TRAMITE Manual do usuário

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1 TRAMITE Manual do usuário Este documento refere-se à utilização do Sistema Tramitação dos Processos

2 Índice 1) Requisitos mínimos para utilização...4 2) Identificação do Usuário...4 3) Objetivo...5 4) Tabelas de Apoio Sub-modulo Motivos de Cancelamento e de Parada Sub-modulo Roteiros dos Processos...7 5) Tramitação dos Processos Tela de consulta e localização dos Processos Tela de visualização dos detalhes dos processos Tela de visualização dos tramites dos processos Tela de alteração e cancelamento dos tramites Tela de paralisação dos tramites Tela de tramitação ) Comprovante de Recebimento Tela de localização dos Comprovantes gerados Comprovante impresso ) Consultas Tela de consulta e localização dos processos Relatório Comparativo de Roteiros ) Autorização de Remetentes Departamentos/Disciplinas ou setores Telas de consulta, inclusão e alteração Usuários Autorizados Telas de consulta, inclusão e alteração ) Alertas Processos não recebidos Tela de recebimento Processos parados há mais de 7 dias tela de paralisação Processos tramitados e não recebidos pelo destinatário tela de cancelamento

3 1-REQUISITOS MINIMOS PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA O Tramite foi desenvolvido em uma plataforma WEB a fim de permitir o seu acesso pela intranet na pagina da Unifesp. Para isso é necessário possuir uma conexão local com a internet. Sistemas Operacionais: Windows XP ou VISTA; Linux; Navegadores de Internet Mozilla Firefox 3.5.9; Internet Explorer 8.0; 2-IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO O acesso ao sistema será pela pagina da Unifesp: Intranet Serviços Unifesp Sistemas Administrativos. Serão liberados os sistemas na qual o usuário possui acesso dentre eles o Tramite. Em caso de não possuir acesso, deverá solicitar seu cadastro junto a Diretoria Administrativa de seu campus. 4

4 3- OBJETIVO Esse sistema tem como objetivo registrar todos os trâmites dos processos feitos pelos diversos usuários autorizado da Unifesp (todos os Campi) dentro de departamentos/ divisões/seções autorizados pelo administrador do sistema para localização on-line do processo por qualquer usuário a qualquer momento. Cada usuário estará ligado a pelo menos um código de centro de custo onde será permitido visualizar os trâmites ocorridos a este seu centro de custos e divisões/seções subordinadas a ele. O sistema é composto por módulos arquitetados de forma a serem ou não visualizados pelos usuários de acordo com os acessos que este possuir. Esses módulos estarão ordenados no menu da barra horizontal e seus sub-modulos quando possuir na vertical. Menu principal 4-MODULO TABELAS DE APOIO O modulo Tabelas de Apoio é composto por sub-módulos abaixo e permitem parametrização dos motivos de cancelamento de um trâmite, motivos de parada de um processo em um local para justificar tempo parado, criar roteiro por tipos de processos dos locais por onde deveria tramitar e o tempo de permanência máxima em cada local para confrontar com o tramite real. 5

5 Sub-módulo Motivos de Cancelamento e Motivos de Parada Tela de consulta de motivos (cancelamento / parada) Tela de inclusão / alteração de motivos (cancelamento / parada) 6

6 Sub-módulo Roteiros dos processos Tela de consulta de roteiros Tela de inclusão / alteração de roteiros 7

7 5 - TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS Tela de filtros para localização dos processos Abaixo está a tela principal do módulo e do sistema. Nela serão apresentados todos os processos cadastrados no sistema de acordo com o filtro informado. Também serão apresentadas as opções permitidas por processo em relação ao usuário logado, ou seja, se possui um tramite para seu depto e/ou setores/disciplinas abaixo. Tela de consulta dos processos (resultado da busca) e opções permitidas Caso o usuário deseje visualizar detalhes do processo deverá clicar no botão a tela de Detalhes do processo. que exibirá 8

8 Visualizar detalhes do processo Caso o usuário deseje visualizar todos os tramites do processo deverá clicar no botão que exibirá a tela de Tramites do processo. Nela serão apresentadas as opções permitidas por tramite executado em relação ao usuário logado e a situação do tramite. Visualizar Trâmites do processo Caso o usuário deseje alterar um tramite deverá clicar no botão que exibirá a tela de alteração do tramite. Será permitida alteração apenas na Observação e para trâmites ainda não recebidos que tenham sido gerados pelo usuário logado ou para usuários que estão cadastrados na mesma área (dentro do intervalo de centros de custo do registrador). 9

9 Tela de alteração do tramite Caso o usuário deseje cancelar um tramite deverá clicar no botão que exibirá a tela de cancelamento do tramite. Será permitido cancelar apenas trâmites ainda não recebidos que tenham sido gerados pelo usuário logado ou para usuários que estão cadastrados na mesma área (dentro do intervalo de centros de custo do registrador). Deverá selecionar um motivo de cancelamento previamente parametrizado. Tela de cancelamento do tramite Caso o usuário deseje paralisar um tramite deverá clicar no botão que exibirá a tela de paralisação do tramite. Será permitido paralisar apenas trâmites já recebidos pelo usuário logado ou pelos usuários que estão cadastrados na mesma área (dentro do intervalo de centros de custo do registrador). Deverá selecionar um motivo de paralisação previamente parametrizado. 10

