Escritório de Gerenciamento de Projetos de Mato Grosso TAP. Oficina de Elaboração de Termo de Abertura de Projetos

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1 EGP MT Escritório de Gerenciamento de Projetos de Mato Grosso TAP Oficina de Elaboração de Termo de Abertura de Projetos

2 SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO CARTILHA DE ELABORAÇÃO DE TERMO DE ABERTURA DE PROJETOS - TAP

3 Gestão de Projetos A adoção do modelo gerencial na análise da administração pública é um fenômeno recente, quando observado do ponto de vista histórico. No campo da ação, mais nova ainda é a integração de estratégias operacionais oriundas das abordagens gerenciais para viabilizar a realização dos processos internos da administração ou a prestação de serviços à sociedade. É importante a conscientização e o comprometimento de todos quanto à adoção de boas práticas de gerenciamento de projetos e à implantação da proposição do modelo de EGP para o sucesso da organização como um todo, visando, sobretudo: Otimizar o tempo de planejamento dos projetos; Padronizar processos e implementar melhores formas de trabalho; Dar visibilidade ao andamento dos projetos; Auxiliar a tomada de decisão da alta direção; Minimizar custos e maximizar resultados. Para tanto, a equipe da SECOPA desde 2012 desenvolveu o SIGEP, um sistema de propriedade do Estado, operado via Web que se encontra hospedado em servidor de grande porte do CEPROMAT. O Sistema atende a Metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pelo Estado, baseada nas áreas de conhecimento do PMBOK, contemplando todas as suas fases e processos. Ele possibilita o gerenciamento de todos os projetos distribuídos e departamentalizados por Unidades Administrativas, permitindo a visão do todo pelo governo - EGP MT - e a visão segmentada pelos demais Órgãos e Entidades do Estado EGP Setorial. Numa ação de implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos da Secretaria de Planejamento EGP SEPLAN é disponibilizada esta Cartilha para orientar os servidores na elaboração do Termo de Abertura de Projeto (TAP), etapa inicial das boas práticas de gerenciamento de projetos, e sua inserção no SIGEP.

4 ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DE TERMO DE ABERTURA DE PROJETO (TAP) PRINCIPAIS CONCEITOS I IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Nome do Projeto: Recomenda-se uma denominação sucinta e objetiva, que retrate o que se pretende fazer ou realizar. Patrocinador do Projeto: O patrocinador é quem apoia o projeto dentro da organização. Pode ser um diretor que autoriza os pagamentos, ou um gerente que se reporta à diretoria. O importante é que ele apoie o projeto tanto em termos financeiros quanto com respaldo político, garantindo os recursos (financeiros, materiais e humanos) quando necessários. Durante o ciclo de vida do projeto, o patrocinador atua como um decisor, tomando decisões que estejam acima da alçada do gerente do projeto. Além disso, o patrocinador funciona como um intermediador junto à alta administração e, eventualmente, junto a alguns stakeholders. O papel do patrocinador inclui: Participar na seleção, categorização e priorização de projetos; Participar no estabelecimento de prioridades e alocação de recursos; Alinhar os objetivos do projeto ao planejamento estratégico da organização; Acompanhar o andamento do projeto através de relatórios periódicos. No âmbito do Estado, considera-se Patrocinador o órgão ou entidade responsável financeira e politicamente pelo projeto, representado por sua mais alta liderança. Programa de Governo e Projeto Orçamentário Como toda despesa na administração pública deve ser executada mediante autorização de lei, temos como instrumentos de planejamento o Plano Plurianual PPA e a Lei Orçamentária Anual - LOA. Por consequência, os recursos são alocados em um determinado Projeto Orçamentário, que por sua vez contribui para o cumprimento dos objetivos de um Programa de Governo. Na identificação do Projeto, deve-se demonstrar sua aderência e alinhamento como Plano Estratégico de Governo. Portanto, ele deve estar vinculado a um dos Programas de Governo da Unidade Orçamentária patrocinadora. Deve também estar vinculado a um Projeto Orçamentário vinculado à unidade administrativa do Patrocinador, no qual estarão previstos os recursos orçamentários e financeiros necessário à execução.

