Como usar o Scanner na Digitalização de Documentos

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1 Manual de Procedimentos de Digitalização Como usar o Scanner na Digitalização de Documentos Brasília, junho de 2012.

2 TÍTULO DO DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO Como Usar o Scanner na Digitalização de Documentos APRESENTAÇÃO Prezado usuário, este tutorial foi desenvolvido para Agentes de Documentação quando na digitalização de documentos, com as funções básicas de operação do scanner nas impressoras multifuncionais Ricoh Afício MP 3351, 4001, C3001 e similares. IMPORTANTE: Para digitalização de processos inteiros ou volumes de processos, acesse o conteúdo Como usar o Scanner na Digitalização de Processos. INFORMAÇÕES ÚTEIS ANTES DA PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO O documento avulso deve ser digitalizado em um único arquivo PDF de uma ou múltiplas páginas; Verificar se há informação no verso de todas as folhas. Em se tratando de documentos, o verso da folha que não contenha informação não deve ser digitalizado; Caso haja neste documento uma folha com conteúdo também em seu verso, recomenda-se usar a função lote no scanner (ver item Lote ). PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO A SER DIGITALIZADO A preparação do documento a ser digitalizado é de suma importância para que esta cópia a ser digitalizada possa refletir com fidelidade seu original. Retirar grampos, clips, marcadores, papéis de recado e demais objetos que não façam parte do documento; Desamassar e desfazer dobras; Deve ser considerada para digitalização somente a face da folha que houver conteúdo; 2

3 PROGRAMAÇÃO DO SCANNER No painel de controle localizado à esquerda da impressora, selecione a opção scanner. No teclado numérico localizado à direita da impressora, digite sua senha de acesso e no visor central, clique em Ok. 3

4 No Visor Central, à sua esquerda, clique em Definições de Digitalização. Na aba Tipo de Leitura, selecione a opção P e B: Texto/Foto para documentos com informações em preto e branco. Esta opção é recomendada na maioria dos casos por deixar o arquivo com menor tamanho. Estes modelos de multifuncional têm a opção de digitalização em cores. Ela é necessária principalmente em documentos com fotos, gráficos, ou tabelas coloridas. 4

5 Na aba Tipo de Leitura, selecione a opção Seleção Automática de Cores para que o scanner reconheça automaticamente documentos em preto e branco e/ou em cores. Para configuração da Resolução, clique na aba Resolução : selecione 300 DPI e clique em Ok. No Visor Central, à sua esquerda logo abaixo de Definições de Digitalização, clique em Lote. 5

6 Na aba Orientação do Papel, selecione o ícone. Na aba Definições do Original, caso o documento tenha somente frente, selecione 1 Lado e clique em Ok. Se ele houver frente e verso, selecione 2 lados e clique em Ok. À direita do visor central, clique em LOTE. Após, clique em Ok. A função LOTE serve para: 1. Poder alimentar a impressora na bandeja automática superior e também diretamente no visor (levantando esta bandeja); 2. Dividir o arquivo documento em mais de um arquivo. 6

7 No visor central, localize a pasta de destino do arquivo na aba PASTA. A impressora dá a opção de enviar o arquivo digitalizado para mais de uma pasta, bastando selecionar mais de um nome. INSERINDO O DOCUMENTO NO SCANNER Como foi selecionado acima através do ícone, a opção de inserção de folhas deverá seguir este ícone. Caso seja possível, insira a folha nesta posição, pois a impressora irá realizar a digitalização mais rapidamente. Caso tenha selecionado a opção Lote, clique em # localizado no teclado numérico para que seja finalizado o lote. VERIFICAÇÃO DE QUALIDADE APÓS A DIGITALIZAÇÃO 1. Vá à pasta scanner indicada anteriormente e localize o arquivo referente ao documento recém digitalizado. 2. Renomeie este arquivo com o número de protocolo do documento para que este seja mais rapidamente localizado. 3. Transfira o arquivo para seu computador. 4. Abra-o usando o programa Adobe PDF e verifique se todo o documento foi digitalizado e se esta cópia está com boa qualidade. 7

8 5. Caso não esteja, solucione o problema refazendo o procedimento. Não faça o upload de parte do documento ou documento ilegível. IMPORTANTE: Se o arquivo recém digitalizado destinar-se à anexação em um processo, faça o upload deste documento em seu respectivo cadastro e não no processo. PARA FAZER UPLOAD DE UM DOCUMENTO, SIGA: MENU QUERO>>cadastro>>upload 8