Apresentação Órgão para contato Nome do Trabalho Tema Equipe Delimitação da Ação Objetivos e Metas

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1 Apresentação Órgão: Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins para contato: Nome do Trabalho: PadLog Sistema de Planejamento Integrado de Eleições Tema: Tecnologia da Informação Equipe: Alysson Martins Bruno (Analista Judiciário/Coordenador), Marcelo Ribeiro de Oliveira Mello (Técnico Judiciário) autor formal, Michael Schuenck dos Santos (Analista Judiciário/Chefe de Seção), Murilo de Souza Martins (Estagiário) Delimitação da Ação: Utilizado desde 2008, o Sistema PadLog, é uma ferramenta para auxiliar no planejamento das atividades de uma instituição, sendo que todos os seus setores participam efetivamente deste planejamento, pois a mesma fica disponível via intranet. Além deste papel do sistema no planejamento há, ainda, o acompanhamento da execução, auxiliando, portanto, em todas etapas do ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir). O PadLog se tornou de suma importância para o planejamento integrado das eleições no TRE-TO, e de outros Tribunais Eleitorais. O sistema tem evoluído continuamente e encontra-se bastante maduro, surgindo como instrumento adequado para o atendimento à Meta 6 de 2011 do Conselho Nacional de Justiça. Objetivos e Metas: O Sistema PadLog foi desenvolvido com os seguintes objetivos: Permitir o planejamento e acompanhamento das atividades das diversas unidades do órgão, o que precisa ser feito de forma padronizada e integrada, para se alcançar a otimização de recursos humanos e financeiros. No caso dos Tribunais Eleitorais, pela própria natureza dos órgãos, a maioria das atividades são relacionadas às eleições; Fornecer um panorama geral do andamento das atividades das unidades à alta direção; Estimular a prática do planejamento das ações futuras pelas unidades do órgão e, consequentemente, reduzir os riscos inerentes à realização de tarefas improvisadas; Propiciar o aperfeiçoamento contínuo das atividades por meio do registro e posterior consulta de dificuldades e lições aprendidas; Facilitar, padronizar e registrar a comunicação entre as unidades do órgão.

2 1 Identificação do Problema Desenvolvimento A realização de uma eleição é um feito logístico de grandes proporções, com o envolvimento de um imenso número de pessoas, de grandes volumes financeiros e de distâncias geográficas consideráveis. Esta magnitude traz também altos riscos, de diversas naturezas, como riscos de acidentes, de viagens feitas por trajetos mais longos que o necessário, de perda de equipamentos, entre inúmeros outros. No entanto, mesmo diante destas condições, a realização das eleições ocorria sob circunstâncias que, na maioria das vezes, não mitigavam os riscos. Uma situação sempre recorrente era a dependência exacerbada dos conhecimentos dos servidores lotados nas zonas eleitorais. Isto podia ser constatado pelo fato de que não existiam direcionamentos e fluxos de trabalho bem estabelecidos e suportados pela alta administração do tribunal. Dentre os resultados desta dependência, destacava-se a falta de padronização nos procedimentos utilizados em cada zona eleitoral, levando à situação em que a mesma atividade era realizada com sucesso em algumas zonas eleitorais, mas não em outras. O problema relacionado à dependência dos servidores era ainda mais sério se considerado que, no Tocantins, até 2005, a maioria dos servidores das zonas eleitorais eram requisitados de outros órgãos. Isto fazia com que a rotatividade de servidores fosse grande, aumentando ainda mais os riscos, uma vez que, quando da saída de um servidor, grande parte do seu conhecimento operacional também era perdida. Some-se às dificuldades mencionadas, as dificuldades inerentes à comunicação. Até o início deste século, os meios de comunicação mais ágeis utilizados eram o telefone e o fax. O ainda não era amplamente utilizado, tanto por razões relacionadas à infraestrutura de Internet nos municípios do interior, quanto por não ser, naquela época, uma tecnologia de amplo conhecimento pelos servidores, especialmente os do interior. Isto fazia com que a produção de informações gerenciais, que pudessem ser utilizadas pela alta administração para a redução dos riscos, fosse uma atividade árdua, já que a compilação dos planos de trabalho das zonas eleitorais, quando existentes, era