5 Gerente do Projeto Pessoa designada pelo Órgão/Entidade executor (a) para gerenciar o projeto, visando ao alcance dos seus objetivos. Recomenda-se que tenha algumas habilidades como iniciativa, liderança, flexibilidade, organização, disciplina, capacidade de negociar, integrar e resolver problemas, dentre outras. Atribuições do Gerente Gerenciar o plano do projeto, liderar a equipe, coordenar reuniões, articular os interesses do projeto com os de outros setores, instituições e partes interessadas em geral, assegurando a realização do projeto dentro de padrões de desempenho satisfatórios, especialmente em relação a prazos, custos e qualidade. II PLANO DE ESCOPO 1. Problema/Oportunidade: Todo projeto é criado para oferecer solução para algum problema ou para aproveitar uma oportunidade que se evidencia. Neste campo deve ser descrito, com clareza, o problema ou a oportunidade que motiva o desenvolvimento do projeto. Não se trata do objetivo do projeto, que terá campo específico para registro. O texto deve ser sucinto, mas suficientemente claro, para evidenciar as razões que justificam a mobilização e a alocação de recursos humanos e financeiros na execução do projeto. 2. Objetivo: Neste campo deve ser descrito o que se quer alcançar ao final da execução. O objetivo geral demonstra de forma ampla os benefícios que devem ser alcançados com a implantação do projeto. Os projetos de Governo devem ser formulados de tal modo que sejam evidenciados os impactos a serem produzidos, alterando a realidade observada. Exemplo: aumentar o índice de transparência do Governo de Mato Grosso; 3. Justificativa: O campo da justificativa deve ser aproveitado para o convencimento do patrocinador sobre as razões pelas quais o projeto deve ser realizado. Deve ser ressaltada sua necessidade, sua viabilidade, sua capacidade de alcançar a solução do problema ou de aproveitar a oportunidade surgida. Tente apresentar fatos concretos e dados numéricos que demonstrem, de forma objetiva, que o projeto elaborado mostra-se mais adequado que outras soluções possíveis. Abaixo são listadas algumas sugestões de aspectos que podem ser abordados na justificativa: a) descrição das características sociais, culturais, econômicas e políticas do público-alvo do projeto; b) comparação, mediante estudos, de que as ações propostas são as que geram melhores resultados;

6 c) apresentação de evidências de que a execução do projeto aproveita as qualidades dos recursos humanos disponíveis e incorpora os demais recursos já em uso; d) demonstração da economicidade do projeto e de sua adequação às possibilidades financeiras da organização; e) apresentação de evidências de que o projeto atende à percepção da sociedade acerca do problema apontado, contribuindo para aumentar a satisfação das suas necessidades e também sua satisfação com a própria ação governamental. Exemplo: existência de normativo que obriga os entes a disponibilizar as informações; 4. Escopo do Projeto: É tudo o que deve ser feito para que seja atingido o objetivo do projeto. Em outras palavras, é tudo o que o projeto deve entregar. O escopo é a base para um plano de projeto bem sucedido, pois nele são identificadas as principais entregas e exclusões de um grande projeto. É a partir dele que os recursos necessários são identificados, a linha de base do cronograma é montada e os custos são levantados, tudo isso levando em consideração as expectativas sobre o projeto e o ambiente em que ele será executado. Portanto, no TAP, devem ser indicados no mesmo campo, de forma concisa, o escopo do projeto, o escopo do produto e os itens que estão fora do escopo. 5. Resultados (Produtos e serviços): Os impactos e resultados esperados de um projeto estão relacionados, respectivamente, com seus objetivos gerais (descritos em objetivo ) e específicos (descritos em escopo do projeto ). Tudo o que é programado e realizado na fase de execução das ações de um projeto se traduz em produtos ou serviços cujas dimensões podem ser propostas. É recomendável a utilização de números neste campo. Quanto aos impactos, defina-os como sendo as consequências finais resultantes do conjunto das ações executadas e dos produtos gerados. Quanto aos resultados, defina-os a partir dos produtos e serviços oriundos das ações realizadas. Exemplo: portal da transparência em pleno funcionamento; 6. Legados: São os benefícios e vantagens que o projeto proporcionará à sociedade depois de concluído. É o que será deixado, de valor ou não. Exemplo: Aumento do acompanhamento/controle social das ações governamentais pelos cidadãos.

