Prefeitura de Belo Horizonte. Sistema de Controle de Protocolo

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1 Prefeitura de Belo Horizonte Sistema de Controle de Protocolo Relatório apresentado para concorrer ao 2º Prêmio Inovar BH conforme Edital SMARH nº 001/2014 Belo Horizonte Julho de 2014

2 Resumo Sendo grande parte da rotina da administração pública de Belo Horizonte movida através de processos administrativos, um sistema que permita gerenciar de maneira simples e eficiente os dados destes processos e destes dados obter informações que auxiliem na tomada de decisão mostra-se de grande valia para os funcionários e gestores municipais. Apesar do sistema OPUS, o gerenciamento dos processos administrativos em cada setor geralmente é feito de maneira manual, o que gera defasagem e inconsistência (até mesmo inexistência) de informações, falta esta que pode levar a erros e demora no andamento e resolução dos processos, além da escassez de informações relacionadas. Some a este cenário o controle manual dos documentos recebidos por um protocolo de secretaria, no qual a movimentação dos documentos recebidos e enviados é somente registrada em cadernos de protocolo. Neste quadro também não é possível levantar informações a respeito dos documentos que por ali passaram. Considerando ambos os contextos acima, podemos identificar a necessidade da informatização destas rotinas, o que nos direciona à criação do referido sistema que, de maneira inovadora, registra estes dados e permite aos gestores extrair informações a partir dos mesmos. O ponto chave do sistema aqui apresentado é que, além de registrar com segurança os dados dos processos administrativos e documentos, permite maior facilidade de acesso e recuperação das informações e por se tratar de um sistema que conta com técnicas e linguagens de desenvolvimento mais modernos, pode ser constantemente atualizado e personalizado às necessidades dos gestores aos quais ele atende.

3 1. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR A gestão de processos administrativos é rotina comum a grande parte dos setores da administração pública municipal. O registro das informações destes processos, assim como a tramitação (movimentação) dos mesmos, é feita na RMI através do sistema online OPUS. Apesar do sistema OPUS, o controle destes processos no ambiente das gerências era feito de forma manual. Sendo as informações do processo, situação, movimentação interna, despachos, pareceres, encaminhamentos e demais dados alimentados em planilhas elaboradas no Microsoft Excel, as quais, em sua maioria encontravam-se defasadas ou com informações divergentes da realidade destes processos, isto é, muitas vezes um determinado processo era indicado, na planilha, como presente em um determinado setor quando, na verdade, encontrava-se em outro. Além do pouco controle interno dos processos, outro grande problema apresentado por esta situação era a escassez de dados estatísticos a serem apresentados aos gestores (gerentes e secretário) como, por exemplo: a quantidade de processos presentes em cada setor e quais eram estes processos, a taxa de entrada e saída dos mesmos, a taxa de resolução e demais pontos de controle necessários. Outro aspecto deste contexto era o gerenciamento dos ofícios e documentos recebidos pelo protocolo da secretaria, que realizava este controle em um banco de dados simples elaborado no software de gerenciamento de banco de dados Microsoft Access e antes dele através cadernos de protocolo. O mencionado banco de dados apresentava as diversas limitações do software gerenciador em que foi criado como: a dificuldade do compartilhamento em rede, a dificuldade de atualização do banco, risco da perda do banco, fraco suporte a uma quantidade maior de dados. A oportunidade de mudança surgiu na necessidade do atual secretário de fazer uso destas informações na gestão da secretaria, onde um novo sistema forneceria informações sobre documentos e processos permitindo ao secretário exercer o total controle sobre os processos e ofícios na secretaria, estar ciente da situação dos mesmos e saber quais ações foram tomadas em cada processo ou para quais setores um determinado documento recebido foi encaminhado ou mesmo quais foram os destinos de documentos oriundos de sua secretaria.