praticamente impossível, pela sua inexistência em meio eletrônico. Como consequência, não se tinham meios de prover, de forma automatizada e rápida, uma visão panorâmica sobre a situação dos trabalhos relacionados às tarefas operacionais das eleições pela administração. E isto também se constituía um aspecto crítico, uma vez que, sem conhecer o estado real do andamento dos trabalhos, a administração pouco podia interferir de forma preventiva, restando-lhe conhecer e trabalhar na resolução dos problemas apenas quando os mesmos já haviam acontecido. Em uma tentativa de se obter um melhor acompanhamento sobre as atividades relacionadas à realização das eleições, foi criado, em 2004, o Sistema Checklist On- Line, cujo propósito era permitir que as zonas eleitorais cadastrassem seus planejamentos para as eleições, em arquivos nos formatos de texto (.doc) e planilhas (.xls). Tais arquivos, então conhecidos como logísticas, eram recebidos por representantes da unidade responsável pela sincronia dos trabalhos de eleições, então chamada Coordenadoria de Eleições (COELE), que analisavam os

3 planejamentos de cada zona eleitoral, identificando pontos de risco, em que possíveis problemas poderiam ocorrer quando das suas respectivas execuções. Caso fosse necessário, as zonas eleitorais eram orientadas sobre como proceder a fim de que os riscos fossem dirimidos. O Sistema Checklist On-Line representou um importante avanço na qualidade dos trabalhos para realização das eleições. No entanto, este sistema também possuía alguns aspectos negativos, como (1) a falta de compartilhamento das informações, (2) a falta de padronização nos planejamentos, (3) a falta de relatórios sobre diferentes aspectos, e (4) a dependência da troca de s. O primeiro aspecto refere-se ao fato de que os planejamentos das zonas eleitorais eram conhecidos apenas pelos servidores da COELE. Assim, se alguma outra unidade do tribunal precisasse de uma informação sobre o planejamento de alguma zona eleitoral, esta unidade teria que contatar a COELE ou a própria zona eleitoral, gerando perda de tempo e ruídos na comunicação. Este aspecto ainda propiciava a falta de atualidade nas informações, já que as informações sobre o planejamento de uma zona eleitoral podiam ter sido alteradas depois que o mesmo havia sido enviado para a COELE. O segundo aspecto surge pelo fato de que as zonas eleitorais enviavam planejamentos com diferentes níveis de detalhes. Assim, era comum que alguns planejamentos fossem criados em documentos com apenas duas páginas, enquanto outros chegavam a conter 50 páginas. Como consequência, se tornava impossível analisar adequadamente alguns planejamentos e estabelecer comparações fiéis entre os planejamentos. A falta de relatórios no Sistema Checklist On-Line, assim como a falta de padronização, também surgia pelo fato dos planejamentos serem enviados na forma de arquivos com diversos formatos, o que impedia a normalização das informações e a consequente geração de relatórios. É importante destacar que diferentes relatórios, com diferentes níveis de detalhes, são imprescindíveis para fornecer a visão geral do planejamento e andamento dos preparativos para as eleições à alta direção. A dependência de s se devia à necessidade dos servidores das zonas eleitorais enviarem seus planejamentos por este meio, uma vez que o Sistema Checklist On-Line não provia um mecanismo para envio de arquivos. Isto representava um problema de produtividade para os servidores da COELE, visto que isto impõe um trabalho adicional, relativamente árduo, de reunir, normalizar e consolidar os dados de planejamento das diversas zonas eleitorais. Diante das dificuldades encontradas neste cenário, foi considerada a possibilidade de utilização da ferramenta DotProject ( que é um sistema Web para gerenciamento de projetos que pode ser instalada no ambiente de uma instituição. No entanto, chegou-se à conclusão de que a mesma não era adequada por motivos como a dificuldade de utilização pelos usuários finais, seu foco em projetos, sua não adequação à estrutura funcional do TRE-TO e sua característica de não limitar a quantidade de níveis de subdivisão de tarefas, propiciando a existência de planejamentos despadronizados. Além disto, o DotProject é desenvolvido com a linguagem de programação PHP, que não é homologada pelo TSE para sistemas a serem disponibilizados no ambiente da Internet.

