumes separados) 32 GB de memória RAM b) SQL Server 2012 Standard licenciado para 6 núcleos c) Windows Server 2012 Standard 200 usuários a) 1 servidor com 1 processador XEON de 6 núcleos de 2.4 Ghz (turbo até 2.9 Ghz) o processador pode ser outro (mais ou menos rápido) desde que com 6 núcleos 4 HDs SAS rpm de 300 GB (4 HDs em array para o sistema e para os dados mesmo volume) 24 GB de memória RAM b) SQL Server 2012 Standard licenciado para 6 núcleos c) Windows Server 2012 Standard CALs de acessowindows (Client Access Licence) A CAL de Windows é por usuário ou maquina. Ou seja, cada estação ou usuário que acessa os servidores equivale 1 CAL, independente do acesso ser simultâneo ou não. As CAL sde Windows não são apenas para o servidor do e-tce, e sim para todos os servidores do ambiente do Cliente. Caso o cliente tenha este ambiente Microsoft não há necessidade da compra dos CAL s. SQL Server O licenciamento do SQL Server deve ser realizado de acordo com o numero de cores do processador. Para diminuir o preço do SQL Server, o recomendado é diminuir o numero de cores do processador e aumentar o clock. Backups dos servidores Os backups/restoresdos bancos de dados serão de responsabilidade exclusiva do Cliente. 11

12 10.Configuração da Estação de Trabalho Processador Mínimo - Intel Core 2 Duo 3.0 Ghz Memória 2 Gb RAM HD 500 GB Rede Placa Ethernet 1 Gbps Sistema Windows 7 Professional Softwares Microsoft Office 2007 (ou 2010), Adobe Acrobat Reader 9. Acessórios Leitor USB Vídeo Dual VGA (duas saídas de vídeo) saídas DVI e VGA ou DVI/DVI Monitores Dois monitores LCD com pelo menos 1440x900 de resolução, sendo opcional (mas recomendável) a função de rotacional para a tela ficar na vertical. 12

13 11. Artefatos Entregues Pós Implantação Descrição Código Fonte e Executáveis Artefatos Código fonte dos arquivos e executáveis do sistema e-tce Código fonte dos arquivos e executáveis do ETCEDAV Código fonte, quando for possível, das bibliotecas e frameworks de terceiros para compilação, teste e execução do sistema e-tce Executáveis (arquivos já compilados) das bibliotecas e frameworks de terceiros para compilação, teste e execução do sistema ETCE. Banco de Dados da solução e-tce Ambientes de Sistemas Deverá ser montados nos servidores do Tribunal os seguintes ambientes: Ambiente de Produção: Servidor do sistema ETCE para uso real Ambiente de Contigência: Servidor de contigência que será usado caso ocorra alguma falha no Ambiente de Produção Ambiente de QA: Servidor para validação das manutenções do sistema e-tce Ambiente de Treinamento: Servidor que será usado para qualquer treinamento no sistema e-tce; Ambiente de Desenvolvimento: Servidor para testes de desenvolvimento do sistema e-tce Ambiente de Estação de Trabalho para Desenv.: Uma máquina, deverá ser montando um ambiente para desenv. do sistema e-tce. 13

14 11. Artefatos entregues Pós Implantação Descrição Manual Manual de Administrador Manual de usuário por departamento Visão Geral Documentação Documentação dos relacionamentos de cada módulos (e-tce, etcedav e webservice) da solução e-tce. Desenvolvimento e-tce e ConProcess (Workflow) Docum. das dependências do conprocess com frameworks e biblicotecas de terceiros para compilção, teste e execução do sistema Fluxograma atualizado dos processos de trabalho de todas as áreas do Tribunal Manual de configuração do servidor IIS Manual de publicação do sistema e-tce Modelo de dados do schema e-tce Manual da associação das páginas (telas) com as ações (operações) do workflow (Banco e Javascript) Manual de configuração do ambiente de desenvolvimento Modelo de banco de dados e Dicionário de dados dos schemas acesso, ConProcess e LOG Desenvolvimento do Sistema de GED (etcedav) Docum. das dependências do ETCEDAV com frameworks e bibliotecas de terceiros para compilação, teste e execução do sistema Manual de configuração do ambiente de desenvolvimento Manual de publicação do sistema ETCEDAV Estação de Trabalho do Usuário Documentação da configuração das estações de trabalhos os usuários Banco de Dados Documentação de cada triggers e procedures que influenciam na execução do sistema e-tce 14