4 2. DESCRIÇÃO DO TRABALHO A modernização das atividades do protocolo e controle interno dos processos administrativos da secretaria e a posterior modernização a pauta das reuniões gerenciais compõem o escopo do sistema implementado. Em cada aspecto deste escopo a informatização das rotinas, o registro dos dados, a recuperação e segurança das informações e facilidade de acesso ao sistema são os fatores de maior relevância. Uma vez que o sistema faz o registro da movimentação e processos administrativos e documentos em geral (no ambiente da secretaria), é possível, aos gerentes e ao próprio secretário, saber com precisão onde se encontra um determinado processo ou ofício além de obter números e/ou relatórios da situação atual destes em seus setores e quais medidas deverão ser ou foram tomadas a respeito. O controle online da pauta de reunião permite aos gerentes e secretário registrar online os assuntos das reuniões, bem como informar novos fatores, medidas e soluções para cada um destes. O destaque deste controle está no fato que todos os gerentes envolvidos, bem como o secretário, podem acompanhar em tempo real as atualizações feitas por quaisquer um dos envolvidos naquela atividade Objetivos propostos e resultados visados Dentre os objetivos do sistema o que possui maior destaque é permitir ao Secretário saber quantos e quais processos existem nas gerências de sua secretaria, sua situação e o que deverá ser feito para sanar suas demandas. Permitir também saber informações sobre os ofícios e documentos recebidos e enviados no protocolo da secretaria. A informatização da pauta das reuniões gerenciais foi incluída após o início da implantação do sistema. Seu principal objetivo é permitir a atualização online desta pelos participantes das reuniões. Além de atingir todos os objetivos acima citados, o sistema permite também a geração de relatórios diversos aplicando quaisquer critérios em qualquer uma das informações citadas (Processos, documentos diversos e pauta de reuniões) Como resultados observados da implantação do sistema podemos apontar (além de todos os oriundos dos objetivos acima mencionados) a eliminação dos problemas existentes na localização dos processos, fato que ocorria quando o controle era feito através de planilhas Excel, que ocasionalmente encontravam-se defasadas. Conforme é possível observar na imagem presente no Anexo I, fica claro em quais setores da secretaria o processo esteve e em qual setor ele encontra-se no momento (isso além de todas as informações do processo). Com o maior controle sobre os processos, além da fácil localização dos mesmos, foi possível saber do que se tratavam e providenciar as solução e correto encaminhamento dos mesmos. O resultado positivo disto pode ser confirmado

5 através da drástica redução dos processos parados nas gerências (Conforme o gráfico presente no Anexo II) Outro resultado foi a melhor organização dos documentos, uma vez que é possível saber quaisquer pendências relativas aos mesmos, quais ações foram tomadas ou mesmo quais respostas foram dadas. Observa-se na imagem presente no Anexo III, além das informações básicas, a movimentação do documento no ambiente da secretaria e as observações feitas pelos responsáveis. Na funcionalidade relativa à pauta de reuniões, observou-se a maior interação entre os gerentes e a atualização mais ágil dos assuntos pautados, o que agilizou e dinamizou as reuniões gerencias pois, todos os envolvidos estavam cientes dos últimos fatos relacionados às atividades discutidas Público alvo do trabalho O sistema direciona-se a todos os funcionários e gerentes dos setores da secretaria nos quais foi implantado. Os funcionários, no exercício da sua função, fazem uso do sistema, mantendo-o atualizado e os gerentes, além disso, dispõem dos relatórios para o acompanhamento da rotina em seus setores. Destaca-se a capacidade do sistema (e seu principal objetivo) em atender o Sr. Secretário na demanda de informações relacionadas aos processos e ofícios e sobre os mesmos em relação aos setores nos quais o sistema foi implantado. No geral estas informações são apresentadas através dos diversos relatórios que o sistema emite, além da capacidade de a qualquer momento elaborar novos sob quaisquer critérios Ações e etapas da implementação A implementação do sistema deu-se no próprio ambiente da secretaria e como principais atividades e ações podemos citar: Levantamento inicial dos principais requisitos para o controle de processos administrativos Levantamento e escolha da linguagem de programação e sistema de gerenciamento de banco de dados necessário Com apoio das gerências ligadas ao setor de informática da secretaria, foi disponibilizado espaço em um computador servidor para hospedagem e operação do sistema Foi feita a implementação do mesmo, a princípio, pelo controle do acesso dos usuários mediante login e senha. A imagem no Anexo IV mostra os campos exibidos ao usuário para tal operação. Após o controle de acesso, iniciou-se a implementação do gerenciamento das informações básicas dos processos (número, interessado, código de serviço, complemento etc), partindo a seguir para o controle da tramitação dos mesmos. Após e ao longo da implementação foram realizados testes no sistema para garantir o correto funcionamento do mesmo e a garantia na lógica das tramitações