4 2 Métodos e Técnicas Os métodos e técnicas utilizados para atingir os benefícios da adoção do Sistema PadLog envolvem o desenvolvimento do sistema, os recursos providos pelo sistema e a própria operacionalização do sistema no TRE-TO. Estas etapas serão detalhadas nas seções a seguir O Desenvolvimento do Sistema Como processo de desenvolvimento de software foi adotado o PRODUS (Processo de Desenvolvimento Unificado de Software), criado pela Secretaria de Tecnologia da Informação do TSE com base no Unified Process. Além disto, para validação dos requisitos a serem implementados no sistema, foi utilizada a prática de prototipação. O sistema foi desenvolvido utilizando-se a linguagem de programação Java e o framework Struts ( Como banco de dados, foi adotado o Oracle, sendo que atualmente o sistema está em produção operando com a versão 10g. Todas estas tecnologias são homologadas pelo TSE e, consequentemente, são usadas pela maioria dos TRE's. Além disto, para mapeamento objeto-relacional foi empregada a especificação JPA (Java Persistence API) com a implementação EclipseLink ( que tem a finalidade de facilitar o acesso ao banco de dados Organização e Funcionalidades do Sistema O Sistema PadLog possui um vasto número de funcionalidades, sendo que muitas delas foram disponibilizadas em sua primeira versão, enquanto outras foram sendo adicionadas ao sistema com base no feedback dos usuários e da alta administração ao longo do tempo em que o sistema está em operação. Para melhor apresentar as funcionalidades, estas serão detalhadas nas seções a seguir Estrutura Hierarquizada em Quatro Níveis O sistema admite responsabilidades em níveis. Neste caso, ele assume que as unidades podem estar nos níveis estratégico, tático e operacional, em que as unidades atribuem responsabilidades às unidades que lhes são subordinadas. Os elementos do sistema são ilustrados na Figura 1. Figura 1: Organização dos elementos do sistema No primeiro nível está o macroprocesso, sendo que geralmente existe um por eleição. Um macroprocesso pode possuir um ou mais processos, sendo que cada um possui uma unidade gestora. Os processos, por sua vez, podem conter uma ou mais atividades. Ao contrário dos processos, cada atividade pode possuir várias

5 unidades executoras. Esta possibilidade é importante no caso das zonas eleitorais, por exemplo, uma vez que uma mesma atividade normalmente é executada por todas as zonas eleitorais. Por fim, uma unidade executora pode criar várias tarefas, que representam as ações de nível operacional das eleições. Uma das principais vantagens desta organização é que ela segue a estrutura funcional da Justiça Eleitoral, o que torna a solução bastante adequada às necessidades do TRE-TO. Esta organização facilita a divisão e a delegação das ações que deverão ser realizadas, permitindo iniciar o planejamento a partir de uma visão mais geral, por meio dos macroprocessos e seus processos, até a visão mais específica de cada unidade que realiza as atividades operacionais. Assim, tem-se quatro níveis bem definidos, que garantem a padronização da formatação dos trabalhos a serem realizados no processo eleitoral Acessibilidade a Deficientes Visuais Listagens, controles, botões de ações e de menus foram desenvolvidos de forma que os softwares leitores de tela consigam lê-los, de forma que os deficientes visuais também possam utilizar o sistema Fácil Utilização A interface do PadLog é intuitiva e fácil de usar, baseando-se em uma esquema de navegabilidade que acompanha os níveis do sistema, do mais genérico (macroprocessos) até o mais específico (tarefas). Além disto, o sistema oferece mecanismos para que o usuário encontre, de forma direta, os processos, atividades e tarefas que estão sob sua responsabilidade. Isto é importante para não tornar o uso do sistema um fardo a mais para o servidor, que possa atrapalhar suas atividades cotidianas, uma vez que encontrar os elementos sob sua responsabilidade na estrutura hierárquica do sistema poderia ser uma atividade complexa Relatórios Gerenciais Relatórios satisfazem os mais diversos níveis da estrutura hierárquica do sistema, especialmente os níveis gerenciais, que podem visualizar os planejamentos de todas as unidades e, assim, monitorar sua execução. Dentre os relatórios do PadLog, destacam-se os seguintes: Planejamento por macroprocesso: lista as tarefas de todas ou de uma determinada unidade, agrupadas por suas respectivas atividades e processos hierarquicamente superiores, colorindo-as conforme o término ou não das tarefas, bem como destacando os possíveis atrasos. Justificativas e lições aprendidas por macroprocesso: apresenta as justificativas de atraso no cumprimento de tarefas, bem como as lições aprendidas para cada uma delas, o que é útil para a melhoria contínua dos procedimentos. Tarefas por macroprocesso e data de início: trata-se de uma listagem ordenada por data de início, permitindo que se acompanhe quais tarefas iniciarão a cada dia. Registro de acessos por unidade: utilizado para monitorar quais unidades estão utilizando o sistema e, consequentemente, lançando seus planejamentos no sistema. As informações do relatório são registradas automaticamente pelo PadLog quando os usuários acessam o sistema.