7 7. Abrangência do Projeto: A abrangência de um projeto é a expressão das características que definem o tamanho ou amplitude do projeto em termos de público alvo, pessoas envolvidas na sua execução e extensão da área de atuação ou de alcance do projeto. Pode apontar a área geográfica das realizações pretendidas, o público envolvido na participação do projeto, o alcance dos resultados, etc. Para definir a abrangência do projeto, responda as seguintes questões: a) Qual é o público a ser envolvido na participação do projeto? b) Qual público será alcançado pelos resultados? c) Qual é o local onde será desenvolvido o projeto? d) Qual é o alcance geográfico dos resultados? 8. Premissas Premissas são suposições dadas como certas sobre o projeto. É algo que se assume como verdadeiro, em muitos casos independentemente de comprovação. As premissas influenciam todos os aspectos do planejamento de um projeto, em especial o escopo. Além disso, podem oferecer algum grau de risco, e, portanto, devem ser constantemente revisadas e atualizadas durante todo o projeto. Exemplo: Desenvolvimento do site pela coordenadoria de TI da Seplan ; 9. Restrições: Restrições são limitações impostas interna ou externamente ao projeto. São fatores que afetam diretamente o desempenho do projeto ou a maneira como uma atividade será executada. Exemplo: Não há previsão orçamentária para o desenvolvimento do site; Data de Início Estimada A data de início de um projeto deve ser estimada de tal forma que se considerem: a) as variáveis burocráticas: tempo adequado para que todos os trâmites internos à unidade administrativa sejam realizados afim de que as ações possam iniciar-se; b) as variáveis orçamentárias: por exemplo, é pouco comum que no início de um exercício fiscal, já existam disponibilidades financeiras e orçamentárias para a implementação de projetos de maior custo; c) variáveis políticas: um bom projeto pode aguardar a convergência com outras iniciativas do próprio governo estadual ou até de outros entes da Federação, de modo a ampliar sua efetividade e até visibilidade.

8 Data de Fim Estimada Um bom planejamento deve considerar possíveis problemas que surgem com frequência. Se isto acontecer, é possível estimar o tempo necessário para sanar tais problemas e deste modo projetar uma data de conclusão dos trabalhos mais próxima do real. O ideal seria que, considerando o risco dos problemas surgirem e atuando de forma preventiva para evitá-los, desde o início do projeto, se conseguisse concluir um projeto em data anterior à estimada. É frequente que os responsáveis pelo planejamento dos projetos sejam pressionados a lançar o menor tempo necessário para a execução do projeto. Mas esta não é uma boa política, porque em geral resulta em dilatação dos prazos e na sensação socialmente difundida de frustração dos compromissos assumidos pelo governo. Por fim deve-se classificar o projeto em obras ou outros projetos (projetos especiais). III -PARTES INTERESSADAS É o momento de identificar, além dos órgãos de Governo, as demais pessoas, grupos ou organizações que tem algum tipo de interesse no projeto. Logo, as partes interessadas (stakeholders) são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados pela execução ou pelo resultado do projeto. Algumas são beneficiadas, enquanto outras enxergam resultados negativos para seus interesses. As partes interessadas podem exercer influência sobre o projeto. A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência para garantir um projeto bem-sucedido. As principais partes interessadas, presentes em quase todos os projetos, são: Gerente do projeto: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto; Cliente ou usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. Em algumas áreas de aplicação, os termos cliente e usuário são sinônimos, enquanto em outras, clientes e refere à entidade que adquire o produto do projeto e usuários são os que utilizarão diretamente o produto do projeto; Organização executora: As pessoas ou as empresas cujos funcionários estão envolvidos na execução do trabalho do projeto; Equipe técnica do projeto: O grupo que está envolvido na execução do projeto; Equipe de gerenciamento do projeto: O grupo que está diretamente envolvido nas atividades de gerenciamento de projeto, auxiliando o gerente; Patrocinador: A pessoa ou a organização que fornece recursos financeiros e apoio político ao projeto; Fornecedores internos: Pessoas ou setores da instituição responsável pelo projeto, que fornecerão recursos necessários à execução;