6 Os usuários foram treinados para utilização do sistema, levando em consideração o feedback dos mesmos para melhoria e otimização das funcionalidades oferecidas Após o início do funcionamento do controle de processos, foi iniciada a implementação do controle de documentos e ofícios. Nos mesmos moldes, foi implementado o gerenciamento das informações e em seguida o controle da movimentação dos ofícios Novamente foram testadas as novas funcionalidades e treinados os usuários Após estas ações o sistema foi constantemente atualizado e adaptado para atender às necessidades da secretaria e já funcionava normalmente quando a ideia de controlar-se a pauta das reuniões gerenciais foi discutida. Ainda utilizando os recursos acima mencionados, as atividades relacionadas à nova funcionalidade foram iniciadas: Levantamento das funcionalidades do controle de reuniões Foi utilizado o sistema de login já utilizado no sistema Foi implementado o controle das atividades e após isso as funcionalidades ligadas à inclusão de encaminhamentos a cada uma delas Foram realizados testes e os gerentes envolvidos foram treinados para utilizar o sistema.

7 3. RECURSOS UTILIZADOS Recursos tecnológicos Os recursos tecnológicos empregados no sistema foram: XAMPP Software de código aberto que, como em um pacote, possui os softwares necessários para o funcionamento do servidor: o servidor HTTP Apache, o interpretador de scripts PHP, e o banco de dados Mysql. A versão utilizada atualmente é a 1.7.3a Apache Software colaborativo e gratuito que é o servidor HTTP presente no computador usado como servidor. Como servidor HTTP, sua função é retornar as páginas, já processadas, resultantes das solicitações do usuário através do sistema. [1] PHP A sigla PHP é o acrônimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor (PHP: Pré-processador de Hipertexto).Podemos defini-lo como uma linguagem de programação orientada a objetos baseada em scripts, a qual é utilizada para realizar a parte lógica do sistema. [2] Em outras palavras é o PHP que recebe a solicitação feita pelo usuário, através do sistema, verifica o que foi solicitado, busca os dados necessários e monta a página HTML com o resultado desejado. MySQL Banco de dados open source utilizado no sistema. É este sistema de gerenciamento que mantém as tabelas com os dados, executa as operações nas mesmas (inserção, atualização e exclusão), além de realizar as consultas necessárias levando em conta quaisquer critérios necessários. [3] HTML Linguagem de marcação, cuja sigla significa Hypertext Markup Language (Linguagem de marcação de hipertexto ) utilizada para construir as páginas provendo sua estrutura Estas páginas são exibidas nos navegadores e utilizadas como interface com os usuários. [4] CSS Linguagem utilizada para construir páginas que tem a função de especificar a formatação das diferentes estruturas definidas pelo HTML. [4] Em outras palavras é o CSS que define a aparência da página exibida ao usuário. Javascript Linguagem script que executa funções e verificações a serem realizadas na página ainda no lado do cliente, isto é, são verificações a serem realizadas pelo navegador do usuário antes que a requisição seja enviada ao servidor. Ex: Validação dos dados de um formulário [5]