6 Agenda Corporativa Ter todos os processos, atividades e tarefas organizados por data e hierarquia dentro de um macroprocesso automaticamente fornece a agenda corporativa de ações que foram, estão e estarão sendo tomadas pelas diversas unidades do tribunal. A visão da agenda facilita a visualização do processo eleitoral como um todo, bem como fornece um panorama que apóia a tomada de decisões. Além disto, o conceito de agenda corporativa também é empregado no escopo das unidades organizacionais, uma vez que, quando um usuário acessa o sistema, ele tem acesso direto às suas atribuições, agrupadas pelos diferentes níveis hierárquicos Permissão de Acesso Baseada em Unidades de Lotação As permissões dos usuários no Sistema PadLog são definidas com base na lotação. Assim, todos os servidores de uma mesma unidade têm as mesmas permissões. Isto faz com que, se uma unidade é responsável por uma atividade, todos os servidores lotados nela possam criar tarefas para aquela atividade, embora fiquem registrados os usuários que criaram de cada tarefa. Existem três vantagens nesta abordagem. A primeira é que se consegue uma melhor utilização do sistema, já que o chefe de uma unidade pode delegar a alimentação do sistema para outro servidor. A segunda refere-se ao fato de que as lotações são automaticamente atualizadas quando um servidor muda de lotação, já que as informações sobre lotação são provenientes do sistema de gerenciamento de recursos humanos (SGRH). A terceira vantagem surge como consequência da segunda, pois como o SGRH é utilizado por todos os tribunais eleitorais, não há empecilhos relacionados a usuários para adoção por outros tribunais Categorização Devido à quantidade de processos, atividades e tarefas, que pode ser bastante grande, encontrar informações relacionadas a um determinado aspecto da organização das eleições pode se tornar um pouco complicado, especialmente se as informações desejadas se referirem a todas as unidades do tribunal. Assim, como um meio de reduzir esta dificuldade e como um modo de organizar ainda mais as informações mantidas pelo sistema, existe a possibilidade de classificá-las, transversalmente, com a utilização de categorias. Isto facilita o trabalho de encontrar as tarefas relacionadas a aspectos específicos dos trabalhos de preparação das eleições. Alguns dos principais exemplos de categorias utilizados atualmente no TRE-TO são Urnas, Transporte, Mesários, Candidatos, Cerimônias Arquivos de Apoio Caso seja necessário adicionar alguma informação cujo formato seja personalizado, de forma diferente dos níveis propostos pelo PadLog, há a possibilidade de anexar arquivos. Assim, planilhas, portarias, memorandos, imagens e outros arquivos que possam ser úteis no planejamento e execução de um processo, atividade ou tarefa, poderão ser adicionados ao sistema, sendo permitidos mais de um arquivo por elemento do sistema Registro de Lições Aprendidas Lições são constantemente aprendidas ao se realizar uma tarefa, e elas podem

7 ser utilizadas para que se consiga melhorar continuamente. Assim, é importante o registro destas lições para consulta posterior, especialmente porque a realização das eleições consiste de um ciclo de dois anos e alguns eventos ocorrem em poucos dias dentro deste ciclo, tornando difícil relembrar as dificuldades quando da realização daquele mesmo evento dois anos antes. Considerando esta peculiaridade na Justiça Eleitoral, o PadLog possibilita, para cada tarefa, o registro das lições aprendidas quando da sua realização. Além disto, como mencionado na Seção 2.2.4, o sistema provê relatório para recuperar estas lições. Isto permite, na prática, que as lições possam ser analisadas e como efeito desta análise, novas soluções sejam propostas em um próximo macroprocesso, corroborando para o aumento da qualidade da realização de eleições Notificações por No sentido de lembrar os servidores quanto às atribuições de suas unidades, o sistema envia s de notificação em duas circunstâncias. A primeira refere-se às tarefas que estão em atraso, não tendo sido iniciadas ou finalizadas