15 12. Índice da Apresentação Técnica Administração do Sistema Perfil administrativo, técnico e conselheiro Workflow Modelo de Documentos Protocolo Registro de entrada Triagem Digitalização Portal do Jurisdicionado Acesso de acordo com pré-cadastrado em Sistemas Legados (SJUR, cadastro Web...) 15

16 12. Índice da Apresentação Técnica Mesa de Trabalho Estrutura Hierárquica Controle Interno e Externo Workflow Movimentação dentro do setor Tramitação entre setores Tramitação dos processos físicos emissão de guia Histórico das movimentações Minhas assinaturas pendentes Sessões Gerencial Pesquisa gerencial Produtividade Relatórios gerais 16

17 13. Próximos Passos Visitar um cliente implantado? Instalar um demo por 30 dias? Receber uma proposta comercial? Receber documentação jurídica de inexigibilidade do TCE PI ou TCE AP? 17

18 14.Modelos de Telas do e-tce Cadastro de usuários O cadastro de usuário permite a associação de perfis, lotação em área, inserção de dados referentes a assinatura digital e todas as informações necessárias para homologação de login. 18

19 Modelos de Telas do e-tce Parametrização de perfis de usuários Definidos de forma particularizada para melhor adaptação aos diferentes processos de trabalho, independente da lotação do usuário e demais sistemas; Os perfis permitem aumentar ou diminuir a amplitude de visualização dos processos, documentos, comunicações, etc., no âmbito de uma área/sub-área; Utilizados nas regras de acesso ao conteúdo dos autos, peças, documentos oficializados e processos; Cada usuário poderá ser vinculado a um conjunto de perfis de operação e a concessão também pode ser temporária. Cada perfil possui uma ou mais operações vinculadas. O perfil do usuário é vinculado ao seu registro de login. Um mesmo usuário pode estar vinculado à mais de um perfil. Relação de áreas e seus respectivos recursos. 19

20 Modelos de Telas do e-tce WorkFlow O e-tce engloba a tecnologia de WorkFlow, oferecendo um conjunto de ferramentas que permitem a automação de um determinado fluxo de trabalho e a troca de informações entre áreas. A principal função de um sistema de fluxo de trabalho digital é a automação de um ou vários procedimentos estruturados, eliminando tarefas improdutivas, otimizando tarefas. Qualificação do fluxo. Edição e exclusão de WorkFlow. Ativar ou desativar recurso. Especificação de roteiro de trâmite por situações. 20

21 Modelos de Telas do e-tce Gerenciamento de Modelos de Documentos Todo ato processual do e-tce ou documento de despacho/encaminhamento, possui o recurso de escolha de documento padrão conforme o tipo de ato e área. Para acioná-lo, o usuário deverá iniciar o ato processual e escolher um dos modelos apresentados. Recurso para inclusão de novo modelo de documento. Recurso para edição de modelo de documento. Registro de modelo de documento com inserção de arquivo já formatado ou inclusão manual. O e-tce também permite associar modelos de documentos já existentes. Conjunto de variáveis disponível para criação de modelo de documento para geração de ato conforme critérios estabelecidos pelo usuário. 21