8 4. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL Atualmente o controle do protocolo da secretaria é realizado através do sistema. No gabinete da secretaria e gerências nas quais foi implantado, o controle da tramitação dos processos administrativos é feito e registrado através do sistema, isto além da movimentação de ofícios recebidos e enviados pelo mencionado gabinete. Conforme descrito anteriormente o sistema também mantém atualizada a pauta de reuniões do secretário e os demais gerentes. Considerando-se o escopo deste sistema, podemos listar de maneira geral as seguintes funcionalidades: Controle de acesso do usuário o Registrar as informações dos usuários o Relacionar os usuários aos setores que estão lotados e que irão atuar no sistema o Validar o acesso dos usuários no sistema mediante senha o Garantir que somente usuários cadastrados poderão acessar o sistema o Permitir aos usuários a atualização de informações como e senha o Enviar quando um usuário esquecer a senha e/ou login cadastrado Controle dos processos administrativos o Registro das informações (número, código de serviço, interessado etc) o Registro da tramitação dos processos no ambiente da secretaria o Permitir ao secretário classificar e agrupar os processos utilizando-se de marcadores específicos o Permite registrar processos que, por motivos diversos, estão arquivados nos setores, incluindo o total controle de qual caixa cada um deles está presente. Além do registro das caixas que armazenam os processos, é possível saber quais processos encontram-se nas mesmas e, conforme exemplo de etiqueta presente no Anexo V, imprimir etiquetas a serem fixadas nas caixas para identificação das mesmas. o Permite aos responsáveis (funcionários e gestores) incluir despachos relevantes à tramitação dos processos. (Observado também na imagem do Anexo I) o Permite a associação dos processos administrativos a processos jurídicos que são gerados em função dos mesmos ou que possuem algum tipo de relação com eles. (Estas informações podem ser observadas também na imagem do Anexo I)

9 o Fornecer relatórios (analíticos e quantitativos) sobre quaisquer dados e critérios relacionados aos processos. Nos Anexos VI e VII temos exemplos de alguns dos muitos relatórios possíveis no sistema (informações fictícias) Controle de ofícios e documentos em geral o Registro das informações dos documentos quando recebidos ou enviados pelo protocolo da secretaria. (Anexo III) o Registro da movimentação dos documentos após seu registro no protocolo. (Anexo III) o Registro de observações, pareceres e encaminhamentos relacionados aos documentos. o Fornecer relatórios (analíticos e quantitativos) sobre quaisquer dados e critérios relacionados aos ofícios (Exemplos de relatórios disponíveis no Anexo VIII) Controle de assuntos gerenciais o Guardar as informações dos assuntos para a pauta das reuniões gerenciais com o secretário. o Permitir aos participantes registrar e atualizar as informações dos assuntos presentes na pauta. o Permitir aos participantes registrar encaminhamentos a cada assunto. o Relacionar assuntos aos gestores responsáveis e/ou envolvidos. o Enviar aos responsáveis e interessados de um determinado assunto, informando quais atualizações foram feitas nos mesmos o Emitir relatório destes assuntos, bem como a pauta geral da reunião. (Nas imagens presentes nos Anexos IX, X e XI, é possível observar exemplos de telas nas quais as funcionalidades acima são observadas) Vale destacar que o sistema está em constante atualização e que, a pedido do Secretário ou em virtude de novas necessidades dos usuários, são implementadas novas funcionalidades e gerados novos tipos de relatório Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação dos resultados e indicadores utilizados Como a principal atividade do sistema foi prover um maior controle dos processos administrativos, o indicador de maior valia está relacionado aos mesmos. O indicador que melhor representa as vantagens do sistema é a redução drástica da quantidade de processos presentes (e muitos deles não solucionados) nos setores Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Conforme exibido no gráfico presente no Anexo II, a quantidade de processos presentes nas gerências nas quais o sistema foi implantado reduziu-se de 3003

10 processos em outubro de 2010 (mês de implantação do sistema) para 961 processos em maio de Isso reflete que, sabendo-se dos processos existentes nas gerências, o secretário pôde focar esforços e recursos além de trabalhar soluções para o rápido atendimento e solução destes processos.