nas datas planejadas. Neste caso, toda segunda-feira são enviados s para os servidores se existirem tarefas em atraso na unidade na qual eles estão lotados. A segunda refere-se à criação de atividades e tarefas, em que são enviados s para os servidores de uma unidade quando uma atividade foi criada e atribuída àquela unidade, ou quando uma tarefa foi criada por algum servidor da própria unidade. Estas funcionalidades do sistema são importantes pois permitem uma maior agilidade na utilização do sistema, uma vez que desobriga os servidores de estarem continuamente acessando e consultando o sistema em busca de suas atividades e tarefas, o que seria feito em detrimento de suas atividades cotidianas. Além disto, o sistema permite que s sejam enviados para as pessoas desejadas quando uma tarefa é iniciada ou finalizada, na mesma tela para realizar esta operação, o que facilita e estimula a comunicação entre as diversas unidades do tribunal Planejamentos Públicos O PadLog possibilita a consulta, por servidores e mesmo por pessoas de outros TRE's, aos planejamentos de todos os tribunais que utilizam o sistema. Essa funcionalidade agiliza a troca do conhecimento sobre os planejamentos entre unidades de um ou mais TRE's e, na prática, já tem sido útil no compartilhamento de informações sobre o planejamento das eleições entre diferentes zonas eleitorais, e até mesmo entre o TRE-TO e outros TRE's Monitoramento Intuitivo da Execução de Atividades Como mecanismo de facilitar uma visualização rápida da situação da execução das atividades, o sistema apresenta um gráfico em forma de barra empilhada, no qual são representados os percentuais de tarefas de cada atividade que se encontram nos diferentes estados quanto à sua execução: A iniciar: a data atual ainda é anterior à data de início planejada; Não iniciada: a data atual já é posterior à data de início planejada, mas a execução da tarefa ainda não foi iniciada. Tarefas neste estado estão em atraso; Não finalizada: a data atual já é posterior à data de fim planejada e a execução

8 da tarefa foi iniciada, mas ela ainda não foi finalizada. Tarefas neste estado também estão em atraso; Em andamento: a execução da tarefa foi iniciada, mas a data de fim planejada ainda é posterior à data atual. Concluída: a execução da tarefa já foi finalizada Autenticação Modular É possível realizar autenticação dos usuários no Sistema PadLog utilizando diferentes tecnologias. Sabe-se que estas tecnologias podem variar sutilmente conforme o órgão. Para se adpatar a esta restrição, o PadLog suporta três métodos de autenticação populares: com base nas informações de dos usuários (via Active Directory), com MD5 e sem MD5, sendo que os dois últimos utilizam as informações do sistema de gerenciamento de recursos humanos. Essa flexibilidade faz do PadLog uma ferramenta adaptável às realidades tecnológicas de autenticação de cada TRE Filtro da Tarefas No PadLog, é possível filtrar as tarefas por seus estados (conforme apresentados na Seção ). Isto é útil pois podem existir inúmeras tarefas sob responsabilidade da unidade do servidor que está utilizando o sistema e, assim, o filtro permite que o servidor concentre suas atenções nas tarefas que estão em determinadas condições, como as tarefas em andamento, não iniciadas ou não finalizadas, por exemplo. Além disto, as tarefas são apresentadas com cores diferentes para cada estado, permitindo uma outra facilidade visual de encontrar as tarefas que estão nos estados desejados Sistema Web Por ser um sistema Web, os custos e o trabalho empregado na instalação do sistema são reduzidos, visto que, tendo sido disponibilizado uma vez, o sistema já está disponível para todos os usuários, sendo desnecessária a instalação para cada usuário. Além disto, sempre que uma nova funcionalidade é incorporada ao sistema, todos os usuários a acessam automaticamente. Uma outra vantagem do fato do sistema ser acessível via Web é que os TRE's podem acessar os planejamentos, uns dos outros Operacionalização do Sistema Desde que o Sistema PadLog foi colocado em funcionamento, em 