9 Fornecedores externos: Pessoas ou organizações externas à instituição responsável pelo projeto, que fornecerão recursos necessários à execução; Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à execução ou aos resultados do projeto, mas que, devido ao seu relacionamento com a organização, podem influenciar, positiva ou negativamente, o andamento do projeto; EGP (Escritório de Projetos): Se existir na organização executora, o EGP será uma parte interessada. IV- PLANO DE RECURSOS Documento que identifica e caracteriza os recursos humanos e materiais necessários. Devem também ser indicados a quantidade e o momento em que deverão ser disponibilizados. É aconselhável gerenciar os recursos humanos e os recursos materiais separadamente. V- PLANO DE TEMPO/CRONOGRAMA No TAP, o cronograma é uma sequência de datas e prazos para as fases e entregas previstas no escopo do projeto. Deve ser feita uma listagem em ordem cronológica, de forma a indicar precedências e dependências. VI- PLANO DE RISCOS Um risco é todo evento que pode impactar o projeto, de forma positiva ou negativa. Se o risco é benéfico ao projeto, chama-se oportunidade ou risco positivo. O Plano de Riscos pode ser entendido como a previsão das ocorrências que podem afetar o andamento do projeto. Posteriormente, nos processos de planejamento, serão também previstas as medidas a serem tomadas para impedir, diminuir ou potencializar os efeitos e impactos. O gerenciamento dos riscos é importante por possibilitar a antecipação do gerente às ocorrências, de modo que o projeto seja mantido sob controle. No TAP, são efetuadas apenas a identificação do risco e a gradação da probabilidade de ocorrência e do impacto no projeto. VII- PLANO DE CUSTOS O Plano de Custos é o documento que deve refletir o custo previsto para o projeto. Após a abertura do projeto, as estimativas de custos poderão ser refinadas, para refletir os detalhes que só serão conhecidos ao longo do tempo. Ou seja, a exatidão de uma estimativa de custos irá aumentar conforme o projeto vai sendo executado. Os custos das atividades são estimados para todos os recursos previstos para o projeto, além de categorias especiais como provisões para inflação ou custo de contingência.

10 VIII- PLANO DE COMUNICAÇÃO O Plano de Comunicação de um projeto é um documento onde estão descritas as estratégias de comunicação de um determinado projeto. Em linhas gerais, trata-se de explicitar como as informações certas chegarão até as pessoas certas, no tempo adequado. Desta forma, o documento deve registrar as ações e ferramentas planejadas para que todas as partes interessadas no projeto mantenham-se atualizadas sobre a execução do projeto, no tocante às informações que interessam a cada uma. IX-APROVAÇÃO DO PROJETO Ato formal de aprovação do Termo de Aberturado Projeto TAP pelo gestor representante do órgão patrocinador. Tem o efeito de autorizar o prosseguimento do projeto para a fase de planejamento, na qual receberá maiores detalhamentos e passará por uma depuração para posterior execução. SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS - SIGEP 1. Acesse o SIGEP: 2. Digite usuário e senha: 3. Acesse o campo Termo de Abertura:

11 Escritório de Gerenciamento de Projetos P de Mato Grosso 4. Digite as informaçõe ações do projeto nos campos. 5. Após o registro destes dest campos, clique em salvar. Em seguida da é gerado um número identificador para o pr projeto e este será salvo no grupo de Projetos jetos Iniciação. unda etapa de formulação do Termo de Abertu ertura de Projeto. Deve6. Em seguida, inicia-se a segunda se acessar no menu superior,, o item it Projetos, que abrirá uma tela com os p projetos da Unidade Administrativa em suas váriass fas fases, utilize os filtros se necessário. Então, o, se seleciona-se o projeto desejado para preenchimento dos do campos TAP na fase de Iniciação.