11 5. LIÇÕES APRENDIDAS 5.1. Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados Lógica na tramitação dos processos. O primeiro obstáculo enfrentado pelo sistema foi garantir a lógica da tramitação dos processos e ofícios. No início da implantação, problemas como um usuário receber um processo já recebido no sistema naquele setor ou um processo estar disponível para o envio em um setor indevido foram constatados. A solução para tal problema foi incluir, nos registros da tramitação dos processos, campos que guardariam o status, setor atual, despacho e demais informações. A utilização destes campos aliados à funcionalidade do sistema de retornar necessariamente os dados da última tramitação do processo garantiu que as informações mais recentes do processo fossem exibidas ao usuário. Tal medida possibilitou então que a tramitação dos processos fluísse normalmente e com coerência lógica entre os registros Aprimoramento do código Um sistema já implantado e estável, com o passar do tempo e uso constante, pode apresentar lentidão ao exibir certas informações que, no início do seu uso, não demonstravam lentidão ao serem exibidas. Este obstáculo, no controle de processos, foi constatado e atribuído aos seguintes fatores principais: 1º o maior volume de dados a ser exibido, 2º o código implementado na página não estar preparado para um grande volume de dados e 3º o código da página estar defasado (Defasado em termos da otimização e eficiência das funções utilizadas). A solução adotada para superar esta dificuldade foi, mesmo com o sistema em normal funcionamento, repensar e codificar de maneira mais eficiente as páginas que apresentaram lentidão. Este processo permite identificar, por exemplo, trechos de código que quando refeitos reduziram em mais de 1 minuto no tempo que a página (lenta) levava para ser carregada Garantia da segurança dos dados Conforme mencionado no item 1.1.2, os sistemas já implementados possuem uma quantidade crescente de informações e a segurança deste é outro obstáculo que a grande maioria, senão todos, dos sistemas informatizados possuem. A medida adotada para este obstáculo foi a, já esperada, realização de backups periódicos dos dados, garantindo que se houver a perda da base de dados o impacto será menor, devido aos dados salvos nos arquivos de backup.

12 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 APACHE, HTTP Server Projetc. Acessível em: Acessado em 11/07/ What is PHP? Acessível em: Acessado em 11/07/ About MySQL. Acessível em: Acessado em 11/07/ HTML & CSS. Acessível em: Acessado em 11/07/ Javascript Web APIS. Acessível em: Acessado em: 11/07/2014

13 Anexo I Exemplo de tela que exibe as informações completas do processo.

14 Anexo II Gráfico que ilustra a queda na quantidade de processos nos setores após a implantação do sistema.

15 Anexo III Exemplo de tela que ilustra as informações completas de um documento

16 Anexo IV Exemplo de parte da tela inicial com formulário de acesso ao sistema

17 Anexo V Exemplo de etiqueta gerada pelo sistema

18 Anexo VI Exemplo de relatório estatístico de processos nos setores (Códigos de serviço e nome do setor meramente ilustrativos)

19 Anexo VII Exemplo de relatório analítico de processos nos setores

20 Anexo VIII Exemplo da tela com as opções de relatórios disponíveis (Referentes aos documentos gerenciados).

21 Anexo IX Exemplo de relatório com os dados do assunto da pauta e encaminhamento

22 Anexo X Exemplo de tela onde é possível cadastrar um novo assunto na pauta

23 Anexo XI Exemplo de tela onde é possível visualizar e editar as informações do assunto da pauta Teste Teste

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