22 Modelos de Telas do e-tce Gerar protocolo Após confirmar a inclusão do registro de entrada, o usuário poderá editar o protocolo e alterar informações, desde que o mesmo ainda esteja na área do Protocolo e na situação de triagem. Informações homologadas pelo (sistema legado) cadastro de Unidades Gestoras e Gestores. Especificação de tipo de PROCESSO e MODALIDADE conforme a natureza do registro de entrada. Campos que permitem RELACIONAR processos e documentos. O registro da observação poderá ser visualizado através do ícone COMENTÁRIO, disponível na identificação do registro do documento ou processo, localizado na pilha de processos da Mesa de Trabalho. Na sequência da confirmação da gravação do registro de entrada, o sistema exibe tela com o recibo de entrega de documentos, para impressão e entrega ao Jurisdicionado. 22

23 Modelos de Telas do e-tce Associação de documentos digitalizados Todas as peças classificadas pelo usuário, na rotina de triagem, serão exibidas na tela, quando executada a operação de associar documentos. A lista de operações é exibida de acordo com as permissões atribuídas ao perfil do usuário. Ícones indicam as operações já executadas. O procedimento de associação de arquivo pode ser cancelado pelo usuário. No exemplo, o primeiro documento digitalizado já foi associado à peça classificada pelo usuário. 23

24 Modelos de Telas do e-tce Manipulação de pilha de processos A mesa de trabalho do e-tce oferece um conjunto de procedimentos e operações eletrônicas que viabilizam a administração dos documentos e processos. Conjunto de operações Busca rápida por número distintas por processo ou de Protocolo ou TC documento Estrutura hierárquica de áreas e Sub-áreas Sinalizadores Agrupadores por situações Registro de comentários (POST-IT) Visualização das peças do processo Registro de histórico de eventos Todos os processos e documentos já existentes também são geridos pelo e-tce, uma vez que seus recursos atendem aos trâmites de processos físicos e eletrônicos. Agrupamento de pilha de processos/documentos com recursos intuitivos para acompanhamento do trâmite. Filtros totalizadores: podem ser parametrizados pelo usuário com apenas o recurso de clicar e arrastar. Ordenação livre de colunas Agrupamento de pilha por livre escolha Totalizadores Físicos e eletrônicos 24

25 Modelos de Telas do e-tce Visualização de peças de processo O e-tce possui ferramenta GED (Gestão Eletrônica de Documentos) proprietária. Para peças processuais são aceitos documentos que possam ser convertidos para o formato PDF. Os documentos são digitalizados no padrão OCR, permitindo a captura de partes dos textos para citações em instruções produzidas pelo Tribunal de Contas. Visualização de peças de processos e informações sobre trâmite, com agilidade do recurso monitor adicional. Peças organizadas de acordo com a ocorrência dos atos/eventos originadores. Também por tipo e origem da peça. Os documentos são digitalizados no padrão OCR, permitindo a captura de partes dos textos para citações em instruções produzidas pelo Tribunal de Contas. Abas com informações Abas específicas ordenadas e com recurso informações de impressão. referentes à ficha do processo ou documentos e histórico de eventos. Impressão do histórico de trâmite de processo. Acompanhamento do histórico de trâmite do processo, com recursos para ordenação de dados, facilitando a consulta do evento. 25

26 Consulta de pauta Modelos de Telas do e-tce A consulta de pauta oferece recursos para inclusão de novos processos na pauta, através da operaçãode edição de pauta. Também é possível anexar resumo dos processos. Enviar resumo dos processos da pauta. Editar pauta. Resumo dos processos relacionados na pauta para leitura no Plenário. Exibe para consulta ou exclusão, somente os processos do Relator selecionado. Edição da ordem e observações dos processos na pauta (botão verde). Também permite a exclusão de processos na pauta (botão vermelho). 26

27 Modelos de Telas do e-tce Menu Sessões O menu Sessões oferece recursos para criação e edição de pauta. Também permite consultar peças de processos inseridos nas pautas. 27

28 Modelos de Telas do e-tce Plenário Recurso disponível para os Conselheiros no Plenário para acompanhamento da Pauta e peças de processos. Menu Plenário disponível conforme parametrização de perfil de usuário. Visualização da Sessão selecionada no menu Plenário Sessões. 28