12 7. Abre-se então a janela que traz os dados do Termo de Abertura escolhido. Inicia-se, neste momento, a segunda etapa do preenchimento do Termo de Abertura, onde detalham-se os seguintes grupos de informação das áreas de conhecimento demonstradas nas abas conforme abaixo: III Partes Interessadas Cadastramento dos Parceiros Para cadastrar novos parceiros no SIGEP é necessário acessar a guia Parceiros Novo Parceiro e preencher os dados para finalizar o cadastro. Esse procedimento é necessário sempre que não existir o cadastro no SIGEP de uma Instituição que seja parte interessada em um projeto.

13 IV- Plano de Recursos V- Plano de Tempo/Cronograma VI- Plano de Riscos VII- Plano de Custos Abrirá uma caixa de diálogo, com três campos: tipo, descrição e valor, como abaixo:

14 As estimativas de despesas podem ser lançadas com os valores agregados por tipos de despesa ou de forma analítica, com a especificação de cada um dos tipos de despesa, de modo que o próprio SIGEP funcione como um ambiente para a formulação de uma memória de cálculo dos gastos necessários para a viabilização do projeto. VIII- Plano de Comunicação IX- Aprovação do Projeto MODELO DE FORMULÁRIO DE TERMO DE ABERTURA DE PROJETO I IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Nome do Projeto: Patrocinador do Projeto: Programa de Governo Termo de Abertura de Projeto - TAP

15 Projeto Orçamentário Gerente do Projeto: Atribuições do Gerente: Telefone: II - PLANO DE ESCOPO 1. Problema/Oportunidade: 2. Objetivo: 3. Justificativa: 4. Escopo do Projeto: 5. Resultados (Produtos e serviços): 6. Legado: 7. Abrangência do Projeto: 8. Premissas 9. Restrições:

16 III PARTES INTERESSADAS Nome Papel/Função Telefone IV - PLANO DE RECURSOS Tipo de Recurso Descrição Quantidade Pessoal Equipamentos Espaço físico Outros V - PLANO DE TEMPO (CRONOGRAMA) Previsão de Início Ações/Atividades/Tarefas: , 5. Previsão de Término VI - PLANO DE RISCOS Descrição Classificação Probabilidade Impacto Priorização VII PLANO DE CUSTOS Tipo de Despesa Descrição da Despesa Valor Pessoal Diárias Passagens Material de Consumo Serviços de Terceiros P.Jurídica Equipamentos Obras e Instalações Total Geral R$

17 VIII PLANO DE COMUNICAÇÃO Reunião de lançamento do projeto (kick-off); Periodicidade das reuniões da Equipe do Projeto; Envio de mensagens para Equipe do Projeto e Partes Interessadas através do SIGEP; Envio de mensagens para Equipe do Projeto e Partes Interessadas automaticamente pelo SIGEP; Realização de Fóruns de Discussão com Equipe do Projeto e Partes Interessadas; Agendamento e divulgação de reuniões através do SIGEP; Marcar IX APROVAÇÃO DO PROJETO Aprovo o presente de Termo de Abertura de Projeto e autorizo o desenvolvimento das demais fases para implantação definitiva. Cuiabá/MT, de de 20 Nome e cargo do responsável pela autorização EQUIPE DO EGP MT Arenice Ribeiro Lopes Paulo Fernandes Rodrigues Rogério Camargo Nery William de Almeida DIAGRAMAÇÃO E LAYOUT Ricardo Sardinha

18 FONES : (65) / / PALÁCIO PAIAGUÁS - BLOCO SEPLAN - CENTRO POLÍTICO ADMINISTRATIVO - CPA CUIABÁ MATO GROSSO