2008, treinamentos de capacitação no uso do sistema vêm sendo feitos. Geralmente os treinamentos são realizados com turmas com pessoas com atribuições semelhantes, como os grupos de servidores das zonas eleitorais e das coordenadorias, o que permite um melhor aproveitamento dos treinamentos. Embora o Sistema PadLog tenha já tenha sido utilizado pelo TRE-TO nas eleições de 2008, foi em 2010, por meio da Portaria da Presidência 301/2010, que o uso deste foi formalizado de forma institucionalizada. Esta institucionalização subsidiou as assessorias da alta direção no que diz respeito à legitimidade de acompanhar os planejamentos lançados no sistema e, consequentemente, cobrar as demais unidades do TRE-TO quanto à atualidade das informações do sistema.

9 Já em junho de 2011, ouve um passo importante na evolução do uso do PadLog: a primeira reunião de Zonas Eleitorais com a finalidade de nivelamento dos planejamentos das ações a serem realizadas para as eleições de Neste encontro, as Zonas Eleitorais foram divididas em grupos conforme o porte e a consequente similaridade entre as atividades de cada uma. Com a prática de brainstorms entre os servidores de cada grupo, foi possível enriquecer seus planejamentos, uma vez que houve uma intensa troca de experiências, além de que esta prática por si só, proporcionou a padronização entre os planejamentos. 3 Resultados e Benefícios Alcançados A experiência do uso do Sistema PadLog pelo TRE-TO, desde 2008 demonstra, por si só, sua viabilidade e benefícios para a melhoria da qualidade da realização de eleições do TRE-TO. Dentre os resultados da adoção do sistema, destaca-se a padronização dos planejamentos, o que representa um importante benefício, uma vez que esta padronização provém da reunião das práticas testadas e aprovadas pelas diferentes unidades do tribunal, além de que habilita ainda mais a troca de experiências entre as unidades, já que um vocabulário comum é estabelecido pela padronização. Algo a ser destacado com a utilização do sistema é a existência de um registro histórico das ações que foram realizadas, o que pode ser utilizado de diferentes formas em momentos posteriores. Uma delas é a utilização das informações de eleições anteriores para o aprimoramento das práticas futuras. Isto já ocorreu no planejamento das eleições de 2010, em que as informações das eleições de 2008 foram tomadas como base, e está ocorrendo atualmente no planejamento das eleições de 2012, que está sendo baseado nas informações do planejamento e execução das eleições de 2008 e Outra forma de aproveitamento do registro histórico é propiciar a transparência das ações do tribunal como um todo, fornecendo material que possa ser utilizado em benefício de eventuais auditorias. Além disto, as informações sobre o planejamento e execução de ações de pleitos anteriores também podem ser utilizadas com a finalidade de melhor provisionar a alocação de recursos e distribuição de tempo em futuras eleições. Outro benefício da adoção do PadLog está relacionado ao fato de que o TRE- TO detém, desde 2005, a certificação ISO-9001, cujo escopo é a realização das eleições. Assim, a partir das eleições de 2010, houve o alinhamento entre os processos do escopo da certificação e os processos registrados no sistema. Desta forma, é possível manter e obter informações relacionadas aos processos da certificação, inclusive fornecendo dados que possam ser utilizados nas auditorias para manutenção da certificação. No tocante à certificação ISO-9001 também é importante destacar que, como ferramenta de suporte às eleições, o PadLog também teve seu processo de desenvolvimento e manutenção auditado e aprovado. Dentre os benefícios alcançados com a utilização do Sistema PadLog, também existe o fato de que a prática do planejamento foi estimulada, o que pode ser comprovado pela quantidade de informações de planejamento registradas no sistema. Isto representa um importante benefício, já que é de amplo conhecimento que ações realizadas de maneira improvisada implicam na existência de riscos maiores que se elas tivessem sido planejadas.