10 Tela de paralisação do tramite Caso o usuário deseje tramitar o processo deverá clicar no botão tramitação do processo selecionado. que exibirá a tela de Tela de tramitação do processo Para executar um tramite deverá escolher ou informar os seguintes dados: Depto Remetente: se usuário está cadastrado em mais de um depto/disciplina ou setor deverá selecionar qual o centro de custo será o remetente desse tramite. Tipo Destinatário: se tipo destinatário for um centro de custo deverá informar o código ou parte da descrição do centro de custo destinatário para seleção; se tipo for um funcionário deverá informar o tipo/nro funcional ou parte do nome do funcionário destinatário para seleção; se tipo for uma entidade externa ou outros tipos de destinatários deverá digitar a descrição do destinatário. Observações: texto livre para descrever o motivo do tramite ao destinatário selecionado. 11

11 6 - COMPROVANTE DE RECEBIMENTO Tela de visualização dos comprovantes de recebimento Nela serão apresentados os comprovantes de recebimento de acordo com o filtro que poderá ser por Nro de comprovante ou por Nro de processo. Como padrão virá somente os comprovantes pendentes de emissão, porém permite re-impressão de comprovantes já emitidos. Caso o usuário deseje visualizar os processos desse comprovante deverá clicar no botão que exibirá a tela de processos relacionados. Tela de visualização dos processos relacionados ao comprovante 12

12 Caso o usuário deseje imprimir esse comprovante deverá clicar no botão preview de impressão. que exibirá o 7- CONSULTAS GERAIS Nesse modulo estará disponível por enquanto o relatório de comparação entre o roteiro definido X roteiro percorrido realmente por um processo. Tela de seleção de um processo para comparação de roteiros 13

13 Visualização do preview do relatório 8-AUTORIZAÇÃO DE REMETENTES Este módulo é de acesso restrito do administrador do sistema trâmite para controle dos deptos/disciplinas ou setores e seus usuários na utilização desse sistema. 14

14 Tela consulta deptos/disciplinas ou setores autorizados Caso administrador queira alterar ou visualizar os usuários contidos em algum depto deverá clicar no botão para apresentação da tela de alteração. Para inclusão de um novo depto deverá informar os seguintes dados: - centro de custo informando o código ou parte da descrição para seleção; - gerencial (sim ou não) quando gerencial permite a todos os usuários contidos nesse depto visualizar todos os processos (dados e tramites) mesmo não havendo tramite para ele. - situação que inicialmente deverá se ativo. Se desativar, todos os seus usuários serão automaticamente desativados porem ao reativar, seus usuários não serão automaticamente reativados. Tela de inclusão / alteração de deptos/disciplinas ou setores autorizados 15

15 Cabe ao administrador repassar a responsabilidade a algumas pessoas que serão responsáveis por conceder e manter atualizados os acessos dos usuários dentro dos códigos subordinados ao seu centro de custo. O cadastro de usuários autorizados consiste em relacionar uma pessoa com vinculo (Unifesp ou HSP ou Autorizados) em um ou mais deptos autorizados para que ele passe a fazer e visualizar os trâmites dos processos dentro da Unifesp e seus campi. Para inclusão de um novo usuário deverá informar: - selecionar o depto autorizado (cadastrado pelo administrador) - selecionar o funcionário informando tipo/nro funcional ou parte do nome para localização - se será responsável pelo depto autorizado (visualizado somente pelo administrador) para repasse de responsabilidade Tela de inclusão / alteração de usuários autorizados A tela de consulta permite filtrar por depto autorizado ou por usuário autorizado, para tanto deverá informar parte do nome ou da descrição do depto ou mesmo o codigo. Tela de consulta dos usuários autorizados 16

16 9 - ALERTAS Este é o modulo que permite a cada depto autorizado controlar a entrada e a saída dos processos via trâmite. Apresenta nos seus sub-modulos a lista de processos em determinadas posições: - Processos a receber -> processos que foram tramitados ao seu depto ou nas divisões / seções abaixo e ainda não foram recebidos. - Processos parados no setor -> processos que foram recebidos mas permanecem no setor há mais de 7 dias sem justificativa de parada. - Processos enviados e não recebidos -> processos que foram tramitados cujos destinatários não fizeram os recebimentos. Esta tela apresenta os Processos pendentes de recebimento. Caso usuário deseje receber deverá clicar no botão e confirmar o recebimento. 17

17 A impressão do comprovante poderá ser logo após o recebimento. Se desejar poderá não imprimir para que seja agrupado no mesmo comprovante vários processos desde que o remetente seja o mesmo e o recebimento na mesma data pela mesma pessoa. Esta tela apresenta os Processos parados no setor. Tela de processos parados no setor Caso usuário deseje tramitar o processo deverá clicar no botão de tramite. e este seguirá para a tela Tela de tramitação dos processos parados 18

18 Caso usuário deseje paralisar o processo de forma justificável, deverá clicar no botão este seguirá para a tela de paralisação onde deverá ser informado o motivo e alguma observação se necessário. e Tela de paralisação dos processos Esta tela apresenta os Processos enviados e não recebidos pelos destinatários. Tela de processos enviados e não recebidos Caso usuário deseje cancelar o tramite deverá clicar no botão cancelamento. e seguirá para a tela de 19

19 Tela de cancelamento de tramite não recebido 20

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