10 4 Eficácia das Ações A atividade de planejamento está sendo sabiamente imposta pelo CNJ para a Justiça Eleitoral, por meio da Meta 6 de Este fato, para o acúmulo de indicadores estatísticos, faz do Sistema PadLog um pioneiro em mapear, que não existia antes: o planejamento e execução do processo eleitoral de forma eletrônica. Isto faz com que existam relativamente poucos dados comparativos que possam ser empregados, embora, na prática, a eficácia da adoção do sistema tenha se tornado bastante visível, especialmente pelos motivos apresentados na Seção 3. Quanto à adoção do sistema por outros TRE's, apesar de não ter havido uma divulgação maciça do sistema perante às áreas de planejamento e de tecnologia da informação de outros órgãos, até a presente data, os TRE's do Amapá, Distrito Federal, Amazonas, Acre e Goiás já requisitaram e receberam cópia do PadLog para implantação e uso em suas jurisdições, sendo que alguns já estão com o sistema em operação. Além disto, representantes dos TRE's do Ceará, São Paulo e Rio Grande do Norte já manifestaram, de maneira informal, interesse pelo sistema. Outro indicador refere-se à utilização do sistema, em que 56,63% das unidades envolvidas diretamente no planejamento integrado e execução das eleições de 2010 utilizam o sistema, incluindo unidades da sede, além de todas as zonas eleitorais. Projeta-se o uso do mesmo por 100% das unidades já em 2011, conforme o indicador da qualidade Percentual de unidades com planejamento integrado, referente à certificação ISO Outros números que refletem a adoção do sistema como ferramenta de planejamento integrado de eleições são relacionados à quantidade de atividades e tarefas, registradas no sistema pelos seus respectivos gestores e executores. Assim, a tabela a seguir apresenta estes números, relativos às eleições dos anos de 2008 e 2010, além de dados parciais sobre 2012: Ano Número de Atividades Número de Tarefas (até agosto de 2011) Por fim, como demonstrativo da utilização do sistema, tem-se a relação de atividades e tarefas realizadas no prazo planejado. Neste caso, inclusive, um dos objetivos da qualidade do TRE-TO é Aperfeiçoar o Planejamento de Eleições, que tem como indicador a quantidade de atividades/tarefas executadas no prazo planejado em relação à quantidade de atividades/tarefas planejadas. O PadLog é o meio onde este objetivo é medido, sendo que a situação atual é que 52,61% das atividades/tarefas são executadas no prazo planejado. Por um lado, mais da metade são executadas no prazo. Porém, o percentual de atrasos ainda é considerável, e, no que compete ao sistema, algumas medidas foram tomadas para melhorar este cenário, já apresentadas na Seção 2.2. Dentre elas, destacam-se o envio de s semanais lembrando os servidores sobre as tarefas em atraso e a ordenação das tarefas por sua data de início, além da colorização das tarefas de acordo com seu estado (conforme os estados definidos na Seção ).

11 Conclusão O presente trabalho apresentou o Sistema PadLog, uma ferramenta Web de planejamento integrado de eleições, que proporciona o envolvimento de todas as unidades do TRE-TO ou de outros órgãos onde o mesmo estiver em uso. Tendo sua primeira versão lançada e usada no planejamento das eleições de 2008, o sistema se mantém em contínua evolução, incorporando melhorias com base no feedback dos usuários e das unidades da alta direção que realizam o acompanhamento dos trabalhos relacionados às eleições. Antes do desenvolvimento e utilização do PadLog, já havia sido utilizado um outro sistema com objetivo semelhante, chamado Checklist On-Line, também desenvolvido no próprio TRE-TO. No entanto, apesar de já representar um avanço em relação à situação existente antes de 2002, quando o acompanhamento dos trabalhos das zonas eleitorais era realizado de forma empírica (quando era realizado), este sistema possuía uma série de limitações, tais como a falta de compartilhamento das informações, a falta de padronização nos planejamentos, a impossibilidade de se ter relatórios sobre diferentes aspectos e a dependência de e- mails. Estas limitações foram as principais motivadoras da criação do sistema PadLog. O Sistema PadLog se destaca por fornecer uma série de funcionalidades que se adequam às necessidades dos órgãos da Justiça Eleitoral no tocante ao planejamento e acompanhamento das eleições. Dentre estas funcionalidades, ressaltam-se a estrutura hierarquizada em quatro níveis, o que oferece uma quantidade adequada de subdivisões do planejamento; os relatórios gerenciais, que permitem apresentar as informações de planejamento e execução sob diferentes perspectivas; o planejamento público, que possibilita a consulta às informações registradas no sistema por servidores de outros Tribunais Eleitorais; e as permissões baseadas em lotação, em que o trabalho de manutenção dos usuários do sistema é reduzido, uma vez que estas informações são provenientes do sistema de gerenciamento de recursos humanos, comum a todos os TRE's, o que, inclusive, facilita a replicação do PadLog. As primeiras experiências com a utilização do sistema no TRE-TO se deram imediatamente após a conclusão do mesmo, em agosto de 2008, momento no qual foram realizados os primeiros treinamentos sobre o sistema com os servidores das zonas eleitorais e da secretaria do tribunal. Mais recentemente, o sistema foi institucionalizado, por meio de uma portaria da presidência, e utilizado no planejamento e acompanhamento das eleições de 2010, além de que já está sendo utilizado no planejamento das eleições de Com a adoção do sistema, foi possível obter uma série de benefícios. Dentre estes benefícios, se destacam o planejamento padronizado, que facilita a comparação entre os andamentos dos trabalhos de diferentes unidades, e o planejamento integrado, que permite a troca de experiências entre as unidades do TRE-TO por meio do próprio sistema. A possibilidade de conhecer um panorama geral do andamento das atividades das unidades também é um importante benefício, uma vez que permite à administração tomar decisões com maior confiabilidade, inclusive sendo possível tomar as atitudes que forem necessárias caso algo não esteja adequado para que as eleições ocorram normalmente. Também se destaca como benefício do uso do Sistema PadLog, a

12 estimulação da prática do planejamento das ações futuras, o que proporciona a redução de riscos. Neste caso, faz-se oportuno mencionar que o trabalho de planejar independe da existência de um sistema, mas o PadLog ajudou a trazer a discussão sobre planejamento à tona no TRE-TO, tanto que para o planejamento das eleições de 2012, as reuniões entre as zonas eleitorais e entre outras unidades não necessariamente envolveram o uso do computador. Neste caso, o material resultante das discussões ocorridas nas reuniões apenas foi lançado no sistema em momento posterior, para que, daí sim, os demais benefícios da adoção do sistema pudessem ser alcançados. Por fim, também é importante ressaltar a existência de um registro histórico, a partir das ações planejadas em momentos anteriores, o que habilita a consulta posterior para proporcionar aperfeiçoamento contínuo das atividades, para eventuais auditorias e para provisionar a alocação de recursos e tempo em ações futuras. A partir das características do sistema e da experiência e benefícios alcançados com a sua utilização, é possível afirmar que o Sistema PadLog representa uma solução adequada para atender a Meta 6 de 2011 do CNJ por outros Tribunais Eleitorais, além daqueles que já adotaram o sistema.

13 TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS PAE nº 532/2011. Palmas, 30 de Agosto de À SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO De acordo. Para ciência da aprovação do artigo, bem como inscrição na XI Mostra Nacional da Qualidade no Poder Judiciário. FRANCISCO CARDOSO DIRETOR-GERAL Documento nº /2011 RENATOAG